Procedure Werving & Selectie directeur Behorend bij het beleid Werving & Selectie directiefuncties Onderwerp: Procedure werving & selectie directeur Status: definitief Periode: 1 mei 2012 1 januari 2014 # Pagina s: 7 Eigenaar: Louwiek Moltmaker
In de procedure Werving & Selectie directeur komen de volgende stappen voor: A. Analyse personeelsbehoefte B. Opstarten W&S-procedure C. Intakegesprek D. Opstellen planning en profiel E. Aankondigen vacature en werving kandidaten F. Selectie kandidaten - Voorselectie - Voorbereiden sollicitatiegesprekken - Eerste sollicitatiegesprek - Tweede sollicitatiegesprek G. Beeldvorming H. Benoeming A. Analyse personeelsbehoefte Bij een afscheid van een directeur is het nooit vanzelfsprekend dat deze plaats wordt opgevolgd door een eendere functie met een eender profiel. De benoemingscommissie (bestaande uit de voorzitter college van bestuur en de HRM adviseur van Meerkring) stelt daarom een personeelsbehoefte op, dat de uitgangspunten zijn voor het komende werving en selectieproces. B. Opstarten W&S-procedure De benoemingscommissie informeert het team, de MR en de consultant van een extern W&S-bureau over de start van de procedure of over het feit dat de vacature niet of anders wordt ingevuld. Het team van de school, de MR van de school en het team van Meerkringdirecteuren worden uitgenodigd om leden van de benoemingsadviescommissie aan te dragen. C. Intakegesprek De consultant van een extern W&S-bureau 1 voert een intakegesprek met de opdrachtgever en/of benoemingscommissie. De leden van de benoemingsadviescommissie wordt de mogelijkheid geboden op individuele basis een gesprek te voeren met deze consultant. Het betreft hier vertrouwelijke gesprekken. De consultant gebruikt deze informatie om een genuanceerd beeld van de organisatie als totaal te krijgen en deze te gebruiken voor een zorgvuldig W&S-proces. D. Opstellen planning en profiel Voorafgaand aan de procedure van werving en selectie en search maakt het W&S-bureau een planning die wordt voorgelegd aan de leden van de benoemingsadviescommissie. Deze planning is leidend voor alle activiteiten in het vervolgtraject. Tevens worden profiel en vacaturetekst opgesteld en door de benoemingscommissie vastgesteld. 1 Er wordt hier uitgegaan van het inhuren van een extern en onafhankelijk Werving & Selectiebureau. Deze rol kan echter ook worden opgenomen door de HRM-adviseur van Meerkring.
E. Aankondigen vacature en werving kandidaten Allereerst wordt de vacature intern (d.w.z. binnen Meerkring en bij aan Meerkring gelieerde organisaties 2 ) opengesteld. Hiervoor worden de geëigende kanalen gebruikt (directie weekmail; InForMail). De reactietermijn hiervoor is uiterlijk 10 dagen. In uitzonderlijke gevallen kan de benoemingscommissie besluiten om de interne werving over te slaan en direct te kiezen voor externe werving. De overwegingen hiervoor liggen bij de benoemingscommissie. Mocht uit stap F geen geschikte interne kandidaten gevonden zijn, wordt de vacature extern opengesteld. De consultant zorgt voor plaatsing van de vacature op relevante website en in landelijke media, bij directeuren is dat De Volkskrant. Naast de open werving middels een advertentie zet de consultant ook een searchtraject in gang. De opdrachtgever stelt informatiepakketten ter beschikking die naar de kandidaten kunnen worden gestuurd. Deze pakketten worden door het secretariaat van Meerkring verstuurd. Informatie over de basisschool wordt ingewonnen bij de consultant. Brieven worden geschreven aan de consultant, die tevens de administratieve afhandeling regelt. F. Selectie kandidaten Voorselectie De consultant spreekt met kandidaten die schriftelijk solliciteren naar de functie van directeur van de basisschool met de daarbij behorende motivatie voor de functie. Met interessante kandidaten die aan het profiel lijken te voldoen gaat de consultant een oriënterend gesprek aan. Bij interne kandidaten kan echter een gesprek met de benoemingscommissie over deze kandidaat volstaan en kan de benoemingscommissie bij reeds getoonde en bekende kwaliteiten van de kandidaat besluiten om de eerste sollicitatieronde over te slaan. Op grond van de kwaliteit van inhoudelijke oriënterende diepte-interviews met de kandidaten gaat de consultant over tot het voordragen van interessante kandidaten aan de benoemingsadviescommissie. Bij voorkeur worden maximaal 3 kandidaten voor de functie voorgedragen. Voorbereiden sollicitatiegesprekken De gesprekken die de benoemingsadviescommissie met de kandidaten gaat voeren, worden samen met de consultant voorbereid. Tijdens deze voorbereiding komen de volgende zaken aan de orde: - voordracht kandidaten en bespreking kandidaat-voordracht; - voorbereiding sollicitatiegesprekken, waaronder keuze van gespreksonderwerpen tweede sollicitatieronde. Tijdens de sollicitatiegesprekken kunnen de benoemingsadviescommissie leden voldoende informatie verzamelen om te besluiten welke kandidaten aan het profiel voldoen en passen bij de huidige stand van organisatieontwikkeling en beoogde organisatieontwikkeling binnen de school op korte en middellange termijn. 2 Stichting Eem-Vallei Educatief, bs De Kosmos, Stichting Onderwijsgroep Amersfoort.
Eerste sollicitatiegesprek De benoemingsadviescommissie voert met de voorgedragen kandidaten een sollicitatiegesprek dat voor een deel volgens de methodiek van het competentiegerichte interview verloopt. Daarnaast worden er vragen gesteld n.a.v. het curriculum vitae, de brief en de kandidaatvoordracht. De consultant treedt tijdens de gesprekken op als onafhankelijk voorzitter zonder stemrecht en is verantwoordelijk voor: - strikte vergelijkbaarheid van de gevoerde gesprekken zodat alle kandidaten een gelijke kans krijgen; - een open en onbevooroordeelde discussie. Na het gesprek worden, onder leiding van de voorzitter, de bevindingen van de leden van de benoemingsadviescommissie besproken omtrent de mate van benoembaarheid van de kandidaten. Op basis van de resultaten van het gevoerde sollicitatiegesprek besluit de benoemingsadviescommissie welke (bij voorkeur twee) kandidaten het meest voor de desbetreffende functie in aanmerking komen. Het vastgestelde profiel is hiertoe leidend. Elke sollicitant krijgt zo spoedig mogelijk na het gesprek een telefonische terugkoppeling van de gespreksresultaten. Dit wordt verzorgd door de consultant. Tweede sollicitatiegesprek Het tweede sollicitatiegesprek wordt ingevuld met onderwerpen die de benoemingsadviescommissie van belang vindt om te worden doorgesproken. Er is hierbij ruimte voor inhoudelijke diepgang en discussie. Een (grondige) voorbereiding van de kandidaten is hierbij mogelijk en mag door de benoemingsadviescommissie worden verwacht. N.B. Indien het eerste sollicitatiegesprek is overgeslagen (bij interne kandidaten) is het uiteraard ook mogelijk om een deel van het gesprek te wijden aan het c.v. en de brief van de kandidaat. Ook bij dit gesprek is de consultant als onafhankelijk voorzitter aanwezig. De consultant leidt na alle sollicitatiegesprekken in deze tweede ronde de benoemingsadviescommissie tot het maken van een objectieve weloverwogen en goed gemotiveerde keuze van de te benoemen kandidaat. Dit is bij voorkeur unaniem, maar is niet noodzakelijk. De benoemingsadviescommissie draagt de geselecteerde kandidaat middels een schriftelijk advies voor aan de benoemingscommissie. Dit advies wordt opgesteld door de consultant. Alle kandidaten krijgen weer zo spoedig mogelijk na het gesprek een telefonische terugkoppeling van de gespreksresultaten. Dit wordt verzorgd door de consultant. Assessment Indien er sprake is van een zgn. verticale stap van de interne kandidaat, is er ook altijd sprake van een assessment. Bij een horizontale stap is de keuze van een assessment aan de benoemingscommissie voorbehouden. De resultaten van een assessment worden door de benoemingscommissie meegenomen in de benoembaarheid van de kandidaat. 3 3 De resultaten van een assessment zijn zonder uitzondering slechts ter inzage voor de benoemingscommissie.
G. Beeldvorming Na positieve besluitvorming door de benoemingsadviescommissie en na positieve respons van de referenten mag de kandidaat nog gesprekken voeren met leden van de benoemings- (advies)commmissie en de school in bedrijf zien. Bij een positieve uitkomst bij de kandidaat, volgt een arbeidsvoorwaardengesprek met de voorzitter van het college van bestuur. De uitkomsten van deze gesprekken en /of bezoeken koppelen zowel de kandidaat als de opdrachtgever terug aan de consultant. H. Benoeming Indien beide partijen positief reageren, kan door de benoemingscommissie worden overgegaan tot benoeming van de kandidaat. Alle betrokken partijen worden onmiddellijk over de benoeming geïnformeerd, en zo snel mogelijk na de benoeming wordt de benoemde kandidaat voorgesteld op school.
Op volgende pagina een kort schematisch overzicht van alle stappen, inclusief communicatiemomenten en doorlooptijden. Wat Uitvoering Communicatie Doorlooptijd Hoe bron doel (max.) Ontstaan vacature directeur BC; team; MR; ouders A Analyse personeelsbehoefte 1 Opstellen behoefte BC 10 werkdagen B Opstarten W&S-procedure 2 Overleg met team BC team 10 werkdagen eerstvolgende teamvergadering 3 Uitnodiging deelname BAC BC team; MR 10 werkdagen schriftelijk C Intakegesprek 4 Intakegesprek extern W&S BC; BAC indiv. 5 werkdagen D Opstellen planning & profiel 5 Opstellen planning extern W&S BAC; BC 6 Opstellen profiel extern W&S BAC; BC 10 werkdagen 7 Opstellen vacaturetekst extern W&S BAC; BC 5 werkdagen E Aankondigen vacature 8 Interne communicatie BC team; MR; dir. schriftelijk 9 Interne aankondiging stafbureau Meerkring prikborden; weekmail; InForMail 10 Externe aankondiging extern W&S 5 werkdagen krant; website 11 Search extern W&S F Selectie kandidaten 12 Voorselectie extern W&S 10 werkdagen 13 Voorbereiding sollicitatie extern W&S BAC 14 Sollicitatie 1e ronde BAC 10 werkdagen 15 Sollicitatie 2e ronde BAC 5 werkdagen 16 Motivatie voordracht BAC BC 5 werkdagen schriftelijk G Beeldvorming 17 Referenties opvragen BC referenten 5 werkdagen 18 Oriëntatie op organisatie kandidaat 5 werkdagen naar keuze door kandidaat H Benoeming 19 Arbeidsvoorwaarden BC kandidaat 5 werkdagen 20 Overleg met team BC team 5 werkdagen voorstellen in teamvergadering 21 Overleg met betrokkenen BC MR; ouders; dir. schriftelijk
Doorlooptijden kunnen wijzigen in de uiteindelijke planning van de BAC. Minimale doorlooptijd 65 werkdagen Maximale doorlooptijd 100 werkdagen BC Benoemingscommissie BAC Benoemingsadviescommissie W&S Extern W&S-bureau