INHOUDSOPGAVE PAGINA Voorwoord 4 DEEL 1 1. Uitgangspunten van de verslaggeving 10 2. Profiel van de organisatie 11 2.1 Algemene identificatiegegevens 11 2.2 Organisatie van het concern 11 2.3 Kernactiviteiten 13 2.4 Samenwerkingsrelaties 15 3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 16 3.1 Normen voor goed bestuur 16 3.2 Raad van Bestuur 16 3.3 Raad van Toezicht 16 3.4 Cliëntenraad 20 3.5 Ondernemingsraad 22 3.6 Bedrijfsvoering 27 4. Beleid, inspanningen en prestaties 29 4.1 Meerjarenbeleid 29 4.2 Algemeen kwaliteitsbeleid 30 4.3 Personeel & Organisatie 33 4.4 Financieel beleid 35 DEEL 2 5. Financieel verslag 38 5.1.1 Balans per 31 december 2013 39 5.1.2 Resultatenrekening over 2014 40 5.1.3 Kasstroomoverzicht 42 5.1.4 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 43 5.1.5 Toelichting op de balans 47 5.1.9 Mutatieoverzicht materiële vaste activa/fin. vaste activa 53 5.1.11 Overzicht langlopende schulden 55 5.1.12 Toelichting op de resultatenrekening 56 5.2 Overige gegevens (5.2.1 t/m 5.2.6) 67 5.2.7 Controleverklaring 68
Voorwoord Hierbij presenteer ik u het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording 2014 van Zorgplein Maaswaarden. Dit document bestaat uit twee delen: 1. Het maatschappelijk jaarverslag 2. De jaarrekening In dit jaardocument leest u een verslag over het boekjaar (en kalenderjaar) 2014. Kernactiviteiten Zorgplein Maaswaarden Zorgplein Maaswaarden richt zich op het leveren van zorg aan voornamelijk ouderen in het Land van Heusden en Altena. Het gaat hier om intramurale zorg (verzorgingshuis- en verpleeghuiszorg) in twee zorgcentra en extramurale zorg op de locaties Wijkestein in Wijk en Aalburg en locatie de Notenhoff in Andel. Zorgplein Maaswaarden biedt: Extramurale thuiszorg in de Dongemondse gemeenten, t.w. Aalburg, Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Werkendam en Woudrichem; Huishoudelijke Zorg (voornamelijk in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning WMO) aan cliënten in de gemeente Aalburg; Tafeltje Dekje en maaltijden op locatie; Zorg aan cliënten met een somatische aandoening of beperking; Zorg aan cliënten met een psychogeriatrische aandoening of beperking; Dagbesteding/dagbehandeling in locatie Wijkestein en locatie De Notenhoff. Samenvattend biedt Zorgplein Maaswaarden in 2014: Persoonlijke verzorging; Verpleging; Ondersteunende begeleiding; Activerende begeleiding; Behandeling; Verblijf. De locaties van Zorgplein Maaswaarden Zorgplein Maaswaarden heeft twee locaties: Locatie Wijkestein in Wijk en Aalburg (gemeente Aalburg), op deze locatie bevinden zich; Psychogeriatrisch verpleeghuis de Haven (32 verpleeghuisplaatsen) Somatisch verpleeghuis het Anker (16 verpleeghuisplaatsen) Verzorgingshuis Wijkestein (43 verzorgingshuisplaatsen) Dagverzorging/dagbehandeling (plaats voor 16 deelnemers gedurende 5 dagen p.wk.) Kantoor van de thuiszorg Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden
Locatie de Notenhoff in Andel (gemeente Woudrichem), op deze locatie bevinden zich; Psychogeriatrisch verpleeghuis de Zwaan (19 verpleeghuisplaatsen) Somatisch verpleeghuis de Rib (17 verpleeghuisplaatsen w.v. 6 verz.huispl.) Dagverzorging/dagbehandeling (plaats voor 7 deelnemers gedurende 2 dagen p.wk.) Kantoor van de thuiszorg Andere diensten van Zorgplein Maaswaarden Naast de restaurantfunctie voor onze cliënten, biedt Zorgplein Maaswaarden met de afdeling Gastvrij en Service maaltijden, catering, buffetten aan voor tal van groepen en personen. Tafeltje Dekje is een dienst van ons die enthousiast wordt ontvangen door zelfstandig wonende ouderen in het Land van Heusden en Altena. Inmiddels vervult Zorgplein Maaswaarden al jaren een actieve en zichtbare wijkfunctie binnen de gemeente Aalburg. Hiervoor voorzien we in een uitgebreid aanbod van activiteiten. Zo brengt Maaswaarden de wereld van binnen en buiten met elkaar in verbinding. Waar staat Zorgplein Maaswaarden voor Zorgplein Maaswaarden realiseert in samenwerking met andere organisaties op het gebied van wonen, zorg en welzijn een naadloos zorgcircuit voor ouderen in Aalburg en Woudrichem, ongeacht hun geloofsovertuiging of levensbeschouwing. De algemene christelijke identiteit van Zorgplein Maaswaarden wordt gevormd door de gezamenlijke levensovertuiging van cliënten en medewerkers. Visie van Zorgplein Maaswaarden Zorgplein Maaswaarden is er voor cliënten die zorg nodig hebben, zowel binnen als buiten onze organisatie. We stemmen ons aanbod af op de individuele wensen en behoeften van de cliënten. De benodigde zorg wordt op een kwalitatief verantwoorde en respectvolle manier verleend, waarbij de cliënt het leven kan leiden dat hij of zij wenst. Zorgplein Maaswaarden gaat er bij de dienstverlening van uit dat de mens psychisch, sociaal en lichamelijk een eenheid is. Wat betreft de omgeving, draagt Zorgplein Maaswaarden zorg voor een leefsfeer waar de cliënten en hun familie zich veilig en thuis voelen. Elke cliënt, die in zorg komt bij Zorgplein Maaswaarden, heeft de vrijheid en zelfstandigheid om het leven naar eigen inzicht en beleving in te richten. Zorgplein Maaswaarden stelt haar medewerkers in staat hun werk goed te verrichten. Een goed medewerkerbeleid en het creëren van een motiverend en stimulerend werkklimaat dragen hieraan bij. Ook stellen we onze medewerkers in staat hiervoor de benodigde opleidingen te volgen, zodat zij verantwoorde zorg kunnen blijven leveren. Zorgplein Maaswaarden betrekt haar medewerkers bij de ontwikkeling en uitvoering van het beleid. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 5
In 2013 stelden we gezamenlijk het strategisch beleidsplan van onze organisatie vast. Zorgplein Maaswaarden heeft als basisstrategie om het accent te leggen op warme zorg, veiligheid, genormaliseerd wonen, gerichtheid van medewerkers op totaaloplossingen voor onze cliënten, op hun welzijn en geluk. Deze strategie past uitstekend bij het lokale en vertrouwde karakter van de organisatie. De missie van Zorgplein Maaswaarden Zorgplein Maaswaarden staat voor kwaliteit in alle opzichten. Met elkaar geven we in ons dagelijks werk een concrete invulling aan de visie op zorg- en dienstverlening en dus aan het realiseren van kwaliteit. Met elkaar zorgen we voor en werken we aan tevreden cliënten, hun familie en medewerkers. We vertalen onze visie en missie in onderstaande uitgangspunten: 1. Voortbouwen op onze basisstrategie; 2. Versterking en uitbreiding van ons zorg en diensten aanbod; 3. Prioriteit geven aan scheiden van wonen en zorg; 4. Versterking positionering van extramurale zorg door het creëren van een onderscheidend aanbod; 5. Actief zichtbaar zijn in externe relaties via versterking PR, marketing en strategisch stakeholder management; 6. Investeren in medewerkers en vrijwilligers; 7. Gezonde bedrijfsvoering; 8. Samenwerking met andere zorg-welzijn aanbieders. Het jaar 2014 was voor Zorgplein Maaswaarden een jaar waarin duidelijk werd dat de kwaliteit en veiligheid van zorg onvoldoende was geborgd. Na diverse bezoeken van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) is door de IGZ besloten Zorgplein Maaswaarden onder verscherpt toezicht te stellen. Door de RvT zijn diverse maatregelen genomen waaronder de benoeming van een interim bestuurder en een externe kwaliteitsfunctionaris. Intern is er enorm hard gewerkt om de kwaliteit en veiligheid van zorg weer op het vereiste niveau te brengen. Scholing, adequate aansturing en de inzet van alle medewerkers hebben geresulteerd in het opheffen van het verscherpt toezicht in september 2014. Intern zijn afspraken gemaakt zodat de ingezette acties daadwerkelijk de kwaliteit en veiligheid van zorg duurzaam borgen. Toekomst Zorgplein Maaswaarden gaat mee in de hervormingen van de zorg. Organisaties in de langdurige zorg hebben te maken met keuzes van de overheid die ingrijpende hervormingen impliceren. Zo zijn de budgetten voor de ouderenzorg minder geworden. Ouderen worden gestimuleerd om langer thuis te blijven wonen. Ook Zorgplein Maaswaarden heeft te maken met de gevolgen van deze hervormingen en zoekt manieren om met minder geld dezelfde hoge kwaliteit van zorg en welzijn te blijven leveren. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 6
Om mee te gaan met de hervormingen in de langdurige zorg start Zorgplein Maaswaarden diverse trajecten met als doel dat Zorgplein Maaswaarden een moderne, toekomstbestendige en professionele zorgorganisatie is en blijft, die flexibel meebeweegt met de huidige en toekomstige ontwikkelingen. De focus zal de aankomende jaren liggen op het aanbieden van kwalitatief hoogwaardige onderscheidende zorg en welzijn. Een team van medewerkers die met kennis, kunde en passie in gesprek met onze cliënten ervoor zorgen dat maatwerk wordt gegeven aan onze cliënten. Mei 2015 Mw. Drs. E. Lageweg Bestuurder Zorgplein Maaswaarden Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 7
Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 8
Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 9
Deel 1. Maatschappelijk verslag 1 Uitgangspunten van de verslaglegging Het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording is een gestandaardiseerd document voor zorginstellingen. Zorginstellingen verantwoorden zich hiermee over het gevoerde beleid en de behaalde resultaten. Dit rapport bevat een jaarrekening en een maatschappelijk verslag over het jaar 2014. Deel 1: In hoofdstuk 2 beschrijven we hoe Zorgplein Maaswaarden is georganiseerd, welke zorg we bieden, wie de organisatie leidt en met wie we samenwerken. In hoofdstuk 3 gaan we dieper in op het bestuur, toezicht, cliëntenraad, ondernemingsraad en de bedrijfsvoering. Hoofdstuk 4 geeft zicht op het meerjarenbeleid, kwaliteits- en personeelsbeleid en gaan we in op het financieel beleid. Deel 2: Vanaf hoofdstuk 5 leest u het financieel verslag 2014. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 10
2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Azaleastraat 26 Postcode Plaats Stichting Zorgplein Maaswaarden 4261 CW Wijk en Aalburg Telefoonnummer 0416 698400 Identificatienummer NZa 300-481 Nummer Kamer van Koophandel 41099316 E-mailadres Internetpagina info@maaswaarden.nl www.maaswaarden.nl Zorgplein Maaswaarden levert de volgende functies: Persoonlijke verzorging Verpleging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ Ja Ja Ja Ja Ja Ja Zorgplein Maaswaarden biedt zorg aan de volgende doelgroepen: Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Ja Ja 2.2 Organisatie van het concern Stichting Zorgplein Maaswaarden werkt volgens het Raad van Toezichtmodel. De dagelijkse leiding is in handen van een eenhoofdige Raad van Bestuur. Zorgplein Maaswaarden heeft een toelating voor: Verzorgingshuis Wijkestein (Wijk en Aalburg) Verpleeghuis de Notenhoff (Andel) Verpleeghuis de Haven en verpleeghuis het Anker gevestigd in locatie Wijkestein. Zowel de ondernemingsraad als de cliëntenraad heeft medezeggenschap. Zij zijn beide op stichtingsniveau gevormd. Op de volgende pagina vindt u ons organigram. Aan deze structuur wordt per 1-11-2014 vorm gegeven. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 11
Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 12
2.3 Kernactiviteiten Zorgplein Maaswaarden en nadere typering Zorgplein Maaswaarden richt zich op het leveren van zorg aan voornamelijk ouderen in het Land van Heusden en Altena. Het gaat hier om intra- en extramurale zorg in twee zorgcentra op de locaties Wijkestein in Wijk en Aalburg en locatie de Notenhoff in Andel. Zorgplein Maaswaarden biedt: Thuiszorg in de Dongemondse gemeenten, t.w. Aalburg, Drimmelen, Oosterhout, Geertruidenberg, Werkendam en Woudrichem; Huishoudelijke Zorg (voornamelijk in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning WMO) aan cliënten in de gemeente Aalburg; Tafeltje Dekje en maaltijden op locatie; Zorg aan cliënten met een somatische aandoening of beperking en cliënten met een psychogeriatrische aandoening of beperking; Dagverzorging/dagbehandeling op locatie Wijkestein en locatie de Notenhoff. Samenvattend biedt Zorgplein Maaswaarden in 2014: Persoonlijke verzorging; Verpleging; Ondersteunende begeleiding; Activerende begeleiding; Behandeling; Verblijf. Productie, medewerkers en opbrengsten Het aantal dagen intramurale verpleeghuiszorg is ten opzichte van 2013 gestegen met ruim 15%. Dit komt vooral door de omzetting in de Notenhoff van verzorgingshuis-plaatsen naar verpleeghuisplaatsen. Het aantal dagen intramurale verzorgingshuiszorg is gedaald met ruim 15%. Dit is een gevolg van de omzetting van verzorgingshuisplaatsen de Notenhoff naar verpleeghuis de Notenhoff en het niet meer bezetten van zorgappartementen Wijkestein i.v.m. project Scheiden Wonen en Zorg (SWZ). Het aantal uren extramurale zorg is gestegen met ruim 21%.Het aantal dagdelen dagbesteding/dagbehandeling is gestegen met 23%. Hierbij zien we een forse toename van het aantal cliënten. De productie van de WMO is gedaald met ruim 4%. De tarieven zijn door de gemeente geïndiceerd op basis van het doorlopend contract. De verhouding huishoudelijke verzorging 2 t.o.v. het totaal aantal uren huishoudelijke verzorging is met 6,9% - gelijk gebleven. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 13
Verpleging en verzorging Kerngegevens productie, capaciteit, medewerkers en opbrengsten VVT (exclusief jeugdgezondheidszorg en kraamzorg): Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten /productie/capaciteit Aantal intramurale cliënten in verslagjaar 184 Aantal feitelijke intramurale plaatsen op 31 december 127 Aantal extramurale cliënten excl. cliënten dagactiviteiten op 31 104 december Aantal uren extramurale productie in verslagjaar 29.022 Aantal cliënten dagactiviteiten op 31 december 24 Aantal dagdelen dagactiviteitenin verslagjaar 6237 Aantal cliënten Huishoudelijke hulp WMO op 31 december 108 Aantal uren Huishoudelijke hulp productie in verslagjaar 16.893 Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar 19.766 Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar 26.427 Medewerkers Aantal medewerkers in loondienst op 31 december 343 Aantal FTE medewerkers in loondienst op 31 december 145 Bedrijfsopbrengsten Totale bedrijfsopbrengsten in verslagjaar 11.570.183 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 10.432.067 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 1.138.116 Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 14
Samenwerkingsrelaties Zorgplein Maaswaarden hecht veel waarde aan goede samenwerking. In het belang van een efficiënte en effectieve zorg- en dienstverlening verhoogt onze samenwerking in de keten een adequate afstemming met de diverse partners. Samenwerking is voor ons geen doel op zich maar een adequaat middel om de kwaliteit van onze dienstverlening optimaal af te stemmen op de ondersteuningsvragen van cliënten. In 2014 werkt Zorgplein Maaswaarden samen met diverse organisaties en neemt deel aan de ketens: Stichting Trema, dementieconsulentschap Netwerk Palliatieve zorg Stadsgewest Breda Huisartsencoöperatie (HAGRO) Zorgnetwerk Land van Heusden en Altena Stichting de Riethorst/Stromenland Stichting Thebe Stichting Prisma Woonservice Meander Werkendam Woonlinie Woudrichem Gemeente Aalburg (Wijk en Aalburg) Gemeente Woudrichem (Andel) Inspectie voor de Gezondheidszorg WOZ: West Brabant Overleg Zorg Zorgkantoor West-Brabant Rabobank Altena GeriCare Novicare Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 15
3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering 3.1 Normen voor goed bestuur Zorgplein Maaswaarden voldoet aan de Zorgbrede Governance Code. Hiermee voldoet de organisatie aan de eisen van de WTZi (Wet Toelating Zorginstellingen). We hebben Health Care Governance uitgewerkt in onderstaande beleidsvelden: Kwaliteitsbeleid Medewerker beleid Financieel beleid 3.2 Raad van Bestuur/directie De eindverantwoordelijkheid voor Zorgplein Maaswaarden ligt in handen van een eenhoofdige Raad van Bestuur. De bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur liggen vast in de statuten en in het bestuursreglement. De Raad van Toezicht stelt de bezoldiging van de Raad van Bestuur vast conform de beloningscode NVZD. Voor de bezoldiging wordt verwezen naar de toelichting op de winst- en verlies rekening in de jaarrekening (Deel 2). 3.3 Verslag Raad van Toezicht 2014 De verantwoordelijkheden en taken van de Raad van Toezicht liggen vast in de statuten en zijn geëxpliciteerd in het Reglement Raad van Toezicht. De kern van het toezicht spitst zich toe op de kwaliteit en veiligheid van de zorg, de continuïteit van de organisatie en op het op juiste wijze invulling geven aan de werkgeversrol. Naast de toezichthoudende rol functioneren de leden van de Raad van Toezicht vanuit hun deskundigheid, kennis en ervaring als adviseur voor het Bestuur. De Raad van Toezicht conformeert zich in zijn toezichthoudende functie aan de taken, zoals die in de Zorgbrede Governancecode zijn vastgelegd. De Raad van Toezicht functioneert onafhankelijk van het Bestuur. Elk lid functioneert zonder mandaat of ruggespraak. Elk lid van de Raad van Toezicht beschikt over een specifieke deskundigheid c.q. specifieke achtergrond ter verhoging van de kwaliteit als geheel. Daarnaast is elk lid van de Raad van Toezicht een generalist met de benodigde kwaliteiten om de verschillende aspecten integraal af te wegen. De Raad van Toezicht werkt niet met vaste commissies. Op specifieke thema s wordt de deskundigheid van één of twee leden van de Raad van Toezicht tijdelijk ingezet. Om de deskundigheid binnen de Raad van Toezicht te bevorderen is in verslagjaar door voorzitter en leden deelgenomen aan diverse bijeenkomsten van o.a. de NVTZ. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 16
De Raad van Toezicht hecht grote waarde aan de positie van en relatie met de medezeggenschapsorganen. In het verslagjaar heeft meermalen overleg plaatsgevonden van Ondernemingsraad en de Cliëntenraad met Raad van Toezicht of met zijn vertegenwoordigers. De voorzitter en leden van de Raad van Toezicht worden voor hun werkzaamheden gehonoreerd volgens de vigerende Wet Normering Topinkomens en de daarop gebaseerde adviesregeling van de NVTZ, de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. Over deze vergoeding is BTW verschuldigd. Voor de Raad van Toezicht lag in 2014 het focus vooral op de kwaliteit en veiligheid van zorg. Per 3 maart 2014 werd Zorgplein Maaswaarden onder verscherpt toezicht gesteld van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). Dit om reden dat de IGZ bij herhaling constateerde dat een aantal aspecten van de zorgverlening met name op het gebied van de kwaliteit en veiligheid niet voldeden aan de normen zoals deze zijn gesteld door de IGZ. De wijze van aansturing en het ontbreken van concrete en voldoende resultaten gaf de IGZ onvoldoende vertrouwen dat de veiligheid van zorg was geborgd. Het onder verscherpt toezicht staan heeft geleid tot bestuurlijke consequenties c.q. bestuurswisseling. De heer Dick Blom werd aangesteld als interim bestuurder met de opdracht om binnen de gestelde termijn de zorg op niveau te brengen. Ter ondersteuning van de interim bestuurder en specifiek op het gebied van kwaliteit en veiligheid van zorg heeft de Raad van Toezicht een externe kwaliteitsfunctionaris tijdelijk benoemd. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar maandelijks vergaderd en heeft zich in elke vergadering laten informeren over de stand van zaken. De Raad van Toezicht heeft zich extern laten begeleiden om het proces op een juiste en adequate wijze te kunnen sturen. Op 11 september 2014 heeft de IGZ het verscherpt toezicht opgeheven en sprak het vertrouwen uit in de besturing en aansturing van de organisatie. In september 2014 is gestart met de werving en selectie van een bestuurder om de functie definitief in te vullen, Het traject is begeleid door een extern bureau. Per 1 november 2014 is mevrouw drs. Els Lageweg door de Raad van Toezicht aangesteld als bestuurder van Zorgplein Maaswaarden. Overige thema s die in 2014 aan de orde zijn geweest: jaarrekening en jaarverslag 2013 jaarplan 2014 financiële ontwikkelingen: m.n. specifieke aandacht voor de liquiditeitspositie personeelsformatie productie scheiden wonen en zorg Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 17
De accountant heeft verslag gedaan van zijn onderzoek van de jaarrekening 2013. De jaarrekening en het accountantsverslag zijn door de Raad van Toezicht in aanwezigheid van de accountant besproken. Samenstelling Raad van Toezicht De heer P.M.C. Smulders heeft zijn lidmaatschap van de Raad van Toezicht per 31 december 2014 beëindigd om reden van beëindiging tweede termijn. Via openbare werving is de heer mr. P. N. van Eijk per 1 januari 2014 aangesteld als lid van de Raad van Toezicht met het aandachtsgebied juridische zaken en als vertegenwoordiger van de Ondernemingsraad. Per 1 januari 2015 bestaat de Raad van Toezicht uit de voorzitter en drie leden. De Raad van Toezicht beraadt zich in 2015 over de samenstelling van de Raad van Toezicht c.q. welke aanvullende deskundigheden in de raad gewenst zijn. De Raad van Toezicht is ultimo 2014 als volgt samengesteld: Naam Functie/ aandachtsgebied Maatschappelijke functies/ nevenfuncties Datum aftreden/ herbenoeming Mw. Drs. H.W.M. Beaard Voorzitter Gepensioneerd 1 Januari 2016 (eerste termijn) Kwaliteit en veiligheid van zorg Directeur Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg ( NIAZ) ( tot 01-01-2012) Toezichthouder Het Spectrum, Dordrecht Toezichthouder Ziekenhuis Bernhoven, Uden Dhr. A.A. van Dalen MBA Vicevoorzitter/ Secretaris Gepensioneerd 31 december 2015 ( tweede termijn) Directeur-bestuurder Rabobank (tot 31-03-2013) Financiën Vicevoorzitter Raad van Commissarissen Woonlinie Toezichthouder Stichting Merinos, Dordrecht Dhr. P.M.C. Smulders Lid Directeur Smulders Jobcoaching 31 december 2014 ( tweede termijn) Besturing zorgorganisatie Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 18
Naam Functie/ aandachtsgebied Maatschappelijke functies/ nevenfuncties Datum aftreden/ herbenoeming Dhr. Mr. P.N. van Eijk Lid Personeel- en bedrijfsadvisering 1 januari 2018 (eerste termijn) Juridische zaken Vertegenwoordiger Ondernemingsraad Dhr. Drs. J. Hoekstra Lid Gepensioneerd 1 januari 2017 ( eerste termijn) Zorg Huisarts Vertegenwoordiger Cliëntenraad Lid van de Commissie van Toezicht Detentiecentrum Rotterdam Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 19
3.4 Cliëntenraad (CR) Voorwoord De CR is duidelijk zichtbaar binnen de organisatie en wordt betrokken bij de afdelingsgesprekken met cliënten. De CR is actief bij het wel en wee van de organisatie. De betrokkenheid van de CR is groot en het onderling vertrouwen is goed. De cliëntenraad heeft gestructureerd overleg met de bestuurder. In 2014 vergaderde de CR zeven keer en voerde ze overleg met bestuurder. Jaarlijks heeft de CR overleg met de vertegenwoordiger van de CR in de Raad van Toezicht. In maart werd een nieuw lid aangesteld voor de vacature van verpleeghuis het Anker. De voorzitter is in juni afgetreden i.v.m. met beëindiging zittingstermijn en leeftijd. De vicevoorzitter fungeert vanaf die tijd als voorzitter tot de vacature vervuld is. In september zijn 2 vacatures ontstaan voor het verpleeghuis de Haven en het verzorgingshuis Wijkestein. Samenstelling De samenstelling van de CR was einde verslagjaar als volgt: Vicevoorzitter/secretaris: dhr. H. Hendriks Leden: Dhr. H. Hendriks, namens woon-zorgcomplex Munnikenstate Mw. I. Kant, namens verpleeghuis de Notenhoff Dhr. J. Groenenberg, namens verpleeghuis de Notenhoff Mw. C. Hoefnagel, namens verpleeghuis het Anker Mw. A. van Wijk-Versteeg, namens woon-zorgcomplex Eijkenhof Vacature woon-zorgcomplex Kronenburg Vacature verzorgingshuis Wijkestein Vacature verpleeghuis de Haven Vacature voorzitter Er worden acties ondernomen om deze vacatures op te vullen. Overzicht van behandelde onderwerpen 1. Vaststelling aanpassingen in het reglement voor de cliëntenraad Het reglement is aangepast. De voorzitter is tevens secretaris, er is geen penningmeester. Er is geen begroting en jaarrekening wel een eigen budget. Conclusie: er worden acties uitgezet om een penningmeester te benoemen. De cliëntenraad gaat akkoord met de wijziging en stelt het reglement vast. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 20
2. Vaststelling begroting 2014 De begroting 2014 is besproken en vastgesteld. 3. Vaststellen profielschets leden van de CR M.b.t. algemene eisen wordt kennis en ervaring verwacht, echter specifieke deskundigheid hoeven niet alle leden te hebben, maar moet wel aanwezig zijn in de CR. Daarom is het belangrijk eerst een oriënterend gesprek te voeren met kandidaatleden en hen uit te nodigen bij een vergadering. De profielschets voor nieuwe leden is besproken in de CR en vastgesteld. 4. Positief advies structuurnota Op weg naar een organisatie met toekomst De nieuwe structuur waarin voorgesteld wordt te werken met zelforganiserende teams legt de verantwoordelijkheid voor een groot deel bij de teams in de organisatie. De structuurwijziging heeft te maken met voortschrijdend inzicht. 5. Instemmen met Jaardocument care 2013 Het integrale jaarverslag wordt duidelijk, prettig leesbaar en goed verzorgd gevonden. 6. Instemmen met benaderen van cliënten n.a.v. onderzoek waar hebt u recht op in een AWBZ-instelling Er is onderzoek gedaan door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) naar de informatievoorziening binnen de organisatie en met name of de voorzieningen getrouw worden uitgevoerd. Instemming CR is nodig om de cliënten te kunnen benaderen. Als de huidige bewoners nog aanspraak hebben op vergoeding van bepaalde kosten dan ontvangen zij deze. Alle cliënten/ contactpersonen worden hierover benaderd. 7. Positief advies uitgebracht t.a.v. de aan te stellen nieuwe bestuurder Mw. drs. E. Lageweg is door de Raad van Toezicht voorgedragen als nieuwe bestuurder. Na een gesprek met haar heeft de CR hierover positief geadviseerd. 8. Instemmen met de financiële rapportages Ieder kwartaal krijgt de CR inzicht in de financiële rapportages. In 2014 was de interim manager bedrijfsvoering aanwezig bij de vergadering om toelichting te geven. 9. Kennisname Sociaal Plan Door de ondernemingsraad is met behulp van een extern deskundige een Sociaal Plan opgesteld. Dit is ter kennisname aangeboden aan de CR. De CR vindt het een goed sociaal plan. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 21
3.5 Ondernemingsraad (OR) Voorwoord De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft aan dat de OR elk jaar van haar werkzaamheden een verslag opstelt. In dit jaarverslag worden alle werkzaamheden van de OR kort beschreven. Bijzondere situatie in 2014 Het jaar 2014 is voor Zorgplein Maaswaarden en de Ondernemingsraad een bijzonder roerige periode geweest. Ten gevolge van het verscherpt toezicht van de Inspectie Gezondheidszorg werden veranderingen doorgevoerd in bestuur, management en specialistische ouderenzorg. Een tijdelijke adviseur kwaliteit werd ingezet om te voldoen aan de eisen van de Inspectie. In september 2014 komt het positieve bericht dat de Inspectie Gezondheidszorg het Verscherpt Toezicht heeft beëindigd. De Raad van Toezicht heeft per 1 november 2014 een nieuwe bestuurder benoemd. Sociaal Plan De Interim-Bestuurder heeft aan de OR voorgesteld om tussen hem en de OR te gaan onderhandelen over een Sociaal Plan voor ZPMW. Dit voorstel is uitzonderlijk, omdat die onderhandelingen veelal tussen Bestuurder en vakbonden worden gehouden. Bestuurder heeft echter een positieve ervaring met deze aanpak. De OR heeft zich hierover beraden en daarvoor een extern adviseur ingeschakeld. De OR heeft besloten om de scholing van 2014 volledig te richten op het onderhandelen over een Sociaal Plan. Na een gerichte bijscholing is de OR samen met de extern adviseur over het Sociaal Plan voor ZPMW gaan onderhandelen. Die onderhandelingen tussen OR en Bestuurder zijn constructief en relatief snel verlopen. De OR is tevreden over het resultaat en heeft dit resultaat daarna voorgelegd aan medewerkers van Zorgplein Maaswaarden. Het resultaat van de onderhandelingen is zeer positief door de medewerkers ontvangen. Vervolgens is het Sociaal Plan ZPMW door de OR ondertekend. Onderwerpen De OR heeft in 2014 over de volgende onderwerpen (exclusief de advies- en instemmingsaanvragen en het Sociaal Plan) overleg met Bestuurder gevoerd: o Aanpassing OR-reglement o Begroting OR 2015 o Document interne- en controlesystemen o Evaluatie project In voor Zorg (transitie Thuiszorg) o Evaluatie overeenkomst OR-Bestuurder o Financiële rapportages ZPMW Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 22
o Huishoudelijke zorg (WMO) o Inroostering medewerkers o Instellen van een Hygiënecommissie o Integraal Jaarverslag 2013 ZPMW o Kwaliteit- en veiligheidsmanagement (i.s.m. Prisma) o Kwartaalblad OR o Linnenkamer o Onderhoud gebouwen (Meander) o Onderzoek naar de administratieve processen en systemen (AAG) o Onderzoek naar verbetering efficiëntie personeelsinzet (Déhora) o Onderzoek naar werkprocessen medicijnverstrekking (Forma Specialist) o Opdracht interim-manager V&V o Overplaatsing Paramedisch Team (naar Novicare) o Plan van aanpak reorganisaties ZPMW o Positie van de 0-uurders o Procedure verstrekking dienstkleding o Scheiden Wonen en Zorg o Stand van zaken m.b.t. de interim-functies o Startnotitie HRM o Strategisch beleidsplan ZPMW o Transitie Notenhoff o Verzuimcijfers medewerkers o Voortgangrapportages Interim-Bestuurder o Voortgang verbeteringen n.a.v. inspectiebezoek IGZ (Verscherpt Toezicht) o Vrijwilligersbeleid o Werkkostenregeling ZPMW 2015 o Werkplan OR 2014 o Werkplekonderzoek medewerker kantoor Het Anker Adviesaanvragen Adviesaanvragen gaan over organisatorische, financiële en economische aspecten. Dit betreft in de regel reorganisaties. De OR heeft recht om een advies op een voorgenomen besluit op dit beleidsterrein te geven. De volgende adviesaanvragen zijn in 2014 ontvangen en door de OR behandeld: o Benoeming nieuwe bestuurder o Quickscan ter verbetering documenten- en informatiebeheer (Allbidigit) o Transitie Thuiszorg o Uitplaatsing Paramedische Dienst (naar Novicare) o Wijziging organisatiestructuur ZPMW Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 23
Bij de benoeming van de nieuwe bestuurder heeft de OR een positief advies gegeven met daarbij het advies om de financieel-economische deskundigheid in het management van ZPMW te borgen. Het verslag van het onderzoek naar de verbetering documenten- en informatiebeheer (Allbidigit) heeft de OR ter kennisname aangenomen. De OR is vooral benieuwd naar een Plan van Aanpak en pleit voor voldoende begeleiding en bijscholing van de betreffende medewerkers. Over de uitplaatsing van de Paramedische Dienst heeft de OR een positief advies gegeven. Wel is er verheldering gevraagd over de argumentatie van het boventallig verklaren van de functie van maatschappelijk werk. De adviesaanvraag over de wijziging van de organisatiestructuur van ZPMW betreft alleen de topstructuur van ZPMW. Hierbij heeft de OR een voorlopig en positief advies gegeven. Hierbij is door de OR aangegeven dat het standpunt van de OR over die topstructuur kan wijzigingen na het aanleveren van een adviesaanvraag van de totale organisatiestructuur van ZPMW. Instemmingsaanvragen Instemmingsaanvragen hebben te maken met regelingen die het personeel aangaan. De OR heeft het recht om instemming op een voorgenomen besluit op dit beleidsterrein te geven. De volgende instemmingsaanvragen zijn in 2014 ontvangen en door de OR behandeld: o Aanvraag over Zorgfuncties o Beeldschermbril o Beleid m.b.t. ZZP ers o Cameratoezicht o Functiebeschrijving Coach Extramurale Teams o Klokkenluidersregeling o Overplaatsing Medewerkers (mobiliteitsbeleid) o Wijziging Werktijdenregeling Thuiszorg Enkele van deze instemmingsaanvragen (aanvraag over zorgfuncties, functiebeschrijving coach extramurale teams en overplaatsing medewerkers) zijn door de wisselingen van bestuurders later ingetrokken en zijn dus niet meer door de OR behandeld. De OR heeft ingestemd met de volgende regelingen of protocollen: beeldschermbril; cameratoezicht en klokkenluidersregeling. De OR heeft instemming gegeven over het nieuwe beleid voor ZZP ers. De OR heeft geen instemming verleend aan de wijziging werktijdenregeling Thuiszorg. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 24
Verkiezingen en samenstelling OR De zittingsduur van de OR is bepaald op 3 jaar. Elke drie jaar worden er verkiezingen voor de OR gehouden. De vorige OR-verkiezingen zijn in het voorjaar 2012 gehouden. De komende OR-verkiezingen zullen in het voorjaar 2015 zijn. De samenstelling van de OR is in 2014 als volgt: Voorzitter: Dicky Vijver Vicevoorzitter: Metha Beck Leden: Arnaud v.d. Pol Jenneke van Breugel Jacqueline Bouman De laatste maanden van 2014 heeft Jacqueline Bouman de functie van vicevoorzitter van Metha Beck overgenomen. Het reglement van de OR is in 2014 aangepast naar een samenstelling van drie kiesgroepen: intramurale zorg (2 leden); extramurale zorg (2 leden) en ondersteunende/ facilitaire dienst (1 lid). Tevens is het OR-reglement in 2014 aangepast aan de wijziging van de wet (WOR). De Ondernemingsraad wordt (beleidsmatig, organisatorisch en secretarieel) ondersteund door Paul Buijs als ambtelijk secretaris OR. Functioneren van de OR Gezien de roerige periode in 2014 heeft de OR de handen vol gehad om alle ontwikkelingen bij te houden en waar nodig daar een antwoord op te geven en/of zelf initiatieven daarvoor te ontplooien. Een werkwijze van de OR om alle formele advies- en instemmings-aanvragen te kunnen behandelen is het werken via werkgroepen. Een werkgroep van veelal twee OR-leden verdiept zich in het onderwerp en bereidt een voorstel voor de OR voor. Dat voorstel kan zijn om nadere informatie in te winnen, te onderhandelen of direct met de aanvraag akkoord te gaan. Een tweede manier van de OR om de werkdruk beter aan te kunnen is het stellen van prioriteiten. Belangrijke onderwerpen worden met voorrang opgepakt, terwijl minder urgente en/of minder essentiële onderwerpen later of helemaal niet door de OR worden opgepakt. Een proactieve OR De OR heeft bij enkele urgente en essentiële onderwerpen besloten om zich proactief in die onderwerpen te verdiepen. Zo heeft de OR aan de interim bestuurder aandachtspunten over het project scheiden wonen en zorg meegegeven zodat in een plan van aanpak die ijkpunten van de OR naar voren zullen komen. Bij enkele belangrijke onderwerpen, zoals de huishoudelijke zorg/wmo en de transitie Thuiszorg heeft de OR verhelderende vragen aan de Bestuurder gesteld. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 25
Een derde voorbeeld is de Klokkenluidersregeling. De OR heeft geconstateerd dat er sinds september 2013 een regeling voor klokkenluiders bij ZPMW is. Die regeling is echter niet ter instemming aan de OR voorgelegd. Vandaar dat de OR proactief die regeling heeft bestudeerd. De feedback van de OR op die regeling heeft de OR aan de Bestuurder voorgelegd met de bedoeling om die regeling voor de betreffende medewerkers meer laagdrempelig te maken. Dit heeft tot een aanpassing van die regeling geleid. Communicatie OR De Ondernemingsraad vindt het van belang om over haar reilen en zeilen te communiceren. Door de OR worden per mail en op het intranet de (vastgestelde) verslagen van ORvergaderingen en Overlegvergaderingen gepubliceerd. Tevens wordt door de OR in de regel elk kwartaal een OR-bulletin met actuele onderwerpen opgesteld en doorgegeven om zo de achterban van de werkzaamheden van OR te informeren. De OR vindt het ook belangrijk om signalen van de medewerkers te ontvangen om zo te horen wat er bij de medewerkers speelt. De leden van de OR hebben hiervoor een belangrijke rol om voor de OR die signalen van de medewerkers te horen en waar nodig daar actie op te ondernemen. De communicatie van de OR met de achterban is immers wederkerig. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 26
3.6 Bedrijfsvoering De Raad van Bestuur van Zorgplein Maaswaarden draagt zorg voor een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem in de zorginstelling. Er wordt gewerkt met een geïntegreerd veiligheidsbeleid dat is opgesplitst in de onderstaande aandachtsgebieden: Zorgverlening; Medewerkers; Bedrijfsvoering. Planning- en controlcyclus Zorgplein Maaswaarden werkt met een planning- en controlcyclus van een kalenderjaar waarin de doelstellingen van het strategisch plan zijn opgenomen. De planning bestaat uit: Jaarwerkplan; Operationele planning (productie, medewerkers, middelen); Begroting. Ieder kwartaal worden de data uit de formele rapportages geëvalueerd; de financiële kwartaalrapportage en de voortgangsrapportages van de doelen vanuit het jaarwerkplan. In het 2 e halfjaar 2014 is deze werkwijze door onder toezichtstelling van de inspectie en de financiële situatie aangepast en is er een bezuinigingsprogramma afgekondigd. Vervolgens is de begroting 2014 geactualiseerd naar de feitelijke stand van zaken, waarin opgenomen zijn de feitelijke zorginkoop, de geleverde productie per organisatieonderdeel, de werkelijke gemaakte kosten en de ingezette formatie/uren in relatie tot de normen van de NZA. Deze dynamische begroting is vervolgens maandelijks geactualiseerd. Tevens is maandelijks een actuele liquiditeitsprognose opgesteld. De cyclus wordt in 2014 afgesloten met het opmaken van de nacalculatie en de jaarrekening/ jaarverslaglegging. Verder is in 2014 een start gemaakt met het uitvoeren van diverse analyses: - Waar nodig de administratieve processen en systemen zodanig aanpassen dat de informatievoorziening verbetert en de kwetsbaarheid op de korte en langere termijn afneemt; - Het verschaffen van inzicht in het documentair informatiebeheer en waar relevant verbeteringen doorvoeren, mogelijk digitaliseren; - Efficiëntere inzet van medewerkers; - I&A scan. De adviezen worden meegenomen in de kaderbrief voor het jaar 2015. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 27
Ook voor 2014 zijn er zowel met het Zorgkantoor als met de Dongemondse gemeenten productieafspraken gemaakt voor de intramurale- en extramurale zorg. Voor een deel van de extramurale zorg gebruikt het Zorgkantoor een zogenaamd tentatief model waarbij zij de hoogte van de afspraken gedurende het jaar aanpassen. Hierbij vergelijken ze de totale vraag met de contracteerruimte. In september 2014 zijn de limitatieve afspraken gebaseerd op de gerealiseerde productie tot dat moment. Dit model werd al enkele jaren toegepast en tot 2014 was er altijd voldoende ruimte voor de werkelijke productie. In 2014 is daar een einde aan gekomen. Het Zorgkantoor houdt zich strikt aan de gemaakte afspraken en afhankelijk van de regionale en landelijke ruimte is herschikking mogelijk. In 2015 zal die lijn zich voortzetten, inclusief de landelijke korting van 11% op het budget van 2014. De zorginkoop 2015 heeft dat al duidelijk gemaakt. Voor de intramurale zorg zijn de afspraken in 2013 gewijzigd in verband met de nieuwbouw van verpleeghuis de Notenhoff. Hierdoor is het aantal afgesproken dagen voor het verzorgingshuis verlaagd en voor het verpleeghuis verhoogd. Vanwege het aantal cliënten met een lagere ZZP in de Notenhoff zijn er afspraken gemaakt over substitutie. De tarieven zijn vastgesteld op basis van de NZA-normering. Deze tarieven zijn in lijn met voorgaande jaren met een korting op cliënten met een ZZP 1 t/m 3. Het contract met de gemeente Aalburg voor de levering van huishoudelijke zorg in het kader van de WMO loopt door, waarbij de tarieven conform contract zijn geïndexeerd. In het contract met de gemeenten zijn geen productie aantallen opgenomen. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving treden er grote veranderingen in de zorg op ingaande 1-1-2015. Dit betreft verdere invoering van de NHC maar vooral het extramuraliseren van cliënten met een ZZP 1 t/m 3 hetgeen grote invloed heeft op de huidige kwalitatieve en kwantitatieve formatie voor het verzorgingshuis Wijkestein. Administratieve organisatie De administratieve organisatie en interne controle is inmiddels dusdanig ingericht dat valide informatie periodiek aangeboden kan worden. Echter verdere aanscherping van de administratieve organisatie en in de interne controle is dringend noodzakelijk. Deze aanscherping zal zich richten op alle aangeleverde data m.b.t. productie, medewerkers, kwaliteitsnormen en inkoop. Tevens zal de noodzakelijke kennis, kunde en efficiënte inzet van medewerkers de volle aandacht vragen. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 28
4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Zorgplein Maaswaarden Samenvatting strategische punten 2014-2016. Eigen kracht en zelfstandigheid als uitgangspunt en benutten van de voordelen van kleinschaligheid. Voortbouwen op de visie van genormaliseerd wonen, zorg en welzijn dichtbij. Totaaloplossingen en maatwerk voor onze cliënten bieden. Versterking en uitbreiding van de zorg en welzijn diensten in de bestaande markt en productontwikkeling. Versterking positionering extramurale zorg door het creëren van een onderscheidend aanbod. Actief zichtbaar in externe relaties via versterking PR, marketing en strategisch stakeholder management. Investeren in de deskundigheid van medewerkers en vrijwilligers. Een gezonde, interne organisatie die zo is ingericht dat structuur, cultuur en competenties in lijn liggen met de visie en de gekozen strategische koers. Samenwerking met andere zorgaanbieders met behoud van zelfstandigheid. Samen met de gemeente en de woningcorporatie zal gekeken worden naar een ombuiging van de verzorgingshuisplaatsen naar appartementen nieuwe stijl. De woonvisie van de gemeenten en de ontwikkelingen in het Land van Heusden en Altena zullen medebepalend zijn voor nieuwe doelgroepen in Zorgplein Maaswaarden. De toekomstige veranderingen vragen flexibiliteit en bewustzijn van onze medewerkers. De aankomende jaren zal Zorgplein Maaswaarden inzetten op duurzame inzetbaarheid. Met kennis, kunde en passie kunnen medewerkers de professional zijn die passende zorg geeft aan onze cliënten. Voor wat betreft de ondersteunende afdelingen zal Maaswaarden intensiever dan tot nu toe, gebruik maken van kennis en kunde van onze netwerkpartners. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 29
4.2 Algemeen kwaliteitsbeleid Eind 2014 zijn in Zorgplein Maaswaarden de taken op het gebied van Kwaliteit en ARBO samengevoegd onder de noemer Kwaliteit en Veiligheid. In dit verslag zullen zowel Kwaliteit als ARBO worden beschreven. Algemeen kwaliteitsbeleid Zorgplein Maaswaarden staat in alle opzichten voor kwaliteit van zorg. Het uitgangspunt is dat cliënten centraal staan in onze bejegening en ons handelen. Zorg en welzijn op maat is hierbij het doel. Met elkaar, medewerkers en vrijwilligers, wordt dagelijks vorm en inhoud gegeven aan deze kwaliteit. Alle activiteiten bij Zorgplein Maaswaarden die zich richten op het zichtbaar maken, handhaven en bevorderen van de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening, vallen onder kwaliteitszorg. Om dit inzichtelijk te maken, hanteren we de Deming-cyclus: plan-do-check-act. De uitvoering van het kwaliteitsbeleid is terug te vinden in ons handboek, het geheel van richtlijnen, procedures, instructies en tools die worden ingezet. Een groot deel van alle protocollen, procedures en afspraken heeft direct of indirect te maken met veilige zorg- en dienstverlening. Het werken aan veiligheid is dan ook een onderdeel van het werken aan kwaliteit en verloopt volgens dezelfde plan do-check-act cyclus. Tevredenheid cliënten De kwaliteit van de geleverde zorg wordt afgemeten aan de hand van de tevredenheid van onze cliënten en aan de externe normen. In 2014 heeft Zorgplein Maaswaarden een tevredenheidonderzoek gehouden onder de cliënten. Daaruit blijkt dat cliënten tevreden zijn over de zorg- en dienstverlening bij Zorgplein Maaswaarden. Op diverse onderwerpen wordt hoger gescoord dan het landelijk gemiddelde, zoals bijvoorbeeld op privacy. De onderwerpen waarop minder werd gescoord, zijn in een verbeterplan verwerkt in samenspraak met de cliëntenraad. De onderwerpen waren: Gerichte aandacht voor cliënten; Schoonmaak van de appartementen; Structuur in de ochtendzorg. Klachten Het aantal klachten in een organisatie zijn signalen en geven feed back over bepaalde zaken die niet goed gaan. Het helpt de organisatie om verbeteringen aan te brengen. Uitgangspunt bij Zorgplein Maaswaarden is om de klacht bij de bron op te lossen. In 2014 zijn twaalf klachten binnen gekomen. De meeste klachten gingen over bereikbaarheid en communicatie. Alle klachten zijn naar tevredenheid opgelost. Daarnaast is gestuurd op een structurele borging van open, duidelijke communicatie en bereikbaarheid. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 30
Verscherpt Toezicht Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) Zorgplein Maaswaarden heeft in 2014 een periode onder verscherpt toezicht gestaan van de IGZ. De IGZ concludeerde dat Zorgplein Maaswaarden op een aantal onderwerpen niet voldeed aan de door de IGZ gestelde normen. Het ging hierbij om: BOPZ; medische zorg; medicatie toediening; opslag medicatie; zorgleefplannen. Op basis van de vastgestelde tekortkomingen is er een integraal plan gemaakt om de benodigde verbeteringen door te voeren. Een hertoetsbezoek van de Inspectie vond in augustus 2014 plaats. De Inspectie constateerde dat Zorgplein Maaswaarden fors geïnvesteerd had in sturing op kwaliteit en veiligheid en scholing. De verbeterde zorgplansystematiek werd positief beoordeeld. De gemaakte inhaalslag was zichtbaar en meetbaar, waardoor de uitvoering en de evaluatie van de zorg voldoende was verbeterd. Ook een scholingsbeleid op zorginhoudelijke thema s is vastgelegd waaronder een scholing op de BOPZ welke uitgevoerd werd in 2014. De IGZ concludeerde op basis van de bevindingen van het bezoek in augustus 2014 dat de randvoorwaarden en processen aanwezig zijn die garant staan voor veiligheid, effectiviteit en cliëntgerichtheid van de zorg. Met als resultaat dat het verscherpt toezicht werd opgeheven in september 2014. Hertoetsing kwaliteitscertificaat In november 2014 heeft de externe audit plaatsgevonden door de certificerende instelling KIWA. Na het oplossen van een aantal tekortkomingen is het certificaat voor Zorgplein Maaswaarden wederom verlengd. Veiligheid Meldingen Incidenten Cliënten (MIC) In 2014 waren er 232 meldingen van incidenten met medicatie. Alle genomen acties op het gebied van medicatie meldingen hebben betrekking op de genoemde verbeterpunten gerelateerd aan het verscherpt toezicht. Hieraan ten grondslag lag een verbeterplan ter bevordering van de afstemming in de medicatieketen. In 2014 zijn er 287 valincidenten geregistreerd. Op organisatie- of afdelingsniveau en cliëntniveau zijn maatregelen getroffen om het aantal valincidenten te reduceren. Medewerkers, vrijwilligers en familie zijn geïnformeerd over de risico s van vallen. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 31
Er zijn bewegingssensoren geplaatst en er is intensief overleg gevoerd met familieleden, onder andere over de aanschaf van passend schoeisel. Het blijft een balans zoeken tussen het nemen van aanvaardbare risico s en de bewegingsvrijheid van onze cliënten. Meldingen Incidenten Medewerkers (MIM) In 2014 zijn 6 incidenten met betrekking tot medewerkers gemeld. Er zijn twee MIM meldingen die betrekking hadden op een fysieke aanvaring tussen een bewoner en een medewerker. In beide gevallen pakte de bewoner de medewerker fors vast met lichamelijk letsel en verzuim tot gevolg. Deze incidenten zijn besproken in het Multidisciplinair Overleg (MDO) Prik- en spatincidenten kwamen respectievelijk 3 keer voor. In twee van deze gevallen was sprake van een prikincident met een gebruikte naald. In het andere geval was sprake van een spatincident bij een alcoholpomp, wat tijdelijk leidde tot irritatie aan het oog. Er was 2 maal sprake van seksuele intimidatie van een medewerker, door een bewoner. Deze incidenten zijn besproken in het MDO. Een keer is melding gedaan van een bedrijfsongeval. Een medewerker van de keuken is met een vinger tussen de deur van de afwaskeuken gekomen. Dit voorval heeft niet geleid tot ziekteverzuim. Arbo In 2014 is het plan van aanpak van RI&E locatie Wijkestein ingevuld en heeft de definitieve toetsing door een kerndeskundige plaatsgevonden. Met de managers en teamleiders is het plan van aanpak besproken waarna de actiepunten zijn opgenomen in het jaarwerkplan. Onderwerpen die hierin naar voren kwamen zijn: aanstellen van een arbocoördinator, wegwerken van snoeren op de vloeren van kantoren, aanpassen van noodverlichting en vluchtwegmarkering in de keuken. Ook voor de locatie Notenhoff is de RI&E uitgevoerd. Het plan van aanpak is opgesteld en wordt besproken en getoetst door de kerndeskundige. In januari 2014 is de Hygiëne- en Infectiepreventie Commissie (HIC) ingesteld. De commissie is in 2014 vier keer bijeengeweest. Per kwartaal vindt een rapportage van de stand van zaken aan de bestuurder plaats. De commissie heeft onder andere het beleid Hygiëne- en infectiepreventie opgesteld. Alle nieuwe medewerkers bij Zorgplein Maaswaarden hebben de basis cursus fysieke belastingtransfers gevolgd. Ook hebben alle medewerkers die met een beeldscherm werken de cursus beeldschermwerk gevolgd. Enkele medewerkers hebben een individueel werkplekonderzoek ontvangen, dit naar aanleiding van klachten aan het bewegingsapparaat en/of oogklachten. In het medewerker kantoor van het Anker heeft een onderzoek plaatsgevonden naar klachten met betrekking tot het binnenklimaat. Op de locatie Notenhoff zijn de beeldschermwerkplekken van de medewerkers op de afdelingen in kaart gebracht. Dit naar aanleiding van klachten van enkele medewerkers aan het bewegingsapparaat. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 32
Verder zijn in 2014 enkele medewerkers (verzorgenden en bewoner gebonden huishoudelijk personeel) preventief gevaccineerd tegen Hepatitis-B. Zes arbeidsongevallen hebben plaatsgevonden. Van alle ongevallen heeft een analyse plaatsgevonden en zijn de benodigde acties genomen. 4.3 Personeel en organisatie Verzuim Het verzuimcijfer in 2014 bedraagt 4,1% (excl. zwangerschap). Geen wijziging t.o.v. het jaar daarvoor en ruim onder het branche gemiddelde. Gezien het feit dat 2014 een turbulent jaar is geweest binnen Zorgplein Maaswaarden, dat veel van haar medewerkers heeft gevergd, is dit een mooi resultaat. In 2014 is binnen het verzuim de aandacht vooral gelegd op de meldingsfrequentie, die binnen Zorgplein Maaswaarden nog altijd iets hoger ligt dan het branchegemiddelde. Medewerkers met meer dan 3 ziekmeldingen per jaar worden in beeld gehouden en krijgen daar allen een individueel gesprek over. Doel is het bewustzijn te bevorderen, redenen voor de meldingen te achterhalen en uiteraard maatregelen te nemen om het verzuim te voorkomen. Dit beleid werpt wel vruchten af (de meldingsfrequentie is dalende) echter het resultaat is nog onvoldoende. Ook in 2015 zal dit één van de speerpunten in het verzuimbeleid blijven om uiteindelijk te komen naar het streefdoel; een verzuimpercentage onder 4% en een meldingsfrequentie van 1 of lager. Verloop In 2014 is de formatie afgeslankt met ca. 13 fte s. Van 154 fte op 1 januari naar 141 fte op 31 december. In totaal 75 medewerkers (ca. 17 fte) hebben de organisatie verlaten. Een groot deel daarvan waren oproepkrachten. De formatie oproepkrachten is kleiner geworden met het oog op de ontwikkelingen met betrekking tot de oproepovereenkomsten. Daarbij is nauwkeurig en zorgvuldig gekeken naar de feitelijke inzet. Verder zijn in 2014 een aantal medewerkers in dienst gekomen op basis van een kort, tijdelijk contract om de extra werkdruk op te vangen. Er zijn 13 nieuwe medewerkers in dienst gekomen (ca. 4 fte). Het gaat hierbij om medewerkers met kleine contracten qua arbeidsduur. In totaal ligt het aantal medewerkers aan het einde van het jaar 2014 ca. 60 personen lager dan bij aanvang van het kalenderjaar. Het verloop bedraagt daarmee ongeveer 8,5 % (gerekend o.b.v. van fte s). Dit is een logisch effect gezien de ingezette maatregelen. Jaardocument 2014 Zorgplein Maaswaarden 33