STICHTING PODIA HEEMSTEDE J A A R V E R S L A G

STICHTING PODIA HEEMSTEDE J A A R V E R S L A G Periode 1 januari 31 december 2014 Deel 1 Activiteitenverslag 2014 Deel 2 * Financieel verslag 2014 * Begroting 2016 Secretariaat: Havenstraat 40, 2101 LC Heemstede

Inhoudsopgave Titel Pagina Deel 1 Activiteitenverslag 2014 1. Bestuur 3 2. Doelstelling 3 3. Stichting 3 4 Prestaties 3 5. Locaties 4 6. Relatie Casca 4 7. Subsidies 4 a. Gemeente Heemstede 4 b. Fonds Podiumkunsten 8. Public Relations 5 9. Bestuurlijke zaken 5 10. Vriendengroeperingen 5 11. Samenwerking 5 12. Vrijwilligers 6 Programmeurs 6 13. Financiën 6 Deel 2 Financieel verslag 2014 1. Balans per 31dec14 2. Toelichting op de Balans 3. Verlies- en winst rekening 2014 en begroting 2016 4. Toelichting op verlies- en winst rekening 2014 5. Toelichting Begroting 2016

Deel 1 Activiteitenverslag Gebruikte afkortingen: SPH = Stichting Podia Heemstede TdL = Theater de Luifel OS = Oude Slot OK = Oude Kerk STOK = Stichting Oude Kerk PVG = Post Verkadegroep 1. Bestuur Bestuurssamenstelling Voorzitter: Erik Groot vanaf: 26-02-2010 lid, sinds januari 2014 Secretaris: Joane Hasken vanaf: 01-02-2013 Penningmeester: André Mettes vanaf: 01-08-2011 Algemeen lid: Karin van der Pas vanaf: 01-11-2013 Aantal vergaderingen Gedurende het jaar 2014 heeft het bestuur 13 keer vergaderd. 2. Doelstelling De stichting heeft als doel: het zorgen voor cultureel aanbod in Heemstede op de thans bestaande podia: de Oude Kerk, Theater de Luifel, en het Oude Slot te Heemstede of op eventuele nieuwe podia, ten einde een zo groot mogelijk deel van de bevolking van Heemstede en omgeving te bereiken. 3. SPH - De statuten zijn laatstelijk gewijzigd bij akte van 10 juni 2013. Ingeschreven bij KvK, nummer 34222630. De ANBI status is in 2012 bij beschikking van 19 december 2012 door de Belastingdienst toegekend onder nummer 84729. Fiscaal: BTW nummer 81431844. 4. Prestaties Podium (stoelen) Voorstellingen Bezoekers Bezettingspercentage Theater de Luifel (185) 40 6.168 83% Podium Oude Slot (90) 9 506 62% Oude Kerk (300) 19 2.045 36% Totaal 8.719 In de begroting zijn de volgende streefpercentages opgenomen: TdL 80 % POS 90 % OK 50 % Bij de opendag 2014 waren 200 personen aanwezig. Jaarverslag Podia Heemstede 3

5. Locaties SPH heeft geen accommodaties in bezit. Voor het geven van voorstellingen wordt er ruimte gehuurd in het OS, de OK en in Casca (TdL). Hieronder volgt een overzicht van de activiteiten per podium. Theater de Luifel SPH huurt theater de Luifel van Casca voor gemiddeld 43 voorstellingen per kalenderjaar. In 2014 hebben 40 voorstellingen plaatsgevonden, omdat het culturele seizoen (september tot en met mei) niet gelijk loopt met het kalenderjaar. De zaal biedt plaats aan 200 bezoekers. Rekening houdend met plaatsen voor techniek, impresariaat, gastvrouwen en genodigden, betekent dit een netto beschikbaarheid voor bezoekers van 185 plaatsen. Het Oude Slot De huurder van het OS, PVG is verplicht SPH voor 30 voorstellingen ruimte ter beschikking te stellen. Dit is een verplichting die in de huurovereenkomst tussen de gemeente Heemstede en de PVG is vastgelegd. De zaal biedt ruimte aan 90 bezoekers. Het beleid om de voorstellingen in het OS over te hevelen naar de OK zal vanaf het seizoen 2015-2016 worden gerealiseerd. De Oude Kerk In de OK is plaats voor 300 bezoekers. De STOK heeft plannen om de Kerk beter geschikt te maken voor concerten. Hierbij wordt gedacht aan een stoelenplan, in plaats van banken, het verhogen van het podium en het maken van een corridor tussen de Kerk en Pauwehof. Naar verwachting zullen deze plannen in 2015 tot uitvoering komen. 6. Relatie Casca Met Casca zijn vier overeenkomsten gesloten voor het verrichten van diensten op: het gebied van voorstellingen in TdL het gebied van de financiële administratie het gebied van de kaartverkoop het gebied van public relations 7. Subsidies a. Gemeente Heemstede Door de opgelegde bezuinigingen van de rijksoverheid heeft de gemeente Heemstede de subsidie voor 2014 verlaagd met 25.000. Naast de eerdere korting van 25.000 in 2013 is de subsidie van gedaald van 150.000 in 2012 naar 100.000 in 2014. Zoals in 2013 is aangekondigd heeft het bestuur van SPH maatregelen genomen om toch tot een acceptabel aanbod te komen. Enerzijds door onze uitgaven te beperken en anderzijds door het aantal voorstellingen te verlagen tot ca.70 voorstellingen. De uitgaven (met uitzondering van de voorstellingen) zijn ten opzichte van 2013 ca. 15.000 verlaagd. De verwachte verhoging van de inkomsten is helaas niet gelukt. Ten opzichte van 2013 zijn 1.300 bezoekers minder geteld. Het lagere aantal bezoekers heeft zich voorgedaan in de podia OS en OK. b. Fonds Podiumkunsten Door het fonds Podiumkunsten worden subsidies verstrekt voor concerten (kamermuziek), waarbij een tekort is opgetreden. Het gaat hierbij om professionele podiumkunsten, die openbaar toegankelijk zijn en waarvoor betaalde entree geldt. De subsidie bedraagt 50% van het tekort. Jaarverslag Podia Heemstede 4

8. Public relations De PR commissie verricht veel inspanningen om de naamsbekendheid van SPH nog te verder omhoog te brengen. Zij doet onder meer door gebruik te maken van social media. Voorafgaand aan iedere voorstelling wordt door middel van facebook, twitter en uiteraard de plaatselijke weekbladen de potentiële bezoekers op de hoogte gesteld van de optredende artiesten. Voorts is een website gerealiseerd onder de naam www.podiaheemstede.nl waarop alle voorstellingen zijn vermeld en waar de bezoekers op eenvoudige wijze kaarten kunnen bestellen. Tot slot is de verkoop van de kaarten gecentraliseerd bij Casca. Op 21 september 2014 was voor het eerst de Open Dag van Podia Heemstede. In de ochtend een programma voor bezoekers in de Oude Kerk en in de middag in Theater de Luifel. Voorgaande jaren waren de Open dagen op andere dagen. Van oudsher was er een Open Dag in het Oude Slot in mei en Theater de Luifel organiseerde de dag in september. De leden van de Heemsteedse Kunstkring zijn jaarlijks goede afnemers van een aantal voorstellingen. Op de jaarlijkse bijeenkomst van de HKK wordt door de programmeurs van diverse theaters uit de omgeving reclame gemaakt voor de te houden voorstellingen Wij zijn er ook dit jaar weer in geslaagd om adverteerders te werven. Helaas zijn er geen bedrijven bereid gevonden om SPH te sponsoren. 9. Bestuurlijke zaken Het jaar 2014 is voor SPH wederom een intensief jaar geweest. Het bestuur heeft zich ingespannen om de bezuiniging op de subsidie door te voeren. Het bestuur heeft mooie toekomstverwachtingen en richt zich bij de programmering op een breed publiek, maar ook heel specifiek op het voortgezet onderwijs. Het SPH bestuur werkt nauw samen met vele vrijwilligers en doet er alles aan om de aanwezige deskundigheid zo goed mogelijk te gebruiken. Samenwerking binnen SPH heeft de aandacht, maar samenwerken ook met anderen in de omgeving is een speerpunt. 10. Vriendengroeperingen SPH kent van oudsher twee vriendengroeperingen: vrienden van TdeL en vrienden van het OS. Met beide groeperingen heeft het bestuur een aantal keren overleg gevoerd. Het ultieme streven van het bestuur was om te komen tot één vriendengroepering voor SPH, waardoor het culturele leven in Heemstede breed wordt gedragen. 11. Samenwerking Wij hebben regelmatig overleg met andere aanbieders van cultuur zoals Casca, Blokker en de bibliotheek, maar ook breder zoals koorbiënnale. Met de Heemsteedse Kunstkring wordt overleg gevoerd om te zien of intensieve samenwerking mogelijk is. Met Casca zal het overleg over programmering en afstemming van voorstellingen, verder worden verdiept. Het bereiken van de jeugd heeft onze bijzondere aandacht. Gedacht kan worden aan het idee om een Young Podia Heemstede te starten. Een commissie kan gevormd worden van 5 jonge mensen uit Heemstede die op de middelbare scholen in de regio zitten. Vervolgens kan de commissie in overleg met de programmeurs verantwoordelijk worden voor het bepalen van een vastgesteld aantal voorstellingen op de podia in Heemstede. De commissieleden zijn ambassadeur van de podia en mogen maximaal 2 jaar meedraaien Jaarverslag Podia Heemstede 5

12. Vrijwilligers Binnen SPH zijn zo'n 30 vrijwilligers zeer actief aan de slag. Zonder deze groep zou SPH niet kunnen bestaan. Zij zijn onder meer belast met begeleiding van het publiek en artiesten op theateravonden. Tevens worden er nog kaartjes bij de ingang van het podium verkocht aan spontaan komende bezoekers. De vrijwilligers krijgen een instructie en jaarlijks zetten we de vrijwilligers in het zonnetje. 13. Programmeurs Voor SPH werken twee programmeurs, te weten 1 voor TdL (voornamelijk cabaret) en 1 voor het OS en de OK (voornamelijk kamermuziek). Beide programmeurs slagen er ieder jaar weer in om een breed en kwalitatief hoog aanbod te presenteren. Inmiddels heeft het bestuur besloten om vanaf het seizoen 2015-2016 een andere programmeur aan te trekken voor de voorstellingen in de OK. 14. Financiën Het (kalender)jaar 2014 hebben wij helaas moeten afsluiten met een negatief saldo van 18.600,--. De structurele bezuiniging van de gemeente van 50.000 enerzijds en het tegenvallende aantal bezoekers anderzijds zijn hier debet aan. Het negatieve saldo hebben wij dit jaar nog kunnen opvangen ten laste van de algemene reserve. Hierna is deze reserve gedaald tot ruim 10.000. Een deficit zoals in 2014 kunnen wij dan niet meer opvangen. Ons streven is erop gericht om in het seizoen 2015-2016 tot een sluitende exploitatie te komen door het concentreren van de voorstellingen in de OK en TdL. Daarnaast zal de programmering in de OK worden gericht op een nog bredere doelgroep. Vastgesteld in het bestuur van Stichting Podia Heemstede van 13 maart 2015 Voorzitter w.g. E.J. Groot Secretaris w.g. B.J. Hasken Penningmeester : w.g.a. Mettes Algemeen lid: w.g. K.A. van der Pas Jaarverslag Podia Heemstede 6

Deel 2 Financieel verslag 2014 Jaarverslag Podia Heemstede 7

Toelichting Balans per 31 december 13 Eigen vermogen Algemene reserve Saldo 1 januari 2014 26.362 Toevoeging winst 2013 9 Toevoeving bestemmingsreserve nieuwe ontwikkelingen 2.482 Af: verlies 2014-18.605 Saldo per 31 december 2014 10.248 Bestemmingsreserve nieuwe ontwikkelingen: Saldo 1 januari 2014 5.272 Onttrekking: * integratie website met nieuw kaartverkoopsysteem -2.300 * aanpassingen nieuwe website -490 2.482 * overheveling naar algemene reserve -2.482 Saldo 31 december 2014 0 Jaarverslag Podia Heemstede 8

Verlies-en winstrekening Stichting Podia Heemstede 2014 en begroting 2016 Begroting Rekening Begroting Begroting 2014 2014 2015 2016 Lasten 1 Voorstellingen 122.500 112.130 122.500 105.000 2 Programmeur 30.000 30.000 26.000 22.500 3 Huur locaties 37.875 35.539 38.705 37.300 4 Techniek 21.525 20.598 21.940 23.700 5 Pauzedrankjes 19.460 17.235 19.675 18.025 6 Publiciteit 25.000 28.828 25.000 24.000 7 Kaartverkoop 17.860 18.490 19.866 17.680 8 Administratie 8.100 8.037 8.300 8.120 9 Bestuur/commissies e.d. 5.000 5.150 5.000 6.000 10 Algemene kosten 8.000 7.347 8.000 10.000 Batig saldo Totale lasten 295.320 283.354 294.986 272.325 Baten 11 Recette 182.034 148.275 181.700 166.039 12 Sponsoring/ 10.000 11.842 10.000 8.000 advertenties, rente e.d. 13 Fonds Podiumkunsten 5.000 6.346 5.000 0 14 Subsidie gemeente 98.286 98.286 98.286 98.286 Nadelig saldo 18.605 Totale baten 295.320 283.354 294.986 272.325 Jaarverslag Podia Heemstede 9

Toelichting verlies-en winstrekening 2014 S P H 1 Voorstellingen Aantal Aantal voorstellingen kalenderjaar 2014: * de Luifel 40 * De Oude Kerk/Pinksterkerk 19 * Het Oude Slot 9 * Vervallen voorstellingen 2 Totaal 70 Begroot volgens het culturele seizoen 2013-2014 -73 Verschil -3 Het culturele seizoen loopt van september tot en met mei. Hierdoor kan het aantal voorstellingen in het kalenderjaar afwijken van de prognose in het culturele seizoen. De kosten van de artiesten waren als volgt: * Het Oude Slot 6.505 * De Oude Kerk 32.730 * Pinksterkerk 4.035 * de Luifel 68.860-112.130 Begroot 122.500 Verschil 10.370 De lagere kosten zijn toe te schrijven aan 2 vervallen voorstellingen en 3 voorstellingen minder. 6 Publiciteit * Programmaboekje (incl. bezorging) 11.600 * Open dag 4.500 * Casca PR werkzaamheden 7.000 * Advertenties 3.000 * Opmaken maandladders en advertenties 1.350 * diverse kosten (o.a. drukwerk, posters, verspreiden boekjes e.d.) 1.378-28.828 Begroot 25.000 Verschil -3.828 Jaarverslag Podia Heemstede 10

10 Algemene kosten * Representatie 1.600 * Bankkosten 310 * Vrijwilligersvergoeding 1.500 * Onderhoud website 900 * Bumarechten 685 * Kaartverkoopsysteem 1.915 * diverse kleine kosten 437-7.347 Begroot 8.000 Verschil 653 11 Recette * Opbrengst 148.275 * Begroot -182.034 Lagere opbrengst -33.759 Door een lager aantal voorstellingen en een tegenvallend aantal bezoekers is de opbrengst fiks lager uitgevallen bezoekers dekking * de Luifel 40 voorstellingen 6.168 83% * Het Oude Slot 9 voorstellingen 506 62% * De Oude Kerk/Pinksterkerk 19 voorstellingen 2.045 36% Totaal 8.719 12 Sponsoring e.d. * Opbrengst 11.842 * Begroot -10.000 Hogere opbrengst 1.842 Specificatie opbrengst: * Vrienden van de Luifel 2.700 * Vrienden van Het Oude Slot 2.770 * Advertenties 4.350 * Rente 485 * Correctie vorig jaar 1.730 * Diversen -193 11.842 Jaarverslag Podia Heemstede 11

Begroting 2015-2016 2.015 2.016 1 Programma's aantal: * Oude Slot 7 0 * Oude Kerk 22 20 * de Luifel 43 49 72 69 Voorstellingen: * Oude Kerk: 44.500 40.000 * de Luifel 75.500 65.000 120.000 105.000 Bumarechten (begroot onder algemene kosten) 2.500 Totaal 122.500 2 Programmeurs * cf. overeenkomsten 26.000 22.500 Open Dagen 5.000 * Opgenomen onder Publiciteit 3 Huur locaties * de Luifel 21.715 * 49 x 500 24.500 * Oude Kerk 14.190 * 20 x 640 12.800 * Oude Slot 2.800 0 Totaal huur locaties 38.705 37.300 Jaarverslag Podia Heemstede 12

4 Techniek Begroting Begroting 2.015 2.016 * de Luifel 12.040 * 43 x 275 * 49 x 275 13.475 * extra personeel/stemmen vleugel 1.000 1.250 * Oude Kerk * 22 x 307 6.750 * 12 x 415 (vleugel) 4.980 * technici 20 x 200 4.000 Oude Slot * 7 x 300 * 7 x 307 2.150 0 Totaal kosten techniek 21.940 23.705 5 Pauzedrankjes * de Luifel 9.675 * 49 x 225 11.025 * Oude Kerk 6.500 7.000 * Oude Slot 3.500 0 Totaal pauzedrankjes 19.675 18.025 6 Publiciteit * Programmaboekje 7.000 7.000 * Casca 7.000 5.000 * budget PR commissie 6.000 7.000 * Open dag 5.000 Totaal publiciteit 20.000 24.000 7 Kaartverkoop 18.300 17.680 * stelpost 1.566 0 8 Administratie (Casca) 8.300 8.120 Jaarverslag Podia Heemstede 13

Begroting Begroting 2.015 2.016 9 Bestuur/commissies/vrijwilligers 5.000 * vrijwilligersvergoeding 4.000 * onkostenvergoeding PR cie 500 * representatie 1.000 * onvoorzien 500 6.000 10 Algemene kosten 8.000 * onderhoud website 1.000 * kaartverkoopsysteem 2.000 * toegangskaarten 500 * vrijwilligersvergoeding 1.500 * kantoorbenodigdheden 500 * Porti/bank/telefoon 500 * Bumarechten 2.000 * annulering voorstellingen 2.000 10.000 12 Recette Gemiddeld tarief voor de Luifel 17,40 110.500 exclusief BTW 16,40 * gemiddeld 145 bezoekers x 49 = 7.000 (afgerond) * 7.000 x 16,40 115.000 Gemiddeld tarief voor Oude Kerk 19,25 62.200 exclusief BTW 18,15 * gemiddeld 150 bezoekers x 20 = 3.000 * 3.000 x 18,15 55.000 Gemiddeld tarief voor Het Oude Slot 17,-- exclusief BTW 16,-- * gemiddeld 80 bezoekers x 7 = 560 * 560 x 16,-- 9.000 0 stelpost kortingen voorstellingen -3.961 Totale recette 181.700 166.039 Jaarverslag Podia Heemstede 14

Begroting Begroting 2.015 2.016 13 Sponsoring/advertenties, rente e.d. 10.000 * vrienden van theater de Luifel 2.500 * advertenties 5.250 * rente 250 8.000 14 Fonds Podiumkunsten 5.000 0 Opbrengst is afhankelijk van voorstellingen die met verlies worden afgesloten 15 Subsidie gemeente Heemstede 98.286 98.286 De gemeente Heemstede heeft een korting aangekondigd van 25.000 in 2013 en nogmaals 25.000 in 2014; derhalve vanaf vanaf 2015 cumulatief 50.000. Heemstede, 23mrt15 AM Jaarverslag Podia Heemstede 15