RAADSCOMMISSIE FINANCIEN, FISCALITEIT, PERSONEEL, VORMING EN INFORMATICA Plaats: Raadszaal Provinciehuis Datum: 16 juni 2015 Voorzitter: JAAK PIJPEN Aanvangsuur: 10u00 Aanwezig: JAAK PIJPEN, EDDY POFFE, AN SOBRIE, CHRIS TAES, KRIS POELAERT, CORINNE OLBRECHTS, MARTINE LEMONNIER, LUC ROBBIJNS, SARAH SNEYERS, KATLEEN D HAESE, JOHAN DE HAES, DIEDERIK DUNON, MARTINE JANSSENS, LUCIA DEWOLFS, FREDERIC PETIT, JO STULENS, leden MANU CLAES, KOEN MOEYERSONS, LINDA VAN DEN EEDE, NICO CRECES, SONIA VAN LAERE, plaatsvervangende leden MONIQUE SWINNEN, TIE ROEFS, WALTER ZELDERLOO en MARC FLORQUIN, gedeputeerden Verontschuldigd: JULIEN DEKEYSER en TOM DEHAENE, gedeputeerden AN HERMANS en DANIEL FONTEYNE, leden De agendapunten zijn: 1. goedkeuren verslag vorige vergadering 2. eerste reeks kredietaanpassingen 2015 3. beginbalans 1 januari 2014 en jaarrekening 2014 4. 2 de reeks budgetwijzigingen 2015 5. kennisgeving van de rapportering over de uitvoering van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenissen visumdossiers 2014 6. voorstel van budgetwijziging 2015 van het autonome provinciebedrijf VERA 7. raamcontract voor aankoop/onderhoud SAP licenties De voorzitter Jaak PIJPEN opent de vergadering. 1. Goedkeuring verslag van de vorige raadscommissie Het verslag van de raadscommissie van 24 februari 2015 wordt goedgekeurd. 2. Eerste reeks kredietaanpassingen 2015 Gedeputeerde Monique Swinnen bemerkt dat het om een kennisgeving gaat en informeert of er vragen over zijn. De heer Didier Dunon: vraagt waarom er op p.17 17.500 meer budget bij cultuur wordt ingeschreven. 1
Gedeputeerde Tie Roefs legt uit dat dat bij het geheel van het reglement van SCAW en SCAP hoort. Bijvoorbeeld het appeltuin muziek jazz festival. Het kan ook gaan over werking. Omdat deze zo populair zijn, moeten daar voldoende middelen worden voorzien. Deze vervallen echter eind 2016 met de overdracht naar Vlaanderen. De heer Diederik Dunon vraagt om p.19 meer toe te lichten. Gedeputeerde Monique Swinnen legt uit dat deze kosten vroeger via de frankeermachine verliepen, maar dat er nu een andere manier van aanrekenen wordt toegepast. De heer Diederik Dunon informeert naar de terugstorting op p.20. Gedeputeerde Tie Roefs licht toe dat dit terugbetaalde subsidies zijn die in het kader van het project kleur bekennen zijn uitgekeerd en waarvan de begunstigde het factuur niet heeft kunnen voorleggen en dus moeten de subsidies terugstort worden aan ons. De 1 e reeks kredietaanpassingen 2015 wordt ter kennisgeving aan de provincieraad voorgelegd. 3. Beginbalans 1 januari 2014 en jaarrekening 2014 Mevrouw Céline Eynatten geeft een toelichting bij de beginbalans. De heer Diederik Dunon verwijst naar de vermelding dat het verslag van het Rekenhof in laatste instantie werd toegevoegd aan de jaarrekening. Hij vraagt zich af wat er met de opmerkingen hieruit is gebeurd? Gedeputeerde Monique Swinnen wijst deze bemerkingen allemaal zijn opgevolgd of zullen opgevolgd worden in de volgende maanden. De heer Diederik Dunon bemerkt dat er al verschillende jaren opmerkingen over de inventaris zijn, dus er zou eens werk van moeten gemaakt worden. Gedeputeerde Monique Swinnen bevestigt dit, maar verklaart dat er eerst voorrang gegeven werd aan de nieuwe bbc-regelgeving. Nu zal men de procedure rond de inventaris gaan bekijken. Informatica en de financiële diensten zullen bekijken hoe ze dit gaan aanpakken in de toekomst. Mevrouw Katleen D Haese vraagt of het klopt dat voor facturen die doorgaan naar volgend jaar de kredieten dan in 2015 voorzien zijn? Mevrouw Céline Eynatten bevestigt dat verplichtingen op het einde van het jaar automatisch worden aangerekend op de kredieten die al op 2015 voorzien zijn. Als dit onvoldoende is, moet er budget bij voorzien worden via een budgetwijziging. Mevrouw Katleen D Haese vraagt hoe er in het interne controle systeem wordt omgegaan met de laattijdige ontvangst van facturen en heeft de organisatie zicht op wat er nog open staat? 2
Mevrouw Céline Eynatten legt uit dat alle verplichtingen via bestelbonnen in sap worden opgevolgd en dat de kredieten die openstaan ook kunnen worden opgevraagd. Gedeputeerde Monique Swinnen geeft enkele toelichtingen bij de ontvangsten. De inkomsten bij vrije tijd zijn afhankelijk van het weer. Heel wat ontvangsten zijn in de individuele commissies toegelicht. Bij de ontvangsten voor onderwijs is er een verschil omdat de Agionsubsidies in een ander budgetjaar zullen ontvangen worden. Mevrouw Katleen D Haese vraagt hoe ze zich de beperkte fietsfondssubsidies op pag. 182 moet voorstellen? Gedeputeerde Monique Swinnen legt uit dat een groot stuk van de investeringen in de fietspaden door het provinciebestuur wordt voorgefinancierd voor Vlaanderen en deze ontvangsten zijn ook afhankelijk van de aanvragen die we binnen krijgen. Bovendien veranderen de subsidies ook van hoedanigheid: de subsidies die de provincie geeft zijn investeringssubsidies, maar de te ontvangen subsidies zijn voorzien in het werkingsbudget (i.p.v. vroeger het investeringsbudget). Mevrouw Martine Jannsens vindt voor de directie mens op pag. 181 de verklaring dat de nieuwe sporthal, loods, goedkoper uitvallen vreemd aangezien dit actieplan met de opleiding van ambtenaren te maken heeft. Gedeputeerde Monique Swinnen legt uit dat deze informatie over de investeringen in het PIVO gaat. Dit is een sporthal voor de politie en de brandweer. De heer Diederik Dunon heeft als algemene vraag waarom de cijfers van het eindbudget in vergelijking met de cijfers van de jaarrekening in vele gevallen volgens hem een groot verschil opleveren. Gedeputeerde Monique Swinnen reageert dat die percentages moeten genuanceerd worden. Voor exploitatie is er bijvoorbeeld een realisatiegraad van 90%. Voor sommige investeringen is er een groot verschil, zoals bijvoorbeeld het project van de sterretjes, maar dit wordt veroorzaakt door het transactiemoment. Door het laattijdig ontvangen van één factuur kan er soms een grote afwijking ontstaan t.o. v het eindbudget. Wat de realisatiegraden betreft, ligt dit in lijn met de voorgaande jaren. De heer Diederik Dunon heeft het bekeken per actieplan en beweert dat er verschillen tot 30% tot 50% terug te vinden zijn. Gedeputeerde Monique Swinnen wijst als voorbeeld op het verschil voor kenniseconomie en dat hierin de investeringen van de scholen opgenomen zijn. De heer Diederik Dunon bemerkt dat zelfs over de verschillende beleidsdomeinen gezien die grote verschillen terug te vinden zijn en verwacht dat die budgetten tijdens het jaar via een budgetwijziging worden bijgestuurd. Gedeputeerde Monique Swinnen legt uit dat je als overheid altijd een zekere marge moet nemen voor het beleid dat je van plan bent uit te voeren. Als er onzekerheid bestaat over of iets doorgaat, dan kan het budget niet proactief verminderd worden, want als het project dan toch gerealiseerd wordt, moet er genoeg budget voorzien zijn om facturen te betalen. Je werkt dus altijd met een marge die eventueel niet benut wordt. Een laatste wijziging aan het 3
budget gebeurt in oktober en eind december blijkt soms dat er nog zaken niet gefactureerd zijn. Beter zo dan dat je voor verrassingen komt te staan. Gedeputeerde Tie Roefs onderzoekt regelmatig de realisatiegraden van het beleid en voegt toe dat bijvoorbeeld voor jeugd de realisatiegraad 88% bedraagt. Voor deze dienst is immers een hervorming gaande waardoor je niet weet welke acties je nog mag afwerken of niet. Het lijkt dus een aanvaardbare marge die wordt overgehouden. De cijfers van het provinciebestuur zijn globaal genomen goed, gegeven die externe elementen waar vroeger veel minder rekening mee gehouden moest worden. Voor Noord-Zuid beleid bedraagt dit 90% en voor leefmilieu zelfs 95%. Gedeputeerde Monique Swinnen gaat over naar de investeringssubsidies. Mevrouw Katleen D Haese vraagt of er op pag. 216 bij internationale relaties voor de nominatieve subsidies uit grenzeloos ondernemen nog geen aanrekening is gebeurd? Er zijn middelen voor voorzien, maar deze zijn nog niet aangerekend? Gedeputeerde Monique Swinnen bevestigt dit. Die zijn toegezegd, maar nog niet uitbetaald. Mevrouw Katleen D Haese vraagt in het kader van de vervanging van het project kleur bekennen waarom er extra subsidiebudget nodig is? Want dit project is toch nog niet volledig afgerond? Gedeputeerde Tie Roefs verbetert dit, want het project is wel afgerond en vervangen door het nieuwe reglement wereldwijs. Het programma naar kinderen valt weg, maar er is een eigen reglement opgestart om de werking te kunnen verderzetten. De beginbalans 1 januari 2014 en jaarrekening 2014 worden goedgekeurd. 4. 2 e reeks budgetwijzigingen 2015 Gedeputeerde Monique Swinnen licht op pag. 8 het financieel evenwicht toe. In de kolom van 2014 wordt voor de eerste keer sinds het gebruik van de bbc-rapporten een rekeningcijfer weergegeven. In 2015 is er een opvallend hoger bedrag voor de uitgaven omdat dit bedrag nu dekking moet geven aan 13 maanden loon 2015. Dit gebeurt op vraag van het Rekenhof en van de eigen organisatie. Daarnaast is er ook nog de afrekening van de 2 e pensioenpijler ( 875K). Mevrouw Lucia Dewolfs vraagt of er in 2016 dan terug 12 maanden loon voorzien is? Gedeputeerde Monique Swinnen bevestigt dit. Ze merkt ook nog op dat er in 2015 meer investeringsuitgaven zijn als je vergelijkt met rest van de jaren omdat ze automatisch overgedragen worden naar het volgend jaar en die zijn hier dus inbegrepen. Bij de ontvangsten wordt het verschil veroorzaakt door de Agionsubsidies. De autofinancieringsmarge is in 2015 positief geworden. In opvolging van het resultaat van 2014 vermeldt ze ook dat er minder leningen worden opgenomen in 2015 en 2016 ten bedrage van 12.000.000. Zo lang er geen zicht was op de beginbalans van 2014 was het moeilijk om die beslissing te nemen, maar nu kon die leningstand terug op een normaler niveau voor ons provinciebestuur gebracht worden. 4
De heer Diederik Dunon vraagt waarom de ontvangsten uit belastingen en boetes lager liggen dan in de afrekening van 2014? Zijn dit realistischere bedragen en waarom schatten we daar minder? Gedeputeerde Monique Swinnen legt uit dat in 2014 de saldo s van voorbije jaren en een verhoogde raming werden opgenomen. Mevrouw Céline Eynatten voegt toe dat in 2014 rekening werd gehouden met de afrekening van 2013, dat was meer dan 8.000.000 en daarnaast moest er van voorgaande jaren nog eens 4.600.000 ontvangen worden en dat konden we niet voorzien aangezien deze informatie te laat door Vlaanderen werd aangeleverd. Nu werken we met het transactiemoment en hebben we voor 2014 het bedrag voorzien dat ingekohierd werd tot eind december. De heer Diederik Dunon vraagt of er dus vanuit mag gegaan worden dat het resultaat beter zal zijn? Gedeputeerde Monique Swinnen bevestigt dat dit altijd al zo geweest is, maar zo goed als in 2014 gaat het niet zijn omdat hiervoor met een paar speciale inkomsten rekening gehouden werd. De heer Johan De Haes begrijpt niet waarom er op pag. 63 bij personeelsbeleid een toename is door nieuwe aanwervingen. Aangezien de provincie bevoegdheden verliest, vraagt hij zicht af waarom er nog extern aangeworven wordt? Gedeputeerde Monique Swinnen legt het systeem uit dat voor elke vacature wordt toegepast. Er wordt eerst een interne oproep gedaan. Hieraan kunnen mensen die interesse hebben of op een wachtlijst staan, aan deelnemen. Voor sommige functies zijn er echter geen opleidingsprofielen intern. Bijvoorbeeld voor de vacature van hoofdlandmeter. Zo zijn er enkele functies waar geen interne verschuivingen mogelijk zin. Op een moment hebben we een bestaande werfreserve aangesproken voor administratieve functies, maar die droogt nu op. Ook waar mensen intern weggaan, worden leegtes gecreëerd die niet altijd kunnen opgevuld worden. Er zijn ook sectoren die verdwijnen en waar geen interne interesse was om die plaatsen op te vullen tot 2016, want zolang moet de bestaande werking nog gegarandeerd worden En daarom dus moeten nieuwe mensen aangetrokken worden De heer Diederik Dunon kenniseconomie is ( 2mio)? vraagt wat de wijziging op pag. 28 bij het beleidsdomein Mevrouw Céline Eynatten legt uit dat dit een technische verschuiving is van roerend goed naar terreinen en gebouwen. Soms weten diensten niet altijd goed hoe ze boekhoudkundig gaan verwerkt worden en wanneer het concreter wordt moeten er dan rechtzettingen gebeuren. Bij deze vraag gaat het over de nieuwe serres in de wijnpers. De heer Diederik Dunon vraagt wat de wijziging op pag. 24 bij het beleidsdomein ruimte is onder investeringen in immateriële vaste activa (- 184.270)? Gedeputeerde Monique Swinnen zegt dat dit een verlaging van budget is bij plannen en studies voor regionet Leuven. 5
De heer Diederik Dunon ( 207.288)? vraagt wat de wijziging op pag. 32 bij het domein Mens is Gedeputeerde Monique Swinnen licht toe dat er meer detail bij deze wijzigingen wordt geven in het rapport motivering voor de aanpassing van de doelstellingennota vanaf p63. Mevrouw Céline Eynatten voegt nog toe dat de weergegeven wijziging het nettoverschil is, over de verschillende jaren. Het is belangrijker om te kijken naar wat er voorzien is in lopende jaar. Mevrouw Lucia Dewolfs vraagt bijkomende uitleg over pag. 76. Ze wil nog begrijpen dat er extra inkomsten worden voorzien, maar waarom moeten hierdoor ook de uitgaven voor piso vehoogd worden. Gedeputeerde Marc Florquin legt uit dat cvo volt is overgedragen en dat er nu huurgelden voor gevraagd worden. De scholen hebben hier altijd een ontvangstenpost in hun budget voor voorzien en is er een meer realistische raming mogelijk. In het verleden werden de ontvangsten altijd overraamd. De extra ontvangsten die er zijn, kunnen en mogen gebruikt worden door de scholen zelf. Mevrouw Lucia Dewolfs verstaat de uitleg nog niet. Het verhogen van de inkomsten is duidelijk, maar waarom worden de uitgaven verhoogd? Gedeputeerde Marc Florquin geeft als voorbeeld een school: deze kan inkomsten genereren en dan mogen ze die gebruiken om extra uitgaven tegenover te zetten. De heer Diederik Dunon vraagt welke uitgaven deze dan kunnen zijn? Gedeputeerde Marc Florquin kan geen concrete initiatieven geven. De administratie voegt nog toe: De school genereert inkomsten vanuit VOLT zowel op vlak van exploitatie als op vlak van investeringen. Op vlak van exploitatie zijn er meer uitgaven dan inkomsten en het beeld ontstaat dat de totaaluitgaven sterker stijgen dat de inkomsten: o Op exploitatie wordt de stijging van inkomsten teniet gedaan door historische overschatting van andere (huur)inkomsten. Hierdoor dalen de totaalontvangsten met 33.000 euro. o Tegelijkertijd zijn er voor 44.000 euro nieuwe exploitatie-uitgaven ingeschreven, omdat de inhuizing van VOLT extra kosten genereert (cf. er is een stijging van cursisten t.o.v. vorige legislatuur, wat stijgende kosten van bv. wc-producten met zich meebrengt). o Exploitatie-uitgaven verhogen met 50.604 euro door facturen van 2014 die pas in o 2015 zullen ontvangen worden. Er zijn een aantal niet-subsidieerbare uren, waarvoor we in 2015 loonkosten dragen (26.500 euro) op exploitatie. De stijging die er nu is, zullen we niet in volgende jaren kunnen aanhouden, gezien we onze begroting in evenwicht moeten houden. Mevrouw Lucia Dewolfs vraagt bevestiging aangaande bijkomende uitgaven op pag. 83. Worden er bijkomende uitgaven voor het vernieuwen van educatief materiaal voorzien? Het is toch correct dat er ook aan de inkomsten zijde dan meer bijdragen zouden moeten zijn omdat er bijkomende opleidingen zijn? 6
Gedeputeerde Monique Swinnen legt uit dat het niet alleen uitbreiden is, maar vooral vernieuwen (bijvoorbeeld: telefooncentrale). Dit wilt zeggen dat het onafhankelijk is van het aantal opleidingsuren. Mevrouw Lucia Dewolfs bemerkt dat er vorig jaar ook al een grote investering was, zoals bijvoorbeeld voor de brandplaten. De heer Geert Van Esch verduidelijkt dat dit o.a. ook oefenobjecten voor de brandweer zijn wat kostelijke zaken zijn. De heer Diederik Dunon vraagt waarom er voor de dienst wonen op pag. 79 minder uitgaven zijn door actualisatie. Mevrouw Céline Eynatten licht toe dat de dienst wonen op basis van de jaarrekeningcijfers van 2014 de bedragen voor 2015 en de meerjarenplanning heeft aangepast. In dit rapport is de daling van de kredieten zichtbaar, maar een deel van deze bedragen zijn doorgeschoven naar andere jaren. Dat is in dit rapport niet zichtbaar. De heer Diederik Dunon vraagt bevestiging of de daling van het krediet bij algemene financiering te maken heeft met een budgetaanpassing voor IMD? Gedeputeerde Monique Swinnen bevestigt dit. Er is voorgenomen om de achterstand weg te werken, maar we zijn hierbij afhankelijk van de goedkeuring van de minister. Er word nog gewacht op de goedkeuring van de jaarrekening van 2010. Mevrouw Lucia Dewolfs vraagt waarom er op pag. 92 meer uitgaven moeten worden ingeschreven bij de personeelskredieten? Gedeputeerde Monique Swinnen verwijst naar de 13 maanden loon die we in 2015 zullen betalen. Daarnaast zijn er ook correcties geweest naar minder personeelsuitgaven maar dit bedrag geeft het saldo weer van deze twee bewerkingen. De 2 e reeks budgetwijzigingen 2015 wordt goedgekeurd. 5. Kennisgeving van de rapportering over de uitvoering van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenissen visumdossiers 2014 Mevrouw Céline Eynatten licht het rapport toe. De heer Diederik Dunon vraagt naar de redenen waarom er aan 6 dossiers geen visum werd verleend. Mevrouw Céline Eynatten weet van deze 6 dossiers niet de concrete inhoud. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat er niet voldoende budget was of dat er een verkeerd document aan het dossier werd toegevoegd. Die 6 dossiers zijn ofwel aangepast of niet uitgevoerd. De heer Diederik Dunon vraagt waarom 9 dossiers opnieuw ter visum werden voorgelegd. Mevrouw Céline Eynatten legt uit dat dit een andere context is, want de dossiers krijgen een visum, maar de deputatie brengt er een wijziging in aan en deze heeft een financiële impact. Dan moet het dossier opnieuw ter visum worden voorgelegd. 7
De heer Diederik Dunon vraagt wat voor soort opmerkingen dat kunnen zijn. Mevrouw Céline Eynatten geeft als voorbeeld dat de naam van de verantwoordelijke ambtenaar in een dossier ontbreekt, etc 6. Voorstel van budgetwijziging 2015 van het autonome provinciebedrijf VERA Gedeputeerde Tie Roefs geeft een toelichting over de budgetwijziging van VERA. De heer Diederik Dunon vraagt welke aanpassing er precies aan de inkomensraming gebeurd is. Gedeputeerde Tie Roefs geeft aan dat er extra inkomsten zijn uit Hosted Mail. De afbouw hiervan gaat trager dan oorspronkelijk gedacht waardoor er in 2015 meer inkomsten van zijn. De inkomsten zijn verhoogd met 13.500. Daarnaast zijn de inkomsten uit Hands-onconsultancy en projectconsultancy met maar liefst 73.000 gestegen. De heer Diederik Dunon vraagt of er met de stijging van de inkomsten van 80.000 dan 2 mensen aangenomen worden. Gedeputeerde Tie Roefs geeft aan dat dit correct is. Als er niet geïnvesteerd wordt, kan er niet voldaan worden aan de toenemende vraag. Het agendapunt wordt met een positief advies ter kennisgeving aan de provincieraad voorgelegd 7. Raamcontract voor aankoop/onderhoud SAP licenties Gedeputeerde Tie Roefs geeft een toelichting. Voorzitter Jaak Pijpen informeert of er vragen zijn in verband met agendapunt. Er werden geen vragen geformuleerd. Het agendapunt wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. 8. Varia De voorzitter Jaak Pijpen informeert of er nog variapunten zijn. De heer Diederik Dunon geeft aan dat dit jaar bij de jaarrekening geen gegevens van debiteurenbeheer aanwezig waren. Hij vraagt of dit op het einde van het jaar nog aangeleverd wordt. 8
Gedeputeerde Monique Swinnen zegt dat dit opgenomen wordt bij de verplichte rapporten in de boeken. Er zal aan de financieel beheerder, Céline Eynatten, nagevraagd worden wanneer dit precies wordt voorgelegd aan de raadscommissie. Antwoord administratie: dit is onderdeel van de decretale rapportering en zal in het najaar aan de provincieraad voorgelegd worden. De voorzitter sluit de raadscommissie af en bedankt de raadsleden voor hun aanwezigheid. Daarnaast bedankt hij ook de administratie voor het aanleveren van de documenten. Einduur: 11.25 uur 9