7 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W Onderwerp Notitie 'Het AM anno 2004' van het AM-DB Portefeuiiiuiioucier mr. A.Ph. Hertog Coltegeversade-ing 5 oktober 2004 iminhdrgan drs D.J.G. Krijger (023 557 62 25) Registraliei'uinmer Samenvatting De aanbevelingen in deze notitie zijn gericht op: 1. het AM gaat voor inhoud; niet meer of minder dan dat wat de colleges van b&w aan inhoud opportuun vinden; 2. de portefeuillecontacten vormen het hart' van de (inhoudelijke) AM samenwerking; 3. optimale informatie/terugkoppeling tussen colleges en AM-gremia; bestuurlijke aanhechting. Context Op 20 september j.l. heeft het dagelijks bestjur van het AM (DB) unaniem ingestemd met de notitie 'Het AM anno 2004'. Deze notitie verwoordt het resultaat van de discussie binnen het DB over de balans tussen inhoud en structuur in het AM-overleg. Deze discussie was gericht op een uitkomst waarbij inhoud van de samenwerking voorop zou staan en de structuur daaraan volgend. Geheel in die lijn stelt de notitie dat de inhoud, van uit colleges van b&w aangereikt, vorm en richting moet krijgen in de portefeuillecontacten (PC's) om het van daar uit, na terugkoppeling in de colleges, als gezamenlijke inzet te implementeren. Daarbij past een regierol voor een tot 'regiegroep' omgedoopt PC Bestuurszaken, dat daarmee in de plaats treedt van het DB. Het secretarissen overleg (SO), waarvan de gemeentesecretarissen deel uitmaken, is de regiegroep behulpzaam bij het opstellen van een strategische AM-agenda betgeen goede communicatie met de PC's en de colleges van b&w veronderstelt. Het plenair AM-overleg (de voltallige colleges van b&w bijeen) richt zich in deze opzet in - aan de strategische agenda gerelateerde - thematische bijeenkomsten op verbreding van draagvlak. Met deze opzet wil het AM-DB een antwoord geven op steeds breder gevoelde 'mismatch' tussen inhoud en structuur en gebrek aan (lokale) bestuurlijke aanhechting van AM-inhoud.
Qr derwem Volgvel 2 Notitie 'Het AM anno 2004' van het AM-DB Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: In te stemmen met de conclusies en aanbevelingen, in deze notitie, inzake het functioneren van het AM-samenwerkingsverband; Het AM biervar in kennis te stellen; - het presidium voor te stellen deze notitie de raad ter kennisneming aan te bieden. Burgemeester en wethouders van Haarlemmermeer, namens deze, de portefeuillehouder, mr. A.Ph Bïjla^a(n) 'Het AM anno 2004'
Het AM anno 2004 Inleiding Op 22 maart 2004 heeft het DB-AM de notitie van het secretarissenoverleg (SO) getiteld 'gestructureerde inhoud of structurele ballast' besproken. Die notitie was gericht op een (meer) evenwichtige relatie tussen structuur en inhoud van de AM samenwerking. De conclusie van het DB was dat het AM 'pendelt' tussen inhoud - op het moment dat er sprake is van een duidelijke 'vijand' - en structuur tijdens een 'interbellum'. Het DB constateerde dat het inhoudelijke 'werk' moet plaatsvinden in de portefeuillecontacten (pos) en dat de uitkomst daarvan tijdig en adequaat bestuurlijke aanhechting moet krijgen in de respectieve colleges van B&W, die op hun beurt weer input voor de pos kunnen leveren. Het DB hecht eraan dat het proces van (bestuurlijk relevante) informatie halen en brenger wordt geregisseerd, meer dan tot nu toe het geval is geweest. Het SO is gevraagd deze punten praktische 'handen en voeten' te geven. In het navolgende treft u de reactie van het SO aan. In de paragraaf 'Inhoud eerst' beschrijft het SO de totstandkoming van de inhoudelijke agenda. De daarop volgende paragraaf brengt de actoren en het proces in beeld en de benodigde communicatie. De notitie besluit met enige conclusies en beslispunten inzake de AMstructuur en een thema-bijeenkomsten. Inhoud eerst Uit de bespreking kwam naar voren dat het DB tijdig inzicht zou willen hebben in ontwikkelingen die zich aftekenen in de samenleving er sectoren van overheidsbeleid er relevant zijn of worden voor het AM. 'Dicht bij huis' gaat het dan om ambtelijke en bestuurlijke samenwerking zoals bij de sociale diensten en het beheersbaar houden van kosten van samenwerkingsverbanden waarin AMgemeenten participeren. Voor het AM als subregio binnen ROA, (Noordvleugel van de) Randstad etc. betreft dit ontwikkelingen zoals in het kader van de Nota Ruimte, Mobiliteitsnota en de Nota Zorg. Steeds is de vraag: wat betekent deze ontwikkeling voor de AM-gemeenten (afzondertijk en gezamenlijk) en leidt deze relevantie tot inzet van het AM en zo ja, hoe, waar en wanneer? Zo'n aanpak heeft baat bij een agenda met inhoudelijke opgaven waarvoor het AM staat en die in belangrijke mate bepaald wordt door (inter)nationale en regionale ontwikkelingen op gebied van (schaarste aan) ruimte, mobiliteit, huisvesting, omgevingskwaliteit, sociale vragen en arbeidsmarkt. Daartoe behoeft het AM niet het wie! opnieuw uit te vinden. Naast hetgeen het rijk 'aanreikt' biedt ook de regionale agenda van het ROA aanknopingspunten. Structuur volgt In feite vraagt het DB om een juiste mix van bestuurlijke er ambtelijke regie die er toe leidt dat het AM kan koersen op een 'strategische agenda', die mede gevoed wordt vanuit de samenwerkende partners. Hel zijn de colleges van B&W, die, gezien de ontwikkelingen in de maatschappij, met elkaar aangeven wat de punten voor de strategische agenda zijn. De daarbij behorende bestuurlijke regierol komt toe aan het AM-DB (of het daarvoor te kiezen equivalent). Bij daarvoor in aanmerking komende onderwerpen zijn thematische bijeenkomsten van het Plenair AM gericht op het werven van draagvlak voor gerichte samenwerking heel functioneel. Terecht stelt het DB dat binnen het AM de pc's het 'hart' van de samenwerking zijn. Daar overleggen de portefeuillehouders over de punten van de strategische agenda en concluderen op welke dossiers sprake zou moeten zijn van gezamenlijke inzet en benoemen die inzet. Eenmaal besloten tot gezamenlijke inzet - en als zodanig benoemd - is het zaak de daaruit voortkomende voorstellen bestuurlijk aar te hechten in de respectieve colleges van B&W en terug te 1
koppelen met de eigen (gemeentelijke) organisatie. Een logische volgende stap in dit proces is het in kaart brengen van de resultaten var bestuurlijke aanhechting en als AM bepalen wie wanneer welke actie onderneemt. Dit laatste vraagt (weer) om bestuurlijke regie. De wijze waarop, zoals hiervoor is geschetst, inhoudelijke samenwerking vorm en richting kan krijgen, vraagt om een passende structuur met duidelijke rollen voor de actoren. De volgende paragraaf beschrijft die structuur en geeft de consequenties aar voor het AM in huidige gedaante. De actoren en hun roi Binnen het AM kennen we de volgende gremia: colleges van B&W, portefeuillecontacten, dagelijks bestuur en plenair overleg. De colleges van B&W zullen als zodanig meer dan nu betrokken moeten zijn bij de inhoudelijke discussies binnen het AM. Zij zijn mede de 'aangevers' van onderwerpen voor de strategische AMagenda en leveren hun inbreng door tussenkomst van de portefeuillehouders in de pc's. in de portefeuillecontacten krijgt de samenwerking vorm en inhoud. Dit is de plek waar in AMverband onderwerpen worden geagendeerd, besproken en in lijn gezet. Juist nu er van rijkswege zeer belangrijke ontwikkelingen op ons afkomen is het zaak, aldus het DB, om 'slapende' PC's weer te activeren, fn ieder geval het pc RO. De PC's dienen zich vooral te richten op: - signaleren van thema's en projecten die relevant zijn voor afzonderlijke AM-gemeenten, voor de subregio en als zodanig in grotere samenwerkingverbanden; inhoudelijk bespreken en afstemmen van de thema's en projecten: - terugkoppeling naar B&W's, DB-AM (of 'regiegroep'); Het DB~AM is belast met de bestuurlijke regie van het proces dat leidt tot in- en aanvulling van de AMagenda en tot concrete vormgeving van de agendapunten. Het DB dient daarbij ook de samenhang tussen de verschillende punten te bewaken en is uiteindelijk het orgaan waar daadwerkelijke inzet van AM-gemeenten wordt afgeconcludeerd. Het DB concludeerde in de bespreking op 22 maart jl. dat men te vaak vergadert met veel politiek 'gewicht' over onderwerpen met (te) geringe inhoud hetgeen niet bepaald inspireert. Een andere opzet van het DB zou meer evenwicht tussen inhoud en structuur kunnen brengen. Het huidige DB zou qua ledental teruggebracht kunnen worden tot een 'regiegroep' die aanhaakt bij het portefeuillecontact bestuurszaken. Als de burgemeesters de regiegroep zouden vormen, zijn pc bestuurszaken en DB congruent, kan het aantal vergadering worden gehalveerd en levert de agenda meer inspiratie op. In zo'n opzet kan ook de rol van het Plenair AM meer inhoudelijk worden met presentaties en discussies over de belangrijke punten van de strategische agenda. Voor het Secretarissenoverleg (SO) en het secretariaat is in deze opzet een meer pro actieve rol weggelegd. SO en secretariaat vormen de verbindende schakel tussen genoemde gremia binnen het AM. Het secretariaat faciliteert (er bewaakt) de communicatie door snelle doorstroming van relevante stukken (verslagen e.d.), tijdige agendering van belangrijke zaken op de agenda's van SO en Regiegroep en voorziet de college's van B&W van informatie hierover. Het SO : bereidt de agenda voor van de regiegroep; - draagt zorg voor inhoudelijke voorbereiding van de thema's voor een plenair AM; - doet via de regiegroep voorstellen voor de strategische agenda; - monitoort de voortgang van onderwerpen in de pc's en doet daarvan verslag aan de regiegroep.
Conclusies en aanbevelingen Conclusie 1. De portefeuillehouders vormen de verbindende schakel tussen hun college en hun pc en leveren (met hun college) de bouwstenen voor de strategische agenda van het AM. Aanbeveling 1 De portefeuillehouders zorgen samen met hun ambtelijke adviseurs voor de nodige bestuurlijke aanhechting in hun college en terugkoppeling naar de pc's. Het is ook aan de portefeuillehouder dan wel het college om waar nodig de raad/raadscommissie te betrekken. Conclusie 2, De pc's zullen meer dan tot nu moeten anticiperen op voorzienbare ontwikkelingen en die -omzetten in AM-inzet, waarover college's en de regiegroep worden geïnformeerd. Aanbeveling 2. De secretarissen van de pc's zullen in samenwerking met de portefeuillehouders, het AM-secretariaat en het SO voor tijdige adequate informatie zorgdragen. Conclusie 3 Het DB wordt regiegroep. Met betrekking tot de samenstelling ervan stelt het DB voor de burgemeesters hiervan deel te laten uitmaken. Taak van de regiegroep is bestuurlijke regie op het proces en monitoren van voortgang. Aanbeveling 3 De wethouders die nu nog deel uitmaken van het DB - inclusief de AM-vertegenwoordigers in liet DB- ROA - zullen hun (inhoudelijke) inbreng/terugkoppeling primair hebben in het daarvoor aangewezen pc. Conclusie 4 Het plenair AM zal meer inhoudelijk worden betrokken bij de belangrijke punten van de strategische agenda. Aanbeveling 4 In overleg met de voorzitter(s) en secretarissen) van de pc's zullen voorstellen worden gedaan m.b.t. thematische bijeenkomsten van het AM-plenair. Tenslotte Het DB vraagt de colleges van B&W om instemming met bovenstaande conclusies en aanbevelingen. Hoofddorp, 20 September 2004 Het AM-DB