Communicatieplan FICE NL In dit communicatieplan wordt voor verschillende doelgroepen de doelen, middelen en communicatiemomenten besproken. In de communicatie zijn de volgende doelgroepen te onderscheiden: de leden en donateurs van FICE NL, Potentiële leden en donateurs van FICE NL, de leden van FICE Inter en jongeren. Het communicatieplan sluit af met een overzicht van activiteiten en een planning daarvan. In dit communicatieplan is uitgegaan van het primaire doel van FICE NL: FICE NL is een netwerkorganisatie van en voor bestuurders, professionals, beleidsmakers en jongeren uit het jeugdveld. FICE NL stelt zichzelf ten doel deze groep mensen te laten zien en ervaren dat internationale samenwerking en uitwisseling inspirerend en leerzaam is. FICE NL organiseert hiertoe activiteiten en verbindt professionals binnen en buiten Nederland aan elkaar om samenwerking en uitwisseling mogelijk te maken. Interne communicatie naar de leden en donateurs van FICE NL In de communicatie met de leden en donateurs van FICE NL onderscheiden wij de volgende doelen: Informeren van de leden en donateurs over recente ontwikkelingen binnen FICE NL en de geplande activiteiten en congressen van FICE NL, FICE International en relevante ketenpartners. Informeren van leden en donateurs over de resultaten van de activiteiten van FICE NL. Generen van inzicht in de ideeën en inhoudelijke behoefte van de leden ten behoeve van de invulling van de activiteiten van FICE NL. Het stimuleren van de dialoog en de uitwisseling van kennis tussen de leden van FICE NL en relevante ketenpartners van FICE NL over o.a. internationale samenwerking en internationale uitwisseling. Het vervullen van de makelaarsrol voor internationale uitwisseling. Om bovenstaande doelen te behalen maken we gebruik van de volgende producten: De website van FICE NL met informatie over FICE NL en FICE Inter (o.a. korte beschrijving van wie de vereniging is, wat de vereniging doet, hoe de vereniging dit doet (activiteitenplan) en wat de resultaten van de ondernomen activiteiten zijn (jaarverslagen)).
Op de website staat een activiteitenagenda waarop vergaderingen, inspiratiebijeenkomsten en congressen van FICE NL, FICE Inter en samenwerkingspartners worden aangekondigd. Leden ontvangen daarnaast uitnodigingen via de mail. Er is relevante informatie en inspiratie ten behoeve van het organiseren van samenwerking en uitwisseling (bijv. formats, informatie over fondsen) beschikbaar via de website. Op de website worden berichten als nieuws, stellingen en oproepen geplaatst over relevante ontwikkelingen binnen FICE NL & FICE Inter, internationale projecten, wetenschappelijke onderzoeken of films/filmpjes. Onderaan de nieuwsberichten is het mogelijk om te reageren op het bericht en op reacties van anderen. Leden ontvangen mails met links naar de berichten en de vraag om actief mee te denken door het plaatsen van een reactie. De stukken van bestuursoverleg, notulen e.d. openbaar publiceren worden op de website gepubliceerd, zodra deze definitief zijn vastgesteld. Een emailadres waar leden met hun vragen terecht kunnen. Dit emailadres wordt beheerd door de secretaris en de programmamanager. Op de Linkedin pagina van FICE NL worden nieuwsberichten en activiteiten van de FICE NL website en tweets van FICE NL via een link gepubliceerd. Op linkedin kan FICE NL een netwerk van (inter)nationale leden en niet- leden opbouwen. In linkedin kan met aparte groepen gewerkt worden, zoals voor de ambassadeurs van FICE NL. Dit is op initiatief en behoefte van de leden en ambassadeurs zelf. Gebruik van twitter voor het verspreiden en opdoen van kennis, aankondigingen en inspiratie, met links naar de website. #FICENL introduceren. Via twitter leden van FICE NL op een laagdrempelig manier bevragen op hun internationale ervaringen en projecten. Via twitter contacten leggen met (niet) leden en internationale inspirerende personen. Facebook: Vooralsnog heeft facebook niet de prioriteit in het communicatieplan van FICE NL. Het bestuur laat het initiatief voor het maken en beheren van een FICE NL facebookpagina over aan de leden zelf. Het bestuur kan wel ondersteunen bij het aanleveren van informatie. Deze zijn uitgewerkt in het activiteitenoverzicht aan het einde van die document. Externe communicatie met potentiële leden en donateurs van FICE NL De communicatie met potentiële leden en donateurs van FICE NL kent twee doelen: Potentiële leden en donateurs laten zien en ervaren dat internationale uitwisseling en samenwerking een grote meerwaarde heeft voor de professionalisering van ons vak en voor de jongeren met wie wij werken. Het werven van nieuwe leden. Om bovenstaande doelen te behalen maken we aanvullend op de producten die voor leden gebruikt worden (website, twitter, linkedin), gebruik van de volgende producten:
Drukwerk zoals folders, flyers FICE NL heeft een folder over zijn werkzaamheden en doelstellingen. Deze folder wordt o.a. gebruikt voor de werving van nieuwe leden. Digitaal informatiepakket met daarin de digitale folder/info over FICE NL, het jaarverslag 2012, het jaarplan 2013 (incl. de planning van de activiteiten, een lijst met bestuursleden (incl. contactgegevens) zodat potentiële leden contact met bestuursleden kunnen opnemen voor een gesprek. Persoonlijke benadering, public relations Voor de werving van nieuwe leden is besloten om gebruik te maken van de persoonlijke benadering. Op de bestuursleden van FICE NL wordt een extra appel gedaan om een pro- actieve houding te laten zien en potentiële leden uit hun netwerk te benaderen. De bestuursleden van FICE NL zijn beschikbaar om in gesprek te gaan met potentiële kandidaten. Gesprekken met potentiële leden worden door de bestuursleden van FICE NL gemeld bij Rene van Zundert, zodat een overzicht ontstaat van de stand van zaken. Events/bijeenkomsten/conferenties: Ieder jaar organiseert FICE NL een tweetal inspiratiebijeenkomsten en vergaderingen die toegankelijk zijn voor niet- leden. Deze zijn uitgewerkt in het activiteitenoverzicht aan het einde van die document. Internationale communicatie: FICE International Het is van belang dat de werkwijze en resultaten van FICE NL toegankelijk zijn voor andere FICE Landen en FICE Inter. Om die reden worden de website, het jaarplan en het jaarverslag van FICE NL ook in het Engels vertaald. FICE NL sluit aan bij het (nog op te stellen) communicatieplan van FICE Inter. Op de FICE NL website worden berichten met links naar de FICE internationale website geplaatst over good practices in andere landen, aankondigingen van internationale congressen/conferenties. CV s van Nederlandse experts op het gebied van zorg voor jeugd internationaal delen. Het jaarplan en het jaarverslag worden jaarlijks ter informatie verzonden aan FICE Inter. CV s van Nederlandse experts worden jaarlijks verzameld door de programmamanager en naar FICE Inter gemaild. De internationale berichten van FICE Inter via de mail worden zoveel mogelijk geplaatst op de website van FICE NL. Communicatie met de doelgroep Jongeren Individuele jongeren worden via de instellingen of het Jeugd Welzijnsberaad bereikt. Martine Tobé van het JWB neemt deel aan het bestuur van FICE is kan zodoende onze contactpersoon zijn.
Activiteitenoverzicht Communicatie Een vertaling van de doelstellingen en strategie in concrete acties. Actie Uitvoering Planning Website: toevoegen van een activiteiten agenda Beheer activiteitenagenda op de website Mailen uitnodigingen activiteiten, inspiratiebijeenkomsten en congressen naar leden. Publiceren van de verslagen zoals notulen van de bestuursvergadering, vastgestelde documenten en het jaarplan op de website. Input vragen aan bestuursleden en ambassadeurs over inspirerende projecten. Input voor FICE NL en FICE inter website. Alle bestuursleden en ambassadeurs beschrijven ieder jaar een kort stukje over een internationaal project of een project waar ze trots op zijn en internationaal willen delen. Nieuwsberichten, mogelijkheid om te reageren toevoegen. Indelen in categorieën toevoegen. Plaatsen en schrijven van nieuwsberichten, stellingen en oproepen op de website. Mailings naar leden over de berichten op de website. Link naar twitter en linkedinn toevoegen op de website Nieuwsbrief inschrijving van de website afhalen. Twitter, koppeling naar linkedin Secretaris Programmamanager Secretaris Secretaris / programmamanager Bestuursleden en ambassadeurs Secretaris / programmamanager Programmamanager Minimaal maandelijks 1x 4x per jaar? Twitter, beheer volgers (niet) leden Programmamanager en secretaris Twitter, beheer tweets Secretaris / programmamanager
Linkedin: Actief connecties maken met (inter)nationale leden. Beheer van de linkedin pagina Linkedinn, het aanmaken van een groep op linkedinn voor de ambassadeurs van FICE NL Secretaris / programmamanager / bestuursleden die communicatie in hun portefeuille hebben Programmamanager op vraag van de ambassadeurs Op verzoek Het beheer en up to date houden van de folder over FICE NL Alle bestuursleden benaderen personen en organisaties in hun netwerk voor de werving van nieuwe leden. Ter ondersteuning van hun gesprekken wordt een (digitaal) informatiepakket gemaakt met daarin de folder, het jaarverslag 2012, het jaarplan 2013 (incl. de planning van de activiteiten, een lijst met bestuursleden (incl. contactgegevens) Voor de planning van bijeenkomsten en conferenties verwijzen wij naar document: 130510 Planning Activiteiten 2013 Verzamelen en mailen naar FICE inter van CV s van Nederlandse experts Vertalen van de website, het jaarplan en het jaarverslag van FICE NL in het Engels Overleg Martine Tobé over rol JWB bij communicatie richting jongeren. Secretaris samen met het bestuur. Cees Wierda zorgt voor ontvangst document dat te wijzigen is van ontwerpster. Bestuursleden Informatiepakket: secretaris Programmamanager samen met het bestuur 15-9- 2013 Informatiepakket naar alle leden gemaild. 30-8- 2013 mail verstuurd, paar CV s ontvangen