REKENKAMERCOMMISSIE KEMPENGEMEENTEN Bijlage(n): Jaarverslag 2006 Onderwerp: Rekenkamercommissie Datum: 20 maart 2007 Verzonden: 29 maart 2007 Geachte leden van de Raad, Hierbij heeft de rekenkamercommissie Kempengemeenten het genoegen u ter kennisneming het jaarverslag 2006 toe te sturen. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie via onderstaand telefoonnummer of emailadres. Ik hoop u hiermede voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, Rekenkamercommissie Kempengemeenten, De voorzitter, Drs. ing. A.M.A. van Drunen Msc CMC Bijlagen: 1 Rekenkamercommissie Kempengemeenten Postadres: Postbus 11, 5530 AA Bladel Emailadres: rekenkamer@bladel.nl Tel.nr. secretariaat: 06 26 51 27 73
Jaarverslag 2006 Rekenkamercommissie Kempengemeenten Postbus 11 5530 AA Bladel (e) rekenkamer@bladel.nl 1
Inleiding De gemeenten Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden hebben gekozen voor samenwerking wat betreft de inrichting van de rekenkamercommissie. Doel van de gemeentelijke samenwerking is een efficiëntere inrichting van de rekenkamerfunctie, met een hogere kwaliteit. Daarnaast verwachten de gemeenten van de samenwerking extra leereffecten. De samenwerking bestaat uit de benoeming van dezelfde voorzitter en dezelfde leden en de aanwijzing van een gemeenschappelijk ambtelijk secretaris. De afspraken zijn door de gemeenten vastgesteld in een samenwerkingsovereenkomst. Eén van de taken van de rekenkamercommissie is het jaarlijks opstellen van een jaarverslag. Dit jaarverslag wordt ter kennisname aan de raad gestuurd. In dit jaarverslag legt de rekenkamercommissie Kempengemeenten verantwoording af over haar werkzaamheden van het afgelopen jaar. De belangrijkste interne en externe activiteiten van de rekenkamercommissie worden hierin toegelicht. Doel De rekenkamercommissie heeft in het onderzoeksprotocol als doel geformuleerd: Door middel van onderzoeken inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente en waar nodig het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. De rekenkamercommissie voert jaarlijks minimaal twee onderzoeken per deelnemende gemeente uit. Missie De rekenkamercommissie spreekt de ambitie uit dat zij door middel van haar (benchmark)onderzoeken een positieve bijdrage levert aan de kwaliteit van het bestuur van de Kempengemeenten en dat de resultaten van rekenkameronderzoek een bijdrage leveren aan de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad. De rekenkamercommissie van de Kempengemeenten bestaat sinds 1 januari 2006. De leden zijn door de gemeenteraden van de vier gemeenten benoemd voor de periode van 1 januari 2006 tot en met 31 december 2007. Daarna geldt een periode van vier jaar. De rekenkamercommissie bestaat uit de volgende onafhankelijke leden: De heer drs. Ing. A.M.A. van Drunen Voorzitter Mevrouw drs. J. Jonkers Vice-voorzitter Mevrouw drs. N.H.C.A. Wijnen Lid De commissie wordt vanaf mei 2006 bijgestaan door een ambtelijk secretaris, mevrouw drs. A.M.I. van de Westelaken. Voor die tijd heeft de griffier van Bladel het secretariaat waargenomen. In de verkiezingstijd heeft de rekenkamercommissie zonder secretariaat gewerkt. De rekenkamercommissie heeft gekozen voor een vorm waarbij de ambtelijk secretaris wordt gedetacheerd vanuit de organisatie De Lokale Rekenkamer, dit vanwege het behouden van flexibiliteit in de eerste twee jaar. Maart 2007 2
1. Werkzaamheden in 2006 In de hierna volgende paragrafen doet de rekenkamercommissie verslag van de werkzaamheden die zij in 2006 heeft uitgevoerd. 1.1. Start van de commissie Oriëntatie In de eerste vergadering van de rekenkamercommissie is er kennisgemaakt met de griffiers van de vier gemeenten. In de maanden januari en februari zijn de leden van de rekenkamercommissie langs de vier gemeenteraden getrokken en zijn zij beëdigd. De leden van de rekenkamercommissie hebben zich inhoudelijk georiënteerd op hun werkzaamheden en het beleid van de gemeenten door een aantal beleidsdocumenten zoals begrotingen en jaarrekeningen te bestuderen. Er zijn kennismakingsgesprekken gevoerd met de burgemeesters (behoudens die van de gemeente Oirschot omdat deze functie nog niet was ingevuld) en de gemeentesecretarissen. Middels een brief zijn de raadsfracties benaderd om suggesties voor onderzoeken aan te dragen. Door de verkiezingen is hier door de fracties beperkt op gereageerd. Na de verkiezingen heeft de rekenkamercommissie aan de voor de rekenkamercommissie relevante raadscommissie (bij de gemeente Oirschot aan de fractiesvoorzitters met aawezigheid van de nieuwe burgermeester) een presentatie gegeven over haar werk en werkwijze en is met de aanwezigen gediscussieerd over mogelijke onderzoeksonderwerpen. Dit heeft geleid tot een groslijst van onderwerpen. De onderwerpen zijn beoordeeld aan de hand van een aantal criteria, zoals vermeld in het onderzoeksprotocol. De geselecteerde onderwerpen zijn opgenomen in het jaarplan 2006, dat in september 2006 aan de raad is gezonden. Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol De rekenkamercommissie heeft een Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden vastgesteld. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie een onderzoeksprotocol opgesteld. In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamercommissie de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoeken, dit met het doel om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamercommissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Tevens wil zij met het protocol inzicht geven in de werkwijze van de rekenkamercommissie, daarmee bijdragend aan de transparantie waarmee de commissie haar taken wil uitoefenen. 1.2. Onderzoeken Door de verkiezingen in maart 2006 en de besprekingen met de commissies en fractievoorzitters daarna, is de rekenkamercommissie in juni 2006 gestart met haar eerste onderzoek naar het jeugdbeleid. In september is een tweede onderzoek opgestart naar het grondbeleid. Op het moment van het opstellen van dit jaarverslag is het eerste onderzoek afgerond en aangeboden aan de raad. Het tweede onderzoek loopt nog en zal voor de zomervakantie van 2007 aangeboden worden aan de raden. 3
1.2.1 Onderzoek naar het jeugdbeleid De rekenkamercommissie heeft als eerste te onderzoeken onderwerp gekozen voor het jeugdbeleid voor de groep van 12 18 jarigen, exclusief onderwijs. De keuze voor dit onderwerp werd ingegeven door het maatschappelijk belang van het onderwerp. Bovendien betreft het een onderwerp dat voor alle vier de gemeenten interessant is en zich daarmee leent voor een benchmark. Ook was het onderwerp door een aantal fracties aangedragen als een mogelijk onderwerp voor rekenkameronderzoek. Het onderzoek is uitgevoerd door de leden van de rekenkamercommissie zelf met ondersteuning van de ambtelijk secretaris. Doel van het onderzoek is het geven van inzicht in de effectiviteit van het preventie- en jeugdzorgbeleid van de gemeenten voor de raadsperiode 2002 2006, waarbij het onderzoek zich concentreert op de doelgroep 12 18 jarigen. In april is de rekenkamercommissie gestart met haar oriëntatie op het onderwerp. De oriëntatie bestond uit gesprekken met betrokken beleidsambtenaren en bestudering van beleidsnota s. Er is een onderzoeksplan opgesteld en de organisaties (gemeentesecretarissen) zijn mondeling door de voorzitter van de rekenkamercommissie geïnformeerd over het onderwerp van onderzoek. Begin juni is de rekenkamercommissie concreet gestart met het onderzoek. Als gevolg van het feit dat het onderzoek zich uitstrekt over vier gemeenten en qua afstemming, planning van afspraken meer tijd vraagt dan gedacht en het uitvoeren van de benchmark tussen de vier gemeenten is het niet gelukt om het onderzoeksrapport in december aan te bieden aan de raad. De leden van de raad zijn hierover door de rekenkamercommissie geïnformeerd middels een brief. Het onderzoeksrapport is begin januari voorgelegd voor bestuurlijk wederhoor aan het college van burgemeester en wethouders. Na verwerking van de bestuurlijke reacties is het rapport begin maart 2007 aangeboden aan de raad. 1.2.2 Onderzoek grondbeleid Het onderzoek naar de doeltreffendheid van het actief grondbeleid is door de rekenkamercommissie als tweede onderwerp gekozen. Ook dit onderwerp was door een aantal fracties aangedragen als mogelijk onderwerp voor onderzoek. Dit onderwerp is gekozen vanwege het substantieel financieel belang van het grondbeleid. Spreiding van onderzoeksonderwerpen vormde een tweede reden om voor dit onderwerp te kiezen. Als doel van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie het volgende geformuleerd: Het onderzoek wil inzicht geven in de vormgeving en uitvoering van het actief grondbeleid <.>, zodat gekomen kan worden tot verbetering van de effectiviteit van het grondbeleid. De rekenkamercommissie heeft vanwege de gevraagde specifieke kennis over dit onderwerp drie externe bureaus gevraagd een offerte uit te brengen op basis van een onderzoeksplan. Het bureau Ecorys is de opdracht gegeven het onderzoek uit te voeren. De vice-voorzitter van de rekenkamercommissie heeft de organisaties geïnformeerd over het onderzoek naar het actieve grondbeleid. Half september is het onderzoek gestart. De rekenkamercommissie streeft er naar het rapport eind juni 2007 aan te bieden aan de gemeenteraad. 1.3. Onderzoeksplan 2006 en 2007 Een van de taken van de rekenkamercommissie is het jaarlijks opstellen van een onderzoeksplan. Dit onderzoeksplan bevat de onderwerpen die in het betreffende jaar ter 4
hand worden genomen, alsmede de doelstelling (inclusief afbakening) van het onderzoek, een korte toelichting op de wijze van onderzoek en de startdatum en de geplande rapportage van het onderzoek. Het onderzoeksprogramma wordt ter kennisname naar de raad gestuurd met uitzondering van de gemeente Oirschot. Conform de verordening van de gemeente Oirschot dient de gemeenteraad het onderzoeksprogramma goed te keuren. Normaliter wordt het jaarlijks onderzoeksplan voor aanvang of in het begin van het nieuwe jaar opgesteld. Omdat de rekenkamercommissie op 1 januari 2006 van start ging en de rekenkamercommissie zich de eerste maanden heeft georiënteerd op haar werkzaamheden en de gemeenten en eerst gestart is met het eerste onderzoek is het volledige jaarplan 2006 eind september aangeboden aan de raad. De rekenkamercommissie is eind 2006 begonnen met de voorbereiding van het jaarplan voor 2007. De fracties van de gemeenteraad zijn middels een brief in september gevraagd om mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. De binnengekomen reacties zijn getoetst aan de criteria zoals vastgesteld in het onderzoeksprotocol en op basis hiervan zijn een tweetal onderwerpen geselecteerd. Het betreft de onderwerpen Afvalstoffenheffing en Kosten en baten van de brandweer. 1.4. Vergaderingen en overige activiteiten In januari en februari 2006 zijn de leden van de rekenkamercommissie beëdigd. De rekenkamercommissie heeft in totaal 21 reguliere vergaderingen gehouden. De ambtelijk secretaris heeft in totaal 25.5 dagen voor de rekenkamercommissie gewerkt, inclusief een gedeelte als onderzoeker voor het jeugdbeleid. De rekenkamercommissie heeft op 23 augustus het reglement van orde en het onderzoeksprotocol vastgesteld. In september heeft de commissie het onderzoeksprogramma 2006 vastgesteld. De commissie heeft kennismakingsgesprekken gevoerd met de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier van elke gemeente. Ook heeft de rekenkamercommissie zich gepresenteerd aan de voor de rekenkamercommissie relevante raadscommissie (en fractievoorzitters in de gemeente Oirschot) en met de deelnemers mogelijke onderzoeksonderwerpen doorgesproken. De raadscommissie van Reusel-De Mierden gaf aan graag een toelichting te willen op het in in september aangeboden onderzoeksprogramma 2006. De voorzitter heeft aan dit verzoek gehoor gegeven en heeft in een commissievergadering het onderzoeksprogramma 2006 toegelicht. In september heeft de commissie middels een brief de raadsfracties opgeroepen onderzoeksonderwerpen aan te dragen voor 2007. De voorzitter heeft het jaarcongres van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) bijgewoond. Hij heeft daarnaast een tweetal bijeenkomsten bezocht van een werkgroep van de NVRR rond het onderwerp hoe doeltreffendheid te onderzoeken. De voorzitter heeft met de secretaris van de rekenkamercommissie Bergeijk gesproken over de afstemming van onderzoeken, dit gezien de oorspronkelijk beoogde samenwerking van vijf Kempengemeenten. 5
2 Financiën in 2006 Voor het jaar 2006 was voor de rekenkamercommissie een budget beschikbaar van 118.010,00. Dit budget is als volgt besteed (bedragen in euro s). Begroting 2006 Realisatie 2006 Detachering Ambtelijke 25.250,00 15.825,00 ondersteuning Drukwerk 2.500,00 0 Overige goederen en diensten 1.500,00 85,00 1 Presentiegelden 9.240,00 10.615,00 Reis- en verblijfkosten voorzitter 1.512,00 1.830,54 en leden en sollicitanten Bijdragen, contributies e.d. 0,00 500,00 2 Projectkosten: onderzoeken 78.008,00 Onderzoek jeugdbeleid 39.004,00 Interne onderzoekers Externe onderzoekers 19.577.50 - Onderzoek grondbeleid Interne onderzoekers Externe onderzoekers 39.004,00 9.300,00 3 Totaal 118.010,00 57.733.04 1 Betreft deelname congres 2 Lidmaatschap NVRR 2006 3 Betreft betaling in 2006 van de 1 e termijn. Totaalbedrag bedraagt 31.000,--. Dit betekent dat er over het jaar 2006 een positief saldo ontstaat van 60.276,96. De onderbesteding is verklaarbaar door het feit dat de rekenkamercommissie als gevolg van de verkiezingen in 2006 pas medio het jaar met haar eerste onderzoek kon beginnen en in september een start kon maken met het tweede onderzoek. Daarnaast is de ambtelijk secretaris pas vanaf mei werkzaam voor de rekenkamercommissie. 6