Inkoopbeleid Gemeente Oirschot 2010-2013 Copyright BIZOB. Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van BIZOB. Versie definitief (2010) Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 1
Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Doelstellingen gemeentelijk inkoopbeleid 4 2. Beleidsuitgangspunten 5 2.1 Het inkoopproces 5 2.2 Professionaliteit 6 2.3 Doelmatig en rechtmatig inkopen 8 2.4 Maatschappelijk verantwoord inkopen 8 2.5 Integriteit 9 2.6 Lokaal en regionaal 9 2.7 Deelname aan BIZOB 9 3. Organisatorische uitgangspunten 10 3.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 10 3.2 Inkoopplan 10 3.3 Contractbeheer 10 4. In werking treden, rapportage en evaluatie 11 Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 2
Inleiding Het inkoopbeleid geeft de kaders weer voor het inkopen en aanbesteden van leveringen, diensten en werken van de gemeente Oirschot. In het inkoopbeleid staat wat de doelstellingen en uitgangspunten van de inkoopfunctie van de gemeente zijn. De inkoopdoelstellingen zijn een afgeleide van de organisatiedoelstellingen van de gemeente. De uitvoering van de beleidsregels is vastgelegd in uitvoeringsregels, de zogenaamde inkoop- en aanbestedingsprocedure. Dit resulteert in heldere doelstellingen op strategisch niveau en een praktisch werkbaar document op tactisch niveau. De uitvoeringsregels zijn opgenomen in een afzonderlijk document maar vormen een eenheid met het beleid. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 3
1. Doelstellingen gemeentelijk inkoopbeleid De aanbestedingswet die in 2010 in werking zal treden laat voldoende ruimte over om eigen beleid te voeren op het gebied van inkopen en aanbesteden. Het inkoopbeleid geeft richting aan de opdrachtgeversrol van de gemeente. Het inkoopbeleid gaat uit van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Hierbij wordt de volgende hoofddoelstelling gehanteerd: Het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste leveringen, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn. Hierbij worden de volgende doelen nagestreefd: Professioneel opdrachtgeverschap; Doelmatig en rechtmatig inkopen; De inkoopprocessen afstemmen op het behalen van de doelen uit de gemeentelijke programma s; Het continue verbeteren en borgen van de inkoopfunctie, met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te vergroten; Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB); Integriteit van de gemeente, haar medewerkers en (te contracteren) ondernemers; Een eenduidige en transparante werkwijze. Naast de doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste effecten: Het stimuleren van de regionale economie; Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het gemeentelijke SW-bedrijf; Het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de arbeidsmarkt cq. arbeidsparticipatie; Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van ondernemers. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 4
2. Beleidsuitgangspunten 2.1 Het inkoopproces De inkoopfunctie zoals hieronder staat weergegeven bestaat uit een aantal fases die altijd moeten worden doorlopen. Gezien vanuit de interne klant vindt eerst de offerteprocedure plaats. Hierin wordt op basis van vooraf vastgestelde doelen een of meerdere ondernemers geselecteerd die op basis van een specificatie een offerte in mogen dienen. De vastgestelde doelen zijn gebaseerd op de uitgangspunten van dit inkoopbeleid. De ondernemer die het meest geschikt is zal worden gecontracteerd. Inkoopfunctie Tactisch / initieel Bestellen / operationeel Interne klant Voor traject Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Leverancier Offerteprocedure Bestelprocedure Verwerving Aanbesteding (Lysons & Farington, 2006) Vervolgens start de bestelprocedure. Deze fase bestaat uit de elementen: bestellen, bewaken en nazorg. Deze fase is tot nu toe onderbelicht gebleven in het inkoopbeleid. In deze fase vindt de daadwerkelijke levering van de producten, diensten en werken plaats. Om ook deze fase efficiënt te laten verlopen zal het contract bewaakt worden. Op deze wijze wordt de ondernemer aan de verplichtingen gehouden die in de offerteprocedure zijn afgesproken. Beide fases zijn zeer bepalend voor het resultaat dat de gemeente wenst te behalen. In de eerste fase worden de doelen vastgelegd en wordt hier een ondernemer op geselecteerd. In de tweede fase moeten de doelen worden uitgewerkt. Gebleken is dat een goed contractbeheer hier essentieel voor is. Zonder een goede contractbewaking zullen de vooraf opgestelde doelen niet optimaal worden bereikt. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 5
2.2 Professionaliteit Professioneel inkopen en aanbesteden wil niet alleen zeggen dat de wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het betekent ook dat er rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de individuele in te kopen leveringen, diensten en werken en met de ondernemingen die deze leveringen, diensten en werken leveren. Dit wordt Best Value Procurement genoemd en gaat naast de efficiëntie ook van de effectiviteit van de handelingen uit. Dit proces is in onderstaand stroomschema uitgewerkt. BEHOEFTE Functioneel niveau Scope Team samenstelling DOEL INKOOP- STRATEGIE 1. Analyse inkoopsituatie 2. Analyse van het intern proces 3. Financiele analyse 4. Contract analyse 5. Markt Analyse 6. Portfolio Analyse Markt consultatie PROGRAMMA VAN EISEN Gunningscriteria Selectie criteria Publicatie Nota van Inlichtingen Schouwing AANBESTEDING BEOORDELING GUNNING Bron: BIZOB 2009 Voordat begonnen wordt met een aanbesteding moeten de uitgangspunten van de aanbesteding duidelijk zijn. Wat zijn de leveringen, diensten en werken die men koopt en welke eigenschappen hebben deze. Daarnaast moet er voldoende kennis zijn van de markt en de ondernemers die de diensten, leveringen en werken kunnen leveren. Het vastleggen van deze uitgangspunten zal er toe leiden dat een aanbesteding soepeler verloopt en dat de tevredenheid over de ingekochte leveringen, diensten of werken hoger is. Om dit te organiseren zal voor de in te kopen leveringen, diensten of werken een inkoopstrategie geschreven worden. In deze inkoopstrategie zullen diverse analyses van de markt en van de in te kopen goederen, diensten of werken uitgevoerd worden. Dit met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk in te kopen. Hierbij zal niet alleen gekeken worden naar prijsaspecten, maar ook naar te maken keuzes met betrekking tot interne kosten en maatschappelijk verantwoord inkopen. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 6
De basis van de inkoopstrategie blijft net als in het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid het onderstaande model van Kraljic (1983). Hoog Portfoliomodel Kraljic HEFBOOM STRATEGISCH inkoop waarde ROUTINE KNELPUNT Laag Laag Inkooprisico Hoog Het model bestaat uit twee variabelen: inkoopwaarde en inkooprisico. De inkoopwaarde gaat uit van het principe dat de gemeente zich anders gedraagt wanneer het een goedkoop product, bijvoorbeeld een balpen, aanschaft, dan wanneer het een duur product aanschaft, bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe weg. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan bewegen in de markt. De vraag hierbij is namelijk hoeveel potentiële leveranciers er zijn voor dit product, waar de marktmacht ligt en in het geval van structurele aankopen, hoe hoog de switching kosten zijn. De inhoud van deze inkoopstrategieën en de mandatering met betrekking tot goedkeuring van deze strategieën staan uitgewerkt in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 7
2.3 Doelmatig en rechtmatig inkopen Uit het consultatiedocument voor de nieuwe aanbestedingswet (d.d. 29 april 2009) komt naar voren dat er geen aanvullende drempels voor aanbesteden worden gesteld naast de Europese drempels die al van kracht zijn 1. De werkwijze van de gemeente moet voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de uitgangspunten van het EG verdrag (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). De rechtmatigheid zal worden getoetst door interne controle. Inkoop moet een meerwaarde bieden aan de gemeentelijke processen en doelstellingen en hierop afgestemd zijn. De doelmatigheid wordt gewaarborgd door de inkoopstrategieën die voor de trajecten worden opgesteld. Wederom zal hier een interne toetsing op plaatsvinden. 2.4 Maatschappelijk verantwoord inkopen Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen. De overheid zet concrete stappen naar een meer duurzame samenleving. De gemeente Oirschot heeft als doelstelling om vanaf 2010 minimaal 75% van haar inkopen duurzaam uit te voeren. In 2015 wil zij dit verhoogd hebben naar 100%. AgentschapNL heeft hiervoor duurzaamheidcriteria ontwikkeld die in aanbestedingen meegenomen kunnen worden. Iedere twee jaar doet de gemeente Oirschot mee aan de benchmark van VROM om te kijken hoe de gemeente er voor staat. De gemeente Oirschot overweegt bij iedere aanbesteding of er sociale doelstellingen aan verbonden kunnen worden en bekijkt per geval of het stellen van deze eisen haalbaar is. Er bestaan mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan de uitvoerders wet sociale werkvoorziening. Daarnaast is het mogelijke om projectafhankelijk potentiële medewerkers voor een bepaalde tijd in het geselecteerde bedrijf op laten nemen of leer-werkbedrijven te selecteren. 1 De Europese drempel voor leveringen. diensten en werken worden iedere twee jaar bijgesteld. Zie voor de actuele bedragen de site van het ministerie voor economische zaken: www.minez.nl. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 8
2.5 Integriteit De gemeente vindt het van belang dat zowel bestuurders en medewerkers van de gemeente als ondernemers integer handelen. De bestuurders en de medewerkers van de gemeente houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit wordt gewaarborgd door een adequate functiescheiding toe te passen, waarbij de rol van de budgetverantwoordelijke en de inkoopfunctie van elkaar gescheiden zijn. De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van de door haar gecontracteerde ondernemers. De gemeente doet enkel zaken met ondernemers die zich niet bezig houden met criminele of illegale praktijken. Daarom toetst de gemeente de integriteit van de ondernemers bij aanbestedingen, door minimaal een integriteitsverklaring te vragen. Dit is opgenomen in de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure. 2.6 Lokaal en regionaal Het uitgangspunt van het beleid is dat de levering, dienst of werk voor de juiste kwaliteit en prijs verkregen zal worden. Een van de grondbeginselen van het EGverdrag is dat de gemeente potentiële opdrachtnemers, ongeacht de grootte en de plaats van vestiging, gelijk zal behandelen. De gemeente mag daarom ook geen positieve discriminatie toepassen ten behoeve van een individuele ondernemer of het plaatselijke MKB, maar heeft wel oog voor de belangen van de lokale ondernemers. Met hen wordt rekening gehouden door de minimumeisen en geschiktheidseisen niet disproportioneel hoog te stellen. Daarnaast wordt middels de inkoopstrategie altijd onderzoek gedaan naar aanwezige lokale en regionale ondernemers. 2.7 Deelname aan BIZOB De gemeente Oirschot heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (BIZOB). BIZOB voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 9
3. Organisatorische beleidsuitgangspunten 3.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De bevoegdheden voor alle aan het inkoopproces gerelateerde taken zijn geregeld in het mandatenbesluit van de gemeente. Binnen de gemeente is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor de uitgevoerde inkoopprocessen binnen zijn afdeling. Hij is niet alleen verantwoordelijk voor de financiële afhandeling maar ook voor de rechtmatige afhandeling van de processen. Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van dit inkoopbeleid een inkoop- en aanbestedingsprocedure vast waarin de interne regels met betrekking tot inkoop en aanbestedingen worden vastgelegd. 3.2 Inkoopplan Jaarlijks wordt door de gemeente, na vaststelling van de begroting en voor het einde van november, een lijst gemaakt met hierin alle inkopen die gepland staan voor het komende jaar. Op basis van deze lijst, bestaande uit zowel incidentele als structurele geplande uitgaven, gesprekken met de gemeente, de begroting en de spendanalyse wordt door het inkoopbureau in samenwerking met de gemeente het inkoopplan opgesteld. In dit inkoopplan worden de projecten opgenomen, waar de gemeente ondersteuning nodig heeft van het inkoopbureau en de trajecten die gezamenlijk met andere gemeenten worden uitgevoerd. 3.3 Contractbeheer Door op een centrale plek overzicht van alle lopende contracten van de gemeente te creëren en deze te beheren, is men niet alleen in staat diverse overeenkomsten met een leverancier te bundelen, maar ook strategische keuzes te maken die de rol van de gemeente aanmerkelijk kunnen versterken. Bovendien houdt het managen van contracten in dat er op basis van een totaaloverzicht tijdig acties kunnen worden ondernomen om de interne discussie over aflopende overeenkomsten wederom op te starten. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 10
4. In werking treden, rapportage en evaluatie Dit beleid treedt per <1 september 2010> in werking. De beleidsuitgangspunten worden in de inkoop- en aanbestedingsprocedure nader uitgewerkt. Nota inkoopbeleid gemeente Oirschot 11