Beleid functioneringsgesprekken 1
Regeling functioneringsgesprekken Deze regeling is vastgesteld door het bestuur van St. PCBO Baarn - Soest Voor akkoord: april 2012 De voorzitter van de Stichting PCBO, De secretaris,.. Voor akkoord: Instemming P-GMR Advies O-GMR. 2
Blijkens artikel 9 van de CAO PO 2009 zal een uitvoeringsregeling tot stand worden gebracht. Tevens is het bepaalde in artikel 6.1, derde en vierde lid en artikel 6.19 van de CAO PO 2009 van kracht. Het functioneringsgesprek is gericht op het optimaliseren van zowel het functioneren van de werknemer en van de omstandigheden waaronder de werkzaamheden worden verricht, als van het functioneren van de school en de stichting. Het functioneringsgesprek is onderdeel van de gesprekscyclus. De regeling geldt voor al het personeel onder het bevoegd gezag. 3
Artikel 1 Begripsbepalingen Deze regeling verstaat onder: bevoegd gezag: werknemer: formele gesprekspartner: functioneringsgesprek: het bestuur van bovengenoemde stichting; een persoon in dienst van het bevoegd gezag; de door het bevoegd gezag aangewezen functionaris, die namens het bevoegd gezag het functioneringsgesprek voert; een tweezijdig gesprek, waaraan geen rechtstreekse rechtspositionele consequenties zijn verbonden, tussen een werknemer en de formele gesprekspartner aan de hand van een formulier functioneringsgesprek over aspecten die van invloed zijn op het functioneren van de werknemer, van de formele gesprekspartner, van de instelling en van de Stichting; formulier functioneringsgesprek: het formulier, waarop de gespreksonderwerpen zijn vermeld en waarop de tijdens het functioneringsgesprek gemaakte afspraken worden genoteerd. Artikel 2 Doelstellingen 1. Functioneringsgesprekken zijn gericht op het optimaliseren van zowel het functioneren van de werknemer, van de omstandigheden waaronder de werkzaamheden worden of zullen worden verricht als van het functioneren van de instelling en de stichting. 2. Functioneringsgesprekken kunnen leiden tot het maken van afspraken met betrekking tot het functioneren van de individuele werknemer in relatie tot de formele gesprekspartner en /of de direct leidinggevende en de werkomstandigheden Artikel 3 Kenmerken Kenmerken van een functioneringsgesprek zijn: a. evaluatie; b. toekomstgerichtheid; c. een gelijkwaardige inbreng van gesprekspartners en het tweezijdig karakter ervan; d. het ontbreken van rechtstreekse rechtspositionele consequenties. Artikel 4 Frequentie 1. Met werknemers die benoemd zijn in vaste dienst, wordt ten minste eenmaal per jaar een functioneringsgesprek gevoerd. 4
2. Met werknemers, die benoemd zijn in tijdelijke dienst al of niet met uitzicht op een benoeming in vaste dienst en met medewerkers die benoemd zijn als vervangers, wordt in het eerste dienstjaar ten minste ieder halfjaar een functioneringsgesprek gevoerd. 3. Het bevoegd gezag stelt jaarlijks een planning vast van de perioden waarbinnen de functioneringsgesprekken plaatsvinden. Artikel 5 Werkwijze 1. Ten minste twee weken voorafgaand aan het functioneringsgesprek stelt de formele gesprekspartner in overleg met de betrokken werknemer de datum en het tijdstip van het functioneringsgesprek vast. 2. De formele gesprekspartner maakt de gespreksonderwerpen tijdig aan de werknemer kenbaar en stelt de werknemer in de gelegenheid andere onderwerpen toe te voegen. De formele gesprekspartner stelt vervolgens de conceptagenda op en doet deze tijdig aan de werknemer toekomen. De definitieve agenda wordt aan het begin van het functioneringsgesprek vastgesteld. 3. Alle gespreksonderwerpen worden op het "formulier functioneringsgesprek vermeld. 4. Tijdens het functioneringsgesprek worden de gedurende het vorige functioneringsgesprek gemaakte afspraken geëvalueerd. Hierover wordt in het verslagformulier gerapporteerd. 5. Binnen twee weken na afloop van het functioneringsgesprek worden de afspraken op het verslagformulier vastgelegd. Het formulier wordt gedateerd en zowel door de werknemer als door de formele gesprekspartner ondertekend. 6. De werknemer ontvangt een kopie van het gedateerde en ondertekende verslagformulier. 7. Het verslagformulier wordt vertrouwelijk behandeld en de inhoud blijft onder beide gesprekspartners. Slechts voor het bevoegd gezag relevante conclusies kunnen ter kennis van het bevoegd gezag worden gebracht. 8. De formele gesprekspartner deelt aan het eind van het functioneringsgesprek aan de werknemer mee of en zo ja welke conclusies aan het bevoegd gezag bekend worden gemaakt. De formele gesprekspartner meldt eventuele conclusies mondeling aan het bevoegd gezag. Indien de werknemer zich onvoldoende herkent in de te melden conclusies, worden deze conclusies door de formele gesprekspartner schriftelijk aan het bevoegd gezag gemeld. De betrokken werknemer ontvangt een afschrift van deze rapportage, die als bijlage bij het verslagformulier wordt gevoegd. In dit geval dient de werknemer zijn visie eveneens schriftelijk aan het bevoegd gezag kenbaar te maken. 9. Zodra het bevoegd gezag kennis heeft genomen van de schriftelijke rapportages bedoeld in het vorige lid worden deze vernietigd. 10. De bewaartermijn van verslagformulieren, die door de formele gesprekspartner worden beheerd, bedraagt vijf jaren. Met instemming van beide gesprekspartners kan het verslagformulier van een functioneringsgesprek worden vernietigd zodra het formulier van het volgende functioneringsgesprek is ondertekend. Conclusies uit een 5
vorig functioneringsgesprek kunnen als zodanig in het verslagformulier van het laatste functioneringsgesprek worden opgenomen. Artikel 6 Gespreksonderwerpen 1. Tijdens het functioneringsgesprek met een werknemer komen in beginsel de volgende onderwerpen aan de orde: a. afspraken gemaakt tijdens het vorig gesprek; b. taaktoedeling en eventuele wensen op dit gebied; c. taakbelasting en eventuele wensen op dit gebied; d. taakvervulling en taakopvatting; e. loopbaanontwikkeling: wensen ten aanzien van de loopbaan; f. samenwerking met en functioneren binnen het team; g. samenwerking/contacten met de ouders/verzorgers van de leerlingen; h. omgang en contacten met de leerlingen; i. werkomstandigheden en werksfeer binnen de instelling; j. eventuele organisatorische problemen; k. scholingsbehoeften, -noodzaak en -mogelijkheden; l. doelen voor de komende periode; m. samenwerking met de direct leidinggevende; n. functioneren van de direct leidinggevende in relatie tot de werknemer. 2. Tijdens het functioneringsgesprek met een leidinggevende werknemer komen bovendien in beginsel de volgende onderwerpen aan de orde: a. geven van leiding (aan de instelling); b. onderhouden van externe contacten (met de (G)MR, met ouders, enz.); c. samenwerking met het bevoegd gezag, inclusief de voorbereiding en uitvoering van het bestuurlijk beleid; d. mede voeren van personeelsbeleid (formatie -, loopbaan - en arbeidsvoorwaardenbeleid); e. uitvoeren van eventueel gemandateerde bevoegdheden; f. overige aspecten van zijn leidinggevende taken; g. scholingsbehoefte. Artikel 7 De formele gesprekspartner De formele gesprekspartner bij het functioneringsgesprek met een werknemer is de direct leidinggevende, tenzij door het bevoegd gezag een andere persoon als formele gesprekspartner wordt aangewezen. 6
Artikel 8 Bescherming persoonsgegevens Met inachtneming van de voorschriften in de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de daarop gebaseerde op de instelling van toepassing zijnde regelingen zal het bevoegd gezag gegevens met betrekking tot de persoon van de werknemer met zorg behandelen. Artikel 9 Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag, beide gesprekspartners gehoord hebbend. Artikel 10 Slotbepaling 1. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling functioneringsgesprekken van voornoemde Stichting. 2. Een exemplaar van deze regeling met de daarbij behorende bijlage is voor iedere werknemer beschikbaar via de website van de stichting onder Infomap Personeel Functioneren en Beoordelen. 7