B&W.nr. 08.1226, d.d. 9 december 2008 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Beantwoording van schriftelijke vragen aan het college van B & W van het raadslid E.R. de Bakker (SP) inzake de procedure, de communicatie en de beoordeling van het (bedrijfs)plan van aanpak Bar & Boos (ingekomen 31 oktober 2008) BESLUITEN 1. De beantwoording op de schriftelijke vragen van het raadslid E.R. de Bakker met betrekking tot de procedure, de communicatie en de beoordeling van het (bedrijfs)plan van aanpak van Bar & Boos vast te stellen; 2. Deze beantwoording ter kennis te brengen van de vragensteller en overige leden van de raad. e Samenvatting In de notitie Legalisering Vrijplaats Koppenhinksteeg van 18 april 2007 was aangegeven dat het indienen van een bedrijfsplan/plan van aanpak door Bar en Boos één van de voorwaarden om af te zien van handhavend op te treden tegen het door Bar en Boos, zonder de benodigde vergunningen, in gebruik hebben van de begane grond van het pand Koppenhinksteeg 4. Een adviesbureau gespecialiseerd in ondernemingsplannen op het gebied van de horeca- en leisuremarkt, heeft het (bedrijfs)plan van aanpak van Bar & Boos beoordeeld. Op basis hiervan is besloten het bedrijfsplan van Bar en Boos als onvoldoende aan te merken. Een raadslid van de SP heeft schriftelijke vragen aan het college gesteld over de procedure, de communicatie en de beoordeling van het bedrijfsplan.
Schriftelijke beantwoording op vragen gesteld aan het college van BenW door raadslid E.R. de Bakker (SP) inzake procedure, de communicatie en beoordeling van het (bedrijfs)plan van aanpak Bar & Boos (Ingekomen: 31 oktober 2008 Op 9 juli 2008 is er bij de gemeente Leiden een verzoek binnengekomen in het kader van de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Hierin werd onder andere verzocht om alle stukken inzake de procedure en de afhandeling van het (bedrijfs)plan van aanpak van Cultureel Centrum Bar en Boos. De gemeente heeft in navolging van het Wob-verzoek een opdrachtbevestiging en een offerte verstrekt. In die offerte van Van Spronsen en Partners (Leiderdorp, 7 april 2008) staat de volgende tekst op bladzijde 4: 3. Conceptrapportage. Van Spronsen en Partners horeca-advies zal de conceptrapportage opstellen en verzenden naar de betrokken personen. Er dient vervolgens op korte termijn een bespreking van deze conceptversie plaats te vinden waarin de bevindingen van beide partijen nader kunnen worden toegelicht. Vervolgens schrijft de gemeente op 8 oktober jongstleden in een brief (kenmerk. Div-2008-14699) ook over de conceptrapportage: De uitgebrachte offerte is vervolgens door ons geaccordeerd. Er is overigens wel door Spronsen en Partners een conceptrapportage overhandigd, maar naar ons oordeel zijn wij op grond van de Wob niet gehouden om dit te verstrekken. Antwoord van Burgemeester en Wethouders (ingezonden 16 december 2008) 1. Waarom is de conceptrapportage nooit verzonden naar alle betrokken personen toen het onderzoek van Van Spronsen nog liep, met name Bar & Boos? De opdracht aan Van Spronsen en Partners (hierna: Van Spronsen) is een onderdeel geweest van de ambtelijke beoordeling van het bedrijfsplan Bar en Boos. Van Spronsen is gevraagd om het college te adviseren over het bedrijfsplan. De conceptrapportage is dan ook besproken met de opdrachtgever, zijnde de gemeente Leiden. 2. Klopt het dat er nooit met vertegenwoordigers van Bar en Boos (als één van beide partijen) is overlegd over de conceptrapportage en zo ja, waarom niet? Dat klopt. Wij hebben Van Spronsen als extern deskundige geraadpleegd en aan Van Spronsen gevraagd ons een advies te geven over de volledigheid, juistheid, haalbaarheid van het bedrijfsplan van Bar en Boos. Daarnaast hebben wij Van Spronsen gevraagd ons een advies te geven of het beoogde bedrijfsconcept zou passen binnen het geldende bestemmingsplan en publiekrechtelijk kader, met name de Drank- en Horecawet. Dit advies is betrokken bij de uiteindelijke beoordeling van het bedrijfsplan. Het concept-bedrijfsplan is besproken met de gebruikers (zie vraag 20), hetgeen heeft geleid tot een verbeterde versie van het bedrijfsplan vanuit de gebruikers. Om een goed ambtelijk advies te kunnen krijgen, hebben wij een externe ingeschakeld om het plan goed te kunnen beoordelen. Het advies van Van Spronsen is in opdracht van het college uitgevoerd en is bedoeld voor de interne advisering aan het college en hoeft dus niet te worden besproken met de gebruikers.
3. Met wie heeft de gemeente wel overleg gehad over de conceptrapportage? En wat waren de bevindingen? Op 6 mei 2008 is de conceptrapportage door Van Spronsen besproken met de afdelingsmanager Handhaving. Bij dit gesprek was ook de teamleider van het team Juridische Dienstverlening aanwezig. Zie verder bij vraag 4. 4. Op welke punten is de conceptrapportage aangepast na het overleg, zoals is aangekondigd in de offerte? Als er geen aanpassingen zijn geweest, waarom niet? De conceptrapportage is slechts op enkele ondergeschikte punten gewijzigd. Ter eigen beoordeling zijn hierachter de conceptrapportage en definitieve versie bijgevoegd. 5. Het college bevestigt in de brief van 8 oktober jl. dat de offerte is goedgekeurd.waarom heeft het college dan niet de procedure gevolgd, zoals die in de offerte is beschreven, met betrekking tot het overleg? Zie vraag 3. Overleg heeft wel degelijk plaats gevonden. 6. Waarom denkt de gemeente dat de conceptrapportage niet verstrekt hoeft te worden op grond van de Wob? In beginsel komen stukken voor intern beraad niet zonder meer voor openbaarmaking in aanmerking. Het college heeft nadien, op 29 oktober 2008, de conceptrapportage alsnog openbaar gemaakt door toezending aan verzoeker. 7. Wat kunnen de consequenties zijn voor de gemeente als zij niet volledig voldoet aan een Wobverzoek? Tegen het besluit om al dan niet informatie te verstrekken staat op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar en beroep open. 8. De SP vraagt u om een kopie van de conceptrapportage (dus niet ter inzage). Ik vraag u met klem deze zo snel mogelijk te verstrekken. Zo nee, waarom niet? De conceptrapportage is bijgevoegd. Zie antwoord vraag 4 Teruggaand in de tijd, dan komen we meer onderdelen tegen waaruit men kan afleiden dat de gemeente van de afspraken en eigen lijn is afgeweken. Het gaat dan om o.a. de procedure en de communicatie. Deze zaken behoeven opheldering. Procedure Op 25 maart 2008 heeft het college het voornemen uitgesproken om andere opties voor herontwikkeling van de panden aan de Koppenhinksteeg te onderzoeken, zoals blijkt uit de brief aan de gemeenteraad (DIV-2008-4257). Daarnaast staat in de laatste alinea dat ( )het eerder ingezette traject niet is beëindigd zolang uw raad geen wensen of bedenkingen heeft geuit( ).
Op 1 april 2008 is Van Spronsen en Partners telefonisch gevraagd een offerte uit te brengen. Vervolgens is in een commissievergadering tijdens de wensen en bedenkingenprocedure besloten dat het voorgenomen besluit van het college omgezet moest worden in een definitief besluit. Dat besluit is door het college genomen op 24 juni 2008. (Vrijplaats Koppenhinksteeg, herontwikkelingsbesluit, b&w nr 08.0551) De negatieve uitslag van het rapport van Van Spronsen en Partners is voor sommige partijen en het college een reden geweest om te stellen dat de Vrijplaats niet aan alle voorwaarden heeft voldaan en dat mede daarom de legalisering niet zou kunnen doorgaan. 9. Waarom heeft het college om een offerte gevraagd nog vóór dat de gemeenteraad haar wensen en bedenkingen had kunnen geven, dus toen het traject nog liep? De beoordeling van het bedrijfsplan van aanpak stond los van de uitkomst van de wensen en bedenkingen procedure. Immers, ook als niet tot herontwikkeling van de panden zou zijn besloten en daarmee het legalisatietraject niet zou zijn beëindigd, hadden wij het bedrijfsplan dienen te beoordelen. Een negatieve beoordeling zou overeenkomstig het bepaalde in de legaliseringsnotitie ook in dat geval hebben geleid tot het niet legaliseren van Bar en Boos 10. Uit de woorden van Van Spronsen en Partners uit de inleiding van de offerte zou je kunnen opmaken dat het bureau met het idee leeft dat het besluit tot stopzetten van de legalisering al is genomen. Het bureau schrijft letterlijk: De gemeente wil het traject nu staken. Hoe heeft het bureau dit idee kunnen krijgen als het college zelf aangeeft dat het traject niet is beëindigd? Wij hebben reeds op 25 maart 2008 aan alle partijen laten weten dat er geen aanbod lag dat het mogelijk maakte om het complex Vrijplaats Koppenhinksteeg te verkopen aan Ons Doel binnen de in het coalitieakkoord gestelde randvoorwaarden. Wij hebben op 25 maart 2008 dan ook het voornemen uitgesproken andere opties voor herontwikkeling van de panden te onderzoeken. De opmerking van Van Spronsen moet in dit licht worden bezien. 11. Waarom heeft er zo n lange tijd gezeten tussen het voorgenomen en het definitieve besluit? Eerst in de raadsvergadering van 27 mei 2008 is door de raad kenbaar gemaakt dat geen wensen of bedenkingen worden gemaakt. In juli 2007 is de Procedure: (Bedrijfs)plan van aanpak Bar en Boos verstuurd (Div-2007-11675) aan Bar en Boos. In de bijgaande brief wordt o.a. de proactieve houding van de gemeente herbekrachtigd, zoals die ook is benoemd in de Legaliseringnotitie Vrijplaats Koppenhinksteeg. Daarnaast is te lezen op pagina 4 van de procedure (d.d. 5 juli 2007): Bij non-acceptatie op specifieke onderdelen wordt Bar en Boos een faire kans geboden op herstel van die onderdelen.
12a. Op welke manier heeft het college een faire kans geboden aan de Bar en Boos op herstel van niet-goedgekeurde onderdelen van hun (bedrijfs)plan van aanpak, en wanneer? In de Legaliseringnotitie Vrijplaats Koppenhinksteeg is inderdaad opgenomen dat bij nonacceptatie op specifieke onderdelen aan Bar en Boos een faire kans wordt geboden op herstel van die onderdelen. Uit het rapportage van Van Spronsen blijkt dat het bedrijfsplan niet op specifieke onderdelen maar in het geheel onder de maat is. Herstel op enkele onderdelen lag dan ook niet in de rede. Voorts heeft tevens een rol gespeeld dat wij de gebruikers van de Vrijplaats, waaronder Bar en Boos, bij brief van 3 juli 2008 hebben aangezegd het gebruik van het complex te beëindigen omdat wij op 1 juli 2008 definitief hebben besloten tot herontwikkeling van het complex. 12b. Hoe kunnen de betrokken en de SP dit zien in het licht van het niet verzenden en voorleggen van de conceptrapportage? Van Spronsen is als deskundig bureau ingeschakeld om ons te adviseren over het bedrijfsplan. De conceptrapportage en het tussentijdse overleg dient ook in dat licht te worden bezien. Verwezen wordt naar de antwoorden op de vragen 2 en 12a. Daarnaast staat op pagina 3 van de procedurebeschrijving een lijst met afdelingen en organisaties, zoals afdeling Preventie, Bijzondere Wetten, Vergunningen en Subsidies, Ruimtelijke Ordening, etc., die het (bedrijfs)plan van aanpak zouden toetsen. 13a. Is het definitieve (bedrijfs)plan van aanpak door deze afdelingen en organisaties getoetst? Nee, dit is niet gebeurd. 13b. Zo ja, wat zijn de bevindingen per beoordelingscriteria? Zo nee, waarom niet? Nvt, Zie vraag 14 14. Waarom is het college van de eigen lijn afgestapt en is het bedrijfsplan beoordeeld door een extern bureau? Uit het oogpunt van zorgvuldigheid is er voor gekozen om het bedrijfsplan van aanpak te laten beoordelen door een deskundige op dat gebied. 15. Wanneer is er besloten tot externe toetsing door Van Spronsen en Partners en wie heeft hiertoe opdracht gegeven? Na overleg met de verantwoordelijke concerndirecteur en de teamleider van het team Juridische Dienstverlening, heeft de afdelingsmanager Handhaving op 14 april 2008 opdracht gegeven aan Van Spronsen overeenkomstig de offerte van 7 april 2008. In de lijst van toetsers op pagina 3 staat niet de afdeling Handhaving van de gemeente genoemd. Dat is opvallend, omdat de opdracht voor het onderzoek van Van Spronsen en Partners is gegeven door de afdeling Handhaving. 16. Wanneer heeft de afdeling Handhaving een aandeel gekregen in de toetsing van het bedrijfsplan en wie heeft hiertoe opdracht gegeven?
De afdeling Handhaving heeft geen aandeel (gekregen) in de toetsing van het bedrijfsplan. De opdracht aan Van Spronsen is weliswaar door de afdelingsmanager Handhaving (tevens projectleider Vrijplaats Koppenhinksteeg ), maar namens het college gedaan. 17. Waarom heeft de afdeling Handhaving een aandeel gekregen in de toetsing van het bedrijfsplan? Zie vraag 16. Alles hierboven afwegende, is de SP teleurgesteld in de houding van het college ten opzichte van de betrokkenen. De Bar & Boos wordt afgewezen op basis van een onderzoek waarin zij niet is gehoord, tegen de afspraak in. Hun (bedrijfs)plan van aanpak is afgewezen door anderen dan was afgesproken. Hun (bedrijfs)plan van aanpak wordt op andere gronden dan was afgesproken afgewezen. En vervolgens wordt aan een Wob-verzoek slechts gedeeltelijk tegemoet gekomen. Daar waar het college Bar & Boos beschuldigd afspraken (voorwaarden) niet na te komen en daar forse consequenties uittrekt (niet in aanmerking komen voor legalisering), komt zij haar eigen afspraken niet na zonder een onvertogen woord. Blijkbaar gaat het college selectief om met het begrip afspraken. 18. Is het college het eens met bovenstaande alinea? Zo nee, waarom niet? Het college herkent zich niet in het bovenstaande beeld. Het bedrijfsplan van Bar en Boos is door ons op basis van interne adviezen zoals het rapport van een deskundig bureau niet akkoord bevonden. Wij konden daardoor niet anders dan de conclusie trekken dat niet alleen het niet over kunnen dragen van de panden aan Ons Doel, maar ook de non-acceptatie van het plan van aanpak aan legalisatie van Bar en Boos in de weg stond. 19. Hoe kan het college verklaren dat zij met de afspraken die betrekking hebben op zichzelf anders omgaat dan met afspraken met anderen buiten de gemeente? Zie vraag 18. Wij herkennen ons niet in dit beeld. Communicatie. De Bar&Boos heeft het definitieve (bedrijfs)plan van aanpak verstrekt op 21 januari 2008. Voor die tijd bestond er een conceptversie die besproken is met de gemeente op 16 november 2007. Op 18 december 2007 is volgens afspraak een verbeterde versie van het concept-(bedrijfs)plan van aanpak voorgelegd. Volgens onze informatie is hierop door de gemeente één maal telefonisch gereageerd en met de politie is één keer gesproken, maar dat ging alleen over het horecagedeelte. Na 21 januari jl. bleef het stil. 20. Klopt bovenstaande informatie? En zo ja; waarom is er nooit meer contact gezocht door de gemeente na 21 januari jl. tot aan het voorgenomen besluit om het legalisatietraject te stoppen? Op 21 januari 2008 is inderdaad het definitieve plan van aanpak overhandigd. Enkele dagen later, op 24 januari 2008, schorste de voorzieningenrechter echter ons besluit van 30 oktober 2007 waarbij wij het handhavingverzoek van de wijkvereniging Pancras West gericht tegen de illegale activiteiten van de Vrijplaats Koppenhinksteeg hadden afwezen. Volgens de voorzieningenrechter had het college niet mogen volstaan met een weigering handhavend op te
treden. Door deze uitspraak kwam de prioriteit in de daaropvolgende weken bij de afhandeling van het verzoek om handhaving (en het bezwaarschrift van de Wijkvereniging) te liggen. Inmiddels was ook gebleken dat een financieel tekort aan overdracht van de panden aan Ons Doel in de weg stond. Op 25 maart 2008 verzochten wij dan ook de gemeenteraad om wensen en bedenkingen kenbaar te maken ten aanzien van voornemen om andere opties voor herontwikkeling van de panden aan de Koppenhinksteeg te onderzoeken. Vervolgens is alsnog het bedrijfsplan beoordeeld. De beoordeling van het bedrijfsplan van aanpak stond immers los van de uitkomst van de wensen en bedenkingen procedure. Zie ook vraag 9. 21. Is er een besluit of voornemen geweest binnen het college om het overleg met Bar & Boos te staken? Zo ja, waarom? Nee. 22. Op welke manier is dat met Bar& Boos gecommuniceerd? Niet van toepassing, zie vraag 21 23. De SP vindt dat de gemeente beter had kunnen en moeten communiceren met de betrokkenen. Zeker bij een beladen kwestie als deze met de Vrijplaats is openheid, transparantie en goede communicatie een vereiste. Is het college het met de SP eens? Zo nee, waarom niet? Zo ja, waarom is het dan niet beter gelukt? Het college onderschrijft de visie van de SP ten aanzien van openheid, transparantie en goede communicatie volledig