Reactie op advies Rekeningcommissie inzake Jaarrekening 2008 (inclusief Accountantsverslag 2008) Beleidsveld: Concerncontrol Vergaderdatum: 8 oktober 2009 Aard voorstel: Informatief Agendapunt: Kenmerk VV: 780348 Aantal bijlagen: 1 Aan de verenigde vergadering van Delfland, Ontwerpbesluit: Kennis te nemen van de reactie op en de ontwikkelingen naar aanleiding van het advies van de Rekeningcommissie inzake Jaarrekening 2008. Probleemstelling: In het voorjaar 2009 is door de Delfland de jaarrekening opgesteld. In de VV van 4 juni is deze door de VV vastgesteld. Daaraan voorafgaand is door de Rekeningcommissie een advies op de opgestelde jaarrekening gegeven. Door de VV is gevraagd om later in 2009 met een reactie te komen op het advies van de Rekeningcommissie. Hiertoe is voorliggend stuk opgesteld. Beoogd effect: Dat de Verenigde Vergadering op de hoogte is van de reactie op, de ontwikkelingen naar aanleiding van en de stand van zaken naar aanleiding van het advies van de Rekeningcommissie. Aanleiding In het voorjaar 2009 is door de Delfland de jaarrekening opgesteld. In de VV van 4 juni is deze door de VV vastgesteld. Daaraan voorafgaand is door de Rekeningcommissie een advies op de opgestelde jaarrekening gegeven. Door de VV is gevraagd om later in 2009 met een reactie te komen op het advies van de Rekeningcommissie. Hiertoe is voorliggend stuk opgesteld. Dit document is tevens een reactie op de punten uit het Accountantsverslag 2008. De bevindingen van de accountant sluiten nagenoeg aan bij de bevindingen van de Rekeningcommissie. Advies Rekeningcommissie Het advies van de Rekeningcommissie, zie bijlage, bevat vier onderwerpen van advies: 1. Ontwikkeling Weerstandsvermogen (solvabiliteit) 2. Interne organisatie en financiële beheersing 3. Transparantie en verantwoording van beleid 4. Bestemming resultaat Hieronder zal per onderwerp worden aangegeven wat er per onderwerp is gerealiseerd of gerealiseerd zal gaan worden om het advies vorm te geven. Ontwikkeling Weerstandsvermogen (solvabiliteit) 1
Naar aanleiding van dit punt van de Rekening Commissie is hierover met de accountant gesproken. In samenspraak met de accountant is daarvoor onderstaande reactie opgesteld: Met solvabiliteit wordt aangegeven in hoeverre een onderneming de financiële verplichtingen (betalingen) aan verschaffers van vreemd vermogen (leningen) kan nakomen met behulp van alle activa (bezittingen). Hierbij is dan de vraag aan de orde of de onderneming voldoende mogelijkheden heeft om in geval van faillissement alle verschaffers van vreemd vermogen hun leningen terug te betalen. Solvabiliteit wordt uitgedrukt in de verhouding tussen het eigen vermogen (= reserves) en het vreemd vermogen op de balans. Indien het eigen vermogen te klein, of zelfs negatief wordt, doordat er met verlies is gewerkt, dan zijn de vermogensverhoudingen verstoord. De solvabiliteit is dan onvoldoende om kredietverschaffers en leveranciers het nodige vertrouwen te geven. Een methode om de solvabiliteit te beoordelen is dus de verhouding tussen eigen vermogen en vreemd vermogen. Afhankelijk van de waarde van de activa ligt de (theoretische) minimumnorm van de waarde tussen de 25% en 50%. Voor Delfland bedraagt deze ratio op grond van de jaarrekening 2007 19,3% en over 2008 17,5%. Deze ratio, die in het bedrijfsleven gebruikelijk is, is voor de beoordeling van de financiële positie van het hoogheemraadschap slechts in beperkte mate relevant. Banken zijn beperkt geïnteresseerd in de solvabiliteitspositie van Delfland. Gezien de publieke functie is de continuïteit van een hoogheemraadschap namelijk per definitie gewaarborgd. Daarom zullen banken altijd bereid zijn leningen te verstrekken. Als een hoogheemraadschap in financiële problemen geraakt, kan en moet een hoogheemraadschap de tarieven van de heffingen verhogen. Een hoog eigen vermogen (veel reserves) is aantrekkelijk omdat daarmee eigen financieringsmiddelen aanwezig zijn en er daarom geen of minder leningen aangetrokken hoeven te worden om investeringen te doen. Delfland kan de lopende investeringsbehoefte niet uit eigen middelen financieren, daarvoor wordt vreemd vermogen aangetrokken (leningen). Ter indicatie: eind 2008 bedroegen de langlopende leningen van Delfland ongeveer 420 miljoen. Bij een groei van de leningportefeuille van 95 miljoen per jaar (alle investeringen worden per jaar met geleend geld gefinancieerd) is voor 2014 de verwachting dat de leningportefeuille ongeveer 1 miljard bedraagt. Door deze ontwikkeling van de lening portefeuille verslechtert de solvabiliteit. Solvabiliteit is een graadmeter om de financiële situaties van organisaties mee t beoordelen. Getuige bovenstaande is niet zozeer de solvabiliteit van belang als graadmeter, maar vooral de ontwikkeling op lange termijn van de leningen. Indien leningen (kunnen) worden afgelost, zal de solvabiliteit automatisch verbeteren. De accountant van Delfland stelt dat voor de beoordeling van de financiële positie van Delfland de volgende indicatoren relevant zijn: 1. Structureel sluitende begroting, 2. Analyse weerstandvermogen, 3. Naleving renterisiconormen wet Fido 1. Structureel sluitende begroting: Delfland is kapitaalsintensief. Dit betekent dat Delfland met relatief veel investeringen te maken heeft, die betrekkingen hebben op een zeer lange termijn. De kapitaallasten (rente en afschrijving) die samenhangen met deze investeringen beïnvloeden ook op lange termijn de begroting van Delfland in hoge mate. Het is daarom belangrijk om op lange termijn (tot 30 jaar) inzicht te hebben in het structureel sluiten van de begroting: worden de structurele lasten over een langere periode wel gedekt door structurele opbrengsten? Hier ligt een zeer belangrijke taak in het begrotingsproces 2
(Kadernota, Meerjarenraming, Begroting), waarbij de 1e keuzes al gemaakt moeten worden bij de komende Meerjarenraming. Het verdient aanbeveling om rondom het proces van de Meerjarenbegroting een Zeer Lange Termijn ontwikkeling te schetsen, waarin exploitatieresultaat, investeringen en aflossingen van leningen in gezamenlijkheid worden bekeken. 2. Analyse weerstandvermogen: Onder weerstandvermogen wordt verstaan de mogelijkheid om tegenvallers (risico s) op te kunnen vangen. In een analyse van het weerstandvermogen moeten minimaal de volgende aspecten worden opgenomen: Inventarisatie aanwezige weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het hoogheemraadschap beschikt of kan beschikken om tegenvallers (risico s) op te vangen. Hierbij kan gedacht worden aan de aanwezige reserves, stille reserves, de post onvoorzien in de begroting en de mogelijkheid om extra inkomsten te genereren door wijziging van de tarieven. Een inventarisatie van de risico s, waarvoor geen (beheers)maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Beleid van het hoogheemraadschap ten aanzien van weerstandscapaciteit en de risico s en de realisatie van dit beleid. De analyse van het weerstandsvermogen zou idealiter jaarlijks zowel in de begroting als jaarrekening moeten worden opgenomen. De accountant is op de hoogte dat deze analyse nog niet heeft plaatsgevonden, in overleg met de accountant wordt in 1e instantie nadruk gelegd op een financieel gezonde huishouding en Rechtmatigheid. Voor 2010 wordt dit een actiepunt. 3. Naleving renterisiconormen Wet Financiering decentrale overheden (Fido) Voor decentrale overheden (waaronder hoogheemraadschappen) geldt de Wet Fido. De Wet Fido is gericht op het beheersen van risico s, het bevorderen van kredietwaardigheid en het bereiken van transparantie ten aanzien van het financieringsbeleid van decentrale overheden. Voor een hoogheemraadschap gelden de volgende eisen: Kasgeldlimiet: Financiering met kortlopend geld is door de Wet Fido gelimiteerd tot 23% van het begrotingstotaal van een hoogheemraadschap. Voor Delfland betekent dit ongeveer 40 miljoen. Renterisiconorm: Via de Wet Fido wordt beoogd de rentelooptijd van de leningenportefeuille te spreiden via de renterisiconorm. Het bedrag aan aflossingen en renteherzieningen mag gedurende een jaar maximaal 20% van de totale leningen bedragen. Hiermee wordt voorkomen dat gedurende een jaar te veel leningen duur moeten worden aangetrokken omdat de rente is gestegen. Zowel de kasgeldlimiet als de renterisiconorm zijn er dus op gericht om het renterisico van Delfland binnen de perken te houden. Dat kan immers grote gevolgen op de tarieven hebben. Vooral inzicht in de spreiding van de aflossingen, renteherzieningen en de toekomstige kapitaalbehoefte in verband met investeringen en de afdekking van renterisico s is van belang bij Delfland gezien de substantiële bedragen die hiermee gemoeid zijn. Delfland voldoet aan de regelgeving van de Wet Fido. Interne organisatie en financiële beheersing Projectbeheersing De beheersing van de projecten is een aandachtspunt voor de gehele organisatie. Vanuit het project WOU wordt op diverse fronten (ramingen, hiërarchische structuur, etc.) invulling gegeven aan een betere projectbeheersing. Vanuit EFZ en Concerncontrol wordt met de sectoren hard gewerkt aan de Projectenlijst. In deze lijst staan alle lopende en geplande projecten vermeld. Voor het lopende boekjaar wordt de realisatie van de projecten opgegeven en voor de jaren daarna, conform Meerjarenraming, de planning van lopende en nieuwe projecten over de toekomstige jaren. Er is hard gewerkt om deze lijst volledig te krijgen, dit is 3
nagenoeg afgerond. De lijst dient ook als instrument om meerjarig te kunnen prioriteren en er daarmee voor te zorgen dat de meerjarige investeringen onder het plafond van 95 miljoen per jaar blijven. Deze projectenlijst kan tevens als managementinformatie worden gebruikt. Er zal periodiek, zowel in de P&C-producten, als daarbuiten, gecommuniceerd worden over de voortgang van projecten aan management, directie en bestuur. Personeel Het inhuren van externe krachten is een aandachtspunt waar de het management mee bezig is. De Strategisch Beleidsadviseur Bedrijfsvoering werkt hard aan een formatieoriëntatie. Hierin is onder andere een nulmeting uitgevoerd naar het aantal externe krachten (peildatum 1 juli). In de formatieoriëntatie wordt ook gekeken naar de vacatureruimte, invulling hiervan door externen, de totale formatie en het ziekteverzuim. De 1e resultaten hiervan worden eind september verwacht. Kwaliteit ramingen en rapportages Het verbeteren van de kwaliteit van de ramingen en de rapportages wordt mede vorm gegeven door de inzet van sectorcontrollers, zij zullen vooral optreden als sparringpartner van het sectorhoofd, maar tevens voor de teamleiders in de sectoren. Dit moet leiden tot betere (tijdigheid, juistheid & volledigheid) ramingen in de documenten die in het besluitvormingstraject worden aangeboden. Een probleem zijn de oude ramingen: omdat deze ramingen niet consequent zijn opgebouwd (grondwerving, BTW, etc.), kunnen hier in de realisatie verrassingen naar boven komen. Deze oude ramingen moeten zo snel mogelijk door de sector PIB worden herbezien zodat voor 31 december 2009 alle Lijken uit de kast zijn. Verder is in 2009 voor het eerst gestart met Bestuursrapportages in plaats van Voor- en Najaarsnota s. De taakstelling hierbij is om mutaties begrotingsneutraal op te lossen, bij voorkeur binnen de eigen sector, maar tevens Delfland breed. Voor de Meerjarenraming 2010-2014 kan worden gemeld dat dit proces loopt, er zijn tijdens het PFO+ van 14 augustus diverse scenario s gepresenteerd voor de opbrengstontwikkeling. Dit is nog niet eerder gebeurd bij Delfland en dus een belangrijke stap voorwaarts. Voor de rapportages vanuit het informatiesysteem is een aparte werkgroep geformeerd die structuur zullen brengen in de wijzigingsverzoeken vanuit GIDS, maar ook verbeteringen in de mogelijkheden voor managementrapportages zullen voorstellen en implementeren. Voor de aanloop naar de jaarrekening zijn enkele rapportage structuren gereed gekomen die een 1e stap in de verbetering van de managementinformatie. Er is een Plan van Aanpak gereed om de managementinformatie met ingang van 2010 verder te verbeteren. Vanuit Concerncontrol wordt een Plan van Aanpak gemaakt om structuur in de P&C cyclus te verbeteren. Dit betekent dat er voor de diverse managementlagen van Delfland (sectoren, directie & bestuur) managementinformatie gemaakt moet en kan worden, waardoor er op deze diverse lagen op de juiste wijze verantwoording afgelegd kan worden. Van groot belang hierbij is dat qua tijdigheid en informatiestructuur de managementinformatie aansluit op de andere managementlagen. Deze opzet ( oprollen ) zorgt ervoor dat er een efficiënt en effectief management informatievoorzieningproces ontstaat. Cultuur Naast alle bovenstaande aspecten wordt er ook aandacht geschonken aan het aspect Cultuur. De financiële bewustwording is steeds een agendapunt tijdens het BMO. Hierin worden de ontwikkelingen van de financiële situatie gedeeld en besproken. Het is merkbaar dat er daardoor meer bewustwording ontstaat. Het principe van de BURAP s waarbij het ook zo kan zijn dat BMO-leden bij elkaar naar mogelijke oplossingen moeten zoeken om Begrotingsneutraal te blijven draagt bij aan dit bewustwordingsproces. Belangrijk is en blijft om de BMO-leden te betrekken en te informeren. Transparantie en verantwoording van beleid 4
Zoals hierboven genoemd zullen de Bestuursrapportages en het kader van mutaties begrotingsneutraal oplossen er mede toe leiden dat de verschillen tussen de BURAP s en de Jaarrekening minder omvangrijk zijn dan voorheen tussen Najaarsnota en Jaarrekening. In het begrotingsproces zal nog een verbeterslag moeten worden gemaakt met de Kadernota. Deze is in 2009 voor het eerst gemaakt binnen Delfland. Op het gebied van Rechtmatigheid is een analyse gemaakt over het jaar 2008. Deze nulmeting had als doel om te analyseren of Delfland zou voldoen aan de wet- en regelgeving betreffende rechtmatigheid over het jaar 2008 volgens de wetgeving vanaf 2009. Hieruit zijn bevindingen gekomen dat Delfland nog niet aan de Rechtmatigheidscriteria voldoet. Op basis van deze nulmeting is een lijst van bevindingen en mogelijke oplossingen en aanbevelingen aan de sectoren verstrekt. Vanuit de sectoren zal voor 1 september een Plan van Aanpak worden aangeleverd wat er binnen iedere sector gedaan moet worden om aan de Rechtmatigheidscriteria te voldoen. Per sector zal zich dat voornamelijk richten op wat de sector zelf voor haar rekening kan nemen. Voor de sectoroverstijgende aspecten is Team Risicomanagement gestart met het uitvoeren van interne controles om te bepalen wat er aan maatregelen moet worden getroffen. Dit wordt uitgevoerd met zowel interne medewerkers als met de accountant. De accountant is zeer nauw betrokken bij het proces rondom Rechtmatigheid. In week 35-36 worden hier de 1e resultaten verwacht. De aanbeveling van de commissie om waarderingsgrondslagen, systematiek en beleid beter op elkaar af te stemmen zal ter harte worden genomen. Hiertoe is in de aanloop naar de Jaarrekening 2009 al vroegtijdig met de accountant contact gezocht. De interim-controle is vervroegd en zal plaatsvinden in september 2009, waarna voldoende tijd is om bevindingen van de accountant door te voeren en er tijd is om samen met de accountant complexe dossiers goed voor te bereiden voor de Jaarrekening. Een belangrijk aandachtspunt waaraan gewerkt wordt is de kwaliteit van de balansdossiers. Hieraan wordt door Team Financiële Administratie gewerkt. De aanbeveling over de leesbaarheid van de Jaarrekening zal ook ter harte worden genomen. Doordat het traject vroegtijdig wordt gestart zal er voldoende zijn om ook hieraan aandacht te besteden. Bovenstaand is al aangegeven dat het aansluiten van de managementinformatie op de diverse lagen zal leiden tot een efficiënt en effectief proces. Dit biedt gelijk de mogelijkheid om een degelijke verantwoordingsstructuur te gaan hanteren, waarbij de diverse managementlagen door middel van periodieke verslaglegging, ook weer opgerold, verantwoording aan elkaar kunnen afleggen. Bestemming resultaat De aanbevelingen van de Rekeningcommissie over het achteraf fiatteren van investeringsbedragen en het doorvoeren van mutaties in balansrekeningen aangaande het eigen vermogen zullen ter harte worden genomen. Financiën Bedrag Begroting Nummer : nvt : nvt : nvt Risico s en beheersmaatregelen nvt Personele en organisatorische consequenties nvt Besluitvormingstraject/vervolgtraject en communicatie PFO+, 25 augustus 2009 5
D&H, 1 september 2009 VV, 8 oktober 2009 Advies N.v.t. Dijkgraaf en Hoogheemraden van Delfland, de Secretaris, de Dijkgraaf, mevr. A. Boomsma mr. M.A.P. van Haersma Buma Bijlage(n) Advies Rekening Commissie inzake Jaarrekening 2008 6
Reactie op advies Rekeningcommissie JR 2008 Kenmerk VV: 780348 Vergaderdatum: 8 oktober 2009 Beleidsveld: Concerncontrol Agendapunt: De verenigde vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van d.d. 1 september 2009, kenmerk 780349 BESLUIT Neemt kennis van de reactie op en de ontwikkelingen naar aanleiding van het advies van de Rekeningcommissie inzake Jaarrekening 2008. Aldus besloten in de openbare vergadering van 8 oktober 2009 De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mevr. A. Boomsma mr. M.A.P. van Haersma Buma 1
Reactie op advies Rekeningcommissie JR 2008 Kenmerk VV: 780348 Vergaderdatum: 8 oktober 2009 Agendapunt: KERNBOODSCHAP N.v.t. 1