Eindejaarsbrief 2016 Salarisverwerking december 2016 en januari 2017 Geachte relatie, Met betrekking tot de jaarafsluiting van kalenderjaar 2016 en de eerste verwerking voor kalenderjaar 2017 vragen wij uw aandacht voor de volgende punten: Salarismutaties december 2016 Wij verzoeken u mutaties voor de maand december 2016 uiterlijk 16 december 2016 a.s. aan ons door te geven, zodat u de salarisstroken over de maand december 2016 tijdig in uw bezit heeft, en dus nog tijdig kunt betalen. Aanvullingen / correcties 2016 Het aanleveren van eventuele correcties, aanvullende mutaties e.d. over 2016 is nog mogelijk, indien deze worden aangeleverd uiterlijk 16 januari 2017. Na deze datum zal worden begonnen met het vervaardigen van het jaarwerk over 2016, waardoor er geen wijzigingen meer door ons kunnen worden verwerkt in de salarisadministratie over het jaar 2016. Graag uw begrip hiervoor. Lopende zaken voor 2016 Werkkostenregeling Al vanaf 1 januari 2015 is deze regeling voor elke werkgever verplicht! Wat houdt die WerkKostenRegeling nu ook alweer precies in? Als werkgever mag u elk jaar maximaal 1,20% van de totale fiscale loonsom van uw onderneming gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. U mag dit ook bekijken in concernverband, dus van alle ondernemingen die gedurende het gehele jaar voor tenminste 95% met elkaar waren verbonden. De regeling klinkt simpel, maar uiteraard gelden hierop weer een aantal uitzonderingen, waaronder de veel toegepaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Veel voorkomende zaken die vanaf 1 januari 2015 in de vrije ruimte van 1,20% zijn gaan vallen zijn de bekende fiets van de zaak, kerstpakketten voor het personeel en bedrijfsuitjes. Indien men boven de vrije ruimte uitkomt met de vergoedingen en verstrekkingen, dan bent u als werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over al het meerdere. Eventuele afrekening hiervan geschiedt na afloop van het kalenderjaar in het eerstvolgende loonaangiftetijdvak.
Toepassing van de WerkKostenRegeling registreert u het beste in uw financiële administratie op een aparte grootboekrekening, zodat in één oogopslag inzichtelijk is wat uw totale vergoedingen en verstrekkingen bedragen. Neem hiervoor contact op met uw accountant/administrateur om in kaart te brengen welke vergoedingen en verstrekkingen er op dit moment binnen uw onderneming allemaal worden toegepast ; dus ook die vergoedingen / verstrekkingen welke niet via de salarisadministratie lopen! Ook dient u rekening te houden met eventuele aanpassingen in reeds bestaande arbeidsvoorwaarden met uw werknemers. Indien u meerdere ondernemingen heeft welke in concernverband aan elkaar zijn gelieerd, dan mag u voor al deze ondernemingen tezamen gebruik maken van één vrije ruimte over de totale fiscale loonsom van alle ondernemingen tezamen. Dit houd in dat u dus kunt schuiven met verstrekkingen en vergoedingen tussen de diverse ondernemingen. Salarismutaties 2017 Indien er voor de maand januari 2017 salarismutaties zijn (loonsverhogingen, uren wijzigingen, etc.); willen wij deze graag tijdig van u ontvangen. Wij zouden deze salarismutaties graag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 16 januari 2017, van u ontvangen. Tevens willen wij u erop attent maken dat de verwerking van de salarisstroken in januari altijd iets vertraging kunnen oplopen. Dit door de implementatie van nieuwe regelgeving en rekenregels in onze salarisapplicatie voor het nieuwe jaar. Enkele aandachtspunten aangaande de salarisverwerking voor 2017 Hierna gaan wij kort in op enkele aandachtspunten voor de salarisverwerking in het jaar 2017. Beschikkingen Belastingdienst Graag komen wij in het bezit van de brieven van de Belastingdienst met daarop de loonaangiftetijdvakken voor het jaar 2017, alsmede de brief met daarop het percentage van de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (WGA-vast premie, WGA-flex premie en ZW flex premie). Wij adviseren u om de aangiftebrief zorgvuldig te bewaren, omdat daarop de juiste betalingskenmerken staan vermeld, welke u bij elke betaling dient te vermelden. Deze betalingskenmerken vind u overigens ook rechts bovenaan op de kopie van de door ons ingediende aangifte loonheffingen, welke u na afloop van elke loonperiode van ons ontvangt. Wet Aanpak Schijnconstructies Per 1 januari 2016 is deze nieuwe wet van kracht geworden. Deze wet houd onder andere in dat u enkel nog giraal het salaris van uw werknemer mag overmaken, en dus niet langer contant. Geef dus tijdig de nog ontbrekende IBAN nummers van uw werknemers aan ons door, zodat wij deze op de loonstrook kunnen vermelden. Vanaf 1 januari 2017 dient elke werkgever tenminste het wettelijke netto minimumloon aan de werknemer over te maken. Dit houd onder andere in dat u als werkgever geen inhoudingen meer mag doen voor maaltijden, huisvesting en zorgpremie, zodat het nettoloon van de werknemer onder het minimumloon zou komen. Indien de werknemer echter een volmacht verstrekt aan de werkgever mag maximaal 25% van het wettelijke netto minimumloon worden ingehouden voor huisvesting en zorgpremie.
(Bestel) Auto van de zaak Het privégebruik van een ter beschikking gestelde bedrijfsauto wordt in de salarisadministratie belast als loon in natura. De werkgever moet hier loonbelasting/premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen over afdragen. Van een bijtelling is sprake indien een werknemer een auto van de zaak op jaarbasis voor meer dan 500 km privé gebruikt. Recentelijk is deze materie wederom door de overheid bijgesteld. Voor het jaar 2017 zijn er nog slechts de volgende bijtellingscategorieën : I. Voor de categorie auto s met een Co2 uitstoot van 0 gram per kilometer, is het bijtellingspercentage vastgesteld op 4%. II. Voor de categorie auto s met een Co2 uitstoot vanaf 1 gram geldt een bijtellingspercentage van 22%. III. Voor alle voertuigen ouder dan 15 jaar geldt een bijtellingspercentage van 35% over de huidige waarde in het economisch verkeer. Let op dat dit elke vijf jaar dient te worden bepaald middels een officieel taxatierapport. Vanaf het jaar 2019 is tevens vastgesteld dat de 4% bijtelling voor volledig elektrische auto s nog slechts geldt voor de eerste 50.000,-- ; alles daarboven wordt dus gewoon belast tegen 22%!! Voor auto s op waterstof blijft het bijtellingspercentage voorlopig wel gewoon 4%. Voor auto s die vóór aanvang van de nieuwe Co2 uitstootnormen al op naam zijn gesteld, geldt nog de oude regeling zoals deze gold op de datum van de afgifte van het kenteken tot maximaal 60 maanden na ingebruikname van de betreffende bedrijfsauto. Een eventuele eigen bijdrage voor het privégebruik van de zakelijke auto mag te allen tijde in mindering worden gebracht op de bijtelling. De wettelijk vastgelegde grondslagen om geen bijtelling toe te hoeven passen bij de werknemer, zijn: Werknemer rijdt aantoonbaar minder dan 500 privékilometers op jaarbasis, waarbij een vrije bewijslast (sluitende rittenadministratie/black-box) geldt ; in deze adviseren wij toch om de in punt 2 genoemde verklaring geen privégebruik door de werknemer te laten overleggen; Werknemer heeft verklaring géén privégebruik auto of verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto van de Belastingdienst (volledige vrijwaring voor eventuele naheffing voor de werkgever); Collectieve afspraak tussen werkgever en Belastingdienst over hoe de werkgever het privégebruik van zijn werknemers controleert; Bij auto van de zaak geldt een verbod op privégebruik voor werknemer, met controle door werkgever èn een boetesanctie bij geconstateerde overtreding van dit beding; Auto van de zaak wordt s-avonds en in het weekeind bij het kantoor van de werkgever gestald, zodat de auto niet voor privédoeleinden kan worden gebruikt (controleerbaar middels inlevering van bijvoorbeeld autosleutels/autopapieren en/of plaatsing van de bedrijfsauto op een afgesloten bedrijfsterrein). Uitgezonderde bestelauto s die door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor vervoer van goederen ; deze bestelauto s hebben vaak enkel een bestuurdersstoel en geen passagiersstoel. Bijzondere auto s, zoals lijkwagens, ambulances en brandweerauto s.
Bij het achteraf niet voldoen aan de voorwaarden voor één van de hierboven vermelde grondslagen geldt dat de gevolgen van naheffing door de Belastingdienst in eerste instantie voor rekening van de werkgever zijn. In specifieke situaties waarin een bestelauto in verband met de aard van het werk doorlopend afwisselend aan minimaal twee werknemers ter beschikking wordt gesteld, zodanig dat niet kan worden vastgesteld wie met deze bestelauto heeft gereden, kan de werkgever kiezen voor een praktische regeling. Het privégebruik wordt dan met een eindheffing van 300,-- per bestelauto per jaar bij de werkgever belast. Dit bedrag dient periodiek (dus per maand of per 4-weken) in de digitale loonaangifte te worden verwerkt. Premiekorting / mobiliteitsbonus / subsidiemogelijkheden Ook in 2017 blijft de premiekorting voor werkgevers die werknemers uit een bepaalde uitkeringssituatie in dienst nemen gehandhaafd. De leeftijdsgrens voor de premiekorting oudere werknemers is in 2015 al verhoogd naar 56 jaar. Voor werknemers jonger dan 56 jaar die arbeidsgehandicapt zijn (WAO/WIA en Wajong) ontvangt de werkgever dezelfde premiekorting. In beide gevallen bedraagt de premiekorting 7.000,-- per jaar gedurende drie jaren. Gaat de werknemer echter werken met loondispensatie, dan bedraagt de premiekorting 3.500,-- per jaar gedurende drie jaren. Ook kunt u gebruik maken van de zogenaamde proefplaatsing ; dit betekent dat u een uitkeringsgerechtigde gedurende maximaal twee maanden bij u kunt laten werken met behoud van uitkering. Dit om te kijken of hij voor u de geschikte kandidaat is. Daar zijn echter wel weer bepaalde voorwaarden aan verbonden. In gevallen van instroom vanuit een WAO/WIA/ziektewetsituatie is ook de no risk polis van toepassing ; dit houd in dat gedurende de eerste vijf jaren bij ziekte de loondoorbetaling wordt overgenomen door het UWV. Dit betekent in dit soort gevallen dus minder risico en tevens een fikse besparing op uw werkgeverslasten! De premiekorting voor jonge uitkeringsgerechtigden tussen 18 en 27 jaar liep op 31 december 2015 af ; lopende gevallen van vóór die datum kunt u blijven toepassen tot maximaal 2 jaar na datum in dienst. Veel Gemeenten kennen een eigen subsidieregeling volgens de participatiewet ; dit geldt voor mensen met een zekere afstand tot de arbeidsmarkt. Voor deze mensen geldt naast de proefplaatsing ook een subsidie van de Gemeente. Daarnaast komen zij ook in aanmerking voor de premiekorting en vanaf 2017 het lage inkomensvoordeel indien dit van toepassing is. Informeer dus bij uw Gemeente of zij een subsidiepotje hebben voor arbeidsparticipatie voor deze werknemers. Nieuw vanaf 1 januari 2017 is de subsidie Lage Inkomens Voordeel ; als werkgever ontvangt u een tegemoetkoming van maximaal 2.000,-- op jaarbasis indien u iemand in dienst neemt (of houd) welke tot maximaal 125% van het wettelijk minimumloon verdient. De Belastingdienst maakt dit bedrag na afloop van elk jaar automatisch aan u over. Nogmaals wijzen wij u op de manier waarop subsidie voor het leer/werktraject tegenwoordig dient te worden aangevraagd. Dit liep altijd via de afdrachtsvermindering onderwijs op uw totaal af te dragen loonheffingen, maar is al vanaf 2014 gewijzigd in een subsidie die rechtstreeks zal worden uitgekeerd aan de werkgever. Dit middels een aanvraagformulier via agentschap.nl. Dit gebeurt echter pas na afloop van elk studiejaar. Vergeet u dus niet tijdig deze subsidie zelf aan te vragen!! Uiteraard kunnen wij u hiermee behulpzaam zijn.
Wijzigingen arbeidsrecht Over deze nieuwe Wet Werk en Zekerheid is in de afgelopen tijd al veelvuldig gecommuniceerd in de media. Zaken als wel of geen proeftijd, de aanzegtermijn, hoeveel tijdelijke overeenkomsten in hoeveel maanden en transitievergoeding heeft menig werkgever als hoofdbrekens bezorgd. Uiteraard kunnen wij u van dienst zijn met alle vormen van arbeidsovereenkomsten op maat om problemen in de toekomst te voorkomen. Aanpassing pensioendatum In 2013 is reeds begonnen om de ingangsdatum van de AOW stapsgewijs te verhogen naar 67 jaar. Dit zal in 2017 verder worden aangepast, zodat er in 2022 sprake zal zijn van een AOW leeftijd van 67 jaar en 3 maanden. Vanaf het jaar 2023 wordt de ingangsdatum van de AOW gekoppeld aan de levensverwachting. U weet in ieder geval 5 jaar van te voren wanneer u exact AOW zult gaan ontvangen. Werknemers ontvangen in 2017 nu pas bij 65 jaar en 9 maanden hun eerste AOW uitkering. In veel arbeidsovereenkomsten staat echter nog steeds dat de arbeidsovereenkomst eindigt bij het bereiken van de 65 jarige leeftijd. Indien u deze bepaling niet aanpast aan de nieuwe wetgeving zal de werknemer geconfronteerd worden met een AOW-hiaat. Ons advies in deze is om de bepaling in arbeidsovereenkomsten hieromtrent aan te passen, zodat de arbeidsovereenkomst van rechtswege pas eindigt met ingang van de dag dat recht ontstaat op AOW. Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties Per 1 mei 2016 is de aloude VAR voor zelfstandigen komen te vervallen. Vanaf deze datum zult u met een opdrachtnemer, welke niet in loondienst zou zijn, een modelovereenkomst moeten sluiten, waaruit duidelijk blijkt dat er geen sprake is van een loondienstverband. Zaken als gezagsverhouding, persoonlijke arbeid en beloning spelen hierin ook weer een belangrijke rol. Om discussie met de belastingdienst over wel of geen premieplicht voor de werknemersverzekeringen achteraf te voorkomen is ons advies om de modelovereenkomst vooraf aan de belastingdienst voor te leggen ter goedkeuring, zodat u hier vooraf al duidelijkheid over heeft. Desgewenst kunnen wij u bijstaan bij zowel de opmaak van zo n modelovereenkomst, alsmede de onderhandeling hiervan met de belastingdienst. Recentelijk heeft de overheid echter besloten om deze omstreden wet voorlopig op te schorten tot 1 januari 2018. Dat betekent dat de belastingdienst geen naheffingen en boetes zal opleggen tot die datum. In de tussentijd zal de overheid gaan bekijken hoe deze wet kan worden aangepast, zodat hij wat meer werkbaar wordt. Mocht er echter worden geconstateerd dat er sprake is van bewust kwaadwillend handelen, dan geldt deze uitstelregeling uiteraard niet. Over ontwikkelingen omtrent deze wet houden wij u uiteraard op de hoogte. Eigenrisicodragerschap WGA Met ingang van 1 januari 2017 kunt u enkel nog eigen risicodrager worden voor zowel het WGA-vast als het WGA-flex gedeelte. Tevens zullen veel verzekeringsmaatschappijen als aanvullende eis stellen dat u ook voor het ZW-flex gedeelte eigen risicodrager wordt, zodat het gehele traject van verzuimbegeleiding bij één en dezelfde partij ligt. Uit onderzoeken is overigens gebleken dat in de afgelopen jaren verzekerings-maatschappijen niet beter of slechter hebben gereïntegreerd dan het UWV, en dat de premies tussen UWV en verzekeringsmaatschappijen onderling weinig verschilden. Het is dus lastig om te zeggen of u wel of geen eigen risicodrager zou moeten worden. De tendens is nu dat kleine werkgevers ervoor kiezen om verzekerd te blijven bij het UWV en dat grotere werkgevers er voor kiezen om eigen risicodrager te worden. Deze laatste groep heeft namelijk een financieel groter belang bij een juiste verzuimbegeleiding. Indien u als werkgever nog eigen risicodrager was voor het WGA vast gedeelte, dan bent u hier reeds door ons persoonlijk over benadert.
Samenvattend zetten wij de bovengenoemde data nog even voor u op een rijtje: 16 december 2016 = uiterste inleverdatum mutaties december 2016 16 januari 2017 = uiterste inleverdatum aanvullingen / correcties 2016 16 januari 2017 = uiterste inleverdatum mutaties januari 2017 Jaargang 2016 Editie 8 Deze eindejaarsbrief hebben wij met aandacht en zorg voor u opgemaakt. Mocht u over een bepaald onderwerp toch nog wat meer willen weten, dan kunt u te allen tijde contact opnemen met onze ervaren salarisadviseurs. TEGEMOETKOMING VOOR WERKGEVERS Rest ons u alvast hele fijne feestdagen toe te wensen, en De zowel werkloosheid zakelijk als onder privé relatief het allerbeste laag opgeleide voor het mensen jaar 2017! met een laag inkomen blijft hoog ten opzichte van overige doelgroepen. Daarom heeft de overheid besloten om met ingang van 1 januari 2017 een nieuwe subsidie te Met introduceren; vriendelijke het groet, lage inkomens voordeel. Om recht te hebben op deze nieuwe subsidie dient de werknemer tussen 100% en 125% van het wettelijk minimumloon te verdienen. Overige voorwaarden zijn dat de werknemer minimaal 1.248 uur per jaar heeft gewerkt en nog niet de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. U hoeft hier als werkgever verder niets voor te doen; de belastingdienst haalt haar informatie uit de polis administratie van het UWV, en keert de eventuele subsidie ter hoogte van maximaal 2.000,-- SalarisHuys per werknemer per jaar automatisch na afloop van het jaar aan u uit. Ook als u voor uw werknemer op dit moment recht heeft op een premiekorting krijgt u dit lage inkomens voordeel! SalarisHuys op Social Media!