HANDLEIDING De ongeorganiseerde manager De weg naar de hel Op weg naar de hemel TFC TrainingsMedia
Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: The Unorganised Manager, Part 1 & 2 In Nederland en België uitgebracht door: TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be Bestelnummer handleiding: 45 3444 Handleiding voor het gebruik van de TFC-programma nrs.: 3444/3445 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. 2
Inhoud Blz. 1. Inleiding... 5 Over deze handleiding... 5 Synopsis van de video s... 5 2. Uitwerking leerpunten en discussievragen... 7 Video 1 - Deel 1... 7 Video 1 - Deel 2... 9 Video 1 - Deel 3... 11 Algemene discussievragen video 1... 12 Video 2 - Deel 1: Jezelf organiseren... 13 Video 2 - Deel 2: Anderen organiseren... 15 Algemene discussievragen video 2... 17 3. Toepassing... 19 Tips voor de trainer...19 Over de training... 21 Overzicht van de trainingsopzet... 22 Uitwerking van de trainingsopzet... 23 4. Cursistenmateriaal... 26 Alvorens het programma te vertonen... 32 3
4
1. Inleiding Over deze handleiding Deze handleiding bij (deel 1 en 2) is bedoeld om maximaal resultaat te behalen uit vertoning van de video s aan een groep managers, teamleiders of chefs - en iedereen die verantwoordelijk is voor het organiseren van zichzelf en anderen. Trainers gespecialiseerd op dit gebied zullen wellicht hun eigen leerstof willen toevoegen. Dit geldt ook voor topmanagers die een specifieke boodschap willen communiceren met betrekking tot organisatieverandering of nieuwe werkmethoden. De programma s zijn met name relevant voor organisaties waar men grote nadruk legt op persoonlijke effectiviteit. Voor ieder ander die de programma s gebruikt - en met name iemand die ze voor het eerst vertoont, aan bijvoorbeeld een kleine groep teamleiders of managers - is deze handleiding een waardevol hulpmiddel. Synopsis van de video s is een driedelige serie, die ingaat op een veelvoorkomende begripsverwarring in management: doelmatigheid (het werk goed doen) en doeltreffendheid (het juiste werk doen). De video s tonen de werkwijze van Richard Lewis - een veelgeplaagde, overwerkte en gestresste regiomanager voor een cateringbedrijf. Richard bedoelt het allemaal goed, maar brengt het er zakelijk gezien slecht vanaf met zowel zijn directeur, zijn rayonleiders en zijn assistente. Hij heeft namelijk twee essentiële zaken van het managerschap nog niet begrepen: hoe zichzelf te organiseren en hoe anderen te organiseren. Deel 1: De weg naar de hel In deel 1 zien we Richard Lewis werk doen dat helemaal niet tot zijn taken behoort. Daarmee verspilt hij niet alleen zijn eigen tijd, maar ook die van anderen. Uiteindelijk wordt de druk zo groot dat hij een hartaanval krijgt. Pas als Richard aan de poort van 5
de hemel staat en Petrus (een rol van John Cleese) ontmoet, begint hij de ernst van de situatie in te zien: de chaos die hij veroorzaakte, de deadlines die hij niet haalde, het werk dat hij niet afkreeg en de prioriteiten die hij verkeerd of helemaal niet stelde. Richard begint het licht te zien na een aantal flashbacks uit zijn leven die Petrus hem toont. Richard smeekt om vergiffenis en een nieuwe kans. Petrus schenkt hem hierop het leven terug en Richard keert terug onder de levenden, gewapend met een lijst met de doodzonden waaraan hij zich heeft schuldig gemaakt. Deel 2: Op weg naar de hemel In het tweede deel probeert Richard Lewis, onder de bezielende leiding van Petrus, zijn leven te beteren. Petrus leert Richard hoe hij zijn tijd en taken zo moet indelen dat hij iedere dag prioriteiten kan stellen en het lopende werk kan afronden. Door Petrus begint Richard in te zien wat de sleutel is tot goed managerschap: prioriteiten stellen en het plannen van actieve en reactieve taken. Ook het nut van hulpmiddelen zoals actielijsten, agenda s en planners begint hem duidelijk te worden; deze stellen hem in staat zijn tijd beter te gebruiken. Tenslotte verheldert Petrus hoe Richard moet delegeren, en door een serie van uiterst pijnlijke oefeningen leert hij hoe hij zodanig moet plannen en organiseren dat hij managementtaken kan delegeren zonder af te schuiven. Verder leert Richard het belang onderkennen van training en coaching van medewerkers om er zeker van te zijn dat de gedelegeerde taken ook naar behoren worden uitgevoerd. De belangrijkste leerpunten uit de video s zijn: A. Organiseer jezelf Maak een lijst van 1) Positieve, actieve taken 2) Reactieve taken Stel prioriteiten in het licht van 1) Belang 2) Urgentie Deel uw tijd in 1) Plan actieve taken 2) Houd tijd vrij voor reactieve taken B. Organiseer anderen Delegeren: Welke taak? Aan wie? Medewerkers instrueren en opleiden - anderen informeren Bereikbaar zijn voor advies - controleren op hoofdpunten 6
2. Uitwerking leerpunten en discussievragen De uitwerking van de leerpunten van de eerste video, De weg naar de hel is in drie delen gesplitst, zoals aangegeven in de trainingsopzet in het volgende hoofdstuk. Video 1 - Deel 1 1. Richard Lewis probeert van alles tegelijk te doen. Jane: Hallo Bernard, heb je een momentje? Keith is hier en er wacht nog een ander gesprek. Nu even niet, ik geef je aan Jane, goed? Jane, kan het? Het is dringend, zegt ie. Ja, Bernard? Een bruiloft, ja. En niet zomaar een bruiloft, Keith Graham trouwt. 2. Richard geeft zijn medewerkers geen bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Jane: Kan Bernard dan niks zonder mij? Hij kan niemand ontslaan zonder jouw goedkeuring. 3. Richard concentreert zich niet op de prioriteiten. Jane: Jane: Jane: En de e-mail? Welke e-mail? Aan Dominic. Die moest toch weg? Victoria Hall betekent heel wat voor ons. Over zeven weken gaan we daar open. Dat moet meteen. Doe dan maar. 7
4. Richard gebruikt zijn agenda niet. Erica: Jane: Erica: Erica. Ga zitten. Wat kan ik voor je doen? Ik dacht... Je vroeg me om langs te komen. Morgen toch? Geeft niks. Blijf zitten. Waarom staat dat niet in mijn agenda? Hier staat het. Kwart voor vijf vandaag: Erica begint maandag weer. Je zou me briefen. Hoe lang ben je nu catering manager?... Erica, ik kan je verder niks vertellen, je redt het wel. Je hebt je autosleutels, je kent je district, aan de slag. Je gaat over 15 contracten, veel succes. Als je nog vragen hebt, dan is Jane er. 5. Richard kijkt niet vooruit. Jane: Jane: Jane: De directeur gaat nu weg. Je had haar nog willen spreken. Kan dat niet morgen? Ze vertrekt naar Chicago. Zeg maar dat ik haar beneden even opvang. Hij vangt haar beneden even op. Zoals gewoonlijk, ja. 6. Richard geeft Jane de schuld omdat hij zelf niets af krijgt. Jane, ik kan niet alles doen. 7. Richard maakt niets af. Carol: Carol: Het budget voor de Victoria Hall, weet je nog? Nee. Vorige week had ik het erover, op de parkeerplaats. Na je vergadering. Je zou een verslag sturen. Er kwam niks, dus ik dacht dat het rond was. Ik moet naar Chicago. Dat weet ik, maar ik moet donderdag een beslissing hebben. Discussievragen 1. Hoe had Richard het verzoek om de feesttent moeten behandelen? 2. Richard heeft het geluk dat hij een assistente heeft. Hoe zou hij met Jane moeten samenwerken? 3. Als Richard geen assistent had gehad, hoe had hij dan zijn correspondentie, post en telefoongesprekken kunnen organiseren? 4. Bernard zat duidelijk in de problemen. Wat had Richard hieraan moeten doen? 5. Erica had net promotie gemaakt. Wat mankeerde er aan het gesprek dat Richard met haar had? Hoe had hij het moeten aanpakken? 6. Het contract van Royal Victoria Hall was belangrijk. Welke fouten maakte Richard hierbij? 8
Video 1 - Deel 2 1. Richard geeft zijn medewerkers geen tijd en aandacht. Erica: Je hebt niks aan hem. Als ik hem nodig heb, heeft hij nooit tijd om te praten. Ik zit echt in over mijn werk. Ik heb totaal geen zelfvertrouwen meer. 2. Richard bemoeit zich met details. Bernard: Hij maakt me gek. Als je advies vraagt, neemt hij de zaak over. Hij wil overal over meepraten, maar zit altijd in een bespreking of aan de telefoon. 3. Richard doet wat hij leuk vindt in plaats van wat gedaan moet worden. Jane: Goed. Aan de slag. Morgen Shirley. Er staat nog meer in de agenda. En de post. Kunnen we die eerst doen? Straks, ik neem eerst de cijfers door. 4. Zijn gebrekkige planning beïnvloedt anderen. Jane: Kan ik dan de post van Jim doornemen? Er komen sollicitaties binnen. Nee, blijf in de buurt. Ik ken de agenda niet. 5. Omdat Richard zelf alles controleert, doen zijn medewerkers geen moeite meer. Bernard: Bernard: We hebben 480 diepvries-croissants betaald en er zijn er maar 400 geleverd. Ik heb t niet gecontroleerd, want dat doe jij altijd. Jij bent verantwoordelijk. Je doet het toch. 6. Richard reageert niet positief op Bernards noodkreet. Bernard: Bernard: Ik ben al te laat. Ik heb een afspraak. Er wordt weer gestolen. Bel me maar. Wanneer? Je bent druk of afwezig. Wanneer dan toch? 7. Richard heeft zijn gesprek met de klant niet voorbereid. Mr. Nelson: Je begrijpt dat ik nu niet over nieuwe contracten kan praten. Prioriteiten, Richard. 18%. Maar dat kunnen we nooit compenseren zonder kostenbesparing. En we zitten al krap. Tenzij we mensen ontslaan. Mr. Nelson: Je vindt er vast wel iets op. Zullen we zeggen donderdag? 9
8. Richard gaat over Bernards hoofd. Bernard: Jack: Bernard: Jack: Bernard: Jack, waar is iedereen? Iedereen is aanwezig. Je komt drie man tekort. Die zijn weg. Ontslagen. Besluit van Richard Lewis. Niet te geloven. Niemand vertelt mij ooit iets. Discussievragen 1. Wat beschouwde Richard als prioriteiten? 2. Wat gebeurt er als een manager voortdurend het werk van zijn medewerkers controleert? 3. Hoe verspilde Richard ook de tijd van Jane? 4. Hoe pakte Richard zijn bespreking met Bernard aan? Welke fouten maakte hij? Welk effect had dit op Bernard? 5. Mr. Nelson maakte het Richard behoorlijk moeilijk tijdens het gesprek. Waarom? Hoe had Richard zich moeten voorbereiden op het gesprek? Wat had Richard na het gesprek moeten doen? 10
Video 1 - Deel 3 1. Richard communiceert niet over zijn prioriteiten. We hebben vandaag van alles te doen. We moeten die tent voor Keith regelen, die e- mail moet naar Dominic en we gaan kijken hoe Erica het doet als districtsmanager. Waar is de post trouwens? Jane: Hier. Zit er iets bij? Jane: Die van gisteren moet nog. 2. Richard schuift verantwoordelijkheden af naar Jane. Jane: Dan doen we die meteen ook. Georganiseerd. Hier is de post van gisteren. Hier, alles wat nog wacht. Dat moet van weken zijn. Neem alles mee, gooi alles weg dat toch al te laat is en bewaar het allerbelangrijkste. Wat ben ik eng georganiseerd. En we bellen Bernard. Wat moet ik nou het eerst doen? Alles moet meteen. Doe toch niet zo moeilijk. Discussievragen 1. Wat deed Richard fout toen hij begon met delegeren? 2. Waarom werd Jane zo boos? 3. Petrus maakte een paar opmerkingen over Richards manier van zichzelf organiseren. Welke? 11
Algemene discussievragen video 1 1. Wat waren Richards belangrijkste problemen? 2. Waarom raakte Richard zo achter met zijn werk? 3. Hoe was Richards slechte werkindeling van invloed op zijn medewerkers? 4. En op zijn gezin? 5. Wat zijn de problemen van de mijn deur staat altijd open -benadering? 6. Wat zijn de grootste tijdverspillers op het werk? 12
Video 2 - Deel 1: Jezelf organiseren De uitwerking van de leerpunten van de tweede video, Op weg naar de hemel is in twee delen gesplitst, zoals aangegeven in de trainingsopzet in het volgende hoofdstuk. 1. U heeft zelf de keus tussen ongeorganiseerd en georganiseerd werken. Petrus: Je moet beslissen wat je met je tijd gaat doen. Je moet er net zo zorgvuldig mee omgaan als met je geld. Het is een duur onderdeel van het budget. Je hebt maar een begrensde hoeveelheid tijd. Daar beneden, in elk geval. 2. Ken uw doelstellingen. Petrus: Waarom ben je daar beneden? Waar ben je voor aangenomen? 3. Maak een actielijst. Petrus: Om je tijd goed te benutten, maak je een lijst van alle zaken die gedaan moeten worden. 4. Ken prioriteiten toe op basis van het belang. Petrus: De actieve, positieve taken zorgen dat het bedrijf groeit. De reactieve taken zijn de dagelijkse, lopende problemen. 5. Ken prioriteiten toe op basis van de urgentie. Petrus: Deel je taken in deze twee categorieën in. Om je tijd goed in te delen, moet je elke taak goed inplannen. Maar voor je dat doet, moet je twee dingen weten. Eén: De tijd die je aan iets besteedt, hangt af van hoe belangrijk het is. Twee: Hoe snel iets gedaan moet worden, hangt af van hoe urgent het is. Belangrijk en urgent zijn twee verschillende dingen. 6. Trek tijd uit voor belangrijke en routineuze taken. Petrus: Petrus: Als je je tijd gaat indelen... In mijn agenda... Op de computer, toegankelijk voor je collega s. Dan moet je veel tijd reserveren voor de belangrijke actieve, positieve taken, en toch genoeg tijd overhouden voor de reactieve taken. Veel ervan zal urgent zijn, maar onbelangrijk. 7. Gebruik systemen om jezelf te organiseren. Jane: Jane: En aan het eind van de dag nemen we de volgende dag door. Wat is dat? De lange-termijn planning. Alle gegevens voor de reguliere besprekingen. Zodat je niet alles hoeft te onthouden en alles meteen kunt vinden. 13
Discussievragen 1. Welke systemen kunt u gebruiken om effectiever te worden? 2. Welke systemen kan uw team hanteren om effectiever te worden? 3. Hoeveel tijd spendeert u aan reactieve taken? Hoe kunt u meer tijd uittrekken voor positieve, actieve taken? 4. Hoe betrekt uw manager u bij besluitvorming die van invloed is op u en uw team? 5. Vraag de deelnemers om een lijst te maken van al hun taken. Vraag hen dan om onderscheid te maken tussen positieve, actieve taken en reactieve taken (zie handout 2). 14
Video 2 - Deel 2: Anderen organiseren 1. Delegeren betekent: verantwoordelijkheden en bevoegdheden afstaan maar wel zelf de eindverantwoording houden. Petrus: Petrus: Dat is haar werk. Je moet een deel van jouw werk delegeren. Een deel van mijn werk? Dat is delegeren. Je medewerkers laten beslissen, zonder jou te raadplegen. 2. Het gaat om effectiviteit. Petrus: Petrus: Moet je dit werk doen? Ik doe het heel efficiënt. Dat wil niet zeggen dat je het moet doen. Je moet effectief zijn. Dat wil zeggen dat je het juiste werk doet. 3. Leer dingen uit handen geven. Petrus: Dat was de eerste hindernis. De leuke klusjes opgeven. Daar ben je mee begonnen. Prima. Nu moet je de angst overwinnen dat je de controle kwijtraakt. 4. Zelf de eindverantwoording houden. Petrus: Je kunt taken en bevoegdheden afstaan, maar niet de verantwoording. 5. Training en opleiding. Petrus: Je kan iemand geen nieuwe taak geven zonder goede begeleiding. Dat levert je uiteindelijk alleen maar meer werk op. Het duurt even voordat iemand iets kan en zelfvertrouwen heeft. Je moet haar instrueren en je moet een schema opstellen zodat ze weet wanneer ze de totale verantwoordelijkheid krijgt. 6. Wees bereikbaar. Houd de voortgang in het oog. Petrus: Toen je je zoon Darren leerde zwemmen, liet je hem toch niet aan zijn lot over? Je ging het water uit, maar je hield een oogje op hem. En naarmate hij het beter kon, hoefde je minder op hem te letten. Bij delegeren hou je je er ook buiten, maar je houdt je ogen open. Om indien nodig advies te kunnen geven en om te controleren op de hoofdpunten. 15
Discussievragen 1. Welke training en ondersteuning hebben de mensen in uw team nodig om empowered te worden? 2. Hoe kunt u verschillende benaderingen van de taken in uw organisatie stimuleren? 3. De mate van empowerment kan enorm variëren afhankelijk van de aard van de functie. Hoe empowered is uw team? Bedenk hoe u individuele teamleden beslissingsbevoegdheid kunt geven over zaken als: wanneer taken worden gedaan hoe taken worden gedaan de opzet van nieuwe taken welke apparatuur moet worden aangeschaft werving van nieuwe teamleden interpretatie van beleid 4. Welke taken kunt u delegeren aan uw medewerkers? Hoe zou het delegeren van die taken: u tijd besparen? medewerkers helpen zich te ontwikkelen? Stel een geschikt delegeerplan op voor een van deze taken (zie handout 3). 16
Algemene discussievragen video 2 1. Welke fouten maakte Richard toen hij in eerste instantie probeerde om zijn tijd te organiseren? 2. Hoe dacht Richard zijn actieve en reactieve taken in te plannen? Op welke manieren ging hij om met interrupties? Hoe zou u deze methoden in uw eigen situatie kunnen toepassen? 3. Welke visuele planningshulpmiddelen zouden u in uw werk kunnen helpen? 4. Richard delegeerde zijn kwartaalverslag aan Jane. Welke fouten maakte hij daarbij? Had hij dit rapport moeten aftekenen? 5. Hoe had Richard Bernard moeten begeleiden toen hij het contract aan hem delegeerde? 6. Uit welke stappen bestaat effectief delegeren? 17
18
3. Toepassing Tips voor de trainer 1. Bij het voorbereiden van uw trainingssessie is het van belang na te denken over uw deelnemers en hun ervaringen. 2. Bekijk de video s twee of drie maal voor aanvang van de training, zodat u bekend bent met de belangrijkste scènes en goed/fout voorbeelden, en lees deze handleiding door. 3. Noteer de belangrijkste leerpunten en andere, voor uw groep relevante, punten die het programma belicht. 4. Vertoon de programma s aan een paar collega s (met name meer ervaren managers) en vraag hen om punten, specifiek voor de organisatie van de deelnemers, te benoemen. 5. De video s behandelen de basisbeginselen en algemene leerpunten van persoonlijk tijdbeheer en organisatie. Zorg dat u ook de antwoorden weet op specifieke vragen over managementstructuur en -stijl. 6. Vergaar enkele voorbeelden van hoe de principes van time-management en persoonlijke organisatie van toepassing zijn op verschillende niveaus in de organisatie. Met name anekdotische verhalen doen het goed, omdat deze de cultuur van de organisatie illustreren. 7. Neem de trainingsopzet in dit hoofdstuk door. 8. Bedenk of u onderstaande discussievragen wilt gebruiken om de deelnemers aan het denken te zetten over het belang van time-management en persoonlijke organisatie, en hoe die onderwerpen specifiek van toepassing zijn op het succes van het team. Uit welke signalen kunt u opmaken dat iemand ongeorganiseerd te werk gaat? Wat zijn de grootste tijdverspillers op het werk? Hoe zou u de term reactief management omschrijven? Wat is daar de oorzaak van? 19
Wat zijn de problemen en voordelen van delegeren? 20
Over de training Doelgroep Alle managers, teamleiders en supervisors. Aantal deelnemers De ideale groepsgrootte is zes deelnemers. Probeer, indien mogelijk, uw groep samen te stellen met collega s, dus mensen die op hetzelfde niveau werkzaam zijn. Managers met veel ervaring kunnen het onprettig vinden om samen te werken met onervaren medewerkers, hoewel dit op zich een zeer waardevol leermiddel kan zijn. Doelstellingen Na afloop van de training van een dagdeel hebben de deelnemers: geleerd hun tijd in te delen; het onderscheid tussen proactieve en reactieve taken geleerd; geleerd tijd uit te trekken voor urgente dan wel belangrijke taken; leren delegeren. Benodigde materialen De video s De ongeorganiseerde manager: De weg naar de hel en De ongeorganiseerde manager: Op weg naar de hemel. Flipover en stiften. Voldoende kopieën van de handouts in het hoofdstuk Cursistenmateriaal. Discussievragen. 21
Overzicht van de trainingsopzet 9.30 Inleiding en doelstellingen 9.45 Plenaire discussie over time-management 10.00 Introductie en vertoning van deel 1, De ongeorganiseerde manager: De weg naar de hel in drie delen. (Een selectie van) de discussievragen uit het vorige hoofdstuk. 11.00 Pauze. 11.15 Introductie en vertoning van deel 2, De ongeorganiseerde manager: Op weg naar de hemel in twee delen. (Een selectie van) de discussievragen uit het vorige hoofdstuk. 12.15 Oefening Handout 2. 12.30 Oefening Handout 3. 12.45 Afsluitende discussie. 13.00 Einde van de training. 22
Uitwerking van de trainingsopzet Inleiding en doelstellingen 15 minuten Begroet de deelnemers, en vraag hen zich aan elkaar voor te stellen als zij elkaar niet kennen. Zet de doelstellingen van de training uiteen (desgewenst kunt u deze van tevoren op de flipover noteren). Loop het programma door met de cursisten. Benadruk dat het doel van de training is, dat de deelnemers hun technieken en vaardigheden verbeteren. Vaardigheden zijn alleen te verbeteren via oefening en feedback, dus de training zal veel discussie en praktijkoefeningen omvatten. Stimuleer de deelnemers om elkaar zoveel mogelijk te helpen leren. Plenaire discussie over time-management 15 minuten Deel handout 1 uit, de vragenlijst Hoe georganiseerd bent u?. Geef de deelnemers twee à drie minuten de tijd om deze in te vullen. Vraag hen om hun score te interpreteren aan de hand van het volgende: 12 keer NEE: U heeft eigenlijk geen training nodig. 1-6 kruisjes bij JA: U bent redelijk georganiseerd. 6-12 kruisjes bij JA: U heeft dringend training nodig. Houd een algemene discussie over time-management naar aanleiding van de vragen op bladzijde 28. deel 1 1 uur Vertel de deelnemers dat zij de eerste video, De ongeorganiseerde manager: De weg naar de hel gaan zien. Leg uit dat u deze in drie delen zult vertonen, en dat zij tussen die delen in de gelegenheid zullen krijgen om te discussiëren. Raad de deelnemers aan om aantekeningen te maken van de fouten van de hoofdpersoon, Richard Lewis. Stop de video na: 1. De hartaanval van hoofdpersoon Richard Lewis 2. Het ontwaken van Richard op de operatietafel 3. Het eind van de video. Kies voor de discussies een aantal discussievragen uit het vorige hoofdstuk. Noteer belangrijke leerpunten op de flipover. 23
Pauze 15 minuten deel 2 1 uur Leg uit dat u de tweede video, De ongeorganiseerde manager: Op weg naar de hemel in twee delen zult vertonen. Het eerste deel gaat over time-management, het tweede over delegeren. Stop de video: Als Petrus zegt: Je hebt jezelf georganiseerd. Halleluja, zou ik bijna zeggen. 1. Het eind van de video. 2. Vertoon het eerste deel van de video. Vraag de deelnemers om aan te geven wat de belangrijkste leerpunten zijn, en noteer deze op de flipover. Houd een discussie naar aanleiding van (een selectie van) de discussievragen in het vorige hoofdstuk en bespreek deze. Vat de belangrijkste leerpunten samen. Vertoon deel 2. Vraag de deelnemers om opnieuw de leerpunten aan te geven. Noteer deze op de flipover. Kies een aantal discussievragen uit het vorige hoofdstuk en bespreek deze. Noteer belangrijke punten op de flipover. Oefening time-management 15 minuten Deel kopieën uit van handout 2. Vraag de deelnemers om hierop in te vullen welke taken op hen liggen te wachten op hun bureau. Benadruk dat alle taken genoteerd moeten worden, van reactieve tot positieve taken. Zij moeten vooruitdenken en ook toekomstige taken noteren. Na vijf minuten vraagt u de deelnemers om aan te geven wat reactieve en wat actieve, positieve taken zijn door een kruisje te zetten in de betreffende kolom. Als de deelnemers hiermee klaar zijn, vraagt u hen om met een cijfer aan te geven hoe urgent een taak is: Taken die vandaag nog af moeten: 1 Taken die de komende drie dagen af moeten: 2 Lange-termijntaken: 3 Als de deelnemers klaar zijn, kunt u hen vragen de positieve, actieve taken in hun agenda in te plannen. (NB: Als uw groep meer tijd nodig heeft, kunt u de tijdsduur voor deze oefening natuurlijk aanpassen.) 24
Oefening delegeren 15 minuten Deel kopieën uit van handout 3. Vraag de deelnemers om een plan te maken voor het delegeren van een specifieke taak aan een medewerker. Na tien minuten vraagt u hen om hun plannen uit te wisselen met andere deelnemers, en elkaar feedback te geven over wat er nog beter kan. Afsluitende discussie 15 minuten Vraag de deelnemers om in groepjes van drie of vier personen de belangrijkste leerpunten van de training te bespreken naar aanleiding van de eerder gemaakte aantekeningen op de flipover. Vraag elke deelnemer wat voor hem/haar de belangrijkste leerpunten van de training waren, en om voorbeelden van de implementatie ervan in de praktijk. Deel kopieën uit van handout 4, waarin de belangrijkste leerpunten van de training nog eens kort worden toegelicht. Deze kan dienen als geheugensteuntje voor de deelnemers. Bedank de deelnemers voor hun inzet en sluit de training af. 25
4. Cursistenmateriaal De handouts in dit hoofdstuk mogen, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training op basis van de videoprogramma s De ongeorganiseerde manager 1: De weg naar de hel en De ongeorganiseerde manager 2: Op weg naar de hemel. 26
Handout 1 Hoe georganiseerd bent u? JA NEE Heeft u meer dan vijf zaken die aandacht behoeven tegelijkertijd op uw bureau? Neemt u beslissingen voor de mensen die voor u werken? Probeert u aan meer dan een ding tegelijk te werken? Wordt uw werk wel eens onderbroken door anderen? Gaat u van de ene urgente taak naar de andere zonder de eerste af te maken? Stelt u dingen die u niet leuk vindt uit? Laat u het altijd op het laatste moment aankomen? Delegeert u stukjes van taken in plaats van projecten? Vergeet u wel eens anderen in te lichten als u taken heeft gedelegeerd? Wordt er wel eens werk dubbel gedaan, omdat twee mensen dachten dat het hun verantwoordelijkheid was? Moet er regelmatig werk worden overgedaan omdat het niet zo gedaan is als u had gewild? Wenst u regelmatig dat er meer uren in een dag zouden zitten? EVENTUELE OPMERKINGEN: 27
Handout 2 Actielijst positief actief reactief taak urgentie* wanneer** * Bijvoorbeeld: 1 Vandaag nog af 2 Binnen drie dagen af 3 lange-termijntaken ** Plan alleen de positieve, actieve taken en wanneer u ze af wilt hebben. 28
Handout 3 Plan delegeren Welke taak?......... Door wie?... Instructie Wat moet ik in ieder geval doorgeven? Welke training is er nodig? Wie moet ik op de hoogte brengen? Welke punten moet ik controleren? Wanneer? 29
Handout 4 In de programma s De ongeorganiseerde manager: De weg naar de hel en De ongeorganiseerde manager: Op weg naar de hemel zag u het verschil tussen efficiënt werken, het werk goed doen en effectief werken, het juiste werk doen. Een effectieve manager heeft twee zaken onder de knie: Zichzelf organiseren Anderen organiseren Deze twee onderwerpen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden; als u zelf niet georganiseerd bent, kunt u niet delegeren. En als u niet delegeert, komt u om in het werk. Uzelf organiseren 1) Het eerste punt is planning. U moet zelf bepalen hoe u uw tijd wilt besteden. U heeft natuurlijk een beperkte hoeveelheid tijd, en tijd is geld, dus hoe u die tijd besteedt, is cruciaal. Dat betekent dat u eerst een beeld moet krijgen van het doel van uw functie. Vraag u dus af: Waarvoor ben ik hier? 2) Het tweede punt is de actielijst. Maak een lijst van alles wat u moet doen, inclusief de lange-termijndoelen en prioriteiten. Als die lijst klaar is, gaat u de taken rangschikken. Bepaal als eerste wat de actieve en de reactieve taken zijn. De actieve, positieve taken zijn de dingen die u moet doen om het doel van uw werk te verwezenlijken. De reactieve taken zijn de dingen van alledag, de rompslomp die dagelijks op uw bureau belandt. Nu u weet wat u te doen staat, kunt u gaan bepalen hoeveel tijd u voor elke taak wilt uittrekken. Om dat te kunnen doen, moet u twee dingen weten: Hoe lang u wilt besteden aan een taak; dit wordt bepaald door hoe belangrijk het is. Hoe snel het gedaan moet worden; dit is afhankelijk van hoe urgent het is. Belangrijk en urgent is niet hetzelfde. Een urgente taak hoeft niet belangrijk te zijn. Urgente taken moeten direct worden afgehandeld, maar u moet er niet teveel tijd aan besteden. Uw tijd is voor de belangrijke taken. Een goede vuistregel is, dat de positieve, actieve taken vaak ook de belangrijke taken zijn. De reactieve taken zijn soms urgent, maar zelden echt belangrijk. Plan eerst de belangrijke, actieve taken en houd voldoende tijd over voor de reactieve taken. 30
Handout 4 (vervolg) Anderen organiseren Als u uzelf hebt georganiseerd, wordt het tijd om anderen te gaan organiseren. Dat betekent dat u moet leren delegeren. Bij delegeren staat u taken en bevoegdheden af, maar niet de verantwoording. Bepaal welke taak u wilt delegeren, en wie die taak goed zou kunnen uitvoeren. Instrueer de medewerker, en laat hem dan zijn gang gaan. Maar u houdt natuurlijk wel een oogje in het zeil. Zorg dat u bereikbaar bent als de medewerker advies nodig heeft, en controleer af en toe de hoofdpunten om te zien of alles nog naar wens verloopt. En leer uw angst om de dingen los te laten, te overwinnen! Samenvatting Uzelf organiseren Maak een lijst van 1. Positieve, actieve taken 2. Reactieve taken Stel prioriteiten in het licht van 1. Belang 2. Urgentie Deel uw tijd in 1. Plan de actieve taken 2. Houd tijd vrij voor de reactieve taken Anderen organiseren Delegeren Welke taak? Aan wie? Medewerkers instrueren en opleiden Anderen informeren Bereikbaar zijn voor advies Controleren op hoofdpunten 31
Alvorens het programma te vertonen Hieronder is een beperkte checklist opgenomen, die betrekking heeft op technische zaken verbandhoudend met het gebruik van de video. APPARATUUR Laat apparatuur en videocassette na transport altijd minstens 1 uur acclimatiseren in de ruimte waarin u ze gebruikt. Controle beeld en geluid (recorder en monitor beide ingeschakeld?); één van de belangrijkste knoppen op de videoapparatuur is de tracking-knop. Is het beeld onrustig of streperig, stel dan allereerst de tracking-knop van de videoapparatuur bij. VIDEO S Tijdig (tenminste 5 dagen voor vertoning) aanvragen en aanvraagbevestiging controleren. Postkamer waarschuwen dat de video wordt verwacht. Video na ontvangst (laten) draaien om te controleren of u de juiste video hebt voor uw doel en opdat u vertrouwd bent met eventuele bijzonderheden. Video direct na gebruik terugzenden op de door TFC aangegeven wijze. 32