Communicatiebeleidsplan 2016 Inleiding In dit beleidsplan staat kernachtig wat de uitgangspunten zijn voor de gemeentelijke communicatie. Dit vakgebied is onder te verdelen in vier categorieën: wettelijke communicatie, interne communicatie, pers en bestuurscommunicatie, beleids- en projectcommunicatie. Overkoepelend aan de vier categorieën is het vijfde onderdeel: communicatiebeleid en -advisering. Deze vijf onderdelen van het vakgebied Communicatie zijn in het voorjaar van 2015 door het college van B&W vastgesteld. Tegelijkertijd heeft het college toen ook vastgesteld, dat de ambities voor vernieuwing laag moeten blijven gezien de beschikbare formatie. In het tweede deel van dit document staat de formatie / urenverdeling, zoals die begin 2016 is afgestemd met het college van B&W. Wettelijke communicatie Het doel van de wettelijke communicatie is te voldoen aan wettelijke voorschriften aan de gemeentelijke communicatie. Het gaat hierbij onder andere om officiële bekendmakingen en risicoen crisiscommunicatie. Correcte en tijdige aanlevering van officiële publicatie bij gemeentepagina, website, Staatscourant, Mijnoverheid.nl en Officielebekendmakingen.nl Jaarlijkse publicatie van het burgerjaarverslag Gereed hebben van (digitale) informatiemappen voor nieuwe inwoners Kennis en vaardigheden over crisiscommunicatie middels training en overleg voortdurend op peil houden Interne communicatie De interne communicatie heeft als doel een eenduidige en heldere informatieverstrekking aan de ambtelijke organisatie. Dit is belangrijk om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen binnen de organisatie en de onderlinge binding. Daarnaast gaat de interne communicatie om de ontsluiting van informatie en documenten die van nut of belang zijn bij de werkzaamheden van de medewerkers. Voortdurend actueel houden van het intranet, waar het gaat om achtergrondinformatie, formulieren etc. Dagelijks zorgdragen voor snelle plaatsing van intern nieuws Tweewekelijks uitbrengen van de Infomail, de interne digitale nieuwsbrief Communicatiebeleidsplan gemeente Heerde, maart 2016 1 / 5
Pers en bestuurlijke communicatie Het doel met betrekking tot de pers is een eerlijke en afgewogen berichtgeving door de media over onderwerpen van en over de gemeente. Een ander doel van dit deelgebied is een goede communicatie rondom representatie en profilering van de collegeleden. Het persbeleid uitvoeren zoals beschreven in het persprotocol (Intranet > organisatie > Beleid en regelgeving > beleid Heerde niet-openbaar > persprotocol) Voortdurend monitoren van (traditionele) pers en social media Werken aan een goede relatie met de (lokale) pers Mogelijkheden ontdekken en creëren voor profilering van collegeleden Beleids- en projectcommunicatie Beleids- en projectcommunicatie vormen het sluitstuk voor communicatie: de uren die overblijven nadat de andere taken zijn uitgevoerd, kunnen worden ingezet voor deze taak. Het doel bij beleids- en projectcommunicatie is om de inwoners van de gemeente te informeren over gemeentelijk beleid en gemeentelijke projecten, burgerparticipatie hierin te creëren en begrip te creëren voor het beleid. Werkwijze Vakambtenaren en projectleiders adviseren over communicatie en hen ondersteunen bij specifieke communicatietaken Opstellen van communicatieplannen voor projecten en beleidstrajecten Zorgdragen voor publicatie op gemeentepagina, website etc. Ondersteuning bij vormgeving, druk etc. van documenten, folders en dergelijke Bekend maken van Cittaslow onder bewoners en medewerkers Behandelen van allerhande publieksvragen Het op de juiste wijze inzetten van verschillende middelen, met (in de gevallen waarbij die aanwezig zijn) als uitgangspunt de beleidsdocumenten hiervoor 1 Communicatiebeleid en advisering Het doel is een heldere, eenduidige en begrijpelijke communicatie vanuit de gemeente Heerde. Specifiek onderdeel hiervan is de huis- en schrijfstijl, nodig voor een professionele uitstraling en begrijpelijke teksten (doel is B1 niveau, het niveau waarbij 80% van de bevolking de tekst begrijpt). Werkwijze College- en mt-leden adviseren over communicatievraagstukken, gevraagd en ongevraagd, schriftelijk en mondeling, korte of langtermijn Zorgdragen voor algemeen communicatiebeleid of beleid op specifieke onderdelen / communicatiemiddelen Werken aan een goed gebruik van de huis- en schrijfstijl door medewerkers, o.a. door trainingen, sjablonen en steekproefsgewijze controles Zorgdragen voor een goede organisatie van de communicatie (onderlinge afstemming, budgetbeheer, teamplannen, op orde hebben van communicatiematerialen, stockfoto s etc) 1 Momenteel hebben we beleid voor Social media (www.heerde.nl > Bestuur en organisatie > Beleid en regelgeving > Beleidsbibliotheek > Overheid en democratie > communicatieplan social media) en voor twitter: Intranet > Organisatie > beleid en regelgeving > beleid Heerde niet-openbaar > twitterprotocol). Communicatiebeleidsplan gemeente Heerde, maart 2016 2 / 5
Communicatieformatie 2016 In het voorjaar van 2015 heeft toenmalig hoofd Bedrijfsvoering Ron Zwart met het college van B&W gesproken over de hoofdtaken en inzet van communicatie. Centraal stonden de vier categorieën van communicatie (met als vijfde het overkoepelende beleid), de mate van tevredenheid onder de collegeleden, op welke categorieën meer en minder ingezet moet worden en wat daarin prioriteit heeft. Na deze verkenning op hoofdlijnen en nadat het bestuurssecretariaat afgelopen zomer is gekanteld, is dat nader uitgewerkt in de werkzaamheden en het benodigde aantal uren per categorie. Over deze verdeling heeft het college op 23 februari 2016 overeenstemming bereikt. Wettelijke communicatie Wettelijke communicatie betreft de publicaties die vanuit de wettelijke regelgeving noodzakelijk zijn, zoals vastgestelde verordeningen en beleid, bestemmingsplannen enzovoort. Publicaties in onder andere de Staatscourant, op Mijnoverheid.nl, Schaapskooi, 250 Heerde.nl en Officielebekendmakingen.nl Het burgerjaarverslag 50 Zaken met betrekking tot de Wob (met name tekenrecht) 10 Risico- en crisiscommunicatie (oefeningen, overleg, afstemmen piket) 50 Infomappen maken voor nieuwe inwoners / info updaten e.d. 15 Totaal 375 uur per jaar (0,26 fte) Interne communicatie Bij de interne communicatie gaat het om informatieverstrekking richting de medewerkers van de gemeente Heerde en ontsluiting van informatie en documenten die medewerkers nodig hebben om hun taken en de organisatiedoelstellingen uit te kunnen voeren. Daarnaast is interne communicatie belangrijk voor de onderlinge binding van de medewerkers. Intranet: redigeren aangeleverde teksten, schrijven, info ophalen en controleren, 300 actualiteit intranet bijhouden en controleren, mensen aansporen, documenten publiciteitsklaar maken, fotografie, plaatsen van info op intranet etc. Infomail: redigeren aangeleverde teksten, schrijven, info ophalen en controleren, 200 mensen aansporen, fotografie, infomail opmaken) Infomappen voor nieuwe medewerkers 10 Diversen, hand- en spandiensten 50 Totaal 560 uur per jaar (0,39 fte) Pers en bestuurlijke communicatie Perscommunicatie betreft alle (actieve en passieve) contacten met de pers en de monitoring hiervan. Hoewel perscommunicatie natuurlijk altijd ten dienste staat van bestuurlijke communicatie of beleids- en projectcommunicatie, is die hier toch apart benoemd. Dit omdat het een speciale tak van sport betreft binnen de communicatiewerkzaamheden. De uren voor de pers zijn niet meegenomen bij de andere taken. Bestuurlijke communicatie betreft alle communicatie rondom de representatie en profilering van de collegeleden. Communicatiebeleidsplan gemeente Heerde, maart 2016 3 / 5
Alle taken mbt pers: persbijeenkomsten, persberichten maken/versturen, 400 onderhouden persrelaties, persvragen beantwoorden, verslaglegging perscontacten etc. Persmonitoring en monitoring social media / issuemanagement 150 Gemeentegids 90 Dorpsbezoeken 30 Kabinetszaken (m.n. 4 mei, lintjesregen) 20 Divers bestuurlijke communicatie: schrijven voorwoorden/toespraken, blogs, 200 artikelen, fotografie bij ontvangsten van bijv. sportkampioenen e.d. Maandelijks één van de collegeleden met een artikel op de gemeentepagina 24 Totaal 914 uur (0,64 fte) Voor de bestuurlijke communicatie is een samenwerking tussen het Bestuurssecretariaat zijn de volgende afspraken gemaakt: Het bestuurssecretariaat bespreekt in de wekelijkse overleggen met de individuele collegeleden ook het onderwerp communicatie, aan de hand van de agenda voor de komende vier weken. Samen met het betreffende collegelid wordt vastgesteld op welke momenten hij/zij communicatieondersteuning wil. Dit kan variëren van het maken van een speech of een voorwoord, tot het maken van een foto of het uitnodigen van de pers voor een bijeenkomst. Het gaat er om waar het collegelid zelf behoefte aan heeft. Hiervoor zijn op jaarbasis 200 uur beschikbaar (excl. Pers). Gemiddeld per week voor het gehele college komt dit neer op ongeveer 4 uur. Wanneer Communicatie zelf zaken opvangt die voor bestuurlijke communicatie in aanmerking kunnen komen, leggen ze dit terug bij Bestuurssecretariaat. Die neemt het vervolgens weer op in het overleg met het collegelid. Deze afspraken staan los van beleids- en projectcommunicatie. Daar heeft de beleidsambtenaar of projectleider het primaat. Zij moeten bekijken wanneer er communicatiemomenten (kunnen) zijn en dit overleggen met Communicatie en het betreffende collegelid. Beleids- en projectcommunicatie Beleids- en projectcommunicatie betreft alle algemene communicatie en burgerparticipatie rondom beleid en projecten. Hierbij gaat het niet om uitvoering in de zin van het organiseren van bijeenkomsten e.d., maar alleen om de echt communicatieve taken en advisering. De uitvoering ligt in handen van de betreffende beleidsambtenaar of projectleider. Bij projecten kan een communicatiemedewerker worden ingehuurd wanneer dit nodig is. Kosten voor communicatie (inclusief de eventuele inhuur) moet onderdeel zijn van de totale kosten zoals opgenomen in een projectplan. Omdat dit onderdeel als sluitstuk is benoemd voor de urenverdeling, zijn er p.m. uren opgevoerd. Projecten: taken als het opstellen van een communicatieplan / -paragraaf, p.m. advisering, overleg / afstemming met projectleiders en andere betrokkenen etc. Het gaat in 2016 om projecten als actualisatie Toekomstvisie, Gebiedsontwikkelingen Veessen-Wapenveld, Veluwekroon etc. Beleid: advisering, overleg / afstemming, opstellen communicatieparagraaf in het p.m. kader van beleidscommunicatie Ondersteuning bij het schrijven van teksten / brieven e.d. 200 (laten) maken van folders e.d., vormgeving producten, voorpagina s 100 beleidsdocumenten en verdere vormgeving Fotografie: 35 uur p/j 35 Communicatiebeleidsplan gemeente Heerde, maart 2016 4 / 5
Actief monitoren op onderwerpen/projecten die (gaan) spelen, issuemanagement 100 Afhandeling publieksvragen 80 Gemeentepagina (uitvoering gemeentelijk beleid / projecten) 250 Cittaslow 75 Begrotingspagina 20 Totaal: 860 uur (0,61 fte) Communicatiebeleid en advisering (o.a. Huis- en schrijfstijl) Dit bestaat vooral uit kaderstelling en handhaving hiervan voor de communicatie van de organisatie. Daarnaast gaat het over de advisering over hoe (met name politiek gevoelige) onderwerpen het best kunnen worden gecommuniceerd. Ook de organisatie van de communicatie valt hieronder. Huisstijl / schrijfstijl, sjabloonontwikkeling etc, training nieuwe medewerkers 50 Advisering gevraagd / ongevraagd van bestuur / mt 200 Ondersteuning / advisering raadscommunicatie 40 Eigen communicatieprojecten 2015: communicatiebeleidsplan en evaluatie huis- 160 en schrijfstijl Diversen / overigen als afstemming, budgetbeheer, communicatiemanagement, 290 teamplan, archivering, stockfotografie etc. Totaal 740 uur (0,52 fte) Vergelijk formatie en taken Samenstelling team communicatie Het (sub)team communicatie kent momenteel drie medewerkers met resp 1,0, 0,67 en 0,89 fte. Eén fte betekent 1420 productieve uren op jaarbasis 2. Dit betekent dat communicatie op jaarbasis 1420 + 951 + 1263 = 3634 uur ter beschikking heeft. Opgeteld komen de genoemde werkzaamheden uit op 3449 uren, ofwel 2,42 fte. Dit betekent dat er maar zeer beperkt ruimte is om de taken in te vullen waar nu nog een pro memori is ingevuld. Gebaseerd op ervaring is, om deze taken goed uit te kunnen voeren, zo n 600 uur nodig. Dit is beduidend meer dan er beschikbaar is (nog geen 200). 2 Bron: P&O. Communicatiebeleidsplan gemeente Heerde, maart 2016 5 / 5