Verslag van de fysieke overlegtafel Jeugd/Wmo (inkoop) Datum : 30 september 2014 Tijdstip : 09:00-11:30 uur Locatie : Gemeentehuis IJLst, Stadslaan 75 (Raadzaal) 1. Welkom en opening Voorzitter: Mark Waaijenberg Notulist: Boudien Janssen-Terbraak Aanwezigen: zie onderaan dit verslag Mark opent om 09.05 uur de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Vandaag wat ruimer de tijd en om 11.30 de informele afsluiting. 2. Vaststellen agenda Mark licht de agenda nog nader toe. Agenda is hiermee vastgesteld. 3. Mededelingen Geen mededelingen. 4. Verslag fysieke overlegtafel dd. 16 september jl. Punt 2. Dit wordt als volgt gecorrigeerd. Artikel 2.4 van de overeenkomst. Voorheen gebruikten we de term deelovereenkomst, maar in de deelovereenkomst zelf wordt de deelovereenkomst vervolgens aangehaald als overeenkomst. N.a.v. Punt 6. Ad Bijlage 4. EG geeft aan dat er een goed overleg is geweest met Wmoplatform en wethouders. Het communicatieplan is in ontwikkeling. De communicatie is inmiddels opgestart, er ligt een duidelijke structuur. Jammer dat het communicatieplan niet wordt opgenomen in de overeenkomst. Verslag wordt goedgekeurd, met de aanpassing die aangegeven is. 5. Nota van inlichtingen N.a.v. blz. 2. Tientje van Van Rijn (Huishoudelijke Hulp Toelage (HHT)). Elli van Eijk licht e.e.a. toe. Er zijn in de afgelopen 1,5 week een aantal overleggen geweest tussen gemeenten (Fryslân breed) en de 4 grote zorgaanbieders in Fryslân. Vandaag gaat naar het Rijk een aanvraag met een verzoek (Fryske himmelsjek) voor 3x zoveel geld als in eerste instantie aangegeven door VWS. De aanvraag is een plan in hoofdlijnen. Dit plan kan straks door iedere gemeente met hun eigen zorgaanbieders verder worden uitgewerkt. De himmelsjek betreft Zorg in Natura. Het voorstel is nu dat cliënten hiervoor 2,50 per sjek betalen en daarmee een uur HH inkopen. Deze sjek moet aan Wmo gerelateerde zaken uitgegeven worden. Op dit moment is de HHT nog een tijdelijke regeling voor 2015 en 2016. Hiermee kan er een zachtere landing worden gecreëerd voor onze cliënten en de medewerkers van zorgaanbieders. Nota van inlichtingen is doorgenomen. Hierover zijn geen vragen. 6. A. Doornemen deelovereenkomst Jeugd/Wmo SWF&Litt. B. Doornemen deelovereenkomst Wmo DFM. Toelichting op o.a. bekostiging en monitoring 6a. Deelovereenkomst Jeugd/Wmo SWF & Litt. Mark geeft een korte toelichting m.b.t. aanpassingen. Bijlage 2 bestaat uit bijlage 2A en 2 B. De ene bijlage betreft de bestaande cliënten en de andere bijlage de nieuwe en geherïndiceerde cliënten. We gaan de overeenkomst van kop tot staart doornemen. 1 van 6
Blz. 4. Artikel 1 lid 2. Definitie algemene voorziening aangepast aan de wet. Mark geeft nog een toelichting m.b.t. artikel 1 lid 1. Blz. 4. Artikel 1 lid 1. Vraag EG. Komt burgercollectief terug in de verordening? Nee, komt terug in de beleidsregels. Volgens EG staat het nu niet zo helder in het beleidsplan. Voortschrijdend inzicht van de gemeente om dit hier wel op te nemen. Mogelijkheid wordt aan burgercollectief geboden om ook dienstverlening aan te bieden. Artikel 1 lid 13. Procesregie. Waarom staat dit hier en komt dit artikel in de rest van de tekst weer terug? We constateren dat dit niet verder in de tekst voorkomt. Begripsomschrijving Procesregie wordt verwijderd. Artikel 5 lid 3. Het gaat hier om de dienstverlening voor de inwoner. Artikel 12. Hier staat de procedure m.b.t. de wijzigingen beschreven. Hier staat nog niet bij, wat de consequenties zijn als een aanbieder niet met de wijzigingen kan leven. Hier moet nog een lid 3 aan toegevoegd worden. Als de aanbieder niet akkoord gaat met de wijzigingen blijft voor hem de oude overeenkomst tot 6 maanden na de wijziging bestaan. Daarna wordt de overeenkomst beëindigd. De aanbieders gaan hiermee akkoord. Artikel 13 lid 4. 2 e regel. Het woord het moet vervangen worden door de. Bijlage 1 staat apart op de agenda, onder punt. 8. Deze bijlage wordt daar dan ook besproken. Bijlage 2. Blz. 12. Onder 1.5. Elli van Eijk geeft nogmaals aan dat zij behoorlijk veel moeite heeft met hetgeen is opgenomen. Mark geeft nog een nadere toelichting. Dit gaat in samenspraak met de aanbieder. Elli geeft aan: Graag toch andere formulering. Dan zoekt de gemeente in overleg met de aanbieders naar een oplossing en eventueel best-passende aanbieder Wietske. Graag ook nog toevoegen onder welke voorwaarden. Toezegging Mark: We gaan bekijken of we dit artikel nog kunnen aanpassen op basis van hetgeen nu is aangegeven. Wietske. Onder 1.4. Met wie stemt de gemeente dan af. Reactie Ton. De mensen van de gebiedsteams in Bolsward in Sneek, waar het onderdeel Jeugd wordt ondergebracht. Elli. Artikel 2.4. Regel 2. Woordje uit hoort niet te staan. Dit moet vervangen worden door aan. Mark geeft aan dat dit artikel verwijderd zou kunnen worden, omdat dit in de wet staat. Gemeenten en Robbe & Partners gaan hierover in conclaaf. Dit ook i.v.m. hetgeen nu in de conceptverordening en beleidsregels is opgenomen. Elli. Artikel 4.3. Leden van Actiz doen al een onafhankelijk onderzoek. Verzoek van haar aan gemeenten, bekijk ook deze optie. Kan behoorlijk schelen in kosten. Elli. Artikel 4.3 en 4.4. Is dit nu wel noodzakelijk. Het uitvoeren van een dubbel onderzoek is niet gewenst. Ton. Gemeente wil ook weten wat de gebiedsteams realiseren, naast hetgeen ook door de aanbieders wordt gerealiseerd. Mark. Vraag aan gemeente. Kunnen we hier als gemeente al een uitspraak over doen? Hannah. Op de ontwikkelagenda plaatsen. Dan wel bekijken hoe zaken zich tot elkaar verhouden. Advies qua monitoring: hou het wel kleinschalig. Ga hier pragmatisch, stapsgewijs om. Maak het niet groter dan het is. EG. Gemeente faalt m.b.t. het feit qua beleid qua monitoring. Dit moet je compatibel gaan uitvoeren. Zorg ervoor dat alle bouwstenen bij elkaar aansluiten qua monitoring. Mark geeft aan dat dit ook een ontwikkeltraject in 2015. Luuk. DFM werkt op dit moment aan een strategisch document qua monitoring. Monitoring qua gebiedsteams, inkoop, etc. 2 van 6
Luuk geeft aan dat dit ook een onderwerp van gesprek is samen met de aanbieders. Mark. De zaken die nu in de overeenkomst staan, passen in de ontwikkeling van het beleidsplan. Ton. Ook voor SWF geldt hetzelfde verhaal. Financiën en management zijn hiermee bezig. Ilan. Artikel 3.1 op blz. 14. Hoe zit het met vervoer. Dit gaat nu niet met uren, dagdelen en etmalen. Wel m.b.t. functie. Misschien nog hier een voetnoot opnemen en verwijzen naar de tabel. Blz. 16. Tarieven HH nog toevoegen in de tabel. Ton vraagt aandacht voor code H.153 i.v.m. provinciale inkoop jeugd. Deze code komt in de provinciale lijst te staan en wordt hier verwijderd qua Jeugd. Voor Wmo 2015 blijft deze wel bestaan. Er komt derhalve bij dit product een voetnoot in de overeenkomst te staan. Mark. In bijlage 2b zullen nog wijzigingen worden doorgevoerd die zojuist bij 2a zijn genoemd. Er zijn veel dezelfde artikelen. Wietske. Blz. 26. Punt 11. Vraagt zich af wat hiermee gedaan gaat worden. Antwoord Mark. Als dit aan de orde is, zal dit in het ondersteuningsplan worden opgenomen. Nb. Dit is geen limitatieve lijst. Dit zijn zaken die zich kunnen voordoen! Elli. In de huidige Awbz kent men de huidige activiteit: advies, instructie en voorlichting. Kan je goed helpen, maar is niet onder te brengen bij één van de activiteiten. Op dit moment is er nog geen goede relatie aan te geven tussen de producten en de resultaten, zoals deze in de ZRM staan. Dit moet ontwikkeld worden. Op blz. 28 en 29. Tabel nu opgenomen voor nieuwe cliënten. H. 153. Hier wordt een voetnoot bij opgenomen. Deze code geldt alleen voor de Wmo 2015. Voor de Jeugd geldt de provinciale inkoop. Blz. 29 Noot 9. Sud-Westfryslân nog aanpassen qua juiste naam. Wietske. Artikel 5.7. Moet het CAK altijd een eigen bijdrage vaststellen? Ton. Voor de Jeugd geldt geen eigen bijdrage. Bijlage. 4. Is nu een toelichting op communicatieplan geworden. Het communicatieplan zal niet worden toegevoegd. Vraag over DFM. Het lijkt nu alsof de mensen nu 2x worden bezocht. Eerst met een kennismakingsgesprek en daarna nog een keer met een herindicatiegesprek. Marieke geeft aan dat de conclusie juist is. Er worden 2 gesprekken gevoerd. Vraag van Tjitske. Blz. 36. Artikel 3a, lid 3. Hierin wordt artikel 1 van d genoemd. Wat wordt hiermee bedoeld. Mark geeft aan dat dit nog wordt aangevuld. Tjitske. Blz. 41. Artikel 9 keuring. Algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden zijn vangnetbepalingen bepaald, wanneer zaken in een ander stuk niet geregeld zijn. Er is een rangorde qua volgorde van documenten in de overeenkomst opgenomen. Artikel 9 van de algemene voorwaarden is al elders geregeld in de overeenkomst, derhalve gaat het artikel in de overeenkomst voor op artikel 9 van de algemene voorwaarden. Bijlage 7. Ontwikkelagenda. Mark. Er staan nu 4 punten op die in de afgelopen overleggen op de ontwikkelagenda zijn gezet. Punt 4. Woordje in 1 e zin zal nog vervangen door zullen. In 2 e zin, zullen vervangen door zal. Ontwikkeling van monitoring en de samenhang van monitoring nog toevoegen. Ook hier toevoegen: cliënttevredenheidsonderzoek. 3 van 6
Harry. Ook graag het volgende aan ontwikkelagenda toevoegen. Wat betekent de nieuwe sociale infrastructuur voor de dienstverlening, tarieven, cliënten. Een verdiepingsslag voor een ieder. Leren hoe het zich ontwikkelt. We beginnen bij een nul-situatie. Ook op de agenda. Op- en afschalen van zorg. Wat heeft dit voor effecten voor de cliënt en organisaties. Dan wel met als uitgangspunt: de kantelingsgedachte (cultuur en benutting van diensten). De overeenkomsten van DFM en SWF zijn voor 95% identiek. In het document van DFM staat nog vaak GT/SWT. Dit kan nu aangepast worden. Henk deelt nog zijn eigen tekstuele opmerkingen met Mark en Herma (bijv. met betrekking tot Jeugd). Artikel 5.2. Hierin staan nog de jeugdcodes. Die moeten nog worden verwijderd. Blz. 12. Artikel 3.2 van bijlage 2a. Hier wordt een nadere toelichting op gegeven. DFM heeft bij HH al resultaatsturing. Deze resultaten worden benoemd in de beschikking. Het wordt aan de aanbieder overgelaten hoeveel uren HH in te zetten. Moet hier niet beschikking staan, in plaats van ondersteuningsplan. Vanuit DFM zal worden gewerkt met een realisatie-opdracht richting aanbieders. In DFM wordt onderzocht of het ondersteuningsplan kan dienen als beschikking. En er wordt geprobeerd om dit al vanaf 1 januari 2015 in te voeren. Harry. Er wordt vreemd aangekeken tegen het begrip indicatievrije cliënt. Op dit moment worden een aantal gezinnen ondersteund en daar zit geen AWBZ-indicatie onder. Betreft de overgang van de oude naar de nieuwe situatie. Vraag: Is het mogelijk om dit anders te omschrijven? Mark geeft aan dat het gaat om een beperkte, specifieke groep. Bij SWF is het anders geformuleerd, maar het komt op hetzelfde neer. Afspraak: Er wordt nog een keer naar de formulering gekeken. Luuk geeft nadere toelichting. Bijlage 2a. Blz. 10. Artikel 1.2. en artikel 1.3. Hierin wordt verwoord dat de gemeente DFM ook expertise vraagt aan een aanbieder. Er wordt ook gewerkt aan een expertiseteam binnen DFM. Er wordt nog een selectie van aanbieders benaderd om deel te nemen in dit expertiseteam. Hier kunnen dan uren voor gedeclareerd worden. 7. Formulier Risico Zie bijlage 3 van de conceptdeelovereenkomst. Elli. Verbaasd over deze bijlage. Mark geeft aan dat het niet verplicht is om dit in te vullen. Waarom is deze bijlage opgenomen? Mark geeft een toelichting. Wanneer er nu al risico s in beeld zijn die belangrijk zijn om te delen, dan kan deze ingevuld worden. Tot nu toe heeft niemand gereageerd op deze bijlage. Elli. Laat de bijlage er nu maar in staan. Dan kan alsnog een keer ingevuld worden, wanneer risico s zich voordoen. De risico s zullen dan gedeeld worden aan de fysieke en digitale overlegtafel. We kunnen dan e.e.a. bespreken en dit gezamenlijk (gemeente en aanbieders) oppakken. Mochten er risico s benoemd worden die bedrijfsgevoelige informatie bevatten dan zal die specifieke informatie niet gedeeld worden. 8. Formulier Etalage A. Formulier SWF & Litt. B. Formulier DFM 4 van 6
Mark geeft een nadere toelichting. Graag tzt invullen per dienst. Dit wordt opgenomen in een dynamisch overzicht dat wordt beheerd door de gemeenten. Dit is vooral bedoeld voor de inwoner en de gebiedsteams om te weten wie wat aanbiedt. Hoe gaat het dan praktisch straks bij de inwoner. Hoe gaat deze dan kiezen? Geschreven tekst is voor de inwoner niet altijd even handig. Hoe wordt dit gepresenteerd aan de inwoner en vertaald. EG geeft aan dat de onafhankelijke cliëntondersteuning niet goed beschreven is in het beleidsplan. Is al aangegeven bij de gemeente. Dit ligt in het verlengde van de vorige vraag. Antwoord Ton. De huidige onafhankelijke clientondersteuners (MEE, Ouderenadviseurs) maken per 1 januari 2015 onderdeel van de gebiedsteams. De gebiedsteams worden aangestuurd door teamleiders van de gemeentelijke organisatie en een externe organisatie die onder regie en aansturing van de gemeente hun werkzaamheden gaan verrichten. De onafhankelijke clientondersteuning als belangrijke functie binnen de gebiedsteams zal de komende twee jaar nauw gezet gemonitord worden. Gemeentelijke aansturing dient niet de afhankelijke clientondersteuning als functie in weg te staan. Antwoord Ton. Keuze cliènt. Heel transparant, toegankelijke traject. Het aanbiedersboek met producten zal zowel een papieren als digitale versie krijgen. Familie, etc. kan ook helpen met het maken van de keuze. Luuk geeft nadere toelichting op het ICT-traject (Centric) m.b.t. productencatalogus. Aanbieders krijgen toegang tot de Suite en kunnen de etalage binnen de Suite invullen en actueel houden. De catalogus kan de papieren versie vervangen. Philadelphia gaat nog niet de overeenkomst ondertekenen. Wil wel al vast de etalage invullen. Dit kan, maar de etalage wordt niet eerder gebruikt dan dat de overeenkomst is getekend. Er wordt door Harry nog gevraagd om een toelichting op resultaatsgebied 4, huisvesting. Mark verwijst naar de overeenkomst waarin dit verder is uitgewerkt. Elli vraagt wat ze moet invullen bij Naam van de dienst/het product. Dit is aan de aanbieder zelf. Tabel 3.2. op blz. 28. Het zou fijn zijn als aangesloten wordt bij de benaming A t/m E. Hou het doel van het formulier voor ogen. Toezegging gemeente: het formulier zal nog een keer bekeken worden. 9. Vervolgstappen Welke stappen er zijn voorzien. In week 40 krijgen de zorgaanbieders nog een aangepaste versie van de deelovereenkomst. Daarna kan er tot 17.00 uur op maandagmiddag 6 oktober 2014 gereageerd worden. Daarna zullen de laatste aanpassingen worden verwerkt en kan e.e.a. richting colleges ter vaststelling. Als e.e.a. vastgesteld is door de colleges, wordt dit gemaild aan de aanbieders (inclusief procedure). Stukken komen weer getekend op de website. Er moet nog een tijdschema komen qua deelovereenkomsten, etc. Hou met betrekking tot de ondertekening rekening met de herfstvakantie. Antwoord: Dit zal gebeuren. Ook qua invullen etalage komt nog een einddatum. 10. Rondvraag Komende donderdag komt Van Rijn in Friesland op bezoek. Hij bezoekt diverse gemeenten. Hetgeen wordt besproken met Van Rijn betreft vooral het bestuurlijke niveau. De eerstvolgende fysieke overlegtafel is op 25 november 2014 in Witmarsum om 09.00 uur. EG. Vond het een goed overleg. Complimenten aan de aanbieders, dat de cliënt centraal stond. Compliment aan een ieder hier aan tafel. 5 van 6
Luuk licht e.e.a. toe m.b.t. CAK. Werkelijke uren inzet zijn de basis voor het CAK. Gemeente betaalt de werkelijke uren die zijn ingezet. Henk. 20 mei 2014 begonnen met de kick-off in Lemmer. Daarna 8 intensieve overleggen gehad. Heel mooi, dynamisch proces geweest, waarin we elkaar hebben meegenomen in het traject. Henk dankt alle aanwezigen voor hun inzet, ook de vraagzijde. Dit is niet het einde van het proces, maar een ijkpunt. We willen voortdurend met elkaar in gesprek blijven, met betrekking tot velerlei zaken. Ook Mark en Herma worden bedankt voor hun inbreng. Voor het verbinden, het samenvatten, etc. Mark heeft het laatste woord en dankt Henk voor de complimenten. Dank aan een ieder voor de inzet en het constructieve meedenken. Tot een volgende keer. 11. Sluiting We sluiten de vergadering af met een informele lunch om 11.45 uur. Aanwezigen: Ilan Palstra (Connecting Hands) Hans Pesser (Tellens) Gerda Meinsma (De Noorderbrug) Elizabeth van Berkum (Philadelphia) Elli van Eijk (Thuiszorg Zuidwest Friesland) Reinder de Boer (Zorgboerderij DoniaState Wester) Elisa Ligt (Zorggroep Alliade/Wil) Harrie Dijkstra (Hof en Hiem) Wietske de Koe (Timpaan Welzijn) Tjitske Stegenga (Miks Welzijn) EG Gaarlandt (Wmo platform SWF) Anna Jongstra (GGZ Friesland/Mindup) Jan Lieuwe Terpstra (PrivaZorg) Harry Wiersma (J.P. van den Bent stichting) Mark Waaijenberg (Robbe & Partners) Herma Hemmen (Robbe & Partners) Henk de Vries (gemeente De Friese Meren) Ingrid Veenstra (gemeente De Friese Meren) Luuk de Haan (gemeente De Friese Meren) Marieke Stapert (gemeente De Friese Meren) Hannah van der Feen (gemeente Súdwest-Fryslân) Boudien Janssen (gemeente Súdwest-Fryslân) Sonja Kimsma (gemeente Súdwest-Fryslân) Ton Terpstra (gemeente Súdwest-Fryslân) Jan Klienbannink (gemeente Súdwest-Fryslân) Manfred Haveman (gemeente Súdwest-Fryslân) Afwezig met kennisgeving: Rutger van Hien (Zorgcoöperatie Noord) 6 van 6