bol.com Logistiek via bol.com Inhoud bol.com... 2 Inhoud... 2 Algemeen... 3 Verpakken... 4 1.1 Barcode-sticker(s)... 4 EAN... 4 Bol.com productlabel... 5 1.2 Verpakken van kwetsbare artikelen... 6 Valtest en schudtest... 6 Beperkt houdbare artikelen... 7 Breekbare artikelen en vloeistoffen... 7 Textiel... 7 Kleine artikelen... 8 Scherpe voorwerpen... 8 Gevaarlijke stoffen... 9 1.3 Omdoos... 9 1.4 Multipacks/sets... 9 1.5 Artikelen bestaande uit meerdere pakketten... 10 1.6 Serienummers... 10 Voormelden... 11 2.1 Voormeldingseisen... 12 Leveren... 14 3.1 Verzendlabel... 14 3.2 Paklijstreferentie en naam verkoper... 15 3.3 Ladingdrager... 16 3.4 Rode kaarten beleid... 18 3.5 Schade en manco s... 19 3.6 Niet voorgemelde artikelen... 19
Algemeen Om goederen optimaal te kunnen verwerken in het operationele proces van bol.com dienen verkopers die gebruik maken van Logistiek via bol.com (LvB) volgens een aantal voorwaarden artikelen (1) te verpakken, (2) voor te melden en (3) aan te leveren bij een bol.com warehouse. Dit document dient als handleiding voor het aanleveren van goederen voor verkopers die gebruik maken van LvB. Bij het herhalend niet nakomen van de aanlevervoorwaarden zoals opgesteld in dit document, behoudt bol.com zich het recht om leveringen te weigeren, terug te sturen of op kosten van de verkoper de afwijkingen te herstellen. Standaard worden artikelen binnen 72 uur (werkdagen) na ontvangst in ons warehouse verwerkt en zichtbaar te koop aangeboden op de bol.com website. Dit is mits de artikelen op de juiste manier (zoals beschreven in dit document) zijn verpakt, voorgemeld en aangeleverd. Wanneer er afwijkingen worden geconstateerd op zending- of artikelniveau, kan het verwerken van uw zending meer tijd in beslag nemen dan de standaard 72 uur. Niet alle producten zijn geschikt voor LvB. Voor nieuwe categorieën en producten dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan bol.com. Tot slot, alleen nieuwe (geen tweedehands) artikelen zjin geschikt om aan te bieden via LvB. 3
Verpakken Als uw product wordt verkocht via LvB, dan ontvangt de klant een bol.com doos met daarin uw product in originele verpakking. Draag er zorg voor dat uw artikelen verpakt zijn zodat beschadiging kan worden voorkomen. Houd u zich hierbij aan de bol.com regels voor het verpakken die in dit document worden toegelicht. 1.1 Barcode-sticker(s) Alle artikelen die worden aangeboden aan een bol.com warehouse, dienen voorzien te zijn van een scanbare barcode op een wit label. Dit mag het bij het artikel behorende European Article Number (hierna EAN) zijn of een bol.com-productlabel (hierna bsku). Een bsku is een door bol.com uitgegeven nummer dat u kunt vinden in uw verkoopaccount zodra u het artikel in uw aanbod hebt omgezet naar LvB aanbod. LvB artikelen worden op voorraad gelegd met een bsku. U kunt (1) zelf uw artikelen omstickeren met bsku s of (2) dit door bol.com, tegen betaling, laten doen. EAN Alle artikelen die worden aangeleverd zonder bsku dienen voorzien te zijn van een scanbare EAN barcode. Een EAN is een 13-cijferig nummer dat aan een specifiek artikel is toegekend. Indien twee artikelen niet volledig identiek zijn (bijvoorbeeld een verschillende maat, afmeting of kleur), dienen de artikelen verschillende EAN barcodes te hebben. 4
In uw voormelding kunt u ervoor kiezen om uw artikelen te laten omstickeren door bol.com. Indien u hiervoor kiest, dan dient u rekening te houden met het volgende: Op elk afzonderlijk product moet ten minste één zichtbare EAN sticker zitten; Het EAN op het product dient exact overeen te komen met hoe het product in de voormelding/bol.com paklijst is geregistreerd; De eerst scanbare barcode representeert een consumenteenheid, verwijder daarom barcodes van omdozen om te voorkomen dat uw product verkeerd wordt geregistreerd; Voor de mens moet de barcode leesbaar zijn, d.w.z.: de (alfa)numerieke waarde van de barcode is onder de barcode geprint; De barcode moet aan de buitenkant van de verpakking zitten, op een vlakke zijde, zodat hij makkelijk scanbaar is (dus niet in een hoek of naad). Indien uw artikelen ongestickerd of onjuist gestickerd aankomen bij ons warehouse, dan kan deze voorraad niet correct worden verwerkt. Dit is op risico van de verkoper. De kosten voor het herstellen of terugsturen van artikelen zijn voor rekening van de verkoper. Bol.com productlabel Net als een EAN is een bol.com productlabel (bsku) uniek en correspondeert hij met één uniek product. Maar een bsku gaat verder: hij correspondeert ook met één unieke verkoper. Het bsku is een uniek nummer dat de koppeling legt tussen de verkoper en een product. Eén bsku staat voor één uniek product (EAN) van één verkoper. Dit nummer is belangrijk, omdat de artikelen zo te herleiden zijn naar de eigenaar van de voorraad (in het geval van LvB is dit de verkoper). Als u tijdens het aanmaken van uw voormelding ervoor kiest om zelf uw artikelen te stickeren met een bsku, dan dient u rekening te houden met het volgende: Op elk afzonderlijk product moet ten minste één zichtbare bsku sticker zitten; Alle andere barcodes dienen te worden afgeplakt met dit bsku of blanco sticker; Het bsku op het product dient exact overeen te komen met hoe het product in de voormelding/bol.com paklijst is geregistreerd; De eerst scanbare barcode representeert een consumenteenheid, verwijder daarom barcodes van omdozen om te voorkomen dat uw product verkeerd wordt geregistreerd; Voor de mens moet de barcode leesbaar zijn, d.w.z.: de (alfa)numerieke waarde van de barcode is onder de barcode geprint; 5
De barcode moet aan de buitenkant van de verpakking zitten, op een vlakke zijde, zodat hij makkelijk scanbaar is (dus niet in een hoek of naad). Indien uw artikelen ongestickerd of onjuist gestickerd aankomen bij ons warehouse, dan kan deze voorraad niet correct worden verwerkt. Dit is op risico van de verkoper. De kosten voor het herstellen of terugsturen van artikelen zijn voor rekening van de verkoper. Als u in uw voormelding aangeeft dat u zelf uw artikelen zult omstickeren, maar de artikelen worden aangeleverd met een EAN barcode i.p.v. een bsku, dan loopt u ook het risico dat de artikelen niet correct worden verwerkt. Mochten de artikelen alsnog worden voorzien van een bsku, dan betaalt u hiervoor een hoger tarief dan het reguliere tarief. 1.2 Verpakken van kwetsbare artikelen Voor sommige productgroepen heeft bol.com de verpakkingsregels aangescherpt. Producten dienen beschermd te zijn tegen stof, vuil of vocht. Bol.com heeft het recht om producten die niet zijn verpakt volgens de gestelde eisen, terug te sturen op kosten van de verkoper. Valtest en schudtest De producten die u aanlevert dienen een valtest en een schudtest te kunnen doorstaan. De valtest houdt in dat het product (inclusief verpakking) van een hoogte van 125 cm wordt losgelaten en landt op vijf verschillende vlakken: 1. Bovenkant 2. Onderkant 3. Langste zijde 6
4. Kortste zijde 5. Hoek De schudtest houdt in dat het product inclusief verpakking gedurende 60 seconden wordt geschud. De aangeleverde producten moeten beide testen kunnen doorstaan om goed op voorraad te kunnen worden genomen. Zorg er daarom voor dat uw artikelen goed verpakt zijn. Beperkt houdbare artikelen In eerste instantie vallen artikelen met een Tenminste Houdbaar Tot (THT) datum) buiten het assortiment dat voor LvB toegestaan wordt. Breekbare artikelen en vloeistoffen Breekbare artikelen en vloeistoffen dienen zodanig verpakt aangeleverd te worden dat de kans op schade maximaal gereduceerd wordt. Denk hierbij aan vulling in de dozen die ervoor zorgt dat uw artikelen zo min mogelijk verschuiven of tegen elkaar botsen tijdens transport. Textiel Textiel of artikelen gemaakt van ander materiaal dat beschadigd kan raken door vocht of vuil moeten verpakt zijn in een gesloten polybag of in een doosje. De polybag moet voorzien zijn van een waarschuwing tegen verstikkingsgevaar in tenminste de Nederlandse, Engelse en Franse taal. De EAN/bSKU dient aan de buitenkant van de polybag of van het doosje te zitten zodat deze scanbaar is. Om de artikelen machinaal te kunnen verwerken mogen de artikelen geen uitstekende delen bevatten. 7
Kleine artikelen Artikelen waarvan de langste zijde kleiner dan 5 centimeter is, zoals usb sticks en puntenslijpers, dienen verpakt te worden in een polybag of doosje met een EAN barcode of bsku op de verpakking. De polybag moet voorzien zijn van een waarschuwing tegen verstikkingsgevaar in tenminste de Nederlandse, Engelse en Franse taal. De EAN/bSKU dient aan de buitenkant van de polybag of van het doosje te zitten zodat deze scanbaar is. Om de artikelen machinaal te kunnen verwerken mogen de artikelen geen uitstekende delen bevatten. Verpak kleine artikelen niet in een polybag of doosje die significant groter is dan het voorwerp zelf. Scherpe voorwerpen Scherpe voorwerpen dienen zo verpakt te zijn dat een scherpe rand of punt niet uitsteekt of kan gaan uitsteken tijdens het logistieke proces. Het scherpe voorwerp dient in zijn geheel bedekt te zijn en op zijn plek te worden gehouden d.m.v. tie ribs of een andere constructie. Als hier geen zorg voor wordt gedragen, kan dit de veiligheid van onze logistieke medewerkers en de consument aantasten. 8
Gevaarlijke stoffen In eerste instantie vallen artikelen die gevaarlijke stoffen bevatten (artikelen in de ADR gevarenklasse 1 t/m 8) buiten het assortiment dat voor LvB toegestaan wordt. 1.3 Omdoos Indien de afzonderlijke consumenteneenheden in een omdoos worden geleverd, dan mag er geen barcode (EAN of bsku) zichtbaar zijn op de omdoos. Alleen de afzonderlijke consumenteneenheden in de doos hebben scanbare barcodes. Dit om te voorkomen dat de omdoos wordt aangezien voor een afzonderlijke consumenteneenheid. Indien er wel een scanbare barcode (EAN of bsku) op de omdoos zichtbaar is, dan is dit op risico van de verkoper. De eerst scanbare barcode representeert de consumenteenheid. Ter illustratie, u levert 10 ipads met een verkoopprijs van 250 per stuk. Deze 10 ipads levert u aan in één omdoos waar een scanbare barcode op zit. De 10 ipads worden opgeboekt als één ipad en de omdoos wordt op voorraad genomen. Als de consument dit artikel bestelt, dan ontvangt hij of zij de omdoos met hierin 10 ipads, met een totale waarde van 2.500. De consument heeft echter 250 betaald en dit is het bedrag dat met u zal worden verrekend. 1.4 Multipacks/sets Consumenteneenheden die bestaan uit meerdere dezelfde artikelen (bijvoorbeeld een set van zes wijnglazen of meerdere tubes tandpasta) dienen gezamenlijk verpakt te zijn en een 9
zichtbare en scanbare EAN of bsku op de omdoos/omverpakking te hebben. Tevens dient er een sticker met multipack of dit is een set op de verpakking te zitten. 1.5 Artikelen bestaande uit meerdere pakketten Consumenteenheden bestaande uit meerdere pakketten dienen gebundeld te worden aangeleverd en dienen voorzien te zijn van één EAN of bsku. Tevens dienen de colli voorzien te zijn van een aanduiding 1 van 2, 2 van 2, etc. Eén consumenteneenheid mag dus nooit uit meerdere losse pakketten bestaan. 1.6 Serienummers In eerste instantie vallen artikelen met een serienummer of IMEI-nummer (e.g., elektronica) buiten het assortiment dat voor LvB toegestaan wordt. 10
Voormelden Zonder een bevestigde digitale voormelding in uw bol.com verkoopaccount wordt uw levering niet geaccepteerd bij het bol.com warehouse. Een zending voormelden doet u door de stappen in uw verkoopaccount onder nieuwe zending maken volledig te doorlopen. Nadat u uw artikelen en aantallen heb toegevoegd aan de zending, dient u de keuze te maken of (1) u zelf uw artikelen omstickert met een bsku of dat (2) bol.com de artikelen, tegen betaling, voor u omstickert. Daarna maakt u een leverafspraak, vult u uw paklijstreferentie in en bevestigt u de voormelding. De paklijstreferentie die u invult in uw verkoopaccount dient uniek te zijn, d.w.z. de paklijstreferentie is niet eerder door u gebruikt. Daarnaast kan de paklijstreferentie maximaal 15 cijfers en/of hoofdletters bevatten. Bijzondere tekens zijn uitgesloten. Als u uw paklijstreferentie hebt ingevuld en de zending hebt bevestigd, dan wordt een digitaal verzendlabel in PDF in uw verkoopaccount gegenereerd. Dit verzendlabel dient u te downloaden en uit te printen. Hoe vaak u het verzendlabel dient uit te printen hangt af van het aantal verzendeenheden dat u wilt opsturen. Op alle los geleverde colli en/of geladen pallet(s) dient het bol.com verzendlabel zichtbaar aan de zijkant te zijn bevestigd. 11
Wanneer u een voormelding hebt afgerond wordt er een digitale paklijst in PDF gegenereerd in uw verkoopaccount. U kunt ervoor kiezen om deze paklijst bij uw zending te voegen. U kunt er ook voor kiezen om uw eigen paklijst bij de zending te voegen. Zorg er in ieder geval voor dat de paklijstreferentie die u meegeeft aan de voormelding in uw verkoopaccount overeenkomt met uw eigen documentatie. 2.1 Voormeldingseisen Let bij het voormelden van uw zending op de volgende punten: 1) De digitale voormelding dient minimaal één dag voordat de fysieke levering bij het bol.com warehouse arriveert verstuurd te zijn. Levering Voormelding aanwezig Ontvangst Levering Geen voormelding aanwezig Ontvangst 2) De artikelen en de aantallen die in de voormelding staan behoren exact overeen te komen met de inhoud van de fysieke levering. 68 artikelen voorgemeld 68 artikelen ontvangen 4 artikelen voorgemeld 68 artikelen ontvangen 3) De leverafspraak in de voormelding dient overeen te komen met de datum en tijd waarop de fysieke levering arriveert bij het bol.com warehouse. Als u gebruik maakt van een pakketdienst, begrijpen wij dat u niet exact weet hoe laat een zending bij ons warehouse wordt aangeleverd. Toch vragen wij u hiervoor een inschatting te geven. 12
Leverafspraak 5 november 2014 Fysieke levering 5 november 2014 Leverafspraak 5 november 2014 Fysieke levering 10 november 2014 Het niet naleven van deze voormeldingseisen kan leiden tot een weigering van de gehele zending, zie hiervoor ons deurbeleid (zie 3.4 Rode kaarten beleid). 13
Leveren Het vervoer van uw artikelen naar het bol.com warehouse regelt u zelf. De bijbehorende (vervoers)kosten en risico s voor het vervoer naar het bol.com warehouse zijn voor rekening van de verkoper. 3.1 Verzendlabel Op het verzendlabel dat wordt gegenereerd in uw verkoopaccount staat het adres waar u de zending naartoe kunt sturen. De/het verzendlabel(s) moet(en) duidelijk zichtbaar (niet onder het verpakkingsmateriaal of in de doos) op de zijkant van alle geladen pallet(s) of los geleverde colli zijn bevestigd. Zorg ervoor dat dit verzendlabel altijd zichtbaar is. Indien u in uw voormelding hebt aangegeven dat u zelf uw artikelen zult omstickeren met bsku s, dan zal op het bol.com verzendlabel geen veld Inbound tasks te zien zijn. Mocht in de voormelding hebben aangegeven dat u de artikelen wilt laten omstickeren door bol.com, dan verschijnt het veld Inbound tasks met de mededeling LabelProductsWithProductCode. 14
Als u gebruik maakt van een pakketdienst, dan dient het verzendlabel van de pakketdienst niet over het verzendlabel van bol.com geplakt te worden. Tevens dient uw paklijstreferentie en verkopersnaam te worden vermeld op het verzendlabel van de pakketdienst. 3.2 Paklijstreferentie en naam verkoper Bij aankomst bij het warehouse dient de chauffeur de paklijstreferentie en de naam van de verkoper te kunnen communiceren aan de medewerker van het bol.com warehouse. De paklijstreferentie dient exact overeen te komen zoals door u opgegeven in het verkoopaccount. De leverdatum zoals opgegeven in het verkoopaccount dient overeen te komen met de werkelijke leverdatum. Als u gebruik maakt van een pakketdienst, dan dient het verzendlabel van de pakketdienst niet over het verzendlabel van bol.com geplakt te worden. Tevens dient uw paklijstreferentie en verkopersnaam te worden vermeld op het verzendlabel van de pakketdienst. 15
Indien u gebruik maakt van een derde partij voor het verzendklaar maken en aanleveren van uw goederen, zorg er dan voor dat onze aanlevervoorwaarden met hun gecommuniceerd zijn en door hun gehanteerd worden. Zorg er ook voor dat uw verkopersnaam op alle verzendlabels en paklijsten staan, niet de naam van de tussenpartij. Gebruik als afzenderadres het adres waar de zending naartoe kan worden gestuurd indien de zending geweigerd wordt. 3.3 Ladingdrager Voor het transport naar en levering aan het bol.com warehouse dient gebruik te worden gemaakt van Europallets (0,80 x 1,20 meter) of losse colli. Verpakkingsmateriaal zoals pallet seal of een kartonnen pallet box dient de kans op schade maximaal te reduceren. De artikelen moeten stofvrij worden verpakt. Europallets worden direct bij aanlevering bij het bol.com warehouse omgeruild tegen onbeschadigde, lege Europallets. Enkel Europallets kunnen omgeruild worden. Alle andere afgeleverde ladingdragers zijn vanaf dat moment eigendom van bol.com, bol.com doet niet aan emballage. De gestapelde artikelen mogen niet uitsteken over de randen van de Europallet. Wanneer een artikel te groot of niet geschikt is voor levering op een Europallet, mag er gebruik worden gemaakt van een alternatief type pallet of standaard handelsgebruikelijke ladingdrager. Voor alle type pallets geldt een maximale hoogte van 1,80 meter (artikelen inclusief pallet). 16
Indien het totaal volume van een levering groter is dan 1m³ of het gewicht van een individuele collo meer is dan 15 kilogram, dan dienen de artikelen te worden aangeleverd op Europallets. Indien het totaal volume van een levering kleiner is dan 1m³ en een individuele collo onder het gewicht van 15 kilogram is, dan dienen de artikelen in losse colli te worden aangeleverd. 17
Een ladingdrager dient uitsluitend artikelen te bevatten afkomstig van één verkoper of leverancier. Colli van meerdere verkopers en/of leveranciers aangeleverd op één ladingdrager is niet toegestaan. Houd er rekening mee dat dit ook geldt als u zelf een leverancier van bol.com bent. Indien u gebruik maakt van een derde partij voor het verzendklaar maken en aanleveren van uw goederen, zorg er dan voor dat onze aanlevervoorwaarden met hun gecommuniceerd zijn en door hun gehanteerd worden. Zorg er ook voor dat uw verkopersnaam op alle verzendlabels en paklijsten staan, niet de naam van de tussenpartij. Gebruik als afzenderadres het adres waar de zending naartoe kan worden gestuurd indien de zending geweigerd wordt. 3.4 Rode kaarten beleid Bol.com hanteert voor LvB verkopers een zogenaamd rode kaarten beleid. Een rode kaart betekent: een weigering. De levering wordt niet geaccepteerd door bol.com. Eventuele kosten als gevolg van het terugsturen van de levering zijn voor rekening van de verkoper. Er zijn een aantal situaties waarin de medewerker van het warehouse namens bol.com bevoegd is om een rode kaart toe te kennen. Dit zijn: 1) U heeft geen digitale voormelding gedaan of deze voormelding is te laat gedaan (zie 2.1 Voormeldingseisen); 18
2) De leverdatum komt niet overeen met de leverafspraak in de voormelding (zie 2.1 Voormeldingseisen); 3) De chauffeur kan geen paklijstreferentie en verkopersnaam overhandigen (zie 3.2 Paklijstreferentie en naam verkoper) 4) De paklijstreferentie en verkopersnaam staan niet op het vervoerslabel van de pakketdienst of komen niet overeen met het voorgemelde paklijstreferentie (zie 3.2 Paklijstreferentie en naam verkoper); 5) De ladingdrager(s) bevat(ten) artikelen van andere leveranciers of verkopers (zie 3.3 Ladingdrager). Van het toekennen van een rode kaart wordt u door een bol.com medewerker per e-mail op de hoogte gesteld. Mocht u de zending nogmaals willen aanbieden aan het bol.com warehouse, dan dient u hiervoor een nieuwe voormelding in uw verkoopaccount (inclusief een nieuwe, unieke paklijstreferentie) te maken die aan de gestelde eisen voldoet. De zending dient te worden aangeboden met de nieuwe paklijstreferentie op de verzendlabels. Indien de zending opnieuw wordt aangeboden zonder de hiervoor genoemde handelingen te verrichten, zal de zending wederom geweigerd worden. 3.5 Schade en manco s Bij levering wordt de vrachtbrief alleen getekend voor ontvangst van het aantal geleverde pallets/colli onder voorbehoud van schade en manco s. Ondertekening bij aflevering houdt geen acceptatie in van de kwaliteit en het geleverde aantal van de artikelen. Indien tijdens de kwaliteitscontrole van leveringen afwijkingen worden geconstateerd op artikelniveau, behoudt bol.com zich het recht om herstelwerkzaamheden voor deze afwijkingen te claimen. Leveringen met schade en/of manco s worden op werkdagen binnen 72 uur na levering gemeld. 3.6 Niet voorgemelde artikelen Artikelen die u zonder voormelding aanlevert, lopen het risico niet correct verwerkt te worden in ons warehouse. Lever daarom alleen artikelen aan die u ook daadwerkelijk hebt voorgemeld en draag er zorg voor dat de barcode (EAN of bsku) overeenkomt met hoe het product in uw voormelding staat. Indien afwijkingen worden geconstateerd, behoudt bol.com zich het recht om herstelwerkzaamheden voor deze afwijkingen te claimen. 19