UiTPAS informatiebundel

UiTPAS informatiebundel Voor scholen www.uitpas.be info(a)uitpas.be tel. +32 2 551 18 70

Inhoudstafel 1 Van kansenpas naar UiTPAS 3 2 Kansentarieven 4 3 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software 4 3.1 UiTID aanmaken 5 3.2 Een UiTID per school 6 3.3 Een UiTID per persoon 6 3.4 Na het aanmaken van jouw UiTID 7 3.5 Beheer: een collega aanduiden als baliemedewerker 7 4 De school gaat op uitstap: wat nu? 7 4.1 UiTPAS-systeem op de computer 7 4.1.1 Inloggen 7 4.1.2 Activiteit aanmaken 8 4.1.3 Voeg leerlingen toe 9 4.1.4 De betaling 13 4.1.5 Eigen lijsten opvragen in excel 13 5 Enkele afspraken 14 5.1 Een leerling had vorig jaar het kansentarief, maar heeft dit jaar nog niet hernieuwd. Heeft hij nog recht? 14 5.2 Jaarlijkse controle van het rekeningnummer van de school 14 5.3 Aanvraagformulier voor meerdaagse uitstappen 14 5.4 Op uitstap naar CC De Werf 15 6 FAQ 15 6.1 Algemene vragen 15 6.2 Vragen over het gebruik van de balie-toepassing 16 6.2.1 Informatie over UiTPAS-houders 16 6.2.2 Kansentarief toekennen 16 6.3 Vragen over het beheer van de balietoepassing 16 6.3.1 Aanmelden 16 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 2/17

1 Van kansenpas naar UiTPAS De kansenpas is een voordeelkaart die ervoor zorgde dat mensen in armoede tegen voordelige tarieven konden deelnemen aan het vrijetijdsleven in Aalst, Haaltert, Erpe-Mere en Lede. Dit jaar is de kansenpas vervangen door de UiTPAS. De nieuwe UiTPAS is een kaart voor iedereen die deelneemt aan vrijetijdsactiviteiten. Met de UiTPAS kan iedereen UiTpunten sparen en ze omruilen voor een korting, cadeau of ander voordeel. De vroegere kansentarieven blijven geldig, maar de UiTPAS werkt niet stigmatiserend aangezien hij gebruikt wordt door diverse gebruikers en op het zicht niet herkenbaar is als een kansenpas. Als school mag je er trots op zijn dat je mensen die het minder breed hebben, ook de kans geeft om deel te nemen aan jouw activiteiten. Deze bundel plaatst alle informatie over de kansentarieven op een rijtje. Ook de handleidingen voor het UiTPAS-scholensysteem kan je hier rustig nalezen en gebruiken voor, tijdens en na jouw activiteiten. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 3/17

2 Kansentarieven Voor mensen in armoede is elke verplichte activiteit van een school die meestapt als partner in het UiTPASverhaal toegankelijk tegen het kansentarief: 1 dagdeel Bv. een toneelvoorstelling 1 volledige dag: bv. een schoolreis Meerdaags aanbod * : bv. zeeklassen Normale prijs 10,0 15,0 120 Kansentarief 1,5 3,0 30 * Het meerdaags aanbod is enkel voor scholen die het huiswerk hebben ingevuld in het kader van het Charter Onderwijs en kansarmoede. Dit is een solidaire kostendeling waarbij iedereen bijdraagt wat hij kan om het recht op onderwijs voor iedereen te kunnen garanderen. Bij onduidelijkheden of twijfel kan je steeds contact opnemen met Nele Buyl (tel. 053/ 78 36 60 of e- mail: nele@vierdewereldgroepaalst.be). We zoeken steeds graag mee naar een oplossing. 3 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software Tijdens het UiTPASproefproject wordt het UiTID gebruikt als een wachtwoord om je als medewerker van een school aan te melden aan de balie van jouw school. Telkens wanneer je gebruik wil maken van de UiTPASsoftware zal je gevraagd worden om in te loggen met je UiTID op http://beheer.uitpas.be. Op die manier willen we er voor zorgen dat enkel de mensen die medewerker zijn van een school voor die school de UiTPASsoftware kunnen gebruiken. Het is zeker ook mogelijk om voor twee scholen te werken. Wanneer je immers geëngageerd bent bij twee scholen moet je voor beide scholen kunnen werken. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 4/17

3.1 UiTID aanmaken Je surft naar de website http://beheer.uitpas.be, waar je op aanmelden kan klikken: Nadien kom je op volgende pagina: 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 5/17

Waar je op registreer hier kan klikken. Dat leidt je naar volgend scherm waar je een UiTID kan aanmaken. Er zijn nu 2 opties: 3.2 Een UiTID per school Bv: Gebruikersnaam: De Notelaar E-mailadres: denotelaar@aalst.be Paswoord: kastanje Herhaal paswoord: kastanje Dit is dan het UiTID dat elk lid van de school kan gebruiken. Je begrijpt natuurlijk dat wanneer elk lid van de school (die de UiTPASsoftware beheert) op die manier het paswoord kent. Hoe meer het paswoord verspreid is, hoe fraudegevoeliger iets wordt. De medewerkers van de school hebben toegang tot gevoelige en persoonlijke informatie. De school engageert zich er dan ook toe om deze informatie alleen toegankelijk te maken voor een zo minimaal aantal bevoegde personen. We vinden het dan ook logisch dat deze informatie nooit wordt gedeeld met onbevoegden en indien nodig puur om professionele redenen. Bv: 3.3 Een UiTID per persoon Gebruikersnaam: Veerle Muylaert E-mailadres: veerle.muylaert@aalst.be Paswoord: frisco Herhaal paswoord: frisco Dit is dan het UiTID van één iemand van de school, waarbij elke persoon die voor de school met UiTPAS werkt, zo n UiTID zal moeten hebben. Wanneer in dit voorbeeld Veerle werkt voor twee of meerdere scholen, zal Veerle voor die verschillende scholen kunnen werken eens zij geregistreerd is. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 6/17

Wanneer je zelf een UiTPAS hebt, zal je jouw UiTID ook kunnen gebruiken om jouw persoonlijke pagina te bekijken op http://www.uitpas.be. Hierop kan je zien hoeveel punten je gespaard hebt en waarvoor je die zoal kan omruilen. De UiTID voor jouw persoonlijk profiel is dezelfde als de UiTID om jou aan te melden als baliemedewerker van jouw school. Daarnaast kan je je hier ook mee aanmelden op http://www.uitinvlaanderen.be om vrije tijd-tips te krijgen op jouw maat. 3.4 Na het aanmaken van jouw UiTID Wanneer je direct na het aanmaken van het UiTID probeert aan te melden, zal je een foutmelding krijgen die zegt dat je nog geen lid bent van een balie. Je moet immers nog rechten krijgen op de school waarvoor je wil werken. Na het aanmaken van het UiTID stuur je dus een mailtje naar karel.derudder@cultuurnet.be om te zeggen met welk mailadres je een UiTID hebt aangemaakt en voor welke school je geëngageerd bent. Deze procedure hoef je maar 1x te overlopen. Meer uitleg en een stap-voor-stap begeleiding kan je krijgen op 078/077.177 (de UiTPAS Helpdesk) tijdens de kantooruren. Aarzel niet om ons te bellen. We helpen je met plezier! 3.5 Beheer: : een collega aanduiden als baliemedewerker 1. Klik op Beheer in het menu bovenaan. 2. Klik op de knop Nieuwe beheerder toevoegen. 3. Vul het emailadres waarmee jouw collega een UiTID heeft aangemaakt. Heeft de nieuwe beheerder nog geen UiTiD, vraag de persoon zich eerst te registreren op UiTinVlaanderen.be. 4. Klik op Zoeken en vervolgens op Toevoegen bij de naam van de beheerder die je wenst toe te voegen. 4 De school gaat op uitstap: wat nu? Deelnemers aan jouw activiteit kunnen het kansentarief ontvangen. Hiervoor moet je de activiteit aanmaken op http://beheer.uitpas.be. 4.1 UiTPAS-systeem op de computer 4.1.1 Inloggen Om je aan te melden in het programma, moet je een UiTID hebben (zie punt 3). Heb je een UiTID aangemaakt? Vraag aan je schoolbeheerder om je aan te duiden als medewerker in het balieprogramma. Open het balieprogramma via het http://beheer.uitpas.be en log in met je gegevens en paswoord. Je komt op de beginpagina. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 7/17

4.1.2 Activiteit aanmaken In het systeem maak je een nieuwe uitstap aan door op activiteit aanmaken te klikken. Deze activiteit wordt dan mee opgenomen in de eerstvolgende afrekening. Belangrijk! Op het einde van elk trimester (de week voor de kerstvakantie, paasvakantie en zomervakantie) rekenen we de uitstappen af die in de voorbije periode aangemaakt werden. We sturen als reminder vooraf een mailtje naar de school. Je maakt bij voorkeur de activiteit aan NA de uitstap als je ook meteen het definitieve aantal leerlingen met kansentarief kan toevoegen. Op die manier nemen we geen onvoltooide uitstappen op in de afrekeningen. Bv. Een uitstap die doorgaat op 4 april registreer je in het systeem vanaf 2 april. Indien hij vroeger is geregistreerd wordt hij automatisch op 1 april mee afgerekend, waardoor de gegevens nog niet definitief zijn. De afrekening van december is erg belangrijk onze subsidies werken met boekingsjaren en niet met schooljaren. Alle activiteiten moeten dus voor het einde van het jaar doorgegeven worden! Anders is er geen tussenkomst meer mogelijk. Bij het aanmaken van een activiteit vul je volgende gegevens in. Je kan deze gegevens niet meer aanpassen. - Titel van de activiteit: een korte titel van waar de uitstap naartoe ging, eventueel met de klas/graad erbij. - Datum: Kies de datum waarop de activiteit plaatsvindt. - Korte beschrijving: Hier kan je meer informatie kwijt over welke precieze klassen, extra informatie over de prijs, - Prijs: Hier vermeld je de prijs die iemand betaalt zonder kansentarief. - Kansentarief: Kies de juiste sleutel afhankelijk van de duur van de activiteit en de prijs. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 8/17

Kansentarief Bijdrage Bijdrage school Vierdewereldgroep School Halve dag <20: 1,5 50% Restbedrag School Hele dag <20 3 50% Restbedrag School Hele dag vanaf 20 3 10 Restbedrag School Meerdaags <200 25% 50% Restbedrag School Meerdaags vanaf 200 25% 100 Restbedrag School - Zwemmen 1,5 0,75 Restbedrag Het systeem berekent zo zelf hoeveel jouw tussenkomst is gedaan met zelf rekenen! 4.1.3 Voeg leerlingen toe Je ziet nu de overzichtslijst van alle leerlingen met het kansentarief op jouw school. Om leerlingen toe te voegen die meegingen op de activiteit klik je op aanwezigen toevoegen. Telkens je iemand toevoegt, wacht je even tot de pagina is herladen en er naast de leerling toegevoegd is verschenen. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 9/17

Als je school over veel leerlingen met een kansentarief beschikt kan je ook een filter instellen op naam of geboortedatum (bv. om leerlingen van een bepaald geboortejaar terug te vinden). Zo vind je sneller de leerlingen die je wil. Wanneer je een leerling niet terugvindt in de lijst is deze nog niet aan de jouw school toegewezen. Je kan deze leerling opzoeken bij Zoek UiTPAS. Vul ten minste 1 van de velden in. Als je maar een stukje van de naam, voornaam, weet kan je ook op dat stukje zoeken door er een * voor of na te zetten. Het sterretje betekent dan dat er respectievelijk nog iets voor of iets na je stukje tekst kan komen. Bijv. Als je niet zeker weet of de achternaam Van Den Berghe of vandenberge is zoek je bij achternaam best op *berg*. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 10/17

Als je de leerling gevonden hebt, klik je hem aan op zijn naam. Je kan bij deze persoon de school aanpassen door op aanpassen gegevens te klikken. Nadat je de school hebt aangepast, klik je op aanpassingen bewaren. Nu is deze leerling aan jouw school gelinkt. Let op: we vragen om alleen de school aan te passen en bij een adreswijziging dit door te geven aan nele@vierdewereldgroepaalst.be. Op die manier kan zij dit meteen voor het hele gezin aanpassen. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 11/17

Heb je een leerling die van school verandert, maar je weet niet naar welke school hij/zij gaat? Vink dan geen school aan. Alle leerlingen met geen school worden 2 keer per jaar opgebeld door de Vierdewereldgroep met de vraag naar welke school ze gaan. Zo help je als school om elke leerling op de juiste school te krijgen! 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 12/17

4.1.4 De betaling Op het einde van elk trimester (de week voor de kerstvakantie, paasvakantie en zomervakantie) ontvangt de school en een overzicht van de geregistreerde uitstappen van de voorbije 3 maanden en de leerlingen die jullie tegen die datum hebben toegevoegd. In december gebeurt dat op de laatste dag voor de kerstvakantie om alles nog af te werken voor 1 januari van het volgend jaar. In die week kan je toegestuurde gegevens nog even controleren alvorens de Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen vzw het bedrag op jullie rekening uitbetaalt. Bij onjuiste gegevens op de onkostennota geef je een seintje op nele@vierdewereldgroepaalst.be Let op: Elke uitstap die is aangemaakt voor deze data wordt mee opgenomen in de afrekening. Uitstappen die pas na de eerstvolgende afrekeningdatum doorgaan, maak je dus pas erna aan. 4.1.5 Eigen lijsten opvragen in excel Je kan uit het systeem 2 lijsten downloaden in excel 1. Per activiteit een lijst van de toegevoegde leerlingen. Door op het beginscherm Activiteiten te klikken op Aanwezigen beland je op een overzicht van alle toegevoegde leerlingen. Door onderaan op knop Export/Print te klikken download je een exceldocument met een overzicht van alle leerlingen die tegen kansentarief meegingen op die activiteit. 2. Een overzicht van alle leerlingen met kansentarief op jouw school. Ga hiervoor naar Zoek UiTPAS en selecteer jouw school zonder verdere zoekgegevens. Door onderaan op knop Export/Print te klikken download je een exceldocument met een overzicht van alle leerlingen met een kansentarief op jouw school. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 13/17

Je kan ook zoeken op de periode dat een leerling een UiTPAS aan kansentarief heeft aangevraagd. Zoek je bv. enkel de leerlingen die vorig jaar een UiTPAS aan kansentarief hadden, maar nog niet hernieuwd hebben? Dat kan door de data van vorig jaar in te vullen bij Kansenstatuut van en kansenstatuut tot. Bv. ik zoek de leerlingen die in 2012 een UiTPAS hadden, maar nog niet hernieuwd hebben: vul in 01/01/12 tot 31/01/12 en je krijgt ze op een rijtje. Zo kan je ook snel de leerlingen terugvinden die de laatste twee maanden een UiTPAS aanvroegen, 5 Enkele afspraken 5.1 Een leerling had vorig jaar het kansentarief, maar heeft dit jaar nog niet hernieuwd. Heeft hij nog recht? De UiTPAS aan kansentarief is geldig per kalenderjaar (en dus niet per schooljaar). Concreet moet de UiTPAS elk jaar in januari hernieuwd worden. Omdat niet iedereen op 1 januari van het nieuwe jaar zijn UiTPAS kan hernieuwd hebben geldt volgende afspraak: de UiTPAS van het jaar voordien is voor (halve)dagactiviteiten nog geldig tot 1 maart van het jaar nadien. Die leerlingen kunnen op 21 februari nog mee aan kansentarief. Vanaf 1 maart geldt hun UiTPAS niet langer. Deze regel is in het systeem ingebouwd. Jullie kunnen die leerling dus nog toevoegen voor die uitstap op 21 februari op jullie onkostennota hoewel er zal staan dan hij geen UiTPAS aan kansentarief meer heeft. Voor de meerdaagse activiteiten blijft de regel ook bestaan dat leerlingen die vorig jaar een UiTPAS hadden, maar nog niet hernieuwd hebben, sowieso in het nieuwe jaar meekunnen aan kansentarief. Stel dat de school in mei op meerdaagse activiteit gaat en leerling X heeft zijn UiTPAS nog niet hernieuwd voor dat jaar. Dan kan die leerling mee aan kansentarief. Ook deze afspraak is in het systeem ingebouwd. Jullie kunnen die leerling X dus nog toevoegen op jullie afrekening hoewel er zal staan dat hij geen UiTPAS aan kansentarief meer heeft. 5.2 Jaarlijkse controle van het rekeningnummer van de school Bij de start van elk schooljaar ontvangt u een mailtje met de vraag om het rekeningnummer van uw school door te geven waarop de tussenkomsten voor leerlingen met een UiTPAS aan kansentarief mogen gestort worden. Verandert uw rekeningnummer in de loop van het schooljaar? Geef zeker een seintje aan nele@vierdewereldgroepaalst.be. 5.3 Aanvraagformulier voor meerdaagse uitstappen Voor meerdaagse uitstappen dien je nog steeds vooraf het aanvraagformulier in bij de Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen vzw. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 14/17

5.4 Op uitstap naar CC De Werf De regeling met CC De Werf blijft zoals ze was: jullie bezorgen De Werf vooraf een lijstje van leerlingen met een UiTPAS aan kansentarief (kan je gemakkelijk uit dit bestand afdrukken). De leerling met UiTPAS aan kansentarief betaalt 1.50 voor de voorstelling, de Werf draagt de rest. Voor de school is dit dus een 0-operatie. 6 FAQ 6.1 Algemene vragen Wie kan de UiTPAS gebruiken? Alle inwoners van Aalst, Erpe-Mere, Haaltert en Lede. Waar kan ik de UiTPAS kopen? Op verschillende locaties in Aalst, Erpe-Mere, Haaltert en Lede. Alle verkooppunten kan je terugvinden op www.uitpas.be. Een UiTPAS tegen kansentarief kan gratis aangevraagd worden in het OCMW/Sociaal Huis van de eigen gemeente of via Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen (enkel voor inwoners van Aalst). Hoeveel kost de UiTPAS? Een UiTPAS kost 5. Jongeren onder de 18 betalen 2. Sommige mensen hebben recht op het kansentarief. Zij betalen 0 en krijgen extra kortingen wanneer ze deelnemen aan vrijetijdsactiviteiten. Als je denkt hiervoor in aanmerking te komen, neem dan contact op met het OCMW van jouw gemeente. Wat kan ik doen met de UiTPAS? Telkens wanneer je deelneemt aan het vrijetijdsleven in één van de deelnemende gemeentes, kan je een punt sparen. Als je voldoende punten verzameld hebt, kan je die omruilen tegen leuke voordelen. Een overzicht van alle spaarplaatsen en voordelen kan je vinden op www.uitpas.be. Hoe kan ik punten sparen? Je spaart punten door jouw UiTPAS enkele seconden tegen de UiTPAS-apparatuur te houden. Waar kan ik zien hoeveel punten ik al verzameld heb? Maak een UiTiD account aan via UiTPAS.be. Daarna kan je inloggen en jouw puntensaldo en historiek bekijken. Wat als de UiTiD al gekoppeld is aan mijn UiTPAS? Het is mogelijk dat iemand anders jouw UiTPAS nummer gebruikt heeft voor de aanmaak van een online account. Indien dit het geval is, neem je best contact op met de helpdesk, die jou tijdens de kantooruren zal verder helpen. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 15/17

6.2 Vragen over het gebruik van de balie-toepassing 6.2.1 Informatie over UiTPAS-houders Een nieuwe UiTPAS registreren Op een school kan men geen UiTPAS aankopen en kan je dus ook niet registreren. Verwijs de personen door naar een registratiepunt. UiTPAS-gegevens aanpassen Op school pas je geen andere gegevens dan de school van de UiTPAS-houder aan. Zie je bij leerlingen met een kansentarief toch gegevens die niet kloppen, mail je hiervoor naar nele@vierdewereldgroepaalst.be zodat meteen het hele gezin kan aangepast worden. Hoe weet ik of een kaart geblokkeerd is? Soms kan er een kaart geblokkeerd zijn. Bijvoorbeeld wanneer een UiTPAS-houder zijn kaart verloren is. Er verschijnt een melding die toont dat de kaart niet meer werkt. Je kan geen punten laten sparen, punten inruilen of kansentarief toekennen. Kan ik een UiTPAS deblokkeren? Nee. Als een kaart geblokkeerd is, is dit definitief. De persoon moet opnieuw worden geregistreerd. Verwijs door naar een registratiepunt. 6.2.2 Kansentarief toekennen Kan ik bij problemen checken of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft? Ja, het voorlaatste cijfer van het kaartnummer op de UiTPAS geeft aan of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft. 0 staat voor geen kansentarief en 1 staat voor kansentarief. Vanaf 1 januari 2013 is dit echter niet meer sluitend omdat je niet kan zien of het kansentarief reeds vernieuwd werd. Hiervoor kan je online in het systeem terecht. Ik heb een vermoeden van fraude. Contacteer ons via test@uitpas.be of op het nummer 078/077.177. 6.3 Vragen over het beheer van de balietoepassing 6.3.1 Aanmelden Waar vind ik het programma? Het UiTPAS-programma werd geïnstalleerd op de UiTPAS-smartphones en op de UiTPAS-laptops. Je vindt het programma via het UiTPAS-icoon op het bureaublad/gsm-scherm van de apparatuur of via Mijn programma s. Online is het programma te gebruiken via beheer.uitpas.be Ik kan niet aanmelden? Heb je de juiste gegevens gebruikt om je aan te melden? Je kan enkel aanmelden met je UiTID. Ga naar Ik ben mijn paswoord vergeten om een nieuw paswoord aan te vragen. Ik ben mijn paswoord vergeten Klik op Paswoord vergeten en volg verdere instructies. 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 16/17

Medewerker registreren Ik kan geen medewerker registreren. Drie mogelijke oorzaken: (1) Je hebt niet voldoende rechten: Om een medewerker te kunnen registreren met je voldoende rechten hebben. Contacteer de beheerder via test@uitpas.be of 078 077 177 om je deze rechten toe te kennen. (2) Je hebt geen UiTID: Iedere medewerker moet een UiTID hebben. Vraag hem om zich te registreren op http://beheer.uitpas.be (3) Je hebt een fout e-mailadres ingetikt of de medewerker heeft het niet correct doorgegeven. 7 Nog andere vragen? Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen vzw Nele Buyl Sinte Annalaan 41/02 9300 Aalst 053/78 36 60 nele@vierdewereldgroepaalst.be CultuurNet Vlaanderen Karel De Rudder 0486 06 09 45 karel.derudder@cultuurnet.be De UiTPAS is een innovatief proefproject van de Vlaamse overheid in samenwerking met de stad Aalst en de gemeenten Erpe-Mere, Haaltert en Lede, de Welzijnsschakels, Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen en CultuurNet Vlaanderen. De UiTPAS wil mensen stimuleren om deel te nemen aan het vrijetijdsleven en leuke dingen te beleven. Bedenkingen, suggesties, opmerkingen of feedback? Laat je zeker horen! 6/12/12 UiTPAS informatiebundel_scholen 17/17