UPS. Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Sittard-Geleen. 9 januari 2015

Transcriptie

1 UPS Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Gemeente Sittard-Geleen 9 januari 2015

2 mm Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 20 november 2014 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 Juli ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: Rapportnummer: R15/068/BGSIG4 Datum rapport: 09/01/2015

3 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ("ja") en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te be met "nee, maar", leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 7 bladzijden. De bijlage bevat 10 bladzijden. Rapportnummer: R15/068/BGSIG4 Datum rapport: 09/01/2015

4 Gemeente Sittard-Geleen Contactpersoon Victoire Cox-Brouns Vestigingsadres Markt GE Geleen Postadres Postbus AA Sittard Telefoonnummer (046) Datum inspectie 25 November 2014 Locatie inspectie (zover afwijkend van vestigingsadres gemeente) Hub Dassenplein 1, te Sittard Versie en datum inspectierapportage Definitief, versie 1.0, d.d. 6 januari, 2015 Naam inspectie-instelling Naam lead-inspecteur en eventuele andere inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit gemeente KPMG Management Services B.V. KPMG Management Services B.V. N.v.t. Projectmanager BAG Beheerder Adviseur Geo-Informatle Vergunningverlener Handhaver Systeembeheerder Rapportnummer: R15/068/BGSIG4 Datum rapport: 09/01/2015

5 Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie Verificatiepunten bestandscontroles Onvoldoende De gemeente Sittard-Geleen heeft op basis van de informatie conform het statusrapport met betrekking tot de periode tot en met (peildatum )uitslultend mutaties doorgevoerd met betrekking tot de objecttypen woonplaats, openbare ruimte, nummeraanduiding, pand en verblijfsobject. Op basis van het statusrapport Is vastgesteld dat de gemeente Sittard-Geleen niet voldoet aan de verificatiepunten 1, 2 en 6. Conform de statusrapportage zijn de percentages waarbij registratie plaatsgevonden heeft binnen zeven dagen na brondocument datum als volgt: openbare ruimten, 60,00%; nummeraanduidingen, 79,21%; panden, 72,72%; verblijfsobjecten, 57,55% en standplaatsen, 45,65%. Het al dan niet overschrijden van de norm inzake de verwerkingstijd van de definitieve pandgeometrie kan op basis van het statusrapport niet exact worden vastgesteld aangezien hierin geen onderscheid wordt gemaakt tussen nieuwbouw en verbouw. Tevens kan niet worden vastgesteld of de gemeente voldoet aan de normen ten aanzien van terugmeldingen. Deze data is niet opgenomen in het statusrapport. De gemeente heeft sinds de aansluiting diverse verbeteringen geïmplementeerd en tevens een statusrapportage overlegd met betrekking tot de periode tot en met (peildatum ). Conform dit rapport zijn de percentages waarbij de mutaties conform de norm zijn afgehandeld als volgt: openbare ruimten, 100,00%; nummeraanduidingen, 94,67%; panden, 99,38% en verblijfsobjecten, 98,78%. Ten aanzien van overige objecttypen zijn in deze periode geen mutaties geregistreerd. De doorlooptijd van zes maanden ten aanzien van de verwerking van de in onderzoek geplaatste objecten, is door de gemeente conform deze statusrapportage overschreden waardoor men niet voldoet aan verificatiepunt 6. Rapportnummer: R15/068/BGSIG4 Datum rapport: 09/01/2015

6 Verificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende De gemeente was ten aanzien van 4 mutaties niet in staat om het (ondertekende) brondocument tijdens de inspectie te overleggen en overschrijdt derhalve de norm conform het inspectie protocol. Tevens is ten aanzien van 6 mutaties vastgesteld dat er sprake was van een onjuiste brondocumentdatum. De gemeente Sittard-Geleen voldoet niet aan de norm inzake de verificatiepunten 1 en 3. Verificatiepunten controle inbedding processen Onvoldoende De gemeente heeft haar processen vastgelegd in business service overeenkomsten. De gemeente heeft ten behoeve van de inspectie volgende business overeenkomsten overlegd: "Vergunningen A&D (Geo-informatie)", d.d ; "Handhaving-A&D (Geo-informatie)", d.d ; "KCC en Burgerzaken - A&D (geo-info)", d.d ; "Vergunningen-Handhaving- A&D (Geo-info)", d.d en "BAG-BGT", d.d Tevens geeft de gemeente aan dat zij gebruik maakt van het BAG BAO Handboek. De gemeente heeft de procesinbedding toegelicht tijdens de inspectiedag. In de procesinbedding zijn de taken en bevoegdheden van de BAG Beheerder onvoldoende vastgelegd. De gemeente voldoet hierdoor niet aan verificatiepunt 12. De mandatering voldoet aan de normen conform het inspectieprotocol. Verificatiepunten controle werking processen Voldoende De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoende De gemeente maakt gebruik van Vicrea Neuron Registratie 7.2. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Voldoende De uitwijkconfiguraties zijn beschikbaar op de externe uitwijklocatie van de gemeente en betreft een mirror system. De gemeente heeft het document "Uitwijkhandboek" (versie 3.0, d.d ) overlegd tijdens de Inspectie. Het uitwijkdraaiboek bevat de technische procedure. De gemeente test de uitwijk op jaarlijkse basis en heeft hiervan het testverslag m.b.t overlegd. Rapportnummer: R15/068/BGSIG4 Datum rapport: 09/01/2015

7 Verificatiepunten continuïteit system (backup en herstel) Uitsluitingen Voldoende De gemeente genereert op dagelijkse basis een back-up naar de uitwijkvoorziening op disk. Eventuele fouten worden gesignaleerd op basis van het automatisch gegenereerd back-up verslag. De gemeente test de restore op jaarlijkse basis en heeft het testverslag over 2014 overlegd. Niet van toepassing Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies Herinspectie geïndiceerd Opmerkingen De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol Ja De gemeente voldoet niet aan de criteria omtrent de verificatiepunten: 'Bestandscontroles', 'Steekproef registratie en register' en 'Inbedding processen'. Derhalve dient de gemeente Sittard-Geleen met betrekking tot deze verificatiepunten een herinspectie te laten verrichten. De overige verificatiepunten voldoen aan de gestelde eisen, waardoor een herinspectie conform het inspectieprotocol voor deze onderdelen niet van toepassing is. Handtekening (lead)inspecteur KPMG Management Services B.V. Rapportnummer: R15/068/BGSIG4 Datum rapport: 09/01/2015

8 BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG SITTARD-GELEEN Verificatiepunt bestandscontroles Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Wet: artt, 12, 16 98% Op basis van het statusrapport met betrekking tot de periode tot en met (peildatum ) is vastgesteld dat de gemeente de norm overschrijdt. De percentages waarbij de mutaties conform de norm zijn afgehandeld zijn als volgt; openbare ruimten, 60,00%; nummeraanduidingen, 79,21%; panden, 72,72%; verblijfsobjecten, 57,55% en standplaatsen, 45,65%. De gemeente heeft conform het statusrapport geen mutaties ten aanzien van woonplaatsen en ligplaatsen doorgevoerd. De gemeente heeft tevens een statusrapport overlegd met betrekking tot de periode tot en met (peildatum ). Conform dit rapport zijn de percentages waarbij de mutaties conform de norm zijn afgehandeld als volgt: openbare ruimten, 100,00%; nummeraanduidingen, 94,67%; panden, 99,38% en verblijfsobjecten, 98,78%. en aanzien van overige objecttypen zijn in deze periode geen mutaties geregistreerd. maar De gemeente heeft na aansluiting op de landelijke voorziening diverse kwaliteitsverbeteringen doorgevoerd. Zo genereert en verzendt het document management systeem automatisch een mail naar de BAG beheerder wanneer de vergunningverlener een aanvraag in behandeling heeft genomen en een vergunning verstrekt heeft. Tevens voert de BAG-beheerder diverse periodieke controles uit om de volledigheid en tijdigheid van de BAG te borgen. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet : artt. 16, 31 98% Aan de hand van het statusrapportage met betrekking tot de periode tot en met (peildatum ) is Pagina 1 van 10

9 Verificatiepunt bestandscontroles vastgesteld dat de gemeente niet voldoet aan de norm. maar De gemeente heeft tevens een statusrapport overlegd met betrekking tot de periode tot en met (peildatum ). Conform dit rapport voldoet de gemeente niet aan de norm. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? Wet ; artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen maar Indien het berichtenverkeer faalt, dan biedt de gemeente de berichten nogmaals aan bij de landelijke voorziening. Wanneer dit niet volstaat, dan neemt de gemeente contact op met de software leverancier van de BAG applicatie. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Wet: art. 7 98% Het statusrapport maakt in dit kader echter geen onderscheid naar verbouw en nieuwbouw. De gemeente was tijdens de inspectiedag niet in staat om dit onderscheid per mutatie inzichtelijk te maken. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39 90% Conform beide aangeleverde statusrapporten, heeft de gemeente geen terugmeldingen ontvangen. maar Wet: art 39, 90% Conform het statusrapport met betrekking tot de periode tot en met (peildatum ) zijn 38,46%, 99,93% en 99,12% van respectievelijk de nummeraanduidingen, panden en verblijfsobjecten niet tijdig uit onderzoek geplaatst. Op basis van de statusrapportage met betrekking tot de periodeo tot en met (peildatum ) voldoet de gemeente niet aan de norm. Met betrekking tot panden is 100% niet tijdig uit onderzoek geplaatst, voor verblijfsobjecten is dit 87,50%. Pagina 2 van 10

10 Verificatiepunt bestandscontroles Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V (met Wet: art 31 98% Op basis van de aantallen naar objecttype, zoals deze door de gemeente ter voorbereiding van de inspectie ter beschikking zijn gesteld, heeft de inspecteur de volgende afwijkingen geconstateerd met de landelijke voorziening: panden, 0,54%; verblijfsobjecten, 0,04% en nummer aanduidingen, 1,88%. maar Met betrekking tot de overige objecttypen zijn geen discrepanties geconstateerd. Ten aanzien van dit verificatiepunt voldoet de gemeente aan de norm. Verificatiepunten steekproef registratie en register Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? V Wet : art. 9 98% De gemeente was ten aanzien van 4 mutaties niet in staat om het ondertekende brondocument te overleggen en voldoet hiermee niet aan de norm. maar Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? Wet: art. 14a 98% In dit kader is 1 omissie vastgesteld waardoor de gemeente voldoet aan de norm. Wet: art. 14a 98% X De inspecteur heeft ten aanzien van 6 mutaties vastgesteld dat de onjuiste brondocumentdatum is geregistreerd in de BAG, waarmee de norm overschreden wordt. Pagina 3 van 10

11 Verificatiepunten controle inbedding processen Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot In het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: art. 16 De gemeente heeft haar processen vastgelegd in business service overeenkomsten. De gemeente heeft ten behoeve van de inspectie volgende business overeenkomsten overlegd: "Vergunningen A&D (Geo-informatie)", d.d ; "Handhaving - A&D (Geo-informatie)", d.d ; "KCC en Burgerzaken - A&D (geo-info)", d.d ; "Vergunningen-Handhaving- A&D (Geoinfo)", d.d en "BAG-BGT", d.d , evens geeft de gemeente aan dat zij gebruik maakt van het BAG BAO Handboek. De gemeente heeft de procesinbedding toegelicht tijdens de inspectiedag. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Zie verificatiepunt 1. Zie verificatiepunt 1. Zie verificatiepunt 1. Zie verificatiepunt 1. Pagina 4 van 10

12 Verificatiepunten controle inbedding processen voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Toegestane Antwoord Opmerking Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand In gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? 9 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 10 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na Regeling: catalogus Regeling: catalogus Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet: art 6a, 10 en 39 Ja Zie verificatiepunt 1. Zie verificatiepunt 1. Zie verificatiepunt 1. De gemeente registreert het definitieve bouwjaar bij gereedmelding en controleert dit per registratie. De gemeente pas het bouwjaar in dergelijke gevallen niet aan. Pagina 5 van 10

13 Verificatiepunten controle inbedding processen ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? Toegestane Antwoord Opmerking Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? Wet: art 40 Zie verificatiepunt 1. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met Regeling: art. 2 X De business overeenkomsten zoals vermeld bij verificatiepunt 1, geven een onvolledig beeld van de taken en verantwoordelijkheden van de BAG beheerder. De gemeente voldoet daarom niet aan dit verificatiepunt. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 maar De gemeente heeft hiertoe de volgende documenten overlegd tijdens de inspectie: "Mandaat, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen ", d.d ; "Ondermandaat en aanwijzingsbesluit uitvoering Wet bag", d.d en "Ondermandaatbesluit, Concern Cluster, Team Automatisering en dataservices", d.d ^ Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn beiast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Zie verificatiepunt 13. maar Pagina 6 van 10

14 Verificatiepunten controle inbedding processen Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? V (met V (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. en 8 Regeling: catalogus Zie verificatiepunt 13. maar Zie verificatiepunt 13. maar. De gemeente Sittard-Geleen is zelfmetend. De functionarissen die inmeten hebben een BAG training genoten en meten minimaal in conform BAG specificaties. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Regeling: catalogus y De gemeente heeft hier een plan van aanpak toe geformuleerd en heeft het document "PvA verbetering oppervlakten niet-woningen" overlegd tijdens de inspectie. De gemeente is voornemens om dit plan van aanpak op korte termijn te realiseren. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaiiteitsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met Gebaseerd op regeling: art. 2 maar De gemeente beschikt niet over een specifiek kwaliteitssysteem ten behoeve van de BAG. Pagina 7 van 10

15 Verificatiepunten controle werking processen Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Wet: art. 16 Regeling: art. 2 De geïnterviewde medewerkers hebben dit y verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. y De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 y De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling; art. 2 y De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 Ja y De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen. Pagina 8 van 10

16 Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Wet ; art % Toegestane Antwoord y Opmerking De gemeente maakt gebruik van Vicrea versie 7.2. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? V (met Wet; art. 14; Regeling: art 3 y De uitwijkconfiguraties is beschikbaar op de externe uitwijklocatie van de gemeente en betreft een mirror system. De gemeente heeft het document "Uitwijkhandboek" (versie 3.0, d.d ) overlegd tijdens de inspectie. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? Gebaseerd op Wet: art. 14 Het document "Uitwijkhandboek" (versie 3.0, d.d ) bevat de technische procedure om uit te wijken naar de uitwijkserver. Specifieke taken en verantwoordelijkheden bij calamiteiten zijn hierin niet opgenomen. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Gebaseerd op Wet: art. 14 y Het document "Uitwijkhandboek" (versie 3.0, d.d ) is beschikbaar op de uitwijklocatie. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 y De gemeente test de uitwijkconfiguratie op jaarlijkse basis en heeft hiervan een testverslag overlegd (d.d ). maar Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 y De gemeente geeft aan op elk moment te kunnen uitwijken naar de uitwijklocatie en de BAG binnen enkele uren weer operationeel kan zijn. Pagina 9 van 10

17 Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Toegestane Antwoord Opmerking Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of Inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? Wet; art. 14; Regeling: art 3 Wet; art. 14a Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 y De gemeente genereert op dagelijkse basis een back-up naar de uitwijkvoorziening op disk. y Doordat de gemeente gebruik maakt van een mirror systeem, is het verlies van data nihil. y Het systeem genereert automatisch een back-up verslag eventuele fouten worden op die manier gesignaleerd. maar y De back-up wordt weggeschreven naar de uitwijkvoorziening op de uitwijklocatie. maar Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling; art. 3 y De gemeente test de restore procedure op jaarlijkse basis en heeft hiervan een testverslag overlegd (d.d ). Pagina 10 van 10