Gemeenteraadszitting van 30 juni 2011 om 20.00 uur in de raadzaal van het Administratief Centrum, Veld 1 te Kaprijke Memorie van toelichting OPENBARE ZITTING 1. Kennisname interne kredietaanpassing dienstjaar 2011 Het college van burgemeester en schepenen keurde tijdens de zitting van 8 juni 2011 enkele interne kredietaanpassingen voor het dienstjaar 2011 goed. Deze worden ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad. Het betreft onder meer kredieten voor: - Afvalbakken - De organisatie van de Jaarmarktfeesten in Kaprijke - De huur van de spoorwegbedding - Premies arbeidsongevallenverzekering brandweer Door de interne kredietaanpassingen konden deze uitgaven gebeuren zonder dat het beschikbare krediet overschreden werd. 2. Kennisname van het gedetailleerd verslag van de terugbetaling van de kosten gemaakt door mandatarissen Elk jaar wordt een gedetailleerd verslag opgemaakt van de terugbetaling van de kosten die de mandatarissen maken in de uitoefening van hun functie. Dit verslag is openbaar en wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Dit is zo vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. 3. Rapportering door de gemeenteontvanger overeenkomstig artikelen 94, 165 en 166 van het gemeentedecreet De gemeenteontvanger rapporteert minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten, de taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen en het debiteurenbeheer. 4. Rapportering door het schepencollege over de uitvoering van het budgethouderschap Het college van burgemeester en schepenen rapporteert minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van het budgethouderschap. Uit de rapportering blijkt dat op 6 juni 2011 de volgende percentages van de respectievelijke kredieten aangewend zijn:
Gewone uitgaven - Personeelsuitgaven: 31,59 % - Werkingsuitgaven: 41,99 % - Overdrachtsuitgaven: 74,52 % - Schulduitgaven: 12,35 % Gewone ontvangsten - Ontvangsten uit prestaties: 39,62 % - Ontvangsten uit overdrachten: 41,48 % - Schuldontvangsten: 1,89 % Buitengewone uitgaven - Investeringen: 17,58 % - Overdrachten: 3,12 % - Schuld: 0 % Buitengewone ontvangsten - Investeringen: 2,03 % - Overdrachten: 0 % - Schuld: 0 % 5. Goedkeuren van het reglement voor individuele behandelingsinstallaties voor afvalwater Het scheiden van het afvalwater en het hemelwater is erg belangrijk voor de waterkwaliteit in Vlaanderen. Voor de verschillende woongebieden is in een zoneringsplan vastgelegd hoe deze scheiding het best kan aangepakt worden. Voor meer afgelegen gebieden die niet op een riolering kunnen aangesloten worden, wenst het gemeentebestuur de aanleg van Individuele Behandelingsinstallaties van Afvalwater (IBA) financieel te ondersteunen. In Kaprijke gaat het in totaal om 67 woongelegenheden. Bewoners konden tot nu toe al gemeentelijke premies voor de installatie van kleinschalige waterzuiveringsinstallaties bekomen, met een maximum van 750 euro. Het gemeentebestuur trad vorig jaar echter toe tot RioP, een initiatief van de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW). Sindsdien staat de VMW in voor het beheer en de uitbouw van de riolering en afvalwaterzuivering in Kaprijke. Het gemeentebestuur en VMW willen samenwerken aan de installatie van IBA s in meer afgelegen woongebieden om te streven naar een optimalisatie van de waterkwaliteit. Hieronder vind je een overzicht van de financiering van de IBA s. Geschatte kostprijs per IBA: 7 500 euro Bijdrage van het Vlaams Gewest: 2 250 euro Bijdrage gemeentebestuur: 3 750 euro Bijdrage burger : 1 500 euro De bijdrage van de burgers die een IBA moeten plaatsen, komt overeen met de gemiddelde kost om een rioolaansluiting te voorzien. Op die manier past het gemeentebestuur het gelijkheidsbeginsel toe. De totale kost voor het gemeentebestuur bedraagt 251 250 euro (67 x 3 750 euro). Dit bedrag wordt voorzien via het budget van de gemeente in RioP. De VMW zal instaan voor: - De levering, plaatsing en administratieve opvolging - het beheer en het jaarlijks onderhoud van de IBA s
6. Advies inzake het verplaatsen voetweg nr. 30, ter hoogte van de percelen gelegen te 9971 Kaprijke, Gentstraat, 2de afdeling, sectie C nrs. 7 en 774a Lotus Bakeries nv wenst haar vestiging in Lembeke uit te breiden. In het verlengde daarvan diende het bedrijf onlangs een aanvraag in om de voetweg nr. 30 ter hoogte van de Gentstraat te verplaatsen. De gemeenteraad adviseerde dit gunstig. Intussen werd het schepencollege door een andere aangelande op de hoogte gebracht van de wenselijkheid om ook een ander deel van diezelfde voetweg te verleggen, hetwelk geen invloed heeft op het gebruik ervan. Daarom stelt het college van burgemeester en schepenen voor om een gunstig advies voor dit voorstel te bezorgen aan de Deputatie van de provincie Oost- Vlaanderen. Het is namelijk aan de Deputatie om te beslissen over het gedeeltelijk verleggen van de voetweg. 7. Goedkeuren verrekening nr. 4 inzake project N434 Eeklo-Kerselaar - aanleg fietspaden te Eeklo, Sint-Laureins en Kaprijke, vernieuwen rijwegverharding en aanleggen RWA en DWA De gemeentebesturen van Kaprijke en Sint-Laureins, het stadsbestuur van Eeklo en het Agentschap Wegen en Verkeer sloegen de handen in elkaar voor de aanleg van een gescheiden rioleringsstelsel, vernieuwde fietspaden en een nieuwe rijwegverharding langs de N434 (Peperstraat, Moerstraat, Kerzelaarstraat). Hieronder vind je een overzicht van zowel het gunningsbedrag als van de verrekeningen die het gemeentebestuur later ontving. Verrekeningen zijn extra kosten door meerwerken. Meerwerken zijn aanvullende werken die niet te voorzien zijn en die niet zomaar van de hoofdopdracht gescheiden kunnen worden. Goedgekeurd op Gunningsbedrag 640 269,42 euro excl. btw collegezitting van18 juni 2008 Verrekening 1 95 878,79 euro excl. btw collegezitting van 5 augustus 2009 Verrekening 2 61 869,30 euro excl. btw gemeenteraadszitting van 29 april 2010 Verrekening 3 Verrekening 4 (nog goed te keuren posten die werden geweerd in addendum verrekening 2 en 3 maar na verdere onderhandeling toch aanvaardbaar bleken) 31 755,78 euro excl. btw met uitsluiting van 19 356,27 euro excl. btw (addendum verrekening 2 en 3 met afgekeurde meerwerken) gemeenteraadszitting van 24 februari 2011 14 000,07 euro excl. btw Nog goed te keuren Zoals hierboven visueel weergegeven maakte studiebureau Grontmij Vlaanderen nv op 16 september 2010 een derde verrekening op voor een bedrag van 21 550,79 euro excl. btw voor wegeniswerken en 10 204,99 euro excl. btw voor rioleringswerken. Het college van burgemeester en schepenen en de technische dienst van Kaprijke stelden bepaalde kosten echter in vraag.
Daarom werd er op 9 december 2010 een overlegvergadering georganiseerd waarop het studiebureau Grontmij, het stadsbestuur van Eeklo en de gemeentebesturen van Kaprijke en Sint-Laureins vertegenwoordigd waren om verrekening 3 na te zien. Ook op 10 januari 2011 vond er verder overleg plaats. Het gemeentebestuur keurde daarop voor in totaal 18 436,20 euro excl. btw meerwerken wegenis en voor 920,07 euro excl. btw meerwerken riolering die aangerekend waren binnen verrekening nr. 2 en nr. 3 af. Het betrof onder meer bepaalde signalisatiekosten, sonderingen Op 6 april 2011 onderhandelden studiebureau Grontmij, aannemer Heijmans Infra nv en de technische dienst verder en werd overeengekomen voor 5 355,57 euro excl. btw posten te weren of aan te passen ten voordele van de gemeente Kaprijke. Voor het resterende bedrag van 14 000,07 euro excl. btw (13 080,00 euro excl. btw voor deel wegenis en 920,07 euro excl. btw voor deel riolering) zal er een verrekening 4 worden opgemaakt. Het gunningsbedrag is met meer dan 10 % overschreden. Daarom is de goedkeuring van de gemeenteraad vereist. 8. Goedkeuren voorontwerp, visietekst en globale raming dorpskernvernieuwing Kaprijke De dorpskernvernieuwing in Kaprijke maakt deel uit van het beleidsplan 2007-2012. Het college van burgemeester en schepenen stelde eind november 2010 bvba Studiebureau Ir. Ch. Lobelle uit Sint-Andries aan als ontwerper. Het studiebureau, de technische dienst en het schepencollege vergaderden verschillende keren om de violen gelijk te stemmen. Het gemeentebestuur bracht de bewoners van het Plein en het Veld op de Dag van de Buren op de hoogte van het opzet van de dorpskernvernieuwing. Het studiebureau bezorgde het gemeentebestuur intussen het voorontwerp bestaande uit een grondplan van de gewenste toestand, de startnota (visietekst) en de raming. De raming is opgesplitst in twee fasen volgens de ligging: de wegen rond het centrale plein en de wegen in de omgeving van het Plein (zuidelijk deel naar Vaartstraat toe en Paardenmarkt). FASE I : DORPSPLEIN (incl. Veld, Plein oostelijk deel, noordelijk deel en westelijk deel) = wegenis grenzend rond het centrale Plein + Plein oostelijk deel (= straat van brandweer) Veld 190 900 euro excl. btw Plein noordelijke tak 263 200 euro excl. btw Plein oostelijke tak 141 700 euro excl. btw Plein gewestweg en rotonde 87 250 euro excl. btw Plein oostelijke tak Revitalisatieprogramma paardenkastanjes nog te begroten Subtotaal fase I Dorpsplein BTW 21% Algemeen totaal fase I Dorpsplein 215 050 euro excl. btw mogelijkheid om binnen Leader subsidies aan te vragen voor het revitalisatieprogramma 898 100 euro excl. btw 188 601 euro 1 086 701 euro incl. btw FASE II : PLEIN (Plein zuidelijk deel en "paardenmarkt") Plein zuidelijke tak Paardenmarkt Totaal Hoofdstuk II bovenbouw Plein BTW 21% 205 750 euro excl. btw 53 750 euro excl. btw 259 500 euro excl. btw 54 495 euro
Algemeen totaal Fase II 313 995 euro incl. btw HOOFDSTUK III : ALGEMENE KOSTEN milieuhygiënisch grondonderzoek, bepaling teergehalte KWS en proefonkosten regiewerken, wachtbuizen, kleine en onvoorziene werken Totaal BTW 21% EINDTOTAAL 10 000 euro excl. btw 25 000 euro excl. btw 1 192 600 euro excl. btw 250 446 euro 1 443 046 euro incl. btw Indien de gemeenteraad dit voorontwerpdossier goedkeurt, kan het studiebureau starten met de opmaak van een ontwerpdossier. 9. Goedkeuren raming en plan VMW inzake aanpassingswerken aan distributieleidingen n.a.v. dorpskernvernieuwing Kaprijke De Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW) liet het gemeentebestuur weten dat het de waterleidingen in de dorpskern van Kaprijke zal aanpassen naar aanleiding van de dorpskernvernieuwing. De totale kostprijs van deze aanpassingwerken bedraagt 101 212,20 euro. De kosten worden betaald uit het solidariteitsfonds en worden dus volledig gedragen door de VMW. Daarnaast zal de VMW de toevoerleiding van aan het Plein richting de Lembeekse kant van de Vaartstraat vernieuwen. 10. Goedkeuren offerte Imewo voor plaatsen van openbare verlichting in de Kerkakkerstraat De bouw van het nieuwe Woonzorgcentrum De Boomgaard in Lembeke is in de afwerkingsfase beland. De OCMW-raad stelde eerder al een aannemer aan om de onmiddellijke omgeving aan te leggen. Dit vereist ook een uitbreiding van het openbaar verlichtingsnet in de Kerkakkerstraat. Concreet zouden er 5 lichtmasten geplaatst worden. IMEWO bezorgde het gemeentebestuur hiervoor een offerte. De geraamde kostprijs bedraagt 6 086, 55 euro exclusief btw. 11. Vaststellen wijze van gunnen en bepalen van de voorwaarden voor de levering en installatie van een nieuwe server en backup server ten behoeve van het administratief centrum Het gemeentebestuur installeerde recent verschillende softwarepakketten (onder meer een tijdsregistratiesysteem en een notuleringsprogramma). De programma s blijken echter de server zwaar te belasten. De aankoop van een server met een grotere opslagcapaciteit en een meer performante werking dringt zich op. Daarnaast is het aanbevolen om ook een volwaardige back-up server aan te kopen om het risico op gegevensverlies tot een minimum te beperken.
Binnen de ICT-commissie werd een bestek opgemaakt voor de aankoop van de nieuwe server en back-up server. De geraamde kostprijs voor de aankoop bedraagt 33 000 euro exclusief btw. Het nodige krediet wordt voorzien via een interne kredietaanpassing. 12. Vaststellen wijze van gunnen en bepalen van de voorwaarden voor de aankoop van een kunstwerk Lembeke-Dorp Om de twee jaar koopt het gemeentebestuur een kunstwerk aan of geeft het de opdracht aan een kunstenaar om een kunstwerk te creëren. Hiervoor is jaarlijks een budget van 6 200 euro voorzien. De voorbije jaren werden echter geen kunstwerken meer aangekocht. Het kunstwerk Tournée Générale aan de Lembeekse Bossen was de laatste verwezenlijking. De gemeentelijke cultuurraad vroeg het gemeentebestuur om een kunstwerk te realiseren op Lembeke-Dorp, in de buurt van de Sint-Egidiuskerk. Dit kunstwerk zou bijdragen aan de verdere verfraaiing van de Lembeekse dorpskern. Binnen de cultuurraad werd een wedstrijdreglement uitgewerkt en voor advies voorgelegd aan het schepencollege. Daarop werd er een bestek opgemaakt voor het ontwerp en de realisatie van een kunstwerk voor Lembeke-Dorp. De geraamde kostprijs bedraagt 24 800 euro. Daartoe worden de jaarlijkse, niet-aangewende kredieten van 2008 tot en met 2011 (4 x 6 200 euro) samengevoegd. Daarnaast wordt de gemeenteraad gevraagd om het college van burgemeester en schepenen te machtigen om een jury aan te stellen en de aan te schrijven kunstenaars te kiezen. 13. Principiële beslissing tot straatnaamgeving sociale woonwijk Aveschoot Het gemeentebestuur lanceerde een tijd geleden een oproep voor straatnamen voor de straten in de nieuwe sociale verkaveling Aveschoot in Lembeke. Zowel inwoners als de cultuurraad dienden verschillende voorstellen in. De voorkeur van het gemeentebestuur gaat uit naar namen die verband houden met de lokale geschiedenis, het kunst- en cultuurleven, de toponymie en de volkskunde. Vijftig jaar geleden produceerden vier Lembeekse familiebedrijven koekjes (hoofdzakelijk speculoos): Lotus, Condor, Edelweis en WACO. Lembeke kan dus terecht een echt koekjesdorp genoemd worden. Daarom stelt het college van burgemeester en schepenen voor om de drie straten in kwestie als volgt te benoemen: Boterstraat, Suikerstraat en Bloemstraat. 14. Goedkeuren tussentijdse evaluatie van het sportbeleidsplan 2008-2013 2013 Het gemeentebestuur ontvangt subsidies van Bloso voor het voeren van een Sport voor Allenbeleid. Daar zijn enkele voorwaarden aan verbonden. Eén daarvan is een tussentijdse evaluatie van het sportbeleidsplan 2008-2013 in overleg met de sportraad. Deze tussentijdse evaluatie omvat een evaluatie van zowel de bereikte doelstellingen als van de beoogde beleidseffecten. De sportdienst en de sportraad scharen zich gezamenlijk achter het bestaande sportbeleidsplan.
15. Kennisname van de verslagen van de adviesraden In overeenstemming met artikel 200 van het gemeentedecreet neemt de gemeenteraad kennis van de verslagen van de volgende gemeentelijke adviesraden: - De gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO) - De beheerraad van de bibliotheek - De verkeerscommissie - De sportraad - De dorpsraad Lembeke 16. Wijzigen van de personeelsformatie en het organogram In het beleidsprogramma voor de bestuursperiode 2007-2012 Kaprijke kiest voor een gedurfd beleid is de gewenste organisatiestructuur voor de gemeentelijke diensten uitgetekend. In 2008 is dan ook het nieuwe organogram goedgekeurd door de gemeenteraad en in 2010 is de nieuwe personeelsformatie goedgekeurd. In het beleidsprogramma staat onder meer dat aan het hoofd van iedere afdeling een afdelingshoofd komt dat verantwoordelijk is voor de goede werking van zijn of haar afdeling. Daarenboven dienen de beide afdelingshoofden van de twee verticale afdelingen deel uit te maken van het managementteam. Een afdelingshoofd voor de verticale afdeling wonen en werken is aangesteld sinds oktober 2010 als diensthoofd technische dienst. De functiebenaming zou beter veranderd worden in afdelingshoofd wonen en werken aangezien dit beter de leidinggevende verantwoordelijkheid van de functie accentueert. Een afdelingshoofd leven en genieten is nog niet opgenomen in de personeelsformatie. Het college van burgemeester en schepenen stelt dan ook voor om dit te doen. Net zoals het afdelingshoofd wonen en werken kan het afdelingshoofd leven en genieten één of meerdere functies cumuleren, zoals die van cultuurbeleidscoördinator. Vandaar het voorstel om de personeelsformatie te herschikken zodat de personele invulling nauwer aansluit bij het organogram: - schrappen in de personeelsformatie van de openstaande betrekking van 1 voltijds cultuurbeleidscoördinator (B1-B3) in contractueel verband in de dienst cultuur. - toevoegen in de personeelsformatie van de betrekking van 1 voltijds afdelingshoofd leven en genieten (A1a-A3a) in contractueel verband in de afdeling leven en genieten. - aanduiden in het organogram van het afdelingshoofd leven en genieten als lid van het managementteam. - wijzigen in de personeelsformatie van de benaming van de functie ingenieurdiensthoofd in afdelingshoofd wonen en werken. - wijzigen in het organogram van de benaming van de functie diensthoofd technische dienst in afdelingshoofd wonen en werken. - aanduiden in het organogram van het afdelingshoofd wonen en werken als lid van het managementteam. Daarnaast zijn de voorbije jaren heel wat personeelshervormingen doorgevoerd voor de technische functies. Het betreft onder meer het bevorderen van technisch personeel op niveau E naar niveau D, het vervangen van personeel in statutair verband door personeel in gesubsidieerd contractueel verband, het voorzien in de personeelsformatie van 1 technisch hoofdmedewerker en 2 technisch medewerkers-werkleider In dat kader wordt voorgesteld om de openstaande betrekking van 1 voltijds technisch assistent schoonmaak (D1-D3) in statutair verband in de technische dienst te schrappen in de personeelsformatie.
17. Wijzigen van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel De rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel dient op bepaalde punten gewijzigd te worden. De motieven voor de wijzigingen zijn erg divers: - wijziging van het gemeentedecreet - aanbevelingen van de inspectiedienst RSZPPO en CC Consult, dewelke het OCMW begeleidde in hun nieuwe rechtspositieregeling - de intentie van het college van burgemeester en schepenen om het begrip dagelijks personeelsbeheer te definiëren - 18. Openverklaren bij wijze van aanwerving van vier betrekkingen van aspirant-brandweerman De personeelsformatie van het brandweerkorps van Kaprijke telt 32 betrekkingen. Op dit moment zijn er 29 brandweerlieden actief. Tijdens deze zitting wordt de gemeenteraad gevraagd om akte te nemen van het vrijwillig ontslag van een brandweerman. Bijgevolg worden er vier betrekkingen van aspirant-brandweerman vacant, onder de opschortende voorwaarde van aanvaarding van het ontslag. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de vacante betrekkingen open te verklaren. GEHEIME ZITTING 19. Aktename vrijwillig ontslag brandweerman De gemeenteraad wordt gevraagd akte te nemen van het vrijwillig ontslag van een brandweerman. 20. Heraanstellen van een statutair personeelslid op proef naar aanleiding van het wijzigen van de personeelsformatie en het organogram Tijdens deze zitting wordt een wijziging van de personeelsformatie en het organogram voorgelegd aan de gemeenteraad. Daarin is opgenomen dat de functiebenaming van het diensthoofd technische dienst aangepast wordt in afdelingshoofd wonen en werken aangezien dit beter de leidinggevende verantwoordelijkheid van de functie accentueert. Het afdelingshoofd is tevens lid van het managementteam. Omwille van die reden moet het statutair personeelslid op proef opnieuw aangesteld worden door de gemeenteraad. 21. Afsluiting tuchtonderzoek door tuchtonderzoeker. Kennisname tuchtverslag en tuchtdossier en eventueel beslissen over het gevolg Naar aanleiding van het opstarten van een tuchtonderzoek, heeft de tuchtonderzoeker haar tuchtverslag opgemaakt en het tuchtdossier samengesteld. Er wordt kennis genomen van het tuchtverslag en het tuchtdossier.
Karine Goegebeur gemeentesecretaris Jacques De Meyer voorzitter gemeenteraad