Partsmanager Beroepscompetentieprofiel December 2014
Inhoudsopgave Inleiding... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Colofon... 5 1Algemene informatie over het beroep... 6 2 Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep... 13 3 Beschrijving van de kerntaken... 14 Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. BCP Partsmanager 2014 2
Inleiding Dit beroepscompetentieprofiel is in 2014 opgesteld door Innovam, in opdracht van OOMT. Om tot de inhoud van dit profiel te komen zijn gesprekken gevoerd met personen in de functie en de leidinggevenden van deze personen. De herkenbaarheid is gewaarborgd door de beroepscompetentieprofielen te bespreken met vertegenwoordigers van de branche. Een beroepscompetentieprofiel (BCP) beschrijft de kerntaken en werkprocessen in een bepaald beroep. Hierbij wordt uitgegaan van een vakvolwassen werknemer die al drie tot vijf jaar in het beroep werkzaam is. Drie begrippen staan centraal in het beroepscompetentieprofiel: context en kerntaken, opgesplitst in een aantal werkprocessen. De inhoud van een beroepscompetentieprofiel moet herkenbaar zijn voor het bedrijfsleven. Daarom worden deze profielen opgesteld in opdracht van of in samenwerking met het georganiseerde bedrijfsleven. Om het document een formele status te geven, is vaststelling door het georganiseerde bedrijfsleven noodzakelijk. Wat is de functie van een beroepscompetentieprofiel? Een beroepscompetentieprofiel kan verschillende functies vervullen. Binnen een branche kan het gebruikt worden voor verdere professionalisering van werknemers, voor de ontwikkeling van competentie-instrumenten en als voorlichtingsmateriaal. Daarnaast kan een beroepscompetentieprofiel dienen als input voor opleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs. Het bedrijfsleven is immers afnemer van mbo-gediplomeerden, en is daarom in hoge mate richtinggevend voor de eisen die gesteld moeten worden aan deze gediplomeerden. Conform deze ketengedachte is het bedrijfsleven verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van beroepscompetentieprofielen. Kenniscentra ontwikkelen en onderhouden op basis van deze beroepscompetentieprofielen de opleidingseisen in de vorm van kwalificatiedossiers. Dit gebeurt in samenwerking met vertegenwoordigers van sociale partners en onderwijs. Het onderwijs ontwikkelt op basis van de kwalificatiedossiers concrete opleidingen en examens. Indeling van het beroepscompetentieprofiel De informatie over het beroep is verdeeld over drie hoofdstukken. Het eerste hoofdstuk bevat de context van het beroep: algemene informatie, loopbaanontwikkelingen en trends en innovaties. Het tweede hoofdstuk geeft een overzicht van de hoofdtaken en werkzaamheden van de beroepsbeoefenaar (kerntaken en werkprocessen). Een uitwerking van deze werkzaamheden komt in hoofdstuk 3 aan bod. Bij het benoemen van de competenties wordt gebruik gemaakt van het Competentiemodel kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven powered BCP Partsmanager 2014 3
by SHL, ten einde de vertaling van dit BCP naar een kwalificatiedossier te vereenvoudigen. BCP Partsmanager 2014 4
Colofon Ontwikkeld door In opdracht van Verantwoording Innovam OOMT Vastgesteld door: OOMT Bestuur Op: december 2014 Te: Houten BCP Partsmanager 2014 5
1 Algemene informatie over het beroep In dit hoofdstuk wordt het beroep nader omschreven. 1.1 Mogelijke functiebenamingen Partsmanager Magazijnchef Magazijnmanager Magzijnbeheerder Onderdelenmanager 1.2 Beschrijving van het beroep Werkomgeving De Partsmanager is werkzaam binnen de vestiging of holding waar hij werkt, waarbij hij het grootste deel van de tijd aanwezig is in het magazijn. Het komt voor dat de partsmanager de voorraden beheert van meerdere vestigingen. Binnen zijn functie heeft hij veelvuldig contact met zijn leidinggevende, meestal de aftersales verantwoordelijke voor de vestiging, dit is vaak de Servicemanager of Aftersalesmanager. Daarnaast werkt hij samen met de werkplaatsreceptie, de monteurs en de verkoopafdeling. Tijdens zijn werk krijgt de Partsmanager te maken met de afdelingen van zijn bedrijf, leveranciers, schadeherstelbedrijven, verzekeringspartijen, particulieren en importeurs. Daarnaast heeft hij contact met de partsmedewerkers en partsmanagers die binnen de organisatie werkzaam zijn. Ook heeft hij contact met het management, de verkoopafdeling, en externe klanten. Typerende beroepshouding De Partsmanager is een ondernemend, open en gestructureerd persoon. Hij is representatief, communicatief vaardig en nauwkeurig in zijn werk. Hij stelt zich op als het visitekaartje van zijn bedrijf. BCP Partsmanager 2014 6
Een Partsmanager moet beschikken over een commerciële houding en inzicht. Daarbij heeft hij een proactieve houding, waarbij hij volhardend en gemotiveerd moet blijven, ondanks eventuele tegenslagen. De Partsmanager moet stressbestendig zijn. Hij krijgt vaak te maken met piekdrukte en deadlines voor het indienen van bestellingen. Zijn communicatie moet zowel schriftelijk als mondeling goed zijn. Hij moet in staat zijn om op meerdere (intelligentie- en sociale) niveaus te communiceren, aangezien hij diverse gesprekspartners heeft. Het is van groot belang dat de Partsmanager relaties voor de lange termijn kan bouwen. De Partsmanager moet zelfstandig en in teamverband kunnen werken. Rol en verantwoordelijkheden Aangezien veel van de onderdelen automatisch worden besteld, moet de Partsmanager in staat zijn de processen te overzien. Hij werkt nauwkeurig als het gaat om administratieve verslaglegging in het CRM-systeem. Hij is analytisch en kan gegevens interpreteren en omzetten naar acties. Daarbij moet hij resultaatgericht kunnen werken en zijn doel voor ogen houden. De Partsmanager is eindverantwoordelijk voor het beheer van het magazijn en het verkopen van onderdelen zowel intern als extern. Hierbij hoort ook het behalen van zijn targets gericht op omzet en voorraad en het opstellen van beleid. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het onderhouden van relaties met klanten. De partsmanager draagt een grote verantwoordelijkheid. Hij beheert voorraden met hoge waarde en als onderdelen niet tijdig voorradig zijn ligt het werk in het bedrijf stil. De voorraad kan ook niet te groot zijn, want dat brengt kosten voor opslag met zich mee. De Partsmanager controleert de bestellingen van de Partsmedewerkers via dagelijkse en/of wekelijkse overzichten. Periodiek vindt er een BCP Partsmanager 2014 7
telling plaats van de voorraad. Binnen zijn toegewezen gebied is de Partsmanager verantwoordelijk voor het voorraadbeheer en voorraadbeleid, het bestellen en verkopen van onderdelen en accessoires en het onderhouden van relaties met klanten. Samen met de Serviceadviseur/Servicemanager en de werkplaatschef draagt hij de verantwoordelijkheid voor de werkplaatsvoortgang. De Partsmanager is (samen met zijn leidinggevende) verantwoordelijk voor de opslag, beheer en administratie van (gevaarlijke) stoffen in het magazijn. Ook het beheer van veiligheidsvoorschriften en veiligheidskaarten valt onder de partsmanager. Het is de taak van de Partsmanager om zijn handelingen en afspraken goed vast te leggen in een CRM-systeem. Daarnaast houdt hij bij welke wensen de klanten hebben, wie de contactpersonen zijn en wanneer hij bepaalde activiteiten moet uitvoeren. Hij draagt zorg dat alle systemen en gegevens up-to-date zijn. Afhankelijk van zijn ervaring krijgt de Partsmanager meer handelings- en onderhandelingsvrijheid. Van de Partsmanager wordt verlangd dat hij zijn (product)kennis bijhoudt en de marktontwikkelingen volgt. Hij speelt deze informatie door aan zijn achterban. Complexiteit De technische ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op. De Partsmanager moet op de hoogte blijven van de productontwikkelingen bij zijn merk(en). Deze productkennis moet hij vertalen naar voorraadbeheer (de juiste onderdelen, in de juiste hoeveelheden, op het moment dat ze nodig zijn) en in het meedenken met de (interne en externe) klant (deze werkzaamheden vragen om deze onderdelen). Het werk van de Partsmanager bevat veel dezelfde werkzaamheden. Echter wanneer er BCP Partsmanager 2014 8
spoedopdrachten of problemen voorkomen moet de Partsmanager snel en in het belang van de klant én het bedrijf kunnen handelen. De Partsmanager vult bestelformulieren in waar verschillende keuzes mogelijk zijn. Niet elke keuze correspondeert met elkaar, vandaar dat productkennis van groot belang is. Ook moet hij vragen van de Partsmedewerkers kunnen beantwoorden. De Partsmanager heeft te maken met de klant, de leverancier en het bedrijf, elk met zijn eigen wensen. De klanten zijn steeds beter geïnformeerd en weten wat er in de markt te krijgen is. Voor de Partsmanager is het de afweging in hoeverre hij mee kan gaan in de wensen/eisen van de klant/leverancier. Hij houdt hierbij oog voor de belangen van het bedrijf. Uiteindelijk is een positief resultaat voor het bedrijf het uitgangspunt. De Partsmanager moet dit meenemen in zijn besluiten. De Partsmanager heeft bij het uitvoeren van het beleid te maken met een hoeveelheid aan wetten, regels en procedures die het soms lastig maken om het logistieke beleid op een winstgevende wijze uit te voeren. De Partsmanager is verantwoordelijk voor de samenwerking en communicatie binnen zijn afdeling, maar hij moet ook de samenwerking en communicatie met andere afdelingen en het management bevorderen. Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en (moderne) vreemde talen Rekenen/ wiskunde Geen Geen De Partsmanager moet beschikken over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Afhankelijk van merk en standplaats is het van belang dat de Partsmanager de taal van het merk (Engels/Duits/Frans) beheerst in woord en geschrift. Gezien zijn werkzaamheden is het van belang dat de Partsmanager beschikt over goede rekenvaardigheden. De Partsmanager moet BCP Partsmanager 2014 9
bijvoorbeeld omloopsnelheden, voorraden, marges, kostprijzen en kortingen berekenen. 1.3 Loopbaanperspectief De Partsmanager kan doorgroeien op basis van ervaring naar de functie van: Serviceadviseur Servicemanager Senior Partsmanager (uitbreiding van functie) Partsmanager van een holding of meerdere vestigingen Aftersalesmanager 1.4 Trends en innovaties Hieronder worden relevante ontwikkelingen voor het beroep beschreven. Trends en innovaties geven aan in hoeverre het beroep nog kan veranderen onder invloed van vernieuwingen. Het gaat hierbij om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, ontwikkelingen in wetgeving en overheidsregulering en ontwikkelingen in de beroepsuitoefening zelf (b.v. technologische veranderingen of marktontwikkelingen in de sector). BCP Partsmanager 2014 10
Arbeidsmarkt De mobiliteitsbranche is aan het veranderen. Toenemende onderhoudsintervallen, verdergaande elektrificering en gebruik van nieuwe materialen zorgen voor veranderingen. Voor actuele gegevens over de arbeidsmarkt en trends en ontwikkelingen in de mobiliteitsbranche verwijzen we u naar: http://innovam.nl/onderzoek. Het arbeidsmarktperspectief hangt sterk samen met conjuncturele ontwikkelingen én technologische trends. Met name technologische ontwikkelingen zorgen voor een continu proces van innovatief denken en handelen. Gegevens over BPV plaatsen zijn te vinden op: www.kansopstage.nl en www.stagemarkt.nl. De bedrijvenregisters waarin alle beschikbare BPVplaatsen zijn opgenomen zijn te vinden via www.innovam.nl. Wetgeving en regelgeving Er is geen wet- en regelgeving die direct van invloed is op het uitoefenen van het beroep. Echter door strenger wordende (milieu)wetgeving verandert de techniek en ook de eisen waaraan een klant moet voldoen. De Partsmanager moet hiervan op de hoogte blijven om zodoende zijn klant te kunnen adviseren en om een oplossing aan te kunnen bieden. Het voldoen aan de wetgeving met betrekking tot gevaarlijke stoffen valt onder de verantwoordelijkheid van de Partsmedewerker. BCP Partsmanager 2014 11
Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening De Partsmanager krijgt te maken met veeleisende en beter geïnformeerde klanten. Dit in combinatie met de veranderingen in de techniek maakt dat de Partsmanager zijn productkennis op orde moet houden. Klanten verwachten meerwaarde van de partsmanager bij een dealer. Steeds vaker moet er worden geconcurreerd met importeurs en onderdelenleveranciers die rechtstreeks aan de klant leveren. Het is van belang dat de Partsmanager een goede band opbouwt met zijn klanten en hen voorziet van service en advies. Er is een tendens te zien dat de functie van Partsmanager wordt gecombineerd met de functie van Serviceadviseur/werkplaatsreceptie. Er zijn al bedrijven waar dit dubbelfuncties zijn. De ontwikkelingen op het gebied van automatisering zorgen er voor dat de Partsmedewerker steeds meer digitaal zijn werk doet. Aan een bestellijst liggen digitale keuzelijsten ten grondslag. Kennis van systemen (importeur/leverancier/leasemaatschappij) is essentieel. Deze keuzemogelijkheden in de bestellijsten zijn van technische aard, wat weer productkennis van de Partsmedewerker vraagt. De ontwikkelingen rond automatisering en logistiek zorgen er ook voor dat onderdelen steeds kortere levertijden krijgen (JIT). De voorraad in het bedrijf wordt hierdoor kleiner, maar de druk op de juiste en snelle afhandeling van de bestelling groter. In sommige bedrijven is sprake van een open magazijn. Dit betekent dat monteurs zelf het magazijn inlopen om alle onderdelen voor werkorders te verzamelen. Hierbij is het van groot belang dat de organisatie van het magazijn op orde is, iedereen op dezelfde manier werkt en dat de voorraad op peil is. De Partsmanager is hier verantwoordelijk voor. Het gebruik van een eigen koeriersdienst binnen een holding of in samenwerking met andere bedrijven, vraagt van de Partsmanager kennis van logistieke processen. BCP Partsmanager 2014 12
2 Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de kerntaken en werkprocessen kenmerkend voor het beroep. Een kerntaak is een kenmerkende taak binnen de beroepsuitoefening. Het betreft een substantieel deel van de beroepsuitoefening naar omvang, tijdsbeslag, frequentie en/of belang. Een werkproces is een afgebakend onderdeel van een kerntaak. Het werkproces kent een begin en een eind, heeft een resultaat en wordt kenmerkend herkend in de beroepspraktijk. De werkprocessen worden in handelingen beschreven opdat duidelijk is wat de beroepsbeoefening inhoudt. Partsmanager Kerntaak Werkproces Kerntaak 1 Stelt het magazijnbeleid op en voert het uit Stelt het afdelingsplan op Stelt het afdelingsbudget op en bewaakt dit Doet verbetervoorstellen en implementeert deze Rapporteert over de uitvoering van het logistieke proces Kerntaak 2 Stuurt het magazijn aan Bewaakt en administreert het logistieke proces Stuurt logistieke werkzaamheden aan Organiseert werk- en afdelingsoverleg Monitort onderhoud aan hulpmiddelen, materialen en inventaris Kerntaak 3 Adviseert over het personeelsbeleid Adviseert over de personeelsbehoefte Assisteert bij werving en selectie Begeleidt en beoordeelt medewerkers Kerntaak 4 Onderhoudt zakelijke contacten Beheert relaties Nieuwe klanten verwerven Doet voorstellen voor contracten Handelt klachten af BCP Partsmanager 2014 13
3 Beschrijving van de kerntaken In dit hoofdstuk zijn de verschillende kerntaken en werkprocessen in dit beroepscompetentieprofiel beschreven. Ook zijn de vakkennis & vakvaardigheden en competenties benoemd. Kerntaak 1 Stelt het magzijnbeleid op en voert het uit Werkproces 1.1: Stelt het afdelingsplan op De Partsmanager maakt, in overleg met de leidinggevende en op basis van het organisatiebeleid, het afdelingsplan. Hierin beschrijft hij aan welke tactische en operationele doelstellingen de afdeling moet voldoen en welke werkzaamheden (of activiteiten) daarvoor uitgevoerd moeten worden. Ook geeft hij aan aan welke eisen deze werkzaamheden moeten voldoen. Hij besteedt hierbij aandacht aan de werkwijzen, de werkmethoden en het gebruik van hulpmiddelen. Tevens maakt hij een inschatting van de benodigde inzet aan materieel en personeel (forecast). Dit voorstel bespreekt de Partsmanager met zijn leidinggevende. Werkproces 1.2: Stelt het afdelingsbudget op De Partsmanager doet een gedetailleerd voorstel voor een financieel verantwoord afdelingsbudget. Dit doet hij in overleg met zijn leidinggevende, op basis van het afdelingsplan, de richtlijnen en verzamelde informatie. Hiervoor analyseert de Partsmanager de huidige situatie, de verwachte ontwikkelingen en de doelstellingen van de afdeling. De Partsmanager bespreekt het voorstel met zijn leidinggevende. Werkproces 1.3: Doet verbetervoorstellen en implementeert deze De Partsmanager signaleert mogelijke verbeterpunten om de afdelingsactiviteiten effectiever en/of meer efficiënt uit te voeren. De Partsmanager onderzoekt en analyseert mogelijke knelpunten en informeert binnen zijn netwerk naar soortgelijke situaties. Hij volgt (internationale) ontwikkelingen binnen de logistiek, bezoekt beroepsrelevante beurzen en houdt vakbladen bij. Op basis daarvan doet hij verbetervoorstellen met betrekking tot werkwijzen, -processen, - methoden en hulpmiddelen. Hierbij richt hij zich op onder meer lay-out, routing van het magazijn, online verkoop, het ontvangen en opslaan van goederen, het verzendklaar maken van goederen, het inventariseren van de voorraad, het bewaken van het budget en uren, personeel, onderhoud en innovatieve technologieën. De Partsmanager bespreekt zijn verbetervoorstellen met zijn leidinggevende. Vervolgens zet hij goedgekeurde verbetervoorstellen om in acties. Werkproces 1.4: Rapporteert over de uitvoering van het logistieke proces De Partsmanager rapporteert regelmatig aan zijn leidinggevende over de voortgang van de invoering van de verbetervoorstellen en over de resultaten en het verloop van de logistieke deelprocessen. Hij rapporteert ook over de mate waarin de afdeling op koers' ligt ten opzichte van het afdelingsplan. Hierbij besteedt hij aandacht aan de kostenontwikkeling ten aanzien van personele inzet, materieel en hulpmiddelen voor de afdeling en de organisatie. Vakkennis Heeft kennis van financieel management Heeft kennis van logistieke werkprocessen en procedures (goederenstromen, magazijnindeling, orders) Heeft kennis van organisatiestructuren BCP Partsmanager 2014 14
Vakvaardigheden Kan computersystemen en programma s gebruiken Kan een planning maken Kan een beleidsplan opstellen Kan kwaliteitszorg toepassen Competenties Beslissen en activiteiten initiëren Samenwerken en overleggen Overtuigen en beïnvloeden Formuleren en rapporteren Vakdeskundigheid toepassen Analyseren Bedrijfsmatig handelen BCP Partsmanager 2014 15
Kerntaak 2 Stuurt het magazijn aan Werkproces 2.1: Bewaakt en administreert het logistieke proces De Partsmanager bewaakt de voortgang van het logistieke proces. Hij gaat na of het door zijn afdeling geleverde werk voldoet aan de prioriteiten, de plannen en doelen die de organisatie stelt. Ook gaat hij na of het werk volgens de vastgestelde kwaliteitseisen en binnen het budget is uitgevoerd. De Partsmanager administreert de verzamelde gegevens over het logistieke proces. Aan de hand hiervan legt hij vast op welke onderdelen het logistieke proces goed en minder goed verloopt. Wanneer de situatie daarom vraagt past de Partsmanager in overleg met zijn leidinggevende het afdelingsplan en/of het budget aan. Werkproces 2.2: Stuurt logistieke werkzaamheden aan De Partsmanager maakt een planning voor de inzet van materieel en personeel. Hij wijst de logistieke werkzaamheden en de bijbehorende bevoegdheden toe aan de Partsmedewerkers. Hierbij houdt hij rekening met hun kwaliteiten en (ontplooiings)wensen. De Partsmanager stelt vast welke materialen en middelen nodig zijn voor de uitvoering van de logistieke werkzaamheden. De Partsmanager past deze planning wanneer nodig aan. Werkproces 2.3: Organiseert werkoverleg De Partsmanager organiseert (regelmatig) werkoverleg met de werkplaats en de werkplaatsreceptie, en met zijn afdeling. Tijdens dit overleg informeert hij hen over het ondernemingsbeleid, ontwikkelingen in de organisatie, de (afdelings)resultaten, actuele zaken en knelpunten. Ook geeft hij aan wat veranderingen voor de werkuitvoering betekenen. De Partsmanager legt gemaakte afspraken vast. Hij evalueert uitgevoerde werkzaamheden en opvallende gebeurtenissen met de Partsmedewerkers door te bespreken hoe met een soortelijke situatie kan worden omgegaan. Werkproces 2.4: Monitort onderhoud aan hulpmiddelen, materialen en inventaris De Partsmanager organiseert regelmatig controles om te controleren of de (interne transport)middelen, materialen, goederen en inventaris qua staat en werking voldoen aan de (wettelijke) eisen. Hij ziet erop toe dat het onderhoud aan hulpmiddelen, materialen en inventaris volgens voorschriften door de medewerkers wordt uitgevoerd. Bij afwijkingen neemt hij tijdig maatregelen zodat de werkzaamheden zonder belemmeringen of risico's kunnen doorgaan. Hij administreert zijn bevindingen. Binnen de grenzen van zijn bevoegdheid bestelt de Partsmanager materialen en/of middelen. Vakkennis Heeft kennis van logistieke werkprocessen en procedures (goederenstromen, magazijnindeling, orders) Heeft kennis van organisatiestructuren Vakvaardigheden Kan computersystemen en programma s gebruiken Kan arbo-, veiligheidsvoorschriften en regels toepassen Competenties Beslissen en activiteiten initiëren BCP Partsmanager 2014 16
Aansturen Samenwerken en overleggen Formuleren en rapporteren Vakdeskundigheid toepassen Analyseren Plannen en organiseren BCP Partsmanager 2014 17
Kerntaak 3 Adviseert over het personeelsbeleid Werkproces 3.1: Adviseert over de personeelsbehoefte De Partsmanager adviseert zijn leidinggevende over de personeelsbehoefte. Hiervoor controleert hij of er instroom, doorstroom of kwalificatie van medewerkers nodig is. Hij kijkt hiervoor naar het logistieke beleid, de afdelingsplannen, ontwikkelingen in en buiten de organisatie en de huidige personeelssamenstelling. Met zijn leidinggevende bespreekt de Partsmanager de adviezen en de eventuele financiële consequenties en mogelijkheden. Werkproces 3.2: Assisteert bij werving en selectie De Partsmanager werft en selecteert samen met zijn leidinggevende, de afdeling HRM en/of het uitzendbureau, volgens procedure, nieuwe medewerkers. De selectie van nieuwe medewerkers vindt plaats door middel van het voeren van sollicitatiegesprekken. Werkproces 3.3: Begeleidt en beoordeelt medewerkers De Partsmanager begeleidt en beoordeelt de partsmedewerkers. Hij doet dit mede door het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, hierin volgt hij de geleverde prestaties en de resultaten en stuurt hij zonodig bij. De Partsmanager heeft ook aandacht voor de ambities, mogelijkheden en plannen van partsmedewerkers met betrekking tot doorgroei en kwalificatie. De Partsmanager motiveert partsmedewerkers zich te blijven ontwikkelen. Indien nodig voert de Partsmanager ook slechtnieuwsgesprekken en handelt hij conflicten tussen collega s af. Mogelijkheden, verwachtingen en wensen van partsmedewerkers legt hij vast. De Partsmanager relateert deze aan de doelen van de afdeling. Aan de hand hiervan stelt hij opleidingsplannen op. Officiële documenten bespreekt of overhandigt de Partsmanager regelmatig met/aan de afdeling HRM. Vakkennis Heeft kennis van de organisatiestructuur Heeft kennis van personeelsbeleid Vakvaardigheden Kan beoordelings- en functioneringsgesprekken voeren Kan personeelsbeleid toepassen Competenties Beslissen en activiteiten initiëren Aansturen Samenwerken en overleggen Overtuigen en beïnvloeden Formuleren en rapporteren Analyseren Bedrijfsmatig handelen BCP Partsmanager 2014 18
Kerntaak 4 Onderhoudt zakelijke contacten Werkproces 4.1: Beheert relaties De Partsmanager onderhoudt en beheert relaties met vaste klanten, leveranciers en logistieke dienstverleners, zodat hij goed op de hoogte blijft van ervaringen, wensen en behoeften met betrekking tot de logistieke dienstverlening. Hij administreert de zakelijke contacten en de eventuele daaruit voortkomende afspraken in het relatiebeheersysteem. Gevolgen van deze contacten en eventuele afspraken die betrekking hebben op aanpassingen van de dienstverlening bespreekt de Partsmanager met de leidinggevende en de betrokken medewerkers. Werkproces 4.2: Nieuwe klanten/relaties verwerven De Partsmanager selecteert potentiële zakelijke relaties die hij benadert voor een gesprek. Hij selecteert de bedrijven op basis van het (marketing)beleid van de onderneming, historische gegevens, omzetgegevens, verkoopcijfers en/of reparatiecijfers (marktanalyse). In het (kennismakings)gesprek presenteert hij de organisatie en de diensten. Hij stelt vragen om de wensen en de behoeften met betrekking tot de logistieke dienstverlening van de klant te achterhalen. Hij legt relaties tussen de wensen en de behoefte van de klanten en de mogelijkheden van de organisatie. In het geval van leveranciers handelt hij vanuit het belang van de organisatie. Hij administreert de nieuwe contacten en de eventuele daaruit voorvloeiende afspraken in het relatiebeheersysteem. Werkproces 4.3: Doet voorstellen voor contracten De Partsmanager maakt afspraken met klanten, leveranciers en logistieke dienstverleners. Hij verwerkt de afspraken in contractvoorstellen. De Partsmanager bespreekt met zijn leidinggevende de inhoud en de mate waarin de gemaakte afspraken voldoen aan de gestelde kaders van de organisatie. Daarna maakt hij de contracten definitief. Nadat de contracten door de betrokken partijen zijn ondertekend, informeert de Partsmanager de betrokken medewerkers hierover. Werkproces 4.4: Handelt klachten af De Partsmanager schat de ernst van een klacht in en onderzoekt de oorzaak ervan. Hij bekijkt de mogelijkheden om de klacht op te lossen. De Partsmanager gaat na met welke oplossing de klant tevreden is. Hij overlegt met zijn leidinggevende over zijn voorstel voor klachtafhandeling. Hij communiceert de wijze van afhandeling naar de klant en naar de betrokken afdeling. Hij handelt de klacht af volgens de klachtenprocedure of delegeert dit. Hij administreert de klacht in het systeem. Vakkennis Heeft kennis van juridische aspecten van garantie- en klachtenafhandeling Vakvaardigheden Kan organisatieregels toepassen Kan garantieregels toepassen Competenties Beslissen en activiteiten initiëren Relaties bouwen en netwerken Overtuigen en Beïnvloeden Formuleren en rapporteren BCP Partsmanager 2014 19
Vakdeskundigheid toepassen Analyseren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Instructies en procedures opvolgen Ondernemend en commercieel handelen BCP Partsmanager 2014 20