0 Afdeling KV&I Inleiding Alweer de vierde nieuwsbrief van dit jaar. Met deze keer een aantal onderwerpen zoals ze in de diverse werkgroepen zijn afgesproken. Met nadruk wil ik graag jullie aandacht vestigen op de resultaten m.b.t. de inhoud van het MDO en de noodzaak voor het hebben van een papieren dossier! HKZ en OE s die getoetst worden Op 2, 3 en 4 oktober zal de HKZ toetsing plaatsvinden. De volledige toetsing gebeurt bij de Maatschappelijke Dienstverlening, JGZ en de Kraam. Voor de instaptoets (overigens dit jaar voor het laatst, volgend jaar moet MGZL de volledige toetsing volgen): De Dormig (verpleeghuiszorg), Heereveld/Landgraaf (verzorgingshuis en thuiszorg), Heerlen ( thuiszorg), HbH, Gespecialiseerde Thuis Begeleiding (GTB), Voeding en Dieetadvisering en de Klantenservice. We wensen ieder een inspirerende toetsing! Medicatieveiligheid en gebruik EVS In de afgelopen maanden is gewerkt aan het operationeel krijgen van het Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS). Het bleek dat door de nieuwe versie van Citrix geen verbinding kon worden gemaakt met het Atrium (de verpleeghuizen krijgen de medicatie geleverd door de Atrium7apotheek). Dat is nu opgelost. Helaas heeft dit wel voor vertraging gezorgd. Door EVS te gebruiken, kunnen de artsen in het verpleeghuis voortaan digitaal medicatie aanvragen en wijzigen. Dat levert tijdswinst op en vermindert fouten. In september zal gestart worden met de scholing van de artsen, waarna ze het systeem kunnen gaan gebruiken. In de volgende nieuwsbrief zullen we jullie op de hoogte houden van de voortgang. Loes van Eijsden Het multidisciplinair Overleg (MDO) Het MDO is vooral bedoeld om samen met de klant/bewoner tot goede afspraken te komen over ondersteuning, begeleiding en/ of overnemen van zorg. Daarbij is een goede afstemming van alle betrokken zorgverleners ook belangrijk. De documenten t.a.v. het MDO en Zorgleefplan zijn nu samengevoegd tot één document. Bespreking van het Zorgleefplan is een belangrijk onderdeel tijdens het MDO. In het MDO wordt de aard en de omvang van de zorgverlening, zoals vastgelegd in het zorgplan, op inhoud aantoonbaar met de klant/bewoner geëvalueerd in relatie tot gewenste resultaten. Dat houdt in dat de wensen van de klant/bewoner besproken worden en samen vastgesteld wordt in hoeverre de doelen bereikt zijn of bijgesteld dienen te worden. Daarnaast moeten we voldoen aan de wettelijke richtlijnen voor een Zorgleefplan. Het Zorgleefplan bevat dus meer dan alleen de wensen van een klant, maar ook bijv. welke risico s een klant/bewoner kan lopen (de risicosignalering). Ten behoeve van het MDO is er een formulier ontwikkeld dat ondersteuning biedt als voorbereiding op het MDO, ter ondersteuning tijdens het MDO en voor de rapportage aansluitend aan het MDO. Zo voorkomen we dat belangrijke items over het hoofd worden gezien. Zie: MDO 7 Voorbereidingsformulier, evaluatieformulier t.b.v. rapportage MGZL. Wilna Janssen Het papieren dossier Binnen MeanderGroep ZL vindt onderhoud/vastlegging van zorgregistratie en informatie over een bewoner plaats binnen een digitaal dossier (PCD) en een papieren dossier. Bij het verzamelen van deze gegevens hebben meerdere functionarissen een rol, o.a. verzorgend, (para)medisch personeel en de (bewoners)administratie. Om volgens een vaste systematiek deze gegevens vast te leggen en te kunnen voorleggen (verantwoorden) aan de bewoner, externe auditoren en Inspectie moeten beide dossiers voldoen aan wettelijke, kwaliteits7, beroepsinhoudelijke eisen en aan de interne opgestelde richtlijnen van MeanderGroep ZL. Het papieren dossier bevat: De ondertekende zorgovereenkomst
Geldig CIZ indicatiebesluit Indien van toepassing een geldig aanvullend BOPZ CIZ indicatiebesluit Een kopie van het ID/paspoort Ondertekende zorgplannen (van komen wonen tot overlijden) De risicosignaleringslijsten (van komen wonen tot overlijden) Uitvoeringsverzoeken huisartsen (verzorgingshuis) Sticker reanimatie (DNR) besluit. (In het verzorgingshuis moet bekend zijn welke afspraak er gemaakt is t.a.v. het reanimeren.ha is verantwoordelijk om dit te bespreken met de bewoner). Eventueel medicatie aftekenlijsten. Deze bovenstaande gegevens worden op naam van de bewoner in één (afdelings)klapper bewaard, in een afgesloten kast. Wilna Janssen itask als onderdeel van iprova itask is een onderdeel van iprova. Door itask te gaan gebruiken hebben we de mogelijkheid om zelf verschillende formulieren te ontwikkelen en te gaan gebruiken. Het is een systeem met heel veel mogelijkheden. Het eerste formulier wat we er mee gemaakt hebben was voor het melden van incidenten en klachten. Op dit moment zijn er, uiteraard in overleg met de gebruiker, al een aantal nieuwe formulieren gemaakt zoals voor het melden van mutaties van personeel, declaraties, het meten van tevredenheid of het verbeteren naar aanleiding van aangeleverde ideeën. Uitgangspunt bij het ontwikkelen van een formulier is levert het formulier een bijdrage aan de werkprocessen in onze organisatie Via de hoofdportal van iprova zijn de formulieren toegankelijk voor de medewerkers die het formulier moeten gebruiken. De op de achtergrond ingerichte workflow (werkstroom) of in itask zorgen ervoor dat iedereen die in het proces iets moet doen een bericht (mail) krijgt en dat ook kan worden gevolgd dát er iets mee gebeurd. Taken kunnen worden vastgelegd en afhandeling wordt gevolgd. Overschrijding van ingestelde deadlines worden gesignaleerd. Taken en verantwoordelijkheden worden op een effectieve en consequente manier vastgelegd, zo is ook de afhandeling en het beheer geregeld. itask kent ook een uitgebreide mogelijkheid voor rapportage en filtering van de meldingen/activiteiten. Op basis van deze gegevens zijn bijv. tabel rapportages of trend rapportages te maken. Deze overzichten en rapporten leveren informatie op t.b.v. MGZL totaal en de bedrijfsonderdelen. Deze rapporten ondersteunen ons bij het maken van verbeterplannen. Harrie Colaris Zi meting Onze organisatie doet jaarlijks mee aan een meting waarbij naar zorginhoudelijke aspecten gekeken wordt. Begin van dit jaar werd de zogenaamde ZI meting niet uitgevoerd omdat er nieuwe vragenlijsten zouden komen. Via Actiz bereikte ons de informatie dat de vragenlijsten en het verwerkingsinstrument ZI7 meting 2012 klaar zijn. Dit betekent voor MGZL dat we alsnog de meting moeten gaan uitvoeren. Gezien de sluitingstermijn om de gegevens in te kunnen voeren wordt de meting uitgevoerd van 15 september t/m 15 december. De kwaliteitsfunctionarissen zullen e.e.a. intern toelichten en waar nodig actie ondernemen. Verdere informatie volgt. Procesmanagement / Riskmanagement Het proces 10.1.1 Meldingen Incidenten is inmiddels ook beschreven en voorzien van de benodigde formulieren en werkinstructies. Deze procesbeschrijving is uiteraard te benaderen via iprova. In dit proces is voor het eerst gebruik gemaakt van digitale invulformulieren die ontwikkeld zijn middels itask (De meldingsformulieren voor MIK, MIM en gevaarlijke situaties). Aangezien er in de praktijk een dringende behoefte was ontstaan om de meldingen via dit nieuwe formulier te kunnen invullen, is bij wijze van uitzondering voorrang gegeven aan de ontwikkeling en in gebruik name van de formulieren en is de procesbeschrijving later opgepakt. Risicomanagement. Waarom risicomanagement? Iedereen heeft met risico s te maken, elke dag weer, het hele leven lang. Daarvoor kunnen we bijvoorbeeld een inbraakbeveiliging regelen of een begrafenisverzekering afsluiten. Bedrijven en organisaties hebben ook met risico s te maken, vaak van veel grotere omvang dan wij als individu kennen. Ook wordt sneller een schade claim ingediend en worden hogere eisen gesteld aan de kwaliteit, prijs en levertijd van producten, diensten en zorg. Het is dan ook belangrijk ervoor te zorgen dat fouten, vergissingen en verstoringen minder vaak optreden en dat de kosten van herstel of uitval (veel) lager uit zullen vallen. MGZL brengt daarom risico s in kaart en bedenkt maatregelen die ervoor moeten zorgen dat we risico s kunnen verkleinen en (negatieve) gevolgen zo beperkt mogelijk houden. Dat noemt men risicomanagement. Geëvalueerde en bijgestelde Kwaliteitsdocumenten Zie bijlage 1.
Bijlage 1. Kwaliteitsdocumenten Hieronder vindt u een overzicht van nieuwe en geëvalueerde kwaliteitsdocumenten gerangschikt volgens de 10 hoofdprocessen van Meander. Vertaal en gebruik de gewenste kwaliteit binnen uw werkeenheden om medewerkers voldoende ondersteuning te bieden in werkprocessen. Heeft u vragen over de inhoud vraag dit dan na bij de auteur en/of proceseigenaar (tabblad Eigenschappen bij document), of uw kwaliteitsfunctionaris. De afd. KV&I kan u helpen mee te denken over implementatie van kwaliteitsprocessen, of voor het geven van extra voorlichting / uitleg naar medewerkers! Proces Nieuwe documenten 1.0 Intramuraal Zorgleefplan 7 MDO /Multi Disciplinair Overleg MGZL 7 Intramuraal 7 (eigenaar = W. Janssen). 7 Zorgleefplan en MDO in een document samengevoegd en op verschillende onderdelen aangepast naar onze visie op zorg meer vanuit wensen en behoeften klant in plaats van problemen en medische zaken. 7 van belang voor alle medewerkers betrokken bij zorg klant. Dossier 7 Het Papieren Dossier MGZL 7 Intramuraal 7 (eigenaar = W. Janssen). 7 Buiten het elektronisch dossier PCD, is er ook nog een papieren dossier met van groot belang zijnde documenten voor externe verantwoording, welke niet digitaal kunnen/zijn! 7 Van belang voor zorgmedewerkers. 2.0 Extramuraal Formulier 7 Insuline injecteren MGZL 7 Extram. / Verzorgingshuis 7 (eigenaar = F. Slot) 7 Reguliere evaluatie. Elektrische Scooters 7 Gebruik7Handleiding7Storing7Schade MGZL 7 (eigenaar = R. Sterken) 7 De titel geeft weer wat er in staat. 7 Van belang voor medewerkers die hiervan gebruik maken. 3.0 Overige zorg7/dienstverlening GB 4.0 Paramedische Dienst GB 5.0 Hulp bij Huishouden GB 6.0 Personeel 6.3.1 BBL/BOL 7 Opleidingen 7 Personeel 7 (eigenaar = T. Schreibers) 7 Proces mbt. opleidingen volgens BBL en BOL leerweg. 7 Bekend tot alle medewerkers. 7.0 Infrastructuur Ontruimingsplan Algemeen 7 brand / ramp Gebouw MGZL 7 (eigenaar = H. Rutten) 7 Algemene Ontruimingsplan van toepassing voor alle gebouwen meander. De specificatie met vluchtwegen en andere belangrijke punten per/soort gebouw staan direct bovenaan. Zorg dat u als gebruiker van betreffend gebouw deze punten weet in het kader van UW veiligheid!! 7 Algemeen Ontruimingsplan van belang voor alle medewerkers. Specifiek gebouw gebonden plan van belang voor betreffende medewerkers. 8.0 Materiaal en Voorraden GB 9.0 Financiën GB 10.0 Beleid GB
Geëvalueerde documenten Hoofd7Proces 1.0 Intramuraal + 2.0 Extramuraal Veiligheid matrassen 7 Hulpmiddelen in bed 7 (eigenaar = I. Smeets) 7 overzicht soorten en veilig gebruik matrassen en hulpmiddelen. Risicosignalering 7 Signalering mogelijke gezondheidsrisico s MGZL 7 (eigenaar = L. v Eijsden) 7 Kwaliteit nu van toepassing zowel intra7 als extramuraal! MRSA MGZL 7 (eigenaar = J. Heuts 7 M. Renierkens) 7 Reguliere evaluatie, aangepast op nieuwste afspraken met atrium deskundige. 7 van belang voor medewerkers die contacten hebben met MRSA besmette klanten. 1.0 Intramuraal Zorgleveringsovereenkomst 7 Zorg met verblijf MGZL 7 Intramuraal 7 (eigenaar = B. vd Camp) 7 Artikel 7 aangepast 7 geen gebruik meer van M&M fixatie HEEL Meander. 7 Van belang voor zorgmedewerkers. Functieverdeelplan ZZP beleid MGZL Intramuraal 7 (eigenaar = K. Gijsbers) 7 Overzicht/werkwijze van registraties tav. alle ZZP s binnen Meander. 7 Doorregistratie in het verzorgingshuis bij tijdelijke opname in verpleeghuis is nu ook toegestaan voor de ZZP s 5767778 (maximaal 6 mnd ). 7 van belang voor betrokken medewerkers zorg7 en cliëntregistratie. Registratiekader Intramurale zorg MGZL (eigenaar = K. Gijsbers) 7 Overzicht/werkwijze van registraties tav. alle ZZP s binnen Meander. 7 Doorregistratie in het verzorgingshuis bij tijdelijke opname in verpleeghuis is nu ook toegestaan voor de ZZP s 5767778 (maximaal 6 mnd ). 7 Van belang voor betrokken medewerkers zorg7 en cliëntregistratie. Formulier 7 Insuline injecteren MGZL 7 Extram. / Verzorgingshuis 7 (eigenaar = F. Slot) 7 Reguliere evaluatie. 2.0 Extramuraal Nooduitleen MGZL 7 Extramuraal 7 (eigenaar = X. Meessen) 7 Reguliere evaluatie, Nooduitleen, Spoedeisende Hulp (SEH) Atrium m.i.v. 1 juli 2012 vervallen. 7 Van belang voor medewerkers uitleen, klantenservice. 3.0 Overige zorg7/dienstverlening GB 4.0 Paramedische Dienst GB 5.0 Hulp bij Huishouden GB 6.0 Personeel GB 7.0 Infrastructuur GB 8.0 Materiaal en Voorraden GB 9.0 Financiën GB 10.0 Beleid Arbeidsongevallen MGZL 7 (eigenaar = H. Cals) 7 Reguliere evaluatie, LET op relatie naar de juiste meldingsformulieren in itask. 7 Van belang voor alle medewerkers. 10.1.1 Melding incidenten MGZl 7 (eigenaar = L. v. Eijsden) MIK 7 MIM MGZL 7 (eigenaar = L. v. Eijsden) MIK en MIM zowel in procesvorm (10.1.1), als in tekstvorm met link naar elkaar. Juiste uitvoering van deze kwaliteit is van groot belang voor de veiligheid, preventie naar klanten, medewerkers, onjuiste uitvoering kan imago7schade voor meander betekenen. 7 MIK + MIM is nu samengevoegd in 1 document. 7 de arbeidsinspectie heet nu SZW.
7 nieuwe afspraken mbt. melden van incidenten zoals afgesproken in directieoverleg is verwerkt. 7 digitaal melden via itask is toegevoegd in document en besproken binnen overleggen. 7 er zijn 5 nieuwe sjablonen t.b.v. rapportage naar de IGZ. MIK 7 Rapportage Melding Calamiteit Algemeen MIK 7 Rapportage Melding Calamiteit Medicatie MIK 7 Rapportage Melding Calamiteit Vallen MIK 7 Rapportage Melding Calamiteit Verdrinking 7 Verbranding in bad MIK 7 Rapportage Melding Calamiteit Verslikken GB = geen bijzonderheden.