Jaarverantwoording 2011 4 april 2012
Inhoudsopgave I Maatschappelijk verslag Inleiding 1 1. Uitgangspunten van de verslaggeving 2 2. Profiel van de organisatie 3 2.1 Algemene identificatiegegevens 3 2.2 Structuur van het concern 3 2.3 Kerngegevens 4 2.4 Samenwerkingsrelaties 7 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 9 3.1 Normen voor goed bestuur 9 3.2 Raad van Bestuur/Directie 9 3.3 Toezichthouders 10 3.4 Bedrijfsvoering 12 3.5 Cliëntenraad 14 3.6 Ondernemingsraad 16 4. Beleid, inspanningen en prestaties 20 4.1 Meerjarenbeleid 20 4.2 Algemeen beleid verslagjaar 21 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid 23 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten 25 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 30 4.6 Samenleving en belanghebbenden 35 4.7 Financieel beleid 36 II Jaarrekening
Inleiding Wij brengen mensen bij elkaar. Ook in 2011 vormde dit het motto van De Waalboog. Met de inspanningen van bijna 1.000 medewerkers, honderden vrijwilligers en een grote groep familieleden en andere mantelzorgers van onze bewoners is er wederom veel tot stand gebracht. Met elkaar hebben wij gewerkt aan een goede zorg en dienstverlening voor onze bewoners en cliënten. Waar nodig hebben wij verbeteringen doorgevoerd, steeds met het oog op de wensen en behoeften van onze bewoners en cliënten. Aan belevingsgerichte zorg is verder uitvoering gegeven. Medewerkers zijn hierin geschoold en zorgplannen worden vanuit de uitgangspunten van belevingsgerichte zorg en de vier domeinen van de zorg, zoals beschreven in de Normen voor Verantwoorde Zorg, opgesteld. Met het ontwikkelen en realiseren van nieuwbouw hebben wij gewerkt aan een goed woon en leefklimaat voor onze bewoners. Gezien de ontwikkeling van scheiden van wonen en zorg hebben wij onze bouwplannen aangepast. Wij blijven de focus leggen op het leveren van intramurale zorg en gaan aan cliënten die zwaardere zorg nodig hebben, meer zorg bieden. De officiële opening van De Honinghoeve heeft in september 2011 plaatsgevonden. Een mooie locatie met tevens een functie voor de wijk. De nieuwbouw voor jong dementerenden op de locatie Joachim en Anna is gestart en eerste plannen voor vernieuwbouw van de paviljoens op deze locatie zijn gemaakt. Intensieve gesprekken zijn gevoerd met een projectontwikkelaar, een woningcorporatie en de gemeente Nijmegen over realisatie van een woonzorgproject in de wijk Hazenkamp. Gezien de budgetkorting die ons vanuit het Zorgkantoor is opgelegd en hogere exploitatielasten hebben wij in 2011 een ombuiging en bezuiniging moeten uitvoeren om een gezond voortbestaan van onze organisatie te garanderen. Onder de titel Kaders voor Continuïteit is een reorganisatie ingezet. Ons strategische beleid 2009 2014 was bij de keuzes leidend, waarbij oog was voor bewoners en cliënten, maar zeker ook voor onze medewerkers. Dat De Waalboog financieel gezond is laat de jaarrekening in dit document zien. Met een positief resultaat hebben wij het jaar afgesloten. Vol vertrouwen kunnen wij verder bouwen aan onze organisatie door mensen bij elkaar te brengen. Nijmegen, 4 april 2012 Mevrouw drs. E.E.P.M. JanssenSengers, Bestuurder 1
1 Uitgangspunten van de verslaggeving Voor u ligt de maatschappelijke verantwoording 2011 van Stichting De Waalboog en twee nauw daaraan verbonden rechtspersonen: Waalboog Vastgoed BV en Waalboog Pompstation BV. In dit document legt De Waalboog op concernniveau verantwoording af over haar beleid, activiteiten en prestaties in het jaar 2011. Het document biedt een zo compleet mogelijk beeld van hetgeen zich in het verslagjaar binnen De Waalboog heeft afgespeeld. Het document is opgesteld conform het format Verpleging, Verzorging en Thuiszorg van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Aan de orde komen achtereenvolgens: het profiel van de organisatie; bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap; beleid, inspanningen en prestaties; de jaarrekening. Naast het maatschappelijk verslag en de jaarrekening zijn kwantitatieve gegevens aangeleverd aan het CIBG via de webapplicatie DigiMV. Met de voldoen wij aan onze verslag en verantwoordingsverplichtingen voor het betreffende verslagjaar. Tevens is dit document bedoeld als maatschappelijke verantwoording en geeft het een integraal en transparant beeld van onze organisatie. Dit jaardocument is tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. Diverse bronnen van informatie zijn geraadpleegd en bijeen gebracht, waarbij gestreefd is naar een zo nauwkeurig mogelijk weergave. De accountant heeft controle uitgeoefend op de jaarrekening en de verenigbaarheid van het maatschappelijk verslag met deze jaarrekening. 2
2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam Stichting De Waalboog zorg, welzijn en wonen Adres Postbus 31071 Postcode 6503 CB Plaats Nijmegen Telefoonnummer 0243228264 Identificatienummer Kamer van Koophandel 09103258 Emailadres info@waalboog.nl Internetpagina www.waalboog.nl 2.2 Structuur van het concern Stichting De Waalboog kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. Sinds eind 2006 wordt deze positie bekleed door mevrouw drs. E.E.P.M. JanssenSengers. De Waalboog is organisatorisch vormgegeven in een dienstenstructuur, conform het weergegeven organogram. Het managementteam wordt gevormd door de bestuurder en de managers van de diensten Behandeling en Begeleiding, Wonen en Zorg, Facilitair, Financiën en Informatisering en Personeel en Organisatieontwikkeling. De Bestuurssecretaris is deelnemer aan het managementteamoverleg. De leden van het managementteam ontvangen rechtstreeks leiding van de Raad van Bestuur. Binnen de Waalboog functioneert zowel een Cliëntenraad als een Ondernemingsraad. De bestuurder voert frequent overleg met beide adviesorganen. 3
De Waalboog is een stichting. De stichting heeft de katholieke identiteit en heeft ten doel het zonder winstoogmerk en het met respect voor ieders levensbeschouwing aanbieden van huisvesting, begeleiding, verzorging, verpleging, behandeling en diensten en onderzoek, alsmede van intra, semi, trans en extramurale ondersteuning, ten behoeve van personen die daar aantoonbaar behoefte aan hebben. In 2006 is Waalboog Vastgoed BV opgericht, met als doel de kansen en de risico s van de vastgoedactiviteiten van stichting De Waalboog af te scheiden van de AWBZbedrijfsvoering. De bestuurder van stichting De Waalboog is tevens directeur van Waalboog Vastgoed BV. Waalboog Vastgoed BV heeft in 2008 Waalboog Pompstation BV opgericht, een 100% dochteronderneming die een pompstation, garage en winkelruimte verhuurt. In de jaarrekening in dit document zijn een balans en resultatenrekening opgenomen waarin de jaarcijfers van Stichting De Waalboog en Waalboog Vastgoed BV zijn geconsolideerd. 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering De Waalboog richt zich op professionele uitvoering van verpleeghuis en verzorgingshuiszorg op basis van de AWBZ. Er zijn specialistische afdelingen voor complexe psychogeriatrie, waaronder jongdementerenden (verblijf en dagbehandeling), gerontopsychiatrie en palliatief terminale zorg. De Waalboog levert een actieve bijdrage aan onderwijs en onderzoek op deze terreinen. Op de locatie Villa Villandry wordt dagbehandeling voor dementerenden geboden. Op de locaties St. Jozefklooster en Heilig Hartklooster wordt naast AWBZzorg tevens zorg op basis van de WMO (HV1 en HV2) verleend. De kernactiviteit van de Waalboog Vastgoed BV is beheer en exploitatie van onroerend goed. Villa Villandry en het St. Jozefklooster zijn eerder aangekocht door de Vastgoed BV en worden verhuurd aan stichting De Waalboog. Het Koetshuis bij het St. Jozefklooster wordt verhuurd aan KION, een organisatie voor kinderopvang. Sinds 1 januari 2009 is de dochteronderneming van Waalboog Vastgoed BV, Waalboog Pompstation BV, actief in de verhuur van een pompstation en naastgelegen garage en winkelruimte. 4
2.3.2 Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten In het verslagjaar ontvingen gemiddeld 586 cliënten zorg en verblijf binnen de verschillende locaties van De Waalboog. Het aantal dagbehandelingscliënten bedroeg 166. 705 cliënten ontvingen extramurale zorg, inclusief oriëntatiegesprek (BG) en 157 alleen PV en VP. De totale erkende capaciteit aan plaatsen met verblijfszorg bedroeg 599 plaatsen. Aan het einde van het verslagjaar waren de cliënten als volgt verdeeld over de locaties: Joachim en Anna 69 plaatsen voor somatische cliënten 221 plaatsen voor psychogeriatrische (PG) cliënten 2 intervalplaatsen 2 logeerplaatsen Nijevelt Nieuwbouw 32 plaatsen verzorging 10 plaatsen verpleeghuiszorg voor somatische cliënten 38 plaatsen kleinschalig wonen PG Nijevelt Oudbouw 51 plaatsen verzorging 2 plaatsen ten behoeve van tijdelijke opnamen (TOP) 1 plaats somatische verpleeghuiszorg De Honinghoeve 79 plaatsen verzorging 19 plaatsen kleinschalig wonen PG 18 plaatsen kleinschalig wonen voor somatische cliënten St. Jozefklooster 32 plaatsen verzorging 9 plaatsen ten behoeve van tijdelijke opnamen (TOP) daarnaast wordt huisvesting geboden aan 15 nietgeïndiceerde bewoners van het klooster Heilig Hart Klooster 8 plaatsen verzorging daarnaast wordt huisvesting geboden aan 9 nietgeïndiceerde bewoners van het klooster De totale erkende capaciteit aan plaatsen dagbehandeling was: 11 plaatsen dagbehandeling jong dementerenden 24 plaatsen dagbehandeling dementerenden 5
De productie bedroeg in het verslagjaar 213.972 dagen zorg met verblijf en 25.813 dagdelen dagbehandeling voor dementerenden en jong dementerenden. In het verslagjaar waren 919 medewerkers bij De Waalboog in dienst met een formatieomvang van totaal 622,9 fte. Tabel: Kerngegevens verblijfplaatsen Doelgroep Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Verblijfplaatsen per categorie Licht Zwaar Beveiligd + + + + Het budget van de Stichting is in 2011 toegenomen met 883.505, tot een totaal budget van 37.401.838,. De geconsolideerde jaarrekening sluit af met een positief saldo van 1.999.656, dat is toegevoegd aan het eigen vermogen. 2.3.3 Werkgebieden De Waalboog is werkzaam in de zorgkantoorregio s Nijmegen en ZuidOost Brabant. Er wordt gewerkt vanaf zes locaties: Joachim en Anna Groesbeekseweg 327 6523 PA Nijmegen Villa Villandry Bosweg 160 6523 NN Nijmegen De Honinghoeve Albanystraat 7 6544 RA Nijmegen Nijevelt Heyendaalseweg 117 6525 AH Nijmegen St. Jozefklooster Kerkstraat 65 6543 KG Nijmegen Heilig Hart Klooster Wilhelminastraat 24 5721 KJ Asten De activiteiten richten zich voor de woonzorgcentra hoofdzakelijk op de volgende wijken in Nijmegen: Kwakkenberg, Groenewoud, Heijendaal, Galgenveld, Hazenkamp/St. Anna, Kolpingbuurt, Willemskwartier, Hees/Heseveld en NeerboschOost. Joachim en Anna heeft als specialistisch zorg en behandelcentrum een regionale functie en waar het gaat om de specialistische doelgroepen zelfs een bovenregionale functie. De locatie Heilig Hart Klooster in Asten wordt uitsluitend bewoond door leden van de congregatie SCJ. 6
2.4 Samenwerkingsrelaties De Waalboog is verankerd in de regio Nijmegen. We hechten aan nauwe samenwerking met andere verpleeg en verzorgingshuizen, zorgaanbieders en dienstverleners. Gezamenlijk zetten we ons ervoor in dat mensen díe zorg krijgen die zij nodig hebben. In de regio is De Waalboog expert op het gebied van psychogeriatrie, gerontopsychiatrie en palliatief terminale zorg. Die positie willen we als specialistisch zorg en behandelcentrum behouden en in dienst stellen van andere instellingen en de eerste lijn. Samenwerking met andere zorginstellingen De Waalboog zet zich actief in binnen diverse netwerken. De Waalboog maakt deel uit van het Zorg voor Ouderen en Welzijn Netwerk Nijmegen (ZOWEL NN), een samenwerkingsverband van organisaties. Doelstelling van het netwerk is om zorg en welzijn voor ouderen met meervoudige en complexe problematiek in de eerste lijn aantoonbaar te verbeteren. Het regionaal dementienetwerk, waarvan De Waalboog deel uitmaakt, vormt ook onderdeel van ZOWEL NN. Het ZOWELnetwerk is onderdeel van het Nationaal Programma Ouderenzorg en van daaruit gesubsidieerd. De Waalboog is op regionaal niveau actief in het Netwerk Palliatieve Zorg Zuid Gelderland. Het netwerk heeft als doel de zorg voor mensen in de laatste levensfase zo goed mogelijk te organiseren. Op landelijk niveau neemt De Waalboog deel aan het Netwerk Jong dementerenden. Met ZZG Zorggroep, Zorggroep Maas en Waal (ZMW) en Kalorama vindt op verschillende gebieden uitwisseling plaats, zowel in de zorg als bij de ondersteunende diensten. Samenwerking met ZZG is er bij de aanbesteding van huishoudelijke zorg binnen de WMO, waarbij ZZG hoofdaannemer is en De Waalboog onderaannemer. Met Pro Persona is veel contact vanwege de raakvlakken in het zorgaanbod, bijvoorbeeld om passende zorg te kunnen bieden aan cliënten die naast hun chronische psychiatrische problematiek ernstige somatische problemen hebben. De Waalboog voorziet, in 2011 voor het laatste jaar, in Aanvullende verpleeghuiszorg voor bewoners van Huize Rosa. De personele, financiële en salarisadministratie van Huize Rosa worden op basis van een samenwerkingsovereenkomst al lange tijd verzorgd door De Waalboog. De Driestroom, een instelling voor mensen met een verstandelijke beperking, krijgt meer en intensiever te maken met vragen rond het ouder worden van deze doelgroep. De Waalboog biedt ondersteuning door inbreng van kennis en expertise van een specialist ouderengeneeskunde. De Waalboog is van mening dat kwaliteit van zorg beter georganiseerd kan worden door intensief samen te werken met partners in de eerste lijn. In dat kader zijn er samenwerkingsovereenkomsten met de huisartsengroep Daniëlsplein en met apotheek NeerboschOost en Apotheek Van Wieringen. Gesprekken worden gevoerd om de samenwerking uit te breiden met een aantal andere huisartsenpraktijken. 7
Samenwerking op het gebied van onderwijs en onderzoek Met het Universitair Medisch Centrum St Radboud en twaalf V&V instellingen neemt De Waalboog deel aan het UKON, het Universitair Kennisnetwerk Ouderenzorg Nijmegen. Prof. dr. R. Koopmans, hoogleraar ouderengeneeskunde, is werkzaam als specialist ouderengeneeskunde binnen De Waalboog. Naast samenwerking op het gebied van onderwijs en onderzoek wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een modelpraktijk voor zorg en behandeling en de functie van kenniscentrum. Met het ROC Nijmegen en het ROC Graafschapcollege vindt samenwerking plaats op het gebied van opleidingsaangelegenheden van voornamelijk zorgmedewerkers. Met de Hogeschool Arnhem Nijmegen is samenwerking op het gebied van stages, onderzoek en projecten. Overige partners Er is sprake van een nauwe samenwerking met SCJ, de Congregatie van de Priesters van het Heilig Hart van Jezus. In 2008 is Stichting De Waalboog gefuseerd met Stichting Dehon. Hierbij is afgesproken dat De Waalboog de zorg aan de leden van de congregatie SCJ die wonen in het St. Jozefklooster en het Heilig Hartklooster zal voortzetten op het niveau dat voor de fusie gangbaar was. Afspraken zijn gemaakt over financiële vergoeding die SCJ aan De Waalboog betaalt voor de kosten van exploitatie van de beide locaties voor zover die niet uit de AWBZ worden vergoed. Naast de paters van SCJ wordt in het St. Jozefklooster huisvesting geboden aan zusters van de congregatie Zusters Onder de Bogen. Met SWON, het seniorennetwerk van Nijmegen, vindt overleg plaats over de ontwikkeling van zorgkruispunten in de wijken. Het Centrum voor Ouderen en Levensvragen, COL, voorziet in de behoefte van ouderen op het gebied van ondersteuning en uitwisseling over levensbeschouwelijke zaken. De Waalboog hecht eraan, vanuit haar visie, een dergelijk initiatief daadwerkelijk te ondersteunen. Zo voorziet De Waalboog bijvoorbeeld in kantoorruimte en financieeladministratieve ondersteuning. Met Standvast Wonen is regelmatig overleg, bijvoorbeeld over gebiedsontwikkeling rond De Honinghoeve en levering van diensten aan huurders van Standvast. Over vastgoedmogelijkheden voor zorg in de Hazenkamp vindt overleg plaats met projectontwikkelaar PlegtVos en woningcorporatie Talis. Met de gemeente Nijmegen vindt uitwisseling plaats op ambtelijk en op bestuurlijk niveau. Belangrijke thema s zijn ontwikkeling van het zorgaanbod, afstemming over bouwactiviteiten en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Met de provincie Gelderland vindt uitwisseling plaats op het thema wonen, welzijn en zorg. De Honinghoeve is in het programma Thuisgeven in Gelderland bestempeld als voorbeeldproject. Met het Zorgkantoor vindt regulier overleg plaats in het kader van de inkoop van zorg. Tussentijds is er overleg over ontwikkelingen in het zorgaanbod. 8
3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen van goed bestuur De Waalboog hanteert de uitgangspunten van de Zorgbrede Governancecode 2010. De code is regelmatig onderwerp van gesprek in de Raad van Toezicht en heeft geresulteerd in een aantal aanpassingen van het Reglement Raad van Toezicht. Tevens zijn de statuten van De Waalboog in lijn gebracht met governanceregels. Een klokkenluidersregeling is opgesteld en in de Raad van Toezicht besproken. 3.2 Raad van bestuur / Directie De statuten van de stichting voorzien in een Raad van Toezichtstructuur. De Raad van Bestuur bestuurt de stichting. De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen De Waalboog, mede in relatie tot de maatschappelijke functie van de stichting. De Raad van Toezicht vervult een klankbordfunctie voor de Raad van Bestuur en staat de Raad van Bestuur met advies terzijde. De Raad van Bestuur hanteert de aanbevelingen van de Zorgbrede Governance code als uitgangspunt voor zijn functioneren. De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de activiteiten van de stichting en de daarmee verbonden instellingen, bestuurlijk, juridisch, organisatorisch en financieel goed geregeld zijn, inzichtelijk zijn en verantwoord worden. De Raad van Bestuur legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht en de hoofdzaken worden vermeld in de jaarrekening en het jaarverslag. De bestuurder informeert de Raad van Toezicht bij iedere vergadering conform vastgestelde afspraken in het Reglement Raad van Toezicht. Zo nodig wordt de Raad van Toezicht tussentijds geïnformeerd. De Raad van Bestuur biedt openheid over het beleid, de zorg en dienstverlening, alsmede de prestaties van de stichting. De Raad van Bestuur legt ten aanzien van degenen die het aangaat verantwoording af en staat bij de beleidsvoorbereiding en uitvoering open voor de opvattingen van betrokken belanghebbenden. Informatieverstrekking, verantwoording en beleidsbeïnvloeding intern en extern worden door de Raad van Bestuur actief bevorderd. De Waalboog heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur: Naam Bestuursfunctie Mevr. drs. E.E.P.M. JanssenSengers Enig bestuurder De honorering van de bestuurder geschiedt op basis van de NVZDregeling. Mevrouw JanssenSengers bekleedde, met instemming van de Raad van Toezicht, in het verslagjaar de volgende nevenfuncties: 9
Organisatie Stichting Reliëf Vereniging V&VN St. Klachtenregeling Gezondheidsregio Nijmegen (SKGN) Stichting Bevolkingsonderzoek Oost ROC Nijmegen Functie Vicevoorzitter bestuur Vicevoorzitter bestuur Lid dagelijks bestuur: penningmeester Voorzitter Raad van Toezicht Lid Raad van Toezicht (per 17 2011) 3.3 Toezichthouder (Raad van Toezicht) In deze paragraaf is integraal de tekst opgenomen van het jaarverslag van de Raad van Toezicht van Stichting De Waalboog, zorg, welzijn en wonen. De Raad van Toezicht was per 31 december 2011 als volgt samengesteld: Naam Functie Bijzonderheden Datum benoeming Mevr. mr. W.H. van de Wallevan Veen Voorzitter Lid renumeratiecommissie 1 januari 2009 Mw. G.H. Cirkel Vicevoorzitter Lid renumeratiecommissie 1 januari 2007 Dhr. F. Vekemans Lid Lid financiële commissie 1 januari 2009 Dhr. mr. C.G. Peper Lid Lid financiële commissie 3 maart 2010 Mw. M.A. KauffmanLaan Lid Benoemd op voordracht van de Cliëntenraad 1 maart 2007 In 2011 heeft herbenoeming plaatsgevonden van mevrouw Cirkel en mevrouw KauffmanLaan voor een tweede termijn van vier jaar. Met de samenstelling van de Raad van Toezicht is een brede deskundigheid op het gebied van zorg, bedrijfsvoering en juridische zaken gegarandeerd. De Raad van Toezicht kent een tweetal commissies. De renumeratiecommissie wordt gevormd door de voorzitter en de vicevoorzitter, mevrouw Van de Walle en mevrouw Cirkel. De Financiële commissie wordt gevormd door de heren Vekemans en Peper. De financiële commissie heeft overleg met de bestuurder en de manager Financiën en Informatisering voorafgaand aan de bespreking van de begroting en de jaarrekening en andere financiële aangelegenheden in de reguliere vergaderingen van de Raad van Toezicht. De commissie rapporteert aan de raad en doet een voorstel voor besluitvorming. 10
In het verslagjaar heeft de Raad van Toezicht vijf maal vergaderd. Daarbij was steeds de bestuurder en de bestuurssecretaris aanwezig. Vaste agendapunten zijn het strategisch beleid, de nieuwbouwontwikkelingen en de bestuurs en managementrapportage waarin financiële, personele en zorginhoudelijke sturingsgegevens zijn opgenomen. De hoofd en nevenfuncties van de toezichthouders zijn jaarlijks onderwerp van gesprek ter voorkoming van het risico van belangenverstrengeling. In 2011 is verder een klokkenluidersregeling opgesteld en besproken. De manager Behandeling en Begeleiding, tevens BOPZarts, heeft voor de Raad van Toezicht een presentatie verzorgd over de stand van zaken in het kader van de BOPZ. Hierbij is de visie en het beleid ten aanzien van het toepassen van middelen en maatregelen toegelicht. Verder hebben de andere managementteamleden presentaties verzorgd over inhoudelijke onderwerpen op hun werkterrein. Hierbij ging het onder andere over de invoering van het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), de vorming van een specialistisch zorg en behandelcentrum, het verzuimbeleid en de introductie van managementinformatie rond kwaliteit van zorg. In het kader van laatst genoemde onderwerp neemt de Raad van Toezicht tevens kennis van de drie keer per jaar verschijnende kwaliteitsmanagementrapportage. De Raad van Toezicht heeft in 2011 goedkeuring gegeven aan de Maatschappelijke Verantwoording 2010 (inclusief Jaarrekening 2010), aanpassing van het Reglement Raad van Toezicht op basis van de Zorgbrede Governancecode 2010 en de Begroting 2012. Tevens heeft de Raad van Toezicht ingestemd met toetreding van De Waalboog tot het Waarborgfonds voor de zorgsector (Wfz). In verband met de toetreding was het aanpassen van de statuten van De Waalboog noodzakelijk, waaraan de raad goedkeuring heeft verleend. Tevens is deze gelegenheid benut om de statuten volledig in lijn te brengen met de governancecode. In het verslagjaar heeft conform een van te voren vastgestelde procedure een nieuwe selectie van een accountantskantoor plaatsgevonden. Dit heeft geresulteerd in een unanieme voordracht aan de Raad van Toezicht, die het advies vervolgens heeft overgenomen. De accountant is jaarlijks aanwezig bij de bespreking van de jaarrekening in de vergadering van de financiële commissie van de Raad van Toezicht. De managementletter die twee maal per jaar verschijnt wordt besproken tussen de Raad van Bestuur en de accountant. De managementletter en het plan van aanpak dat de manager Financiën en Informatisering in reactie daarop schrijft zijn besproken in de vergadering van de Raad van Toezicht. Een afvaardiging van de Raad van Toezicht heeft in 2011 éénmaal een overlegvergadering bijgewoond waarin de bestuurder de algemene gang van zaken in de instelling bespreekt met de Cliëntenraad. Een afvaardiging van de Raad van Toezicht heeft tweemaal een overlegvergadering bijgewoond met de Ondernemingsraad. 11
In 2011 heeft binnen de Raad van Toezicht een evaluatie van haar functioneren plaatsgevonden, evenals van het functioneren van de bestuurder en het functioneren van de relatie bestuurdertoezicht. De vergoeding voor toezichthouders is vastgesteld conform de beloningsregeling van de NVTZ en bedroeg in 2011 totaal 40.542,, exclusief sociale lasten. De Raad van Toezicht heeft besloten af te zien van de jaarlijks door de NVTZ voorgestelde indexering van de honorering. De vergoeding wordt na afloop van het kalenderjaar uitgekeerd. 3.4 Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van De Waalboog is transparant ingericht. Vastgelegd is hoe de zorgverlening en de bedrijfsvoering is georganiseerd en wat de taken, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden zijn van verschillende betrokkenen. In de financiële administratie zijn ontvangsten en uitgaven eenduidig traceerbaar. De bedrijfsvoering is een onderwerp dat in algemene zin periodiek besproken wordt met de Raad van Toezicht en concreet aan de hand van notities bij voorgenomen veranderingen. Planning en Controlcyclus Planning en Control (P&C) is een instrument waarmee de besturing van de organisatie wordt ondersteund. Het stelt leidinggevenden in staat te sturen met dezelfde uitgangspunten (missie en visie), de bedrijfsvoering te beheersen en zich adequaat te verantwoorden. De Waalboog bouwt elk jaar verder aan de implementatie van de planning en controlcyclus. In 2011 is een Kaderbrief 20122013 opgesteld. De Kaderbrief vormt onderdeel van de Planning en Control cyclus en vormt input voor het opstellen van de jaarplannen van de afdelingen en de diensten. Samen worden ze vervolgens gebruikt voor het opstellen van de begroting. De Waalboog heeft de ambitie om continu te verbeteren. In de kaderbrief zijn de hoofdlijnen geschetst, zowel in inhoudelijk als in financieel opzicht, voor het te voeren beleid in de komende jaren en invulling te geven aan genoemde ambitie. Voor leidinggevenden is op twee momenten een scholing aangeboden met betrekking tot het proces van planning en control (P&C) en het vertalen van de kaderbrief in jaarplannen volgens een opgesteld format. De bedrijfsvoering binnen De Waalboog wordt nauwkeurig gevolgd door middel van rapportages. Maandelijks wordt twee weken na het verstrijken van de maand een (financiële) managementrapportage beschikbaar gesteld voor zowel het management als het middenkader. De managementinformatie is gesegmenteerd per managementgebied, waarbij aan de managers specifiek gerapporteerd wordt over de door hem of haar (direct of indirect) te beïnvloeden resultaten. 12
In 2011 is gestart met het, naast de financiële managementrapportage, uitgeven van een viermaandelijkse kwalitatieve managementrapportage. De rapportage laat de actuele situatie zien op de resultaatgebieden zorg en zorgvernieuwing, cliënten en partners, leiderschap, medewerkers en cultuur en bedrijfsvoering. De kwaliteitsmanagementrapportage wordt gebruikt als instrument om vinger aan de pols te houden en (bijstuur)acties te entameren. In 2011 is het in eigen beheer ontwikkelde zorgzwaartebekostigingsmodel (ZZBmodel) geactualiseerd. In het model zijn de capaciteitsplanning, de zorgzwaartebekostiging (ZZP) en de huisvestingbekostiging (normatieve huisvestings component) verwerkt. Het model geeft goed inzicht in de financiële bedrijfsvoering en de consequenties van te nemen maatregelen. Risicomanagement De Waalboog is goed bekend met risico s voor de bedrijfsvoering en de beschikbare middelen zijn en worden hierop afgestemd. Het strategisch beleidsplan 20092014 is ondermeer gebaseerd op een risico en SWOTanalyse. Tijdens een MTbeleidsdag in het verslagjaar is besproken hoe De Waalboog ervoor staat met de uitvoering van het strategisch beleidsplan halverwege de beleidsperiode. Tevens is hierbij, met externe begeleiding, ingegaan op de interne en externe risico s van de organisatie, waarbij de kans en de impact van de afzonderlijke risico s zijn benoemd. Vastgesteld is dat de in het strategisch beleidsplan genoemde risico s nog steeds actueel zijn. Wel is het zo dat het perspectief waarin een aantal risico s gezien moet worden is veranderd. Met name de kredietcrisis, eigen verantwoordelijkheid voor financiering van het vastgoed, veranderende wet en regelgeving en een nieuwe generatie ouderen zijn hierin belangrijk. Als zorgaanbieder loopt De Waalboog in toenemende mate risico, terwijl financiers hun risico willen beperken. Financiers stellen hogere eisen aan de onderliggende businesscase van investeringen. Toegevoegde waarde, toekomstperspectief en transparantie zijn onderscheidende factoren geworden. Tegen de achtergrond van maatschappelijke veranderingen is opnieuw vastgesteld welke onderwerpen de komende tijd onze nadrukkelijke aandacht vragen. Deze kritische succesfactoren en de risico s zijn mede uitgangspunt geweest bij het opstellen van de kaderbrief. Als kritische succesfactoren zijn benoemd: het leveren van professionele excellente zorg en behandeling, waarbij belevingsgerichte zorg nadrukkelijk onderdeel is; sterke profilering op deelmarkten en daarbij rekening houdend met toenemende differentiatie van ouderen; actieve betrokkenheid bij de verdere ontwikkeling van ketenzorg, waaronder ketenzorg dementie; door cliënt en familie ervaren goede kwaliteit van zorg; het structureel betrekken van familie en mantelzorgers; dienend leiderschap in alle lagen van de organisatie; kwalitatief goede en competente medewerkers; optimale bezetting en productie; juist anticiperen op het scheiden van wonen en zorg; proces van planning en control goed geborgd. 13
Kaders voor Continuïteit In 2010 is De Waalboog geconfronteerd met een korting op het budget vanuit het Zorgkantoor. Daarnaast resulteerde de opening van De Honinghoeve in extra exploitatiekosten. Er viel niet aan te ontkomen dat bezuinigd en omgebogen moest worden om een gezond voortbestaan van de organisatie te garanderen. Onder de titel Kaders voor continuïteit zijn in 2011 de plannen geëffectueerd. In de benadering van de ombuigingsoperatie was het strategisch beleid 2009 2014 steeds leidend. Het zou in totaal moeten resulteren in een besparing van 800.000,. Het grootste deel daarvan moest worden vrijgemaakt door contractbeëindiging, contractvermindering of (gedeeltelijke) herplaatsing van medewerkers. Aan het einde van het verslagjaar kan worden vastgesteld dat vrijwel alle 30 betrokken medewerkers zijn herplaatst of met goede afspraken De Waalboog hebben verlaten. De uitvoering heeft veel inspanningen gevergd, met name van de betrokken medewerkers. Waarborgfonds Stichting De Waalboog, zorg, welzijn en wonen en Waalboog Vastgoed BV zijn in 2011 toegelaten tot het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WfZ). WfZ heeft een bereidheidsverklaring afgegeven voor borging van huidige en nieuwe langlopende leningen. Door gebruik te maken van een rijksgegarandeerde lening kan bij de banken een goedkopere financiering worden geregeld. 3.5 Cliëntenraad De Cliëntenraad wordt door de zorgaanbieder als overlegorgaan betrokken bij de algemene gang van zaken en het proces van beleidsvorming binnen De Waalboog. De door beide partijen ondertekende samenwerkingsovereenkomst is een leidraad voor het wederzijds handelen. De Cliëntenraad heeft een huishoudelijk reglement waarin onder andere is opgenomen: functieverdeling; werkwijze, besluitvorming, vastlegging en vertegenwoordiging; specifieke onderwerpen, zoals werkplan, jaarverslag en financiën; benoeming, schorsing en ontslag van de leden van de raad; toetreding tot de Cliëntenraad. De Cliëntenraad heeft in 2011 zes maal vergaderd met de bestuurder. Naast de onderwerpen waarover advies of verzwaard advies wordt gevraagd door de bestuurder vindt overleg plaats over tal van andere onderwerpen die op initiatief van de deelnemers aan het overleg worden ingebracht. Eens per jaar is bij een overlegvergadering een lid van de Raad van Toezicht aanwezig om de algemene gang van zaken in de instelling te bespreken. De Cliëntenraad ontvangt ondersteuning van het hoofd van de afdeling Kwaliteit en Projecten, waarmee ook feitelijk eens per zes weken overleg is. De Cliëntenraad heeft de beschikking over een jaarlijks budget van 5.000, ten behoeve van relevante lidmaatschappen, abonnementen, vorming en/of bijscholing. Vanuit de organisatie is een notulist beschikbaar voor de (overleg)vergaderingen. 14
Tabel: Samenstelling Cliëntenraad De Waalboog per 31 december 2011 Naam lid Mevrouw T. Potkamp Mevrouw G. Dijkhuis De heer R. Gijsberts De heer W. Halters Mevrouw M. Helmer De heer H. Peters De heer T. Romviel Functie Voorzitter a.i. Lid Lid Lid Lid Lid Lid De heer B. van Heuveln en mevrouw A.M. Achterbosch hebben in 2011 hun werkzaamheden voor de Raad beëindigd. Adviezen Cliëntenraad Over vele onderwerpen heeft de bestuurder in de overlegvergaderingen gesproken met de Cliëntenraad. Aan de Cliëntenraad zijn in 2011 de volgende onderwerpen ter advisering voorgelegd: Vervoerskosten dagbehandeling Kaders voor continuïteit: Activiteitenbegeleiding in de dagbezetting Kaders voor continuïteit: Interieurverzorging Plan van aanpak Nieuwbouw Ontwikkelingen Woonzorgcentra (NOW) Visie op eten en drinken Procedure lijkschouwing TVontvangst Uitgangspuntennotitie vernieuwbouw paviljoens Joachim en Anna Strategisch programmaplan Specialistisch Zorg en Behandelcentrum Woonzorgovereenkomsten Dienstkleding is uit Voorts heeft de bestuurder met de Cliëntenraad gesproken over: Begroting 2012 Jaarverantwoording 2010 Kaderbrief 2012/2013 Bureau Welzijn Zorgvuldig Zorgen in de zomer Busbegeleiding dagbehandelingen Klachtenregeling Consequenties scheiden wonen en zorg Het adviesrecht van de Cliëntenraad heeft bij enkele onderwerpen geleid tot nadere uitwerking of verduidelijking. De Raad van Bestuur is ten aanzien van alle bovenstaande punten tot overeenstemming gekomen met de Cliëntenraad. De visie op eten en drinken krijgt in 2012 een vervolg in de vorm van een uitwerking per locatie. 15
Er is geen eigen Commissie van Vertrouwenslieden. Als lid van Actiz kan De Waalboog een beroep doen op de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). Tot op heden is geen aanleiding geweest hiervan gebruik te maken. Leden van de Cliëntenraad hebben een actieve bijdrage geleverd aan verschillende informatiebijeenkomsten en projectgroepen. De Cliëntenraad is vertegenwoordigd in verschillende commissies: Commissie Ethiek Stuurgroep Nieuwbouw Ontwikkelingen Woonzorgcentra (NOW) MICcommissie 3.6 Ondernemingsraad Samenstelling ondernemingsraad De Waalboog per 31 december 2011 Naam lid Functie Kiesgroep Mevrouw G.M.A. Zwaans voorzitter (ad interim) De Honinghoeve Mevrouw H.M.A. Aerts lid St. Jozefklooster & Heilig Hartklooster De heer drs. H.J.M. van Genuchten lid Joachim en Anna & Villandry Mevrouw E.J.L.M. Janssen lid Joachim en Anna & Villandry Mevrouw Y.A.J.M. Janssen lid Nijevelt De heer J.F.J. Livius Mevrouw T.G. van der Mout lid Nijevelt Mevrouw K.K. Schulten lid lid Joachim en Anna & Villandry Joachim en Anna & Villandry Mevrouw M.J.W. Seijkens lid De Honinghoeve Mevrouw M. Steuns Mevrouw K.F.J. Timmermans Mevrouw A.H.M. de Weijer De heer F.E.J. Zoons lid lid lid lid Joachim en Anna & Villandry Joachim en Anna & Villandry Joachim en Anna & Villandry Joachim en Anna & Villandry De ondernemingsraad (OR) vertegenwoordigt de medewerkers in het overleg met de bestuurder, binnen de kaders van de Wet op de Ondernemingsraden. Het doel van de OR is het meedenken, adviseren en meebeslissen over de beleidsvoornemens van de Raad van Bestuur. Daarnaast heeft de OR een toetsende rol ten aanzien van beleidsvoornemens en uitvoering van beleid. 16