Inspectierapportage Wet BAG

Transcriptie

1 Inspectierapportage Wet BAG Gemeente Harlingen Datum inspectie : 16 december 2014 Naam inspectie-instelling : DEKRA Certification B.. Naam leadinspecteur : de heer R. Koster Eventuele andere inspecteurs : mevrouw S. Griffioen Review door : De heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certification B..) Datum review : xxxxx ersie : Definitief Datum rapport : 13 januari 2015 Projectnummer : xxxxx

2 INHOUD 1 INLEIDING DE WET BASISREGISTRATIES ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) KWALITEIT EREIST WETTELIJK ERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK COPYRIGHTERKLARING GEGEENS INSPECTIEERLOOP, BEINDINGEN EN CONCLUSIE PROGRAMMA BEINDINGEN CONCLUSIE SAMENATTING...10 Bijlage: Overzicht verificatiepunten BAG-inspectie Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 2 van 9

3 1 Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Harlingen hun gemeente op 16 december 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification B De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Op 1 juli 2009 is de Wet BAG in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BAG maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. erder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke oorziening (L) BAG. Deze L BAG wordt beheerd door het Kadaster. 1.2 Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de BAG en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BAG (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BAG. De BAG moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 3 van 9

4 Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de L BAG); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BAG vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3 Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het Protocol 0.44 en het Duidingsdocument, versie mei Copyrightverklaring Het is verboden om dit document op enige manier te wijzigen, het opsplitsen in delen daarbij inbegrepen. In geval van afwijkingen tussen een elektronische versie (bijv. een PDF bestand) en een originele door DEKRA verstrekte papieren versie, prevaleert laatstgenoemde. DEKRA Certification B.. en/of de met haar gelieerde maatschappijen zijn niet aansprakelijk voor enige directe, indirecte, bijkomstige of gevolgschade ontstaan door of bij het gebruik van de informatie of gegevens uit dit document, of door de onmogelijkheid die informatie of gegevens te gebruiken. De inhoud van dit rapport mag slechts als één geheel aan derden kenbaar worden gemaakt, voorzien van bovengenoemde aanduidingen met betrekking tot auteursrechten, aansprakelijkheid, aanpassingen en rechtsgeldigheid. Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 4 van 9

5 2 Gegevens Gegevens gemeente Gemeente Harlingen Contactpersoon Ellen Attema estigingsadres oorstraat BD Harlingen Postadres Postbus , 8860 HA Harlingen Telefoonnummer ( ) Gegevens inspectie Datum inspectie 16 december 2014 ersie en datum inspectierapportage Definitief, 13 januari 2015 Naam inspectie-instelling Dekra Certification B.. Naam leadinspecteur en eventuele andere inspecteurs De heer R. Koster, leadinspecteur Mevrouw S. Griffioen, inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente Mevr. E. Attema, BAG Beheerder De heer F. Wielstra, Teamleider Algemene Dienst De heer J. Postma, WOZ beheerder De heer G. Schilstra, Toezichthouder De heer T. Kuipers, Archief/documentaire informatievoorziening De heer Kunne, Systeembeheerder De heer S. de Jong, BAG beheerder Littenseradiel De heer O. Rinia, ergunningverlener De heer L. Louwsma, Beleidsmedewerker bouwkunde (huisnummering) Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 5 van 9

6 3 Inspectieverloop, bevindingen en conclusie 3.1 Programma Deze inspectie was voor de gemeente Harlingen de eerste kennismaking met een BAG-beheerinspectie. Na een inleiding door de leadinspecteur, is rond uur gestart met de inhoudelijke inspectie. In de ochtend is het onderdeel Gegevens besproken, in de middag de onderdelen Processen en Systemen. 3.2 Bevindingen Algemeen De gemeente Harlingen heeft na de aansluiting op de L-BAG veel tijd en energie besteed aan het op orde brengen van het reguliere BAG beheer en de inbedding van de processen. Om dit te kunnen bewerkstelligen was het ook noodzakelijk om meer draagvlak te creëren voor de uitvoering van de BAG in de gehele organisatie. Tijdens de inspectie is gebleken dat het draagvlak nu zeker aanwezig is en dat iedereen hard werkt om de BAG verder op orde te brengen en te houden. Het algehele beeld is dat de gemeente zich bewust is van het belang van actuele en betrouwbare (basis)gegevens maar dat dit in de praktijk nog niet altijd lukt. De BAGbetrokkenen proberen naar eer en geweten te voldoen aan de eisen die de wet BAG stelt maar lopen vaak nog tegen problemen aan bij de afstemming en uitvoering van de verschillende betrokken afdelingen. Derhalve is tijdens de inspectie een aantal tekortkomingen geconstateerd. Gegevens Uit de inspectierapportage over de periode gezien van tot blijkt dat de gemeente niet voldoet aan verificatiepunt 1 onderdeel bestandscontroles. De norm ligt op 98% waarbij de gemeente dit niet haalt op openbare ruimtes (85%), panden (43%), verblijfsobjecten (40%) en nummeraanduidingen (26%). In de afgelopen 6 maanden is dit percentage bij alle objecttypes gestegen naar gemiddeld ongeveer 95%, Uit de interviews blijkt dat de termijnen steeds beter worden geborgd en dat de BAG Beheerder een pro actieve rol heeft aangenomen om alle gegevens uit de organisatie te verkrijgen. De gemeente moet hier nog een laatste slag op maken om de norm van 98% te halen. Uit de interviews blijkt dat het proces inzake vergunningverlening en uitgeven nummeraanduiding meer aandacht vereist, dit loopt nog niet altijd soepel. Het is momenteel afhankelijk van de aanwezigheid van de betrokken medewerkers, bij afwezigheid van deze medewerkers is het onduidelijk of het huisnummerbesluit gelijktijdig met de vergunning wordt opgemaakt en getekend. Uit de steekproef bleek tevens dat in een aantal gevallen bij start bouw meldingen en/of gereedmeldingen niet de juiste data zijn gebruikt zodat de termijn niet is gehaald. Op enkele documenten stonden verschillende data waarbij niet consequent voor dezelfde datum is gekozen. Hierdoor is het onduidelijk welke datum de juiste is. Hier moet in de toekomst consequent in worden opgetreden om de norm te gaan halen. Uit de interviews en de statusrapportage blijkt dat de termijnen van definitieve geometrie niet worden gehaald. Tot voor kort had de gemeente hier geen borging voor opgesteld. Sinds een aantal maanden heeft de gemeente een bag beheerder uit een andere gemeente parttime aangetrokken om dit op te lossen. Momenteel wordt een overzicht gemaakt met welke panden er nu nog moeten worden ingemeten. Tevens gaat de gemeente in januari een extra contract afsluiten met de Stichting GBKN om ook de specifieke BAG metingen uit te voeren. Door het overzicht kan de gemeente een pro actievere rol aannemen richting de Stichting GBKN en hierdoor beter sturen op de termijnen. Ook de samenwerking met WOZ en handhaving kan hierbij helpen. Tijdens de interviews kwam naar voren dat er weinig tot geen controle plaats vindt op geweigerde berichten in de applicatie. Hier wordt momenteel gemiddeld 1 keer per Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 6 van 9

7 maand naar gekeken. Hierdoor kan verificatiepunt 3 niet met een Ja worden afgehandeld. De gemeente pakt wel direct terugmeldingen op. Hierdoor staan er geen objecten in onderzoek. Door plaatselijke kennis en snel handelen van de BAG beheerder of toezichthouder komt het niet voor dat een onderzoek meer dan 2 dagen in beslag neemt. Tijdens de steekproef is gebleken dat brondocumenten op tijd en goed raadpleegbaar zijn en dat de koppeling tussen brondocument, mutatie en object in bijna alle gevallen gelegd kon worden middels het object ID of adres. Er werd alleen geconstateerd dat in een aantal gevallen verblijfsobjecten zijn opgevoerd met huisnummerbesluiten dat niet conform het processenhandboek BAG is. Bij verificatiepunt 3 zijn meer afwijkingen geconstateerd. Er is gebleken dat de gemeente niet consequent is in het gebruik van datums in de BAG. Er zijn voorbeelden gevonden waarbij er mutaties zijn doorgevoerd in de hele maand januari maar waar het brondocument pas definitief is gemaakt met een datum in februari. Hierdoor zijn veel datumafwijkingen tussen brondocument en brondocumentdatum geconstateerd. Tevens zijn op een aantal brondocumenten meerdere datums te vinden waarbij niet consequent wordt gekozen voor bijvoorbeeld de meldingsdatum, tekendatum toezichthouder of tekendatum BAG beheerder Een ander punt dat opvalt bij de steekproef is dat proces verbaal van constateringen en verklaringen door elkaar heen worden gebruikt waarbij moet worden genoemd dat in geen enkel geval het Proces erbaal van Constatering is gezien waarbij ook daadwerkelijk een gebeurtenis Constatering nieuw object aan ten grondslag lag. Tot slot is geconstateerd dat de gemeente bij het verwerken van vergunningen het zaaknummer gebruikt. Bij wijziging of intrekking van de vergunning wijzigt dit nummer niet, hierdoor komt de uniekheid van het nummer in het gedrang. De gemeente had dit reeds gesignaleerd en pakt dit op de korte termijn op. Processen De gemeente heeft sinds de aansluitingsaudit geen wijzigingen meer doorgevoerd in het processenhandboek: Beheer Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Procesbeschrijving gemeente Harlingen. Hierdoor is het handboek niet meer actueel en sluit het niet meer aan met de praktijk. De genoemde functionarissen in het handboek komen niet meer overeen met de huidige betrokkenen. De op 16 december geïnterviewde betrokkenen zijn ook niet altijd op de hoogte van de afspraken zoals ze nu op papier staan. Tot slot zijn in dit handboek de wijzigingen vanuit het Processenhandboek BAG 2013, te vinden op de site van het kadaster, nog niet opgenomen. De gegevens in de BAG zijn steeds actueler maar de BAG Beheerder moet nog vaak aan de bel trekken om de juiste gegevens op tijd te verkrijgen. De vergunningverleners zijn bekend met de BAG en maken voor elke BAG relevante vergunning een BAG formulier waarop de objecten, gebruiksoppervlakte en het gebruiksdoel worden genoemd. Dit document is terug te vinden in het dossier. De toezichthouder is actief betrokken bij de BAG en heeft veel BAG kennis in huis. De werkafspraken zijn helder, iedereen is bekend met de afspraken over wat start bouw en bouw gereed is voor de BAG. De processen betreffende calamiteiten en terugmeldingen verdient echter nog aandacht. Uit de interviews blijkt dat de BAG beheerder vaak te laat op de hoogte wordt gebracht van signaleringen in het veld. Het proces om gelijktijdig huisnummerbesluiten en vergunningen af te geven wordt de laatste periode steeds beter uitgevoerd. De huisnummerbesluiten worden door een andere afdeling uitgegeven waardoor afstemming noodzakelijk is. Dit werkt momenteel goed. De postcode wordt aangevraagd als deze niet binnen een reeks valt, nog onbekend is en voordat het huisnummerbesluit wordt uitgegeven. De postcode wordt opgenomen op het huisnummerbesluit zonder verwijzing naar de door Post NL gestuurde mail. Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 7 van 9

8 Systemen De gemeente voldoet aan alle verificatiepunten. Formeel moet alleen het continuïteitstest document nog worden vastgesteld. 3.3 Conclusie oor de gemeente Harlingen komt deze inspectie nog te vroeg. In de afgelopen periode zijn grote stappen gemaakt in termijnen en processen, echter de puntjes op de spreekwoordelijke i moeten nog worden gezet. Het draagvlak voor de BAG is inmiddels aanwezig maar de gemeente is nog op zoek naar waar de BAG een volwaardige plaats gaat krijgen in de organisatie. Op dit moment blijkt uit de interviews dat een aantal betrokkenen nog zoekende zijn over hoe de toekomst van de BAG in de gemeente eruit gaat zien. De genoemde tekortkomingen moeten in de aankomende periode worden aangepakt om in 2015 de her-inspectie met een positief resultaat af te sluiten. Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 8 van 9

9 4 Samenvatting Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie erificatiepunten bestandscontroles erificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan de punten 1, 2, 3 en 4. Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan de punten 2 en 3. erificatiepunten controle inbedding processen erificatiepunten controle werking processen Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan de punten 10 en 12. Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan punt 1. erificatiepunten BAG conforme applicatie oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) oldoende Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Herinspectie geïndiceerd Ja, op de onderdelen Gegevens en Processen. Opmerkingen Zie conclusie 3.3 Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief Pagina 9 van 9

10 ID Bijl erificatiepunten BAG-Inspectie Harlingen, gem., Koster, R. Rapport erificatiepunten bestandscontroles erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Wet: artt, 12, 16 98% Ja, Nee De gemeente voldoet niet aan de norm van 98% om brondocumenten binnen vier werkdagen te verwerken in de basisregistraties adressen en gebouwen. De termijnen worden niet gehaald op de objecten nummeraanduiding, panden en verblijfsobjecten. De afgelopen zes maanden is een significante verbetering zichtbaar. Zo ligt het percentage voor panden en verblijfsobjecten op 95%. 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke oorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet : artt. 16, 31 98% Ja, Nee Zie punt 1 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke oorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke oorziening? Wet : artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen Ja, Nee De gemeente controleert maar 1 keer per maand op geweigerde berichten. Mocht een bericht zijn geweigerd dat wordt zo spoedig als redelijkerwijs het bericht nogmaals aangeboden aan Landelijke voorziening. 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van definitieve pandgeometrie? 5. Hebben alle via de Landelijke oorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art. 7 98% Wet: art 39 90% Ja Nee De gemeente Harlingen kan nog niet voldoen aan de norm voldoen om de zogenaamde definitieve geometrie binnen zes maanden na gereed melding te verwerken in de BAG. Daarnaast ligt er ook nog een werkvoorraad. Wel heeft de gemeente inmiddels meer grip gekregen op de termijnen door in Excel bij te houden wanneer een pand wordt gereed gemeld. Ja, Ja De gemeente heeft de ontvangen terugmeldingen beoordeeld en indien daadwerkelijk sprake was van gerede twijfel heeft de gemeente dit binnen twee werkdagen kunnen oplossen. 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke oorziening BAG? (met Wet: art 39, 90% Wet: art 31 98% Ja Ja Zie punt 5 Ja, Ja De aantallen in de Bag applicatie bij de gemeente Harlingen komen overeen met de aantallen in de Landelijke voorziening BAG. erificatiepunten steekproef registratie en register erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Wet : art. 9 98% Ja, Ja In 1 geval kon de gemeente niet het gevraagde brondocument tonen. Wet: art. 14a 98% Ja Nee In veel gevallen was de relatie te leggen tussen brondocument, object en mutatie. Echter is in een aantal gevallen geconstateerd dat verblijfsobjecten zijn opgevoerd met een huisnummerbesluit waarin tevens geen verblijfsobjectgegevens zoals gebruiksdoel of gebruiksoppervlakte wordt genoemd. Dit was bijvoorbeeld het geval bij verblijfsobject: en van 6

11 ID Bijl erificatiepunten BAG-Inspectie Harlingen, gem., Koster, R. Rapport 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? Wet: art. 14a 98% Ja, Nee Tijdens de steekproef is meerdere malen geconstateerd dat de datum van het brondocument niet overeen kwam met de datum in de registratie of in ieder geval niet consequent voor dezelfde datum op het brondocument werd gekozen. Dit was bijvoorbeeld het geval bij verblijfsobject: en en nummeraanduiding: en Daarnaast hanteert de gemeente een dossiernummer als uniek kenmerk en dit is o.a. geconstateerd bij pand: en De gemeente heeft wel aangegeven dit op korte termijn aan te pakken. Daarnaast is bij openbare ruimte: in het brondocument niet de datum van besluitvorming gebruikt. erificatiepunten controle inbedding processen erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties 2. Heeft de worden gemeente verwerkt? voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Wet: art. 16 Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Regeling: catalogus Wet : artt. 10, 14a Regeling: catalogus Ja Ja Alle reguliere processen lopen conform werkafspraken die bij de betrokkenen bekend zijn. Zie punt 12 voor informatie over het handboek BAG. Ja Ja De BAG beheerder borgt dat alle relevante vergunningen langs de BAG komen door het controleren van de openbare bekendmakingen. Ja Ja De BAG beheerder heeft intensief contact met de Toezichthouder over alle wijzingen in verleende vergunningen zoals intrekking, start bouw, gereed bouw, sloop gereed, etc. Urgente zaken worden direct opgepakt. Ja Ja Zie punt 3 Ja Ja Zie punt 3 Ja, Ja Uit de steekproef is gebleken dat de gemeente het bouwjaar wijzigt naar het jaar dat het bouwwerk gereed wordt gemeld. Ja Ja Er zijn geen afwijkingen geconstateerd. Ja Ja Zie punt 3 2 van 6

12 ID Bijl erificatiepunten BAG-Inspectie Harlingen, gem., Koster, R. Rapport 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan 11. van dit Heeft object de gemeente geen regulier voldoende brondocument maatregelen vereist is)? genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? Wet: art 6a, 10 en 39 Wet: art 40 (met Regeling: art. 2 Ja Ja Zie punt 3 Ja Nee Het proces inzake het proces verbaal van constatering verloopt nog niet conform het processenhandboek BAG. Signaleringen door toezicht worden eerst geheel uitgezocht voordat de BAG op de hoogte wordt gebracht. Ja Ja De melder ontvangt telefonisch of per mail bericht met het onderzoeksresultaat. Ja Nee De gemeente beschikt over een processenhandboek maar dit is niet meer actueel en bevat niet de meest recente wijzigingen uit het landelijke Processenhandboek BAG. 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? (met (met (met (met Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Wet : artt. 10, 14a Regeling: catalogus Ja Ja Zie bevoegdhedenregister april 2014 van de gemeente Harlingen. Ja, Ja Zie punt 13 Ja, Ja Zie punt 13 Ja, Ja Zie punt 13 Ja Ja De gemeente beschikt over een contract met de Stichting GBKN en sluit in januari een specifiek BAG contract af waar wederom de kwaliteitseisen genoemd staan. 3 van 6

13 ID Bijl erificatiepunten BAG-Inspectie Harlingen, gem., Koster, R. Rapport 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor G (met Gebaseerd op regeling: art. 2 Regeling: catalogus Ja Ja De gemeente beschikt over een plan van aanpak en is reeds gestart met het opwerken van de gebruiksoppervlakte niet-woningen. Ja, Nee De gemeente heeft nog geen kwaliteitssysteem opgezet. erificatiepunten controle werking processen erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties 2. Kan een worden verantwoordelijke verwerkt? voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Wet: art. 16 G Regeling: art. 2 G Regeling: art. 2. G Regeling: art. 2 Ja Nee Uit de steekproef en de interviews is gebleken dat niet alle processen conform het processenhandboek worden uitgevoerd. oorbeelden hiervan zijn de gebeurtenis 'Constatering Nieuw Object' en 'Opvoeren postcode'. Ja, Ja De procesverantwoordelijke is betrokken en is op de hoogte van de werkafspraken. Ja Ja Zie punt 2 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? G Regeling: art. 2 Ja, Ja De BAG beheerder geeft blijk van gedegen kennis tijdens de interviews. Wel zijn er zorgen over de achtervang van de BAG beheerder. De achtervang is op papier vastgesteld maar heeft nog nooit gemuteerd in de BAG en wordt niet up to date gehouden van de laatste ontwikkelingen. 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Ja Ja Zie punt 4 erificatiepunten BAG conforme applicatie erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. oldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Wet : art % Ja ja Conform, Centric Key2BAG 4.03 erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 4 van 6

14 ID Bijl erificatiepunten BAG-Inspectie Harlingen, gem., Koster, R. Rapport 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? (met Wet: art. 14; Regeling: art 3 Ja ja Ja de gemeente beschikt over een uitwijkconfiguratie. De gemeente heeft een samenwerking met meerdere gemeente is ICT ondergebracht bij Sudwest Frysland. De twee datacentra zijn ondergebracht bij de gemeente Bolsward en Leeuwarden. Deze centra zijn gespiegeld. Tussen de gemeenten onderling ligt een kring van glasvezel. Mocht bij de gemeente Harlingen een calamiteit plaatsvinden dan kan de gemeente bij de buurgemeente de BAG data weer benaderen. 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? G Gebaseerd op Wet: art. 14 Ja ja De gemeente heeft in het continuïteitstest document de taken, verantwoordelijkheden en rollen beschreven. Wat nog ontbreekt is de vaststelling van het document. 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? G Gebaseerd op Wet: art. 14 Ja ja Digitaal, analoog en voor het uitwijkteam is een cd beschikbaar. 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, ja Twee maal per jaar. Laatste test dateert van 12 april Ja ja Zie punt 1 erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Wet: art. 14; Regeling: art 3 Ja ja De beide datacentra hebben ieder een eigen SAN waarin de dagelijkse back-up naar wordt toegeschreven. Daarnaast maakt de gemeente iedere week, maand en jaar tape. Deze wordt in de kluis bewaard. 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? G Wet: art. 14a Ja ja De gemeente beschikt over een gespiegelde omgeving en daarmee kan de gemeente borgen dat de mutaties worden opgevoerd na tijdstip laatste back-up. 3. indt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, ja De controle vindt geautomatiseerd plaats. Daarnaast wordt regelmatig een restore uitgevoerd. 5 van 6

15 ID Bijl erificatiepunten BAG-Inspectie Harlingen, gem., Koster, R. Rapport 4. indt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, ja Zie punt 1 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja ja Wordt gecombineerd met uitwijktest. Handtekening inspecteur Datum Naam inspecteur R.Koster Handtekening gemeente Datum Naam 6 van 6