Soepel van start met de DBA: 5 tips Maximale wendbaarheid dankzij ehrm
Soepel van start met de DBA: 5 tips Samenvatting Door de toenemende flexibilisering van de arbeidsmarkt wordt het voor werkgevers steeds belangrijker om zicht te houden op hun flexibele arbeidspool. Waar vroeger organisaties vrijwel alleen op werknemers vertrouwden, draaien nu ook flexibel ingehuurde krachten in de organisatie mee en dragen bij aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Flexibele krachten komen daardoor steeds meer op de radar van HRM te staan. Behalve dat de organisatie graag een goed zicht wil op hun beschikbaarheid en inzetbaarheid, is het bovendien de taak van de HRM-afdeling om eventuele risico s van de inhuur van zelfstandigen af te dekken. Zo is het voor organisaties essentieel om te weten hoe de Belastingdienst de inzet van zzp ers aanmerkt in fiscale zin. Tot nu toe konden freelancers een zogeheten VAR-verklaring aanvragen bij de Belastingdienst. 2
Zo kon de opdrachtgever zekerheid krijgen over hoe de fiscus aankeek tegen de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De organisatie had daardoor een garantie dat er geen gevaar bestond dat de Belastingdienst een naheffing zou doen voor het afdragen van loonheffingen en premies. Vanaf 1 mei 2016 is de situatie veranderd. Vanaf die datum is de Wet Deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) van kracht. Dat betekent dat opdrachtgever en opdrachtnemer hun arbeidsrelatie moeten omschrijven in een overeenkomst van opdracht. Een opdrachtgever die veel met zzp ers werkt, zal echter nog steeds graag van tevoren willen weten of hij loonheffingen moet betalen. Om die reden kan een opgestelde overeenkomst van opdracht worden voorgelegd aan de Belastingdienst. Deze belooft dan binnen zes weken een uitspraak te zullen doen over de fiscale consequenties van de overeenkomst. Alleen wanneer uit die overeenkomst blijkt dat de freelancer kan worden aangemerkt als een echte zelfstandige, en wanneer deze overeenkomst overeenkomt met de feitelijke situatie, is de organisatie gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen. Deze beoordeling is maximaal vijf jaar geldig. Het zorgvuldig beheren van deze contracten betekent een extra werkbelasting voor de HRM-afdeling. HRM-software kan helpen bij het verminderen van deze werkbelasting. ehrm kan eenvoudig ingezet worden om de juiste DBA-modelovereenkomsten snel beschikbaar te maken voor de juiste personen. Daarnaast kan het systeem automatisch meldingen afgeven wanneer cruciale data in zicht komen. Zo zorgt ehrm ook bij het navolgen van nieuwe fiscale wetgeving voor maximale wendbaarheid en effectiviteit van de organisatie. 3
Inhoud Inleiding Van VAR naar DBA Praktische uitdagingen voor organisaties 1. Benoem een verantwoordelijke voor de flexibele arbeidspool 2. Beoordeel elke inzet van zzp ers gestructureerd op basis van een vast draaiboek 3. Maak een overeenkomst van opdracht op maat voor de organisatie 4. Zorg voor een goed contractmanagementsysteem 5. Laat het systeem op cruciale momenten automatische meldingen geven Conclusie 4
Inleiding Over de Wet deregulering arbeidsrelaties (DBA), die van kracht is vanaf 1 mei 2016, bestaan nog veel onduidelijkheden. Welke praktische consequenties heeft de wet voor organisaties? Welke acties moeten zij wanneer ondernemen? Waarop moeten zij daarbij vooral letten? En hoe kan HRM-software daarbij helpen? Deze whitepaper geeft antwoord op deze vragen in de vorm van vijf tips. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de expertise van arbeidsadvocaat Ruben Moonen van Pellicaan Advocaten. Van VAR naar DBA Organisaties konden tot nu toe vrij eenvoudig onderzoeken of ze al dan niet loonheffingen hoefden in te houden en af te dragen voor ingehuurde zelfstandigen. Moonen: Voordat ze de opdracht aan de zzp er verstrekten, verzochten ze de freelancer vaak om een specifieke verklaring arbeidsrelatie (VAR) te overleggen. Deze verklaring kon elke zelfstandige één keer per jaar bij de Belastingdienst aanvragen, via het online invullen van een standaard-vragenlijst. Alleen wanneer hieruit bleek dat de zzp er aan strikte voorwaarden voldeed, kwalificeerde de Belastingdienst hem of haar als echte zelfstandige. Dat gold bijvoorbeeld voor freelancers met een Verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR-wuo). Die kreeg een zzp er alleen wanneer deze tegenover de Belastingdienst onder meer had verklaard te werken voor minimaal drie verschillende opdrachtgevers en volstrekt zelfstandig te werken. Wanneer de ingehuurde zelfstandige deze VAR-wuo overlegde, wisten opdrachtgevers daardoor met zekerheid dat ze voor deze flexibele kracht geen loonheffingen hoefden in te houden of premies te betalen voor werknemersverzekeringen zoals de WW, WAO, WIA en Ziektewet. Er bestond dus geen fiscaal beletsel om de zzp er te contracteren. Dat gold overigens ook in het geval van een VAR-dga. 5
Deze verklaring was bedoeld voor zelfstandigen die hun bedrijf in de vorm van een vennootschap hadden gegoten, zelf directeur-grootaandeelhouder waren en hun inkomsten voor rekening en risico van deze vennootschap lieten komen. Het was voor zelfstandigen niet verplicht om een VAR aan te vragen en af te geven aan opdrachtgevers. In de praktijk gebeurde het echter veel, omdat een VAR-wuo of VAR-dga aan opdrachtgevers de zekerheid gaf dat de Belastingdienst niet alsnog achteraf zou komen aankloppen voor loonheffingen en premies voor werknemersverzekeringen. Opdrachtgevers stelden het overleggen van een VAR-wuo of VAR-dga vaak als voorwaarde voor het verstrekken van een opdracht. Vanaf 1 mei 2016 geldt de Wet deregulering arbeidsrelaties (DBA). Onder deze wet moeten opdrachtgever en opdrachtnemer hun arbeidsrelatie omschrijven in een opdracht van overeenkomst. Op de website van de Belastingdienst zijn algemene overeenkomsten down te loaden. Daarnaast zijn er modelovereenkomsten voor specifieke beroepsgroepen beschikbaar, die de Belastingdienst heeft opgesteld in samenwerking met relevante externe organisaties. Organisaties kunnen er bovendien voor kiezen om zelf een overeenkomst op te stellen. Als ze dat willen, kunnen ze die voor de zekerheid aan de Belastingdienst ter beoordeling vastleggen. De fiscus belooft dan binnen zes weken een uitspraak te zullen doen over de fiscale consequenties van de overeenkomst. Deze beoordelingen van de overeenkomsten zijn maximaal vijf jaar geldig. Moonen: Alleen wanneer uit die overeenkomst blijkt dat de freelancer kan worden aangemerkt als een echte zelfstandige, en wanneer deze overeenkomst overeenkomt met de feitelijke situatie, is de organisatie gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen. 6
Praktische uitdagingen voor organisaties Wat verandert er in de praktijk door de overgang van VAR naar DBA? Moonen: Organisaties moeten nog steeds beoordelen of arbeidsrelaties met opdrachtnemers door de Belastingdienst zouden kunnen worden aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking. Maar in plaats van de opdrachtnemer te vragen een VAR-verklaring te overleggen, zullen zij nu een overeenkomst van opdracht moeten opstellen. Daarbij gelden echter grotere fiscale risico s dan voorheen: Gebruik van een door de Belastingdienst goedgekeurd modelcontract biedt geen fiscale garantie. De fiscus kan namelijk achteraf altijd concluderen dat de feitelijke situatie niet overeenkwam met de overeenkomst van opdracht. Het navolgen van de DBA vraagt dus grote zorgvuldigheid van de HRM-afdeling. Waarop moeten zij daarbij vooral letten? Bestaat er een stappenplan voor organisaties die de overgang van VAR naar DBA soepel en zonder onnodige fiscale risico s willen laten verlopen? Moonen geeft hiervoor in deze whitepaper vijf praktische adviezen. 7
1. Benoem een verantwoordelijke voor de flexibele arbeidspool Het is volgens Moonen zeker aan te raden om één persoon binnen de HRM-afdeling verantwoordelijk te maken voor de flexibele inzet van personeel. Deze medewerker kan zich naast de relatie met opdrachtnemers onder de DBA ook bezighouden met flexibiliteit van werknemers en de correcte toepassing van de Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Een correcte toepassing van die laatste wet kan de organisatie namelijk veel kosten besparen. Een voorbeeld: Wanneer een tijdelijke medewerker te laat wordt geïnformeerd over het niet verlengen van een tijdelijk contract van minimaal zes maanden, is de werkgever een vergoeding verschuldigd gelijk aan het loon over de periode dat de werkgever te laat heeft aangezegd. Wanneer er één persoon is die alle HRMvraagstukken rond de inzet van flexibele krachten in zijn of haar portefeuille heeft, kan deze op regelmatige basis controleren hoe het met alle contracten gesteld is en op tijd actie ondernemen wanneer dat nodig is. 8
2. Beoordeel elke inzet van zzp ers gestructureerd op basis van een vast draaiboek Het opstellen van een draaiboek kan helpen bij het gestructureerd en kritisch beoordelen van de inhuur van flexibele krachten. Moonen: Maak een lijst van alle informatie die over elke zelfstandige bekend moet zijn bij het beoordelen van de arbeidsrelatie. Controleer voor elke zelfstandige of deze aan de opgestelde eisen voldoen. Steeds wanneer de organisatie een nieuwe zzp er wil inzetten, moet dit draaiboek gevolgd worden. Een dergelijk draaiboek garandeert dat bij elke inzet van zelfstandigen dezelfde controles worden uitgevoerd, welke afdeling daartoe ook het initiatief neemt. Fouten kunnen zo worden voorkomen. Deze controles komen er eigenlijk op neer dat de opdrachtgever aan de opdrachtnemer vergelijkbare vragen stelt als die de fiscus ook al stelde, als voorwaarde voor het verstrekken van een VAR-verklaring. Hierbij een paar voorbeelden van vragen die onderdeel kunnen uitmaken van een checklist: Hoeveel verschillende opdrachtgevers heeft de freelancer? Verdient de freelancer meer dan zeventig procent van zijn of haar inkomsten bij één opdrachtgever? Heeft de freelancer voorheen voor de opdrachtgever soortgelijke werkzaamheden verricht, maar dan in loondienst? Is de opdrachtnemer verplicht alle aanwijzingen van de opdrachtgever te volgen bij de uitvoering van de werkzaamheden? Met deze vraag wordt beoordeeld of de opdrachtnemer een gezagsrelatie heeft met de opdrachtgever. 9
Als de opdrachtgever niet tevreden is over het resultaat van het werk, is het risico dan voor de freelancer? Zo kan beoordeeld worden of de freelancer ondernemersrisico loopt. Maakt de freelancer reclame voor zijn of haar werkzaamheden? Uit het antwoord op deze vraag kan afgeleid worden of de freelancer actief op zoek gaat naar andere opdrachtgevers. Is de expertise van de zelfstandige al binnen de organisatie zelf aanwezig? Moonen: Als dat namelijk zo is, dan zou de fiscus achteraf kunnen concluderen dat het gaat om een schijn-zzp er. Terwijl als het gaat om een opdracht die geen verband houdt met de activiteiten en expertise van het bedrijf, die verdenking niet snel zal ontstaan. Moonen geeft een voorbeeld: Stel, je bent een bouwbedrijf en wil voor een bepaalde opdracht een of meer zelfstandigen inhuren. Je vaste team van werknemers bestaat uit vijf mensen, en je schat dat je voor deze klus nog drie extra krachten nodig zult hebben. Bekijk dan goed: huurt de organisatie deze krachten in voor vastomlijnde opdrachten, waarvoor de organisatie zelf de expertise niet in huis heeft? Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan een gespecialiseerde kitter, een schilder of een timmerman. Of gaan de extra personen exact dezelfde taken uitvoeren als de eigen werknemers? Zullen ze voor deze opdracht bovendien onder leiding en toezicht van de organisatie staan? In dat laatste geval kan de fiscus op een later moment beschikken dat de flexibele krachten zich in een fictieve dienstbetrekking hebben bevonden. Dan kan het soms verstandiger om uit te zien naar een andere constructie, zoals bemiddeling via een payroll-organisatie of uitzendbureau: organisaties die voor een bepaald bedrag de inhuur van tijdelijke krachten via hun administratie laten verlopen en de zelfstandige daarna detacheren bij de opdrachtgever. 10
3. Maak een overeenkomst van opdracht op maat voor de organisatie Wanneer op basis van het draaiboek wordt besloten gebruik te maken van de diensten van een zelfstandige, maak dan een overeenkomst van opdracht op maat voor de organisatie. Moonen: Op de website van de Belastingdienst zijn algemene overeenkomsten down te loaden. Die dekken echter vaak niet de exacte situatie af. Daarnaast is het aan te raden een aantal speciale voorbehouden in de overeenkomst op te nemen. Over deze voorbehouden leest u meer in een volgende whitepaper: Gestructureerd beheer van DBA-modelovereenkomsten. 11
4. Zorg voor een goed contractmanagementsysteem Om ervoor te zorgen dat de juiste overeenkomsten worden opgesteld en deze altijd snel kunnen worden teruggevonden, is een gedegen contractmanagementsysteem nodig. HRM-software kan op dat gebied goede diensten bewijzen. Het systeem kan eenvoudig ingezet worden om de juiste DBA-modelovereenkomsten snel beschikbaar te maken voor de juiste personen. 5. Laat het systeem op cruciale momenten automatische meldingen geven Wanneer er één persoon is die alle HRM-vraagstukken rond de inzet van flexibele krachten in zijn of haar portefeuille heeft, kan deze op regelmatige basis controleren hoe het met alle contracten gesteld is en op tijd actie ondernemen wanneer dat nodig is. Deze persoon kan in deze taak ondersteund worden door de HRM-software, waarbinnen automatische herinneringen kunnen worden ingesteld. Zo zijn organisaties er zeker van dat cruciale data die voortvloeien uit de WWZ of DBA niet over het hoofd worden gezien. Zo is in de overeenkomst van opdracht, als het goed is, overeengekomen dat de opdrachtnemer eventuele wijzigingen in zijn of haar situatie meldt. Toch is het verstandig om hiernaar periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, zelf te informeren: heeft de zelfstandige nog steeds verschillende opdrachtgevers? Welk deel van zijn of haar inkomsten wordt bij de organisatie verdiend? 12
Ook voor een juiste uitvoering van de WWZ zijn er kritieke deadlines die de organisatie in acht moet nemen. Die vloeien onder meer voort uit de aanzegplicht: wanneer een tijdelijk contract van minimaal zes maanden met een werknemer niet wordt verlengd moet de organisatie de medewerker hierover tijdig informeren. Zo niet, dan is de werkgever een vergoeding verschuldigd gelijk aan het loon over de periode dat de werkgever te laat heeft aangezegd. Conclusie Waar HRM-software tot nu toe primair ingezet werd voor het beheer van arbeidscontracten en salarisgegevens, zal ehrm steeds vaker toegepast worden voor het beheer van contracten die worden afgesloten met flexibele krachten. Dit kan de organisatie aanzienlijke kosten besparen. Zo worden alle kritieke momenten geëerbiedigd die uit de WWZ voortvloeien, waaronder de aanzegplicht. Dit voorkomt dat onnodige vergoedingen moeten worden uitgekeerd aan werknemers, die na een tijdelijk contract van minimaal zes maanden, geen contractverlenging krijgen aangeboden. HRM-software vermindert bovendien de werkbelasting van de HRM-afdeling. De juiste modelcontracten zijn altijd onder handbereik van de juiste personen. Dat maakt een gestructureerde werkwijze mogelijk. Bovendien hoeven dezelfde arbeidsjuridische vraagstukken niet steeds opnieuw worden uitgezocht. Organisaties die beschikken over ehrm kunnen daardoor soepel van start met de nieuwe regels die voortvloeien uit de DBA. 13
Over Visma Software Visma publiceert regelmatig informatie over het vakgebied Human Resource Management en salarisverwerking met als doel u te informeren over de ontwikkelingen die er binnen deze vakgebieden plaatsvinden en u te helpen uw doelstellingen mede te realiseren. Visma Software levert volledig geïntegreerde softwareoplossingen voor Human Resource Management en salarisverwerking. Het stelt het lijnmanagement en de werknemers zelf in staat om taken die voorheen bij HRM lagen uit te voeren. Meer informatie: Visma Software, Rob van Loenen, telefoonnummer: 033 45 45 111. www.vismasoftware.nl info-amersfoort@visma.com Maandelijks verstuurt Elsa Breeland de nieuwsbrief Elsa vertelt... met antwoorden op HRM-vragen. Klik hier om u in te schrijven. 14