Aandachtspunten inrichting Visma Software B.V. Talent & Salaris t.b.v. PGGM & PGGM is de uitvoeringsorganisatie van de pensioenregeling van Pensioenfonds Zorg en Welzijn
INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding... 4 2 PGGM gegevens... 5 3 Inrichting T&S premiewaarden pensioen... 6 4 Salariswijzigingen... 7 4.1 Ziekte... 7 4.2 Cafetariasysteem... 7 4.2.1 Oorspronkelijke voorwaarden fiscus... 7 4.2.2 Wijziging opstelling fiscus bij cafetariasysteem... 7 4.2.3 Richtlijnen Fiscus en aanlevering bij PGGM... 8 4.2.4 Rekenvoorbeelden... 9 4.2.5 Gevolgen inrichting T&S... 10 5 Overwerk en Meerwerk... 12 5.1 Overwerk... 12 5.2 Meeruren... 12 6 Meerdere contracten per dienstverband... 13 6.1 Aan- en afmeldingen en definitieve deeltijdfactor... 13 6.1.1 Algemeen... 13 6.1.2 Nabetalingen in een afgesloten jaar... 13 6.1.3 Via Online desk... 13 6.1.4 Via Visma Software T&S... 13 6.1.5 Werknemer bereikt AOW leeftijd... 14 6.2 Wijziging van de deeltijdfactor... 14 6.2.1 Algemeen... 14 6.2.2 Onbetaald (ouderschaps)verlof... 16 6.3 Wijziging van en naar oproepcontract... 16 6.4 Maandelijkse / 4-wekelijkse digitale uitvoer... 16 6.5 Uitzendkrachten/vakantiekrachten/stagiaires... 17 6.6 Handmatig verwijderen... 18 6.7 Pakketwissel / fusies... 18 6.8 Normuren en bijdragegrondslag... 19 6.9 Bijdragegrondslag... 21 6.10 Onbetaald verlof... 22 7 Resultaatafhankelijke Eindejaarsuitkering (REJU)... 24 7.1 Voorschriften PGGM... 24 7.2 Toepassen binnen Visma Software Talent & Salaris... 24 8 Levensloopregeling... 26 8.1 Voorschriften PGGM... 26 8.1.1 Sparen voor de levensloopregeling... 26 8.1.2 Opnemen uit levensloopregeling... 26 8.1.3 Werkgeversbijdrage levensloopregeling... 26 8.2 Toepassen binnen Visma Software Talent & Salaris... 27 8.2.1 Sparen voor de levensloopregeling... 27 8.2.2 Betaling van gespaarde bedrag... 27 8.2.3 Opnemen uit levensloopregeling... 27 8.2.4 Werkgeversbijdrage levensloopregeling... 27 9 (Tussentijdse) uitbetaling verlofrechten... 29 9.1 Reguliere werknemers... 29 9.2 Oproepkrachten... 30 10 30% regeling... 31 11 PGGM-volgnummer... 33 Februari 2015 2
12 Berekeningsvoorschriften bij 53e week... 34 12.1 Voorschrift PGGM... 34 12.2 Toepassen binnen Visma Software Talent & Salaris... 35 12.3 Salarisberekening... 35 13 Controleoverzichten t.b.v. PGGM-buitendienst... 36 13.1 Standaard overzichten in Visma Software Talent & Salaris... 36 13.2 Bestandsvergelijking... 36 14 Aandachtspunten Jaarovergang... 40 14.1 Kalender en week 53... 40 14.2 Vaste en collectieve bedragen... 40 14.3 Uren per jaar... 40 14.4 SV Dagen... 40 14.5 Eenmalige uitkering... 40 14.6 Vast salaris... 40 Februari 2015 3
1 Inleiding PGGM en Visma Software hebben periodiek overleg over de stand van zaken betreffende de maandelijkse en jaarlijkse gegevensaanlevering van onze gezamenlijke klanten met betrekking tot de persoons- en pensioengegevens vanuit Talent & Salaris naar PGGM toe. Hierbij wordt niet alleen inhoudelijk ingegaan op de technische aanlevering en verwerking van deze gegevens, maar ook de wijzigingen in het pensioenreglement en de daaruit voortvloeiende wijzigingen in de rekenregels komen aan de orde. Tevens worden relevante aandachtspunten besproken die tijdens de contacten tussen u als klant en de buitendienstmedewerkers van PGGM en/of de Helpdesk T&S van Visma Software B.V. aan de orde zijn geweest en verdere aandacht behoeven. Het doel van dit periodieke overleg is het zoveel mogelijk pro-actief te kunnen inspelen op wijzigingen die in de nabije toekomst actueel worden en gevolgen hebben voor de functionaliteit van T&S, maar ook het zo snel mogelijk analyseren van mogelijke onvolkomenheden in de aanlevering van de gegevens. Tijdens deze bijeenkomsten blijken een aantal zaken met regelmaat aan de orde te komen die bij PGGM voor onnodig veel uitval zorgen tijdens het verwerken van de gegevens. Tevens blijkt er bij een aantal klanten op sommige punten onduidelijkheid te bestaan omtrent het moment waarop een bepaalde mutatie door T&S wordt gegenereerd. Middels deze notitie wijzen wij u op deze (aandachts)punten. Wij verzoeken u indien deze (aandachts)punten ook betrekking hebben op uw organisatie daar waar nodig de noodzakelijke aanpassingen in Talent & Salaris door te voeren danwel uw administratieve procedure hierop aan te passen. Daarnaast hopen we de eventuele onduidelijkheden over een of meerdere verschillende mutaties weg te nemen. Deze notitie is een gezamenlijk initiatief van PGGM en Visma Software B.V. en derhalve bekend bij de afdeling I&G Relatiebeheer van PGGM, de buitendienstmedewerkers van PGGM en de Helpdesk Talent & Salaris van Visma Software B.V.Op de internetsite van Pensioenfonds Zorg en Welzijn (www.pfzw.nl) treft u alle relevante informatie aan over de pensioenregeling van Pensioenfonds Zorg en Welzijn. PGGM heeft op internet ook een handleiding aanlevering gegevens staan. Deze is te vinden op http://www.pfzw.nl/werkgevers/pensioenadministratie_doen/handleidingen/handleidingen.asp Februari 2015 4
2 PGGM gegevens Binnen T&S legt u het aansluitnummer van PGGM vast, zodat PGGM de inzendende instelling kan identificeren, bij de aanlevering van de maand- en/of jaargegevens. Bij het soort fonds moet gekozen worden voor PGGM. Op veel plaatsen in het pakket wordt via deze code bepaald bij welke pensioenfonds de instelling aangesloten is. Het aansluitnummer (instellingsnummer) bestaat uit maximaal zes cijfers eventueel aangevuld met voorloopnullen en wordt numeriek ingegeven bij de werknemersgroep. U kunt het juiste aansluitnummer wat voor uw instelling geldt opvragen of verifiëren bij PGGM. Bij de bepaling van de pensioengrondslag vult u de waarde (Sal. + vak.geld) + extra uitkering(vj) in. (CAO s Thuiszorg en V&V). De aanduiding VJ geeft aan dat de extra uitkering van het voorgaand jaar gebruikt moet worden (conform de richtlijnen van PGGM). Hieronder is een voorbeeldscherm afgedrukt. Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Organisatie / Werknemersgroep Februari 2015 5
3 Inrichting T&S premiewaarden pensioen Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Premiewaarden / Pensioen Tabblad Basisgegevens Met ingang van 2014 is het pensioenreglement aangepast en eindigt de premieplicht bij het bereiken van de AOW-leeftijd. Dit dient als zodanig ingericht te worden. Vóór 2014 was dit op de laatste dag van de maand voorafgaand aan de 65 e verjaardag. Tabblad Premiegegevens. In T&S is het mogelijk om bij de premiewaarden pensioen aan te geven in hoeveel decimalen nauwkeurig de pensioenpremie berekend moet worden. PGGM berekent het jaarbedrag dat op de afrekening komt, met 2 decimalen nauwkeurig. Om een aansluiting met de afrekening te krijgen, zou er in de premiewaarden pensioen ook voor gekozen kunnen worden om in 2 decimalen te rekenen. Februari 2015 6
4 Salariswijzigingen Salariswijzigingen in de loop van het jaar worden niet door PGGM geregistreerd. Uitzonderingen zijn: 4.1 Ziekte Als het salaris daalt/stijgt tijdens ziekte moet dit doorgegeven worden aan PGGM vanaf de dag dat de wijziging ingaat. Dit zal met name spelen in het 2 e ziektejaar. Deze daling kan via T&S doorgegeven via onderhoud melding pensioenfonds contract worden of via Online-desk. Vanaf 2014 houdt de programmatuur bij of de werknemer in het 2 e ziektejaar zit en hoeveel % de werknemer ziek is. Periodiek wordt aan PGGM doorgegeven wat de pensioengrondslag voor die periode is. Dit hoeft dus niet meer via Online Desk. Raadpleeg de helptekst van de ziekengeldberekening. 4.2 Cafetariasysteem Een van de gegevens die in het jaarwerk aan PGGM moet worden aangeleverd is het totaal bedrag aan ORT wat gedurende het pensioenjaar door de verzekerde is betaald. Door de invoering van het cafetariasysteem en de daarbij behorende flexibele arbeidsvoorwaarden is het toegestaan om met o.a. de verdiende ORT andere salarisemolumenten bruto te financieren (fiets enzovoort). Hierbij wordt opgemerkt dat de verdiende ORT welke nabetaald wordt in het jaar NA de uit diensttreding, aan het jaar toegerekend wordt waarin de werknemer uit dienst getreden is. 4.2.1 Oorspronkelijke voorwaarden fiscus De Fiscus heeft richtlijnen opgesteld ten aanzien van deelname aan een bedrijvenfietsenplan. Aanwending van salarisemolumenten heeft geen invloed op de pensioengrondslag als aan enkele voorwaarden is voldaan. De belangrijkste voorwaarden zijn: Het moet gaan om een schriftelijk vastgelegde regeling die openstaat voor ten minste 75% van de werknemers van de werkgever. Het fiscale loon wordt tijdelijk, dus niet structureel, verlaagd. De werknemer moet ten minste één keer per jaar de gelegenheid hebben om de samenstelling van z n beloningspakket te wijzigen. 4.2.2 Wijziging opstelling fiscus bij cafetariasysteem Bij het cafetariasysteem bestaat de mogelijkheid om bruto salarisbestanddelen uit te ruilen voor verschillende doelen. In het besluit van 22 februari 2002 was een limitatieve opsomming door de fiscus opgenomen. Die is nu komen te vervallen. Uitgangspunt is en blijft dat de verlaging van het loon(door ruil) in beginsel moet leiden tot aanpassing van de Pensioengrondslag. In de praktijk kunnen bedoelde verlagingen leiden tot omvangrijke en bewerkelijke administratieve aanpassingen voor inhoudingsplichtigen en pensioenuitvoerders. Goedgekeurd wordt derhalve dat deze verlaging achterwege kan blijven als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: Schriftelijke vastgelegde regeling waaraan deelname openstaat voor tenminste driekwart van de werknemers Februari 2015 7
Verlaging van het fiscale loon is tijdelijk en dus niet structureel en werknemers moeten minstens eenmaal per jaar de keuze hebben om de samenstelling van de beloning te wijzigen. Het betreft een ruil tegen uitsluitend een of meer van de volgende loonbestanddelen: o Vrije vergoedingen op grond van een ruil die voldoet aan de voorwaarden van het besluit van 7 december 2005, CPP2005/2518M. o Verminderingen van de arbeidstijd tot een maximum van 10% van de overeengekomen arbeidsduur. Hieronder valt uitdrukkelijk niet het (gaan) werken in deeltijd. Het besluit van 8 september 2008, nr. CPP2008/1727M, heeft terugwerkende kracht. Vanaf 01-01-2008 kan een instelling, als aan bovengenoemde drie voorwaarden is voldaan, dus besluiten om bij een uitruil geen verlaging van de Pensioengrondslag door te voeren. Mocht er (in incidentele gevallen) toch gekozen worden voor een verlaging van de Pensioengrondslag dan kunt u dat op onderstaande manier doen: 4.2.3 Richtlijnen Fiscus en aanlevering bij PGGM Bij het cafetariasysteem kunnen bruto salarisbestanddelen uitgeruild worden voor verschillende doelen. Als bruto maandsalaris, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering of ORT uitgeruild worden, kan dit leiden tot verlaging van het pensioengevende salaris per 1 januari van het jaar waarin de uitruil plaatsvindt (zet iemand een tijdbron in, dan heeft dit geen invloed). Of het pensioengevende salaris verlaagd moet worden is afhankelijk van het doel waarvoor het salarisbestanddeel aangewend wordt. Doelen die niet tot verlaging leiden (als tenminste aan de algemene voorwaarden is voldaan van het Fiscale Besluit Pensioengevend Loon). Fiets Reizen per openbaar vervoer Kinderopvang Bedrijfsfitness Vakliteratuur Cursussen, congressen, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke muziekinstrumenten, geluidsapparatuur, gereedschap, tekstverwerkers, schrijf- en rekenmachines, computers en andere dergelijke apparatuur, evenals beeldapparatuur Verhuizing, Opleiding of studie met het oog op het inkomen uit werk en woning Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst (extraterritoriale kosten) Inrichting van de werkruimte Verminderingen van de arbeidstijd binnen het kalenderjaar tot een maximum van 10% van de overeengekomen arbeidsduur; Doelen die wel tot verlaging leiden Reiskostenvergoeding (het meest gebruikt) Vergoeding contributie beroepsvereniging Vergoeding contributie vakbond Vergoeding voor zakelijk gebruik van internet en/of telefonie Uitkeringen ter dekking van bijzondere ziektekosten van een werknemer Overige doelen die niet vermeld staan onder doelen die niet tot verlaging leiden Februari 2015 8
4.2.4 Rekenvoorbeelden Aanleiding Een deelnemer aan de pensioenregeling van PGGM gaat deelnemen aan een regeling extra vergoeding reiskosten. Hij of zij ziet af van bruto (pensioengevend) loon in ruil voor een (onbelaste) extra vergoeding reiskosten. Het afzien van bruto pensioengevend loon ten gunste van een extra vergoeding reiskosten valt volgens de Belastingdienst niet onder de limitatieve opsomming van het Besluit Pensioengevend Loon 22-2-2002. Uitruil van pensioengevend loon ten gunste van een extra vergoeding reiskosten moet leiden tot een evenredige aanpassing van de pensioengrondslag. Hoofdregel Bij uitruil in enig jaar voor bedrag x, moet de pensioengrondslag per 1/1 opnieuw worden opgegeven, maar nu x lager. Dit ongeacht uit welke bron (salaris, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering)en op welk moment de uitruil (= verlaging) van kracht wordt. Dit geldt uiteraard alleen voor die stukjes uitruil waarbij fiscaal verlaging van de pensioengrondslag vereist is. (NB: in meeste gevallen leidt uitruil niet tot verlaging van de pensioengrondslag, zie het Besluit Pensioengevend Loon 22-2-2002) Werkwijze Als er een ruil plaatsvindt dan vindt ook altijd verlaging van het pensioengevend salaris plaats, ook als de ruil in de loop van een jaar plaatsvindt, dit is fiscaal immers verplicht. Verlaging vindt altijd op dezelfde manier plaats ongeacht de geldbron, een ruil leidt tot een verlaging van het voltijdsalaris. Het maakt dan niet uit of iemand bruto maandsalaris/eju/vakantiegeld inlevert. De verlaging van het voltijdsalaris gebeurt altijd per 1 januari van het jaar waarin de ruil wordt gedaan ongeacht het moment waarop de ruil daadwerkelijk plaatsvindt. Als de ruil in de loop van een jaar plaatsvindt wordt deze teruggerekend naar een ruil op jaarbasis alsof de ruil per 1-1 heeft plaatsgevonden. Zet iemand een tijdbron in, dan heeft dit geen invloed op de pensioenopbouw. Iemand gaat meer werken, krijgt daarvoor meer geld dat direct wordt ingezet voor een ruil. Voorbeelden Voorbeeld 1: Een deelnemer met een voltijdsalaris van 30.000,= en een deeltijdfactor van 100% gaat vanaf 1-1 deelnemen aan een cafetariasysteem waarbij hij per maand 20,= euro omruilt voor een netto reiskostenvergoeding. Het voltijdsalaris wordt per 1-1 gewijzigd in 30.000,= -/- 20 * 12 (maanden) = 29.760,= Voorbeeld 2: Een deelnemer met een voltijdsalaris van 30.000,= en een deeltijdfactor van 50% gaat vanaf 1-1 deelnemen aan een cafetariasysteem waarbij hij per maand 20,= euro omruilt voor een netto reiskostenvergoeding. Het voltijdsalaris wordt per 1-1 gewijzigd in 30.000,= -/- 20 / 50% * 12 = 29.520,= N.B. 20 / 50% = 20,= euro gedeeld door deeltijdfactor van 50, bij een deeltijder wordt de verlaging opgeblazen naar een voltijdsalaris. Voorbeeld 3: Februari 2015 9
Een deelnemer met een voltijdsalaris van 30.000,= en een deeltijdfactor van 50% gaat vanaf 1-6 deelnemen aan een cafetariasysteem waarbij hij per maand 20,= euro omruilt voor een netto reiskostenvergoeding. Het voltijdsalaris wordt het eerste jaar per 1-1 gewijzigd in 30.000,= -/- 20,= / 50% * 7 = 29.720,=. Het tweede jaar bedraagt het salaris vanaf 1-1 30.000,= -/- 20,= / 50% *12 = 29.520,= Voorbeeld 4: Een deelnemer met een voltijdsalaris van 30.000,= en een deeltijdfactor van 50% neemt deel aan een cafetariasysteem waarbij hij 400,= euro vanuit zijn eindejaarsuitkering omruilt voor een netto reiskostenvergoeding, de reistkostenvergoeding gaat hij ontvangen vanaf 1-6. Het voltijdsalaris wordt het eerste jaar per 1-1 gewijzigd in 30.000,= -/- 400,= / 50% = 29.200,=. Voorbeeld 5: Een deelnemer met een voltijdsalaris van 30.000,= en een deeltijdfactor van 50% neemt deel aan een cafetariasysteem waarbij hij 5 vakantiedagen inruilt voor een reiskostenvergoeding. Deze ruil heeft geen invloed op het voltijdsalaris en de deeltijdfactor. 4.2.5 Gevolgen inrichting T&S Bij een aantal organisaties is hierbij gekozen om indien de werknemer de verdiende ORT wil gebruiken als bron, de bruto financiering in mindering te brengen op hetzelfde (soort) salariscomponent als waarop de ORT eerder is uitbetaald. Hierdoor wordt het uiteindelijke bedrag aan verdiende ORT wat aan PGGM wordt aangeleverd ten onrechte verlaagd, waardoor in sommige gevallen er zelfs een negatief bedrag aan ORT ontstaat. In beide gevallen worden er onjuiste gegevens aangeleverd. Voor de berekening van de verdiende ORT saldeert T&S alle verdiende bedragen van de salariscomponenten die bij het veld Soort uren/aantal de waarde Uren ORT hebben. Gemakshalve is hieronder een voorbeeldscherm afgedrukt. Februari 2015 10
Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Salariscomponent / Onderhoud Indien het binnen uw organisatie mogelijk is om als werknemer de verdiende ORT te gebruiken voor het financieren van andere salarisemolumenten, dan adviseren wij u om voor de bruto inhouding van deze financiering een ander salariscomponent aan te maken en/of te gebruiken. Indien dit een uren-component is, dan moet de waarde bij het veld Soort uren/aantal NIET gelijk zijn aan Uren ORT. Op deze manier blijft de verdiende ORT intact, wordt het juiste totaalbedrag aan PGGM aangeleverd en kunt u middels het andere salariscomponent de bruto inhouding ter financiering van de salarisemolumenten op het salaris invoeren. Februari 2015 11
5 Overwerk en Meerwerk Binnen de Zorg-sector zijn er twee soorten extra uren die werknemers kunnen maken bovenop de in hun arbeidsovereenkomst overeengekomen reguliere werktijd. De twee soorten extra uren die gemaakt kunnen worden zijn Overwerk en Meerwerk. 5.1 Overwerk Overwerkuren kunnen alleen gemaakt worden door werknemers met een FULLTIME dienstverband. Vanaf 2006 gaan overuren meetellen in de deeltijdfactor (het 100%-deel van het overwerk). Verschillende situaties: 1. De overuren worden geheel uitbetaald. 100% van de uren komt in de deeltijdfactor; het meerdere moet in de ORT geteld worden 2. De overuren worden voor 100% in tijd gecompenseerd; het meerdere wordt uitbetaald. Geen invloed op de deeltijdfactor; de uitbetaling in de ORT tellen. 3. De overuren worden voor 100% uitbetaald; het meerdere wordt in tijd gecompenseerd. De uren komen in de deeltijdfactor en niets in de ORT tellen. 4. De overuren worden in zijn geheel in tijd gecompenseerd. Geen invloed op de deeltijdfactor en de ORT. Inrichting binnen T&S Om e.e.a. correct in T&S te verwerken splits u overuren, die boven de 100% komen, op in uren 100% en uren toeslag overwerk De componenten moeten als volgt ingericht worden: component Overuren 100%. Deze component wordt ingericht als een normale betaaluren-component (net als component 3). De grondslag pensioen = 'nee' en de soort uren = 'betaaluren (uurloners)'. Hierdoor komen deze componenten in de deeltijdfactor. Op het tabblad Uren moet in het veld Component boven 100% verwijzen naar de component voor de toeslag boven de 100%. een component met de Toeslag boven de 100%. Deze component wordt ingericht als een urencomponent. De grondslag pensioen = 'ja', soort uren = 'uren overwerk'. Over deze componenten wordt direct pensioenpremie berekend en worden bij de ORT geteld bij de jaaropgave en de bestandsvergelijking. Bij het ingeven van per periodevariabelen kan volstaan worden met het vastleggen van de 100% uren. Bij aanmaken periodevariabelen / salarisberekening wordt automatisch de component met de toeslag aangemaakt. 5.2 Meeruren Meeruren kunnen alleen gemaakt worden door werknemers met een PARTTIME dienstverband. Deze meeruren tellen wel mee voor de berekening van de uiteindelijke definitieve deeltijdfactor die in het jaarwerk aan PGGM wordt aangeleverd. Deze component (gereserveerde component 34) is ook ingericht als een normale betaaluren-component. Februari 2015 12
6 Meerdere contracten per dienstverband Binnen de Zorg-sector is het mogelijk dat een werknemer twee of meer contracten heeft binnen hetzelfde dienstverband met de organisatie. Binnen T&S kunnen er maximaal 9 contracten per dienstverband bij een werknemer worden vastgelegd. PGGM legt de contracten vast per contract. Bij elk contract wordt in T&S de deeltijdfactor voor de berekening van de pensioenpremie bepaald en doorgegeven, alsmede de pensioengrondslag. 6.1 Aan- en afmeldingen en definitieve deeltijdfactor 6.1.1 Algemeen In T&S wordt elk contract apart aan PGGM aan- en afgemeld. Als een aangemeld contract verwijderd wordt, volgt een melding dat de aanmelding handmatig bij PGGM afgemeld moet worden. Als een afgemeld contract weer actief gemaakt wordt (door het verwijderen van de einddatum), dan wordt via de reguliere periodieke aanlevering de einddatum van dat contract ingetrokken. Als het dienstverband beëindigd wordt (dus bij uit dienst), zal via de reguliere periodieke aanlevering de definitieve deeltijdfactor doorgegeven worden. Indien er nadien nog salarisberekeningen gedaan worden, zal steeds opnieuw de definitieve deeltijdfactor doorgegeven worden. Bij het jaarwerk worden deze werknemers niet opnieuw doorgegeven (kunnen wel afgedrukt worden). 6.1.2 Nabetalingen in een afgesloten jaar Als de werknemer afgemeld is bij PGGM en er volgt nog een nabetaling in het jaar NADAT de werknemer uit dienst gegaan is, dan wordt als volgt berekend: 1. De berekening maakt gebruik van de premiewaarden pensioen zoals deze in het voorgaande loonjaar van toepassing waren (15-12); 2. De cumulatieve gegevens van het voorgaande jaar welke betrekking hebben op de PGGM berekening, worden doorgeschoven naar het huidige loonjaar. Er wordt dus gerekend alsof de nabetaling in het voorgaande jaar gedaan is. 3. Aan PGGM wordt een nieuwe deeltijdfactor en verdiende ORT doorgegeven van het voorgaande loonjaar. Als er meerdere nabetalingen volgen, zal steeds berekend worden met de laatste cumulatieve stand. 6.1.3 Via Online desk Online desk moet in principe gebruikt worden voor: Het raadplegen van het mutatieverslag van inzendingen Als raadpleegfunctie Het doorgeven van incidentele mutaties Het is de bedoeling dat reguliere mutaties via het salarisverwerkend systeem doorgegeven worden. 6.1.4 Via Visma Software T&S Als binnen HETZELFDE dienstverband een tweede contract gestart wordt, wordt hiervan door T&S een mutatie voor een aanmelding aan PGGM gestuurd. Februari 2015 13
Als binnen HETZELFDE dienstverband een tweede contract wordt beëindigd terwijl er nog een ander contract doorloopt, wordt hiervan door T&S een mutatie voor een afmelding aan PGGM gestuurd. Reden aanvang deelneming: IND = in dienst, AAN = aansluiting instelling, OVR = overige. Reden einde arbeidsverhouding: VWO = vrijwillig ontslag, GO = gedwongen ontslag, OVL = overlijden, OP = Ouderdomspensioen, OBU = Overbruggingsuitkering of flex-pensioen, OBV = onbetaald verlof, WAO/WIA = arbeidsongeschiktheid, OVP = overgang personeel, OVE = overige redenen. Deze codes moeten ook in de keuzelijst Reden einde contract vastgelegd worden. Andere codes die in de keuzelijst zijn vastgelegd, worden bij het aanmaken van de GMA bestand, weggeschreven met de code: OVE. 6.1.5 Werknemer bereikt AOW leeftijd In T&S is het verplicht een werknemer die de AOW leeftijd bereikt, uiterlijk uit dienst te melden op de dag voorafgaand aan de AOR leeftijd. Deze verplichting wordt opgelegd door de loonaangifte. Op dit moment is de werkwijze bij PGGM als volgt: Deelnemers worden afgemeld per de laatste dag van de maand voorafgaand aan de maand waarin men 65 jaar wordt (dit doet PGGM zelf). Het kan voorkomen dat een uit dienst datum doorgegeven wordt die na deze datum ligt. Er wordt dan ook weer premie in rekening gebracht. Later worden deze gevallen door PGGM weer hersteld. Vanaf 2014 geldt dat de premieplicht eindigt op de dag voorafgaand aan het bereiken van de AOW leeftijd Dit houdt in dat in T&S het beste de volgende werkwijze gehanteerd kan worden (tot 2014: Zet in de maand waarin de werknemer 65 wordt, bij de dienstverband-salarisgegevens de pensioenregeling uit. Maak per contract een melding pensioenfonds waarin de het contract afgemeld per de laatste dag van de maand voorafgaande aan de maand waarin de werknemer 65 wordt. Gebruik als reden einde Pensioenleeftijd. Maak na het verwerken van de afmeldingen bij het contract het aankruisvak Melden pensioenfonds leeg om te voorkomen dat er nog een afmelding verstuurd wordt naar PGGM. Vanaf 2014 geldt dat de werknemer uit dienst gemeld moet worden op de dag voorafgaand aan het bereiken van de AOW leeftijd. Als de werknemer na deze datum doorgaat met werken, dan dient de werknemer opnieuw onder een ander personeelsnummer ingevoerd te worden. 6.2 Wijziging van de deeltijdfactor 6.2.1 Algemeen Alle wijzigingen die binnen een arbeidsverhouding plaatsvinden worden dan onder hun eigen unieke externe code aangeleverd. PGGM wil zoveel mogelijk de realiteit vastleggen. Dat betekent dat er per arbeidsverhouding een deeltijdfactor wordt vastgelegd en een salaris, maar ook dat per arbeidsverhouding een mutatie gedaan moet worden als het aantal uren wijzigt binnen de arbeidsverhouding (contract). Van elke arbeidsverhouding houdt PGGM de realistische waarde bij. Februari 2015 14
PGGM mutaties met terugwerkende kracht In de meest ideale situatie worden alle mutaties omtrent de werknemers binnen uw organisatie op tijd aangeleverd, zodat de benodigde PGGM-mutaties eveneens in dezelfde maand aan PGGM kunnen worden aangeleverd. Helaas is de werkelijkheid vaak anders en kunnen de mutaties lang niet altijd op tijd aangeleverd worden om nog in diezelfde maand te worden doorgevoerd. Doordat niet alle mutaties op tijd ingeleverd worden, kan het voorkomen dat u een mutatie bij een werknemer moet doorvoeren met een ingangsdatum die ligt VOOR de reguliere salarisperiode van dat moment. Het kan zijn dat deze mutatie OOK een PGGM-mutatie tot gevolg moet hebben. Bij een aantal organisaties is gebleken dat het met terugwerkende kracht alsnog aanleveren van deze mutaties lang niet altijd gebeurd, waardoor de gegevens bij PGGM niet meer up to date of zelfs onjuist zijn. Binnen T&S is het volgende geregeld om er voor te zorgen dat mutaties aan PGGM automatisch gegenereerd worden: per contract kan aangegeven worden of een melding PGGM aangemaakt moet worden (tabblad Contract / Stam ) Per contract wordt bijgehouden of een aanmelding of afmelding pensioenfonds gemaakt is. Binnen T&S worden PGGM-mutaties gegenereerd op basis van in- en uitdiensttredingen. Daarbij is het niet direct noodzakelijk dat de mutatie in de loonperiode valt. Per arbeidsverhouding (contract) wordt automatisch bijgehouden of een aanmelding of afmelding voor het PGGM aangemaakt is of niet. Per dienstverband wordt bijgehouden als de werknemer uit dienst is wanneer voor het laatst het jaarwerk aan PGGM aangeleverd is. Na elke nabetaling zal opnieuw jaarwerk aan PGGM aangeleverd worden. Deze datum staat op het tabblad Dienstverband / Stam Mutaties kunnen ook handmatig aangemaakt, gewijzigd of verwijderd worden via : Februari 2015 15
Visma Software Talent & Salaris / Overzicht / Melding pensioenfonds / Onderhoud contract 6.2.2 Onbetaald (ouderschaps)verlof In aansluiting op het pensioenreglement is het vanaf 1 januari 2013 niet meer toegestaan om de pensioenopbouw bij onbetaald verlof en ouderschapsverlof via de werkgever voort te zetten. Dit betekent dat ook bij een verlofsituatie korter dan zes maanden het dienstverband niet ongewijzigd mag doorlopen. Wijzigt de arbeidsovereenkomst of de arbeidsduur (tijdelijk) in verband met verlof? Dan moet u dit doorgeven en heeft dit direct gevolgen voor de pensioenopbouw. In enkele CAO s heeft de werknemer recht op een vergoeding van de werkgever tijdens onbetaald verlof of ouderschapsverlof. De juiste deeltijdfactor kunt u dan op de volgende manier berekenen: Stel uw medewerker neemt 4 uur per week ouderschapsverlof en heeft recht op een vergoeding van 25%. Verder werkte uw medewerker voor het ouderschapsverlof 24 uur per week. De deeltijdfactor wordt dan: 21/36 = 0,58 in plaats van 20/36 = 0,56. Wijziging in de deeltijdfactor wordt altijd door de programmatuur aan PGGM doorgegeven. 6.3 Wijziging van en naar oproepcontract In onderling overleg is de problematiek besproken voor het geval een werknemer wijzigt van een 0 naar niet 0 uren contract of andersom. Hoewel deze wijziging niet expliciet verboden is binnen 1 contract, is toch besloten dat het de voorkeur heeft dat een contract over de gehele looptijd hetzelfde karakter houdt: dus oproep- of niet oproep-contract. De overwegingen voor deze voorkeur zijn: - Elk contract heeft zijn eigen ingangsdatum en eigen pensioengrondslag. Als de werknemer bijvoorbeeld van een oproep contract naar een vaste aanstelling gaat met een hoger salaris, dan wordt een hogere pensioenopbouw gerealiseerd; - De registratie bij PGGM en de facturatie van de voorschotnota s blijft gedurende de gehele contractduur hetzelfde, waardoor wisseling niet tot fouten kan leiden (wel/niet onterecht factureren); - Wijziging van de deeltijdfactoren worden per contract doorgegeven (alleen bij niet oproep-contracten). Visma Software heeft in de software een beperking ingebouwd dat wijzigen van een oproepnaar een niet oproep-contract niet mogelijk is om de registratie bij PGGM zo optimaal en zuiver mogelijk te houden. Overigens is T&S hier niet uniek in. Ook andere softwareleveranciers hanteren deze werkwijze. De beperking houdt overigens in dat bij een niet oproep-contract een deeltijdpercentage van 0% (= 0 uren) toegestaan is 6.4 Maandelijkse / 4-wekelijkse digitale uitvoer Alle mutaties die zijn doorgevoerd en betrekking hebben op de huidige salarisperiode worden automatisch door T&S voor u gegenereerd. Hieronder is een voorbeeldscherm afgedrukt. Februari 2015 16
Visma Software Talent & Salaris / Overzicht / Melding pensioenfonds / PGGM diskette Met behulp van de diverse selectiemogelijkheden genereert u met deze optie het periodieke mutatiebestand voor PGGM. 6.5 Uitzendkrachten/vakantiekrachten/stagiaires Veel organisaties maken in de drukke perioden gebruik van uitzendkrachten en/of vakantiekrachten of bieden plaats aan stagiaires. Deze tijdelijke werknemers wilt u om verschillende redenen in T&S vastleggen, maar zijn geen verzekerden voor PGGM. 1 Bij een aantal organisaties is gebleken dat er uitzendkrachten en/of vakantiekrachten in het PGGM-jaarwerk bestand werden meegeleverd. Deze mutaties leiden direct tot uitval omdat er geen deelneming geregistreerd is. Bij het genereren van zowel de PGGM maand- als jaarmutaties kan door middel van een doelgroepselectie de juiste set werknemers bepaald worden waarvoor mutaties moeten worden aangeleverd. Indien u de uitzendkrachten en/of vakantiekrachten in een aparte werknemersgroep heeft ondergebracht kunt u deze werknemers eenvoudig uitsluiten door deze werknemersgroep NIET te selecteren. Hieronder een voorbeeld van het selectiescherm afgedrukt, waarbij de organisatie gekozen heeft voor het onderbrengen van deze groep werknemers in aparte werknemersgroepen. 1 Dat wil zeggen: een vakantiekracht die voldoet aan de definitie van paragraaf 2, artikel 1.3, lid 2, sub b van het Pensioenreglement 2010, is uitgezonderd van deelnemingsplicht. Dat artikel luidt: de werknemer, die een dagopleiding volgt en uitsluitend werkt tijdens zijn school- of studievakantie voor maximaal 6 aaneengesloten weken en niet meer dan 60 dagen per kalenderjaar. Februari 2015 17
6.6 Handmatig verwijderen Heeft u de uitzendkrachten en/of vakantiekrachten in de werknemersgroep met het reguliere personeel hebt ondergebracht? Dan kunt u deze werknemers handmatig uit de selectie verwijderen. Hieronder is een voorbeeld van het selectiescherm afgedrukt met daarop een werknemer die verwijderd gaat worden uit de selectie. Selecteer de werknemer en klik daarna op de -knop. Hierdoor verschijnt een voor de naam van de werknemer, ten teken dat deze uit de selectie zal worden verwijderd. Bevestig de opdracht tot verwijderen met behulp van de -knop. 6.7 Pakketwissel / fusies In bijzondere situaties (bv pakketwissel of fusies) zal altijd contact opgenomen moeten worden met PGGM Relatiebeheer (tel.: 030-2779950). Binnen T&S is onder Overzicht Melding PGGM de optie Collectieve melding pensioen opgenomen. Dit programma zet de aan- of afmeldingen klaar voor alle werknemers. De meldingen kunnen vervolgens op de normale wijze aan PGGM aangeleverd worden (zie 6.1). Februari 2015 18
6.8 Normuren en bijdragegrondslag Onder normuren wordt verstaan het aantal uren per week wat conform de CAO maximaal door een werknemer gewerkt kan worden. Indien uw CAO een 36-urige werkweek voorschrijft is er binnen Visma Software Talent & Salaris sprake van een soort Normuren van 36 uur. Indien de CAO en/of de bedrijfseigen reglementen meerdere werkweken met een verschillend aantal uren per week toestaan, dan moeten daarvoor meerdere soorten Normuren in Visma Software Talent & Salaris aangemaakt worden. Bijzondere situaties: Hoe om te gaan met de deeltijdfactor en het salaris bij Arbeidsduurkeuze (ADK), Arbeidsduurverkorting (ADV), specialisten (AMS-regeling) en arts-assistenten Sinds juli 2001 is Arbeidsduurkeuze 2 (ADK) mogelijk bij aanvankelijk drie CAO s (Ziekenhuizen, Gehandicaptenzorg en Geestelijke Gezondheidszorg). Dit betekent dat iemand ervoor kiest om - telkens in principe voor de duur van een jaar - structureel meer te werken dan de normaal geldende werktijd, tot een maximum van 40 uur per week. Deze structurele meer-uren horen in de deeltijdfactor, die daardoor maximaal 40/36 = 111 procent kan zijn. In incidentele gevallen kan het hoger uitkomen, met name sinds 2003 bij specialisten (AMSregeling) in de GGZ. Deze hebben ADK-mogelijkheid tot maximaal 45 uur oftewel een maximale deeltijdfactor van 125 procent (45/36). Voor specialisten in een ziekenhuis zie de laatste alinea van deze notitie. Nader onderzoek door Marktontwikkelingen heeft uitgewezen dat inmiddels vrijwel alle CAO s in onze werkingssfeer de mogelijkheid van ADK hebben geïntroduceerd. Daarnaast speelt ook nog wat bij PGGM de solistenregeling wordt genoemd; in 1997 is er bij een aantal sectoren sprake geweest van Arbeidsduurverkorting (ADV) van 40, 38 of 37 uur naar 36 uur 3. Een aantal mensen wilde en mocht de oude uren blijven werken. Daarmee kregen zij een persoonlijk gebonden normaal geldende werktijd ; voor hen is dan bijv. 38 uur 100 procent. De hogere verdiensten komen hier dan met ingang van 1998 4 tot uitdrukking in een fulltime jaarsalaris van (in het voorbeeld) 106 procent 5. Deze regeling is 2 Deze term wordt door PGGM gehanteerd. In het werkveld komt de regeling onder verschillende benamingen voor. 3 Veel voorkomende opgepluste salarissen zijn dan ook; 40/36 in de ziekenhuissector, 38/36 in de Welzijn / Jeugdhulpverlening / Kinderdagverblijven (samen ook wel de MO-groep genoemd) en 37/36 in de Thuiszorg. 4 Het ADV-verhaal speelde medio 1997, maar de doorwerking in het PGGM-jaarsalaris is altijd pas per 1-1 van het volgende jaar, vandaar dat het richting PGGM eerst impact heeft vanaf 1998. 5 CAO-partijen bepaalden dat deze meer-uren boven de 100 procent moesten meetellen voor de pensioenregeling, omdat ze structureel zijn. Tot dat moment werden meer-uren boven de 100 procent per definitie als overwerk dus incidenteel gezien, en deden daarom niet mee voor de pensioenregeling. Februari 2015 19
een zg. sterfhuisconstructie, dat wil zeggen dat er geen nieuwe gevallen in deze groep meer bij kunnen komen. Een na 1998 in dienst getreden werknemer valt dus sowieso niet onder deze regeling! Deze twee groepen werknemers worden vaak met elkaar verward omdat ze op het eerste gezicht op elkaar lijken. In de uitvoering zou je daarom het volgende ezelsbruggetje kunnen hanteren: Iemand die ervoor kiest om structureel 6 meer te werken dan de normaal geldende werktijd bij de instelling, valt onder de regeling Arbeidsduurkeuze (dus verhogen van de deeltijdfactor), tenzij: hij onder de hierboven beschreven solistenregeling 1997 valt (in dat geval opplussen van het jaarsalaris); hij meer-werkt in het kader van een meerkeuze-/cafetariasysteem (die meer-uren komen niet tot uitdrukking in deeltijdfactor of jaarsalaris); hij arts-assistent is. Voor deze groep geldt dat zij standaard 38 uur werken en dat dat in het jaarsalaris (38/36) tot uitdrukking komt bij een deeltijdfactor van 100 procent; hij specialist (AMS-regeling) in een ziekenhuis is. Voor hen geldt een standaard werkweek van 45 uur, wat tot uitdrukking komt in het jaarsalaris (45/36) bij een deeltijdfactor van 100 procent. Voor verdere toelichting op de AMS-regeling in de CAO Ziekenhuizen zie de Informatiebank. N.B.: De AMS-regeling voor specialisten in de GGZ valt wél onder ADK (zie de eerste alinea van deze notitie). N.B.: de facturering van ADK-deeltijdfactoren voorzover boven de 100 procent, gebeurt tot begin 2007 in aparte factuurruns los van de reguliere kwartaalfacturering. In 2005 gebeurt dit in januari en september. In 2007 worden de ADK-deeltijdfactoren geïntegreerd in de kwartaalfacturering. Dit houdt verband met de geleidelijke overgang bij PGGM naar een nieuw geïntegreerd administratief systeem. Indien er meerdere soorten Normuren binnen de organisatie van toepassing zijn, dan moeten de PGGM-pensioenregelingen per soort Normuren aangemaakt worden. Op deze manier zullen zowel de werknemers die 36 uur werken binnen een 36-urige werkweek, als de werknemers die 37 uur werken binnen een 37-urige werkweek ieder een deeltijdfactor van 1,00 hebben. Tevens zorgt de juiste set PGGM-pensioenregelingen ervoor dat de Bijdragegrondslag (Pensioengevend Jaarsalaris) op juiste wijze berekend wordt. Voor elke type werkweek maakt u een aparte soort Normuren aan in de keuzelijst Omschrijving soort normuren. Zodra alle werkweken als soorten Normuren zijn aangemaakt, kunnen ze worden ingericht met het juiste aantal uren per loonperiode. Hieronder een voorbeeldscherm afgedrukt van een 36-urige werkweek en een 37-urige werkweek. 6 D.w.z. dat het redelijkerwijs niet als overwerk beschouwd kan worden. Bij een formele ADK-regeling mag men doorgaans eenmaal per jaar kiezen om meer te gaan werken c.q. te blijven werken, of toch weer terug te gaan naar de normale fulltime uren. Februari 2015 20
Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Bedrijfsgebonden tabellen / Normuren 6.9 Bijdragegrondslag Voor de berekening van de juiste bijdragegrondslag (annex Pensioengevend Jaarsalaris) moet per soort Normuren een aparte soort Pensioenregeling en Overige regeling aangemaakt worden (respectievelijk ten behoeve van de inhouding van de OP-premie en de AP-premie). Dit aanmaken kan met behulp van de keuzelijsten Omschrijving soort pensioenregeling en Omschrijving soort Overige regeling. Zodra alle regelingen als soorten Pensioen en Overige regeling zijn aangemaakt, kunnen ze worden ingericht met alle relevante gegevens om tot een juist berekening van de bijdragegrondslag te komen. Hieronder is een voorbeeldscherm afgedrukt van de inrichting van de OP-premie voor een 36-urige en 37-urige werkweek. Februari 2015 21
Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Premiewaarden / Pensioen Hierbij gaat het vooral om de waarde in het veld Uren per jaar. Hier vult u het maximale aantal werkbare uren in, behorende bij de soort Normuren die in combinatie met deze pensioenregeling bij de werknemers van toepassing is. Het aantal uren per jaar voor een 36-urige werkweek bedraagt 36 x 52 = 1872 uren. Het aantal uren per jaar voor een 37-urige werkweek bedraagt 37 x 52 = 1924 uren. Voor de berekening van de juiste bijdrage grondslag zal het systeem uitgaan van het aantal uren per jaar, vermenigvuldigt met het uurloon van de werknemer per de eerste dag van het actuele loonjaar. Afhankelijk van de op dat moment geldende CAO, wordt op basis van de bij de Werknemersgroep ingegeven berekeningsformule voor de pensioengrondslag de bijdrage grondslag eventueel nog vermeerderd met de vakantietoeslag en/of eindejaarsuitkering. De overige velden in de voorbeeldschermen zijn voor dit onderwerp facultatief en worden voor wat betreft de mutatievoorwaarden als bekend verondersteld. 6.10 Onbetaald verlof Indien een werknemer onbetaald verlof opneemt, moeten de periodes waarin volledig onbetaald verlof opgenomen wordt, wel meetellen voor het bepalen van de definitieve deeltijdfactor. Eenvoudig voorbeeld: 6 maanden 100% gewerkt, 6 maanden onbetaald verlof. Definitieve deeltijdfactor = 50%. In T&S kan dit gerealiseerd worden door het opgeven van dagen-component 28: Onbetaalde dagen. Indien in een periode uitsluitend onbetaalde dagen voorkomen, dan wordt die periode wel meegeteld als periode die meetelt voor het bepalen van de definitieve deeltijdfactor. Als er Februari 2015 22
ook andere dagensoorten voorkomen, dan wordt de berekende deeltijdfactor van die periode gebruikt en telt die periode automatisch mee. Let op: Voor oproepkrachten die een periode niet opgeroepen zijn, moet component 28 NIET opgegeven worden. Februari 2015 23
7 Resultaatafhankelijke Eindejaarsuitkering (REJU) Sinds 2001 is er binnen sommige sectoren in de sector Zorg en Welzijn sprake van een Resultaatafhankelijke Eindejaarsuitkering, ook wel REJU genoemd. Deze REJU is vanaf 2002 van invloed op de jaarsalarissen. Afhankelijk van hetgeen de CAO voorschrijft is deze REJU mede bepalend voor de hoogte van de Bijdragegrondslag (Pensioengevend Jaarsalaris). 7.1 Voorschriften PGGM PGGM heeft omtrent het toepassen van de REJU binnen de berekening van de bijdrage grondslag in augustus 2003 een schrijven doen uitgaan: De Resultaatafhankelijke Eindejaarsuitkering (REJU) 7 De Resultaatafhankelijke Eindejaarsuitkering (REJU) is een toeslag op de Eindejaaruitkering, die op instellingsniveau wordt uitbetaald, afhankelijk van het al dan niet halen van een bepaald vooraf overeengekomen doel, bijvoorbeeld op het gebied van de arbeidsomstandigheden en/of ziekteverzuim. Reglementair valt de REJU onder artikel 5, lid2, sub h. De REJU behoort, als zij is uitbetaald, als onderdeel van de (met de REJU opgehoogde) Eindejaarsuitkering in het fulltime jaarsalaris voor PGGM te worden opgenomen en vormt dus onderdeel van de pensioengrondslag. Voorbeeld: in de CAO Verpleeg- en Verzorgingshuizen (V&V) is volgens artikel 21a, lid 2, sprake van een Eindejaarsuitkering 2002 van 3,15%, met een REJU van 0,5%. Als deze bij een instelling is uitbetaald, is daar dus sprake van een Eindejaarsuitkering van 3,65%. Deze percentages zijn dan van toepassing bij het berekenen van de fulltime jaarsalarissen 2003. Bron: PGGM 7.2 Toepassen binnen Visma Software Talent & Salaris Afhankelijk van de binnen de organisatie geldende CAO, wordt op basis van de CAO bij de Werknemersgroep ingegeven berekeningsformule voor de pensioengrondslag de bijdrage grondslag eventueel vermeerderd met de Eindejaarsuitkering. Voor de berekening van de juiste bijdragegrondslag (annex Pensioengevend Jaarsalaris) moet voor de Eindejaarsuitkering een soort Extra uitkering aangemaakt worden. Dit aanmaken kan met behulp van de keuzelijsten Omschrijving soort extra uitkering. Zodra de Eindejaarsuitkering als soort Extra uitkering is aangemaakt, kan deze worden ingericht met de relevante gegevens om tot een juist berekening van de bijdragegrondslag te komen. Hieronder een voorbeeldscherm afgedrukt. Indien er sprake is van verschillende percentages. Dan dienen meerdere regelingen aangemaakt te worden en bij de werknemer voor de juiste regeling gekozen te worden. 7 In aansluiting op de berichtgeving in de Actueel van mei 2003 over de Eindejaarsuitkering in bredere zin. Februari 2015 24
Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Opbouw / Extra uitkering In het veld Percentage geeft u het totaal van de REJU en de Eindejaarsuitkering in. De overige velden in het voorbeeldscherm zijn voor dit onderwerp facultatief en worden voor wat betreft de mutatievoorwaarden als bekend verondersteld. Februari 2015 25
8 Levensloopregeling Sinds 2006 bestaat de mogelijkheid om te sparen voor de levensloopregeling, op te nemen uit de levensloopregeling en heeft de werkgever de mogelijkheid bij te dragen in de levensloopregeling. 8.1 Voorschriften PGGM 8.1.1 Sparen voor de levensloopregeling De bedragen welke uit het brutoloon gespaard worden ten behoeve van de levensloopregeling, verlagen de pensioengrondslag niet. 8.1.2 Opnemen uit levensloopregeling Met ingang van 1 januari 2006 is in het pensioenreglement opgenomen dat bij opname levensloopverlof de pensioenopbouw vrijwillig kan worden voortgezet. Het is dus een grond voor vrijwillige voortzetting van de deelneming. Hierbij geldt (dit zijn de tot nu toe bekende fiscale regels) dat de werknemer alleen voor 100% vrijwillig kan voortzetten als het inkomen uit arbeid en levensloop samen minimaal 70% bedragen. Bedraagt het minder, bijvoorbeeld men stopt helemaal met werken en krijgt een levensloopuitkering van 50% van het inkomen, dan mag de betrokkene maar voor 50% vrijwillig voortzetten. In de brochure vrijwillige voortzetting van PGGM kunt u alles lezen over de voorwaarden. Vrijwillige voortzetting is in principe voor rekening van de werknemer. In een aantal CAO's zijn daar nu al andere afspraken over gemaakt. De premieverdeling kan dus per CAO verschillend zijn. 8.1.3 Werkgeversbijdrage levensloopregeling Indien de werkgever bijdraagt in de levensloopregeling, dan behoort dat bedrag tot de pensioengrondslag. Dit staat los van het feit of: - de bijdrage door de werkgever vrijwillig is danwel door de CAO geregeld is - de werknemer het bedrag aanwendt voor levensloop of voor salarisverhoging Dit kan in de regeling levensloop vastgelegd worden (zie onder). Februari 2015 26
8.2 Toepassen binnen Visma Software Talent & Salaris 8.2.1 Sparen voor de levensloopregeling Indien gespaard wordt voor de levensloopregeling moet bij de component waarop het spaarbedrag ingehouden wordt, op het tabblad Grondslagen de keuze Pensioen op Nee gezet worden. 8.2.2 Betaling van gespaarde bedrag Onderhoud werknemer Dienstverband Stam knop Uitbetalingen Ten behoeve van het storten van het gespaarde bedrag moet een uitbetaling vastgelegd worden. Indien nodig kan een specifieke omschrijving aan de betaling meegegeven worden. 8.2.3 Opnemen uit levensloopregeling In deze situatie zijn 2 mogelijkheden: 1. de werknemer werkt parttime 2. de werknemer werkt niet Ad 1. De werknemer werkt parttime Het parttime salaris wordt de pensioengrondslag en volgt de normale regels als bij elk andere part-time werknemer. Bij de component waarop de uitkering levensloop geboekt wordt, moet op het tabblad Grondslagen de keuze Pensioen op Nee gezet worden. Voor dit deel kan de werknemer een vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw via PGGM regelen. Ad 2. De werknemer werkt niet In de salarisadministratie zal geen verwerking plaatsvinden. De werknemer kan zijn pensioenopbouw via vrijwillige voortzetting realiseren. 8.2.4 Werkgeversbijdrage levensloopregeling Indien de werkgever bijdraagt in de levensloopregeling, zijn er een aantal mogelijkheden: 1. Er wordt per salarisperiode een bedrag gereserveerd dat eenmaal per jaar (of bij uit dienst) uitgekeerd wordt Februari 2015 27
2. Er wordt per salarisperiode een bedrag uitbetaald 3. Er wordt niet gereserveerd, maar eenmaal per jaar of bij uit dienst wordt een bedrag uitgekeerd. In T&S zijn de volgende mogelijkheden: 1. Regeling levensloop vastleggen. 2. Via Contract vaste bedragen 3. Via een bedrag in de periodieke componenten Ad 1. Regeling levensloop vastleggen Vanaf 2007 kan binnen T&S een levensloopregeling vastgelegd worden waarmee bedragen gereserveerd en uitbetaald kunnen worden. De mogelijkheden zijn gelijk aan die van vakantietoeslag. Bij de regeling kan aangegeven worden of deze in de pensioengrondslag meegeteld moet worden. Voor deelnemers aan PGGM pensioenen kiest u voor Ja en zet u bij de componenten waarop de uitbetalingen geregeld worden, op het tabblad Grondslagen de keuze Pensioen op Nee. Bij het bepalen van de pensioengrondslag wordt vervolgens rekening gehouden met de bijdrage van de werkgever. Ad 2. Contract vaste bedragen Als de periodieke bijdrage van de werkgever vastgelegd wordt via contract vaste bedragen, dan zet u bij de betreffende component op het tabblad Grondslagen de keuze Pensioen op Tellen in grondslag. De component moet dan wel in de periode in dienst c.q. eerste periode van het jaar vastgelegd te zijn in contract vaste bedragen. Het component wordt dan geteld in de pensioengrondslag. Ad 3. Bedrag in de periodieke componenten. Als het gaat om eenmalige of incidentele bedragen die handmatig ingegeven worden, dan zet u bij de betreffende component op het tabblad Grondslagen de keuze Pensioen op Ja.Het gevolg van deze actie is dat het bedrag op de jaaropgave, bestandsvergelijking etc. geteld wordt in de ORT Februari 2015 28
9 (Tussentijdse) uitbetaling verlofrechten 9.1 Reguliere werknemers In onderling overleg tussen werkgever en werknemer kan overeengekomen worden om (een deel van) het opgebouwde verlofrecht tussentijds uit te betalen. Het betreft hier een tussentijdse uitbetaling van verlofrechten bij een doorlopend dienstverband. Om deze tussentijdse uitbetaling van verlofrechten op juiste wijze uit te voeren met betrekking tot de pensioenopbouw van de werknemer, moet deze als volgt gemuteerd worden: Het bedrag aan verlofrechten betaalt u uit op looncomponent 80 Vakantie uitb HM. Het tussentijds uitbetalen van verlofrechten verhoogd de deeltijdfactor van de werknemer. Hiervoor moet de looncomponent qua uurtype de waarde Betaaluren hebben. Hieronder een voorbeeldscherm afgedrukt. Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Salariscomponent / Onderhoud Het uitbetalen van vakantierechten aan het eind van de dienstbetrekking mag de deeltijdfactor niet verhogen. Daarvoor moet dan gebruik gemaakt worden van component 82. Bij deze component moet het uurtype de waarde Uren overwerk hebben. Zie onderstaand voorbeeld. Februari 2015 29
Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Salariscomponent / Onderhoud 9.2 Oproepkrachten Als de verlofrechten van oproepkrachten binnen uw organisatie per gewerkt uur direct worden uitbetaald, maakt u daar binnen T&S een aparte regeling Opbouw vakantierechten voor aan. Hierdoor kan de directe uitbetaling geregeld worden. Hieronder is een voorbeeldscherm afgedrukt: Visma Software Talent & Salaris / Beheer / Opbouw / Vakantierechten Februari 2015 30
10 30% regeling Fiscale faciliteit die sinds 1 januari 2001 is opgenomen in de Wet op de loonbelasting. Deze regeling geldt voor: ingekomen werknemers (buitenlandse werknemers die tijdelijk in Nederland werken) uitgezonden werknemers (Nederlandse werknemers die tijdelijk in het buitenland werken). Deze werknemers hoeven onder bepaalde voorwaarden geen belasting te betalen over 30/70e deel van het belastbaar loon dat zij met de betreffende werkzaamheden verdienen. Achterliggende gedachte is dat zij geacht worden extra kosten te maken, de zogenoemde extra-territoriale kosten. Pensioenopbouw De fiscus staat in beginsel niet toe dat pensioen wordt opgebouwd over 30/70 deel van het belastbaar loon. Gebruikmaking van de 30%-regeling leidt dus tot een lager pensioengevend salaris. Uitzondering: als de 30%-regeling onderdeel uitmaakt van een meerkeuze-systeem, mag wel pensioenopbouw plaatsvinden over het betreffende inkomensbestanddeeel. Pensioenopbouw en premieheffing over de 30%-regeling Pensioenopbouw De hoofdregel is dat pensioenopbouw over de 30% regeling niet is toegestaan. Het salaris dat aan PGGM als pensioengrondslag opgegeven moet worden, is het bruto salaris zoals werkgever en werknemer dat, naast de 30%-vergoeding, overeenkomen. Dit kan een ongewijzigd bruto salaris zijn, maar zal in het algemeen een verlaagd bruto loon zijn (bijvoorbeeld 70/100 van het oude bruto loon). Het nieuw door te geven salaris is dus het bruto (verlaagde) salaris zonder de 30%-vergoeding. Het lagere salaris moet vanaf het moment waarop de 30%-regeling wordt toegepast aan PGGM worden doorgegeven. De oude grondslag laten doorlopen tot 1 januari van het eerstvolgende jaar en dan pas een lager salaris aan PGGM doorgeven is fiscaal in principe niet toegestaan. Premieheffing Als de 30%-regeling wordt toegepast, dan moet de pensioenpremie berekend worden over het tussen de werkgever en de werknemer overeengekomen verlaagde salaris. Hiervoor gelden dezelfde hoofdregels en uitzonderingen als voor de pensioenopbouw. Overgangsregeling 30%-regeling De 30%-regeling geldt per 1 januari 2001. Vóór die datum gold onder meer voor ingekomen werknemers de 35%-regeling en voor uitgezonden werknemers de Nedeco-regeling. Beide regelingen zijn per 1 januari 2001 vervallen. Hierover was wel pensioenopbouw mogelijk. Bij wijze van overgangsmaatregel wordt goedgekeurd dat pensioen over de 30%-vergoeding kan worden opgebouwd voor de resterende duur van de beschikking met een ingangsdatum vóór 1 juli 2002. Met andere woorden: de overgangsregeling geldt voor werknemers voor wie de 30%- regeling vóór 1 juli 2002 is ingegaan, dus zowel voor werknemers die al van de 35%-regeling gebruik maakten en aansluitend van de 30%-regeling gebruik zijn gaan maken alsmede voor werknemers die na 1 januari 2001 maar vóór 1 juli 2002 van de 30%-regeling gebruik zijn gaan maken. Februari 2015 31
Het salaris dat aan PGGM doorgegeven moet worden is dan het overeengekomen (eventueel verlaagde) bruto salaris plus de 30%-vergoeding. Hierover wordt ook de pensioenpremie berekend. Men is overigens niet verplicht om van de overgangsmaatregel gebruik te maken. Als men daar geen gebruik van maakt, dan geldt de hoofdregel dat pensioen niet over de 30%- regeling kan worden opgebouwd. De 30%-regeling en het meerkeuzesysteem Een uitzondering op de hoofdregel dat pensioenopbouw over de 30% regeling niet is toegestaan, is de situatie waarin de 30%-regeling deel uitmaakt van een meerkeuzesysteem. In dat geval is pensioenopbouw over de 30%-vergoeding wel toegestaan en is het salaris dat aan PGGM doorgegeven moet worden het (eventueel verlaagde) overeengekomen bruto salaris plus de 30%-vergoeding. Er is (fiscaal) alleen sprake toepassing van de 30%-regeling in een meerkeuzesysteem als voldaan is aan aantal strikte voorwaarden: Er moet sprake zijn van een schriftelijk (meestal in CAO of arbeidsovereenkomst) vastgelegde regeling waaraan de deelname openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers van de inhoudingsplichtige werkgever. Het moet een regeling betreffen waarbij het loon tijdelijk, derhalve niet structureel, wordt verlaagd. De werknemer moet tenminste één keer per jaar de keuze hebben om de samenstelling van de beloning te wijzigen. Februari 2015 32
11 PGGM-volgnummer In de communicatie tussen PGGM en de verzekerde wordt nog steeds gebruik gemaakt van het zogenaamde PGGM-deelnemersnummer. Dit nummer bestaat uit twee delen, te weten de omgekeerde geboortedatum (JJMMDD), gevolgd door een driecijferig volgnummer. Dit PGGM-deelnemersnummer wordt ook in de digitale gegevensaanlevering vanuit Visma Software Talent & Salaris naar PGGM toe gebruikt. Een onjuist PGGM-volgnummer heeft tot gevolg dat de totale set aan mutaties, behorende bij deze werknemer, door PGGM wordt afgekeurd. Om te voorkomen dat inhoudelijk volledig correctie mutaties hierdoor uitvallen vult u het PGGM-volgnummer als volgt: Indien volgnummer bekend: het correcte volgnummer of Indien niet bekend: de waarde 000. Hieronder is een voorbeeldscherm afgedrukt. Werknemers / Werknemer / Tabblad Werknemer - Overig Om de digitale gegevensaanlevering naar PGGM correct te laten verlopen vult u hier ALTIJD een driecijferig nummer. Een volgnummer van 12 vult u dus als 012! Februari 2015 33
12 Berekeningsvoorschriften bij 53e week Om de zoveel jaren treedt bij de vierweekelijkse verloningsmethodiek (13 perioden) het fenomeen van de 53 e week op. De laatste periode van het loonjaar bestaat dan uit 5 weken in plaats van de gangbare 4 weken. Dit heeft gevolgen voor de inrichting van de pensioenregelingen binnen Visma Software Talent & Salaris. 12.1 Voorschrift PGGM PGGM heeft omtrent het toepassen van de 53 e week binnen de berekening van de pensioengrondslag en de deeltijdfactor voor het periodejaar 2009 middels onderstaande brief gecommuniceerd hoe e.e.a. moet worden toegepast: Geachte heer, mevrouw, In de VVT heeft het boekjaar in 2009 om administratieve redenen 53 weken in plaats van de gebruikelijke 52. Het boekjaar loopt van 28 december 2008 tot en met 3 januari 2010. Voor het fulltime jaarsalaris over 2009, dat u begin 2009 aan ons doorgeeft, heeft dit geen consequenties. U berekent dit fulltime jaarsalaris op de gebruikelijke wijze: 13 keer het 4- wekensalaris plus vakantietoeslag en eventuele eindejaarsuitkering en bijdrage levensloopregeling, mits deze bijdragen in 2008 een structureel karakter hebben. Bij fulltimers verandert er niets: fulltime blijft fulltime. Ook bij vaste deeltijders die geen extra uren maken, verandert er niets. Het aantal uren in de noemer gaat immers omhoog van 1872 (52 x 36) naar 1908 (53 x 36), maar het aantal uren in de teller wordt ook naar rato verhoogd. Hierdoor blijft de deeltijdfactor gelijk. Het feit dat het boekjaar 2009 een week meer telt, kan wel een geringe invloed hebben op de deeltijdfactor van werknemers die geen vast arbeidspatroon hebben. U deelt de uren die in de 53 weken zijn gemaakt door 1908 in plaats van 1872. Dat is dan de deeltijdfactor voor 2009. Wij gaan er hierbij vanuit dat u de 53 weken van het boekjaar 2009 ook in het loon loonheffing en sociale verzekering 2009 meeneemt. Fiscaal sluit u in dat geval het boekjaar af per 3 januari 2010. Als de instelling de 53 e week tot het fiscale boekjaar 2009 zou rekenen, dan tellen de uren mee bij het bepalen van de definitieve deeltijdfactor 2009. Als u nog vragen heeft, kunt u ons altijd bellen. Met vriendelijke groeten, PGGM Februari 2015 34
12.2 Toepassen binnen Visma Software Talent & Salaris Voor een juiste toepassing binnen Visma Software Talent & Salaris gaat u bij de pensioenregelingen ten behoeve van PGGM uit van een totaal aantal uren per jaar van 1872 bij een werkweek van 36 uur (36 x 52). Gemakshalve is hieronder een voorbeeldscherm afgedrukt: 12.3 Salarisberekening In periode 13 van elk jaar waarin er sprake is van een 53 e week EN waarbij in de Kalender in de kolom Week 53 de waarde J vermeld staat, wordt de deeltijdfactor als volgt berekend: Uren per jaar (1872) gedeeld door 13 perioden = 144 uur x 1,25 = 180 uur. Op deze wijze blijft de oorspronkelijke deeltijdfactor EN de bijbehorende premieberekeing intact conform de voorschriften van PGGM. Februari 2015 35
13 Controleoverzichten t.b.v. PGGM-buitendienst De organisaties die voor hun pensioen verzekerd zijn bij PGGM worden niet meer periodiek door de buitendienstmedewerkers van PGGM bezocht. De controles worden op basis van een risico analyse uitgevoerd. Ten behoeve van een interne controle kan een aantal standaardoverzichten binnen Visma Software Talent & Salaris gebruikt worden, waarop voor de buitendienstmedewerkers van PGGM relevante informatie kan worden teruggevonden. 13.1 Standaard overzichten in Visma Software Talent & Salaris Menu Visma Software Talent & Salaris, icoon Overzicht: Melding PGGM/ Signaallijst pensioen Dit overzicht vergelijkt de bijdragegrondslag per periode van het huidige loonjaar, de deeltijdfactor en de bijdragegrondslag naar rato van de deeltijdfactor met die van het vorige loonjaar, waarbij een verschilpercentage wordt berekend; Melding pensioenfonds / PGGM statusoverzicht Dit overzicht toont alle relevante PGGM-meldingen zodat een volledigheidscontrole op de gedane gegevensaanlevering voor PGGM gedaan kan worden. Salaris / Historische componenten Op dit overzicht kunnen een of meerdere looncomponenten naar keuze worden geselecteerd van reeds verloonde periode(n). Salaris / Jaarstaat op dit overzicht worden de componenten afgedrukt welke als zodanig bij de component gemarkeerd staan. Dit overzicht drukt de bedragen af in kolommen per periode alsmede de totalen. Menu Visma Software Talent & Salaris, icoon Jaarwerk: Pensioenfondsen / Aanlevering jaargegevens PGGM Door het aankruisen van het vakje Controlelijst PGGM afdrukken wordt een extra overzicht afgedrukt ten behoeve van de PGGM controle. Menu Visma Software Talent & Salaris, icoon BO: Management overzicht Talent / Werknrs in-/uit dienst Dit overzicht toont de werknemers die in- en/of uitdienst gegaan zijn binnen de gekozen referteperiode; Management overzicht Talent / Instroom Dit overzicht toont de ingestroomde werknemers; Management overzicht Talent / Uitstroom Dit overzicht toont de uitgestroomde werknemers; Management overzicht Salaris / Hist. salarisoverzicht Dit overzicht toont het historisch salarisoverzicht van een werknemer op basis van de gekozen referteperiode. Tip: Bij het opstarten van een overzicht wat met BO (Business Objects) gemaakt is, hoeft maar een keer met de muis geklikt te worden. Dubbel klikken op een BO-overzicht levert een foutmelding op. 13.2 Bestandsvergelijking PGGM kan naast de reguliere jaarwerk-uitvoer ook vragen om een bestand t.b.v. de bestandsvergelijking. Met deze bestandsvergelijking wordt een analyse van de gegevens gemaakt op basis waarvan PGGM sneller en efficiënter kan constateren of de administratie correct is. Het programma voor bestandsvergelijk staat onder Jaarwerk PGGM en Bestandsvergelijking PGGM. Februari 2015 36
Programma starten, het gevraagde jaar ingeven en kiezen voor uitvoeren (tandwielen). Februari 2015 37