PLAN VAN AANPAK NABIJ BESTUREN

PLAN VAN AANPAK NABIJ BESTUREN Opdrachtgever: - Hugo de Jong, secretaris gemeente Franekeradeel Werkgroep Nabij Besturen: - Roland Dijkstra - Werna Jonkman - Lize Cnossen - Oene Krist Datum: 21-01-2015 Versie: 1.0 1

1. INLEIDING. De werkgroep Nabij besturen is ingesteld begin september 2014 met als opdracht het opstellen van een plan van aanpak voor het thema Nabij Besturen in fase 2 (periode december 2014 mei 2016). Dit is de periode van het richten. Deze periode wordt in het Plan van aanpak fusie Westergo omschreven als een voornamelijk bestuurlijk proces dat gericht is op het bepalen van missie en visie (het wat en waarom) van de nieuwe gemeente. Nadat dit bepaalt is, kan in fase 3 (het inrichten) concrete stappen worden gezet om die visie in de praktijk te brengen. Nabij Besturen is een van de zes overkoepelende (overstijgende) thema s waarvoor voor de fase van het richten een plan van aanpak wordt gemaakt. De andere werkgroepen zijn; Naamgeving, Planning & Control, Communicatie, Personeel en Beleidsontwikkeling. Over nabij besturen wordt in het plan van aanpak Westergo het volgende gezegd. Hoe kunnen we de (voordelen) van schaalvergroting combineren met het sterke van de huidige manier van besturen; de korte lijnen tussen burger en bestuur? Dat thema, nabij besturen, werd als uitgangpunt al vastgesteld voor het herindelingsontwerp. Het vraagt per definitie ook voor de voorbereiding om een doordachte aanpak. Hoe geven we vorm aan nabij besturen tijdens de voorbereiding en bij het richten en het inrichten? 2. OPDRACHT. De opdracht aan de werkgroep luidt als volgt. Stel een plan van aanpak op voor Nabij Besturen in fase 2 (december 2014 -mei 2016) van de voorbereiding op de herindeling, waarin in ieder geval is opgenomen: Activiteiten en resultaten Planning (draaiboek) Benodigde ondersteuning Urenraming Eventuele aanvullende kosten Randvoorwaarden Werkgroepsamenstelling Het plan van aanpak moet zich primair richten op fase 2 (het richten) van de voorbereiding voor herindeling. De aanpak in fase 2 zal uiteraard wel bouwstenen opleveren voor de aanpak in fase 3 (het inrichten) en voor de nieuwe gemeente Westergo. Resultaten van de werkgroep in mei 2016 moeten zijn; Nabij besturen toegepast in fase 2 van de voorbereiding op herindeling. Bouwstenen voor nabij besturen in fase 3 van de voorbereiding op herindeling. Bouwstenen voor nabij besturen in de nieuwe gemeente Westergo. 2

3. TOELICHTING UITVOERING OPDRACHT. Het plan van aanpak is gericht op deze fase waarin bepaald wordt het wat en waarom m.b.t. Nabij Besturen. Maar het is ook de bedoeling dat we Nabij besturen (of specifieke werkvormen) gaan toepassen in deze periode van het richten. Dit laatste betekent in ieder geval dat de werkgroep Nabij Besturen bij de uitvoering van dit plan van aanpak, inwoners zal betrekken bij haar werkzaamheden. De wijze waarop (doel, meerwaarde, participatievorm) is een nog nader uit te werken onderwerp. Dit houdt ook in dat de andere vijf ingestelde werkgroepen de uitkomsten (aanbevelingen) voor Nabij Besturen moeten kunnen gebruiken bij hun werkzaamheden in deze fase. Dat zal vooral gelden voor de werkgroepen Beleidsontwikkeling en Naamgeving omdat die naar de aard van hun opdracht een raakvlak hebben met het thema Nabij besturen. Wij kiezen voor een praktische invulling (zie onder 8). Afstemming van werkzaamheden en onderlinge planning met de andere werkgroepen is daarom nodig. Dit regelen is in eerste instantie een taak van de projectgroep. We hebben kennis genomen van het concept werkplan van de werkgroep Beleidsontwikkeling en sluiten in ons plan daar, voor zover mogelijk, op aan. Zo komen we tot een meer uniforme en herkenbare aanpak van de werkzaamheden van (in ieder geval deze twee) werkgroepen. 4. AFBAKENING NABIJ BESTUREN. Nabij Besturen is een nieuw thematisch begrip. Het begrip Nabij Besturen zal je niet tegenkomen als onderdeel of hoofdstuk in de beleidsbegroting van een van de vier gemeente of in een (vastgesteld) beleidsplan. Het is verweven in onze manier van werken. Vraag je naar een omschrijving dan worden antwoorden gegeven als; burgerparticipatie in de breedste zin, korte lijnen met de burgers, een visie op hoe we als gemeente om willen gaan met inwoners, een gemeenteloket dichtbij, zelf mogen beschikken over geld voor dorpsplannen, bestuur dicht bij de mensen, etc. Voor dit plan van aanpak heeft de werkgroep het begrip Nabij Besturen eerst nader verkend en vervolgen afgebakend tot twee invalshoeken die in de fase van het richten nader uitgewerkt moeten worden. Ten behoeve van dit plan van aanpak definiëren we Nabij besturen als: De visies en ideeën bij de vier betrokken gemeenten en daarop gebaseerde beleid(suitgangspunten) en werkmethodes die tot doel hebben om inwoners en organisaties) te betrekken bij; de voorbereiding van besluitvorming door het gemeentebestuur; beleidsprocessen; voorbereiding en uitvoering van projecten. 3

Wij beperken ons in dit plan van aanpak tot; hoe de betrokkenheid van burgers is/wordt geregeld bij besluitvorming van het gemeentebestuur; hoe de betrokkenheid is/wordt geregeld bij het formuleren van gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een nota toeristisch beleid, dorpshuizenbeleid of voorzieningenbeleid) en hoe inwoners worden betrokken bij de voorbereiding (planvorming) van bijvoorbeeld civieltechnische projecten zoals herinrichtingsplannen, 30-kilometerzones, etc. Wat buiten de afbakening valt is onder anderen; dat wat bij wet geregeld is rondom bijvoorbeeld inspraakprocedures en de thematiek m.b.t. de directe dienstverlening aan burgers (het klantencontactcentrum en het service niveau van de nieuwe gemeente m.b.t. (digitale) afhandeling van vragen/klachten/vergunningen etc. Op basis van een inventarisatie over wat er zoal op dit terrein gebeurt, komen we tot twee thema s die in de fase van het richten uitgewerkt moeten worden, namelijk Het (toekomstige) gemeentebestuur en Nabij Besturen en De (toekomstige) Bestuursdienst en het Nabij Besturen. 1. Het (toekomstige) gemeentebestuur en het thema Nabij Besturen Uit een rondje langs de velden bij de vier betrokken gemeenten blijkt dat verschillende gemeenten veel aandacht schenken aan het informeren van en betrekken van de inwoners bij raads- en commissievoorstellen en vergaderingen. Daarvoor zijn systemen bedacht. In Littenseradiel werkt men met het zogenaamde Rûntepetear. In het Bildt vergaderen de dorpsbelangen voorafgaand aan raads- en commissievergaderingen over relevante raadsvoorstellen. Het zijn vormen van actief burgerschap. Hier zitten gedachten achter over hoe we (willen) omgaan met inwoners en hoe we die betrekken bij het openbaar bestuur. Dit zijn vormen van Nabij Besturen die ingevoerd kunnen worden in de nieuwe gemeente. 2. De (toekomstige Bestuursdienst en het thema Nabij Besturen. Bij alle vier gemeenten wordt gewerkt met een breed scala aan werkwijzen en methodes die vallen onder het thema Nabij Besturen. Hiervoor is in sommige gevallen door gemeenteraden beleid vastgesteld. In andere gevallen zijn het werkwijzen die werkende weg bij een gemeente zijn ontwikkelt. Zonder volledig te zijn, noemen we hier: Gebruik maken van (vormen van) burgerparticipatie. Werken met dorpencoördinatoren/ dorpsvisies/ Dorpenfondsen en dorpsschouwen. Toepassen van de PODOE-methode bij voorbereiding van herinrichtingsprojecten openbare ruimte en ander projecten in de directe leefomgeving van inwoners. Al deze (en waarschijnlijk meer) werkvormen en methodes zijn ontwikkeld door de vier gemeenten met de intentie bewoners actief te betrekken bij hun eigen leefomgeving, het stimuleren van actief burgerschap en bij het openbaar bestuur van hun gemeente. 5. ACTIVITEITEN EN RESULTATEN (DECEMBER 2014 MEI 2016). Wij stellen voor om twee werkgroepen in te stellen om het thema Nabij Besturen in de fase van het richten (tot mei 2016) uit te werken; namelijk de werkgroepen Nabij besturen en het 4

gemeentebestuur en Nabij besturen en de bestuursdienst. De werkgroepen gaan zich verdiepen in het wat en waarom De werkgroepen krijgen de volgende opdrachten mee. 1. Werkgroep Nabij besturen en het gemeentebestuur Opdrachtformulering: 1. Inventariseer en beschrijf de door de vier betrokken gemeenten gebruikte methodes om inwoners te betrekken bij besluitvorming van het gemeentebestuur. Daarbij is aandacht voor doelstellingen, de werkwijze en uitvoering van de gebruikte methodes. 2. Vergelijk/analyseer de uitkomsten van de methodes. Daarbij is aandacht voor de uitkomsten van de methodes (wat is goed, wat gaat minder, wat vraagt om verbetering in de toekomst). 3. Adviseer over bouwstenen (op basis van de vergelijking en analyse) die we kunnen gebruiken in de fase van het inrichten. Daarbij mag ook aandacht geschonken worden aan andere methodes/theorieën aangaande dit onderwerp als blijkt dat er methodes zijn die tegemoet komen aan geconstateerde gebreken. Resultaat De werkgroep komt met een advies (een document) waarin bouwstenen aangedragen worden m.b.t. dit onderwerp voor de fase van het inrichten (vanaf mei 2016). In dit advies zijn de drie onderdelen inventariseren/vergelijken en analyseren/ adviseren uitgewerkt. Het wat en waarom komt aan de orde. 2. Werkgroep Nabij Besturen en de bestuursdienst Opdrachtformulering: 1. Inventariseer en beschrijf de door de vier betrokken gemeenten gebruikte methodes om inwoners te betrekken bij; beleidsprocessen, de voorbereiding en uitvoering van projecten, beleid m.b.t. tot het werken met dorpsvisies, dorpenfondsen, beleid m.b.t. burgerparticipatie etc. Betrek daarbij de vijf subwerkgroepen die ingesteld worden door de werkgroep Beleidsharmonisatie en zorg ervoor dat deze werkgroepen bij hun inventarisatieronde de vormen van Nabij Besturen die zij tegen komen benoemen, zodat die onderdeel worden van deze inventarisatie. 2. Vergelijk/analyseer de uitkomsten. Daarbij is aandacht voor wat goed gaat, wat minder goed gaat en wat vraagt om verbetering. 3. Adviseer over bouwstenen (op basis van de vergelijking en analyse) die we kunnen gebruiken in de fase van het inrichten. De keuze ligt voor om op basis van best practices te kiezen voor het overnemen van methodes die gebruikt worden in een van de vier betrokken gemeenten of te kiezen voor andere methodes. Dit laatste komt aan de orde als uit de analyse blijkt dat methodes bijvoorbeeld niet werken. Ook moet overwogen worden of de besluitvorming over een nieuwe methode of andere werkwijze moet worden overgelaten aan de nieuwe gemeente en dus plaats zal vinden na 2018. 5

Resultaat De werkgroep komt met een advies (document) waarin bouwstenen worden aangedragen m.b.t. dit onderwerp voor de fase van het inrichten (vanaf mei 2016). In dit advies zijn de drie onderdelen inventariseren/vergelijken en analyseren/ adviseren uitgewerkt. Het wat en waarom komt in het advies aan de orde. 6. WERKGROEPSAMENSTELLING. Werkgroep Nabij Besturen en het gemeentebestuur De werkgroep Nabij besturen en het gemeentebestuur wordt geformeerd door de griffiers van de vier betrokken gemeenten. Daarbij lijkt het logisch dat de griffier van Littenseradiel fungeert als agenda lid. Zijn rol is van belang bij het inventariseren van de huidige werkwijze in die gemeente, maar ook bij het geven van een oordeel (wat gaat goed, wat moet behouden blijven, wat kan beter) van de gebruikte methodes. Werkgroep Nabij Besturen en de bestuursdienst De werkgroep Nabij besturen en de bestuursdienst bestaat uit de vier leden die nu ook het plan van aanpak hebben opgesteld. 7. AANSTURING EN AFSTEMMING WERKGROEPEN. De coördinatie en voortgang worden bewaakt door de opdrachtgever, de gemeentesecretaris van Franekeradeel. Hij is het eerste aanspreekpunt voor beide werkgroepen. Hiervoor worden voortgangsoverleggen ingepland (zie planning). 8. PLANNING URENRAMING Planning. Zie bijgevoegde bijlage voor de planning. Er is aansluiting gezocht bij de planning van de werkgroep beleidsontwikkeling. Formeel startpunt is de vaststelling van het plan van aanpak begin 2015. De uitvoering kan echter starten in december 2014. Dan kunnen de beide werkgroepen worden geformeerd en bemand. Urenraming werkgroep Nabij Besturen en de gemeenteraad De werkzaamheden betreffen de uitvoering van de drie stappen (inventariseren, vergelijken/analyseren/adviseren. De werkgroep bestaat uit drie leden. Inventariseren Vergelijken/analyseren Adviseren Afstemmingsoverleggen 3 personen x 40 uur = 120 uur 3 personen x 40 uur = 120 uur 3 personen x 40 uur = 120 uur 3 personenx3x2 uur= 16 uur 376 uur 6

Urenraming werkgroep Nabij Besturen en de bestuursdienst De werkzaamheden betreffen de uitvoering van de drie stappen (inventariseren, vergelijken/analyseren/adviseren. Afstemming en voortgang bespreken met de werkgroep Nabij besturen en de bestuursdienst en opdrachtgever. De werkgroep bestaat uit 4 leden. Per stap 40 uur. Inventariseren Vergelijken/analyseren Adviseren Afstemmingsoverleggen 4 personen x 40 uur = 160 uur 4 personen x 40 uur = 160 uur 4 personen x 40 uur = 160 uur 4 personen x6x2 uur= 48 uur 528 uur 4. AANVULLENDE KOSTEN Bij de uitvoering van de werkzaamheden door de twee werkgroepen worden op dit moment geen extra kosten (naast de inzet van uren) verwacht. 5. RANDVOORWAARDEN Een vastgesteld plan van aanpak Nabij Besturen. Een vastgestelde overall planning, opgesteld door de projectgroep, waarin opgenomen aanleverdata voor rapportages en beslismomenten van projectgroep, stuurgroep, colleges en raden. Garantie dat de geraamde uren beschikbare zijn voor de werkgroepleden. Adequate informatievoorziening (afstemming tussen werkgroepen), planning en procescoördinatie door de projectgroep en stuurgroep. 6. NABIJ BESTUREN IN FASE 2 (HET RICHTEN) Zoals in de opdrachtformulering staat, wordt de werkgroep Nabij besturen gevraagd een uitspraak te doen over de toepassing van Nabij Besturen in de fase van het richten (december 2014 mei 2016). Er zijn vijf andere werkgroepen (en subwerkgroepen) ingesteld waarvan de werkgroep Naamgeving, Beleidsontwikkelingen, Communicatie en Nabij Besturen de meeste raakvlakken hebben met het thema nabij besturen. Dit zal in mindere mate gelden voor de werkgroepen Planning& Control en Personeel. Werkzaamheden die de werkgroepen in de fase van het richten uitvoeren kunnen zich lenen voor vormen van burgerparticipatie. Dit is ook afhankelijk van bijvoorbeeld de fase waarin de werkzaamheden zich bevinden. In een fase van inventariseren is burgerparticipatie niet voor de hand liggend, mogelijk bij vervolg werkzaamheden wel. Om een afweging te maken (wel of niet inwoners betrekken) stellen wij de volgende praktische werkwijze voor. 7

Laat de (in te stellen) werkgroepen in de fase van het richten bij hun werkzaamheden de Handleiding Burgerparticipatie van de gemeente Franekeradeel gebruiken als toetsingskader om te bepalen of (vormen van ) burgerparticipatie kunnen worden ingezet bij de uitvoering van hun werkzaamheden. De handleiding geeft antwoord op welke manier het instrument burgerparticipatie kan worden ingezet. Aan de hand van de participatieladder: 1. Informeren 2. Luisteren 3. Raadplegen 4. Samenwerken 5. Overdragen Deze vormen van participatie worden beschreven en de valkuilen benoemd. Een organisatorisch kader wordt beschreven. Dit praktische toetsingskader geeft de werkgroepen een handleiding om de afweging te maken of en wanneer zij inwoners/burgers betrekken bij hun werkzaamheden. De werkgroep Naamgeving heeft de handleiding gebruikt bij het maken van haar plan van aanpak. Bijlagen Werkgroep opdracht Nabij Besturen. Planning Nabij Besturen periode december 2014 mei 2016. Handleiding Burgerparticipatie (gemeente Franekeradeel, december 2012). Participatieniveaus en participatieladder. 8