Een comfortabel flexkantoor tegen minder kosten 1
INLEIDING Een flexkantoor is inmiddels geen onbekend begrip meer. Toch zijn de huidige flexkantoren nog steeds niet optimaal. In deze white paper signaleren we trends, gaan we nader in op veelgemaakte fouten bij de inrichting van flexkantoren en doen we oplossingen aan de hand volgens de modernste inzichten; flexibele werkplekken in beschutte ruimten. Ruimte- en dus kostenbesparend, tot soms wel 50% van de huidige kosten. GELUID EN PRIVACY Huidige kantoorinrichtingen In de huidige inrichtingsvarianten wordt de ruimtelijke vertaling van een transparante en open organisatie vaak te letterlijk genomen. Er wordt een inrichting ontworpen met zo weinig mogelijk Privacy en beschutte werkplekken Waarom is privacy zo belangrijk? Een mens heeft een zekere rust nodig om zijn werk goed te kunnen doen. De positie van de werkplek is daarbij zeer belangrijk. De meeste mensen ervaren werkplekken waar langs wordt gelopen, als onrustig en onprettig. Bewegingen en gesprekken in een open bureaulandschap leiden af. Ook loungewerkplekken en transparante vergaderruimten, gesitueerd in druk belopen verkeersruimten, worden als onprettig ervaren. Als een open kantoorlandschap wordt vermeden door het toepassen van beschutte werkplekken, neemt dit gevoel van onrust sterk af. Hierdoor kan iedereen zich beter concentreren en neemt de productiviteit toe. Geluidsoverlast Geluidsoverlast behoort tot de grootste ergernissen bij kantoormedewerkers. Akoestische privacy is belangrijk om ongestoord en geconcentreerd te kunnen werken. Dat geldt voor (bijna) alle werkplekken, hoewel de praktijk anders doet vermoeden. Zo gaat men er vaak vanuit dat de administratieve werkplekken wel wat geluidsoverlast kunnen verdragen. Wie daar even niet tegen kan, kan immers een concentratiekamer nemen. Het resultaat is dat administratieve werkplekken (70% van de totale werkplekken) naast elkaar in een open kantoorlandschap komen te staan. Onder het motto open en transparant. Helaas zijn die werkplekken samen een bron van grote geluidsoverlast. Met beschutte werkplekken kan het geluid zich veel moeilijker verspreiden. De toepassing van geluidsabsorberende panelen zorgt voor een nog beter akoestisch comfort voor alle medewerkers. Terugkeer van de problemen van de kantoortuin wanden en veel glas. In de uitwerking betekent dit meestal open bureaulandschappen, die daarmee sterk lijken op de kantoortuinen uit de jaren tachtig. Tegelijkertijd komen dan ook weer enkele oude problemen van de kantoortuin terug: geluidsoverlast en gebrek aan privacy. Deze problemen staan in de top tien van ergernissen van werknemers. Een open en transparante organisatie 2
Inhoud en complexiteit van het werk Bereikbaarheid gebouw Communicatiemogenlijkheden Het 4de generatiekantoor Het Delftse onderzoekbureau CfPB constateert dat een nieuw type kantoren wordt gebouwd : het 4de generatiekantoor. Het onderzoeksinstituut typeert het 4de generatiekantoor als volgt: beschutte werkplekken die flexibel worden gebruikt, waarbij de voordelen van open en besloten werkomgevingen goed zijn gecombineerd. Het CfPB onderzoekt de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Met de werkomgevingsdiagnosetoolkit (WODI), een wetenschappelijk onderbouwd meetinstrument, brengt het CfPB de beleving en gebruik van gebruikers en medewerkers over de werkomgeving in kaart. De grootste problemen liggen op het gebied van privacy, geluid en klimaat. (CfPB indicator 2014) Het CfPB constateert dat momenteel de eerste kantoren worden gemaakt waarbij deze problemen zijn opgelost. De term 4de generatiekantoor is voor het eerst door hen gemunt. Middels een eenvoudig diagram Organisatie Verlichting Comfort van de werkplek Architectuur en uitstraling gebouw Positie ruimten t.o.v. elkaar in directe omgeving Aangeboden faciliteiten in het gebouw ICT voorzieningen Openheid en transparantie Sfeer en uitstraling interieur Mogelijkheden werken buiten eigen kantoor indeling van het gehele gebouw zet dit Delftse onderzoekcentrum de ontwikkeling van kantoren in perspectief. Het diagram laat zich als volgt lezen: over de horizontale as is de verschuiving van vaste naar flexibele werkplekken te zien, en over de verticale as de verandering van gesloten kantoorkamers naar open kantoorlandschappen. De geschiedenis van kantoorinrichtingen laat zich als een N lezen. Het eerste kwadrant groepeert de kantoren uit de 1ste generatie. Gekenmerkt door vaste werkplekken in grote open zalen. Het tweede kwadrant verzamelt de kantoren met vaste werkplekken in afsluitbare kamers aan een gang, het cellenkantoor. In de jaren 70 zagen we weer verschuivingen naar het open kantoorlandschap oftewel de kantoortuin. Deze ontstond uit de ideeën van de Human Relations School, die ervan uitging dat door ingrepen in de arbeidsomstandigheden de productie kon worden verbeterd. Het open kantoorlandschap werd voor het eerst geïntroduceerd door de gebroeders Schnelle in Duitsland en vond van daaruit zijn weg naar Nederland. In de jaren 80 volgde weer een verschuiving naar het gesloten cellenkantoor. De 3de generatie kantoren zijn de flexkantoren van nu. Flexibele werkplekken in een open bureaulandschap, vanuit de wens tot meer transparantie en openheid. In de jaren 90 werd het kantoor steeds meer de zorg van de facilitair manager en kwam de nadruk te liggen op een benadering vanuit taken en functies. Na het verschijnen in 1995 van het boek Kantoren bestaan niet meer van Veldhoen worden vaste werkplekken in rap tempo vervangen door flexibele taakgerichte werkplekken. Hoeveelheid en diversiteit van plekken en ruimten Inbreng ideeën Akoestiek Concentratiemogenlijkheden Privacy Archief en opslagmogelijkheden Binnenklimaat 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Tevreden Neutraal Ontevreden Het laatste kwadrant laat de laatste ontwikkeling zien: flexibele werkplekken in meer beschutte ruimten. In 2008 introduceert Salonkantoor voor het eerst een kantoorconcept waarin besloten ruimten werden gecombineerd met flexibele taakgerichte werkplekken. Deze 4de generatie kantoren combineren de voordelen van flexibele werkplekken met die van beschutte ruimten. Ongemakken als geluidsoverlast en gebrek aan privacy worden daarmee weggenomen. 3
Beschutte ruimten 2 de generatie: afsluitbare ruimten, vast werkplek 4 de generatie: beschutte ruimten, flexibele werkplek Vaste werkplek Flexibele werkplek 1 de generatie: open ruimte, vaste werkplek 3 de generatie: open zalen, flexibele werkplek Open ruimten SOCIAL DESIGN Identiteit organisatie Het is inmiddels 17 jaren geleden dat het eerste flexkantoor met HNW (Het Nieuwe Werken) in Nederland werd geïntroduceerd. Veel kantoren in Nederland zijn hierna op dit inrichtingsconcept overgestapt. We kunnen inmiddels enige afstand nemen van dit concept en de flexkantoren evalueren. Daarbij kunnen we ons de vraag stellen of dit concept voor elke organisatie even geschikt is. Het antwoord is tweeledig. Iedere organisatie kan overstappen op HNW maar niet alle delen van de organisatie zijn er even geschikt voor. HNW heeft tal van bedrijven wakker geschud en is vaak een opmaat geweest naar een vitalere organisatie. Maar niet voor iedereen. Een extreem voorbeeld waar HNW niet werkt is de dealingroom van een bank. Hier is iedereen gelijktijdig op de zelfde plek aan het werk. Natuurlijk kunnen de individuele handelaren met moderne digitale middelen ook thuis werken. Maar dat werkt in de praktijk niet. De handel is dynamisch en hectisch. De handelaren luisteren naar elkaar en reageren op elkaar. Het is daarom dat ze gezamenlijk in de zelfde ruimte op de zelfde tijd moeten handelen. Een ander voorbeeld zijn redacties van kranten en tijdschriften. Redacteuren luisteren altijd mee met wat de ander doet, zijn altijd betrokken op het gezamenlijk product. Liever geluidsoverlast dan niet horen wat er speelt. Dealingroom 4
De huidige flexkantoren zijn eigenlijk de vertaling van een technocratisch idee. Te vergelijken met de lopende band van Henri Ford. Daar werden de werkzaamheden uiteengerafeld en in kleine efficiënte handelingen weer achter elkaar geplaatst. Op die manier nam de productiviteit enorm toe. Op een gelijke wijze zijn in een flexkantoor de handelingen van een kantoorwerknemer geanalyseerd en opgedeeld in ontmoeten, vergaderen, administratief werk en geconcentreerd werken. Het vloeroppervlak kan zo veel efficiënter worden benut. Echter, in de autoindustrie kwam men er achter dat weliswaar de productiviteit toenam maar de inventiviteit verminderde. Een zelfde inzicht verkrijgt men nu bij flexkantoren. Yahoo, bezorgt om de afnemende creativiteit van het bedrijf, verbood al het personeel om thuis te werken en riep alle medewerkers weer terug naar kantoor. Het is verstandig om voordat wordt overgestapt op HNW, een organisatie eens goed tegen het licht te houden. Wellicht zijn er delen in het bedrijf die zich minder goed lenen voor HNW. Denk bijvoorbeeld eens aan een projectteam. Zo n team kan er baat bij hebben om juist niet plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Het zal de innovatieve slagkracht van die groep doen toenemen. Kennisoverdracht in een organisatie is ook een punt van aandacht. Als iedereen op verschillende tijden werkt, is het evident dat de uitwisseling van kennis en kunde niet altijd even gemakkelijk verloopt. HNW heeft in al die jaren ontegenzeggelijk veel goeds gebracht en het is een prachtig concept, maar het is beter om HNW, veel meer dan nu gebruikelijk is, op maat toe te passen. Om oog te hebben voor elk bedrijfsonderdeel met zijn eigen behoeften. Met andere woorden: inrichten moet Social Design worden. Nieuwe aanpak Het is dus duidelijk dat de huidige flexkantoren onvoldoende inspelen op de werkwijze en de organisatiestructuur van bedrijven. Om hier op een juiste wijze op in te spelen vraagt een andere kijk op kantoorhuisvesting: het kantoor is niet alleen een verzameling geschikte werkplekken, maar ook een omgeving waar medewerkers kunnen samenwerken. Veel meer dan in het verleden moet worden gekeken naar de eisen die de medewerkers zelf stellen aan dat samenwerken. Een goed ontwerp zorgt voor evenwicht tussen contacten onder directe collega s, binnen een projectteam, binnen een afdeling en binnen de organisatie. Daarvoor is diversiteit nodig in de soorten werkplekken op verschillende schaalniveaus. Dat is Social Design. Een hedendaags kantoor stelt de medewerker centraal en combineert fysieke en sociale kwaliteiten in één inrichtingsconcept. Medewerkers moeten kunnen profiteren van de aanwezigheid van collega s. RUIMTE BESPAREN Actueel Huisvestingsadviseurs en interieurarchitecten komen met initiatieven om het ruimtegebruik per werkplek omlaag te brengen. En de economische crisis is voor veel bedrijven een extra aanleiding om zuiniger om te gaan met ruimte. Ruimte besparen is daarom bijzonder actueel! Besparingsmethoden Veel kantoren zijn erg ruim gehuisvest. Praktijkstudies hebben aangetoond dat er veel vloeroppervlakte te winnen is. Hoe is dit mogelijk? Stramiendwang Verreweg de meeste gebouwinrichtingen volgen het bouwkundige karakter van het gebouw. Echter, de meeste kantoorgebouwen zijn ontworpen op basis van oude normen en regels, veelal van voor de eeuwwisseling. Inmiddels zijn de regels aangepast en vernieuwd. Daarom is het nodig om ook met een frisse blik tegen die gebouwen aan te kijken. Als we ons niet meer laten leiden door dwingende structuren en stramienmaten van een voorbije tijd dan is een grote ruimtewinst mogelijk. Verkeersruimten Verkeersruimte maakt een fors deel uit van de een kantoorvloer. Het ligt dan ook voor de hand om daar eens kritisch naar te kijken. Door ruimten in elkaar over te laten lopen kan onnodige verkeersruimte worden vermeden. 5
Functioneel oppervlak Daarnaast wordt veel vloeroppervlak verspild door het functioneel ruimteoppervlak (het oppervlak wat nodig is voor een bepaalde functie) te ruim te interpreteren. Die verspilling kan voor bureaufuncties gemakkelijk zo n 2,5 m2 belopen. Al die verspilde vierkante meters opgeteld zijn een enorm vloeroppervlak. Programma van eisen Veel oppervlak is te winnen door het functioneren van de werkplek nog eens te herdefiniëren. Een bureau als werkplek is niet de enige manier om te werken. Om rustig documenten te lezen kan een comfortabele stoel uitstekend zijn en digitale opslagmogelijkheden kunnen het merendeel van de vaste kasten overbodig maken. Dubbel grondgebruik Ook het nadenken over dubbel ruimtegebruik kan zeer lucratief zijn. Zo kan het bedrijfsrestaurant ook dienen als vergaderruimte, of de bibliotheek als werkplek. Zelfs het bij elkaar plaatsen van kasten in een aparte ruimte kan oppervlakte besparen! Het Nieuwe Werken Het spreekt voor zich dat als een organisatie overgaat op Het Nieuwe Werken, dit ook meteen een aanleiding kan zijn om de hoeveelheid werkplekken eens onder de loep te nemen. Overigens is HNW niet de enige aanleiding om dit eens te doen. Een simpele bezettings-graadmeting zal in de meeste gevallen uitwijzen dat een gemiddeld kantoor met tientallen procenten minder werkplekken toe kan. Vals besparen De hierboven genoemde besparingsmethoden lijken eenvoudig toe te passen. Toch gaat er in de praktijk veel mis. In veel gevallen wordt de beloofde ruimtebesparing niet gehaald en wordt er een toevlucht genomen in oneigenlijke ruimtebesparende middelen. Een beruchte methode is om een deel van de werkplekken te benoemen als loketwerkplek. Het bureau wordt hierbij gereduceerd tot een klein schrijftafeltje. Loketwerkplekken Besparen tot 50% Wordt het ontwerp met zorg uitgevoerd dan is veel ruimtebesparing mogelijk, waarbij tegelijkertijd de fysieke kwaliteiten van de werkplek worden gerespecteerd. Ruimte besparen is een discipline die groot inzicht vergt in de mogelijkheden. Niet iedere aanbieder heeft die kennis in huis. De nieuwste inzichten laten een mogelijkheid tot besparen zien van maar liefst 50% winst op het vloeroppervlak. Salonkantoor is het meest ruimtebesparende kantoorconcept op dit moment. Het is juist die enorme besparing op vloeroppervlakte die Social Design mogelijk maakt. Want ook al worden er vaste werkplekken, of home based teams geïntroduceerd, dan nog is de ruimtewinst groter dan voorheen. GELD BESPAREN Alles wat niet wordt gekocht, gehuurd, verwarmd of onderhouden, kost ook geen geld. Met moderne ontwerpstrategieën kunnen de besparingen zelfs zo groot zijn dat de rente en afschrijving van de investering al in het eerste jaar lager uitvallen dan de bespaarde huisvestingskosten. Zelfs bij een afschrijvingsperiode van 5 jaar. Het breakevenpoint komt dichter-bij naarmate de ruimtewinst hoger is. Bij 50% oppervlaktebesparing is zo n scenario heel reeel. Dat betekent een enorme vrijheid van denken over huisvestingsvraagstukken. Immers alle scenario s verhogen de huisvestingslasten niet of leveren een besparing op. 6
Als eerste kan natuurlijk worden verhuisd naar een kleiner object. De huisvestingslasten vallen dan lager uit. Een andere optie is op dezelfde locatie blijven en bijvoorbeeld 50% in te dikken. De vrijvallende vierkante meters kunnen dan worden afgestoten. Als laatste kunt u over gaan op een herinrichting die 50% minder in beslag neemt en de overige oppervlakte gebruiken voor uitbreiding van de organisatie. De besparing is echter in alle gevallen zo groot dat vanaf dag één de huisvestingslasten toch lager zijn dan in de oude situatie. Dit maakt het mede aantrekkelijk om zich te oriënteren op deze nieuwe generatie kantoren, die tevens een optimale huisvesting biedt voor de individuele medewerkers en voor de organisatie. DUURZAAM HUISVESTEN DUURZAAM HUISVESTEN Duurzaam huisvesten is meer dan het toepassen van duurzame materialen, cradle to cradle principes en energiezuinige installaties. Niet bouwen is duurzaam Juist bij de start van een huisvestingsproject is het goed dat men zich realiseert dat de meest duurzame oplossing is om iets niet te maken. Want alles wat je niet maakt vraagt geen gebruik van natuurlijke hulpbronnen, hoeft niet te worden onderhouden, verwarmd of gekoeld en hoeft later ook niet te worden gerecycled. Juist voor duurzaamheid geldt: less is more! Daarom zijn moderne kantoren met een ruimtebesparing van 30-50% per definitie duurzamer. Het is ook belangrijk dat een kantoor niet alleen flexibel bruikbaar is, maar dat ook blijft, zodat wijzigingen in de organisatie of zelfs een nieuwe gebruiker niet meteen hoeven te leiden tot verbouwingen of andere ingrepen. Want ook dat legt beslag op natuurlijke hulpbronnen en creëert afval. En natuurlijk kunnen de puntjes op de i worden gezet door te kiezen voor een zo duurzaam mogelijke uitwerking, al dan niet op basis van BREEAM. Besparing t.o.v. flexkantoor en cellenkantoor 7
BUSINESS CASE 1: COMPACT HUISVESTEN Vanuit verschillende motieven kan een organisatie kiezen voor een zo compact mogelijke huisvesting. Dat kan zijn ingegeven door financiële motieven, maar ook door de wens om duurzaam te huisvesten of gewoon door de grootte van het beschikbare pand. In Amsterdam zocht een non-profitorganisatie een nieuw kantoor in de directe omgeving van het Centraal Station. Men wilde op m2 besparen zonder dat de medewerkers hun vaste werkplek moesten inleveren. Met de nieuwe inzichten kon 30% worden bespaard op het noodzakelijke vloeroppervlak zodat kon worden volstaan met een verdieping minder. BUSINESS CASE 2: HET NIEUWE WERKEN Wanneer een organisatie anders gaat werken is een herbezinning op huisvesting onvermijdelijk. Het Nieuwe Werken stelt andere eisen aan kantoren. Alleen met de 4e generatie kantoor-concepten kan aan alle eisen worden voldaan. De Rijksoverheid heeft in Hoofddorp kantoorruimte gehuurd. De principes van organisatie-gericht huisvesten zijn hier maximaal gecombineerd met de invoering van het Nieuwe Werken en ruimte besparen. Het ruimtegebruik is teruggebracht van 24 naar 10,6 m2 per werkplek. Dit project was één van de voorbeeldprojecten van het Rijk voor de week van Het Nieuwe Werken in november 2012. BUSINESS CASE 3: MAATWERK Vaak heeft een organisatie afdelingen met bijzondere huisvestingseisen waaraan niet goed kan worden voldaan met traditionele werkplek-typen. Het is belangrijk hiervoor oplossingen op maat te vinden. Dat lukt alleen door de uitgebreide mogelijkheden van de moderne kantoor-concepten optimaal te benutten. Op Schiphol heeft de Belastingdienst 9.000 m2 kantoorruimte betrokken voor een aantal specifieke Douanefuncties met ondersteunende kantoren. Met een doortimmerd Social Design konden de diverse functies zo worden gesitueerd dat het totale programma evenwichtig en compact kon worden gehuisvest. 8
DE LAATSTE ONTWIKKELINGEN. Salonkantoor is het eerste kantoor waarop de term Nieuwe Generatiekantoor van toepassing is. Het is een kantoorconcept dat de inrichtingsproblemen van HNW onderkent en daar oplossingen voor ontwerpt. Salonkantoor gaat op de meest efficiente manier met de beschikbare oppervlakte om. Een besparing tot 50% van de vloeroppervlakte is mogelijk. Salonkantoor maakt geen gebruik van impopulair meubilair (zoals loketwerk-plekken) om ruimtewinst te realiseren. Salonkantoor is geen kantoortuin. Het combineert een beschutte werkomgeving met flexibele werkplekken. Elke werkplek garandeert voldoende privacy. Salonkantoor is de oplossing voor geluidsoverlast in een HNW werkomgeving. Salonkantoor heeft door Social Design aandacht voor uw organisatie. Vaste werkplekken zijn mogelijk. Salonkantoor is duurzaam. De nieuwste generatie kantoren speelt beter in op de eisen van de medewerkers en van de organisatie. Dit betekent voor de medewerkers een beter persoonlijk welbevinden, betere arbeidsomstandigheden en een aangename werkomgeving met een grote variatie aan werkplektypen. En voor de organisatie betekent dit meer samenwerking, innovatie, flexibiliteit, ruimtewinst en last but not least een flinke besparing. Kortom, een beter kantoor voor minder geld. Wilt u meer weten over Salonkantoor neem dan contact met ons op. Wij leggen u graag uit hoe Salonkantoor uw kantoorhuisvesting kan verbeteren Contact Salonkantoor Westergracht 70 2014 XA Haarlem Concept: Fred Bos 06-53245217 Design: Frans Alkemade 06-53245218 Financieel: Eduard Schelfaut 06-53193450 E: info@salonkantoor.nl www.salonkantoor.nl Colofon Deze White Paper is een uitgave van Salonkantoor Auteurs: Fred Bos, Frans Alkemade, Carina Thaens, Eduard Schelfaut. Copyright Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van Salonkantoor 9