GEEF EEN HAND, CREËER EEN BAND CONCEPT COMMUNICATIEPLAN GMR INNOVO JANUARI//FEBRUARI 2014 1 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
VISIE De GMR wil medezeggenschap binnen Innovo vormgeven op basis van de triade dialoog, verbinding en wettelijk kader. Deze basis is gebouwd op zichtbaarheid binnen de organisatie middels een transparante en heldere communicatie. MISSIE Samen op weg naar een organisatie die goed is voor haar personeel, kwaliteit biedt voor de haar toevertrouwde kinderen en vertrouwen schept voor de ouders die hun kinderen aan ons toevertrouwen. De communicatie van de GMR is grofweg in drie belangrijke richtingen te verdelen: 1. een algemene zichtbaarheid 2. de GMR interne communicatie 3. communicatie met de diverse gremia waarmee de GMR een relatie heeft ad 1. Algemene zichtbaarheid heeft als doel, dat de omgeving je kent, ziet en weet wat je doet. De algemene zichtbaarheid voor de GMR kan bestaan uit: presentatie op de website van Innovo: een algemene foto of individuele foto's van de leden met daaraan toegevoegd een korte profielschets plaatsing van de notulen van de diverse overlegvormen in een publieksvriendelijke versie op website een frequent algemeen informatiebulletin naar alle gremia ad 2. Interne communicatie is mede bepalend voor de cultuur van een groep. Hoe gaan we met elkaar om, hoe spreken we elkaar aan en hoe betrekken we iedereen in het proces van medezeggenschap? Vooralsnog is dit onderdeel van minder gewicht binnen de GMR Innovo, waar in een open sfeer en oprecht en eerlijk met elkaar wordt omgegaan. Een facet, dat wellicht nog meer aandacht kan krijgen is het inzetten van ieders talenten en competenties. Dit aspect zal in een GMR vergadering nog ter sprake komen. 2 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
ad 3. Een GMR heeft te maken met een brede achterban die in wezen alle personen omvat die met Innovo verbonden zijn. Van ouders tot een College van bestuur en van leraren via de medezeggenschapsraden tot aan het servicebureau. Al die groeperingen hebben verschillende belangen en staan in een andere verhouding tot de GMR. Het kan gebeuren, dat belangen haaks op elkaar staan en dat er op verschillende manieren aan de GMR getrokken wordt. Om vast te stellen wat en op welke wijze naar die diverse gremia gecommuniceerd moet worden, is het eerst van belang de achterban te analyseren en de relatie van de diverse gremia tot de GMR te omschrijven. 3 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
ANALYSE ACHTERBAN: De GMR heeft vanuit de WMS bevoegdheden die in werking treden op het moment dat regelingen voor meerdere scholen bedoeld zijn. Instemming en/of advies wordt gegeven aan beleid dat gevolgen heeft voor het personeel en de ouders/leerlingen van meerdere scholen. De achterban van de GMR is dan ook heel breed te noemen en bestaat (in willekeurige volgorde) uit: 1. het personeel van de scholen die vallen onder het overkoepelend bestuur 2. de directeuren van die scholen 3. de ouders en leerlingen van die scholen 4. de MR en van die scholen 5. de bovenschools aangestelde medewerkers 6. het College van Bestuur 7. de Raad van Toezicht 8. diverse externe partijen zoals de GMR en van andere omliggende besturen en de OPR en van de Samenwerkingsverbanden waarmee Innovo een duurzame relatie onderhoudt Voor al deze gremia is het van belang te weten - hoe ziet de relatie met de GMR uit? - wat is het doel van de communicatie (WAAROM) - welke informatie we willen ontvangen en welke we willen geven (WAT) - op welke wijze we de informatie willen geven respectievelijk ontvangen (WELKE) - wie de informatie geeft en wie ontvangt (WIE) - op welk tijdstip en/of met welke frequentie vindt de communicatie plaats? (WANNEER) Op de volgende pagina's is voor ieder gremium de relatie en de vijf W s (WAAROM, WAT, WELKE (Hoe?), WIE, WANNEER) nader uitgewerkt. 4 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
- Het personeel van de scholen die vallen onder het overkoepelend bestuur Relatie met de GMR: Personeelsregelingen in de breedste zin worden bovenschools vastgesteld. Al deze regelingen komen bij de GMR langs, die gevraagd wordt in te stemmen met de voorgenomen besluiten WAAROM Doel van de communicatie is informeren. WAT De GMR geeft informatie over bovenschoolse regelingen en beleid en de wijze waarop de GMR dit beleid benaderd. De GMR functioneert merendeels als zender 5 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
WELKE (Hoe?) De informatie kan verspreid worden middels een periodieke Nieuwsbrief die via tussenkanalen als de directeur van de school en/of de MR van de school bij het personeel bekend kan worden gemaakt. Mondeling, maar ook ophangen van de Nieuwsbrief in de docentenkamer of op een algemeen prikbord is een optie. Voor de toekomst zal ook gekeken worden naar de mogelijke inzet van social media. (Zie daartoe ook het aparte hoofdstukje GMR en Social Media.) WIE De secretaris van de GMR verzorgt de inhoud van de Nieuwsbrieven aan de hand van de input verkregen tijdens de GMR-vergadering WANNEER Periodiek kan verschillende tijdsperiodes inhouden. Van wekelijks tot enkele malen per jaar of zelfs jaarlijks. Om de ontvanger niet te overladen, maar toch te blijven prikkelen lijkt in de onderwijsbranche een drie tot viertal keren per jaar een interessante optie. - De directeuren van de scholen Relatie met de GMR: Directeuren van de scholen worden geconfronteerd met door de GMR van een positief advies of positieve instemming voorzien beleid dat zij binnen hun scholen verder dienen door te voeren WAAROM Om draagvlak te creëren voor de standpunten van de GMR is het van belang input te krijgen vanuit de 6 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
directeuren. Hun deskundigheid, ervaring en zicht op de praktische gevolgen kan van enorme waarde zijn voor de GMR. WAT De GMR legt haar visie inzake het beleid bij de directeuren neer en tracht in dialoog te komen, waarbij het uitwisselen van visie en meningen centraal staat. WELKE (Hoe?) Naast persoonlijke contacten en het informele circuit is het goed om inzake belangrijke beleidszaken als het strategisch beleidsplan en de kadernota's daadwerkelijk met (een delegatie van) directeuren om tafel te gaan en elkaars standpunten naast elkaar te leggen. WIE In eerste instantie kan het DB van de GMR hier initiëren. Daarnaast kunnen de GMR-leden gebruik maken van hun netwerk en zich (laten) informeren op hun eigen werkplek(ken). WANNEER Op uitnodiging gedurende het traject waarin beleid ontwikkeld wordt. Vooraf dient altijd gekeken worden naar wat we willen bereiken met een overleg met directeuren. 7 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
- De ouders en de leerlingen van de scholen Relatie met de GMR: Beleid omvat ook regelingen die ouders en leerlingen treffen. Om inspraak een zo breed mogelijk draagvlak te geven, schrijft de wet voor, dat ook ouders en leerlingen deel dienen te nemen aan de medezeggenschap. WAAROM Vanuit de relatie GMR - ouders/leerlingen is het zeker van belang, dat de GMR ook bij ouders gekend en bekend is, mede gezien vanuit de verplichting om ouders te interesseren voor, te betrekken in en te informeren over medezeggenschap en wat dat voor hun en de kinderen betekent. WAT Informeren over beleid inzake de in de WMS genoemde artikelen die ouders/leerlingen aangaan. WELKE (Hoe?) Ouders en leerlingen zijn een grote groep die voor de GMR moeilijk in zijn geheel te bereiken is. Hier kan de website goede diensten doen en kunnen tussenkanalen als de directeuren en de MR'en ingezet worden. Wellicht is hier in de toekomst de inzet van de huidige social media als facebook en twitter een mogelijke optie. Zie daartoe ook het aparte hoofdstukje GMR en Social Media. WIE Hier ligt een taak voor het DB, maar kunnen ook ouders hun netwerk inzetten door via de school van hun kind(eren) ouders te informeren over zaken die op beleidsniveau spelen. (Weten die scholen dat een of meerdere ouders deel uit maken van de GMR?) WANNEER Het streven zou moeten zijn een aantal vaste momenten in het jaar vast te stellen, waarop informatie naar ouders gaat. Hier zitten vanuit de GMR nog ontwikkelingsmogelijkheden, die nog onderzocht moeten worden. 8 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
- De MR en van de scholen Relatie met de GMR: Merkwaardigerwijs hebben de medezeggenschapsbevoegdheden die door de GMR worden uitgeoefend op bovenschools niveau weinig of geen invloed op het werken van de MR en in de scholen. Beide gremia oefenen hun invloed uit op hun eigen terrein. Toch vormen de MR en een belangrijke doelgroep binnen de achterban van de GMR. Bij een goede relatie kunnen zij twee rollen vervullen: 1. zij kunnen als zender input leveren die gebaseerd is op de wensen en meningen van het personeel en de ouders van de school, waardoor ook de GMR meer draagvlak voor haar beslissingen kan verkrijgen 2. zij kunnen als tussenkanaal functioneren in het overbrengen van de informatie vanuit de GMR naar die grote, voor de GMR vaak lastig te bereiken, groep personeel, ouders en leerlingen 9 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
WAAROM Doel van de communicatie is het verbeteren van de relatie, het hebben van inzicht in elkaars werk en het verlagen van de drempel om elkaar te benaderen. WAT Zie kader adoptieregeling. WELKE (Hoe?) Naast de periodieke Nieuwsbrief heeft de GMR gemeend een adoptieregeling te ontwikkelen. Deze regeling houdt in, dat ieder GMR-lid contactpersoon wordt tussen de GMR en een vijftal MR en. Deze adoptieregeling wordt hieronder in een apart kader nader uitgewerkt. Andere mogelijkheden zijn gezamenlijke thema-avonden, trainingen en bijeenkomsten met voorzitters en secretarissen. WIE De individuele GMR-leden leggen en onderhouden de contacten met de MR. Zij koppelen hun ervaringen terug binnen het GMR-overleg. WANNEER De contacten kunnen op initiatief van beide partijen, maar zouden structureel minimaal twee keer per jaar ingebouwd moeten worden 10 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
- De personeelsleden werkzaam op het servicebureau Innovo Relatie met de GMR: Het bestuursbeleid betreft ook het bovenschools werkzaam zijnde personeel. Ook dit beleid wordt aan de GMR voorgelegd. WAAROM Aan het informeren van het bovenschools werkzame personeel, in het geval van Innovo de mensen die op het Servicebureau werken, liggen de zelfde argumenten ten grondslag als bij het onderwijzend en onderwijs ondersteunend personeel. WAT De GMR geeft informatie over bovenschoolse regelingen en beleid en de wijze waarop de GMR dit beleid benaderd. De GMR functioneert merendeels als zender. WELKE (Hoe?) Specifiek voor deze doelgroep is het contact met de MR-Servicebureau. Het DB van de GMR kan een aantal keren per jaar een MR-vergadering bijwonen. Omgekeerd kan het DB (of de hele MR) uitgenodigd worden om zaken die het bovenschools personeel aangaan met elkaar te bespreken. Ook uitwisselen van notulen kan hier als middel ingezet worden. WIE DB van de GMR Innovo. WANNEER Stel twee vaste overlegmomenten per jaar vast. Overige bijeenkomsten naar behoefte. 11 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
- Het CvB van Innovo Relatie met de GMR: Het CvB is de overlegpartner van de GMR in bovenschoolse beleidszaken. Tevens wordt met het CvB een een faciliteringsconvenant afgesloten dat in het werkplan in de vorm van een begroting meegenomen wordt. WAAROM Doel van de communicatie is tweeledig: 1. gezamenlijk zorg dragen voor een beleid dat goed onderwijs voor de kinderen, tevreden ouders en inspirerende medewerkers mogelijk maakt 2. verantwoording afleggen door de GMR van haar werk in relatie tot de facilitering in tijd en geld die door het CvB ter beschikking wordt gesteld. WAT Gecommuniceerd worden de inhoud en de aard van de werkwijze van de GMR, de inspanningen die zij heeft gedaan om het werk kwalitatief op hoog niveau te houden en op welke wijze zij haar achterbannen heeft betrokken in haar beslissingen. WELKE (Hoe?) Van belang zijn hier een jaarplan, waarin de GMR haar activiteiten voor een komend schooljaar benoemd en welke faciliteiten zij daarvoor benodigd, en een jaarverslag, waarin een terugblik gegeven wordt en een evaluatie van het jaarplan opgenomen is. Daarnaast vindt communicatie plaats tijdens de verschillende gezamenlijke overlegmomenten, waarin het beleid wordt besproken, toegelicht en waarin gezichtspunten in dialoog worden uitgewisseld. Tevens kunnen momenten van informeel overleg tussen CvB en het DB van de GMR ingezet worden. WIE Jaarplan en jaarverslag worden opgezet door de secretaris van de GMR en worden na goedkeuring door de gehele GMR aan het CvB aangeboden. De overlegmomenten worden middels een jaarkalender ingepland. 12 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
WANNEER Het jaarplan wordt gepresenteerd voor 1 mei en in de daarop volgende vergadering met het CvB besproken. Het jaarverslag dient voor december van het schooljaar volgend op het jaar waarop het verslag betrekking heeft aangeboden te worden. 13 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
- De Raad van Toezicht Innovo Relatie met de GMR Formeel is er geen relatie tussen de Raad van Toezicht en de medezeggenschap. Het hoeft echter geen belet, dat binnen de organisatie het van belang is, dat men elkaar kent en dat men weet heeft van elkaars gedachten inzake de organisatie. WAAROM Binnen het communicatiepatroon van de GMR is ook de RvT een partner. Partners weten van elkaars positie, gedragingen en meningen, maar ook van elkaars zorgen en verwachtingen in en over de organisatie. WAT De algemene gang van zaken binnen de GMR, zoals die via de Nieuwsbrieven bekend gemaakt wordt. Als GMR zijn we geïnteresseerd in de visie van de RvT inzake Innovo. WELKE (Hoe?) De Nieuwsbrieven van de GMR worden ook aan de RvT verzonden, evenals het jaarverslag en het werkplan van de GMR. Daarnaast is een of tweemaal per jaar een informeel bespreekmoment aan te bevelen om van elkaars gedachten op de hoogte te blijven. Een bijeenkomst zal op verzoek van de GMR plaatsvinden. WIE Het verzenden van de informatie rust bij de secretaris GMR evenals het uitnodigen van de RvT voor een informeel overlegmoment. Deze overlegmomenten zijn voor de gehele RvT en de GMR gedacht. WANNEER Op verzoek van een van beide partijen, waarbij meestal het initiatief bij de GMR zal liggen. 14 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
- Externe partijen als andere GMR'en, OPR'en etcetera De relatie met externe partijen zoals benoemd staat nog in de kinderschoenen. Uitwisseling van ervaringen is hier een van de belangrijkste argumenten om een relatie aan te gaan, zeker met het oog op toekomstige ontwikkelingen, waarin besturen steeds intensiever met elkaar (moeten) omgaan. Vooraleerst zal hier een initiatief van het DB moeten uitgaan, echter is het eerst zaak de communicatie met de interne relaties vorm te geven. De contacten naar buiten zullen binnen dit schooljaar nog geen structurele vorm krijgen. GMR EN SOCIAL MEDIA De mogelijkheden van social media in de communicatiemogelijkheden van de GMR zullen in het komend schooljaar onderwerp van studie zijn. Evenals de wijze waarop contacten met de MR'en worden gelegd, zal dit thema in een nog nader uit te werken deelplan vorm gegeven worden. EVALUATIE Evaluatie van de communicatie naar de diverse gremia zal aan het eind van ieder werktraject, in het algemeen gelijklopend met het schooljaar, dienen te geschieden. Vragen die hierbij aan de orde kunnen komen, zijn: Is iedereen op de juiste wijze benaderd? Was de inhoud van de communicatie relevant voor de ontvanger? Was de vormgeving van de communicatie de juiste voor de ontvanger? Welke reacties t.a.v. de communicatie zijn binnengekomen en wat kunnen we hiermee in het zicht van verbetering van de communicatie? Heeft de communicatie het effect behaald, dat wij als zender ervan verwacht en gehoopt hadden? 15 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo
TIJDPAD februari 2014 eerste Nieuwsbrief februari, maart 2014 communicatieplan op agenda verder uitwerken (= inhoud geven aan adoptieregeling ) maart 2014 ontwikkelen toekomstvisie GMR in relatie tot werkplan 2014-2015 april, mei aanpassingen op website inzake algemene zichtbaarheid (foto's GMR-leden met korte toelichting, publieksvriendelijke notulen op website) mei 2014 werkplan GMR schooljaar 2014-2015, overleg GMR - CvB inzake werkplan en facilitering juni 2014 communiceren werkplan naar alle geledingen 16 Geef een hand, creëer een band - communicatieplan GMR Innovo