COMMUNICATIEPLAN DUURZAAMHEID

COMMUNICATIEPLAN DUURZAAMHEID 2016 Pagina 1 van 13

Inhoudsopgave 1. ACHTERGROND: DUURZAAMHEID BIJ ORDINA... 3 1.1. Visie Duurzaamheid... 3 1.2. Doelstellingen Duurzaamheid (KPI s)... 3 1.2.1. Maatschappelijke Projecten... 3 1.2.2. Bedrijfsvoering... 4 1.2.3. Dienstverlening... 4 2. COMMUNICATIEPLAN... 5 2.1. Communicatiedoelen... 5 2.2. Communicatiethema s... 5 2.3. Communicatiedoelgroepen... 6 2.4. Communicatiestrategie... 7 2.5. Social Media... 8 BIJLAGE 1 INITIATIEVEN DUURZAAMHEID... 10 BIJLAGE 2 COMMUNICATIEKALENDER (VOORBEELD)... 11 BIJLAGE 3 SUGGESTIES VOOR DUURZAME CAMPAGNES (INTERN)... 13 Pagina 2 van 13

1. Achtergrond: Duurzaamheid bij Ordina Dit communicatieplan borduurt voort op het Duurzaamheidsbeleid 2014 2016. In dit beleid worden de doelen voor de komende jaren beschreven. Hieronder worden de hoofdlijnen van het plan kort weergegeven. 1.1. Visie Duurzaamheid De beste ICT-oplossingen ontstaan door samen duurzaam te innoveren. De basis is goede samenwerking met collega s en co-creatie met klanten en partners. Dat begint met investeren in wederzijds begrip en vertrouwen. Daar is Ordina voor haar klanten op ingericht: een lokale partij, dichtbij en met korte lijnen naar de verantwoordelijken. Voor Ordina heeft duurzaamheid niet alleen betrekking op het milieu en de eigen bedrijfsvoering, maar ook op onze dienstverlening. Ordina wil duurzame oplossingen maken die mensen echt verder helpen. Oplossingen die tot stand zijn gekomen zonder verspilling van inzet van mensen en middelen en die goed te beheren zijn. Ordina is een mensenbedrijf: het zet de kennis en kunde van haar medewerkers in om uitdagingen en vraagstukken waar haar klanten mee te maken hebben, op te lossen. Samen Duurzaam Innoveren en maatschappelijk verantwoord ondernemen kenmerken hetzelfde gedachtegoed: kennis en kunde op een duurzame manier inzetten ten behoeve van mensen. Er zijn drie thema s vastgesteld in het kader van het duurzaamheidsbeleid, namelijk Maatschappelijke Projecten, Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Binnen ieder thema komt de missie van Ordina terug: Samen Duurzaam Innoveren. Afbeelding 1.1: De missie van Ordina en de drie thema s binnen het duurzaamheidsbeleid van Ordina. Ordina wil een bewuste, geëngageerde en duurzame ICT-partij in de Benelux zijn en ook als zodanig herkend worden. De stip op de horizon is: alles wat Ordina doet, draagt bij aan duurzaamheid en toekomstbestendigheid van producten, services en relaties. 1.2. Doelstellingen Duurzaamheid (KPI s) 1.2.1. Maatschappelijke Projecten Maatschappelijke projecten betrof in 2014 tijdens het opstellen van het duurzaamheidsbeleid twee initiatieven: De samenwerking met het Oranje Fonds en de Ordina Foundation. Voor de samenwerking met het Oranje Fonds zijn er een aantal proposities aangeboden. Ordina reserveert voor beide initiatieven een totale bestedingsruimte van ongeveer 500 uur per jaar. Om engagement te creëren, is het slim als medewerkers projecten kunnen aandragen voor dit initiatief. Pagina 3 van 13

Maatschappelijke Projecten Oranje Fonds Viermaal per jaar een project. Er zijn twee proposities aangeboden. Ordina is in 2015 gestart met de samenwerking, dit loopt nog door in 2016. Ordina Foundation Viermaal per jaar een project. Investering van tijd: ca. twee derde tijd is voor de werkgever en ca. een derde tijd wordt door de werknemer zelf geïnvesteerd. Totale bestedingsruimte tussen de 300 en 500 uur per jaar. Tabel 1.2.1: Doelstellingen Maatschappelijke Projecten 1.2.2. Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering betreft twee zaken: milieu-initiatieven en het HR-beleid. Met betrekking tot milieu-initiatieven, blijft Ordina voor de ISO14001, de MJA en de CO2-Prestatieladder de doelstellingen handhaven zoals die reeds zijn benoemd. Binnen deze doelstellingen valt ook het gebruik van leaseauto s. Ordina heeft hiervoor reeds een mobiliteitsprogramma opgezet. Voor het HR-beleid zal Ordina zich committeren aan een aantal doelstellingen die betrekking hebben op inclusiviteit. Bedrijfsvoering ISO14001 Meer Jaren Afspraken (MJA) CO2 componenten van papierverbruik, brandstofverbruik en elektriciteitsverbruik apparaten, verlichting en klimaatinstallatie met 2,0% per jaar reduceren. 30,0% energiebesparing over de periode 2005-2020 en minimale reductie van 2,0% per jaar. CO2 Reductie 20,0% minder CO2 uitstoot in 2020 ten opzichte van 2010. (CO2-Prestatieladder) Brandstof (Mobiliteitsprogramma) Inclusiviteitsplan Primair gericht op CO2 reductie, maar daarnaast gericht op een besparing van 2,0% brandstofkosten. Ordina streeft er naar een inclusieve organisatie te zijn, waarin ruimte is voor verschillen, waarin ruimte is voor dialoog en waarin ruimte is voor diversiteit. Wij geloven dat een inclusieve organisatie bijdraagt aan een kwalitatief betere dienstverlening en een verhoogde aantrekkelijkheid als werkgever. Ook ondersteunen wij gerichte initiatieven op het gebied van diversiteit, als integraal onderdeel van inclusiviteit. Tabel 1.2.2: Doelstellingen Bedrijfsvoering 1.2.3. Dienstverlening Ordina wil duurzame oplossingen maken, die mensen en bedrijven echt verder helpen. Oplossingen die tot stand komen zonder verspilling van inzet van mensen en middelen en die goed te beheren zijn. Ordina gelooft dat co-creatie een grote bijdrage levert aan het verhogen van het duurzame karakter van haar dienstverlening. Dat betekent dat samenwerking met de klant hierbij een prominente rol krijgt. Dienstverlening Alle innovaties die Ordina ontwikkelt, moeten duurzaam zijn en worden getoetst aan de hand van de criteria zoals co-creatie met de klant, creativiteit en innovatie, toekomstbestendigheid en levensduur en hergebruik van bestaande producten en componenten. Tabel 1.2.3: Toetsingscriteria Dienstverlening Pagina 4 van 13

2. Communicatieplan De aanleiding van dit communicatieplan is dat Ordina het duurzaamheidsbeleid onder de aandacht wil brengen bij haar medewerkers, klanten en leveranciers. Waarom communiceert Ordina over het duurzaamheidsbeleid? Dit communicatieplan beschrijft welke doelgroepen worden beoogd en welke kanalen worden gebruikt om mensen in te lichten en aan te zetten tot duurzaam gedrag. In de eerste plaats zal het communicatieplan moeten leiden tot meer bewustwording bij alle stakeholders van Ordina, maar uiteindelijk zal het moeten resulteren tot actieve participatie in diverse duurzaamheidsinitiatieven. 2.1. Communicatiedoelen De communicatiedoelen zijn doelen voor communicatie-uitingen, ze beschrijven het doel wat bewerkstelligd dient te worden door middel van communicatie, zowel intern als extern. De communicatiedoelen richten zich op het neerzetten van Ordina als een duurzame, innovatieve partij. Om ervoor te zorgen dat de doelgroepen Ordina ook op die manier zien, dient de nadruk in de communicatie-uitingen over het duurzaamheidsbeleid te liggen op duurzame, innovatieve projecten waar Ordina aan heeft bijgedragen. Concreet betekent dit dat Ordina zich wil profileren als een duurzaam en innovatief bedrijf, waarbij mensen centraal staan: medewerkers, klanten en leveranciers. Communicatiedoelen 1. Kennis Informeren over het (bestaan van het) duurzaamheidsbeleid van Ordina, de doelstellingen en de duurzaamheidsprestaties. Bekendheid en betrokkenheid bij het duurzaamheidsbeleid creëren door uit te leggen wat het beleid inhoud, door te communiceren over wat we doen en waarom we het doen. 2. Houding Positieve houding ten opzichte van het duurzaamheidsbeleid van Ordina stimuleren. Toekomstige medewerkers raken geïnteresseerd in Ordina door het beleid dat Ordina voert. Houding beïnvloeden en activeren door voorbeelden te delen. 3. Gedrag Men gaat in toenemende mate bewust om met bijvoorbeeld energie, participeert in duurzaamheidsinitiatieven en wordt ambassadeur van het beleid. 2.2. Communicatiethema s Tabel 2.1: Communicatie doelstellingen Ieder jaar staan er verschillende doelstellingen op de duurzaamheidagenda van Ordina. Om nog meer effect te genereren, wordt er een aantal initiatieven uitgelicht. Ieder jaar zal op een van de Ordina kernwaarden extra aandacht worden gevestigd, waarbij een aantal van de initiatieven in de spotlights staan. Uiteraard blijven alle doelstellingen actief op de agenda staan, maar door focus aan te brengen op enkele initiatieven, wordt een groter effect bereikt. In onderstaande afbeelding staan de drie kernwaarden van Ordina weergegeven. De Duurzaamheid en het ExCo zullen beslissen welke kernwaarde in welk jaar zal worden benadrukt. Afbeelding 2.2: Drie thema s in Ordina s duurzaamheidagenda van 2014-2016 Samen Binnen deze kernwaarde wordt vooral gefocust op samenwerking: samen duurzaam innoveren. Deze kernwaarde gaat verder dan alleen de medewerkers van Ordina, want het gaat over mensen in het algemeen: Ordinezen, klanten en stakeholders. Ordina zal initiatieven omarmen waarbij mensen een zetje krijgen in de goede richting. Dat kan door middel van de Ordina Foundation, waarbij een werknemer met eigen tijd en tijd van Ordina een eigen gekozen maatschappelijk project kan helpen. Pagina 5 van 13

Daarnaast heeft Ordina het Oranje Fonds een aantal proposities aangeboden. Het idee is dat Ordina projecten gaat uitvoeren met het Oranje Fonds. De meerwaarde van de samenwerking van het Oranje Fonds is dat zij op een gestructureerde wijze toegang biedt tot een breed portfolio van projecten die daadwerkelijk een grote maatschappelijke impact kunnen maken. Ordina heeft in 2015 een start gemaakt met de samenwerking. Duurzaam De kernwaarde Duurzaam heeft zowel betrekking op het aspect milieu binnen de bedrijfsvoering als de dienstverlening die duurzame oplossingen moet bieden. Ordina is als eerste ICT-bedrijf gecertificeerd op CO2-prestatieladder niveau 5. Uiteraard zal Ordina de bestaande certificeringen en keurmerken behouden. Voor de MeerJaren Afspraken (MJA) heeft Ordina afgesproken elk jaar een energiereductie van twee procent te realiseren. Daarnaast wil Ordina duurzame oplossingen maken voor haar klanten, die tot stand komen zonder verspilling van inzet van mensen en middelen en die goed te beheren zijn. Oplossingen die niet alleen voldoen aan het bestek, maar vooral doen waar de gebruiker ze voor nodig heeft. Duurzame oplossingen vereisen kennis van de klant en ervaring met de gebruikers. Daarom staat Ordina voor duurzame relaties met haar klanten en haar medewerkers. Innoveren Slimme innovaties van Ordina staan centraal binnen dit thema. Ordina heeft een aantal mooie duurzame ICT-oplossingen ontwikkeld, die impact hebben op haar medewerkers, haar klanten en de maatschappij om Ordina heen. Een greep aan duurzame innovatie zijn: QULI, Ordina Top Talent, Agrosense en Green IT. Het thema Smart Technologies geeft Ordina de kans om de duurzame innovaties nog beter en zichtbaarder op de agenda te zetten. Smart Technologies was ook één van de twee thema s dat centraal stond tijdens de Stakeholderdialoog Duurzaamheid 2014. Middels de kernwaarde Innoveren kan Ordina laten zien dat de ontwikkeling van duurzame oplossingen het verschil kan maken voor eigen medewerkers, haar klanten en de maatschappij. 2.3. Communicatiedoelgroepen Het duurzaamheidsbeleid richt zich op alle medewerkers, klanten, leveranciers en overige stakeholders van Ordina. De beeldvorming over het duurzaamheidsbeleid moet bij deze partijen op de juiste manier gepresenteerd worden. Omdat Ordina ook extern zal publiceren over de lopende initiatieven op het gebied van duurzaamheid, zijn ook de media een doelgroep. Doelgroep Wie Rol Medewerkers Alle Ordina-medewerkers, interne en externe medewerkers Deze groep wordt direct of indirect door duurzaamheidsbeleid geraakt. Medewerkers kunnen het ook participeren binnen duurzaamheidsinitiatieven. Stuurgroep Duurzaamheid Een vertegenwoordiging vanuit het ExCo Voortgangsbewaking implementatie beleid en bewaking voortgang initiatieven. Klanten Alle klanten Veel klanten zijn al in gesprek met Ordina over mogelijke samenwerkingen op het gebied van duurzaamheid. Zowel grote als kleine oplossingen, innovaties en ideeën zijn van belang voor het succes van het duurzaamheidsbeleid. Leveranciers Partijen die producten of diensten leveren aan Ordina Partijen die samenwerken met Ordina door service of producten te leveren zullen worden benaderd om in gesprek te gaan over hun duurzaamheidsbeleid invullen. Media Vak- en branchemedia Deze media hebben een grote invloed op de perceptie binnen de ICT-wereld in het algemeen en Ordina stakeholders in het bijzonder. Overige stakeholders Onder andere aandeelhouders, maatschappelijke organisaties en Bevoegd Gezag Stakeholders hebben een grote invloed op de perceptie binnen de ICT-wereld en Ordina in het bijzonder. Tabel 2.3: Overzicht van communicatiedoelgroepen Pagina 6 van 13

2.4. Communicatiestrategie Niet alleen het intranet van Ordina (Connect), maar ook andere kanalen zouden gebruikt kunnen worden om medewerkers op de hoogte te stellen van lopende initiatieven. Hierbij kan gedacht worden aan Twitter, Facebook en Chatter. Het laatste medium is een intern Ordina platform. Communiceren over de duurzaamheidsinitiatieven zal de bewustwording versterken bij de verschillende stakeholders van Ordina. Communicatiekanalen Interne kanalen Management Community, Stuurgroep Duurzaamheid, en overige meetings E-mail Workspace Duurzaamheid Connect Social Media Posters in Ordina panden Wand op BC0 en Grand Café Screensaver Medewerkers van Ordina en ambassadeurs MT vergaderingen Externe kanalen Website De Management Community kan gebruikt worden om het duurzaamheidsinitiatief te lanceren en onder de aandacht te blijven brengen bij het management van Ordina. De Management Community vindt zo n 4 keer per jaar plaats en wordt bijgewoond door circa 120 managers. Het management heeft een voorbeeldrol en kan Duurzaamheid op de agenda zetten bij medewerkers. Daarnaast heeft Ordina een Stuurgroep voor Duurzaamheid ingericht die minimaal één keer per kwartaal samenkomt, vindt er overleg plaats tussen Service Managers en de Milieucoördinator en vinden er medewerker bijeenkomsten plaats, gericht op bijvoorbeeld Duurzame Mobiliteit. Leaserijders van Ordina krijgen elke maand een e-mail van leverancier Alphabet met daarin informatie over brandstofverbruik. Voor de Duurzaamheid is een gedeelde workspace gemaakt, zodat documentatie en publicaties gedeeld kunnen worden binnen de groep. De workspace is afgeschermd voor derden. Periodieke update over de voortgang rondom duurzaamheidresultaten en tips/richtlijnen over hoe medewerkers kunnen bijdragen aan het halen van de besparingen. Grote events, behaalde resultaten, tips delen via Chatter, Facebook, Twitter en/of LinkedIn afhankelijk van het onderwerp en de impact. Bij evenementen of geplande initiatieven die een grote impact hebben op de bedrijfsvoering van Ordina, kan er gecommuniceerd worden in de vorm van posters op alle locaties. Ordina heeft een grote wand op de begane grond in Nieuwegein, die zich goed leent voor het berichten over de voortgang en resultaten van duurzaamheidsinitiatieven. Deze wand is duidelijk zichtbaar voor zowel medewerkers als voor de gasten. Op Ordina laptops kan automatisch een screensaver worden geïnstalleerd, waarop medewerkers worden geïnformeerd over duurzaamheidstips en doelstellingen. Het belangrijkste kanaal zijn misschien wel de medewerkers en ambassadeurs van Ordina. Er bestaat een constante wisselwerking tussen de communicatie-uitingen, de medewerkers en hun omgeving. Het is cruciaal om te beseffen dat dit samenspel bijdraagt aan hoe het duurzaamheidsbeleid van Ordina beleefd wordt. Ondersteun dit met ready made communicatie die medewerkers zelf kunnen doorzetten naar de kanalen die men gebruikt (zie ook Social Media). Rondje langs de velden. Aanstippen van het belang van duurzaamheid, activiteiten op het gebied van duurzaamheid, communicatie over duurzaamheid (bevorderen). Het management heeft een voorbeeldrol. Op de homepage aparte pagina maken, waarbij wordt uiteengezet wat het Ordina duurzaamheidsbeleid is en welke doelstellingen daaronder vallen. De website is het visitekaartje van het duurzaamheidsbeleid. De website dient te laten zien wat Ordina op het gebied van duurzaamheid doet, waarom Ordina dat doet hoe ze het doet. Een website dient heldere, toegankelijke content te bieden voor diverse doelgroepen. Pagina 7 van 13

Op de Ordina website staat momenteel al een onderdeel Duurzaamheid dat is aangevuld met informatie over de Maatschappelijke Projecten en Stakeholderdialogen. Publicaties Jaarverslag 2014, 2015, 2016 Duurzaamheidsbeleid 2014 tot 2016 Communicatieplan 2015 en 2016 Resultaten van grote events uit de duurzaamheidsagenda, zoals het verslag over de Stakeholderdialoog Informatie over certificeringen Social media Geveldoek Stakeholderdialoog Via Facebook en Twitter kunnen updates worden verspreid over duurzaamheidsresultaten. Hierbij valt te denken aan updates over de ingestuurde ideeën, need to know informatie voor deelnemers en inspirerende content. Om bekendheid voor het Ordina duurzaamheidsbeleid te genereren, kan een spandoek langs de A-toren worden gehangen. Hierop kan een wervende zin worden geplaatst, die herkenbaar is en in meerdere communicatievormen wordt gebruikt. Jaarlijkse bijeenkomst van stakeholders om via een plenaire sessie met elkaar in gesprek te raken over voortgang van het duurzaamheidsbeleid en concrete initiatieven. Tabel 2.4: Communicatiekanalen. Om de bewustwording bij medewerkers direct te vergroten, kan er naast de standaard communicatiekanalen een doelgerichte campagne worden gestart. Dit zal leiden tot het versterken van de interne trots op de eigen organisatie. Een aantal campagne suggesties is samengevat in de bijlagen. 2.5. Social Media Het gebruik van social media draagt bij aan de positionering van Ordina als duurzaam, innovatief bedrijf. Door de opkomst van social media is ook het belang van communicatie door individuele medewerkers vele malen groter geworden. Hoe actiever medewerkers zich bewegen binnen sociale media, hoe meer kleur dat gaat geven aan het duurzaamheidsbeleid van Ordina. Ordina heeft corporate accounts op sociale media. Berichten kunnen, ook ver vooraf, bij de afdeling Communicatie worden aangeleverd en zij zorgen voor de plaatsing. Ze kunnen dit ook vooraf inplannen. Met social media kun je goed inspelen op de actualiteit, zoals evenementen en gebeurtenissen. Daardoor kun je soms vooraf al berichten bedenken. Een goed voorbeeld daarvan is de NS tijdens de Gay Pride 2013, dit worden ook wel inhakers genoemd. Op social media kun je ook bepaalde hashtags claimen. Slim is om #SamenDuurzaamInnoveren te claimen en overal te laten terugkomen. Zo wordt dit een punt van herkenning. De verschillende social media typen kennen elk hun verschil dat hieronder wordt toegelicht: Twitter Tweets zijn korte berichtjes van 140 tekens. Wanneer je je followers wilt informeren, is het vaak handig om niet één Tweet te sturen, maar een serie van bijvoorbeeld 3 Tweets. Dan kun je iets meer uitleggen aan je followers. In de tabel hieronder is zo n serie van Tweets als voorbeeld gegeven. Op Twitter kun je ook goed andere Tweets van bedrijven of followers. Retweeten, bijvoorbeeld als Ordina medewerkers Tweeten over de Maatschappelijke Projecten. Wanneer je een bericht Tweet met hashtag #Ordina, dan verschijnt dat tevens op de website Ordina.nl komt te staan. Pagina 8 van 13

Facebook Facebook leent zich goed om beeld en filmpjes te delen. Facebook gebruikers die Ordina geliked hebben, geven hiermee aan dat ze Ordina positief waarderen. Facebook werkt met de zogenaamde Edgerank. Dit heeft te maken met de waarde van je posts op Facebook. Kortweg betekent dat hoe vaker een bericht geliked wordt, hoe meer mensen dit bericht zien in hun tijdslijn. Het is goed om te beseffen dat een bericht niet altijd in ieders tijdslijn zichtbaar is. De waarde van berichten valt te verhogen door veel gebruik te maken van beeld en film, gebruikers speels om feedback of een reactie te vragen en regelmatig te posten. LinkedIn Op LinkedIn kunnen medewerkers Ordina als bedrijf volgen. Updates die door Ordina gepost worden, kun je als LinkedIn gebruiker delen met je netwerk. Ook kun je zelf op LinkedIn een bericht delen, bijvoorbeeld een blog dat je geschreven hebt. In de communicatiedoelen is omschreven dat Ordina zich wil profileren als een duurzaam en innovatief bedrijf, waarbij mensen centraal staan: medewerkers, klanten en leveranciers. Dit moet in het achterhoofd worden gehouden bij alle communicatie-uitingen. In onderstaande tabel staan voorbeelden van berichtjes die op social media geplaatst kunnen worden in het kader van het duurzaamheidsbeleid. Pagina 9 van 13

Bijlage 1 Initiatieven Duurzaamheid Gekozen Initiatieven Oranje Fonds Ordina Foundation ISO 14001 CO2-Prestatieladder MJA Mobiliteitsprogramma Inclusiviteit FIRA GRI 3.0 Materialiteitsmatrix Transparantiebenchmark Waardecreatie Voor het Oranje Fonds zijn op dit moment twee soorten proposities beschreven die zijn aangeboden: het opzetten van een social media plan en een consultant voor een dag. Het Oranje Fonds zoekt voor Ordina de juiste partijen, waar Ordina de meeste impact kan maken. Ordina zoekt bij elk project de juiste specialisten. In principe kan iedere werknemer deelnemen aan projecten, mits men beschikt over de geschikte kennis. In 2015 heeft Ordina een start gemaakt met deze samenwerking en deze loopt nog steeds door in 2016. De Ordina Foundation geeft medewerkers de kans om eigen initiatieven te ondersteunen met kennis en kunde. Ordina heeft hiervoor een aantal richtlijnen voor opgesteld: Maatschappelijk relevant voor de Benelux - en daar ook uit te voeren Kortlopend: 3-6 weken Binnen de scope van de Ordina dienstverlening Voorzien van een business case: Kosten, opbrengsten rendement voor de partij die gesteund wordt Waarde, zoals PR waarde of overig binnen en buiten Ordina De sponsoring verloopt in de vorm van Ordina dienstverlening, waarbij Ordina een deel van de uren ter beschikking stelt en de medewerker die het verzoek indient zelf investeert door verlof op te nemen. Ordina is in 2013 gecertificeerd op ISO14001. ISO14001 beschrijft de kernelementen voor het opzetten, implementeren, onderhouden en verbeteren van een milieuzorgsysteem. Deze ISO richt zich op het formuleren van milieubeleid, het vastleggen van de milieuaspecten en -effecten, het opstellen van milieudoelstellingen en -programma s en het implementeren van een milieubeheersysteem, gericht op de continue verbetering van milieuprestaties. De CO2-Prestatieladder is een instrument om bedrijven en organisaties die deelnemen aan aanbestedingen te stimuleren tot CO2-bewust handelen in zowel de eigen bedrijfsvoering maar ook bij de uitvoering van projecten. Sinds 16 maart 2011 is de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO) verantwoordelijk voor alle zaken die de CO2-Prestatieladder betreffen. Sinds 2013 is Ordina gecertificeerd op niveau 5. Hierbij is Ordina het eerste ICT-bedrijf dat dit niveau heeft bereikt. Ordina zal actief moeten blijven monitoren over het verloop van de CO2 reductie, om dit niveau te blijven behouden. Niveau 5 kijkt naast de eigen reductie ook hoe het CO2 verloop is binnen ketenpartners van Ordina. Ordina heeft in 2009 de MeerJaren Afspraken ondertekend om in 2020 een energiereductie te realiseren van 30 procent. Dat betekent dat elk jaar minimaal 2 procent reductie moet worden gerealiseerd. Voor de MJA zijn een aantal acties beschreven, zoals het uitbesteden van de servers en kritisch te kijken naar het verlichtingsplan op alle vestigingen. Ordina heeft een groot leasecontract, waardoor Ordina veel brandstofkosten maakt. Door middel een mobiliteitsprogramma wil Ordina haar medewerkers bewuster maken van hun rijstijl en de kosten die daarbij horen. Dit heeft betrekking op brandstofkosten en de kosten voortvloeiend uit onderhoud en schade aan de auto. Ordina streeft er naar een inclusieve organisatie te zijn, waarin ruimte is voor verschillen, waarin ruimte is voor dialoog en waarin ruimte is voor diversiteit. Wij geloven dat een inclusieve organisatie bijdraagt aan een kwalitatief betere dienstverlening en een verhoogde aantrekkelijkheid als werkgever. Ook ondersteunen wij gerichte initiatieven op het gebied van diversiteit, als integraal onderdeel van inclusiviteit. FIRA is een onafhankelijk bureau en toetst uitsluitend duurzaamheidsinformatie van bedrijven. Hierdoor zijn de duurzaamheidsprestaties van Ordina zichtbaar voor haar klanten. Deze transparantie helpt Ordina bij diverse offertetrajecten. De Global Reporting Initiative geeft richtlijnen om te rapporteren over de initiatieven en doelstellingen van een bedrijf. Ordina rapporteert momenteel volgens de richtlijnen van de GRI 3.0. In 2016 zal Ordina wederom de standaarden van de GRI 4.0 moeten hanteren, waarbij er specifiek wordt gekeken naar de initiatieven en doelstellingen die Ordina onderscheiden van andere bedrijven. De GRI 3.0 verlangt niet dat er op specifieke doelstellingen wordt ingezoomd. Onze impact op de samenleving maken wij inzichtelijk in een materialiteitsmatrix zoals bedoeld in de G4, de Sustainability Reporting Guidelines 4 van GRI (Global Reporting Initiative). Onze materialiteitsmatrix geeft inzicht in het belang van duurzaamheidsthema s voor Ordina en voor onze stakeholders. De matrix is in 2015 opgesteld en tijdens de Stakeholderdialoog van feedback voorzien. De matrix zal tevens terugkomen in het nieuwe duurzaamheidbeleid vanaf 2017. De Transparantiebenchmark is een jaarlijks onderzoek naar de inhoud en kwaliteit van maatschappelijke verslaggeving bij Nederlandse ondernemingen. In 2015 heeft Ordina haar Waarde Creatie opgesteld. Door middel van Waarde Creatie geeft Ordina invulling aan haar eigen duurzaamheidsambities; Samen Duurzaam Innoveren. Dit betekent in de eerste plaats dat Ordina samen met andere belanghebbenden werkt om een duurzaam en meetbaar verschil te maken in de omgevingen waar zij werken en invloed op hebben. Dit doet Ordina samen met haar Medewerkers, de Samenleving, haar Leveranciers en haar Financiers De matrix zal tevens terugkomen in het nieuwe duurzaamheidbeleid vanaf 2017. Pagina 10 van 13

Bijlage 2 Communicatiekalender (voorbeeld) Op de (interne) workspace van Duurzaamheid staat de communicatiekalender voor 2016. Hierin staat wat we specifiek aan activiteiten gaan ondernemen om de doelstellingen te bereiken. Alle communicatie is voorzien van het Ordina logo. Per activiteit is een eigenaar aangewezen. Hieronder is een voorbeeld uitgewerkt in chronologische volgorde voor een Maatschappelijk Project dat gesteund is vanuit de Ordina Foundation. Voor de Maatschappelijke Projecten geldt dat de communicatie eerst intern plaatsvindt en daarna extern. Communicatiemiddel Inhoud/opmerking Door wie Wanneer Fotoarchief Vragen om een foto-archief op te bouwen. Secretaris Duurzaamheid Artikel op Connect Wordt dit misschien al gedaan? Foto s kunnen later als ondersteuning bij communicatie-uitingen gebruikt worden. Artikel plaatsen door aan te leveren bij de afdeling Communicatie. Hierin wordt ook verwezen naar de mogelijkheid om projecten aan te dragen. Naar het artikel wordt ook verwezen in het Connect Nieuws op vrijdag. Secretaris Duurzaamheid Connect Nieuws Artikel aanleveren uiterlijk op donderdag 16.00 uur. Secretaris Duurzaamheid Verslag Website Ordina.com Chatter Twitter Facebook In Nederlands en Engels. Verslag Connect laten vertalen naar een versie voor op de corporate website van Ordina. Vertalen wordt geregeld door de afdeling Communicatie. Per Maatschappelijk Project kan er een bericht worden gepost op Chatter. Reeks van Tweets opstellen en bij afd. Communicatie aanleveren. Kan vooraf ingepland worden. Bericht(en) voor op Facebook opstellen. Beeld toevoegen! Berichten telkens iets anders vormen qua content zodat het niet saai wordt Secretaris Duurzaamheid, afdeling Communicatie Secretaris Duurzaamheid, Voorzitter Duurzaamheid Secretaris Duurzaamheid, afdeling Communicatie Secretaris Duurzaamheid, afdeling Communicatie Bij afronden project/evaluatie N.t.b. Tegelijkertijd met toesturen artikel voor op Connect In Nederlands aanleveren wanneer klaar. Aanvullend op de interne communicatie dient de volgende content (als illustratie) voor gebruik op social media. Dit wordt ook aan de ambassadeursgroep gecommuniceerd zodat zij deze ready made communicatie makkelijk kunnen delen met hun netwerk. Hoe actiever medewerkers zich bewegen binnen sociale media, hoe meer kleur dat geeft aan het duurzaamheidsbeleid van Ordina. Kanaal Twitter Maatschappelijk Project: Rode Kruis Trots op mijn collega s en de samenwerking van @Ordina met het @RodeKruis! Nieuwsgierig? Lees hier meer http://wqd.nl/vnwku #MVO De samenwerking tussen @Ordina en het @RodeKruis is een mooi voorbeeld van #SamenDuurzaamInnoveren in de praktijk http://wqd.nl/vnwku Met steun van de @Ordina Foundation voerden Ordinezen een auditproces uit in samenwerking met het @RodeKruis http://wqd.nl/vnwku #EHBO Pagina 11 van 13

LinkedIn Facebook (corporate account) Ordina ontwikkelde samen met het @RodeKruis een kwaliteitssysteem waardoor het Eerste Hulp Onderwijs is verbeterd. Lees hier meer over deze mooie samenwerking http://wqd.nl/vnwku #SamenDuurzaamInnoveren Een gaaf voorbeeld van #SamenDuurzaamInnoveren in de praktijk. Samen met het Nederlandse Rode Kruis heeft Ordina een audit uitgevoerd gericht op het verbeteren van het EHBO Onderwijs. Vanuit de Ordina Foundation hebben medewerkers hieraan bijgedragen. http://wqd.nl/vnwku Ordina ontwikkelde samen met het @RodeKruis een kwaliteitssysteem waardoor het Eerste Hulp Onderwijs is verbeterd. De steun van de Ordina Foundation draagt eraan bij dat mensen meer te weten komen over hoe ze goed EHBO kunnen verlenen. Dit draagt bij aan de zelfredzaamheid van onze maatschappij. Lees hier meer over het auditproces en deze mooie samenwerking #SamenDuurzaamInnoveren http://wqd.nl/vnwku Kanaal Twitter Maatschappelijk Project: IVN Trots op mijn collega s en de samenwerking van @Ordina met @IVNNederland! Nieuwsgierig? Lees hier meer http://wqd.nl/vnwku #MVO De samenwerking tussen @Ordina en @IVNNederland is een mooi voorbeeld van #SamenDuurzaamInnoveren in de praktijk http://wqd.nl/vnwku Met steun van de @Ordina Foundation hielpen Ordinezen @IVNNederland bij het leggen van een fundament voor groei http://wqd.nl/vnwku 1. De Ordina Foundation draagt bij aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken vanuit specialistische kennis #SamenDuurzaamInnoveren 2. Een mooi voorbeeld uit de praktijk is de recente samenwerking tussen @Ordina en het @IVNNederland. Meer weten? http://wqd.nl/vnwku LinkedIn Ordina hielp @IVNNederland bij het maken van keuzes op het gebied van cloud en CRM. Lees hier meer over deze samenwerking http://wqd.nl/vnwku #SamenDuurzaamInnoveren Een gaaf voorbeeld van #SamenDuurzaamInnoveren in de praktijk. Ordina heeft @IVNNederland geholpen bij het leggen van een sterke basis voor groei. Vanuit de Ordina Foundation hebben medewerkers hieraan bijgedragen. http://wqd.nl/vnwku Pagina 12 van 13

Bijlage 3 Suggesties voor Duurzame campagnes (intern) Campagnesuggesties Magazine Bewust en Betrokken Om alle Ordina-medewerkers te laten zien wat er op het gebied van duurzaamheid gebeurt, kan een magazine worden gepubliceerd naar voorbeeld van Albert Heijn. Hierin kan het beleid worden verwerkt, inclusief de voortgang en resultaten van de afgelopen periode. Duurzaamheidswand op de Plint Er is een aantal wanden op de Plint in Nieuwegein dat zich uitstekend leent om te communiceren over duurzaamheid. Een creatieve invulling is een duurzame boom waarbij de resultaten en suggesties opgehangen kunnen worden. 1 miljoen druppels Een bestaand platform dat wordt gedeeld via Facebook en e-mail. Hierdoor worden Ordina-medewerkers bewustere energieverbruikers en wordt er gestuurd op energiereductie. Hoe divers ben jij? In het kader van inclusiviteit medewerkers aan het woord laten en verschillen omarmen. Inzoomen op (studie)achtergrond, werk bij Ordina, hobby s, wat hun opvatting van diversiteit is. Verschillende generaties aan het woord. Pagina 13 van 13