Nota van Inlichtingen Europese Aanbesteding Collectieve Ongevallenverzekering ten behoeve van: Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond Publicatiedatum : 10/07/2014 TenderNed-kenmerk : 42870 Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten Openbare procedure
Vraag 1 Bestek, pagina 4 Paragraaf 1 - Begripsomschrijvingen De naam van Aon wordt hierbij vermeld, maar niet de rol van Aon. Wij verzoeken u de rol van Aon bij deze aanbesteding en eventueel tijdens de contractduur nader beschrijven? Aon is de zittende makelaar van de VRR en treedt op als haar begeleider/consultant in het kader van deze aanbesteding. Vraag 2 Bestek, pagina 7 Paragraaf 2.2 Over de aanbestedende dienst U beschrijft dat 10 leden van het USAR.nl team in dienst van de VRRR ook onder deze verzekering dienen te vallen. DE USAR is een eigen entiteit die onder die hoedanigheid opereert en ook voor verzekeringen heeft verzorgd voor zijn personeel en personen die namens USAR actief zijn, ook vanuit de VR s. Hierdoor lijkt er een onnodige dubbele dekking te ontstaan. Wij verzoeken u aan te geven waarom deze dekking voor de 10 leden uitgevraagd wordt en wat de rol van de VRRR hierbij is. De USAR polis dekt de activiteiten van de USAR en niet de standaard VRR werkzaamheden. Om die reden dienen de 10 leden onder de verzekering te vallen. Vraag 3 Bestek, pagina 7 Paragraaf 2.3 Over de opdracht Deze opmerking is afkomstig uit een separate mail. Vanwege deze eis kunnen gevolmachtigde agenten en makelaars niet inschrijven, zij kunnen geen beloningscomponent inbouwen in de inschrijving. Dit onderdeel is daarnaast gerelateerd aan het onderdeel uit paragraaf 5.2. De meest gebruikelijk vorm van een combinatie voor een inschrijving voor een ongevallenverzekering waarbij een leven- en schadecomponent wordt uitgevraagd, is die van een makelaar-verzekeraar (schade component)-verzekeraar (leven component). Deze gebruikelijke combinatie kent drie entiteiten, dat op grond van de eis in paragraaf 5.2. niet is toegestaan. Deze eis beperkt derhalve eveneens de mededinging, wat op grond van de Aanbestedingswet niet is toegestaan. Deze stelling wordt nog nader onderzocht en zal worden behandeld in een separate Nota van Inlichtingen. 2
Vraag 4 Bestek, pagina 8 Paragraaf 2.3.1 Verzekerde groepen & verzekerde rubrieken en bedragen Onder groep 1 vermeld u Belangrijk: in Nederland etc. Daar het ons bekend is dat er bij de VRRR andere verhoudingen zijn tussen beroeps- en vrijwilligers dan landelijk, verzoeken wij u een specificatie van de situatie bij de VRRR te verstekken. De specificatie bij de VRR is als volgt: Vrijwillige brandweer : 887 Beroepsbrandweer : 384 Ondersteunende diensten brandweer : 150 (maakt onderdeel uit van het Kantoorpersoneel) Vraag 5 Bestek, pagina 8 Paragraaf 2.3.1 Verzekerde groepen & verzekerde rubrieken en bedragen Onderaan de pagina vermeldt u het totaal aantal verzekerden, echter bovenaan deze pagina vermeldt u onder groep 1 onder verzekerden een vijftal groepen personeel in dienst van c.q. aangesteld door de VRRR. Wij verzoeken u het vermelde totaal aantal verzekerden uit te splitsen naar functie/hoedanigheid. Kantoorpersoneel : 603 Ambu personeel + strand : 363 Piket - extern : 161 VG en beroeps : 1.271 USAR : 10 Totaal : 2.408 Vraag 6 Bestek, pagina 10 + pagina 23 Paragraaf 2.3.1.3 Maximum per gebeurtenis/cumulatielimiet + paragraaf 6.2.2 Gunningscriterium 2 Inschrijvers kunnen extra punten verdienen door een hogere cumulatie te bieden. Dit lijkt ons een onredelijk eis/wens. Dit geldt eveneens voor de daarvoor te behalen punten. Als een verzekeraar een hogere limiet kan bieden, zal zij hiervoor hoogstwaarschijnlijk herverzekeringscapaciteit moeten aanboren en dat werkt prijsverhogend. Wij verzoeken u dit onderwerp opnieuw te beoordelen en de puntenwaardering van de opties in redelijkheid te stellen in vergelijking met het totaal te scoren aantal punten op de gunningscriteria. Dit is inherent aan het EMVI principe. Het aanbieden van een hogere cumulatielimiet (gunningscriterium 2) is o.i. marktconform en kan mede daarom extra punten opleveren. Naar de zienswijze van de VRR is ook het aantal toegerekende punten hiervoor - onder meer ten opzichte van het aantal te behalen punten bij de premie (gunningscriterium 4) - verhoudingsgewijs redelijk te noemen. Zie ook de beantwoording bij vraag 10. 3
Vraag 7 Bestek, pagina 11 Paragraaf 2.4 - Polisvoorwaarden en clausules Kan de aanbestedende dienst instemmen met een constructie waarbij de polisvoorwaarden van de inschrijver van toepassing worden verklaard maar waarbij de eigen voorwaarden van de aanbestedende dienst prevaleren op het moment dat deze positief afwijken van de polisvoorwaarden van de inschrijver? Wij begrijpen de doelstelling/achtergrond van uw vraag niet. Kunt u deze toelichten? Het werken met meerdere sets polisvoorwaarden lijkt ons niet praktisch, bijvoorbeeld bij schadebehandeling. Voorts is er in het bestek geen voorziening opgenomen ter beoordeling/punten-toekenning van andere dan de voorgestelde voorwaarden. Vraag 8 Bestek, pagina 12 Paragraaf 2.7 Verzekeringstermijn/ingangsdatum dekking De opzegtermijn van 2 maanden voor verzekeringnemer lijkt ons niet reëel. Indien verzekeringnemer het contract wenst te beëindigen zal er eveneens voldoende tijd dienen te worden genomen voor het regelen van een nieuwe dekking door middel van aanbesteding. Wij stellen voor de opzegtermijn voor zowel verzekeringnemer als voor verzekeraar op 7 maanden te stellen. Bent u hiermede akkoord? Nee, hiermede is de VRR niet akkoord. De VRR houdt vast aan het in Par. 2.7 gestelde: de opzegtermijn van 2 maanden voor de VRR en 7 maanden voor de verzekeraar. Vraag 9 Bestek, pagina 16 Paragraaf 5.2 Combinaties Deze vraag is afkomstig uit een separate mail. De opdracht omvat een ongevallenverzekering met daarin een zogenaamde leven- en schade component. Deze twee componenten kunnen op dit moment door slechts één aanbieder tegelijkertijd worden aangeboden. Alle andere mogelijke inschrijvers dienen combinaties aan te gaan met andere partijen om aan de opdracht te kunnen voldoen. Combinaties tussen verzekeraars om een leven- en een schadecomponent aan te bieden, zijn niet gebruikelijk. Deze eis beperkt de mededinging, wat op grond van de Aanbestedingswet niet is toegestaan. Deze stelling wordt nog nader onderzocht en zal worden behandeld in een separate Nota van Inlichtingen. 4
Vraag 10 Bestek, pagina 21 Paragraaf 6.2 - Gunningscriteria Naarmate een hoger maximum verzekerd bedrag wordt aangeboden, zal de geoffreerde premie toenemen. Een hoger maximum verzekerd bedrag genereert een hogere score. Er wordt één premie gevraagd en de inschrijver met de laagste premie krijgt de meeste punten. Kortom, de inschrijver die de hoogste verzekerde som aanbiedt, kan in principe nooit de laagste premie bieden. Hoe wordt dit beoordeeld? Dit is inherent aan het EMVI principe. De premie wordt beoordeeld zoals staat aangegeven in het Bestek. Voor het gunningscriterium Premie (gunningscriterium 4) zijn maximaal 350 punten te verdienen. De Inschrijver kan daarnaast extra punten scoren door een hogere cumulatielimiet te verzekeren dan EUR 15.000.000,- (gunningscriterium 2). Vraag 11 Bestek, pagina 27 Paragraaf 7.3 Fouten, contradicties en dergelijke Over fouten, contradicties en dergelijke dient de Aanbestedende dienst zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vijf kalenderdagen na ontvangst van de Aanbestedingsstukken in kennis te worden gesteld. Voor kennisname van de Aanbestedingsstukken en een mogelijke reactie kan deze termijn kan o.i. als onredelijk worden gekenmerkt. Temeer daar de aanbieding van de publicatie van de aanbesteding op donderdag 10 juli 2014 is geschiedt. Door niet te kunnen voldoen aan deze termijn, waren wij genoodzaakt een klacht te deponeren. Dit is geen vraag en wij hebben e.e.a. voor kennisgeving aangenomen. Vraag 12 Bestek, pagina 28 Paragraaf 7.7 Intellectuele eigendommen In ons company beleid wordt geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten toegelaten. Om een wederzijds werkende regeling hiervoor te treffen, stellen wij de volgende bepaling voor: "De Aanbestedende dienst erkent dat Contractant zich alle copyright en andere intellectuele eigendomsrechten op het gebied van de methoden, wijzen van analyse, ideeën, concepten, know-how, modellen, tools, technieken, vaardigheden, kennis en ervaring (inclusief meningen over en ratings van beleggingsinstrumenten) voorbehoudt, evenals iedere grafische of digitale weergave hiervan, dat al in eigendom is van Contractant voorafgaande aan de start van de Overeenkomst, of verworven is door Contractant tijdens of na het uitvoeren van de Overeenkomst. Contractant erkent dat de Aanbestedende dienst volledig eigendom heeft van de finale en definitieve prestatie onder deze Overeenkomst (en informatie die hierin is vervat), welke exclusief zijn geleverd voor de Aanbestedende dienst door Contractant onder deze Overeenkomst." Gaat u hiermee akkoord? Nee, hier gaat de VRR niet mee akkoord. De VRR vindt de voorgestelde bepaling alleszins redelijk. De VRR ziet geen aanleiding om in deze een afwijkende regeling te treffen, mede daar de bepaling alleen geldt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. 5
Vraag 13 Bestek, pagina 34 Bijlage 4 De Inschrijving Aan de gevraagde premiebepaling is (nog) niet te voldoen, mede in verband met het ontbreken van de aantallen personen, uitgesplitst naar de groepen verzekerden/werkzaamheden (zie ook vraag 4. Mede hierdoor kan er (nog) geen juiste risico bepaling plaatsvinden. Dit is geen vraag en wij nemen e.e.a. voor kennisgeving aan. Vraag 14 Bestek, pagina 34 Bijlage 4 De Inschrijving Bij 3-jaarscontracten is het onwenselijk om een vaste premie te hanteren zonder dat er een correctiemogelijkheid bestaat in geval van substantiële stijgingen of dalingen. Is een drempel van 10% mogelijk zodat bij een wijziging van meer dan 10% (ieder jaar) de verzekeringnemer de verzekeraar(s) hiervan op de hoogte brengt zodat er een aanpassing van de jaarpremie plaats kan vinden over het jaar volgend op het jaar waarover het opgegeven aantal van toepassing is? Ja, een aanpassing van de jaarpremie het jaar erop volgend bij stijging of daling van meer dan 10% is mogelijk. Vraag 15 Bestek, pagina 42 Bijlage 4 SLA Artikel 2.2 Wordt onder aanvullend schriftelijk onderzoek verstaan het inwinnen van medische informatie door onze medisch adviseur? Vraag 16 Bestek, pagina 42 Bijlage 11 SLA Artikel 2.3 Dit artikel komt ons niet realistisch over, zeker indien een medisch behandeld specialist aangeeft dat er nog geen sprake is van een medische eindtoestand resp. een medische eindtoestand vast te stellen is. U wordt verzocht dit artikel nader toe te lichten. Vraag 17 Bestek, pagina 42 Bijlage 4 SLA Artikel 4.1 Wordt m.b.t. de termijn van 5 werkdagen bedoeld: 1. de ontvangst van het medisch expertiserapport door de medisch adviseur 2. of de ontvangst van het advies van de medisch adviseur door de schadebehandelaar. 6
Vraag 18 Bestek, pagina 43 Bijlage 11 SLA Artikel 6.4 Ons company beleid aanvaardt geen boeteclausules in de overeenkomst, anders dan vereist onder wet- en regelgeving en voor inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van derden. Er is uiteraard aansprakelijk voor toerekenbare tekortkomingen in de nakoming van de Overeenkomst. Via een vordering wegens contractbreuk kunt u uw recht zoeken. Gaat u akkoord met het opnemen van de voorwaarde: Contractant is slechts aansprakelijk jegens de Veiligheidsregio voor zover definitief vastgesteld door een bevoegde rechter in Nederland voor iedere boete en sanctie, die verband houdt met een toerekenbare tekortkoming van de Contractant in de nakoming van de Overeenkomst. De aansprakelijkheid is gelimiteerd tot het wettelijk bepaalde bedrag. Vraag 19 Bestek, pagina 44 Bijlage 12 Schadecijfers Er van uitgaande dat de huidige verzekeringsdekking voor de VRRR vergelijkbaar is met de in het Bestek uitgevraagde dekking, lijkt ons het schadeoverzicht niet compleet. In het overzicht ontbreken o.i. de claims op onder andere rubriek C van de ongevallendekking. Graag ontvangen wij een compleet schade overzicht c.q. uw schriftelijke dat het thans verstrekte overzicht een daadwerkelijke weergave is van alle schaden gedurende de contractperiode 01-01-2010 tot 01-01-2015. De gevraagde dekking is gelijk aan de huidige dekking. De schadecijfers die in het Bestek zijn opgenomen geven alle aangemelde claims weer vanaf ingangsdatum 1 januari 2010. Voor de goede orde sluiten we in de bijlage (bijlage 1) het laatste schade-overzicht bij (stand: 11 augustus 2014). 7