Inspectierapportage Wet BAG

Transcriptie

1 Inspectierapportage Wet BA emeente oeree-overflakkee Datum inspectie : 28 oktober 2014 Naam inspectie-instelling : DEKRA Certification B.. Naam leadinspecteur : Drs. M.B.H. IJpelaar RE CEH CISA Eventuele andere inspecteurs : Mr. R. Schotanus Review door : De heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certification B..) ersie : 1.0 definitief Datum rapport : 8 december 2014 Projectnummer :

2 INHOUD 1 INLEIDIN DE WET BASISREISTRATIES ADRESSEN EN EBOUWEN (BA) KWALITEIT EREIST WETTELIJK ERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK COPYRIHTERKLARIN EEENS SAMENATTIN... 7 Bijlage: Overzicht verificatiepunten BA-inspectie Inspectierapport Wet BA gemeente oeree-overflakkee 8 december definitief Pagina 2 van 7

3 1 Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente oeree-overflakkee bij hun gemeente op 28 oktober 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en ebouwen (BA). Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification B De Wet Basisregistraties Adressen en ebouwen (BA) Op 1 juli 2009 is de Wet BA in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BA maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. erder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke oorziening (L) BA. Deze L BA wordt beheerd door het Kadaster. 1.2 Kwaliteit vereist ezien het infrastructurele karakter van de BA en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BA (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BA. De BA moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien. Inspectierapport Wet BA gemeente oeree-overflakkee 8 december definitief Pagina 3 van 7

4 Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de L BA); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BA, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BA vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3 Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het Protocol 0.44 en het Duidingsdocument, versie juni Copyrightverklaring Het is verboden om dit document op enige manier te wijzigen, het opsplitsen in delen daarbij inbegrepen. In geval van afwijkingen tussen een elektronische versie (bijv. een PDF bestand) en een originele door DEKRA verstrekte papieren versie, prevaleert laatstgenoemde. DEKRA Certification B.. en/of de met haar gelieerde maatschappijen zijn niet aansprakelijk voor enige directe, indirecte, bijkomstige of gevolgschade ontstaan door of bij het gebruik van de informatie of gegevens uit dit document, of door de onmogelijkheid die informatie of gegevens te gebruiken. De inhoud van dit rapport mag slechts als één geheel aan derden kenbaar worden gemaakt, voorzien van bovengenoemde aanduidingen met betrekking tot auteursrechten, aansprakelijkheid, aanpassingen en rechtsgeldigheid. Inspectierapport Wet BA gemeente oeree-overflakkee 8 december definitief Pagina 4 van 7

5 2 egevens egevens gemeente emeente oeree-overflakkee Contactpersoon Ad van de Poll, specialist gegevensmanagement estigingsadres Postadres Koningin Julianaweg XB Middelharnis Postbus AA Middelharnis Telefoonnummer / egevens inspectie Datum inspectie 28 oktober 2014 ersie en datum inspectierapportage 0.2, 31 oktober 2014 Naam inspectie-instelling Dekra Certification B.. Naam leadinspecteur en eventuele andere inspecteurs René IJpelaar Ronald Schotanus Aanwezigen vanuit de gemeente Kickoff: Ad van de Poll, specialist egevensbeheer Henk Herweijer, teamleider I&A René Draaier, BA beheerder Antoinette Cassée, BA beheerder eïnterviewden: Jos Doorn, Beleidsadviseur ergunningverlening & Handhaving (teamleider ergunningen). Leen Saarloos, EO/IS-specialist Kees Kuijper, Medewerker Burgerzaken/BA (backoffice) Ruud den Outer, Medewerker Toezicht en Handhaving A Jeroen Bolleman, Systeemarchitect Ruud den Outer, Handhaver Jeroen Bolleman, systeemarchitect Inspectierapport Wet BA gemeente oeree-overflakkee 8 december definitief Pagina 5 van 7

6 Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie erificatiepunten bestandscontroles Onvoldoende, op de punten 1, 2, 4 en 6 erificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende, op de punten 2 en 3 erificatiepunten controle inbedding processen oldoende erificatiepunten controle werking processen oldoende erificatiepunten BA conforme applicatie oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) oldoende Inspectierapport Wet BA gemeente oeree-overflakkee 8 december definitief Pagina 6 van 7

7 3 Samenvatting Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies De gemeente heeft de in de toelatingsrapportage genoemde aandachtspunten opgelost. Op het onderdeel gegevens (erificatiepunten bestandscontroles en steekproef registratie en register) heeft de gemeente niet aan de verplichte onderdelen voldaan. Op het onderdeel processen (erificatiepunten controle inbedding processen en werking processen) heeft de gemeente wel aan de verplichte onderdelen voldaan. Op het onderdeel systemen (erificatiepunten BA conforme applicatie en continuïteit system uitwijk en back-up) heeft de gemeente eveneens aan de verplichte onderdelen voldaan. Herinspectie geïndiceerd Opmerkingen Ja, voor het onderdeel egevens. De gemeente oeree-overflakkee is door een herindeling op 1 januari 2013 ontstaan uit de voormalige gemeenten Dirksland, oedereede, Middelharnis en Oostflakkee. Sommige van de voormalige gemeenten hadden het beheer van de BA ondergebracht bij het SHW. Na deze herindeling heeft de gemeente oeree-overflakkee het beheer van de BA weer naar zich toegehaald, hard gewerkt aan het beheer van de BA, het oplossen van achterstanden en het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens en de processen. Bij de inspectie is gebleken dat de inzet, de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van de betrokken medewerkers groot te noemen is en de wil aanwezig is de BA naar een hoog kwaliteitsniveau te brengen. erbeteringen in de loop van de tijd zijn zichtbaar en duidelijk waar te nemen. Deze verbeteringen waren ook nodig, gezien de overname van de verschillende bestanden van de voormalige gemeenten, die het beheer van de BA hadden uitbesteed. Met name bij twee voormalige gemeenten waren er achterstanden. Er stonden veel objecten in onderzoek en er zijn foutieve of onvolledige brondocumenten gebruikt. Ook ontbraken bijvoorbeeld hele woonwijken. Het besef van de BA als basisregistratie en belangrijke gegevensbron voor interne en externe afnemers blijkt ook op een hoger niveau in de organisatie aanwezig te zijn. De indruk van de inspecteurs is dat de verwachtingen voor de toekomst goed te noemen zijn. egevens en processen In de statusrapportage over het laatste half jaar worden de termijnen nog niet volledig gehaald, maar er is wel een significante verbetering te zien ten opzichte van de statusrapportage over de gehele periode vanaf Uit de steekproef is onder andere gebleken dat aandacht benodigd is voor het juiste gebruik van brondocumenten bij gebeurtenissen, unieke documentnummering en juiste verwijzingen. Door de gemaakte afspraken (zowel intern als extern) aan te scherpen moet het proces voor het inwinnen van de definitieve geometrie ook volledig onder controle kunnen komen van de gemeente. Daarnaast is blijvende aandacht voor een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen vereist. Met voldoende aandacht en inzet de komende tijd voor de verbeterpunten, zou het voor de gemeente oeree-overflakkee zeker mogelijk moeten zijn te gaan slagen voor het onderdeel gegevens bij de herinspectie. Nadere bevindingen over gegevens en processen zijn verwerkt in de bijlage met verificatiepunten. Systemen De gemeente oeree-overflakkee beschikt over een uitwijkovereenkomst voor alle wettelijk verplichte applicaties, dus zowel de BRP als voor de BA, met Centric IT Solutions. Er is een geldige, door beide partijen ondertekende uitwijkovereenkomst overlegd. Daarnaast zijn er ook afdoende formeel bewijzen overlegd over het testen van de BA uitwijk op 14 juni 2013 en 28 juli 2014, waaruit het bestaan van een gegarandeerde uitwijkvoorziening voor de BA blijkt. Er is een procedure uitwijk opgesteld daarin informatie over de rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het optreden van een calamiteit, zoals: welk besluit daadwerkelijk gebruik te maken van de uitwijkvoorzieningen en wat zijn dan de volgtijdelijke stappen en de elementaire taken en rollen. De uitwijkprocedure is beschikbaar in geval van een calamiteit via de leverancier Centric. De uitwijk wordt jaarlijks aantoonbaar getest. Daarnaast worden ook de reconstructie en het herstel getest (gewenst punt). De dagelijks back-ups worden geautomatiseerd gecontroleerd. De logging hiervan is getoond. Het transport van de back-uptapes naar de nevenlocatie emeentewerf, Philipshoofjesweg te Dirksland wordt bijgehouden. Opgemerkt wordt nog dat de procedure Uitwijk, Back-up en Restore, waarnaar vooral binnen het onderdeel Systemen wordt verwezen, is opgesteld door Centric onder verantwoordelijkheid van de teamleider ICT van de gemeente oeree-overflakkee. Het betreft hier ook onderwerpen als technische uitwijk en de back-up en restore van de BA-bestanden. De gemeente voldoet aan de norm. Inspectierapport Wet BA gemeente oeree-overflakkee 8 december definitief Pagina 7 van 7

8 ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. erificatiepunten bestandscontroles erplicht/ gewenst erelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Wet: artt, 12, 16 98% Ja, Nee De gemeente heeft aan de termijnen niet voldaan, voor openbare ruimten (24,11% te laat), nummeraanduidingen (14,40% te laat), panden (8,75% te laat) en verblijfsobjecten (9,11% te laat). Wel is een significante verbetering zichtbaar in het laatste halfjaar. Ook door het onjuiste gebruik van reparatiedocumenten worden de termijnen echter nog niet volledig gehaald. 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke oorziening BA binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet : artt. 16, 31 98% Ja, Nee oor de behaalde percentages per object zie punt 1 hierboven. Bij gebruik van de wizard stuurt de BA-applicatie mutaties gelijk door op het moment dat ze worden opgeslagen. 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke oorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke oorziening? Wet : artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen Ja, Ja Over het voorgeschreven inspectietijdvak is er 1 aangeboden bericht geweigerd door de Landelijke oorziening. Er wordt, door het draaien van controlescripts, structureel tijdig gecontroleerd of verstuurde berichten worden geaccepteerd door de Landelijke oorziening. 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van definitieve pandgeometrie? 5. Hebben alle via de Landelijke oorziening BA ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art. 7 98% Wet: art 39 90% Ja Nee Over het voorgeschreven inspectietijdvak is van 1209 panden de definitieve geometrie te laat verwerkt, dit geeft een percentage van 88,70% te laat. oor het inmeten van definitieve geometrie is een overeenkomst met een externe partij gesloten. De gemeente heeft echter nog veel last van achterstanden in de werkvoorraad op dit punt. Ja, Ja De gemeente heeft over het voorgeschreven inspectietijdvak meerdere terugmeldingen ontvangen vanuit de Landelijke oorziening bij het Kadaster. Aangetoond is dat deze terugmeldingen tijdig in behandeling zijn genomen en indien nodig, 'in onderzoek' zijn gezet. 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90% Ja Nee De gemeente heeft over de gehele periode vanaf tot en met objecten 'in onderzoek' gezet. Uit de statusrapportage blijkt dat de meeste objecten daarvan niet binnen 6 maanden weer uit onderzoek zijn gehaald. 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke oorziening BA? (met Wet: art 31 98% Ja, Ja De geconstateerde verschillen blijven ruim binnen de marge van 2%. Aantal objecten gemeente: Aantal objecten L: woonplaats: 14 woonplaats:14 openbare ruimte:1190 openbare ruimte: 1190 pand:41984 pand:42005 nummeraanduiding: nummeraanduiding:29641 verblijfsobject: verblijfsobject: ligplaats: 9 ligplaats:9 standplaats: 59 standplaats: 59 1 van 8

9 gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke oorziening BA? ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. erificatiepunten steekproef registratie en register erplicht/ gewenst erelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BA waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Wet : art. 9 98% Ja, Ja De gemeente kon alle brondocumenten binnen een redelijke termijn overleggen. Wet: art. 14a 98% Ja Nee Meer dan het toegestane aantal fouten is geconstateerd op dit punt bij de steekproef. Meerdere malen zijn mutaties opgenomen met niet daarvoor bedoelde brondocumenten, zoals verblijfsobject en nummeraanduiding met een schriftelijke verklaring in plaats van de aanwezige vergunning en huisnummerbesluit of een hernummering met een schriftelijke verklaring in plaats van met een huisnummerbesluit tot hernummering. Ook zijn meerdere keren bij opgevoerde objecten de indicaties 'geconstateerd' aangevinkt, terwijl dit niet uit de onderliggende brondocumenten bleek. Ook zijn brondocumenten voorbij gekomen waarbij de mutatie onduidelijk of niet uit het brondocument te halen was. Bij een geconstateerde ligplaats is een postcode aangevraagd en geregistreerd, terwijl een legitiem besluit hiervoor niet aanwezig is. 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? Wet: art. 14a 98% Ja, Nee Meer dan het toegestane aantal fouten is geconstateerd op dit punt bij de steekproef. Tekortkomingen op dit punt hadden voornamelijk betrekking op het niet exact overnemen van op het brondocument genoteerde documentnummers, zaak- en kenmerknummers omgedraaid bij het opnemen in de BA en verkeerde zaak- en vergunningnummers. Duidelijkheid en splitsing over zaaknummers en unieke nummering van onderliggende brondocumenten is gewenst. erificatiepunten controle inbedding processen erplicht/ gewenst erelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: art. 16 Ja Ja De processen rond de uitvoering van de BA zijn beschreven in het Handboek Processen BA gemeente oeree-overflakkee, door de secretaris vastgesteld op 13 oktober De vastgelegde processen zijn bekend bij de betrokken medewerkers. In het genoemde processenhandboek zijn waarborgen ingebouwd om de diverse wettelijke termijnen en verwerkingsprocessen te realiseren. Ook de positie van de vervangend BA-beheerder is structureel geborgd binnen de organisatie. 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet : artt. 10, 14a Ja Ja Het proces verlenen van een omgevingsvergunning is beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober van 8

10 ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Regeling: catalogus Wet : artt. 10, 14a Regeling: catalogus Ja Ja Het proces intrekken van vergunningen is beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober Ja Ja Het proces start bouw is beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober Ja Ja Het proces bouw gereed is beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober Ja, Ja Dit is bekend en bij de steekproef is ook aangetoond dat bouwjaren in de registratie worden aangepast naar het jaar waarin de bouw van het pand gereed komt. Ja Ja Dit proces is bekend en in de praktijk is aangetoond dat bouwjaren van panden niet gewijzigd worden bij verbouw. In het Handboek Processen BA is dit ook vastgelegd. Ja Ja Het proces rond sloopmeldingen is beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier Wet : artt. 10, 14a Wet: art 6a, 10 en 39 Ja Ja Het proces sloop gereed is beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober Ja Ja Het terugmeldproces is beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober van 8

11 genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor 11. het ontstaan Heeft de van gemeente dit object voldoende geen regulier maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met (met (met Regeling: art. 2 Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 toetsing Wet: art 40 Ja Ja Aangetoond is dat melders op de hoogte worden gebracht van de resultaten. Dit proces is ook beschreven in het Handboek Processen BA, vastgesteld op 13 oktober Ja De belangrijkste processen met daarbij behorende verwerkingsprocessen zijn beschreven in een uitgebreid processenhandboek. In het Handboek Processen BA is expliciet aandacht geschonken aan de wettelijke termijnen en is beschreven welke functionarissen of organen verantwoordelijk zijn voor welke gebeurtenissen. De processen rond het aanvragen van de postcodes en het vaststellen van standplaatsen/ligplaatsen zijn niet goed beschreven, maar in de praktijk wordt bij deze processen wel gewerkt volgens de landelijke voorschriften. Een duidelijke 'nee' op dit punt is naar het oordeel van de inspecteur daarom niet gewenst. Ja De raad heeft de taken uit art. 6 Wet BA gedelegeerd aan het college in de 'erordening naamgeving en nummering oeree-overflakkee 2014', d.d.16 oktober In het Aanwijsbesluit medewerkers BA oeree-overflakkee, d.d. 8 januari 2013 is de BA-beheerder aangewezen. In het vastgestelde 'Mandaatregister, d.d. 13 mei 2014 en 'Ondermandaat Uitvoering BA', d.d. 6 oktober 2014 zijn verschillende taken en bevoegdheden van de BA gemandateerd aan de BA-beheerder. Wel willen de inspecteurs meegeven dat de afstemming tussen de nieuwe mandaatregeling en het aanwijsbesluit voor de BA medewerkers niet optimaal is en dat de afbakening van panden en verblijfsobjecten niet door het college is gemandateerd aan medewerkers van de ambtelijke organisatie. Een duidelijke 'nee' op dit punt is naar het oordeel van de inspecteur echter niet gewenst. Ja, Ja De gemeente heeft deze taak via het besluit 'Aanwijsbesluit medewerkers BA, d.d. 8 januari 2013 gemandateerd aan de medewerkers van de ambtelijke organisatie. 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Ja, Ja De gemeente heeft deze bevoegdheid via het besluit 'Aanwijsbesluit medewerkers BA, d.d. 8 januari gemandateerd aan de medewerkers van de ambtelijke organisatie. 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Ja, Ja De gemeente heeft deze bevoegdheid via het besluit 'Aanwijsbesluit medewerkers BA, d.d.8 januari 2013 gemandateerd aan de medewerkers van de ambtelijke organisatie. 4 van 8

12 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Regeling: catalogus Ja Ja De vier verschillende gemeenten voor de herindeling hadden allen afzonderlijk een overeenkomst met de Stichting BKN voor het inmeten van de definitieve geometrie. In de brief met registratienummer A0815/A0817 en onderwerp 'emeentelijke herindeling' is tussen de gemeente oeree-overflakkee en de Stichting BKN overeengekomen deze afzonderlijke overeenkomsten voor de nieuwe gemeente voort te zetten. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor nietwoningen? Regeling: catalogus Ja Ja Het Plan van Aanpak voor het herberekenen van de oppervlakten niet-woningen is vastgesteld op 18 september Ook is gedeeltelijk uitvoering gegeven aan dit plan van aanpak. 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? (met ebaseerd op regeling: art. 2 Ja, Nee Nee De gemeente houdt een logboek bij en controles en overleggen vinden inmiddels wel geregeld plaats, maar er is nog geen expliciet kwaliteitssysteem ontwikkeld. erificatiepunten controle werking processen erplicht/ gewenst erelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 Wet: art. 16 Ja Ja Uit de interviews blijkt dat de medewerkers van de gemeente oeree-overflakkee betrokken en gemotiveerd zijn om de BA tot een succes te maken. Afstemming en bereidheid tot samenwerking vindt in grote mate plaats. Aanlevering en verwerking van BA-relevante signalen vindt op een goede manier plaats. Wel heeft de gemeente op meerdere onderdelen nog achterstanden als gevolg van de gemeentelijke herindeling. Ja, Ja De proceseigenaar weet op welke wijze de processen worden uitgevoerd. 5 van 8

13 ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 Ja Ja De proceseigenaar is bekend met de procesbeschrijvingen in het kader van de BA. 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 Regeling: art. 2. Ja, Ja De BA-beheerders en de plaatsvervangend BA-beheerder geven blijk van voldoende kennis van de BA en kunnen goed omgaan met de BA-applicatie. Ja Ja Zowel de BA-beheerders als de plaatsvervangend BA-beheerder kunnen de procesbeschrijvingen overleggen. erificatiepunten BA conforme applicatie erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven gewenst norm 1. oldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BA is opgenomen? Wet : art % Ja Ja emeente heeft aangetoond de versie 7.2 (build 58) van Neuron registratie van icrea te gebruiken voor het beheer van de BA. Dit is een door het Kadaster d.d. 11 april 2014 conform verklaarde applicatie en versie. erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) erplicht/ erelateerde wettelijke Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven gewenst norm 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? (met Wet: art. 14; Regeling: art 3 Ja Ja Er is een uitwijkovereenkomst overlegd. Plus een bevestiging van de opdrach tvan de gemeente oeree-overflakkee van 29 januari 2014 vanuit Centric d.d. 11 februari Uit de samenhang van procedures, briefwisseling en testverslagen is met 100% zekerheid op te maken dat deze uitwijkovereenkomst tussen beide partijen formeel is overeengekomen. 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? ebaseerd op Wet: art. 14 Ja Ja In hoofdstuk 3.1 d.d staat het uitwijkdraaiboek van het calamiteitenteam beschreven. Er is een procedure uitwijk opgesteld daarin informatie over de rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het optreden van een calamiteit, zoals: welk besluit daadwerkelijk gebruik te maken van de uitwijkvoorzieningen en wat zijn dan de volgtijdelijke stappen en de elementaire taken en rollen. 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? ebaseerd op Wet: art. 14 Ja Ja De uitwijkprocedure is beschikbaar in geval van een calamiteit via de leverancier Centric. 6 van 8

14 ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BA, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? (met ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, Ja De uitwijk wordt jaarlijks aantoonbaar getest. Er zijn bewijzen overlegd over het testen van de BA uitwijk op 14 juni 2013 en 28 juli 2014, waaruit het bestaan van een gegarandeerde uitwijkvoorziening voor de BA blijkt. Ja Ja Ja Centric garandeert binnen 2 x 24 uur volledige operationele uitwijk na beschikbaarheid van de back-up tapes op de gewenste uitwijklokatie. Datlaaste kan na het gemeentehuis zelf, de daarvoor ingerichte lokatie WeBeo en het Rondeel te Middelharnis, het uitwijkcentrum te ouda of desgewenst een door Centric geleverd mobiel kantoor zijn. erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) erplicht/ gewenst erelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Wet: art. 14; Regeling: art 3 Ja Ja Ja volgens een back-up procedure wordt met behulp van Symantec Back-up server vanaf 7 virtuele en één fysieke server (lokatie gemeentehuis) naar schijf gebackupt (lokatie het Rondeel) en vervolgens naar tape units opgesteld bij de lokatie gemeentewerf te Dirksland. Betreft volledige back-ups. Start back-up window dagelijkse back-up uur en gereed circa 6 uur 's ochtend. Daarna wordt de back-up op tape gezet. Wekelijkse back-up start zaterdag rond 12 uur en is zondag in de loop van de dag gereed. 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Wet: art. 14a Ja Ja Brondocumenten worden zodanig bewaard dat ze zijn te reconstrueren. Brondocumenten worden opgeslagen in het DMS Decos. Bij een systeemcrash is het mogelijk dat DECOS niet langer te raadplegen is en dient te worden gerestored. De mutaties van die dag worden de besluiten afgedrukt en bewaard in een ordner. Deze ordner wordt in een brandwerende kluis bewaard. Aan de hand van de brondocumenten en de ontvangen s kan een handmatige reconstructie worden uitgevoerd. Daarnaast wordt ook gebruik gemaakt van de redolog faciliteit van Oracle. 3. indt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, Ja Ja Symantec Back-up Exec doet een beperkte geautomatiseerde controle of de back-up van de datalibrary van de virtuele servers (lokatie gemeentehuis, Kon, Julianaweg 45 Middelharnis) naar de back-up library geplaatst op servers (lokatie bestuurscentrum Het Rondeel, Dwarsweg te Middelharnis, hemelsbreed 2,1 km afstand) correct is verlopen. Hiervan is een recent logboek d.d overlegd met een rapportageperiode van enkele weken. Alle daarop geregistreerde back-ups blijken zonder problemen te zijn verlopen. 4. indt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja, Ja Ja. Datalibrary van de virtuele servers bevindt zich in de serverruimte (lokatie gemeentehuis, Kon, Julianaweg 45 Middelharnis). De back-up library bevindt zich in de serverruimte (lokatie bestuurscentrum Het Rondeel, Dwarsweg te Middelharnis, hemelsbreed op 2,1 km afstand). Tape library lokatie gemeentewerf Philipshoefjesweg te Dirksland. (hemelsbreed op 5 km afstand). 7 van 8

15 ID Bijl erificatiepunten BA-inspectie, oeree-overflakkee, gem., Schotanus, R. 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BA tenminste eenmaal per 12 maanden getest? (met ebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Ja Ja Bij jaarlijkse uitwijktest. Handtekening auditor Datum Naam Auditor drs. M.B.H. Ijpelaar RE CEH CISA Handtekening emeente Datum naam 8 van 8