NOTULEN Onderwerp Vergadering Datum :Woensdag 20 juni 2012 Aanwezig Genodigden: Marco (voorzitter en vertegenwoordiger ouders) Jacqueline (vertegenwoordiger team) José (secretaris en vertegenwoordiger team) Monic (vertegenwoordiger team) Tine (vertegenwoordiger ouders) Lizette (vertegenwoordiger team) Chantal (vertegenwoordiger ouders) Rob (vertegenwoordiger ouders) Hans (directeur Trinoom) Francien Mels (penningmeester OR) Notulist :Susan van de Wetering-Seferiadis Afwezig m.b. - Aanvang : 19.30 uur Einde : 22.45 uur 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder, en in het bijzonder Francien, penningmeester van de OR, van harte welkom. Francien zal agendapunt 3 toelichten. Agenda wordt verder vastgesteld. 2. Verkiezingsuitslag teamgeleding en verkiezingsprocedure oudergeleding Teamgeleding: De stemmen worden geteld en het resultaat is als volgt: Monic: 20 stemmen Jacqueline: 28 stemmen Cora: 24 stemmen Van de 59 medewerkers hebben 38 haar/zijn stem uitgebracht. Niet iedereen heeft op 2 personen gestemd, sommige hebben op 1 kandidaat gestemd. Eén teamlid was haar genummerde stembiljet kwijt en heeft zelf een briefje in de dichte doos gedaan. Deze stem is niet geldig en telt niet mee. De MR moet helaas afscheid nemen van Monic. Uiteraard is Monic nog wel bij het etentje van 5 september a.s. Marco zal vanavond nog via een email Cora op de hoogte brengen. Susan regelt verder dat Cora aangemeld en de stukken e.d. ontvangt. José meldt de verkiezingsuitslag in teaminfo en er zal een stukje in de nieuwsbrief worden opgenomen. Actiepunt José. Oudergeleding: Met betrekking tot de verkiezingsprocedure oudergeleding wordt het volgende afgesproken: - Het oudste kind van elk gezin ontvangt de informatiebrief op dinsdag 14 augustus met daarbij één stembiljet. Per gezin krijgt men dus één stembiljet waarop men één kandidaat de voorkeur kan geven. Tine en José spreken af dat zij de informatiebrief met stembiljet dinsdag 14 augustus om 08.30 uur gaan uitdraaien, nieten en verspreiden. - De stemming is volledig anoniem. De nummering onderaan het stembiljet is om fraude tegen te gaan. - Stembiljetten waarop méér dan 1 kandidaat is aangekruist worden ongeldig verklaard. - Het stembiljet kan uiterlijk tot dinsdag 21 augustus in de speciale MR-doos in de ronde hal bij Hannie worden gedeponeerd. Aan Hannie wordt verzocht om de doos aan het einde van die dag in een gesloten kast weg te zetten. Actiepunt José. - Op woensdag 22 augustus worden de stemmen om 12.00 uur geteld in de teamkamer. Dit gebeurt in een openbare bijeenkomst. Tine, Chantal, José en Jacqueline zijn dan aanwezig. Marco wordt daarna op de hoogte gebracht zodat hij de kandidaten een terugkoppeling kan geven. - In de nieuwsbrief van donderdag 23 augustus zal de uitslag van de verkiezing bekend worden gemaakt. Ook zal de uitslag in teaminfo komen te staan.
Pagina : 2 Notulen 20 juni 2012 3. Goedkeuring OR begroting 2012-2013 inclusief de vrijwillige ouderbijdrage Met verwijzing naar het overzicht licht Francien, daar waar nodig, de begroting toe: De begroting kent 3 onderdelen: 1) Opbrengsten: dit is het geld dat de OR volgend jaar ontvangt (grotendeels ouderbijdragen). 2) Kosten: dit is het geld dat de OR volgend jaar daadwerkelijk gaat uitgeven. 3) Reserveringen: dit is het spaarpotje en wordt gebruikt voor uitgaven die er niet jaarlijks zijn. Zo zal volgend schooljaar gespaard worden voor de sportdag in 2013/2014 (toevoeging) en zal de OR geld uit haar spaarpotje gaan gebruiken voor bijvoorbeeld het schoolreisje (onttrekking). In de balans staat een overzicht van welke reserveringen de OR aan het begin van volgend schooljaar (2012/2013) verwacht. Algemeen: In voorgaande jaren heeft de OR telkens geld overgehouden. Dit geld is gebruikt om extra te kunnen reserveren (voor o.a. het lustrum en duurzame investeringen). Daarnaast heeft de OR ook nog een vermogen zonder directe bestemming opgebouwd (ongeveer 6000 euro naast een gereserveerde buffer van 3000 euro). In de komende jaren is het de bedoeling om dit langzaam af te bouwen. De begroting is, net zoals afgelopen jaar, gezet op een klein structureel tekort van circa 500 euro. De verwachting is dat dit tekort, net zoals afgelopen jaar, eerder lager dan hoger zal uitpakken. Onttrekking reservering zomeravondkermis: Er staat nu een bedrag gereserveerd van 1200 euro voor de zomeravondkermis. In voorgaande jaren was er steeds een bedrag begroot van ongeveer 200 euro. Deze reservering zal de OR dus heel langzaam opmaken, zeker gezien het feit dat de zomeravondkermis maar 1 keer in de twee jaar wordt gehouden. Voorstel is dan ook om deze reservering te onttrekken om vervolgens te kunnen gebruiken voor de zomeravondkermis van komend jaar (200 euro) en voor eenmalige duurzame investeringen Eenmalige duurzame investeringen: Komend jaar wil de OR, net als vorig jaar, eenmalige duurzame investeringen doen. Hiervoor heeft zij een bedrag begroot van 1000 euro. Kleine aanpassingen voor diverse posten: Er is bij alle posten gekeken wat er in de afgelopen jaren op geboekt is. De meeste commissies zijn (ver) onder de begroting gebleven. Toch is de begroting voor komend jaar niet naar beneden bijgesteld. Daarom zal vanuit de OR volgend jaar in overleg met de commissies gekeken worden wat er nog aan extra s gedaan kan worden. Bij de commissies zijn geen ouders betrokken. De OR vraagt zich af of dit wenselijk is. Graag wil de OR inzicht hebben in de uitgave van de kosten. Wat wordt er nu daadwerkelijk met het bedrag vanuit de OR gedaan. Hans geeft aan dat bij elke commissie/taakstelling opgenomen wordt of voor die activiteit een budget is (budget ja/nee). In het komende schooljaar zal ook de hoogte van het budget worden opgenomen zodat de commissie weet hoeveel te besteden is. Tot slot meldt Francien dat de OR 550 euro ten behoeve van de kinderboekenweek aan school overmaakt. Wordt van dit bedrag ook daadwerkelijk boeken voor elke groep aangeschaft? Hans is op de hoogte van het feit dat er nieuwe boeken worden gekocht echter weet Hans het niet zeker of de OR gelden of andere gelden hiervoor worden gebruikt. Hans gaat dit uitzoeken.actiepunt Hans. Aansluitend geeft Hans aan dat het dagelijks bestuur van de Stichting bezig is om samen met de bibliotheek Wijchen te kijken wat de mogelijkheden zijn om leesboeken binnen de aangesloten scholen te laten rouleren. De OR stelt voor op basis van de begroting om de vrijwillige ouderbijdrage voor het schooljaar 2012-2013 op 30 euro per kind vast te stellen. De MR keurt de begroting inclusief de hoogte van de vrijwillige eigen bijdrage, goed. De hoogte van de vrijwillige bijdrage (30 euro) is gelijk aan het bedrag van het schooljaar 2011-2012.
Pagina : 3 Notulen 20 juni 2012 De MR bedankt Francien voor haar heldere toelichting. Francien verlaat de vergadering 4. Ingekomen stukken en mededelingen E-mailbericht reactie ouder over het vijf gelijke dagen rooster: De MR heeft een terugkoppeling gegeven aan de ouder. De genoemde punten van aandacht worden in het overzicht meegenomen Voorzet vergaderdata 2012-2013: Op de volgende data vinden de reguliere vergaderdata plaats. Hans is hierbij aanwezig. 2012: woensdag 5 september: extern ivm etentje, maandag 8 oktober, donderdag 8 november en maandag 3 december. 2013: woensdag 23 januari, woensdag 20 februari, woensdag 20 maart, woensdag 24 april, dinsdag 28 mei en woensdag 12 juni. Op de volgende data vinden de extra vergaderingen inzake het vijf gelijke dagen rooster plaats. Hierbij is Hans niet aanwezig. 2012: woensdag 15 augustus, dinsdag18 september, maandag 1 oktober, maandag 29 oktober, donderdag 29 november en dinsdag 11 december. 2013: dinsdag 15 januari, dinsdag 26 februari, maandag 11 maart, maandag 15 april en dinsdag 14 mei. De vergaderingen starten om 19.30 uur met uitzondering van de woensdag, dan start de vergadering om 20.00 uur. 5. Personeel (besloten) 6. Goedkeuring notulen en actiepuntenlijst d.d. 30 mei en 11 juni jl. De notulen van 30 mei komen paginagewijs aan de orde: Pagina 2, punt 4, OR notulen: Marco zal rechtstreeks met Marjan contact opnemen omtrent de informatievoorziening. Actiepunt Marco. De notulen van 30 mei worden, inclusief de actiepuntenlijst, goedgekeurd en vastgesteld. De notulen van 11 juni komen paginagewijs aan de orde en worden goedgekeurd en vastgesteld. 7. Klassenindeling met namen op internet In het kader van privacy heeft de MR besloten om de namen van leerlingen niet op internet te zetten, zie ook de notulen van 30 mei 2012, 21 september 2011 en 7 november 2011. Marco heeft Hans hierover een emailbericht d.d. 14 juni jl. gestuurd met het verzoek om de namen per direct van internet te halen. Dit is niet gebeurd wat de MR Hans niet in dank afneemt. Hans geeft in zijn emailbericht van 15 juni aan dat het meegeven van brieven richting oudsten een complexe zaak is. Montessorileerlingen die nu in groep 4 en naar 5 gaan stromen uit naar verschillende groepen en per kind zal uitgezocht moeten worden welke brief /lijst hij/zij meekrijgt. De MR geeft aan dat het toch ook mogelijk is om elk kind een brief mee te geven. Dan is dit punt opgelost. Overigens werden de brieven voor het schooljaar 2010-2011 altijd alleen op papier uitgegeven.waar nu opeens de complexheid vandaan komt is de MR niet duidelijk. Hans heeft overigens wel al aan Martien verzocht om de indelingenlijst van internet te halen. Blijkbaar is dit nog niet gebeurd. Hans zal dit met Martien opnemen. Hans stelt voor om in het nieuwe schooljaar dit onderwerp opnieuw aan de orde te stellen. Chantal stelt voor om bij de nieuwsbrief een attachment (bijlage) mee te sturen. Dan is het
Pagina : 4 Notulen 20 juni 2012 probleem opgelost. In de nieuwsbrief komt dan ook geen link. Hans komt hier in het nieuwe schooljaar op terug. 8. MR Huishoudelijk reglement definitief goedkeuren Artikel 4.4 is uit het reglement gehaald. De MR besluit dat de zittingstermijn voor de team- en oudergeleding vooralsnog 3 jaren is. De MR stelt voor om in het nieuwe schooljaar, zodra de MR haar visie en missie en ambitie helder heeft ook de zittingstermijnen opnieuw te bekijken. Wellicht dient de termijn van 3 naar 4 jaren te worden verzet i.v.m. o.a. de complexiteit van bepaalde onderwerpen. Ook is het mogelijk om de MR uit te breiden met adviesleden/themaleden. Inclusief nog heel kleine aanpassingen keurt de MR het huishoudelijk reglement goed. Zodra de oudergeleding in het nieuwe schooljaar bekend is zal Rob het document aanpassen. Ook de teamgeleding dient te worden aangepast. Actiepunt Rob. 9. Het vijf gelijke dagen rooster: plan van aanpak Hans overhandigt staande de vergadering een draaiboek voor een ouderavond ten behoeve van het vijf gelijke dagen model. In het draaiboek wordt aangegeven dat de ouderavond voor 14 september a.s. gehouden dient te worden. De MR bedankt Hans voor het meedenken en aanleveren van het draaiboek. De MR wil eerst alle vragen inventariseren en zal zelf een Plan van Aanpak maken. De MR wenst verder erg zorgvuldig, helder en efficiënt te werk te gaan. Marco zal in een emailbericht aan het bevoegd gezag aangeven dat de beoogde einddatum van SK&K van 14 september waarschijnlijk door de MR van de Trinoom niet gehaald wordt en zal dus uitstel zonder einddatum vragen. Actiepunt Marco. Het vijf gelijke dagen rooster heeft vanzelfsprekend gevolgen voor de voor- en naschoolse opvang binnen de gemeente Wijchen. De MR wil graag weten wat e.e.a. inhoudt voor de ouders/verzorgers die gebruik maken van De Eerste Stap faciliteiten op het gebied van: - kosten BSO: het aantal uren per dag gaat toenemen: wat zijn de financiële gevolgen voor ouders met 1/2/3 etc kinderen voor 1/2/3 etc dagen? - BSO: is het mogelijk een beperkt aantal uren BSO af te nemen (en wat zou dat kosten)? Bijvoorbeeld 2 uren (van 2 tot 4 uur s middags) of per uur? - Eventueel additionele informatie. De reden dat de MR deze vragen zal gaan stellen aan De Eerste Stap is dat volgens de MR tijdens de ouderraadpleging een duidelijk beeld van alle (mogelijke) school / BSO varianten geschetst moet worden zodat de ouders/verzorgers een weloverwogen keuze kunnen maken. Marco zal Marlien Joosse (De Eerste Stap) een emailsturen. Actiepunt Marco. De MR houdt een korte brainstormsessie. Ouders: - Ouders hebben instemmingsrecht - Duidelijkheid De Eerste Stap: - BSO organisatie - Financiële plaatje BSO - Schoolpauze verlengen naar 45 minuten ipv 30 minuten - Informatieavond: doel moet duidelijk zijn, wanneer, hoe en vormgeven - Emailberichten bundelen (vragen)
Pagina : 5 Notulen 20 juni 2012 Team: - Team heeft adviesrecht over het model en instemmingsrecht over duur van de pauze - Emailberichten bundelen (vragen) - Informatieavond: hoe vorm geven / brainstormen - Wat zijn de consequenties als de pauze van 30 minuten naar 45 minuten gaat - Taakuren invullen: hoe op te lossen - Inzicht geven wat het betekent in lesuren per kind per groep - Wetenschappelijke onderbouwing - Praktische invulling pauze (speelterrein, weer, lokalen etc) - Financiën OW- assistente? - Werkdruk en welzijn, is hier informatie over? - Wat vinden de kinderen zelf? José geeft aan dat het belangrijk is én niet uit het oog verloren mag worden dat de teamleden een adviesrecht hebben. Dit advies kan de MR niet naast zich neerleggen. De MR zal ervoor waken dat dit niet gebeurd. Rob zal de volgorde van de te nemen stappen in een plan van aanpak verwerken. Actiepunt Rob. De volgorde is als volgt: 1) vragen bundelen (via emailberichten/signalen etc) 2) De Eerste Stap betrekken bij het proces 3) ouder- en team informatieavonden organiseren: Let op: de MR organiseert deze avonden echter kan de MR geen besluiten e.d. die avond geven/nemen. De verwachtingen voor die avond dienen goed te worden gemanaged. Chantal en Jacqueline zullen namens de MR de avonden begeleiden. Chantal en Jacqueline werken een opzet voor de ouderinformatie avond uit. Zij komen hiervoor op woensdag 9 augustus samen. De MR dient alvast na te denken over de locatie van de informatie avonden. Verder dient nagedacht te worden over gastsprekers, zowel bij de ouder-als bij de teaminformatie avonden. 4) informatie uit de avonden bundelen 5) advies uitbrengen 6) implementatie van het traject 7) evaluatie van het traject Een extra MR vergadering vindt op woensdag 15 augustus plaats. In deze meeting worden bovenstaande punten besproken. 10. Rondvraag Vanuit het penningmeesterschap vraagt Tine wie en waar de aanschafbonnen bewaard moeten worden. Rob adviseert om alle bonnen te scannen en te bewaren. Mocht Tine nu niet herkozen worden dan kunnen deze aan de voorzitter, met alle andere documenten etc worden doorgemaild. 11.Volgende vergadering en sluiting De volgende reguliere vergadering is woensdag 5 september en vindt plaats bij De Leurse Hof te Leur van 18.30 uur tot 19.30 uur. Aansluitend vindt het etentje plaats. De voorzitter dankt iedereen en wenst iedereen een prettige zomervakantie toe.