Medezeggenschapsr aad

Transcriptie

1 +*+tt F q I o afr' Huishoudel ijk reglement Medezeggenschapsr aad C.B.S. De Voorhof DeLooch DK VIANEN Versie 3.0 mei 2009 Huishoudelijk reglement 3 0.doc

2 Algemeen Dit document behelst de afspraken die in de Medezeggenschapsraad van C.B.S. De Voorhof in Vianen zijn gemaakt, over het functioneren van de. Aldus ondertekend, namens de -leden in mei 2009: Au"t A.R. Nagtegaal Voozitter B.A. Pen Nunen A.B. Helwig-Rrldes Secretaris Taken van de voorzitter De voorzitter heeft de volgende taken: Algemene leiding geven aan de Opstellen van agenda in samenwerking met de secretaris Voorbereiden van de vergadering Leiden van de vergadering en besluifuorming bewaken Structureel Overleg voeren met de directie van de school Woordvoerderfunctie uitvoeren naar de achterban Overleg met voorzitter Oudenaad Eerste aanspreekpunt zijn voor externe contacten. Taken van de plaatsvervangende voorzitter De plaatsvervangende voorzitter heeft de volgende taken bij afwezigheid van de voozitter: Algemene leiding geven aan de Opstellen van agenda in samenwerking met de secretaris Voorbereiden van de vergadering Leiden van de vergadering en besluifuorming bewaken Structureel Overleg voeren met de directie van de school Woordvoerderfunctie uitvoeren naar de achterban Overleg met voozitter Oudenaad Eerste aanspreekpunt zijn voor externe contacten. Tevens is de volgende taak aan de plaatsvervangend voorzitter toebedeeld: - Toetsing van de besproken onderwerpen aan het geldende -reglement en de Wet op Medezeggenschap op Scholen (WMS) Taken van de penningmeester De taken van de penningmeester zijn: Betalen van facturen bestemd voor de Noteren van de uitgaven Controleren van bankafschriften Opstellen van financieeljaarverslag van de Uitvoeren van kascontroles van Ouderraad en de vier schoolrekeningen Leiden van de Financiële Commissie Taken van de secretaris De taken van de secretaris zijn: - Opstellen van agenda in samenwerking met de voorzitter - Verzenden van agenda, notulen en andere stukken - Verzorgen van correspondentie - Bijhouden van het archief - Voorberejden van de vergadering - Notuleren en verslag maken van de -vergaderingen - Opstellen actielijst en besluitenlijst - Bewaken van termijnen voor advies- en instemmingaanvragen - Verwerken van inkomende post - Bijhouden van de webmail postbus - Opstellen van het jaarverslag van de in de gestelde termijn Huishoudelijk reglement 3 0.doc 2/4 2'7-5-09

3 Taken van de overige -leden De overige -leden bereiden zich voor op de vergadering en leveren een inhoudelijke bijdrage in de vergaderingen. Indien zij lid zijn van een commissie wordt ook hier hun inzet gevraagd. leder -lid is verantwoordelijk voor een goed contact met de achterban. Minimale quorum voor geldige besluitvorming De minimale hoeveelheid aanwezige -leden tijdens een besluitvorming is: 2 leden uit de personeelsgeleding 2 leden uit de oudergeleding. Indien dit minimale quorum niet gehaald wordt, wordt via en telefonisch contact de besluifuorming van de leden gevraagd, om alsnog te kunnen voldoen aan de afgesproken termijnen. Wijze van besluitvorming De schriftelijke advies- of instemmingaanvraag wordt aan de -leden gedistribueerd en besproken in de eerstvolgende -vergadering. Het advies c.q. de instemming van de wordt binnen de afgesproken redelijke termijn schriftelijk aan de schoolleiding bevestigd, voorzien van eventueel benodigde toelichting. Staking van de stemmen Indien bij een stemming in de de stemmen staken, komt het voorstel in de eerstvolgende vergadering opnieuw op de agenda. lndien de stemmen wederom staken, wordt het voorstel verworpen. Eventueel kan overeengekomen worden om in te stemmen met het voorstel, onder voonryaarde dat er een evaluatie na een bepaalde tijd zal plaatsvinden. Vergaderiooster Aan het eind van een schoolseizoen worden de vergaderdata voor het volgende schoolseizoen vastgelegd. De interval zal in principe 1 maal per maand zijn (excl. zomervakantie). Indien de situatie zich voordoet om een extra vergadering bijeen te roepen, wordt dit via e- mail ltelefoon gedaan. Wijze van opstellen van de agenda De agenda heeft een vaste indeling, waarin ruimte is om punten toe te voegen of weg te laten. De indeling is in principe als volgt: Vergaderdatum : <datum> Aanvang: uur Locatie: C.B.S. De Voorhof Opening Overlegvergadering met de d irecteur: - Leerlingzaken - Personeelzaken - Mededelingen - Specifieke onderwerpen -vergadering 1. Vaststelling notulen van vorige vergadering 2. Actielijst 3. Post 4. Nieuws uit de -commissies 5. Informatie vanuit Fluenta 6. -organisatorischezaken/or-zaken 7. Rondvraag en sluiting Huishoudelijk reglement 3 0.doc J/

4 Toeschouwers in de Ouders kunnen spontaan of na melding vooraf een deelvan de vergadering van de bijwonen als toeschouwer. Een toeschouwer heeft geen spreekrecht. Bij bespreking van vertrouwelijke punten zal de toeschouwer gevraagd worden om tijdelijk de vergadering te verlaten, tot het vertrouwelijk onderwerp besproken is. Daarna kan de toeschouwer weer terugkomen. Indien de vooraf op de hoogte is van de komst van een of meer toeschouwers, kan de de volgorde van de agenda aanpassen, zodat vertrouwelijke punten aaneensluitend besproken worden. Aan de toeschouwer moet voorafgaand aan de vergadering duidelijk gemaakt worden, dat de zaken die in zijn aanwezigheid besproken worden in de -vergadering, vertrouwelijk zijn en niet door een ander dan een -lid of de directeur naar buiten gebracht mogen worden. De overlegvergadering met de directie mag uitsluitend bijgewoond worden door -leden of (afvaardiging van) de directie. Distributie van de notulen en het verslag De notulen van de vergadering worden alleen onder de -leden verspreid. Dit geldt tevens voor de actielijst, die iedere maand wordt bijgewerkt. Een door de voozitter goedgekeurde samenvatting van de notulen wordt achteraf op de website gepubliceerd en per aan de teamleden verstuurd en op de website van De Voorhof gepubliceerd. Jaarverslaglegging De secretaris stelt jaarlijks een jaarverslag op over de besproken zaken het afgelopen kalenderjaar. De streefdatum om het jaarverslag compleet beschikbaar te hebben, is 31 maart van het volgende jaar. Wijze van overleg met de schoolleiding De directeur wordt maandelijks uitgenodigd om aan het begin van de -vergadering een toelichting te geven op vooraf gestelde vragen en er is ruimte voor bespreking van ontwikkelingen in de school. Wijze van overleg met de G van Fluenta Een vertegenwoordiger uit de G organiseert maandelijks een contactmoment voor één lid van de 'en van scholen uit Vianen die geen zitting nemen in de G. In deze contactmomenten worden wedezijds onderwerpen besproken die in de vergaderingen behandeld zijn. Verkiezingen ïijdens de verkiezingen van nieuwe -leden wordt de procedure gevolgd, zoals vastgelegd in het document "Procedure organisatie verkiezingen ". Bijlage: - Procedure organisatie verkiezingen Huishoudelijk reglement 3 0.doc

5 Procedure orqo nisqlie -verkiezinqen OMSCHRIJVING ACTIE DOOR TERMIJN. DATUM Lijst verkiesbore personen vostsf ellen 2 moonden voor verkiezinqsdotum Oudergeleding vio Nieuwsbrief 2 moonden voor Aonkondiging verkiezingen verkiezingsdotum - nieuwe leden vrogen - mensen oersoonliik benoderen Personeelsgeleding Aonkondiging verkiezingen in teomvergodering - nieuwe leden vrogen - leerkrochten persoonl'rjk benoderen 2 moonden voor verkiezingsdotum lnschriiven kondidoten Presentotie kondidoten oon de vio Nieuwsbrief qeledinqen Gewoormerkte stem biljetten moken met begeleidende brief, woorin vermeld, kondidoten, keuze vokje, begindotum verkiezingsperiode en uiterste inleverdotum Distributie stem bilietten Stembus moken en olootsen Stemmen tellen door 3 vertegenwoordigers von de (secretoris) -l persoon leest keuze voor, -1 persoon turft, -l persoon tekent stembriefje of Check door totool oontol briefjes no te tellen en geturfd oontolstemmen oo te tellen. Uitslog schriftel'ljk oon bevoegd qezoq en teom mededelen Nieuw lid verwelkomen in en uitnodigen voor eerstvoloende verooderino - vergoderdoto doorgeven - -ledenl'rjst oonpossen en versturen - Wochiwoorden von de webmoil doorgeven - Joorverslog vorig seizoen foesturen. Secreïoris en voorzitter Secretoris

6 lngekorte beschrijving verkiezingsprocedure uit reglement d.d. 0l Porogroof 3 Artikel 6 I/m 14 I De bepoolt in overleg met bevoegd gezog de verkiezingsdotum en begin en einddotum von de verkiezingsperiode. De stelt geledingen en bevoegd gezog op de hoogte von de ofgesproken doto. Twee moonden voor verkiezingen wordt door de een lijst opgesteld von verkiesbore personen. Deze l'rjst wordt bekend gemookt met vermelding {ot men zich verkiesboor kon stellen binnen een bepoolde term'rjn. Verkiesboor zijn ouders von leerlingen, en leden von het personeel. B'rj meer kondidoten worden octieve verkiezingen gehouden. Bijweinig kondidoten kon men beslíssen over te goon tot benoeming. De stelt bevoegd gezog, geledingen en betrokken kondidoten tijdig voor de verkiezingsdotum op de hoogte. Gekozen zijn die kondidoten die heí hoogste oontolstemmen hebben vezomeld. B'rj gelljke stemming beslist het lot. (zeg: de Rood) De uitslog wordt door de vostgesteld en bekend gemookt oon olle geledingen en het bevoegd gezog.