DUURZAAMHEIDSBELEID Ambities voor 2014, 2015 en 2016

Transcriptie

1 DUURZAAMHEIDSBELEID Ambities voor 2014, 2015 en 2016 Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 1 van 15

2 Inhoudsopgave 1. VISIE DUURZAAMHEID AMBITIES DUURZAAMHEID ORDINA DOELSTELLINGEN DUURZAAMHEID (KPI S) Maatschappelijke Projecten Bedrijfsvoering Dienstverlening GOVERNANCE OVERZICHT Structuur Duurzaamheid Governance Stuurgroep Duurzaamheid Ambassadeursgroep Duurzaamheid Rol ambassadeur Ambassadeursoverleg COMMUNICATIEPLAN Communicatiedoelen Communicatiedoelgroepen Communicatiestrategie Budget BIJLAGE I TOELICHTING KEUZE AMBITIES BIJLAGE II INITIATIEVEN DUURZAAMHEID BIJLAGE III INITIATIEVEN ORDINA BELGIË BIJLAGE VI COMMUNICATIE AGENDA BIJLAGE VII CAMPAGNE SUGGESTIES Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 2 van 15

3 1. Visie Duurzaamheid De beste ICT-oplossingen ontstaan door samen duurzaam te innoveren. De basis is goede samenwerking met collega s en co-creatie met klanten en partners. Het verschil wordt gemaakt door gezamenlijk de verantwoordelijkheid te dragen en de traditionele klant/leveranciersrelatie te doorbreken. Dat begint met investeren in wederzijds begrip en vertrouwen. Daar is Ordina voor haar klanten op ingericht: een lokale partij, dichtbij en met korte lijnen naar de verantwoordelijken. Voor Ordina heeft duurzaamheid niet alleen betrekking op het milieu en de eigen bedrijfsvoering, maar ook op onze dienstverlening. Ordina wil duurzame oplossingen maken, die mensen echt verder helpen. Oplossingen die tot stand zijn gekomen zonder verspilling van inzet van mensen en middelen en die goed te beheren zijn. Die niet alleen voldoen aan het bestek, maar vooral doen waar de gebruiker ze voor nodig heeft. Duurzame oplossingen vereisen kennis van de klant en ervaring met de gebruikers. Daarom staat Ordina voor duurzame relaties met haar klanten èn haar medewerkers. Ordina is een mensenbedrijf: het zet de kennis en kunde van haar medewerkers in om uitdagingen en vraagstukken waar haar klanten mee te maken hebben, op te lossen. Ordina is zich bewust van haar maatschappelijke rol. Samen Duurzaam Innoveren en maatschappelijk verantwoord ondernemen kenmerken hetzelfde gedachtegoed: kennis en kunde op een duurzame manier inzetten ten behoeve van mensen. Er zijn drie thema s vastgesteld in het kader van het duurzaamheidsbeleid, namelijk Maatschappelijke Projecten, Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Binnen ieder thema komt de missie van Ordina terug: Samen Duurzaam Innoveren. (Afbeelding 1.1). Ordina wil een bewuste, geëngageerde en duurzame ICT-partij in de Benelux zijn en ook als zodanig herkend worden. De stip op de horizon is: alles wat Ordina doet, draagt bij aan duurzaamheid en toekomstbestendigheid van producten, services en relaties. In 2014 zal verdere synchronisatie van het duurzaamheidbeleid tussen Ordina Nederland en Ordina BeLux plaatsvinden. Afbeelding 1.1: De missie van Ordina en de drie thema s binnen het duurzaamheidsbeleid van Ordina. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 3 van 15

4 2. Ambities Duurzaamheid Ordina Om de ambitie voor 2017 te realiseren heeft Ordina een driejarig duurzaamheidsplan (2014 tot met 2016) opgesteld. De missie van Ordina, Samen Duurzaam Innoveren, is steeds terug te vinden in de initiatieven die op de duurzaamheidsagenda staan. Te allen tijde moet herkenbaar zijn waarom een initiatief bij Ordina past. Ordina wil met het thema Maatschappelijke Projecten een bijdrage leveren aan de maatschappij, middels Bedrijfsvoering op een duurzame manier omgaan met resources als brandstof en energie. Ordina streeft er ook naar om via haar HR-beleid een afspiegeling te zijn van de maatschappij. Tenslotte wil Ordina binnen het kader van het thema Dienstverlening duurzame oplossingen bieden aan klanten. Alle initiatieven zullen worden getoetst op basis van heldere KPIs. Duurzaamheidsinitiatieven Maatschappelijke projecten Oranje Fonds Ordina Foundation nvt 80 uur Samen 300 en 500 uur per jaar Samen 300 en 500 uur per jaar Samen 300 en 500 uur per jaar Bedrijfsvoering Milieu Energie, brandstof en CO2 > reductie van 2 procent per jaar MJA3: Energiereductie 2,0% 2,0% 2,0% 2,0% ISO 14001: CO2 reductie Mobiliteitsprogramma: Brandstof reductie ISO certificering behaald 2,0% 2,0% 2,0% Berijdersprogramma 2,0% 2,0% 2,0% CO2 Prestatieladder Niveau 3 en 5 behaald Behoud niveau 5 Behoud niveau 5 Behoud niveau 5 HRM Diversiteit (in brede zin) Dienstverlening Alle innovaties moeten voldoen aan de duurzaamheidscriteria Geen expliciete doelstellingen Start diverse innovaties: QULI, AGROSense, Slimmer werken, Lync en Green IT nulmeting Ntb in 2014 Ntb in % duurzaam 100% duurzaam 100% duurzaam In 2012 en 2013 is Ordina met een aantal duurzaamheidsinitiatieven gestart. Dit is de uitgangssituatie voor de doelstellingen voor de komende drie jaar. Voor 2014, 2015 en 2016 zijn de doelstellingen per initiatief vastgelegd. In afbeelding 2.1 zijn alle ambities en doelstellingen weergeven. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 4 van 15

5 Afbeelding 2.1: Overzicht van de duurzaamheidsambities voor 2014, 2015 en Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 5 van 15

6 3. Doelstellingen Duurzaamheid (KPI s) 3.1. Maatschappelijke Projecten Maatschappelijke projecten betreft in 2014 twee initiatieven: De samenwerking met het Oranje Fonds en de Ordina Foundation. Ordina reserveert hiervoor een totale bestedingsruimte van ongeveer 500 uur per jaar. Maatschappelijke Projecten Oranje Fonds Viermaal per jaar een project Ordina Foundation Viermaal per jaar een project Investering van tijd: ca. twee derde tijd is voor de werkgever en ca. een derde tijd wordt door de werknemer zelf geïnvesteerd Totale bestedingsruimte tussen de 300 en 500 uur per jaar Tabel 3.1: Doelstellingen Maatschappelijke Projecten Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering betreft twee zaken: milieu-initiatieven en het HR-beleid. Met betrekking tot milieu-initiatieven, blijft Ordina voor de ISO14001, de MJA en de CO2-Prestatieladder de doelstellingen handhaven zoals die reeds zijn benoemd. Binnen deze doelstellingen valt ook het gebruik van leaseauto s. Ordina heeft hiervoor reeds een mobiliteitsprogramma opgezet. Ordina zal het programma van 2012 en 2013 evalueren en op basis daarvan zullen de doelstellingen worden bepaald voor 2014 tot en met Voor het HR-beleid zal Ordina zich committeren aan een aantal doelstellingen die betrekking hebben op diversiteit. Een meer gedetailleerde tabel met duurzaamheidstargets voor de bedrijfsvoering is opgenomen in bijlage V. De targets worden mogelijk nog bijgesteld in verband met de actuals die momenteel nog niet beschikbaar zijn. Bedrijfsvoering ISO14001 Meer Jaren Afspraken (MJA) CO2 Reductie (CO2-Prestatieladder) Brandstof (Mobiliteitsprogramma) Diversiteitsplan CO2 componenten van papierverbruik, brandstofverbruik en elektriciteitsverbruik apparaten, verlichting en klimaatinstallatie met 2,0% per jaar reduceren. 30,0% energiebesparing over de periode en minimale reductie van 2,0% per jaar. 20,0% minder CO2 uitstoot in 2020 ten opzichte van Primair gericht op CO2 reductie, maar daarnaast gericht op een besparing van 2,0% brandstofkosten. Ordina streeft er naar een afspiegeling te zijn van de maatschappij. Onder meer op het gebied van de verhouding tussen mannen en vrouwen, allochtoon en autochtoon en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij invulling van vacatures zal meegewogen worden in hoeverre invulling door een voorkeurskandidaat bijdraagt aan dit streven. Om de voortgang te volgen zal in 2014 een nulmeting plaatsvinden. Op basis van deze nulmeting zal jaarlijks worden bekeken welke vorderingen gemaakt zijn. Indien op een bepaald aspect geen of onvoldoende vorderingen worden gemaakt zullen, gerichte KPI s worden geformuleerd. Tabel 3.2: Doelstellingen bbedrijfsvoering Dienstverlening Ordina wil duurzame oplossingen maken, die mensen en bedrijven echt verder helpen. Oplossingen die tot stand komen zonder verspilling van inzet van mensen en middelen en die goed te beheren zijn. Ordina gelooft dat co-creatie een grote bijdrage levert aan het verhogen van het duurzame karakter van haar dienstverlening. Dat betekent dat samenwerking met de klant hierbij een prominente rol krijgt. Dienstverlening Alle innovaties die Ordina ontwikkelt, moeten duurzaam zijn en worden getoetst aan de hand van de criteria zoals co-creatie met de klant, creativiteit en innovatie, toekomstbestendigheid en levensduur en hergebruik van bestaande producten en componenten. Tabel 3.3: Toetsingscriteria Dienstverlening. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 6 van 15

7 4. Governance overzicht 4.1. Structuur Duurzaamheid Governance Het duurzaamheidsbeleid staat prominent op de agenda van Ordina. Dit beleid is in de top van de organisatie geborgd bij de Raad van Bestuur. Ieder van de drie thema s die zijn vastgesteld, namelijk Maatschappelijke Projecten, Bedrijfsvoering en Dienstverlening, wordt aangestuurd door de thema-eigenaren, waaronder altijd een vertegenwoordiger vanuit het Executive Committee (ExCo). Daarnaast zal aan elk thema een controller worden gekoppeld, om de voortgang en resultaten vast te leggen. De voortgang van de verschillende KPIs zal worden meegenomen in zowel de kwartaalrapportages als het externe jaarverslag. Concrete initiatieven zullen worden vertegenwoordigd door iemand uit de organisatie. De stuurgroep zal toezien op de uitvoering van het beleid en zal ook de voortgang van de diverse initiatieven bewaken. Tenslotte zal het duurzaamheidsbeleid en de bijbehorende initiatieven binnen België gedurende 2014 worden geïntegreerd in het Ordina-brede duurzaamheidsbeleid. Afbeelding 4.1: Governance Ordina Stuurgroep Duurzaamheid De leden in de stuurgroep Duurzaamheid zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het duurzaamheidsbeleid. In de stuurgroep nemen de thema-eigenaren zitting. Daarnaast kan de stuurgroep, al dan niet tijdelijk, worden uitgebreid met mensen die verbonden zijn met een bepaald initiatief. De stuurgroep zal in de eerste plaats aan de RvB als eindverantwoordelijken rapporteren over de voortgang van de implementatie van het duurzaamheidsbeleid. De stuurgroep zal tevens de diverse stakeholders binnen Ordina informeren over de voortgang en het succes van het beleid en de lopende initiatieven. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 7 van 15

8 4.3. Ambassadeursgroep Duurzaamheid Om het duurzaamheidsbeleid nog dieper binnen de organisatie te borgen zal de regiegroep Duurzaamheid overgaan in een duurzaamheids-ambassadeursgroep. Deze ambassadeurs kunnen top down en bottom up de linking pin zijn met de organisatie Rol ambassadeur De rol van een ambassadeur zal er als volgt uit gaan zien; Is actief en inhoudelijk betrokken bij duurzaamheid Wordt binnen Ordina erkend om zijn voortrekkersrol op het gebied van duurzaamheid Is een vraagbaak voor collega s op het gebied van duurzaamheid Draagt zijn kennis actief uit, bijvoorbeeld dmv publicaties, blogs, podcasts, presentaties, spreekbeurten etc. Weet wat er speelt binnen de organisatie en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de stuurgroep duurzaamheid Is communicatief sterk Verspreidt ideeën en kennis van het beleid en enthousiasmeert/prikkelt werknemers om bewust te worden van het Ordina duurzaamheidsbeleid Een ambassadeur wordt voor een bepaalde periode aangesteld; bijvoorbeeld per kalenderjaar Ambassadeursoverleg Overleg waarbij de ambassadeurs hun visie geven over het duurzaamheidsbeleid van Ordina en de verschillende initiatieven die in het kader van dit beleid worden ontplooid. Verder kan dit overleg worden gebruikt als klankbordgroep om initiatieven en beleidsvoorstellen van de stuurgroep en communicatie daarover te toetsen. Ook kan het overleg suggesties doen aan de stuurgroep op het gebied van duurzaamheid. Om meerwaarde te genereren zal de ambassadeurs gevraagd worden om mede invulling te geven aan lopende projecten/vraagstukken. Hierbij kan gedacht worden aan communicatie of het meehelpen bij een specifiek initiatief. De frequentie van het ambassadeursoverleg zal vijf keer per jaar zijn. De voorbereiding en begeleiding wordt door de voorzitter en secretaris van de stuurgroep Duurzaamheid verzorgd. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 8 van 15

9 5. Communicatieplan Ordina wil het duurzaamheidsbeleid onder de aandacht brengen bij haar medewerkers, klanten en leveranciers. Het communicatieplan geeft aan welke doelgroepen worden beoogd en welke kanalen worden gebruikt om mensen in te lichten en aan te zetten tot duurzaam gedrag. In de eerste plaats zal het communicatieplan moeten leiden tot meer bewustwording bij alle stakeholders van Ordina, maar uiteindelijk zal het moeten resulteren tot actieve participatie in diverse duurzaamheidsinitiatieven Communicatiedoelen De communicatiedoelen richten zich op het neerzetten van Ordina als een duurzame, innovatieve partij. De bijbehorende communicatiedoelstellingen van het duurzaamheidsbeleid zijn daarom: communicatiedoelen 1. Kennis Informeren over het duurzaamheidsbeleid van Ordina en de doelstellingen van dit beleid. 2. Houding Positieve houding ten opzichte van het duurzaamheidsbeleid van Ordina. Toekomstige medewerkers raken geïnteresseerd in Ordina door het beleid dat Ordina voert. 3. Gedrag Men gaat in toenemende mate bewust om met bijvoorbeeld energie en participeert in duurzaamheidsinitiatieven. Tabel 5.1: Communicatie doelstellingen. Concreet betekent dit dat Ordina zich wil profileren als een duurzaam en innovatief bedrijf, waarbij mensen centraal staan: medewerkers, klanten en leveranciers Communicatiedoelgroepen Het duurzaamheidsbeleid richt zich op alle medewerkers, klanten en leveranciers van Ordina. De beeldvorming over het duurzaamheidsbeleid moet bij deze partijen goed overkomen. Omdat Ordina ook extern zal publiceren over de voortgang van het duurzaamheidsbeleid en de lopende initiatieven, zijn ook de media een belangrijke communicatiedoelgroep. In bijlage VI is een tabel opgenomen met de communicatie agenda. Doelgroep Wie Rol Ordina Medewerkers Alle Ordinamedewerkers, interne en externe medewerkers Deze groep wordt direct of indirect door duurzaamheidsbeleid geraakt. Medewerkers kunnen het ook participeren binnen duurzaamheidsinitiatieven. Klanten Alle klanten Veel klanten zijn al in gesprek met Ordina over mogelijke samenwerkingen op het gebied van duurzaamheid. Zowel grote als kleine oplossingen, innovaties en ideeën zijn van belang voor het succes van het duurzaamheidsbeleid. Leveranciers Partijen die producten of diensten leveren aan Ordina Partijen die samenwerken met Ordina door service of producten te leveren zullen worden benaderd om in gesprek te gaan over hun duurzaamheidsbeleid invullen. Media Vak-/branchemedia Deze media hebben een grote invloed op de perceptie binnen de ICT-wereld in het algemeen en Ordina stakeholders in het bijzonder. Overige Stakeholders O.a. aandeelhouders, maatschappelijke organisaties Stakeholders hebben een grote invloed op de perceptie binnen de ICT-wereld en Ordina in het bijzonder. Tabel 5.2: Overzicht van communicatiedoelgroepen Communicatiestrategie Communiceren over de duurzaamheidsinitiatieven zal de bewustwording versterken bij de verschillende stakeholders van Ordina. Vanzelfsprekend worden de bestaande kanalen van Ordina ingezet om aankondigingen en verslaglegging van de activiteiten te communiceren. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 9 van 15

10 Communicatiekanalen Interne kanalen Website Management Community Op de homepage aparte pagina maken, waarbij wordt uiteengezet wat het Ordina duurzaamheidsbeleid is en welke doelstellingen daaronder vallen. De Management Community kan gebruikt worden om het duurzaamheidsinitiatief te lanceren en onder de aandacht te blijven brengen bij het management van Ordina. Hierbij wordt aandacht gevraagd voor de doelstellingen voor de komende drie jaar. De bewustwording van het management wordt doorgegeven aan de werknemers. Publicaties Jaarverslag 2014 tot 2016 Doelstellingen en ambities (eventueel per jaar) Resultaten van grote events uit de duurzaamheidsagenda Workspace Duurzaamheid Connect Social Media Posters in Ordina panden Wand op BC0 en Grand Café Screensaver Optionele Externe kanalen Social media strategie Geveldoek Stakeholderdialoog Voor de stuurgroep Duurzaamheid is een gedeelde workspace gemaakt, zodat documentatie en publicaties gedeeld kunnen worden binnen de groep. De workspace is afgeschermd voor derden en alleen toegankelijk voor genodigden. Periodieke update over de voortgang rondom duurzaamheidresultaten. Grote events, behaalde resultaten, tipsdelen via Chatter, Facebook, Twitter en/of Linkedin afhankelijk van het onderwerp en de impact. Bij evenementen of geplande initiatieven die een grote impact hebben op de bedrijfsvoering van Ordina, kan er gecommuniceerd worden in de vorm van posters op alle locaties. Ordina heeft een grote wand op de begane grond in Nieuwegein, die zich goed leent voor het berichten over de voortgang en resultaten van duurzaamheidsinitiatieven. Deze wand is duidelijk zichtbaar voor zowel werknemers als voor de gasten. Op Ordina laptops kan automatisch een screensaver worden geïnstalleerd, waarop medewerkers worden geïnformeerd over duurzaamheidstips en doelstellingen. Via Facebook en Twitter kunnen updates worden verspreid over duurzaamheidsresultaten. Hierbij valt te denken aan updates over de ingestuurde ideeën, need to know informatie voor deelnemers en inspirerende content. Om bekendheid voor het Ordina duurzaamheidsbeleid te genereren, kan een spandoek langs de A-toren worden gehangen. Hierop kan een wervende zin worden geplaatst, die herkenbaar is en in meerdere communicatievormen wordt gebruikt. Jaarlijkse bijeenkomst van stakeholders om via een plenaire sessie met elkaar in gesprek te raken over voortgang van het duurzaamheidsbeleid en concrete initiatieven. Tabel 5.3: Communicatiekanalen. Om de bewustwording bij medewerkers direct te vergroten, kan er naast de standaard communicatiekanalen een doelgerichte campagne worden gestart. Dit zal leiden tot het versterken van de interne trots op de eigen organisatie. Een aantal campagne suggesties is samengevat in de tabel van Bijlage VII Budget Het overzicht van de kosten en opbrengsten wordt per thema gemaakt en bewaakt door de eigenaren van de initiatieven. Het budget voor duurzaamheid wordt geborgd binnen het budget van de verschillende divisies. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 10 van 15

11 Bijlage I Toelichting Keuze Ambities Binnen Ordina zijn er veel werknemers bezig met duurzaamheidsinitiatieven. Alle initiatieven zijn verzameld en beoordeeld. Niet alle initiatieven zijn uiteindelijk op de duurzaamheidsagenda gekomen. In de onderstaande tabel staat een overzicht van alle initiatieven waar Ordina op dit moment niet voor heeft gekozen. Afgewezen initiatieven La Luz Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO) OESO ISO26000 Banden op spanning Paperless Ordina 1 miljoen druppels Academy YouBeDo GRI 4.0 ICT voor Afrika La Luz staat niet op de duurzaamheidsagenda, omdat er bewust is gekozen voor de Ordina Foundation en het Oranje Fonds. Hiermee wil Ordina haar medewerkers de kans geven invulling te geven aan eigen initiatieven of lokale initiatieven te helpen die het Oranje Fonds aandraagt. Ordina neemt in haar duurzaamheidsagenda de PSO, OESO en de ISO26000 niet op. Dat neemt niet weg dat Ordina wel een helder standpunt inneemt met betrekking tot social return. Ordina kiest er echter voor om geen certificering te behalen of de richtlijnen te volgen. Binnen het lease contract van Ordina kunnen medewerkers hun banden twee keer jaar omwisselen (winter- en zomer banden). Tijdens deze wisseling worden de banden op spanning gebracht. Daarnaast worden de banden op spanning gebracht bij de jaarlijkse onderhoudsbeurt. Het programma Banden op Spanning wordt daardoor overbodig, omdat de banden al drie keer op spanning worden gebracht. Ordina zoekt mogelijkheden om het gebruik van papier te minimaliseren. Dit wordt gedaan in het dagelijks gebruik door standaard dubbelzijdig te printen en het aantal printer terug te brengen. Voor Ordina Paperless zullen daarom geen doelstellingen worden geformuleerd. Het initiatief van Asito om medewerkers meer bewust te maken van duurzaamheid, zal niet actief worden opgenomen in de Ordina duurzaamheidsagenda. Wel wordt er bekeken of dit platform op een later moment nog onderdeel kan worden binnen het communicatieplan. Ordina heeft een mooi opleidingsprogramma voor haar medewerkers. De Academy zal niet expliciet worden meegenomen op de duurzaamheidsagenda. YouBeDo is een webshop waar boeken worden aangeboden. Een deel van de prijs zal naar een zelf gekozen goed doel gaan. Ordina kiest ervoor YouBeDo niet op te nemen in haar duurzaamheidsbeleid. Momenteel is het toegestaan om rapportage op te stellen volgens de GRI 3.0 norm. In 2015 zal er wel gerapporteerd worden op GRI 4.0 niveau. Een aantal Ordina medewerkers zetten zich in om ICT projecten in Afrika te ondersteunen. Ordina zal niet actief deze initiatieven promoten, omdat de focus voor het duurzaamheidsbeleid binnen de Benelux ligt. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 11 van 15

12 Bijlage II Initiatieven Duurzaamheid Gekozen Initiatieven Oranje Fonds Ordina Foundation ISO CO2-Prestatieladder MJA Mobiliteitsprogramma Diversiteit FIRA GRI 3.0 Voor het Oranje Fonds zijn op dit moment twee soorten proposities beschreven: het opzetten van een social media plan en een consultant voor een dag. Het Oranje Fonds zoekt voor Ordina de juiste partijen, waar Ordina de meeste impact kan maken. Ordina zoekt bij elk project de juiste specialisten. In principe kan iedere werknemer deelnemen aan projecten, mits men beschikt over de geschikte kennis. De Ordina Foundation geeft medewerkers de kans om eigen initiatieven te ondersteunen met kennis en kunde. Ordina heeft hiervoor een aantal richtlijnen voor opgesteld: Maatschappelijk relevant voor de Benelux - en daar ook uit te voeren Kortlopend: 3-6 weken Binnen de scope van de Ordina dienstverlening Voorzien van een business case: Kosten, opbrengsten rendement voor de partij die gesteund wordt Waarde, zoals PR waarde of overig binnen en buiten Ordina De sponsoring verloopt in de vorm van Ordina dienstverlening, waarbij Ordina een deel van de uren ter beschikking stelt en de medewerker die het verzoek indient zelf investeert door verlof op te nemen. Ordina is in 2013 gecertificeerd op ISO ISO14001 beschrijft de kernelementen voor het opzetten, implementeren, onderhouden en verbeteren van een milieuzorgsysteem. Deze ISO richt zich op het formuleren van milieubeleid, het vastleggen van de milieuaspecten en -effecten, het opstellen van milieudoelstellingen en -programma s en het implementeren van een milieubeheersysteem, gericht op de continue verbetering van milieuprestaties. De CO2-Prestatieladder is een instrument om bedrijven en organisaties die deelnemen aan aanbestedingen te stimuleren tot CO 2-bewust handelen in zowel de eigen bedrijfsvoering maar ook bij de uitvoering van projecten. Sinds 16 maart 2011 is de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO) verantwoordelijk voor alle zaken die de CO 2-Prestatieladder betreffen. In 2013 is Ordina gecertificeerd op niveau 5. Hierbij is Ordina het eerste ICT-bedrijf dat dit niveau heeft bereikt. Ordina zal actief moeten blijven monitoren over het verloop van de CO2 reductie, om dit niveau te blijven behouden. Niveau 5 kijkt naast de eigen reductie ook hoe het CO2 verloop is binnen ketenpartners van Ordina. Ordina heeft in 2009 de MeerJaren Afspraken ondertekend om in 2020 een energiereductie te realiseren van 30 procent. Dat betekent dat elk jaar minimaal 2 procent reductie moet worden gerealiseerd. Voor de MJA zijn een aantal acties beschreven, zoals het uitbesteden van de servers en kritisch te kijken naar het verlichtingsplan op alle vestigingen. Ordina heeft een groot leasecontract, waardoor Ordina veel brandstofkosten maakt. Door middel een mobiliteitsprogramma wil Ordina haar medewerkers bewuster maken van hun rijstijl en de kosten die daarbij horen. Dit heeft betrekking op brandstofkosten en de kosten voortvloeiend uit onderhoud en schade aan de auto. Ordina streeft er naar een afspiegeling te zijn van de maatschappij. Onder meer op het gebied van de verhouding tussen mannen en vrouwen, allochtoon en autochtoon en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij invulling van vacatures zal dit worden meegewogen. Om de voortgang te volgen zal in 2014 een nulmeting plaatsvinden. Op basis van deze nulmeting zal jaarlijks worden bekeken welke vorderingen gemaakt zijn en zullen gerichte KPI s worden geformuleerd. FIRA is een onafhankelijk bureau en toetst uitsluitend duurzaamheidsinformatie van bedrijven. Hierdoor zijn de duurzaamheidsprestaties van Ordina zichtbaar voor haar klanten. Deze transparantie helpt Ordina bij diverse offertetrajecten. De Global Reporting Initiative geeft richtlijnen om te rapporteren over de initiatieven en doelstellingen van een bedrijf. Ordina rapporteert momenteel volgens de richtlijnen van de GRI 3.0. In 2015 zal Ordina de standaarden van de GRI 4.0 moeten hanteren, waarbij er specifiek wordt gekeken naar de initiatieven en doelstellingen die Ordina onderscheiden van andere bedrijven. De GRI 3.0 verlangt niet dat er op specifieke doelstellingen wordt ingezoomd. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 12 van 15

13 Bijlage III Initiatieven Ordina België Ordina België voert een aantal initiatieven uit binnen de thema s van maatschappelijke projecten en bedrijfsvoering. Voor de komende drie jaar zullen voor alle initiatieven doelstellingen worden bepaald. DUURZAAMHEIDINITIATIEVEN BELGIE MAATSCHAPPELIJK PROJECTEN Roparun Fondsenwerving door- en deelname aan goede doelen door de medewerkers (Roparun, 1000km kom op tegen kanker, jaarlijkse quiz). Ordina verdubbelt het opgehaalde bedrag. Kom op tegen Kanker Vier dagen fietsen medewerkers 1000 km voor het goede doel. BEDRIJFSVOERING Milieu Mobiliteitsprogramma Energie Efficiency HRM Arbeidsparticipatie Bedrijfswagen met motivator voor groene bedrijfswagens. Aanmoediging combinatie bedrijfswagen en treinabonnement. Vanaf 01/12/2013 migreert Ordina haar serverpark naar het nieuwe data center van Belgacom. Het nieuwe data center is uitgerust met een speciaal wiel waardoor er veel minder koeling en dus minder stroom nodig is (-60%). Paswerk Beroepsopleiding werklozen Participatie in Paswerk. Licht autisten worden opgeleid tot software tester. Ordina werft ongeveer 20 IBOers aan per jaar, met steun van de overheid. De eerste drie tot zes maanden zijn de kosten voor Ordina verwaarloosbaar. Deze groep werknemers kunnen wel al ingezet worden op betaalde opdrachten. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 13 van 15

14 Bijlage VI Communicatie Agenda 2014 Wanneer Wat Waar Door wie 1 december Ordina.nl inrichten met duurzaamheidsonderdelen Ordina.nl 1 januari Berichten over duurzaamheidsbeleid 2014 Connect Arjen de Jong Kim van Drecht levert info aan bij Mirjam Corperaal 5 maart Publiceren duurzaamheidsinitiatieven 2013 jaarverslag H H H H H H Bericht publiceren op Connect Oranje Fonds en Ordina Foundation Bericht publiceren op Connect Oranje Fonds en Ordina Foundation Bericht publiceren op Connect over duurzame innovatieve dienstverlening Bericht publiceren op Connect over duurzame innovatieve dienstverlening Bericht publiceren op Connect over duurzame doelstellingen en resultaten Belux Bericht publiceren op Connect over duurzame doelstellingen en resultaten Belux Jaarverslag 2013 Connect Connect Connect Connect Connect Connect Arjen de Jong Marcel van Buren Marcel van Buren Martin Koersen Martin Koersen Ivo Meukens Ivo Meukens H Bericht publiceren op Connect Milieu resultaten Connect Annemarie Pots, Roland Hamacher, Wouter Essenberg/Rene Scheffers H Bericht publiceren op Connect Milieu resultaten Connect Annemarie Pots, Roland Hamacher, Wouter Essenberg/Rene Scheffers Eind december Afronding 2014 Persbericht over succesvol eerste duurzaamheidsjaar Social media: zenden over resultaten duurzaamheidsbeleid. Online Online MarComm Themahouder lever info aan bij MarComm Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 14 van 15

15 Bijlage VII Campagnesuggesties Magazine Bewust en Betrokken Campagne suggesties Om alle Ordina-medewerkers te laten zien wat er op het gebied van duurzaamheid gebeurt, kan een magazine worden gepubliceerd naar voorbeeld van Albert Heijn. Hierin kan het beleid worden verwerkt, inclusief de voortgang en resultaten van de afgelopen periode. Thumbs up voor duurzaamheid Iedere werknemer krijgt een duim en de opdracht om foto s te maken van duurzame en niet duurzame dingen die hij/zij om zich heen ziet. Deze foto s kunnen worden ingestuurd voor een duurzame fotowedstrijd. Duurzaamheidswand op de Plint Er is een aantal wanden op de Plint in Nieuwegein dat zich uitstekend leent om te communiceren over duurzaamheid. Een creatieve invulling is een duurzame boom waarbij de resultaten en suggesties opgehangen kunnen worden. 1 miljoen druppels Een bestaand platform dat wordt gedeeld via Facebook en . Hierdoor worden Ordinamedewerkers bewustere energieverbruikers en wordt er gestuurd op energiereductie. Versie: FINAL 12 maart 2014 Pagina 15 van 15