Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Ciso Transport B.V. te Nijmegen, op 15 januari 2016 Utrecht, 2016
1. Geïnspecteerde locatie(s): Ciso Transport B.V. St. Teunismolenweg 50B 6543 AG Nijmegen Middenkampweg 1 6545 CH Nijmegen Documentnummer:V1008048 2016-1275685 Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek en/of verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren en/of verkoop) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 15 januari 2016 4. Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Distributeur Opiumontheffing G 6330 6. Datum vorige inspectie: 26 augustus 2015 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Ciso Transport B.V. (hierna Ciso) is gespecialiseerd in geconditioneerd transport voor de farmaceutische industrie. Ciso beschikt over drie locaties van waaruit zij op twee van deze locaties voor opdrachtgevers het geneesmiddelentransport in de Benelux en op adhoc basis binnen de gehele EER verzorgen. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: De locatie in Rijen wordt niet meer gebruikt voor de opslag van geneesmiddelen. Tijdens het inspectiebezoek is besloten deze locatie niet meer te gaan inspecteren. Afgesproken is dat Ciso een verzoek bij Farmatec zal indienen voor het verwijderen van deze locatie van de G vergunning. F132/01 Bladzijde 2 van 10
Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. 8. Doel en reden van de inspectie: GDP routine Aanvraag Farmatec Melding Anders, Ontvangen documenten: * Inhoudsopgave kwaliteitshandboek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V 2 11.2 V 3 11.3 X 4 11.4 V 5 11.5 V 6 11.5 X 7 11.5 Personeel/Responsible Person (RP) V 9 11.6 Bedrijfsruimte en uitrusting V 10 11.6 Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V 11 11.6 V 12 11.7 V 13 11.8 V 14 11.9 Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. F132/01 Bladzijde 3 van 10
10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Managing Director (voorbespreking), Auditor, Responsible Person (RP), Baggerman Farma Consult, operationeel manager 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel is de belangrijke tekortkoming in het rapport van het bezoek van 26 augustus 2015 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 15 januari 2016. Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. De belangrijke tekortkoming was: De overeenkomsten tussen Ciso en de opdrachtgevers zijn niet volledig. Zo is niet geborgd: - Wie verantwoordelijk is voor de kwalificatie van afnemers. Ciso voert deze controles niet uit ervan uitgaande dat de opdrachtgevers de afnemers kwalificeren, waardoor niet geborgd is dat er geen geneesmiddelen worden afgeleverd bij onbevoegden; - Er zijn niet altijd afspraken vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de beslissing over de uiteindelijk bestemming van retour ontvangen geneesmiddelen. [GDP 5.3 en 7.3] Deze afspraken zijn nog niet in de contracten met opdrachtgevers vastgelegd. Toegezegd was dat deze afspraken 1 januari 2016 met de opdrachtgevers vastgelegd zouden zijn in de contracten. Onduidelijk is of de afnemers op dit moment worden gekwalificeerd. Ciso voert deze kwalificatie in ieder geval niet uit. Onduidelijk is of de afnemers aan wie Ciso geneesmiddelen aflevert hiertoe bevoegd zijn. De RP heeft geen rol in de kwalificatie van afnemers. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming niet is gecorrigeerd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd. 11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Managementreview Er is een managementreview uitgevoerd. Hierin zijn de juiste onderwerpen behandeld. Echter is de uitwerking hiervan zeer summier waardoor aan de essentie van de managementreview voorbij wordt gegaan. Zo staat er alleen vermeld hoeveel klachten er zijn geweest in de periode die de review beslaat, maar ontbreekt de uitwerking wat voor soort klachten dit waren en of hier een trend kan worden gezien waarvoor eventueel een CAPA dient te worden ingezet. In de managementreview zijn geen nieuwe doelstellingen voor 2016 en eventuele CAPA s ter verbetering van het kwaliteitssysteem geformuleerd. Kwaliteitsrisicobeheer Een analyse van de risico s is uitgevoerd. Deze is ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. 11.2 Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Responsible Person (RP) Het contract met de RP is aangepast. Hierin is de minimale bezoekfrequentie opgenomen. Een getekende versie van dit nieuwe contract was tijdens het inspectiebezoek niet aanwezig in de documentatie van Ciso. Hier was nog een kopie van de oude versie aanwezig. De RP houdt één keer per jaar een interne audit. Deze is op 20 december 2015 uitgevoerd. Het verslag hiervan was niet door de RP afgetekend. Naast een bezoek aan het bedrijf stuurt de RP periodiek een vragenlijst naar Ciso. Tijdens het inspectiebezoek zijn een aantal van deze vragenlijsten ingezien. Deze waren geen van allen compleet ingevuld. Tijdens het inspectiebezoek bleek dat de RP geen goed toezicht heeft gehouden op de GDP activiteiten middels deze vragenlijsten. Zo waren er o.a. temperatuurafwijkingen waarvan de RP niet op de hoogte was en is de RP niet betrokken bij de kwalificatie van opdrachtgevers. De RP heeft alle vragenlijsten wel voor akkoord afgetekend ondanks dat deze niet volledig waren. F132/01 Bladzijde 4 van 10
Ander personeel Sinds het laatste inspectiebezoek zijn er twee nieuwe medewerkers in dienst gekomen bij Ciso. Van beide medewerkers was een trainingsrecord aanwezig. Beide medewerkers hebben een interne GDP training gehad. Deze interne GDP training is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. 11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] De beide opslaglocaties maken een schone indruk tijdens de rondgang. Op beide locaties zijn tijdens het inspectiebezoek geen geneesmiddelen opgeslagen. De koelcel in de locatie St. Teunismolenweg is tijdens het inspectiebezoek niet in gebruik en staat uitgeschakeld. Indien er geneesmiddelen worden verwacht met een opslagtemperatuur tussen de 2-8 ºC wordt deze weer aangezet. Er vindt op dat moment geen nieuwe validatie van de koelcel plaats. Indien de koelcel bij aankomst van de geneesmiddelen nog niet op temperatuur is, worden de geneesmiddelen in het koelcompartiment van een vrachtwagen bewaard tot de koelcel op temperatuur is. Deze werkwijze is niet wenselijk. Temperatuurbeheersing - Tijdens het inspectiebezoek is de temperatuurdata bekeken. In de periode 5 december t/m 15 december 2015 geeft de logger van de koelcel op de St. Teunismolenweg een temperatuur van - 40ºC aan. In het logboek is zichtbaar dat er op 10 en 11 december 2015 geneesmiddelen aanwezig waren in de koelcel. Deze afwijking is niet opgemerkt, er is geen CAPA voor opgesteld. Onduidelijk is wat er aan de hand is geweest en waarom er geen melding is ontvangen voor deze afwijking. De opdrachtgever die eigenaar is van het geneesmiddel heeft geen melding ontvangen, waardoor onduidelijk is of de kwaliteit van het geneesmiddel nog gegarandeerd kan worden. De RP heeft deze afwijking bij haar periodieke controles niet opgemerkt; - Op de locatie Middenkampweg is een zomermapping uitgevoerd. Deze is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Een wintermapping is nog niet uitgevoerd. Op de locatie St. Teunismolenweg is nog geen zomer- en wintermapping uitgevoerd. Schoonmaak Het logboek voor schoonmaakwerkzaamheden wordt niet consequent ingevuld. Deze opmerking is tijdens het inspectiebezoek van 26 augustus 2015 ook gemaakt, maar is nog niet verbeterd. De RP houdt niet aantoonbaar toezicht op de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden. 11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Dit is geen onderdeel van deze inspectie geweest. 11.5 Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie opdrachtgevers en afnemers In de procedure voor de kwalificatie van opdrachtgevers is nog niet opgenomen hoe de herkwalificatie van opdrachtgevers plaatsvindt. Hierover is tijdens de inspectiebezoeken van 12 januari en 26 augustus 2015 ook een opmerking gemaakt. De RP is niet betrokken bij de kwalificatie van opdrachtgevers. Zie ook 11.0 Opslag Tijdens het inspectiebezoek is nagegaan of er op beide locaties sprake is van structureel opslag langer dan 72 uur. Op de locatie Middenkampweg is dit nog niet voorgekomen. Op de locatie St.Teunismolenweg is opslag langer dan 72 uur wel voorgekomen, maar er is geen sprake van structureel opslag langer dan 72 uur. 11.6. Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten In de procedure voor klachten zijn de rol van de RP en het uitvoeren van trendanalyses bij klachten niet beschreven. F132/01 Bladzijde 5 van 10
Recall De procedure voor recall is nog niet volledig. Tijdens de inspectiebezoeken op 19 januari en 26 augustus 2015 waren hier ook opmerkingen over gemaakt. In de procedure voor recall ontbreekt nog de beschrijving van de mock recall. Een mock recall is nog niet uitgevoerd. 11.7 Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Zie in de andere paragrafen van dit hoofdstuk. 11.8 Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Zie onder 11.2 In de procedure voor zelfinspecties is nog niet opgenomen hoe medewerkers worden geïnformeerd over eventuele bevindingen bij zelfinspecties. Hierover is tijdens de inspectiebezoeken op 12 januari en 26 augustus 2015 ook een opmerking gemaakt. 11.9 Vervoer Ciso maakt zowel gebruik van eigen als uitbesteed vervoer. Voor het uitbestede vervoer maakt Ciso gebruik van drie vervoerders. Met één van deze vervoerders is een overeenkomst opgesteld. Hierin zijn geen afspraken op het gebied van GDP vastgelegd. Met de andere twee vervoerders zijn geen overeenkomsten aanwezig. De drie vervoerders zijn niet geaudit op het gebied van GDP. De RP heeft geen rol in de kwalificatie van vervoerders. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Ciso zal bij Farmatec een verzoek indienen om de locatie te Rijen van de G vergunning te laten verwijderen, gezien hier geen geneesmiddelen meer worden opgeslagen. 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning 12.4 Monstername door inspecteur 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: www.igz.nl CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: F132/01 Bladzijde 6 van 10
14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd. 15.2 Belangrijke 15.2.1 De toepassing en handhaving van het kwaliteitssysteem kon onvoldoende worden aangetoond, alsmede de rol van de RP bij het doorvoeren van verbeteringen. Dit blijkt uit: - Het schoonmaaklogboek wordt ook na de tekortkoming van het vorige inspectiebezoek niet consequent en volledig ingevuld; - De procedure voor recall is nog niet volledig, ondanks opmerkingen hierover tijdens vorige inspectiebezoeken; - In de procedure voor zelfinspecties is nog niet opgenomen hoe medewerkers worden geïnformeerd over bevindingen tijdens zelfinspecties, ondanks opmerkingen hierover tijdens eerdere inspectiebezoeken; - In de procedure voor de (her)kwalificatie van opdrachtgevers is de manier waarop opdrachtgevers worden geherkwalificeerd nog niet beschreven, ondanks opmerkingen hierover tijdens eerdere inspectiebezoeken. [GDP 1.2] 15.2.2 De naleving van GDP, wat de verantwoordelijkheid is van de RP, kon onvoldoende worden aangetoond. Dit blijkt uit: - De manier van toezicht uitgevoerd door de RP borgt niet dat de RP op de hoogte is van alle relevante GDP activiteiten; - De RP is niet aantoonbaar betrokken bij de afhandeling van temperatuurexcursies; - De RP is niet betrokken bij de kwalificatie van opdrachtgevers en afnemers; - De RP houdt niet aantoonbaar toezicht op de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden; - De rol van de RP bij klachten is niet beschreven; - De RP is niet betrokken bij de kwalificatie van externe vervoerders; [GDP 2.2] 15.2.3 De kwalificatie van afnemers is nog niet geborgd. Afspraken met opdrachtgevers hierover zijn nog niet in contracten vastgelegd. Onduidelijk is of de afnemers op dit moment worden gekwalificeerd. Ciso voert deze kwalificatie in ieder geval niet uit. Onduidelijk is of de afnemers aan wie Ciso geneesmiddelen aflevert hiertoe bevoegd zijn. [GDP 5.3] 15.2.4 Temperatuurbeheer is niet voldoende geborgd. Dit blijkt uit: - De temperatuurexcursie in de koelcel van de periode 5 december t/m 15 december 2015 tot een temperatuur van - 40ºC is niet opgemerkt. Er zijn geen passende maatregelen genomen en de opdrachtgever is hierover niet geïnformeerd; - Op de locatie Middenkampweg is nog geen wintermapping uitgevoerd; - Op de locatie St.Teunismolenweg is nog geen zomer- en wintermapping uitgevoerd. [GDP 3.2.1] F132/01 Bladzijde 7 van 10
15.2.5 Het uitbestede vervoer is niet geborgd. Dit blijkt uit: - Met één van deze vervoerders is een overeenkomst opgesteld. Hierin zijn geen afspraken op het gebied van GDP vastgelegd; - Met de andere twee vervoerders zijn geen overeenkomsten aanwezig. Afspraken op het gebied van GDP zijn niet vastgelegd; - De drie vervoerders zijn niet geaudit op het gebied van GDP. [GDP hoofdstuk 9] 15.3 Overige 15.3.1 De uitgevoerde managementreview is zeer summier waardoor aan de essentie van de managementreview voorbij wordt gegaan. In de managementreview zijn geen nieuwe doelstellingen voor 2016 en eventuele CAPA s ter verbetering van het kwaliteitssysteem geformuleerd. [GDP 1.4] 15.3.2 In de procedure voor klachten zijn de rol van de RP en het uitvoeren van trendanalyses bij klachten niet beschreven. [GDP 6.2] 15.3.3 In de procedure voor recall ontbreekt nog de beschrijving van de mock recall. Een mock recall is nog niet uitgevoerd. [GDP 6.5] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen 15.4.1 De opslag en de verhandeling van geneesmiddelen vindt niet plaats overeenkomstig de GDP richtsnoer 2013/C 343/01. [art. 36 lid 1 Gnw] Zo wordt de GDP richtsnoer als waarborg voor de controle van de distributieketen op het gebied van de kwaliteit en integriteit van geneesmiddelen door Ciso onvoldoende nagekomen. [GDP Inleiding] 15.5 Aanbevelingen 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het ontvangen Plan van Aanpak is in goede orde ontvangen en geeft een goed beeld hoe u in de toekomst denkt een voldoende GDP niveau te kunnen halen. Hieronder volgen nog enkele aandachtspunten: 15.2.1: U beschrijft in procedure B10 mock recall, dat deze zes keer per jaar zal worden uitgevoerd. Vanuit de richtsnoer is de verplichting om deze mock recall één maal per jaar uit te voeren. In procedure C2 Interne inspecties mis ik de rol en verantwoordelijkheden van de RP bij zelfinspecties. Zie GDP richtsnoer 2.2 15.2.2: De Inspectie gaat ervan uit dat met het aantrekken van een nieuwe RP, u met deze persoon het toezicht op de GDP activiteiten goed zult afstemmen, zodat op deze manier de tekortkomingen geconstateerd onder 15.2.1 zullen worden opgelost. 15.2.3: De Inspectie gaat ervan uit dat u door u gestelde deadline van 30 juni 2016 nakomt en dat er voor die datum van met alle opdrachtgevers een getekend addendum bij het contract aanwezig is welke beschrijft wie verantwoordelijk is voor de kwalificatie van de afnemers. 15.2.4: Gezien u Farmatec heeft verzocht de locaties te Rijen en de St. Teunismolenweg te Nijmegen van de vergunning te laten verwijderen hoeft u voor deze locaties geen mapping studies meer uit te voeren. U beschrijft in uw plan van aanpak de reden voor de tijdens het inspectiebezoek geconstateerde temperatuurexcursie. U geeft ook aan welke maatregelen u gaat nemen om deze in de toekomst te voorkomen. In uw plan van aanpak geeft u niet aan hoe u in het vervolg bij een geconstateerde F132/01 Bladzijde 8 van 10
temperatuurexcursie de ondernomen stappen en de communicatie met uw opdrachtgevers gaat vastleggen. Ik verzoek u hier nog aandacht aan te besteden. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Ciso Transport B.V, locatie St. Teunismolenweg 50B te Nijmegen en Middenkampweg 1 te Nijmegen wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Het niet voldoen aan GDP is een overtreding van artikel 36 lid 1 van de Geneesmiddelenwet waarvoor een maatregel wordt opgelegd. Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F132/01 Bladzijde 9 van 10
Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F132/01 Bladzijde 10 van 10