Handleiding Omschrijving Handleiding RaadDigitaal Gebruiker Auteur SIMgroep Datum 18-06-2014 Versienummer 2.3
Inhoudsopgave Handleiding 1 Inhoudsopgave 2 1. Inleiding 3 2. RaadDigitaal downloaden en installeren 4 2.1. Apple app store 4 2.2. Downloaden 6 2.3. Installeren 7 3. Opstarten 9 3.1. Kies gemeente 9 3.2. Dashboard 11 3.3. Kies bestuursorgaan 13 3.4. Menu 13 3.5. Inloggen 15 3.6. Vergaderingen 17 3.7. Documenten 18 3.8. Notificaties 21 3.9. Zoeken 22 3.10. Instellingen 24 4. Vergaderen 25 4.1. Agenda 25 4.2. Agendapunt 27 4.3. Navigeren tussen agendapunten 28 4.4. Documenten bij agendapunten 30 4.5. Notitie toevoegen in agendapunt 32 5. Annoteren 34 5.1. Tekenen 35 5.2. Onderstrepen 36 5.3. Markeren 37 5.4. Doorhalen 38 5.5. Notitie toevoegen in document 39 6. Document-opties 40 6.1. Documenten met aantekeningen delen 41 6.2. Zoeken in document 43 6.3. Index document en aantekeningen in document 44 7. SIMgroep B.V.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Pagina 2 van 44
1. Inleiding RaadDigitaal maakt papierloos werken mogelijk voor uw gemeenteraad, college en gemeentelijke organisatie. RaadDigitaal toont de agenda s inclusief de bijbehorende pdfdocumenten van de gemeentelijke vergaderingen op uw ipad. Indien uw gemeente de PRO functionaliteit heeft afgenomen kunt u annotaties aanbrengen in uw documenten en ook besloten vergaderingen en documenten op uw ipad bekijken en annoteren. RaadDigitaal 2 is de opvolger van RaadDigitaal en RaadDigitaal Pro. In deze handleiding leest u hoe u de app kunt downloaden uit de app store en er daarna gemakkelijk mee aan de slag kunt. Deze handleiding betreft de functies van RaadDigitaal inclusief de PRO functionaliteit. Succes! Pagina 3 van 44
2. RaadDigitaal downloaden en installeren 2.1. Apple app store Om te werken met RaadDigitaal dient deze gedownload en geïnstalleerd te worden vanuit de Apple App Store. Deze is te vinden op de ipad onder het volgende icoon: Afbeelding: Apple App Store icoon Wanneer u met uw vinger op het App Store icoon tikt opent de app store. Afbeelding: Apple App Store (1) Pagina 4 van 44
Om RaadDigitaal te downloaden tikt u eerst op het icoon Uitgelicht onderaan. Daarna zoekt u via het zoekvenster rechts bovenaan op het woord raaddigitaal. Afbeelding: zoeken in de App Store (2) Pagina 5 van 44
2.2. Downloaden In de resultaten verschijnen 2 apps: RaadDigitaal en RaadDigitaal+. Afbeelding: zoeken in de app store (3) U heeft de versie RaadDigitaal nodig (RaadDigitaal+ zal over enige tijd uit de app store worden gehaald). Tik op RaadDigitaal. Pagina 6 van 44
2.3. Installeren Tik op de button OPEN (eerste installatie) of UPDATE in het vak van RaadDigitaal. Klik hierop en de app wordt geïnstalleerd. Afbeelding: installeren van RaadDigitaal (1) Pagina 7 van 44
Wanneer de installatie is afgerond is de button UPDATE veranderd in OPEN. Door hierop met uw vinger te tikken, opent RaadDigitaal voor de eerste keer. Afbeelding: installeren van RaadDigitaal (2) Pagina 8 van 44
3. Opstarten RaadDigitaal is nu geopend en u kunt ermee gaan werken. 3.1. Kies gemeente De eerste stap is om de juiste gemeente te selecteren. Dit doet u door in de lijst te scrollen naar de gewenste gemeente. Aan de rechterkant ziet u een alfabet, hiermee kunt u direct naar de gemeenten met dezelfde beginletter springen. Als u tikt op een gemeente wordt de gemeente geselecteerd en het Dashboard geopend van de gekozen gemeente. Afbeelding: kies gemeente Pagina 9 van 44
U kunt ook gebruik maken van het zoekvenster bovenaan de lijst van gemeenten. Door daar een gedeelte van de naam van de gemeente in te vullen, wordt de lijst gefilterd, totdat u de gewenste gemeente kunt selecteren. Afbeelding: filteren van gemeenten Pagina 10 van 44
3.2. Dashboard Nadat de gemeente is geselecteerd worden de openbare vergaderingen geladen in het Dashboard en bent u klaar om aan de slag te gaan. Op het Dashboard kunt u een overzicht zien van de aankomende vergaderingen en de laatste vergaderingen die hebben plaatsgevonden. Als u een van de overzichten naar boven scrolt (veeg naar beneden) wordt de lijst vernieuwd als u bij de bovenste vergadering bent aangeland. Afbeelding: dashboard scherm. Pagina 11 van 44
Besloten vergaderingen zijn alleen zichtbaar als u bent ingelogd en bent geautoriseerd voor de betreffende vergadering. Besloten vergaderingen zijn herkenbaar aan een rood bolletje. Rechtsboven kunt u zien of u bent ingelogd. Belangrijk: Controleer of de instellingen van uw ipad juist zijn geconfigureerd. Deze kunt u vinden in Instellingen/Berichtencentrum. Blader in het berichtencentrum naar RaadDigitaal en tik op het icoontje van RaadDigitaal. De Meldingsstijl Stroken dient te zijn geselecteerd en alle opties dienen Aan te staan (groen). Afbeelding: dashboard scherm met een besloten vergadering Pagina 12 van 44
3.3. Kies bestuursorgaan Via de button Kies bestuursorgaan rechtsboven kunt u aangeven van welke bestuursorganen u de vergaderingen wilt zien. U kunt meerdere bestuursorganen selecteren. Als u weer op de vergaderingen tikt keert u terug in het Dashboard. Als u een of meerdere bestuursorganen heeft geselecteerd verandert de kleur van de button en wordt aangegeven hoeveel bestuursorganen zijn geselecteerd. Afbeelding: kies bestuursorgaan. 3.4. Menu Met het hamburger -icoon linksboven met de drie streepjes waar de tekst Menu naast staat kunt u naar de menuopties van de RaadDigitaal. Tik op het icoontje en aan de linkerkant van het scherm schuift het menu naar binnen. Afbeelding: menu-icoon Pagina 13 van 44
Aan de linkerkant van het scherm worden de menu-opties getoond. Als u op één van de getoonde opties tikt wordt het bijbehorende scherm geopend. Afbeelding: menu. Pagina 14 van 44
3.5. Inloggen Om besloten vergaderingen te kunnen bekijken dient u eerst in te loggen. U kunt inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze zijn gelijk aan die van het extranet of het raadsnet van uw gemeente. Voordat u inlogt kunt u aangeven hoe lang u ingelogd wilt blijven. Na een periode van inactiviteit zal RaadDigitaal automatisch uitloggen. De volgende tijden zijn mogelijk: 15 minuten, 4 uur, 8 uur en 12 uur. Afbeelding: inlogscherm Pagina 15 van 44
Als u succesvol bent ingelogd dan ziet het inlogscherm er als volgt uit: Afbeelding: inlogscherm indien ingelogd Pagina 16 van 44
3.6. Vergaderingen Via menu optie Vergaderingen gaat u naar een overzicht van alle vergaderingen. U kunt deze vergaderingen met de Voeg toe aan ipad Agenda -button toevoegen aan de agenda van uw ipad. Afbeelding: vergaderingen-scherm. Pagina 17 van 44
3.7. Documenten RaadDigitaal ondersteunt alleen documenten die zijn opgeslagen in.pdf formaat. Met menuoptie Documenten kunt u de mappenstructuur van RaadDigitaal raadplegen waarin uw gedownloade documenten zijn opgeslagen. De gedownloade documenten worden in de map Onlangs gedownload geplaatst. U kunt zelf een mappenstructuur van maximaal 2 niveaus diep maken en daar de gedownloade documenten naar toe verplaatsen. Afbeelding: documenten scherm. Het bewerken, verplaatsen, verwijderen en nieuwe mappen aanmaken kunt u bereiken via de knop Opties. Let op! Er verschijnt geen waarschuwing nadat u op verwijderen heeft getikt. Het document is direct verwijderd. Pagina 18 van 44
U kunt geselecteerde documenten ook bundelen via de knop Bundel Geselecteerde Documenten onderin het scherm. +- Afbeelding: bundelen geselecteerde documenten. Pagina 19 van 44
Het verwijderen van mappen gaat als volgt: Open het menu Documenten en navigeer naar de te verwijderen map zodat deze in beeld staat; Tik op Opties. Er verschijnt een keuzemenu met opties; Tik op Bewerk. Er verschijnen rode icoontjes voor de mappen; Tik op het icoontje voor de te verwijderen map. Deze schuift naar links en achter de map verschijnt een rode knop met de tekst Verwijder; Tik op de knop Verwijder. Als de map geen documenten bevat wordt deze verwijderd. Anders volgt een foutmelding. Tik op Klaar. De mappenstructuur is weer zichtbaar. Afbeelding: verwijderen map Pagina 20 van 44
3.8. Notificaties Met menu-optie Notificaties opent een scherm met de aan u gerichte notificaties. Via het Instellingen scherm kunt u aangeven of u notificaties wilt ontvangen van bestuursorganen. Als u bijvoorbeeld alleen notificaties wilt ontvangen van de Gemeenteraadsvergaderingen dan kiest u in het Instellingen scherm voor de Gemeenteraad. De notificaties zijn gekoppeld aan de ipad en worden niet meegenomen wanneer u van ipad wisselt. Afbeelding: notificaties scherm Pagina 21 van 44
3.9. Zoeken Met menu-optie Zoeken opent een zoekscherm waarmee u kunt zoeken op trefwoorden. Zodra u begint een trefwoord in te typen verschijnen de eerste resultaten al in het scherm. De zoekresultaten zijn ingedeeld in Vergaderingen, Agendapunten, Notities in vergaderingen, Documenttitels en Aantekeningen in documenten. Afbeelding: zoekscherm Pagina 22 van 44
U kunt uw zoekresultaten beperken tot bijvoorbeeld alleen zoeken in Documenttitels. Afbeelding: zoeken in documenttitels Pagina 23 van 44
3.10. Instellingen Met menu-optie Instellingen kunt u aangeven in welke bestuursorganen u geïnteresseerd bent. U ontvangt dan automatisch notificaties indien een nieuwe vergadering beschikbaar is als u de app start. Afbeelding: uw interesses Pagina 24 van 44
4. Vergaderen Om te vergaderen opent u in het Dashboard of het Vergaderingen scherm de gewenste vergadering, door erop te tikken. Binnen de agenda s, agendapunten en documenten van vergaderingen kunt u altijd terug naar het voorgaande scherm met de knop Vorige. Bijvoorbeeld van een agendapunt terug naar de agenda. Voor het navigeren tussen agendapunten, zie paragraaf 4.3: Navigeren tussen agendapunten. 4.1. Agenda Bovenaan de agenda van een vergadering staat informatie zoals de datum, de begintijd, waar de vergadering plaatsvindt en wie de voorzitter is. Ook hier kunt u de vergadering toevoegen aan uw ipad agenda met de knop Toevoegen aan ipad agenda. U kunt een tweet versturen via Twitter en desgewenst kunt u alle documenten van de vergadering met één tik op de knop downloaden. Als er een Uitzending beschikbaar is kunt u deze opstarten. Afbeelding: agenda Pagina 25 van 44
Als aan de rechterkant van een agendapunt een blauw icoontje staat met daarin een getal, zijn er documenten gekoppeld aan het agendapunt. Het getal geeft het aantal gekoppelde documenten aan. Door op het agendapunt te tikken, opent het agendapunt. Onder het kopje Algemene documenten vindt u documenten die bij de hele agenda horen. Daaronder volgen de agendapunten met hun bijbehorende documenten. Mochten er nog bijzonderheden zijn, dan staan deze in het bovenste blok. Afbeelding: agenda met algemene documenten Pagina 26 van 44
4.2. Agendapunt Het agendapunt is verdeeld in vier gedeelten: Het bovenste vak bevat de titel van het agendapunt, een zogenaamd kruimelpad en de volledige tekst van de titel van het agendapunt. Hiernaast staan, indien van toepassing, enkele knoppen zoals Bekijk uitzending en Delen via Twitter; Hieronder worden, indien gevuld, de aantekeningen en besluiten getoond, gescheiden door een horizontale lijn. Deze teksten zijn door de griffie toegevoegd (bijvoorbeeld aanvullingen bij een agendapunt); In het derde vak staan de documenten die bij het agendapunt horen; Onderaan kunnen notities gemaakt worden bij het agendapunt. Afbeelding: agendapunt U kunt van het kruimelpad gebruik maken als u bijvoorbeeld via de zoekfunctie in het agendapunt bent uitgekomen. Door in het kruimelpad op de naam van de vergadering te tikken komt u in de agenda van de vergadering. Pagina 27 van 44
4.3. Navigeren tussen agendapunten Als u een agendapunt heeft geopend kunt u snel naar het volgende agendapunt navigeren door het agendapunt naar links te vegen. U kunt ook naar het vorige agendapunt navigeren als u naar rechts veegt. De eerste keer dat u een agendapunt opent verschijnt een instructie die u kunt sluiten door op het kruisje rechts boven te tikken. De instructie wordt daarna niet meer getoond. Pagina 28 van 44
Let op: als u teveel vingers gebruikt dan navigeert u tussen de actieve apps. Het gaat het soepelst als u één vinger gebruikt bij het vegen. Afbeelding: naar links of naar rechts vegen agendapunt Met de knop Vorige kunt u niet tussen agendapunten navigeren maar bijvoorbeeld terug naar de agenda van de vergadering of terug naar de zoekresultaten. Pagina 29 van 44
4.4. Documenten bij agendapunten Door op de button Download te tikken, wordt het document opgehaald en is het te bekijken binnen de app. De button Download is dan veranderd in Bekijk. Met deze knop kunt u het document openen. U kunt ook op de naam van het document klikken, het wordt dan in één keer gedownload en geopend. Als u enkele of alle documenten selecteert kunt u de geselecteerde documenten bundelen of downloaden. De bundel wordt toegevoegd aan het geopende agendapunt. De bundel is ook te vinden in de map Onlangs gedownload onder het menu Documenten. Afbeelding: bundelen en downloaden documenten Pagina 30 van 44
Besloten documenten zijn alleen zichtbaar als u bent ingelogd en bent geautoriseerd voor de besloten vergadering. Besloten documenten zijn ook herkenbaar aan een rood bolletje. Afbeelding: besloten documenten Pagina 31 van 44
4.5. Notitie toevoegen in agendapunt Bij een agenda of een agendapunt is het mogelijk om notities te maken. Dit kan in beide gevallen in het onderste blok Notities. Door op de knop Nieuwe notitie te klikken, kan er een notitie worden ingevoerd. Afbeelding: notitie toevoegen bij agendapunt Pagina 32 van 44
Nadat u de notitie bij het agendapunt heeft opgeslagen is deze in de onderkant van het scherm zichtbaar bij het agendapunt. Afbeelding: notitie bij agendapunt Pagina 33 van 44
5. Annoteren Wanneer een document is geopend binnen RaadDigitaal kunnen er annotaties worden gemaakt. De volgende annotaties zijn mogelijk: Tekenen; Onderstrepen; Markeren; Doorhalen; Notities maken. Let op: Soms is het niet mogelijk om tekst te onderstrepen, markeren of door te halen. Dit komt over het algemeen doordat het document is gescand en niet met een tekstverwerker is gegenereerd. Het is dan alleen mogelijk om te tekenen en notities te maken in het document. Pagina 34 van 44
5.1. Tekenen Met Tekenen kunt u in het document tekeningen maken met uw vinger. U kunt bijvoorbeeld een cirkel om een stuk tekst heen tekenen of ergens op attenderen met een pijl. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met uw tekening. Desgewenst kunt u de kleur, de helderheid of de dikte van de lijn aanpassen via de knop Kleur. Standaard is de dikte van de lijn ingesteld op 30%. Als u de dikte wijzigt wordt deze instelling bewaard. Als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe tekening aanbrengt. Er is een Undo en een Redo functie beschikbaar en u kunt de laatste tekening ook weggummen met de Gum functie. Als u klaar bent met het tekenen kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: tekst met tekening Pagina 35 van 44
5.2. Onderstrepen Met Onderstrepen kunnen stukken tekst worden onderstreept. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Daarna gaat u met uw vinger naar de tekst die onderstreept moet worden. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met onderstrepen. Desgewenst kunt u de kleur van de onderstreping aanpassen met de knop Kleur en als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe onderstreping aanbrengt. Als u klaar bent met het onderstrepen van de tekst kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: onderstreepte tekst Pagina 36 van 44
5.3. Markeren Met Markeren kunnen stukken tekst worden voorzien van een arcering. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Daarna gaat u met uw vinger naar de tekst die gearceerd moet worden. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met markeren. Desgewenst kunt u de kleur van de tekstmarkering aanpassen met de knop Kleur en als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe markering aanbrengt. Als u klaar bent met het markeren van de tekst kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: gemarkeerde tekst Pagina 37 van 44
5.4. Doorhalen Met Doorhalen kunnen stukken tekst worden doorgestreept. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Daarna gaat u met uw vinger naar de tekst die doorgehaald moet worden. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met doorhalen. Desgewenst kunt u de kleur van de doorhaling aanpassen met de knop Kleur en als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe doorhaling aanbrengt. Als u klaar bent met het doorhalen van de tekst kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: doorgehaalde tekst Pagina 38 van 44
5.5. Notitie toevoegen in document Tikt u op Notitie, dan opent een venster met de mogelijkheid om tekst in te voeren. Tik in het document op de plaats waar u een opmerking wilt toevoegen en voer de tekst van de notitie in. Als u klaar bent met de notitie kunt u op de knop Gereed tikken. De notitie is gemarkeerd in het document met een gekleurd bolletje. Bij het aanmaken van de notitie kunt u kiezen voor een andere kleur van het bolletje met behulp van de knop Kleur. U kunt achteraf notities verwijderen door ze te selecteren en op de knop Verwijder te tikken. Door op de punaise te tikken blijft de notitie zichtbaar (punaise in horizontale stand) nadat u op Gereed heeft geklikt. Afbeelding: notitie toevoegen in document Pagina 39 van 44
6. Document-opties Als u een document heeft geopend kunt uit de volgende Opties kiezen: Verstuur aantekeningen; Verstuur document; Verstuur beiden; Print aantekeningen; Print document; Print beiden; Aantekeningen delen; Zoeken (in document). Als u kiest voor Verstuur beiden dan wordt het document inclusief de annotaties verstuurd. Kiest u voor Verstuur aantekeningen dan worden alleen de in een document gemaakte notities verstuurd. Pagina 40 van 44
6.1. Documenten met aantekeningen delen Om te faciliteren dat u met andere gebruikers samen kunt werken aan een document, wordt het mogelijk gemaakt om de gemaakte aantekeningen te delen via AirDrop. In het menu Opties is hiervoor de optie Aantekeningen delen gemaakt. Als u deze optie kiest wordt een Airdrop scherm getoond waarmee het geopende document inclusief de aantekeningen met een andere gebruiker gedeeld kunnen worden. Indien de ontvanger dit accepteert, ontvangt deze het document inclusief de aantekeningen. De volgende randvoorwaarden zijn hierbij van toepassing: Zowel de gebruiker als de ontvanger hebben een ipad die AirDrop ondersteunt, dus minstens ipad vierde generatie of een ipad mini; De ontvanger heeft RaadDigitaal geïnstalleerd; De ontvanger heeft AirDrop geactiveerd op zijn device en is detecteerbaar (Alleen contacten of Iedereen); Verzender en ontvanger zijn in de buurt van elkaar, dat wil zeggen, binnen bereik van Bluetooth èn Wi-Fi. Afbeelding: AirDrop scherm afzender Afbeelding: AirDrop scherm ontvanger Pagina 41 van 44
Als de ontvanger een document met aantekeningen ontvangt, wordt dit document automatisch gekoppeld aan de gemeente, de vergadering en eventueel het agendapunt waar dit document bij hoort. Het document wordt als een kopie op het apparaat van de ontvanger opgeslagen en verschijnt in de map Met mij gedeeld. Achter de documenttitel komt de naam van de ipad van de afzender te staan en zoals gebruikelijk het icoon met het aantal annotaties. U kunt de naam van uw ipad desnoods via het volgende pad aanpassen zodat u beter herkenbaar bent: ipad Instellingen/Algemeen/Info/Naam Indien het geopende document een bundel is kan niet worden bepaald bij welke vergadering of welke agendapunt het hoort. In dat geval zal de bundel worden opgeslagen in de map Met mij gedeeld in het Documenten scherm. Pagina 42 van 44
6.2. Zoeken in document Als u een document heeft geopend dan kunt u via de knop Opties zoeken in een document. Rechtsboven bij het vergrootglaasje vult u uw zoekterm in en als u op de knop Done tikt wordt het resultaat getoond door middel van een geel kader om het zoekresultaat. Met de pijltjes linksboven kunt u naar de volgende of de vorige zoekresultaten springen. Deze zoekfunctie is niet beschikbaar als het document is gescand. Afbeelding: zoeken in een document Pagina 43 van 44
6.3. Index document en aantekeningen in document Als u een document bekijkt kunt u de index van het document openen met de knop links onder de knop Menu. Door op een pagina nummer of op een aantekening te tikken springt u direct naar de betreffende pagina of aantekening. Afbeelding: index aantekeningen in document Pagina 44 van 44