Evenementen onderzoek 2012

Evenementen onderzoek 2012 Recente markt- en marketingontwikkelingen voor professionele aanbieders op de markt voor zakelijke en personeelsevenementen NIDAP Oktober 2012

Introductie Introductie Voor u ligt de rapportage over de markt voor zakelijke en personeelsevenementen. Dit rapport is gebaseerd op onze evenementenmonitor 2012 [Q2/3 2-12] en die van de voorgaande jaren. Het NIDAP onderzoek is een landelijk onderzoek, hoofdzakelijke gebaseerd op een steekproef van organisaties met 100 of meer werknemers. In het onderzoek worden twee doelgroepen onderscheiden, namelijk de eventprofessionals [experts] die hebben meegewerkt aan het telefonische interview. Daarnaast wordt gesproken over de brede doelgroep. Deze doelgroep, bestaande uit grote, middelgrote en kleine opdrachtgevers van personeels- en zakelijke events is online onderzocht. Vernieuwingen Het NIDAP-onderzoek naar de markt van zakelijke en personeelsevenementen is dit jaar verder vernieuwd. Wij hebben vertrouwen dat wij hiermee beter inspelen op de wensen van onze klanten. In dit rapport treft u hoofdstukken aan over de inkoop van zakelijke en personeelsevents, de ontwikkeling van eventbudgetten en bestedingen en de besluitvorming. Het rapport tracht een breed beeld te geven van de evenementensector, de kansen en bedreigingen anno 2013. Mocht u specifieke onderwerpen missen in het rapport, neem dan contact met ons op. Mogelijk is de informatie die u nodig heeft wel beschikbaar. Feedback NIDAP adviseert professionele event locaties, cateraars en organisatiebureaus over marktstrategie en toekomstmogelijkheden. Op onze website www.nidap.com vindt u actuele gegevens over onze vaste terugkerende onderzoeken. Wij wensen u veel succes met dit rapport! Paul van der Wal NIDAP Bureau voor Strategisch Event onderzoek Bureau voor Strategisch Opleidingen onderzoek 1

Samenvatting De sector wacht een grote verandering in besteding, doel en middelen. We stellen vast dat bij de evenementenprofessionals naast minder geld [60% noemt dit] ook de versobering en efficiency [40%] de belangrijkste veranderingen zijn. Circa 17% stelt dat er minder evenementen worden georganiseerd. 14% stelt dat men juist meer evenementen organiseert in vergelijking met voor de recessiejaren. We zien echter dat de aantallen deelnemers, gasten of genodigden de afgelopen jaren flink is gedaald. De inzet van sociale media wordt door 12% genoemd. [72% stelt dat de rol van communicatie technologie verschilt met circa 5 jaren geleden]. Een meerderheid stelt dat de beschikbare budgetten per event zijn veranderd. We nemen ook voor 2012 wederom een daling waar van circa 4% in de totale bestedingen aan zakelijke evenementen en 7% bij personeelsevenementen. Als derde wordt door bijna 60% het aantal events per jaar genoemd als verschil met voor de recessiejaren. In 2012 zien we dat bij zowel personeels- als zakelijke evenementen de frequentie eerder afneemt dan toeneemt. Voor de zakelijke markt zien we het volgende: We zien dat het aantal organisaties dat zakelijke events organiseert stabiel blijft. De frequentie per jaar neemt af Het aantal bezoekers per evenement ligt aanzienlijk lager. De budgetten per genodigde dalen of blijven gelijk. Voor de markt voor personeelsevents zien wij het volgende: Het aantal bedrijven dat externe personeelsevenementen organiseert neemt weer wat toe De frequentie is negatief [vooral personeelsfeesten & zakelijke incentives]. Het aantal bezoekers per evenement ontwikkelt zich positief De budgetten per genodigde blijven op een laag recessie-niveau. Wij zien dus geen teken van herstel in de inkoopcijfers. Daarnaast blijven de budgetten per bezoeker/genodigde op een recessie-niveau. Gezien het grote aanbod aan locaties en ook aan cateringcapaciteit zal er sprake blijven van een overaanbod aan dienstverleners in de markt. 2

Bijna 40% noemt de gewijzigde relatie met ingehuurde bedrijven als verandering ten opzichte van voor de recessiejaren. We stellen vast dat een groot deel [40%] nog bezig [halverwege] is met reorganiseren. Een deel [11%] moet nog beginnen. Slechts 13% is klaar met reorganiseren en bij nog eens een derde wordt niet gereorganiseerd. Dat betekent voor 2012 nog dat zeker de helft van de klanten nog in beweging is en mogelijk is dit ook te merken aan de opdrachten voor [de organisatie van ] evenementen. De vraag is gesteld waar de organisatie staat anno 2012 als het gaat om grote en middelgrote evenementen. We zien een tweedeling. De helft van de eventprofessionals houdt nog de hand op de knip in 2012 [waarvan 3% alles on hold]. Een derde stelt dat alles weer mogelijk is, aangevuld met een groepje [12%] dat stelt dat er weer wat meer mogelijk is. Dat klinkt positief. Maar de grootste groep [46%] stelt dat er heel selectief events doorgaan. De gegeven aansprekende redenen die een evenement rechtvaardigen wijzen sterk op het woord binding. In tijden van verandering, reorganisatie en klantenverlies is binding iets dat bij uitstek door middel van een event kracht kan worden bijgezet. De bestaande druk op de marges zal echter vooreerst leiden tot verdere shake out in de sector en samenvoeging van de nog zelfstandige middelgrote toeleveranciers. Vanwege de lage marges en de continuïteitsrisico s, en daarmee de kleinere kans op grote opdrachten, zullen organisatiebureaus [en ook andere toeleveranciers] zich verder samenvoegen. Een aantal van hen zal zich specialiseren en expertise opbouwen op het gebied van events met een centrale rol van social media, bijvoorbeeld gericht om bedrijven contact te laten maken met hun nieuwe generatie klantdoelgroepen, het oprichten en faciliteren/continueren van kenniskringen. Mogelijk zal er ook meer markt zijn voor multiclient events [branding events, network events] waarbij er wel maximale ruimte is voor de eigen identiteit van de opdrachtgever en waar gelijkgestemde doelgroepen elkaar kunnen ontmoeten. 3

Inhoudsopgave INTRODUCTIE... 1 SAMENVATTING... 2 INHOUDSOPGAVE... 4 1 INKOOP 2012... 5 1.1 Kerncijfers... 5 1.2 Ontwikkeling... 9 1.3 Aantal bezoekers per zakelijk evenement... 16 1.4 Aantal bezoekers per personeelsevenement... 18 1.5 Trend aantal bezoekers personeelsevents... 19 1.6 Trend aantal bezoekers zakelijke events... 20 2 BUDGET EN BESTEDING 2012... 23 2.1 Kerncijfers... 23 2.2 Budgetindicatie... 25 2.3 Ontwikkeling budgetten bij eventprofessionals... 27 2.4 Ontwikkeling budgetten bij brede doelgroep opdrachtgevers... 29 2.5 Bestedingsindicatie personeelsevents per toeleverancier... 33 2.6 Bestedingsindicatie zakelijke events per toeleverancier... 34 2.7 Totale markt zakelijke evenementen 2012... 35 2.8 Totale markt personeelsevenementen 2012... 36 2.9 Toeleveranciers zakelijke events... 37 2.10 Toeleveranciers personeelsevents... 38 3 BESLUITVORMING 2012... 39 3.1 Doelstellingen... 39 3.2 Huidige Besluitvorming... 42 3.3 Reorganisatie... 45 3.4 Effect van een evenement... 46 3.5 Werkkostenregeling... 47 4 STEEKPROEF EN VERANTWOORDING... 48 4.1 Steekproef en doelgroepen... 48 4.2 Branche indeling... 49 5 BIJLAGEN... 51 5.1 Selectiecriteria Personeelsevenement... 51 5.2 Selectiecriteria Zakelijk evenement... 52 5.3 Effect meten... 53 4

1 Inkoop 2012 1.1 Kerncijfers Zakelijke event In onderstaand overzicht ziet u per type zakelijk evenement de kerncijfers op het gebied van de inkoop voor 2012. Het inkooppercentage is het aandeel van de onderzochte bedrijven dat minimaal één keer per jaar een bepaald type evenement organiseert waarbij één of meer externe toeleveranciers zijn/worden ingeschakeld. Het gemiddeld aantal keer per jaar [dat een evenement georganiseerd wordt] heeft enkel betrekking op de inkopende bedrijven. We zien dat van de organisaties die events laat organiseren circa 34% productpresentaties houdt. Als men dit doet, dan gebeurt dat gemiddeld bijna 4 keer per jaar. Het gemiddeld aantal bezoekers is 73 en het gemiddeld budget bedraagt circa 142 euro per bezoeker. Belangrijkste kerncijfers m.b.t. de inkoop van typen zakelijke evenementen [2012] Percentage organisaties dat event houdt in 2012 [%] Aantal keer per jaar in 2012 Bezoekers per evenement 2012 Budget schatting per bezoeker in 2012 Productpresentaties 34 3,9 73 142 Openingen 17 1,7 149 111 Dealerbijeenkomsten 11 2,7 2 88 188 Perspresentaties 18 2,1 24 90 Aandeelhoudersvergaderingen 17 1,7 68 90 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 19 8,4 28 104 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 20 4,3 211 109 Binnenlandse beurzen 30 3,0 2838 75 Congressen en symposia 18 3,0 3 166 136 2 Twee waarnemingen van 25 en 20 weggelaten; was 7,3 3 Één waarneming van 60 weggelaten; was 6,8. 5

Trend zakelijke evenementen markt samengevat De cijfers in ogenschouw nemend zien wij het volgende voor 2012 en mogelijk ook voor 2013: We zien dat het aantal organisaties dat zakelijke events organiseert stabiel blijft. De frequentie per jaar neemt af Het aantal bezoekers per evenement ligt aanzienlijk lager. De budgetten per genodigde dalen of blijven gelijk. Dit kan betekenen dat de markt behoefte heeft aan kleinere overzichtelijke events waarbij het aantal externe dienstverleners beperkt blijft. Ontwikkeling zakelijke evenementen 2008-2012 Inkooppercentage [% bedrijven dat een evenement inkoopt.] Aantal keren dat een evenement per jaar wordt georganiseerd Gemiddeld aantal bezoekers per evenement Gemiddeld budget per bezoeker 2008 2009 2010 2011 2012 2008 2009 2010 2011 2012 Binnenlandse beurzen 49 50 50 51 30 4.181 4.121 4.052 4.139 2.838 3 3 4 3 3 108 99 78 91 75 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 46 45 42 40 19 26 40 48 46 28 19 21 10 10 8 95 125 109 98 105 Product-presentaties 40 46 37 32 34 151 140 144 135 73 6 9 9 6 4 175 159 148 162 142 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 45 36 35 34 20 350 281 291 290 211 4 8 4 5 4 143 118 114 109 109 Congressen/ symposia 15 16 16 17 18 258 192 194 189 166 3 6 5 4 7 175 129 96 103 99 Perspresentaties 18 17 16 13 18 53 78 77 84 24 3 3 3 3 2 87 93 94 87 90 Aandeelhoudersvergaderingen 16 18 14 12 17 102 69 88 89 68 2 4 3 2 2 54 118 94 92 90 Openingen 17 18 11 13 17 345 312 187 217 149 2 3 4 3 2 111 123 116 126 111 Dealer-bijeenkomsten 13 9 9 9 11 151 105 118 116 88 6 6 3 3 3 221 48 196 185 188 6

Personeelsevents In onderstaand overzicht ziet u per type personeelsevenement de kerncijfers op het gebied van de inkoop voor 2012. Het inkooppercentage is het aandeel van de onderzochte bedrijven dat minimaal één keer per jaar een bepaald type evenement organiseert waarbij één of meer externe toeleveranciers zijn/worden ingeschakeld. Het gemiddeld aantal keer per jaar [dat een evenement georganiseerd wordt] heeft enkel betrekking op de inkopende bedrijven. We zien dat van de organisaties die events laten organiseren 22% kickoff meetings houdt. Als men dit doet, dan gebeurt dat gemiddeld 2 keer per jaar. Het gemiddeld aantal bezoekers is 126 en het gemiddeld budget bedraagt circa 56 euro per bezoeker. Belangrijkste kerncijfers m.b.t. de inkoop van typen personeelsevenementen [2012] Percentage organisaties dat event houdt in 2012 [%] Aantal keer per jaar in 2012 Bezoekers per evenement 2012 Budget schatting per bezoeker in 2012 Kick off meetings 22 2,1 126 56 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 85 3,5 423 80 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 17 2,1 4 122 76 Gepensioneerdendagen 20 1,4 79 59 Sportieve evenementen 35 2,5 149 56 Open dagen 24 1,3 736 37 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 39 1,3 258 34 4 Twee waarneming van 18 & 20 weggelaten; was 4,5 7

Trend personeelsevenementen markt samengevat De cijfers in ogenschouw nemend zien wij het volgende: We zien dat het aantal organisaties personeelsevenementen organiseert weer toeneemt. De frequentie per jaar is negatief Het aantal bezoekers per evenement ontwikkelt zich positief De budgetten per genodigde blijven op een laag recessie-niveau. Ontwikkeling personeelsevenementen 2008-2012 Inkooppercentage [% bedrijven dat een evenement inkoopt. Aantal keren dat een evenement per jaar wordt georganiseerd [N] Gemiddeld aantal bezoekers per evenement [N] Gemiddeld budget per bezoeker [N] 2008 2009 2010 2011 2012 2008 2009 2010 2011 2012 14 17 14 12 22 163 162 184 246 126 Kick off meetings 3,2 3,7 4,3 4,5 2,1 88 82 58 54 56 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 75 74 76 78 85 284 275 232 265 423 2,1 2,2 2,2 2,1 2,1 86 82 83 80 80 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 19 11 7 7 17 109 105 94 93 122 2,9 3,8 3,3 3,1 2,1 101 70 79 77 76 13 16 13 11 20 100 107 87 89 79 Gepensioneerdendagen 1,2 1,7 1,2 1,2 1,4 71 79 61 56 59 48 35 48 46 35 219 142 109 136 149 Sportieve evenementen 2,3 2,3 2,6 2,5 2,5 74 80 58 49 56 7 9 9 9 24 616 656 768 724 736 Open dagen 1,7 1,5 1,5 1,6 1,3 30 34 39 31 37 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 35 48 59 57 39 197 284 181 181 258 1,8 1,9 2,0 2,0 1,5 41 50 35 36 34 8

1.2 Ontwikkeling Meer organisaties organiseren zakelijke evenementen Hieronder is de inkoop van evenementen onder organisaties [voornamelijk met 100 of meer werknemers] in beeld gebracht. Het inkooppercentage geeft per type evenement aan hoeveel procent van de organisaties in een bepaald jaar één of meer van deze evenementen heeft georganiseerd waarbij er ook externe toeleveranciers [locatie en of cateraar, en of organisatiebureau, en of entertainment etc.] zijn ingeschakeld. We zien in 2012 scherpe dalingen in kleine en grote relatieontvangsten en de organisatie van binnenlandse beurzen. Een sterk herstel zien we bij zakelijk incentives en in mindere mate ook perspresentaties en aandeelhoudersvergaderingen. De overige evenementtypen laten bescheiden stijging zien. Het lijkt erop dat er wel meer bedrijven en organisaties in 2012 een zakelijk evenement organiseren. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt zakelijke evenementen in Trend 2006 2012 Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhouders-vergaderingen Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Binnenlandse beurzen Congressen en symposia 2007 2008 2009 2010 prognose 2011 2012 38 40 46 37 32 34 20 17 18 11 13 17 12 13 9 9 11 20 18 17 16 13 18 13 16 18 14 12 17 18 19 11 7 17 53 46 45 42 40 19 30 45 36 35 34 20 41 49 50 50 51 30 11 15 16 16 17 18 0 10 20 30 40 50 60 9

Trend personeelsevenementen Bij de markt voor personeelsevenementen valt een scherpe daling bij seizoensgebonden evenementen op. We zien herstel bij openingen, kick off meetings, sportieve evenementen. Groei zien we bij personeelsfeesten en bedrijfsjubilea, gepensioneerdendagen en zoals bij zakelijke evenementen aangegeven, de incentives. De dit jaar voor het eerst gemeten binnen en buitenlandse business meetings waarbij externe toeleveranciers worden betrokken, worden door één op de vijf organisaties gehouden. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt personeelsevenementen in Trend 2006 2012 5 2007 2008 2009 2010 prognose 2011 2012 Binnen en buitenlandse business meetings 22 Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 22 16 27 20 14 22 18 19 11 7 7 17 12 13 16 13 11 20 23 38 35 33 31 35 6 7 9 9 9 24 30 35 39 48 59 57 75 75 74 76 78 85 0 20 40 60 80 100 5 Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 10

Inkoop zakelijke evenementen naar sector Als we de inkoop van zakelijke evenementen indelen naar drie hoofdsectoren 6 dan zien we in de secundaire sector [zakelijke, financiële diensten en ICT & media] nog altijd de hoogste inkoop. De dienstverlenende bedrijven zullen in de toekomst verantwoordelijk zijn voor belangrijke veranderingen in behoefte aan eventtypen en aanbod door de toeleverende event dienstverleners. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt zakelijke evenementen in Inkoop naar sector [%] Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Productpresentaties 33 46 23 34 Openingen 19 13 18 17 Dealerbijeenkomsten 13 17 0 11 Perspresentaties 13 29 18 18 Aandeelhoudersvergaderingen 21 17 9 17 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 13 42 9 19 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 21 33 5 20 Binnenlandse beurzen 40 33 5 30 Congressen en symposia 13 29 18 18 6 Onder de primaire sector verstaan wij in de branches industrie, transport & bouw x. Onder de secundaire sector verstaan we de branches zakelijke/financiële diensten, ICT & media en nu ook de handel en horeca. De tertiaire sector bestaat uit de branches overheid, zorg en nonprofit. Onze indeling wijkt daarmee af van de klassieke indeling waarbij de industrie is ondergebracht in de secundaire sector. Per sector kunnen evenementen meerdere evenementtypen worden ingekocht. Hierdoor tellen de percentages op tot boven de 100%. Er kunnen fluctuaties voorkomen bij bepaalde typen evenementen en bepaalde sectoren als in die sector maar weinig van dit type evenementen worden ingekocht. 11

Inkoop personeelsevenementen naar sector Bij de inkoop van personeelsevenementen valt de hoogste inkoop van personeelsfeesten en bedrijfsjubilea in de primaire sector op. De hoge inkoop van binnen en buitenlandse business meetings valt in de secundaire sector. Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt personeelsevenementen in Inkoop naar sector [%] Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Binnen en buitenlandse business meetings 17 50 5 22 Kick off meetings 17 33 23 22 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 90 79 82 85 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 19 29 0 17 Gepensioneerdendagen 21 25 14 20 Sportieve evenementen 27 46 41 35 Open dagen 27 21 23 24 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 31 50 45 39 Aantal zakelijke evenementen De frequentie geeft het gemiddeld aantal evenementen per evenementtype per jaar weer. De frequentie herstelt zich marginaal bij dealerbijeenkomsten, De daling in 2012 is duidelijk te zien te bij productpresentaties, openingen, perspresentaties, aandeelhouders vergaderingen, kleine relatieontvangsten en congressen en symposia [kennis gerelateerde events]. Alleen bij binnenlandse beurzen en grote relatieontvangsten kunnen we spreken van een lichte daling. Maar is door de omvang van het type evenement, niet te onderschatten. 12

Gemiddeld [absoluut] aantal zakelijke evenementen dat wordt georganiseerd per jaar Trend 2006 2012 2008 2009 2010 prognose 2011 2012 Productpresentaties 3,9 6,4 5,5 8,7 8,8 Openingen 2,3 2,8 3,9 2,5 1,7 Dealerbijeenkomsten 3,2 2,6 2,7 6,0 6,0 Perspresentaties 2,8 3,2 3,3 3,1 2,1 Aandeelhouders-vergaderingen 2,4 3,6 3,3 2,2 1,7 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 8,4 9,7 10,2 19,4 20,7 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 4,4 3,9 4,9 4,3 8,4 Binnenlandse beurzen 3,4 3,2 4,4 3,1 3,0 Congressen en symposia 3,4 4,9 4,0 3,0 6,4 0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 13

Aantal personeelsevenementen Ook bij personeelsevenementen zie we dat 5 van de zeven [in de jaren gemeten categorieën] dalen, terwijl er maar één evenement type stijgt en één gelijk blijft. Ook hierdoor zijn we redelijk negatief over de ontwikkeling van de personeelsevenementen anno 2012. Gemiddeld [absoluut] aantal personeelsevenementen dat wordt georganiseerd per jaar Trend 2006 2012 7 2008 2009 2010 prognose 2011 2012 Binnen en buitenlandse business meetings 6,0 Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 2,6 4,0 4,8 4,2 3,9 2,2 2,6 4,7 5,2 3,5 2,9 3,8 3,3 3,1 2,1 1,2 1,7 1,2 1,2 1,4 2,3 2,3 2,6 2,5 2,5 1,7 1,5 1,5 1,6 1,3 1,8 1,9 2,0 2,0 1,5 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 7 Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 14

Aantal zakelijke evenementen naar sector We nemen een hoge frequentie in de secundaire sector waar van productpresentaties, relatieontvangsten en congressen en symposia. De secundaire sector is [blijft] daarmee, qua frequentie, de belangrijkste doelgroep voor de evenementen industrie. Toekomstige kennis gerelateerde events zouden vooral voor deze doelgroep ontwikkeld moeten worden. Gemiddeld [absoluut] aantal zakelijke evenementen dat wordt georganiseerd per jaar Aantal naar sector [N] Sector Primair Secundaire Tertiair Gemiddeld Productpresentaties 3,2 5,3 1,0 3,9 Openingen 1,4 1,0 2,8 1,7 Dealerbijeenkomsten 2,5 3,0-8 2,7 Perspresentaties 2,4 1,6 2,5 2,1 Aandeelhoudersvergaderingen 1,5 2,0 2,0 1,7 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 4,4 12,2 1,5 8,4 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 1,9 7,7 2,0 4,3 Binnenlandse beurzen 2,5 4,1 1,0 3,0 Congressen en symposia 1,6 5,4 1,8 3,0 Aantal personeelsevenementen naar sector Bij personeelsevenementen zien we tussen de sectoren minder verschillen in het aantal evenementen dat men organiseert. Gemiddeld [absoluut] aantal personeelsevenementen dat wordt georganiseerd per jaar Aantal naar sector [N] Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Binnen en buitenlandse business meetings 2,0 6,8-9 6,0 10 Kick off meetings 3,3 5,3 2,6 3,9 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 3,4 3,5 3,7 3,5 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 1,7 2,6-11 2,1 Gepensioneerdendagen 1,7 1,3 1,0 1,4 Sportieve evenementen 1,5 4,4 1,5 2,5 Open dagen 1,4 1,3 1,2 1,3 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 1,4 2,0 1,2 1,5 8 Onvoldoende waarnemingen 9 Onvoldoende waarnemingen 10 Één hoge waarneming van 40; was 7,1 11 Onvoldoende waarnemingen 15

1.3 Aantal bezoekers per zakelijk evenement NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers 2011-2012 Bij het aantal bezoekers per zakelijk evenement zien we voor alle evenementen een lager aantal. Bij sommige evenementen zien we dalingen tot meer dan 50%. Grootste dalers zijn productpresentaties, perspresentaties en binnenlandse beurzen; Het gemiddeld aantal bezoekers aan binnenlandse beurzen zal in 2012 naar verwachting gemiddeld 2800 zijn. In 2011 registreerden wij nog meer dan 4000 bezoekers. Trend 2011 2012 Gemiddeld aantal bezoekers per zakelijk evenement Productpresentaties 73 135 2012 2011 Openingen 149 217 Dealerbijeenkomsten 88 116 Perspresentaties 24 84 Aandeelhoudersvergaderingen 68 89 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 28 46 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 211 290 Congressen en symposia 166 189 0 50 100 150 200 250 300 350 Binnenlandse beurzen 2.838 4.139 0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500 4.000 4.500 16

Trend De evenementen industrie heeft waarschijnlijk vooral te lijden door deze verkleining van de omvang van de georganiseerde evenementen en daarmee samenhangend de verminderde noodzaak om te werken met externe toeleveranciers en het te lage budget per genodigde. Trend 2006 2012 Gemiddeld aantal bezoekers per zakelijk evenement Productpresentaties Openingen Dealerbijeenkomsten Perspresentaties Aandeelhouders-vergaderingen Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Congressen en symposia 2008 2009 2010 prognose 2011 2012 151 140 144 135 73 345 312 187 217 149 151 105 118 116 88 53 78 77 84 24 102 69 88 89 68 26 40 48 46 28 350 281 291 290 211 258 192 194 189 166 0 50 100 150 200 250 300 350 400 2008 2009 2010 prognose 2011 2012 Binnenlandse beurzen 2.838 4.181 4121 4.052 4.139 0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500 4.000 4.500 17

1.4 Aantal bezoekers per personeelsevenement NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers 2011-2012 In het segment van personeelsevenementen zien we een toename van het aantal genodigden bij zes eventtypen. Dat is op zich positief. Sterke toenamen worden gemeten bij de kick off meetings, incentives en personeelsfeesten/jubilea en seizoens- evenementen. Trend 2011 2012 12 Gemiddeld aantal bezoekers per personeelsevenement Binnen en buitenlandse business meetings 102 2012 2011 Kick off meetings 80 126 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 423 386 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 122 93 Gepensioneerdendagen 79 89 Sportieve evenementen 149 136 Open dagen 736 724 Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 181 258 0 100 200 300 400 500 600 700 800 12 Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 18

1.5 Trend aantal bezoekers personeelsevents NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers stijgt wel Het overall beeld van personeelsevenementen ziet er voor 2012 [prognose] niet ongunstig uit. Als de prognose juist is dan liggen de aantallen bezoekers voor incentives voor personeel [of zakelijke relaties], personeelsfeesten, bedrijfsjubilea, seizoen events en open dagen weer op of boven het niveau van 2008. Trend 2006 2012 13 Gemiddeld aantal bezoekers per personeelsevenement 2008 2009 2010 2011 2012 Binnen en buitenlandse business meetings Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Open dagen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 102 166 120 78 80 126 319 398 255 386 423 109 105 94 93 122 100 107 87 89 79 219 142 109 136 149 197 284 181 181 258 616 656 768 724 736 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 13 Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten. 19

1.6 Trend aantal bezoekers zakelijke events NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Aantal bezoekers per zakelijk evenement De indeling naar hoofdsector laat wederom het belang van de secundaire sector zien 14. In het bijzonder voor productpresentaties, dealerbijeenkomsten en grote relatieontvangsten is de secundaire sector van groot belang. Dienstverleners zijn momenteel juist sterk op zoek naar vernieuwing in klantcontact. Het gebruik van nieuwe media zal juist door deze bedrijven snel worden opgepakt. In de nabije toekomst kan dit aspect verdere druk op de event budgetten c.q. het aantal bezoekers ten gevolge hebben. In het hoofdstuk over besluitvorming zien we dat circa 70% van de eventprofessionals nieuwe [communicatie] technologie als één van de belangrijkste veranderingen beschouwt in de afgelopen 5 jaar en dat 12% gebruik maakt van social media bij evenementen. Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de zakelijke evenementen in 2012 15 Sector Primair Secundaire Tertiair Totaal Productpresentaties 31 118 40 73 Openingen 143 163 150 149 Dealerbijeenkomsten 26 190-16 88 Perspresentaties 13 43 19 24 Aandeelhoudersvergaderingen 98 45 11 68 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 30 30 10 28 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 171 258-17 211 Binnenlandse beurzen 2.594 3.230-18 2.838 Congressen en symposia 121 215 173 166 14 Onder de primaire sector scharen wij de industrie, handel & horeca en transport & bouw. De secundaire sector wordt gevormd door ICT & media, financiële dienstverlening, en zakelijke dienstverlening. De tertiaire sector ten slotte bestaat uit overheid, gezondheidszorg en non-profit 15 Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 16 Onvoldoende waarnemingen 17 Onvoldoende waarnemingen 18 Onvoldoende waarnemingen 20

Wisselend beeld bezoekersaantallen Het belang van de secundaire sector [ICT & media, financiële dienstverlening, en zakelijke dienstverlening] blijkt nog eens duidelijk. Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de zakelijke evenementen in 2012 naar hoofdsectoren 19 Primair Secundair Tertiair Productpresentaties 31 40 118 Openingen 143 150 163 Dealerbijeenkomsten 0 26 190 Perspresentaties 13 19 43 Aandeelhoudersvergaderingen 11 45 98 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 10 30 30 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 0 171 258 0 50 100 150 200 250 300 350 400 Binnenlandse beurzen 2.594 3.230 0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500 4.000 19 Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 21

Aantal bezoekers per personeelsevenement Grote verschillen tussen de sectoren zien we bij personeelsfeesten, open dagen en zakelijke incentives voor personeel [of zakelijke relaties]. Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de personeelsevenementen in 2012 Sector Primair Secundaire Tertiair Binnen en buitenlandse business meetings 84 129 10 Kick off meetings 33 187 175 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 387 655 274 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 37 194 - Gepensioneerdendagen 71 76 150 Sportieve evenementen 55 293 118 Open dagen 814 1.250 160 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 98 260 449 Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de personeelsevenementen in 2012 naar hoofdsectoren 20 Primair Secundair Tertiair Binnen en buitenlandse business meetings Kick off meetings Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties Gepensioneerdendagen Sportieve evenementen Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 84 129 10 33 187 175 37 194 0 71 76 150 55 118 98 274 260 293 387 449 655 0 100 200 300 400 500 600 700 Open dagen 814 1.250 160 0 200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600 20 Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 22

2 Budget en besteding 2012 NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 2.1 Kerncijfers Zakelijke budgettrend Op basis van de gemiddelde zakelijke event budgetten van organisaties met 100 of meer werknemers, de verwachte ontwikkeling [groeien, krimpen of gelijkblijvend] en het stijging- of dalingspercentage verwachten wij dat in 2012 de budgetten voor zakelijke evenementen verder dalen met circa 4%. Dit vertaalt zich gemiddeld in onderstaande budgetgrafiek. Ontwikkeling gemiddeld budget zakelijke events 2008-2012 [ ] 180.000 174.681 170.000 160.000 150.000 140.000 130.000 126.222 127.125 129.107 123.943 120.000 110.000 100.000 90.000 80.000 2008 2009 2010 2011 2012 Verwachte budgetontwikkeling eventprofessionals [%] [2012 t.o.v. 2011] Stijgt 8% Weet niet 35% Blijft gelijk 25% Daalt 32% 23

Personeelsevent budgettrend Op basis van de gemiddelde budgetten voor personeelsevents van organisaties met 100 of meer werknemers, de verwachte ontwikkeling [groeien, krimpen of gelijkblijvend] en het stijging of daling percentage verwachten wij dat in 2012 de budgetten voor personeelsevenementen verder dalen met circa 7%. Dit vertaalt zich gemiddeld in onderstaande budgetgrafiek. Ontwikkeling gemiddeld budget personeel events 2008-2012 [ ] 46.000 44.000 43.428 44.613 NIDAP 2011 42.000 40.699 40.000 38.000 39.107 37.986 36.000 34.000 32.000 30.000 2008 2009 2010 2011 2012 Verwachte budgetontwikkeling brede doelgroep opdrachtgevers 2012 [t.o.v. 2011] [%] Stijgt 6% Weet niet 37% Blijft gelijk 37% Daalt 20% 24

2.2 Budgetindicatie Introductie De budgetten voor evenementen zijn vaak niet ondergebracht in één centrale pot. Bovendien kunnen budgetten van jaar tot jaar sterk verschillen door éénmalige events, zoals jubilea of openingen. Organisaties die veel doen aan evenementen hebben een hoofdverantwoordelijke aangesteld voor het eventmanagement. Deze doelgroep is vertegenwoordigd in het telefonisch onderzoek dat wij hebben uitgevoerd. De doelgroep die wij online hebben onderzocht noemen wij de brede doelgroep. Onder deze groep verstaan wij organisaties waarbij één of meer medewerkers de verantwoordelijkheid hebben voor de events, vaak niet als hoofdtaak maar als extra taak. In deze groep bevinden zich naast personeel- en HR-functionarissen, ook directiesecretaressen, marketing of productmanagers. Uiteraard bevinden zich in deze groep naar verhouding ook eventmanagers, maar zij zijn maar een beperkt deel. Kunt u een indicatie geven van de hoogte van het totaalbudget voor evenementen in 2012? Brede doelgroep opdrachtgevers Meer dan 1.000.000 8 500.001 tot en met 1.000.000 10 200.001 tot en met 500.000 5 100.001 tot en met 200.000 5 50.001 tot en met 100.000 3 25.001 tot en met 50.000 5 10.001 tot en met 25.000 15 Tot en met 10.000 8 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 25

Indicatie totaalbudget events bij event managers De doelgroep van eventprofessionals bevat meer opdrachtgevers die de eventverantwoordelijkheid als hoofdtaak of als belangrijke extra taak op zich hebben genomen. Twee derde van hen kon of wilde geen antwoord geven op de budgetvraag. Hieronder staan de percentages van hen die wel een antwoord wilden gaven. Kunt u een indicatie geven van de hoogte van het totaalbudget voor evenementen in 2012? Eventprofessionals Meer dan 1.000.000 13 500.001 tot en met 1.000.000 8 200.001 tot en met 500.000 9 100.001 tot en met 200.000 1 50.001 tot en met 100.000 5 0 2 4 6 8 10 12 14 26

2.3 Ontwikkeling budgetten bij eventprofessionals NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Budgetten in beweging In het verlengde van de vraag over de reorganisatie-fase en de besluitvorming over middelgrote en grote evenementen, is het relevant om de budgetontwikkeling bij de eventprofessionals te volgen. We hebben er voor gekozen om de respondent zelf het ijkpunt [ het hoogste niveau ] te laten bepalen. Bij circa 44% is het budget gelijk gebleven of zelfs groter ten opzichte van het hoogste niveau. Circa 26% geeft aan dat het budget is gehalveerd ten opzichte van het hoogste niveau. Slechts bij 13% van de respondenten is er sprake van een afname van 80%. Als u kijkt naar de budgetten voor evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer..? Ik noem u een drietal opties. Eventprofessionals Het budget is bijna net zo groot of groter 44 Evenementenbudget ongeveer 50% verminderd tov hoogste punt 26 Evenementenbudget 80% verminderd tov hoogste punt Anders 10 13 Weet niet 8 0 10 20 30 40 50 27

Verwachting Budget zakelijk Als we de [relatief grote] groep met organisaties waarvan de respondent aangeeft het niet te weten [of niet wil zeggen] naar rato verdelen over de organisaties [met stijgend, dalend of stabiel zakelijk budget] en verrekenen de stijging- of dalingspercentages, dan daalt voor de zakelijke evenementen het gemiddeld budget per saldo met 4% in 2012. De budgetten voor evenementen zijn bij één derde van de respondenten opnieuw gedaald tussen 2011 en 2012. Bij ongeveer 25% is het budget nu stabiel. Bij circa 8% zal het budget stijgen in 2012. Vergeleken met de cijfers uit 2011 [niet in grafiek] zien we toch weer een grotere groep organisaties waarvan het budget daalt. We zien ook een veel grotere groep in 2012 die het niet weet of wil zeggen. Met hoeveel procent is het totaalbudget voor zakelijke evenementen in 2012 gestegen/gedaald ten opzichte van 2011? Eventprofessionals Gestegen 8 2012 Gelijk gebleven 25 Gedaald 32 Weet niet/geen antwoord 36 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Met hoeveel procent is het totaalbudget voor zakelijke evenementen in 2012? Eventprofessionals...gedaald ten opzichte van 2011? 31...gestegen ten opzichte van 2011? 19 0 5 10 15 20 25 30 35 Verklaring is bekend De verklaringen voor dalingen hebben vooral te maken met het organiseren van minder [grote] evenementen en generieke bezuinigingen. Bij organisaties met een stijgend eventbudget ligt de oorzaak in het juist wel organiseren van evenementen, economische vooruitgang van de organisatie of kostenstijging. 28

2.4 Ontwikkeling budgetten bij brede doelgroep opdrachtgevers Budgetten in beweging Bij de brede doelgroep, met grote en kleine opdrachtgevers van evenementen [zie spreiding budgetten] zien we grotendeels dezelfde trends als bij de hiervoor beschreven resultaten over de eventprofessional. De budgetten van evenementen zijn gekort. De vraag is gesteld waar opdrachtgevers nu staan ten opzichte van het hoogste punt in de afgelopen jaren [veelal 2007/2008]. Wij stellen vast dat bij: Eén op de drie opdrachtgevers werkt met een gehalveerd budget ten opzichte van het ooit hoogste niveau. Circa 15% van de opdrachtgevers heeft het budget met 80% zien dalen. Circa 35% van de opdrachtgevers werkt met een budget dat weer ligt op het hoogste niveau. Bij 7% ontwikkelde het budget zich anders dan hierboven. Ook hier kan het overigens gedaald zijn. Als u kijkt naar de budgetten voor evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer? Brede doelgroep opdrachtgevers Het budget is bijna net zo groot of groter ten opzichte van hoogeste niveau Het budget is ongeveer 50% verminderd vanaf hoogste niveau 34 35 Het evenementenbudget is met 80% vanaf hoogste niveau 15 Anders 7 weet niet 10 0 10 20 30 40 29

De budgettrend in woord en beeld 30

Budgettrend Binnen de brede doelgroep geeft een groot deel [38%] aan niet te weten wat de ontwikkeling is van het totale evenementen budget in 2012 ten opzichte van het jaar ervoor. Van de groep die het wel kan aangeven zijn: Bij 20% de budgetten gedaald tussen 2011 en 2012. Bij ongeveer 37% is het budget nu stabiel. Bij circa 6% zal het budget stijgen in 2012. Is het totaalbudget voor evenementen in 2012 gestegen, gedaald of gelijk gebleven t.o.v. 2011? Brede doelgroep opdrachtgevers Gestegen 6 Gelijkgebleven 37 Gedaald 20 Weet niet 38 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Met hoeveel procent is het totaalbudget voor evenementen in 2012? Brede doelgroep opdrachtgevers...gedaald ten opzichte van 2011? 38...gestegen ten opzichte van 2011? 18 Verklaringen voor stijgingen en dalingen 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Belangrijkste algemene redenen bij stijgingen bij [personeels] evenementen hebben te maken met éénmalige evenementen en kostenstijgingen. Belangrijkste redenen bij dalende budgetten zijn bezuinigingen, minder personeel of omdat er het jaar ervoor een éénmalig evenement is georganiseerd. 31

Verschillen met voor de recessiejaren in woord en beeld Brede doelgroep opdrachtgevers 32

Gem budget 2012 [euro] Evenementen/ organisatiebureau Cateraar Locatieverhuurder Entertainment-bureau Communicatie/ PR bureau Techniek/ decorbureau Overige NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 2.5 Bestedingsindicatie personeelsevents per toeleverancier Verdeling kosten personeelsevent Onderstaande bedragen geven een indicatie van de kosten voor externe diensten zoals die kunnen worden verdeeld over het budget per genodigde of bezoeker. Verdeling budget [euro s] per type personeelsevenement 2012 Budgetverdeling % 24 27 30 7 1 2 9 Kick off meetings 56 13 15 17 4 1 1 5 Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea 80 19 22 24 6 1 2 7 Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties 76 18 21 23 5 1 2 7 Gepensioneerdendagen 59 14 16 18 4 1 1 5 Sportieve evenementen 56 13 15 17 4 1 1 5 Open dagen 37 9 10 11 3 0 1 3 Seizoen evenementen [Kerst, Pasen] 34 8 9 10 2 0 1 3 33

Gem budget 2012 [euro] Evenementen/ organisatiebureau Cateraar Locatieverhuurder Entertainment-bureau Communicatie/ PR bureau Techniek/ decorbureau Overige NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 2.6 Bestedingsindicatie zakelijke events per toeleverancier Verdeling kosten zakelijk evenement Onderstaande bedragen geven een indicatie van de kosten voor externe diensten zoals die kunnen worden verdeeld over het budget per genodigde of bezoeker. Verdeling budget [euro s] per type zakelijk evenement 2012 Budgetverdeling % 11 33 33 3 6 9 6 Productpresentaties 142 16 47 47 4 9 13 9 Openingen 111 12 37 37 3 7 10 7 Dealerbijeenkomsten 188 21 62 62 6 11 17 11 Perspresentaties 90 10 30 30 3 5 8 5 Aandeelhoudersvergaderingen 90 10 30 30 3 5 8 5 Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 104 11 34 34 3 6 9 6 Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 109 12 36 36 3 7 10 7 Binnenlandse beurzen 75 8 25 25 2 5 7 5 Congressen en symposia 136 15 45 45 4 8 12 8 34

Miljoenen 2.7 Totale markt zakelijke evenementen 2012 NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Zakelijke events De Nederlandse markt voor zakelijke evenementen daalde van 574 miljoen in 2008 naar 417 miljoen in 2009 om in 2010 verder weg te zakken tot onder 390 miljoen. In 2011 is er een kleine opleving maar voor 2012 zal er weer sprake zijn van een daling van naar onze schatting 4%. Dit zal kunnen leiden tot margedruk en een shake out of herstructurering van toeleveranciers zoals cateraars, grote locaties en organisatiebureaus. Totale markt voor zakelijke evenementen Nederland 2007-2012 21 700 600 577,00 574,00 500 400 300 200 100 417,00 388,50 398,00 382,00 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Tertiaire sector Als we de tertiaire sector meerekenen in de totale marktberekening komt de totale markt circa 118 miljoen hoger uit. Dit is echter een ruwe schatting die in de volgende editie zal worden getoetst. 21 In de berekening is rekening gehouden met het aantal faillissementen onder bedrijven en organisaties met 100 of meer werknemers. Dit bedroeg in 2010 circa 2%. Voor 2011 zijn we van eenzelfde percentage uitgegaan. 35

Miljoenen 2.8 Totale markt personeelsevenementen 2012 NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Personeelsevents In 2011 zagen we voor het eerst in drie jaar een licht positieve ontwikkeling als het gaat om de verwachtingen voor de bestedingen op de markt voor personeelsevenementen. Maar in 2012 zakt ook dit segment weg naar een nieuw dieptepunt van 164 miljoen euro. Hoewel we eerder zagen dat de vraag zich lijkt te herstellen, blijven de budgetten [per gast/bezoeker] te laag voor een gezonde sector. Totale markt voor personeelsevenementen Nederland 2007-2012 22 300 261,84 250 200 226,81 200,42 179,28 188,96 164,00 150 100 50 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 22 In de berekening is rekening gehouden met het aantal faillissementen onder bedrijven en organisaties met 100 of meer werknemers.. Dit bedroeg in 2010 circa 2%. Voor 2011 zijn we van eenzelfde percentage uitgegaan. 36

2.9 Toeleveranciers zakelijke events Verdeling budget zakelijke event NIDAP volgt al enkele jaren de verdeling van het zakelijke evenementen budget bij externe toeleveranciers. We zien de afgelopen jaren een vaste verhouding. Circa een derde van het zakelijke budget gaat naar cateraar en nog eens een derde naar de locatie. Huidige verhouding verdeling budget aan zakelijke evenementen over externe toeleveranciers PR / Communicatie 6% Overige 6% Techniek/Decor 9% Entertainment 3% Catering 32% Organisatie 11% Locatie 33% 37

2.10 Toeleveranciers personeelsevents NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Verdeling budget personeelsevent Binnen de personeelsevents is de rol van organisatie verhoudingsgewijs belangrijker dan bij zakelijke events. Alleen de bestedingen per genodigde liggen bij personeelsevents een stuk lager. In de afgelopen jaren is het aandeel in het budget voor de organisatie van personeelsevents teruggelopen van circa 30% naar 24%. De rol van de locatie[verhuurders] nam juist toe van circa 25% naar 30%. Huidige verhouding verdeling budget aan personeelsevenementen over externe toeleveranciers PR / Communicatie 1% Techniek/Decor 2% Entertainment 7% Overige 9% Catering 27% Organisatie 24% Locatie 30% 38

3 Besluitvorming 2012 3.1 Doelstellingen Introductie De onderstaande doelstellingen van zakelijke en personeelsevenementen zijn over het algemeen van toepassing op de brede doelgroep van grote en kleinere opdrachtgevers van evenementen. Doelstellingen voor zakelijke evenementen [%] 21% 6% 30% Presentatie/ voorlichting Educatie kennisoverdracht Samenwerking, Teambuilding Algemene tevredenheid, Motivatie, incentives 21% 23% Anders Doelstellingen voor personeelsevenementen [%] 5% 10% Algemene tevredenheid, motivatie, incentives Samenwerking, teambuilding 6% 43% Presentatie/voorlichting Educatie en kennisoverdracht 37% Anders 39

Doelstellingen van evenementen NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Bij de eventprofessionals staat anno 2012 de overdracht van kennis bovenaan als argument om een event te organiseren; De binding met personeel en of klanten wordt evenzeer als belangrijke reden genoemd; PR of media doelen zijn minder goed intern aansprekende redenen voor een evenementen. Kunt u mij zeggen welke doelstellingen meer intern aanspreken? Eventprofessionals Evenementen met een kennisdoel 74 Evenementen gericht op binding [van personeel, van klanten], feest 68 Evenementen met een pr media doel 41 Evenementen gericht op productaankoop 22 Evenementen gericht op houding/attitudeverandering 21 Weet niet/geen antwoord 4 0 10 20 30 40 50 60 70 80 40

Doelstellingen die intern aanspreken NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 De brede doelgroep van grotere en kleinere opdrachtgevers zet personeelsbinding en teamgeest/samenwerking op de eerste plaats als interne drijfveren. Op de tweede plaats staat de binding van klanten. Meer complexe drijfveren zoals verandering van gedrag van werknemers worden door een kwart van de opdrachtgevers genoemd. Welke doelstellingen voor evenementen spreken in de organisatie het meest tot de verbeelding als u een zakelijk- of personeelsevenement intern wilt verdedigen? Brede doelgroep opdrachtgevers Personeelsbinding Teamgeest/samenwerking werknemers versterken 62 62 Klantenbinding 53 PR Media Communicatie doel 33 Kennis vergroten Gedragsverandering werknemers 26 29 Houdingverandering 11 Gedragsverandering product aankoop Geen van bovenstaande doelstellingen 7 8 0 10 20 30 40 50 60 70 41

3.2 Huidige Besluitvorming Belangrijkste verschillen met enkele jaren geleden De volgende overzichten zijn het resultaat van vragen die zowel als open vraag en gesloten vraag zijn gesteld. De vragen gaan over de ontwikkelingen van de organisatie van evenementen bij vooral de eventprofessionals die geïnterviewd zijn in het onderzoek. De vraag is als volgt gesteld: Stel u zou de evenementen activiteiten [bedrijfsfeest, promotioneel, incentive of kennisevent] van voor de recessiejaren vergelijken met die van nu [2012], op welke gebieden zijn dan de belangrijkste verschillen? We stellen vast dat naast minder geld [twee derde noemt dit] ook de versobering en efficiency belangrijkste [spontaan genoemde] veranderingen zijn. Circa een vijfde stelt dat er minder evenementen zijn georganiseerd. De inzet van sociale media wordt door 12% genoemd. Er is ook in deze tijd nog een groep die juist meer events organiseert [14%] en of meer grote events. Circa 11% ziet weinig veranderingen. Belangrijkste verschillen met voor de recessiejaren [%] Eventprofessionals Minder geld 61 Duurzaam, soberder, efficienter, andere doelstellingen 39 Minder evenementen Meer evenementen Inzet van sociale media Weinig veranderingen 17 14 12 11 Kleinschaliger Nieuwe technieken Meer grotere evenementen 4 5 7 0 10 20 30 40 50 60 70 42

Belangrijkste verschillen met enkele jaren geleden Aan dezelfde respondent [Brede doelgroep opdrachtgevers] zijn ook een aantal mogelijke verschillen met voor de recessiejaren voorgelegd. Gevraagd is welke van toepassing zijn. Ook hier stelt een meerderheid [bijna 80%] dat de beschikbare budgetten per event zijn veranderd. Daarnaast noemt rond de 70% dat de rol van communicatie technologie verschilt met circa 5 jaren geleden. Door bijna 60% wordt de verandering van het aantal events per jaar genoemd. Als vierde punt [bijna 40%] noemen de experts de gewijzigde relatie met ingehuurde bedrijven. Verschillen met voor de recessiejaren gesloten vraag [%] Eventprofessionals De beschikbare budgetten per event 78 De rol van communicatie technologie 72 Het aantal events per jaar 58 De relatie met ingehuurde bedrijven tbv event De rendementsvraag Het aantal genodigden of gasten De doelstellingen van het event 36 33 32 30 Het intern 'verkopen' van een event De rol van u als opdrachtgever De doelgroepen voor evenementen 18 17 20 0 10 20 30 40 50 60 70 80 43

Besluitvorming resumerend We resumeren hier de stand van zaken ten aanzien van de besluitvorming bij de eventprofessional en de brede doelgroep van grote en kleine opdrachtgevers. Over het algemeen stelt men dat er heel selectief weer events doorgaan anno 2012. De event professional zien in een derde van de gevallen weer dat alles weer mogelijk is. Bij de brede doelgroep van opdrachtgevers is meer onzekerheid: zo staan in 10% van de gevallen de events on hold en is bij slechts 8% alles weer mogelijk. Als u kijkt naar de besluitvorming over grote en middelgrote evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer..? Alles is weer mogelijk 8 34 Er is weer wat meer mogelijk in 2012 12 20 Heel selectief gaan er events door 46 54 Alles on hold Weet niet/geen antwoord 3 5 8 10 Bede doelgroep Eventprofessionals 0 10 20 30 40 50 60 44

3.3 Reorganisatie Wat zeggen experts over reorganisatie Reorganisaties zijn gericht op kostenbesparingen en efficiency. Zij hebben in de regel een effect op evenementenbestedingen. Bij beide onderzochte doelgroepen, de eventprofessionals en de brede doelgroep van opdrachtgevers, is de helft of meer nog in reorganisatie [halverwege of bijna klaar]. Circa een derde gaat helemaal niet reorganiseren. In beide groepen zal tussen de 8 en 11% nog gaan starten met een reorganisatie. Eventprofessionals [in grotere organisaties] geven aan meer halverwege het reorganisatie proces te zijn. Binnen de brede doelgroep van grotere, middelgrote en kleinere organisaties wordt er wat minder vaak gereorganiseerd. Zij zijn ook wat vaker al klaar met reorganiseren. Als u kijkt naar uw eigen organisatie en de organisatorische veranderingen sinds de recessie van 2007, waar staat uw organisatie dan ongeveer Halverwege met reorganiseren 27 39 Er wordt niet gereorganiseerd. 30 36 De organisatie is bijna helemaal klaar met reorganiseren 13 20 Gaan nog beginnen met reorganiseren 8 11 Weet niet/geen antwoord 7 10 Brede doelgroep Eventprofessionals 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 45

3.4 Effect van een evenement Effectmeting De vraag of men het effect van evenementen meet, kan sociaal wenselijk antwoordgedrag opleveren. Deze vraag is gesteld aan de brede doelgroep. Circa 38% van de respondenten zegt dat zij het effect meet van de evenementen die men organiseert. Meer dan 40% meet het effect van de georganiseerde evenementen niet. Er wordt op verschillende wijzen gemeten. Een deel van hen meet het aantal aanwezigen, er worden enquêtes uitgestuurd, er wordt gekeken naar het aantal ontmoetingen, de spin off qua contracten en opdrachten en het aantal follow up afspraken. Aan de open antwoorden te zien wordt vooral vanuit zakelijk perspectief gemeten en minder in termen van communicatie effect c.q. gerealiseerde personeelsbinding of teamgeest. Deze antwoorden staan in de bijlage. Meet u het effect van de evenementen die u organiseert? [%] Weet niet 21% Ja 38% Nee 41% 46

3.5 Werkkostenregeling Invloed van de nieuwe werkkostenregeling Sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling [WKR]. Door deze regeling kan er maximaal 1,4% van het totale fiscale loon [de 'vrije ruimte'] uitgegeven worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast vergoedt blijven of worden verstrekt door gerichte vrijstellingen toe te passen. Gevraagd is naar de eventuele invloed van deze regeling op de evenementenbestedingen. Een kwart is [nog] niet bekend met de regeling; Volgens een derde van de respondenten heeft de werkkostenregeling geen invloed op de evenementenbestedingen; Bij 3% zal de inhoud van de events en meetings een ander karakter krijgen; Circa 9% verwacht dat er minder wordt uitgegeven aan events, meeting en dergelijke voor het personeel. Het kan daarbij gemiddeld gaan om dalingen van 30% [indicatief]. Wat voor invloed heeft de nieuwe werkkostenregeling op uw evenementenbestedingen? [%] Eventprofessionals Is niet bekend met de werkkosten regeling 26 De nieuwe werkkostenregeling heeft geen invloed op de evenementenbestedingen 34 De inhoud van events en meetings voor personeel krijgt een ander karakter 3 Er wordt minder uitgegeven aan events en meetings voor personeel 9 Weet niet/geen antwoord 8 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Indien minder uitgegeven: Hoeveel procent zal er minder worden uitgegeven aan events en incentives voor personeel? Eventprofessionals Totaal gemiddelde 29 0 5 10 15 20 25 30 35 47

4 Steekproef en Verantwoording NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 4.1 Steekproef en doelgroepen Steekproef Populatie Doelgroepen Het trekken van de steekproef voor het onderzoek is gebaseerd op een veel toegepaste vorm, de gestratificeerde aselecte enkelvoudige steekproef. Bij stratificatie wordt de populatie verdeeld in een aantal groepen of strata waaruit afzonderlijke steekproeven worden getrokken. Dit principe berust op de gedachte dat een heterogene groep homogener gemaakt kan worden door opdeling in deelpopulaties. Vergelijking in een homogene groep maakt de resultaten betrouwbaarder. De NIDAP Bedrijfsevenementen onderzoeken bestaat de populatie grotendeels uit bedrijven in Nederland met meer dan 100 werknemers die evenementen organiseren/inkopen waarbij externe toeleveranciers worden ingeschakeld. De eventmanager of event verantwoordelijke functionaris wordt door NIDAP vooraf geselecteerd. Dit gaat grotendeels telefonisch. Organisaties die veel doen aan evenementen hebben vaker een hoofdverantwoordelijke aangesteld voor het eventmanagement. Deze doelgroep is vertegenwoordigd in het telefonisch onderzoek dat wij hebben uitgevoerd. De doelgroep die wij online hebben onderzocht noemen wij de brede doelgroep. Onder deze groep verstaan wij organisaties waarbij één of meer medewerkers de verantwoordelijkheid hebben voor de events, vaak niet als hoofdtaak maar als extra taak. In deze groep bevinden zich naast personeel en HR-functionarissen ook directiesecretaressen, marketing of product managers. Uiteraard bevinden zich in deze groep naar verhouding ook eventmanagers, maar zij zijn maar een beperkt deel. Inhoud Doelgroep Aantal totaal Totaal geslaagde interviews Telefonisch experts onderzoek Naamsbekendheid, budgettrend en besluitvorming Eventmanagers 185 76 Online onderzoek juni 2012 Naamsbekendheid, budgettrend en besluitvorming Eventmanagers 5.000 bruto 155 Online onderzoek augustus 2012 Inkoop Eventmanagers 1.450 75 48

4.2 Branche indeling Branche indeling Onder de primaire sector verstaan wij in de branches industrie, transport & bouw. Onder de secundaire sector verstaan we de branches zakelijke/financiële diensten, ICT & media en nu ook de handel en horeca. De tertiaire sector bestaat uit de branches overheid, zorg en non-profit. Onze indeling wijkt daarmee af van de klassieke indeling waarbij de industrie is ondergebracht in de secundaire sector. Per sector kunnen evenementen meerdere evenementtypen worden ingekocht. Hierdoor tellen de percentages op tot boven de 100%. Er kunnen fluctuaties voorkomen bij bepaalde typen evenementen en bepaalde sectoren als in die sector maar weinig van dit type evenementen worden ingekocht. Aantallen organisaties [hoofdvestigingen/zelfstandige vestigingen] met 100 of meer werknemers per branche gecorrigeerd voor het aantal faillissementen Universum 100+ Industrie 1.497 Handel & Horeca 1.177 Transport & Bouw 1.087 Financiële dienstverlening 399 Zakelijke dienstverlening 1.064 ICT & media 311 Non-profit 511 Overheid 481 Gezondheidszorg 488 Totaal 7.014 49

Indeling naar organisatiegrootte Bij de berekening van de totale markt is voor het eerst rekening gehouden met het aantal faillissementen in de afgelopen twee jaren. Aantal faillissementen in 2010 voor organisaties met 100 of meer werknemers was circa 2%. 50

5 Bijlagen 5.1 Selectiecriteria Personeelsevenement Selectiecriteria voor de locatie van een personeelsevenement [%] Prijsniveau en prijs/kwaliteitverhouding Bereikbaar en parkeergelegenheid Uitstraling en sfeer, de inrichting In de regio, dichtbij Klantgerichtheid, professionaliteit en service Mogelijkheden, aanbod en aantal zalen Catering passend, goed, flexibel Vernieuwend, innovatief, creatief, multimediaal Presentatie-, internet- en netwerkmogelijkheden Anders Weet niet 3,5 1,8 15,7 25,4 46,7 66,2 64,5 63,4 61,6 56,7 55,8 0 20 40 60 80 Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot het aanbod en de mogelijkheden [%] Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot de dienstverlening [%] Prijs/kwaliteit Flexibiliteit Orginaliteit Bezoekerscapaciteit Catering Aanbod en mogelijkheden Parkeergelegenheid Kwaliteit Anders Weet niet/geen antwoord 21,8 17,5 13,9 13,6 12,4 10,2 8,5 5,5 5,4 2,6 0 5 10 15 20 25 Klantgerichtheid Service Flexibiliteit Professionaliteit Prijs/kwaliteitverhouding Goede catering Kwaliteit Uitstraling Bereikbaarheid Parkeergelegenheid Anders Weet niet/geen antwoord 12,4 6,9 6,2 5,5 4,2 4,1 3,3 9,9 8,3 29,3 28,9 27,2 0 20 40 NIDAP 2011 51

5.2 Selectiecriteria Zakelijk evenement NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Selectiecriteria voor de locatie van een zakelijk evenement [%] Uitstraling en sfeer, de inrichting Bereikbaar en parkeergelegenheid Mogelijkheden, aanbod, aantal zalen, etc In de regio, dichtbij Prijsniveau en prijskwaliteitverhouding Klantgerichtheid, professionaliteit Catering passend, goed, flexibel Presentatie-, internet- en netwerkmogelijkheden Vernieuwend, innovatief, creatief Anders Weet niet 3% 5% 18% 27% 34% 51% 48% 47% 43% 68% 72% 0% 20% 40% 60% 80% Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot het aanbod en de mogelijkheden [%] Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot de dienstverlening [%] Mogelijkheden/aanbod Bereikbaarheid Klantgerichtheid Uitstraling Flexibiliteit Meedenken met de klant Kwaliteit Passen bij doelgroep Prijs/kwaliteitverhouding Anders namelijk Weet niet 7% 6% 4% 3% 3% 7% 14% 25% 22% 20% 18% 0% 10% 20% 30% Klantvriendelijkheid 55% Meedenken 19% Flexibiliteit 11% Prijs/kwaliteitverhouding 6% Uitstraling 3% Anders namelijk 10% Weet niet/geen antwoord 11% 0% 20% 40% 60% NIDAP 2011 52

5.3 Effect meten Aan de hand van welke aspecten brengt u het effect van een evenement in kaart? Aantal aanwezigen t.o.v. aantal genodigden. Aantal bezoekers, aantal offertes, aantal orders. Aantal bezoekers, doelstellingen behaalt. Aantal ontmoetingen die plaatsvinden aanwezigheid. Beleving van de doelgroep. Bezoek, no shows, catering, parkeren, communicatie, doelstelling, follow up. Deelname/opmerkingen. Enquête na afloop. Er wordt navraag gedaan bij de deelnemers. Evaluatie met doelgroep en leveranciers. Evaluatie: tevredenheid, opkomst, zijn onderlinge afspraken nagekomen, is het totaalbeeld gelijk aan de verwachting? Goodwill, omzet. Inhoud en vorm. Uitgebreide enquête klanttevredenheid op onderdelen en totaal. Via een uitgebreide survey worden diverse aspecten beoordeeld en geëvalueerd. Zowel logistieke vragen als inhoudelijke (bindings-) vragen. Tevredenheid gast; opkomst; aantal follow-up afspraken. Inschrijvingen, opkomst, beoordeling, omzet volgende jaren. Locatie, catering, communicatie, logistiek, inhoud, bruikbaarheid inhoud, presentators. Of onze locatie goed bevonden is. Off spin in de vorm van contracten/contacten. Op basis van doelstellingen. Opdrachten/offertes aanvragen. Tevredenheid gast; opkomst; aantal follow-up afspraken. Uitgebreide enquête klanttevredenheid op onderdelen en totaal. Via een uitgebreide survey worden diverse aspecten beoordeeld en geëvalueerd. Zowel logistieke vragen als inhoudelijke (bindings-) vragen. Inschrijvingen, opkomst, beoordeling, omzet volgende jaren. Locatie, catering, communicatie, logistiek, inhoud, bruikbaarheid inhoud, presentators. Of onze locatie goed bevonden is. Off spin in de vorm van contracten/contacten. Op basis van doelstellingen. Opdrachten/offertes aanvragen. 53