Informatie voor exposanten
LOCATIE Jaarbeurs Utrecht, bezoekadres Jaarbeursplein 3521 AL Utrecht Jaarbeurs Utrecht, laden en lossen Melden P2, vanaf daar wordt u doorverwezen Truus van Lierlaan Utrecht TIJDEN Opbouw Maandag 26 september 12.00 22.00 Dinsdag 27 september 08:00 20:00 Beurs Woensdag 28 september 10:00 17.00 hal open voor exposanten vanaf 08:00 uur 17:00 18:30 borrel voor exposanten Donderdag 29 september 10:00 17.00 Afbouw Donderdag 29 september 17:00 22:00 Vrijdag 30 september 08.00 15.00 LOSSEN / LADEN Lossen, afgifte goederen Voor lossen moet u zich melden op P2 aan de Truus van Lierlaan. Vanaf daar krijgt u instructies waar ruimte is om te lossen bij de hallen. Direct na het lossen wordt u verzocht het voertuig gratis te parkeren op P2 voor de rest van de dag. Het is niet toegestaan vrachtwagens, losgekoppelde trailers of aanhangers op P2 achter te laten. Laden, ophalen van goederen Voor laden moet u zich melden op P2 aan de Truus van Lierlaan. Vanaf daar krijgt u instructies waar ruimte is om te laden bij de hallen. Lossen / laden algemeen Het is niet toegestaan om op de openbare weg te parkeren of daar te wachten tot men het terrein op kan. De openbare weg dient te allen tijde vrij te blijven. In het centrum van Utrecht geldt een milieuzone voor oudere auto s en vrachtwagens op diesel. P2 valt buiten de milieuzone, lossen en laden bij de hallen valt binnen de milieuzone. Kijk voor info op: http://www.utrecht.nl/milieu/luchtkwaliteit/milieuzone/. Er zijn gratis heftrucks beschikbaar om spullen naar en van de stand te transporteren. Gebruik eigen heftruck is onder bepaalde voorwaarden toegestaan. Dien uiterlijk 2 weken voor opbouw een aanvraagformulier in. Dit formulier en de voorwaarden kunt u opvragen bij Leroy Bronk, 085 773 17 51 of via leroy.bronk@expoproof.com Er zijn geen op- of afbouwpassen nodig.
PARKEREN Parkeren tijdens de op- en afbouw is gratis mits u uw auto parkeert op P2. Op de overige parkeerplaatsen tijdens de op- en afbouw en gedurende de beurs is er betaald parkeren. U kunt vooraf uitrijkaarten bestellen via de webshop. Er zijn 2 mogelijkheden; Enkelvoudige uitrijkaart. U kunt eenmalig uitrijden. Abonnement voor beide beursdagen, 28 en 29 september. U kunt meerdere malen per dag inen uitrijden. Let op dat u het parkeerabonnement bij de slagboom weer meeneemt, deze worden namelijk niet ingenomen! Bij uw deelname is 1 abonnement voor beide beursdagen per 12 m2 ingesloten. Zowel de abonnementen als de enkelvoudige uitrijkaarten worden u een week voor de beurs per post toegezonden. LADEN / LOSSEN REGISTREREN STANDPERSONEEL Alle personen die tijdens de beurs op de stand komen te staan dienen van te voren geregistreerd te worden als standpersoneel. Registreren kan via de inlogpagina voor exposanten. (heeft u de inloggegevens niet meer, bel dan met ExpoProof 085-773 17 51 of stuur een mail naar leroy.bronk@expoproof.com). Klik na het inloggen op de blauwe tekst Standpersoneel aanmelden, er opent dan een nieuwe website. Op die website ziet u linksboven op uw scherm een knop Personeel. Klik hierop en er verschijnt een groene button met '+ nieuw'. Ga met uw muis op deze button staan en er verschijn een balk met tekst. Klik op die balk en u kunt een persoon registreren. Na het registreren wordt een e-mail met een voucher gestuurd die in Jaarbeurs bij de registratiebalie omgewisseld kan worden voor een badge. Na het registreren wordt een e-mail met een voucher gestuurd die in Jaarbeurs bij de registratiebalie omgewisseld kan worden voor een badge.
STAND Stand (zie voorbeeld hierboven) De standaard stand heeft een vloeroppervlakte van 4 x 3 meter. Een rijstand heeft 4 meter achterwand en 2 zijwanden van 2 meter. Een hoekstand heeft op de hoek een wand van 1 meter. Stand WEL inbegrepen Bij uw deelname is het volgende bij uw stand inbegrepen: Standwanden kleur wit Vloerbedekking (kleur: antraciet) Stofzuigen op dinsdag- en woensdagavond. Algemene halverlichting (voor extra uitlichten van uw stand kunt u lichtspots bestellen, zie webshop) Wifi (gegarandeerde internetaansluiting, zie webshop) Stand NIET inbegrepen Voorzieningen die niet zijn inbegrepen zijn o.a. elektriciteit lichtspots meubilair groen (planten) bergruimte (1 m2). Deze voorzieningen zijn te bestellen via de webshop. Bevestiging materiaal aan standwanden: Materiaal kunt u op 2 manieren aan de wanden bevestigen Met haken over de bovenrand van de stand, tijdens de opbouw gratis verkrijgbaar bij de organisatie. Met tape, wij adviseren u eerst enkelzijdig tape aan te brengen en hierop dubbelzijdig tape te plakken. Hierdoor voorkomt u beschadiging van de standonderdelen. Andere bevestigingsmethoden zijn niet toegestaan. Na de beurs dient u alle wanden weer schoon achter te laten, eventuele schoonmaakkosten worden in rekening gebracht. Bij schade wordt 50,- per paneel in rekening gebracht!
Upgrade U kunt op een eenvoudige en goedkope manier uw stand upgraden. Hiervoor zijn 2 mogelijkheden welke u kunt bestellen via de webshop, Achterwand, full colour doek ( 157,50 per strekkende meter) Achterwand, full colour print ( 145,00 per paneel) Halhoogte Hal 2 Vrije hoogte van 4,6 meter. Behalve 2.1.05 t/m 2.1.08, 2.1.40, 2.2.02 t/m 2.2.07, 2.3.02, 2.4.04 t/m 2.4.07 vrije hoogte aldaar is 3,9 meter. Hal 3 Vrije hoogte van 8,0 meter. Behalve 3.1.61, 3.2.61, 3.3.62, 3.3.61, 3.3.63, 3.4.62 vrije hoogte aldaar is 4,7 meter. Hal 4 Vrije hoogte van 6,7 meter Behalve 4.1.53 t/m 4.1.58, 4.2.52 t/m 4.2.59, 4.3.56 t/m 4.3.60 vrije hoogte daar is 4,6 meter Inrichting van de stand Voor de inrichting van de stand geldt dat andere exposanten en bezoekers er geen overlast (o.a. licht, geluid, obstakels) van mogen ondervinden, dit naar het oordeel van de organisatie van de beurs. Alle displays en overig promotiemateriaal dienen binnen de standruimte te blijven. Zo voorkomt u dat doorgangen worden verspert en de buren last zouden hebben van uw materiaal. Gebruikte materialen mogen niet gemakkelijk vuur vatten, dit naar het oordeel van de dienstdoende brandweer of controlerende instantie.
Eigen standbouw Indien u zelf een stand bouwt of laat bouwen binnen de aanwezige standwanden, dient de tekening ter goedkeuring worden aangeboden aan de organisatie! Maakt u gebruik van een standbouwer, geef hem een exemplaar van deze informatie voor exposanten. Vuilafvoer Exposanten dienen tijdens op- en afbouw zelf zorg te dragen voor het afvoeren van afval. De organisatie stelt hiervoor vuilniszakken beschikbaar. Vuil dat achterblijft, wordt op kosten van de exposant afgevoerd. Voor uw afval kunt u desgewenst een vuilcontainer huren (inhoud: 1m3). De huurprijs van een vuilcontainer voor gewoon afval is 125. De huurprijs van een vuilcontainer voor bouw afval is 375. WIFI Er is Wifi beschikbaar. Heeft u een absoluut gegarandeerde internetverbinding nodig adviseren wij een bekabelde aansluiting aan te vragen via de webshop CATERING Catering WEL inbegrepen Tijdens op- en afbouw: Koffie en thee Tijdens beurs: Koffie, thee en frisdrank voor bezoekers en exposanten (geen alcoholische dranken). Lunch per beursdag, bestaande uit 3 broodjes, candybar en flesje water p.p., 1 per stand van 4 m², 2 per stand 12 m², 4 per stand 24 m². Exposantenborrel op woensdag 28 september tussen 17:00 en 18:30 uur. Catering NIET inbegrepen Eventuele aanvullende lunches kunt u per persoon bijbestellen via de webshop. Eventuele aanvullende standcatering kunt u bestellen bij de cateraar via de webshop. HOTEL Op slechts een paar honderd meter van de Jaarbeurs ligt het Park Plaza Hotel waar wij ook als organisator verblijven. U kunt als exposant met korting uw kamer reserveren, https://www.parkplaza.com/expo16. Een alternatief is het NH Hotel, ook vlakbij bij de Jaarbeurs, http://www.nh-hotels.com/events/en/event-detail/31309/expo_proof.html. BESTELLINGEN In de webshop kunt u alle bestellingen plaatsen die met de deelname aan de Dag van de Openbare Ruimte te maken hebben. Mocht u vragen hebben kunt u contact opnemen met Leroy Bronk, 085-773 17 51 of per mail leroy.bronk@expoproof.com DEADLINE BESTELLINGEN De deadline voor het plaatsen van bestellingen is 12 september 2016. Later bestellen kan, er is dan echter een toeslag van 25% van toepassing. Na 23 september kunnen de bestellingen alleen nog per mail worden doorgegeven via bestellingen@expoproof.com.
PROMOTIONELE AANDACHTSPUNTEN Beurscatalogus De beurscatalogus wordt verzorgd door Acquire Publishing. Er wordt door hen contact met u opgenomen voor de promotiemogelijkheden en de standaard vermelding in de beurscatalogus. Let op: uw bedrijfsomschrijving (eventueel met logo) op de beurswebsite staan hier los van! Flyeren en andere promotie op de beursvloer niet toegestaan Er mag nergens anders worden geflyerd of anderszins promotie worden gemaakt dan vanuit uw eigen stand. Tijdens de beurs zal hierop toezicht worden gehouden.