1 van 18 RICHTLIJNEN Naam Functie Datum Handtekening auteur Noël Maes Chief Technology Officer 2015-01-26 nazicht Tony Voet ICT-Diensthoofd Infrastructuur & Exploitatie machtiging Departementsoverleg Overlegorgaan Departement ICT HISTORIEK HERZIENINGEN Datum Versie Omschrijving herziening 2015-01-19 0 Ontwerpversie in nieuw sjabloon voor beleidsdocumenten en procedures
2 van 18 Inhoudstafel 1 Inleiding/doel...3 2 Afkortingen en definities...3 3 Toepassingsgebied...3 4 ICT-richtlijnen...3 4.1 Administratieve bepalingen...3 Artikel xx. Oplevering, keuring en aanvaarding...3 Artikel xx. Waarborg...4 Artikel xx. Prijsherziening...4 Artikel xx. Onderhoudscontract...4 Artikel xx. Controlemogelijkheden...5 Artikel xx. Inschrijving, offerte, documentatie...5 4.2 Technische bepalingen...5 Artikel xx. Algemene specificaties...5 Artikel xx. Vereisten hardware en systeemsoftware...6 Artikel xx. Identificatie & beveiliging...10 Artikel xx. Externe toegang...10 Artikel xx. Implementatievereisten...10 Artikel xx. Deponering van de software...10 Artikel xx. Basisgegevens patiënten...10 4.3 Bepalingen m.b.t. integraties met bestaande informatiesystemen...11 Artikel xx. Data integraties met het EPD, het PADM, andere systemen...11 Artikel xx. Specificaties voor het aansluiten van toestellen op het PACS...17 4.4 Bijlagen...17 Artikel 1. Karakteristieken van het UZ Gent...17 5 Evaluatie...18 6 Referenties...18
3 van 18 1 Inleiding/doel Dit document bevat de algemene ICT-richtlijnen die kunnen gebruikt worden bij het opstellen van lastenboeken. 2 Afkortingen en definities DICOM EPD ICT PACS Digital Imaging and Communications in Medicine ElektronischPatiëntenDossier Informatie- en Communicatietechnologie Picture archiving and communication system 3 Toepassingsgebied Dit is een basisdocument (sjabloon). De auteur van een nieuw lastenboek dient enkel over te nemen wat relevant is in een bepaald dossier. De clausules dienen, indien nodig, aangepast te worden. 4 ICT-richtlijnen 4.1 Administratieve bepalingen Artikel xx. Oplevering, keuring en aanvaarding De oplevering dient te geschieden tegenover het Departement ICT van het Universitair Ziekenhuis Gent, welke zal instaan voor de aanvaarding. De inschrijver wordt erop gewezen dat de aftekening van de leveringsnota of de werkfiche geen goedkeuring inhoudt van de levering. Er zijn twee keuringen voorzien: een voorlopige en een definitieve. De voorlopige keuring zal starten op de dag na die waarop de inschrijver, per aangetekende brief, te kennen geeft dat het systeem gebruiksklaar geïnstalleerd is (in de productieomgeving). Ingeval van verwerping, wordt daarvan bij aangetekende brief kennis gegeven aan de inschrijver. De aanpassing of het verwijderen van het slecht werkend systeem is volledig ten laste van de inschrijver en geschiedt volgens een overeenkomst die op dat ogenblik wordt opgesteld. Uit het installatie- en implementatieplan moet bovendien duidelijk blijken wanneer de voorlopige oplevering wordt voorzien. De duur van deze keuring bedraagt 30 kalenderdagen. Op het einde van de observatieperiode van driehonderd vijfenzestig (365) kalenderdagen, zal het bestuur de beslissing meedelen van definitieve aanvaarding, verwerping of schorsing van betaling en revisie tot nieuwe voorlopige aanvaarding. Deze observatieperiode gaat in op de dag van voorlopige aanvaarding.
4 van 18 Artikel xx. Waarborg De duur van de waarborg dient minstens één jaar te bedragen. Indien voor sommige aangeboden producten een langere waarborgperiode van toepassing is, dient dit expliciet, en duidelijk omschreven, vermeld te worden. De waarborgperiode start op de dag van de voorlopige aanvaarding van de software door het UZ Gent. De waarborg dient minstens te dekken: de aanpassingen aan het pakket ten gevolge van (niet blokkerende) programmafouten; 5 dagen/week; interventietijd: volgende werkdag; incidenten: behandelen en oplossen van incidentmeldingen volgens prioriteitscriteria (blokkerend = hoogste prioriteit: 7 dagen/week; 24 u/24; interventie binnen de 2 uur, eventueel vanop afstand via VPN-tunnel; andere zelf te bepalen); telefonische ondersteuning (helpdesk) tijdens de kantooruren. Iedere vorm van ondersteuning dient in het Nederlands te gebeuren. Tijdens de waarborgperiode kan men niet eisen dat een onderhoudscontract (voor deze periode) wordt afgesloten. Artikel xx. Prijsherziening Niet van toepassing, behalve met betrekking tot het onderhoudscontract, waarvan de jaarlijkse prijs mag onderworpen worden aan een jaarlijkse prijsherziening volgens de formule vermeld in het artikel Onderhoudscontract. Artikel xx. Onderhoudscontract De totale jaarprijs en het type van onderhoudscontract (omnium e.d.) moeten verplicht worden opgegeven. Dit betekent dat in geval van toewijzing van de opdracht de opgegeven prijs voor het onderhoud bindend is voor de partijen. Het onderhoudscontract start na definitieve aanvaarding. Het onderhoud dient minstens te bevatten: de aanpassingen aan het pakket ten gevolge van (niet blokkerende) programmafouten; 5 dagen/week; interventietijd: volgende werkdag; incidenten: behandelen en oplossen van incidentmeldingen volgens prioriteitscriteria (blokkerend = hoogste prioriteit: 7 dagen/week; 24 u/24; interventie binnen de 2 uur, eventueel vanop afstand via VPN-tunnel; andere zelf te bepalen); telefonische ondersteuning (helpdesk) tijdens de kantooruren. Iedere vorm van ondersteuning dient in het Nederlands te gebeuren. Jaarlijks kan de jaarpremie van de voorbije periode gefactureerd worden. De leverancier mag evenwel een facturering per kwartaal verrichten, doch na prestatie. Het afsluiten van een onderhoudscontract vóór het einde van de waarborgperiode is niet mogelijk.
5 van 18 De jaarprijs voor het onderhoud mag worden aangepast volgens de formule: P i = P 0 [ 0,2 + (0,8 x S i /S o ) ] waarbij S 0 : de meeste recente en bekende coëfficiënt voor lonen en sociale lasten van AGORIA (toepasselijk op de sector van de leverancier) gebruikt bij de inschrijving en te vermelden in de offerte (zie www.agoria.be Refertelonen) S i : een herzieningscoëfficiënt voor lonen en sociale lasten (landsgemiddelde) geldig op het ogenblik van de herziening (i = 1,2,3, ) P i : de aangepaste prijs voor het i de contractjaar (i = 1,2,3, ) P 0 : oorspronkelijke basiscontractprijs, geldend op de datum van inschrijving. Het onderhoudscontract zelf dient te verwijzen naar dit bestek (referentie xxx) en moet worden opgesteld volgens het model toegevoegd als bijlage bij dit bestek (verplicht volledig in te vullen, te ondertekenen en bij te voegen). Omwille van de snelle afhandeling van de dossiers met betrekking tot de aanpassing van onderhoudsprijzen, verzoeken wij de inschrijver bij elke aanpassingsmededeling telkens de nieuwe coëfficiënt en volledige berekeningswijze te willen vermelden op de bijlage van het contract, evenals het referentienummer van deze offerteaanvraag. Artikel xx. Controlemogelijkheden De inschrijver moet het bestuur de mogelijkheid bieden om de beweringen uit de offerte te controleren en dit zonder kosten voor het bestuur. Dit houdt in dat de inschrijver moet bereid zijn om eventueel een demonstratie te organiseren van het aangeboden systeem voor het UZ Gent in het eigen bedrijf of op een referentieplaats waar een dergelijk systeem reeds in gebruik is, op basis van door het UZ Gent geleverde gegevens. Ook moet (tijdelijk) een demoversie van het pakket ter beschikking kunnen gesteld worden van het UZ Gent om de functionaliteit te kunnen uittesten. Artikel xx. Inschrijving, offerte, documentatie Naast een papieren exemplaar dient de inschrijver ook 2 kopieën in elektronisch formaat mee te leveren (CD-ROM/DVD of USB-geheugenstick). 4.2 Technische bepalingen Artikel xx. Algemene specificaties De dienst van het Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent) wenst een softwarepakket aan te kopen van het type. Het voorgestelde systeem dient voldoende garanties te bieden qua flexibiliteit en openheid zodat het kan groeien, afhankelijk van toekomstige specifieke noden eigen aan een universitaire instelling zoals het UZ Gent. Gegevensbeveiliging en integriteit zijn ook belangrijke aspecten. Het softwarepakket moet, al dan niet via maatwerk, kunnen aangepast worden aan bepaalde essentiële behoeften en werkwijzen van het UZ Gent.
6 van 18 Volgende globale verwachtingen worden gesteld t.a.v. het product: zeer gebruiksvriendelijk; multi-gebruiker (alle gebruikers gelijktijdig); aparte test- & productieomgeving (nodige licenties voorzien!); uniforme structuur voor alle modules; toekennen van autorisaties per gebruiker of groep; modulair uitbreidbaar; bij voorkeur online helpfunctie beschikbaar; alle eindgebruikerschermen en rapporten in het Nederlands; voldoende flexibiliteit: parameters per gebruiker of groep configureerbaar; logging van alle transacties in een historiekbestand (wat gewijzigd?, door wie?, wanneer?); uitgebreide rapporteringsmiddelen, enerzijds met standaard rapporten en anderzijds met zelf op te stellen rapporten (kwalitatieve en kwantitatieve rapporten, grafieken, statistische rapporten). De inschrijver dient een oplossing te voorzien voor het centraal en automatisch versiebeheer van de toepassingssoftware op de werkstations (indien van toepassing). Deze oplossing dient in detail beschreven te worden. In geval van een client/server -architectuur dient een mechanisme voorzien te zijn waarbij software-updates van de cliënt automatisch getriggerd en uitgevoerd kunnen worden (liefst bij het opstarten van de toepassing; pull -technologie), zonder manuele interventie van de gebruiker of ICT-personeel, zelfs indien hiervoor beheerdersrechten vereist zijn. Hierbij moet er rekening mee gehouden worden dat de aangemelde gebruikers standaard geen rechten hebben op hun pc om software te kunnen installeren. Het distribueren van software-updates vanuit een server ( push -technologie), als alternatief, dient bij voorkeur te kunnen gebeuren met behulp van het softwarepakket SCCM 2012 R2 van Microsoft. Artikel xx. Vereisten hardware en systeemsoftware Het UZ Gent streeft naar zoveel mogelijk standaardisatie en uniformiteit. Daarom dient het systeem volledig geïmplementeerd te worden op bestaande of nieuw aan te schaffen infrastructuur en moet het geïntegreerd worden in het ziekenhuis brede communicatienetwerk van het UZ Gent. De voorgestelde configuratie, al of niet met virtualisatie van servers, dient gericht te zijn op grote stabiliteit en beschikbaarheid. Anderzijds dient een vrij hoog prestatievermogen van bij de start aanwezig te zijn met voldoende reservecapaciteit en doorgroeimogelijkheden voor de toekomst. Om de hoge beschikbaarheid te kunnen garanderen dient de nodige redundantie voorzien te worden in de voorgestelde systeemconfiguratie. Het databanksysteem moet een open systeem zijn, hetgeen wil zeggen dat de structuren en tabellen moeten gedocumenteerd zijn en door het UZ Gent exploiteerbaar (= leesbaar). De dataopslag moet gebeuren op onze bestaande SAN/NAS-infrastructuur.
7 van 18 Hierna worden de voornaamste specificaties van de ICT-infrastructuur van het UZ Gent opgesomd, met de in acht te nemen randvoorwaarden voor de aanbieding. De fysieke servers zijn Dell blade servers met minstens twee 6-core processoren. De specifieke inrichting van de datacenters vereisen namelijk een hoge serverdensiteit. Virtuele servers moeten gebruik maken van het VMware ESX platform (de laatste of de voorlaatste versie). Indien de virtuele servers eveneens van het Microsoft Hyper-V platform gebruik kunnen maken, is dit een pluspunt. Qua SAN-storage moeten de servers gebruik kunnen maken van de aanwezige SANomgeving. Dit betekent EMC² VNX 5500 via het Fibre Channel protocol met een doorvoersnelheid van 8 Gbps. Op een transparante manier zullen punt-in-tijd-kopieën gebruikt worden. Qua NAS-storage moeten de servers gebruik kunnen maken van de aanwezige NASomgeving op basis van EMC² Isilon X / NL. Op een transparante manier zullen punt-intijd-kopieën gebruikt worden. Het netwerk is redundant opgebouwd met Cisco-apparatuur, waarbij de snelheid van de backbone meerdere keren 10 Gbps bedraagt. De Cisco core switches zullen instaan voor Server Load Balancing (Cisco ACE). Het gebruik van Network Load Balancing is niet toegestaan. Toestellen aangesloten op het UZ Gent-netwerk worden steeds geregistreerd op basis van hun MAC-adres. Toestellen zullen steeds hun IP-adres en aanverwante parameters (subnet mask, routeradressen, domain name servers, Netbios name servers, ) verkrijgen via het DHCPprotocol. Bij bekabelde netwerkaansluitingen dienen snelheid en communicatietype (full/halfduplex) steeds op automatisch te worden ingesteld. Indien een toestel op tijdstip gebaseerde logging doet, dient het verplicht gebruik te maken van de unicast-ntp-servers van het UZ Gent. (de IP-adressen van deze servers kunnen opgevraagd worden via DHCP-optie 42). Het gebruik van protocollen of functies die het UZ Gent-netwerk negatief kunnen beïnvloeden (zoals DHCP-server, NTP-broadcast) is niet toegestaan. Een applicatie, systeemsoftware, of firmware dient op een normale manier gebruik te maken van het UZ Gent-netwerk en dit niet te overbelasten en te destabiliseren door bv. zeer zware gegevenstrafiek, van welke aard ook (het UZ Gent kan zo nodig gepaste maatregelen treffen om het netwerk terug in een stabiele toestand te brengen).
8 van 18 Systemen mogen geen problemen vertonen of veroorzaken (bv. via koppelingen) bij een discontinuïteit van de lokale tijd (bij overschakeling van zomeruur naar winteruur en omgekeerd). Toestellen moeten gebruik maken van de standaard internetprotocollen. De inschrijver mag bij uitvoering van de opdracht geen eigen draadloze toegangspunten (wireless access points), netwerkswitches of routers op het UZ Gent-netwerk installeren. Qua besturingssystemen heeft de leverancier de keuze tussen Microsoft Windows 2008 R2 (of hoger) of Red Hat Enterprise Linux 5 (of hoger). Microsoft Windows servers moeten steeds door Microsoft SCOM 2012 R2 (System Center Operations Manager) gemonitord kunnen worden via de centrale SCOMinfrastructuur. Microsoft Windows servers zullen maandelijks de essentiële Microsoft Windows updates krijgen, waarbij de leverancier rekening dient te houden met een mogelijke herstart. Indien een individuele Windows Update niet geïnstalleerd mag worden omdat het de goede werking van de geleverde software kan verstoren, dient dit tijdig gecommuniceerd te worden aan ICT.systeemingenieurs@uzgent.be. Voor het databanksysteem valt de keuze op Microsoft SQL Server (versie 2008 of hoger). De sterke voorkeur van het Universitair Ziekenhuis Gent gaat uit naar het gecombineerd gebruik van de aanwezige databankinfrastructuur: Microsoft SQL Server in clusterconfiguratie. Hierbij zal de infrastructuur gedeeld worden met andere toepassingen, waardoor geen systeemadministratierechten toegekend zullen worden, wel beheerrechten op individuele databanken. Qua back-up moet de centrale Symantec NetBackup 7 of hoger gebruikt kunnen worden. De leverancier dient een oplossing uit te werken voor de back-up van eventuele open toepassingsbestanden op servers. Indien hiervoor specifieke NetBackup-licenties nodig zijn, dient de leverancier dit bij inschrijving te vermelden. De sterke voorkeur van het Universitair Ziekenhuis Gent gaat uit naar het gebruik van een of meer licentieservers in plaats van USB-dongles. Indien USB-dongles niet te vermijden zijn, dient de leverancier een technisch plan op te stellen en te implementeren om een hoge beschikbaarheid te vrijwaren, onafhankelijk van het falen van één enkele dongle. Hierbij mag gebruik gemaakt worden van de centrale dongleservers van het UZ Gent. Het uitvallen van één licentieserver mag geen invloed hebben op het opstarten en de werking van geleverde softwarecomponenten. Het testen van wijzigingen zoals updates en upgrades mag geen invloed hebben op de productieomgeving en op de hoge beschikbaarheid ervan. Dit betekent dat de inschrijver rekening moet houden met een eventuele testomgeving en bijhorende licenties.
9 van 18 In het geval dat er softwareontwikkeling door het UZ Gent voorzien is, dient een kleinschalige ontwikkelomgeving en bijhorende licenties voorzien te worden bij de inschrijving. Vanaf 500 eindgebruikers dient een consistente trainingsomgeving en bijhorende licenties voorzien te worden bij de inschrijving. De eindgebruikerswerkposten zijn pc s die zich bevinden binnen een Microsoft Active Directory 2012 R2 -domein en als besturingssysteem Windows 7 gebruiken. Ze worden via Microsoft SCCM (System Center Configuration Manager) beheerd. Indien een lokale softwarecliënt moet geïnstalleerd worden op het pc-park of een deel ervan, moet een Microsoft SCCM package aangeleverd worden of dient de leverancier voor de nodige expertise te zorgen op basis waarvan het UZ Gent een SCCM package kan aanmaken. Voor authenticatie- en autorisatiedoeleinden is een server beschikbaar, gebaseerd op het LDAP-protocol. Toepassingen moeten hiervan gebruik maken en LDAPv3 met StartTLSextensie (RFC 2830) ondersteunen. Het beheer van de certificaten moet beschreven worden. De pc s zijn ofwel aangesloten op het bekabeld netwerk met een doorvoersnelheid van 100 Mbps, ofwel draadloos verbonden met het IEEE 802.11g -netwerk. Alhoewel in sommige gebouwen IEEE 802.11n beschikbaar is, mag de leverancier hier niet op rekenen. Om veiligheidsredenen bevinden de pc s zich in gescheiden VLAN s, waardoor inter-pc communicatie niet mogelijk is. Afdrukken moet steeds gebeuren via de centrale (Microsoft-)printservers van het UZ Gent. Indien de toepassing onder de Citrixomgeving (momenteel XenApp 6.5) kan functioneren, dient de inschrijver de relevante installatie-instructies bij de inschrijving te voegen, waarbij het eerder vermeld SCCM package mag hergebruikt worden. De toegang tot computersystemen van het UZ Gent, al dan niet vanop afstand, kan pas na gemotiveerde vraag worden toegestaan. Rekening houdend met de algemene en specifieke eisen en verwachtingen die in de vorige paragrafen en alinea s zijn beschreven, dient de inschrijver zelf een raming te maken van de hardware en systeemsoftware die nodig is om zijn pakket operationeel te maken. De gedetailleerde specificaties (voor servers, databanksoftware, pc s, ) dienen opgegeven te worden, de infrastructuur moet echter niet opgenomen worden in het prijsvoorstel. Deze zal door het UZ Gent via een andere procedure worden aangeschaft, indien al niet aanwezig.
10 van 18 Artikel xx. Identificatie & beveiliging De software moet bij het aanmelden van de gebruikers in het pakket, een authenticatie ten opzichte van de LDAP-server van het UZ Gent uitvoeren (en dus niet op basis van eigen gebruikers- en wachtwoordinformatie) (let op: dit is een vereiste!). Vraag: Is automatisch afmelden van een gebruiker na een bepaalde periode van inactiviteit mogelijk met het aangeboden pakket? Artikel xx. Externe toegang De leverancier kan voor beheers- of onderhoudstaken toegang krijgen tot de infrastructuur binnen het UZ Gent waarop de toepassing draait via een site-to-site VPN-verbinding. De inschrijver dient voldoende garanties te bieden dat de door hem voorgestelde verbinding veilig is. Hij moet de regels naleven voor de bescherming van de patiëntengegevens, die binnen het ziekenhuis gelden en die ook worden opgelegd door de wet voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet). Het ondersteunen van eindgebruikers bij het gebruik van een softwarepakket of bij het oplossen van incidenten door middel van het op afstand overnemen van scherm, toetsenbord en muis van een pc ( remote control ) dient in samenspraak met het Departement ICT van het UZ Gent te gebeuren. Artikel xx. Implementatievereisten De inschrijver moet een realistisch implementatieplan opstellen, te rekenen vanaf de toezegging van de bestelling. Indien noodzakelijk, kan dit plan later (na gunning) verfijnd worden in samenspraak met het UZ Gent. Hierbij moet ook een testscenario worden uitgewerkt, dat rekening houdt met een minimale verstoring van de dagelijkse werking van de dienst (ook in verband met koppelingen met andere systemen en lokale apparatuur). De inschrijver moet tevens specificeren hoeveel personen van het UZ Gent voor de implementatie van dit project dienen beschikbaar te zijn om de vooropgestelde planning te kunnen realiseren. Hun rol, competenties en beschikbaarheidsgraad moeten opgegeven worden. De voorziene projectmethodologie dient in detail beschreven te worden. Artikel xx. Deponering van de software De inschrijver moet bereid zijn om een Escrow-overeenkomst af te sluiten voor de te leveren software, zodat het UZ Gent kan beschikken over de broncode en bijhorende documentatie in geval van faillissement van de leverancier. Artikel xx. Basisgegevens patiënten De identificatie van de patiënt in de software dient gebaseerd te zijn op het UZGpatiëntennummer. Dit nummer mag niet manueel kunnen ingevoerd worden, maar dient via een HL7-interface ontvangen of opgevraagd te worden. De software moet de huidige implementatie van HL7-interfacing volgen (zie 4.3). De inschrijver moet opgeven welke interfaces zullen gebruikt worden.
11 van 18 4.3 Bepalingen m.b.t. integraties met bestaande informatiesystemen Artikel xx. Data integraties met het EPD, het PADM, andere systemen 5 Algemeen Onderstaand schema geeft een standaard opstelling van de data stromen tussen het UZ Gent EPD (Elektronisch Patiënten Dossier - leverancier Siemens), het UZ Gent PADM (Patiënten Administratie Module - leverancier OAZIS) en een departementaal systeem weer. Dit schema is niet als volledig overzicht van alle data stromen bedoeld. In dit lastenboek is inschrijver het departementaal systeem. Uiteraard is het mogelijk dat - afhankelijk van de specifieke noden met betrekking tot het departementaal systeem - niet alle data stromen hieronder afgebeeld ondersteund dienen te worden of dat er bijkomende data stromen nodig zijn. Zorgverstrekkers ADT Orders & Resultaten UZ Gent HL7 Integraties High level overzicht (Q2 2014) OAZIS PADM Afspraken Eindgebruikers applicaties (OAZIS ADT, XDE) Integratie software UltraGenda Database MFN^M02 ADT^x SIU SIU ADT^x MFN^M02 MFN^M02 ADT^x Orders Order status updates Resultaten EPD Cache + Cache Shadow DB OpenLink ORM^O01 ADT^x MFN^M02 ADT^x BizTalk ADT^x SAP ORM^O01 ORR^O02 ADT Query # 3rd Party Zorgtoepassingen applicaties (naast UltraGenda), via HL7 Departementeel Systeem A Departementeel Systeem B. Departementeel Systeem X 2 integratie motors: OpenLink en BizTalk OpenLink (leverancier Siemens) is de integratie motor voor alle data stromen van en naar het EPD: vermits het EPD een specifiek formaat in de berichtenstromen hanteert, verzorgt OpenLink de transformatie van de data stromen zodat het PADM en de departementale berichten kunnen ontvangen en versturen in het standaard HL7 formaat. Order (ORM^O01) en resultaat (ORU^R01) integraties tussen het EPD en het departementale systeem zijn voorbeelden van integraties via OpenLink. BizTalk (implementatie, configuratie en ondersteuning in eigen beheer van UZ Gent) is de integratie motor voor alle data stromen die niet rechtstreeks met het EPD integreren. ADT en MFN^M02 zijn voorbeelden van integraties via BizTalk. Op heden gebruikt UZ Gent BizTalk 2010.
12 van 18 Op zich is welke communicatie motor gebruikt wordt van ondergeschikt belang voor inschrijver. Wel belangrijk zijn het communicatieprotocol en het berichten formaat zoals beschreven in onderstaande secties. 6 Communicatieprotocol - socket als standaard UZ Gent wenst alle data stromen tussen het EPD, het PADM en het departementaal systeem via socket communicatie protocol te laten verlopen. Afwijkingen hiervan - bijvoorbeeld communicatie via file, waarbij berichten weggeschreven worden naar een file share en daar opgepikt moeten worden door het ontvangend systeem - worden als een belangrijk minpunt beschouwd. 7 Berichten formaat - HL7 als standaard Als standaard voor de berichten wordt de internationale HL7 standaard gebruikt (www.hl7.org). HL7 versie 2.3 voor ADT^x, ORM^O01, MFN^M02, SIU^x, andere 2.x versies voor enkele andere types HL7 berichten. De standaard specificaties van het UZ Gent voor de verschillende types HL7 berichten zijn verkrijgbaar bij UZ Gent op verzoek. Leverancier kan uit deze afleiden welke HL7 types berichttypes, segmenten en (sub)velden UZ Gent al dan niet ondersteunt. Ondersteuning door leverancier van de internationale HL7 standaarden in de HL7 versie zoals die ondersteund wordt door UZ Gent is een belangrijk pluspunt. 8 Berichtenfiltering In de integratie stromen kan UZ Gent bepaalde algemene filteringen inbouwen. Bijvoorbeeld het niet sturen van bepaalde ADT bericht types. Op de integratie motors ondersteunen we echter geen filtering specifiek op diensten, wards, dokters, - dit beschouwen we niet als beheersbaar. Indien gewenst zullen zulke filteringen in de software van de inschrijver dienen te gebeuren. Een concreet voorbeeld ter duiding: Inschrijver biedt x voorraad/medicijnkasten aan die gebruikt zullen worden op x of y verschillende diensten --> inschrijver zal de nodige business logica moeten inbouwen in de ADT software zodat de juiste kast(en) de patiënten voor de overeenkomstige dienst krijgt. 9 Ondersteunde HL7 bericht formaten Onderstaande opsomming geeft de belangrijkste formaten zoals die vandaag ondersteund worden binnen UZ Gent. De opsomming is niet bedoeld volledig te zijn: ingeval inschrijver een ander HL7 formaat wenst te gebruiken of indien er data stromen zijn waarvoor geen equivalent HL7 formaat voorhanden is, maakt inschrijver dit zichtbaar aan UZ Gent. De standaard specificaties van het UZ Gent voor de verschillende types HL7 berichten zijn verkrijgbaar bij UZ Gent op verzoek. Een ADT en/of ADT Query koppeling zal normaliter steeds moeten voorzien worden: manueel invoeren van patiëntenadministratie gegevens is niet toegestaan.
13 van 18 ADT^x - Patiëntenadministratie Het UZ Gent PADM (OAZIS) is de master van ADT: alle ADT berichten voor de departementale systemen worden door het PADM uitgestuurd. De huidige HL7 versie voor ADT is 2.3. De ondersteunde ADT bericht types zijn: Event Beschrijving A01 ADT/ACK - Admit/visit notification Opname patient A02 ADT/ACK - Transfer a patient Transfer van patient A03 ADT/ACK - Discharge a patient Patient ontslag A04 ADT/ACK - Register a patient Ambulante opname (poli- opname) A05 ADT/ACK - Preadmit a patient Reservatie van een patient A06 ADT/ACK - Transfer an outpatient to inpatient Patient Out naar In A07 ADT/ACK - Transfer an inpatient to outpatient Patient In naar Out A08 ADT/ACK - Update patient information Wijziging contact (episode) gegevens A09 ADT/ACK - Patient departing Transfer met bedbehoud A10 ADT/ACK - Patient arriving Terugkomst van tijdelijke locatie met bedbehoud A11 ADT/ACK - Cancel admit Contact annuleren A12 ADT/ACK - Cancel transfer Transfer annuleren A13 ADT/ACK - Cancel discharge Ontslag annuleren A14 ADT/ACK - Pending admit Geplande vooropname A15 ADT/ACK - Pending transfer Geplande transfer A16 ADT/ACK - Pending discharge Gepland ontslag A21 ADT/ACK - Leave of absence - out (leaving) In verlof A22 ADT/ACK - Leave of absence - in (returning) Terug uit verlof A25 ADT/ACK - Cancel pending discharge Annulatie gepland ontslag A26 ADT/ACK - Cancel pending transfer Annulatie geplande transfer A27 ADT/ACK - Cancel pending admit Annulatie geplande vooropname A28 ADT/ACK - Add person information Patient aanmaken A31 ADT/ACK - Update person information Patient informatie wijziging A32 ADT/ACK - Cancel patient arriving Annulatie transfer met bedbehoud A33 ADT/ACK - Cancel patient departing Annulatie terug komst met bedbehoud A38 ADT/ACK - Cancel pre-admit Annulatie ambulante contacten (poli episode) A40 ADT/ACK - Merge patient - internal ID Merge patienten Ingeval een ADT integratie gewenst is, dient inschrijver in detail op te lijsten welke ADT bericht types, welke segmenten, (sub)velden het departementaal systeem dient te ontvangen om een optimale werking van het pakket te garanderen.
14 van 18 UZ Gent wenst de voor het departementaal systeem overbodige ADT berichten uit te filteren op de integratie motor BizTalk. Indien inschrijver kan volstaan met een ADT Query vanuit het departementaal systeem of indien de benodigde ADT gegevens via bv. een Order integratie (ORM^O01) naar het departementaal systeem kunnen gaan, dan is dit een alternatief voor de ADT data stroom, op voorwaarde dat dit geen negatieve impact heeft op de workflow (bv. extra handelingen uit te voeren door gebruikers) ADT Query - Patiëntenadministratie In plaats van alle patiënten en contacten via ADT te krijgen kan het departementaal systeem ervoor opteren de benodigde ADT gegevens op te vragen via een ADT Query. Bijvoorbeeld kan voor ADT Query geopteerd worden als er slechts een beperkt aantal patiënten / contacten per dag / week gekend dienen te zijn in het departementaal systeem én als dit de workflow voor de gebruikers niet nodeloos bemoeilijkt (bv. door manueel de patiënten in te moeten geven). Queries kunnen gebeuren op basis van het patiënt ID of het contact ID. De huidige HL7 versie voor ADT Query is 2.3. De standaard specificaties van het UZ Gent voor ADT Query zijn verkrijgbaar bij UZ Gent op verzoek. Het is niet toegestaan dat het pakket rechtstreeks naar de databank van het PADM of het EPD connecteert. Indien inschrijver dit toch nodig acht, dient dit zichtbaar gemaakt en gemotiveerd te worden aan UZ Gent. MFN^M02- Zorgverstrekkers Het UZ Gent PADM (OAZIS) is de master van de zorgverstrekkers: zowel de interne als externe artsen worden beheerd in het PADM. De huidige HL7 versie voor MFN^M02 is 2.3. Orders (ORM^O01), Order status updates (ORR^O02) en resultaten (ORU^R01 / OUL^R21) Doorgaans worden in deze workflow de Orders in het EPD geplaatst, het EPD stuurt deze naar het departementeel systeem als ORM^O01 berichten. Het departementale systeem stuurt Order status updates terug naar het EPD. Optioneel worden de resultaten die hangen aan de orders uitgestuurd door het departementale systeem, als ORU^R01 berichten. Standaard zijn resultaten ORU^R01. Voor labo resultaten ondersteunen we standaard OUL^R21. De huidige HL7 versie voor ORM^O01, ORR^O02 en ORU^R01 is 2.3. Voor OUL^R21 is dit 2.4.
15 van 18 Methoden: het departementaal systeem kan aan het EPD-systeem, voor een bepaalde patiënt, een ordernummer vragen om langs deze weg een resultaat te sturen naar het EPDsysteem, zonder eerst een orderaanvraag vanuit het EPD-systeem te hebben ontvangen; indien een tekstresultaat met status volledig wordt verstuurd vanuit het departementaal systeem, kan het EPD-systeem hierop reageren met het doorsturen van een of meerdere RIZIV-nomenclatuurnummers naar het facturatiesysteem. Integratie van resultaatprotocollen met grafische elementen Indien een departementaal systeem meer dan louter tekstresultaten (vlakke ASCII-tekst) genereert, kan ook deze informatie (een bestand) worden opgenomen in het EPD op voorwaarde dat: de patiëntidentificatie gebeurd is hetzij via contextintegratie (zie artikel 2), hetzij via een HL7-gebaseerde patiëntselectie (volledige ADT-koppeling (zie artikel 3) of orderkoppeling (zie artikel 3)); het departementaal systeem in staat is een PDF-bestand uit te sturen; het UZ-patiëntnummer volledig en identiek opgenomen is in de bestandsnaam; dit bestand kan opgeslagen worden in een specifieke map of netwerkshare, in overleg met het departement ICT van het UZ Gent. SIU^x - Afspraken Het UZ Gent gebruikt ziekenhuisbreed UltraGenda voor afspraken. Afspraken gemaakt in UltraGenda worden als SIU berichten uitgestuurd naar het PADM, waar deze automatisch worden omgezet in reservaties en de overeenkomstige ADT berichten worden uitgestuurd naar het EPD en de departementale systemen die deze reservaties wensen te krijgen. Normaliter zal een departementaal systeem dus geen rechtstreekse SIU koppeling met UltraGenda hebben. 10 Integraties in kader van in productie name departementeel systeem Inschrijver dient aan te geven of en hoe de patiënten - die reeds gekend zijn in de UZ Gent databanken voorafgaand aan de in productie name van het departementeel systeem en die nodig zijn in het systeem - gekend zullen geraken. In geval met ADT query gewerkt zal worden, is dit geen probleem. In geval gewerkt zal worden met standaard ADT of ORM naar het departementeel systeem, is de eenvoudigste manier dat het pakket op basis van andere berichten dan ADT^A28 (patiënt creatie) de patiënt kan creëeren: bv. op basis van ADT^A31 (patiënt update), ADT^A01/A04 ( (ambulante) opname patiënt), ORM^O01 (Order). 11 Documentatie te bezorgen door inschrijver Gedetailleerd schema en beschrijving van de integratie workflow, inclusief de relevante HL7 of andere specificaties voor de te verwachte data stromen tussen het departementale systeem en het EPD en PADM van het UZ Gent.
16 van 18 Technische beschrijving van de integratie specifieke software van het pakket, inclusief de ondersteunde communicatie protocollen. Een apart document dat beschrijft waar de specificaties en communicatie protocollen afwijken van de standaarden zoals gestipuleerd door UZ Gent. 12 Vragen apart te beantwoorden door inschrijver Is de integratie software van het pakket een aparte module? Indien ja, kan deze onafhankelijk van het pakket zelf geüpdatet worden? Bij upgrades, hoelang is de verwachte downtime (pessimistische schatting gevraagd), ervan uitgaand dat de software geïnstalleerd wordt op systemen (hardware, OS) equivalent met de standaard vereisten van de inschrijver? Wordt het communicatie protocol socket ondersteund? Indien niet, wanneer wordt dit wel ondersteund? Is de verwerking van binnenkomende berichten (dus bv. ADT naar het departementaal systeem) in real time of worden de berichten gebufferd en om de x minuten verwerkt? Ingeval berichten gebufferd worden, dient inschrijver het mechanisme van verwerking in detail te beschrijven. Voor binnenkomende berichten (dus bv. ADT naar het departementaal systeem), wat is de maximum tijd in milliseconden dat de sturende integratie motor een (N)Ack mag verwachten, in geval van normale netwerkomstandigheden? Hoeveel binnekomende berichten (bv. ADT berichten) kan het pakket verwerken per uur zonder dat er een merkbare vertraging (> 1 minuut) optreedt, in geval van normale netwerkomstandigheden? Ondersteunt het pakket HL7 ADT 2.3 als binnenkomende berichten? Indien ja, welke ADT bericht types zijn relevant voor het pakket? Indien nee, welk formaat ADT berichten wel? Kan inschrijver eventuele specifieke filtering op dienst, ward, dokter, inbouwen indien gewenst? Indien dit nodig is, hoe ondersteunt inschrijver wijzigingen hieraan (diensten, dokters, kunnen veranderen)? Heeft inschrijver ervaring met integratie met OAZIS als PADM en ADT master? Denkt inschrijver dat er data stromen vanuit / naar het pakket nodig zijn die niet als HL7 formaat kunnen gestuurd worden? Indien ja, welke? Hoe gaat inschrijver om met het feit dat bij in productie name standaard niet alle bestaande patiënten in de UZ Gent databanken gekend zijn in het pakket?
17 van 18 Denkt inschrijver rechtstreeks naar de databank van het PADM of het EPD te moeten / willen connecteren? Indien ja, waarom? Garandeert inschrijver 'backwards compatibility' wat betreft integraties bij nieuwe release van het pakket / de integratie software van het pakket? Hoe en wanneer communiceert inschrijver wijzigingen wat betreft integraties bij nieuwe release van het pakket / de integratie software van het pakket? Artikel xx. Specificaties voor het aansluiten van toestellen op het PACS Indien inschrijver toestellen en software levert die DICOM beeldvorming produceren en/of gebruiken, is deze sectie van toepassing. Het toestel dient aangesloten te worden op het UZ Gent-backbonenetwerk (TCP/IP, ethernet 10/100 Mbps, RJ45-connector). Het toestel dient de DICOM-standaard te ondersteunen, en minimaal volgende DICOMservices: DICOM MWL (Modality Worklist); de DICOM-werklijst wordt opgebouwd op basis van beeldvormingsorders die geplaatsts worden in het EPD; het toestel dient een zo generiek mogelijke lijst op te vragen aan de bestaande Worklist Broker (i.c. AGFA Connectivity Manager); DICOM Store; DICOM Query/Retrieve indien het gewenst is dat het toestel zelf beelden gaat ophalen uit het PACS-archief; DICOM MPPS (modality performed procedure step) en DICOM SR voor toestellen waarbij röntgenstralen (ioniserende en niet-ioniserende straling) gebruikt wordt. Stralingsdosisen dienen per onderzoek bijgehouden te worden en doorgestuurd naar de PACS. De leverancier levert idealiter dicom conformance statements en lijst de benodigde transfersyntaxis op. 12.1 Bijlagen Artikel 1. Karakteristieken van het UZ Gent Bij het opstellen van de aanbieding dient de inschrijver rekening te houden met een aantal huidige (niet limitatieve) karakteristieken van het UZ Gent: aantal werknemers UZ Gent: 6.000 LDAP-server: OpenLDAP centraal elektronisch patiëntdossiersysteem: Siemens EPD (patiëntenadministratie, centraal medisch dossier, zorg- en behandelplannen inclusief medicatie, OK-planning, ordercommunicatie) communicatieservers: Siemens OpenLink II (protocol: HL7; voor gegevensuitwisselingen tussen het EPD-systeem en departementale systemen); MS BizTalk 2010 (voor gegevensuitwisselingen tussen andere systemen: OAZIS PADM, SAP, )
18 van 18 spraakherkenningssysteem: G2 Speech PACS: Agfa IMPAX (voor DICOM en niet-dicom beelden) SAN/NAS-infrastructuur: NetApp (FAS6030, FAS3070, FAS3170; FC-schijven, SATAschijven) & EMC² (VNX, Isilon) formaat UZ-nummer van patiënt: o jjmmddxvvvacc; jjmmdd = geboortedatum (jaar, maand, dag), x = blanco, vvv = volgnummer, cc = controlegetal dienst : 13 Evaluatie Deze richtlijnen zullen minstens jaarlijks worden geëvalueerd en indien nodig herzien. 14 Referenties N.v.t.