nr 3 2009 bulletin René Jansen (NMa) over gezonde concurrentie Extra aandacht medische artikelen Grensoverschrijdend inkopen Intrakoop jubileumdag Dé inkoopcoöperatie van de zorg
Brocacef, het betere alternatief! Innovatie, efficiency, betrouwbaarheid en kwaliteitsproducten zijn de belangrijkste meerwaarden van Brocacef Intramuraal waarmee u uw dienstverlening kunt optimaliseren. Dit sluit goed aan bij de vraag uit de markt waar kwaliteit de hoogste prioriteit heeft. Deze meerwaarden herkent u in ons uitgebalanceerd assortiment medische en drogisterijartikelen. Daarom heeft Intrakoop een overeenkomst met Brocacef afgesloten die bestaat uit drie onderdelen: 1 Een breed assortiment medische, verpleegkundige en verzorgingsartikelen dat voortdurend wordt vernieuwd. Het bestaat uit meer dan 25.000 artikelen van ca. 500 merken. 2 Een voorkeursassortiment (VKA) met A-merken. Om de maximale productkwaliteit te kunnen bieden hebben wij samenwerkingsovereenkomsten met A-merk leveranciers gesloten. Hierdoor kan Brocacef een zeer gunstige prijs/kwaliteitverhouding inclusief productondersteuning bieden. 3 Brocacef ondersteunt u bij het optimaliseren van uw logistieke proces. De mogelijkheden van logistieke dienstverlening strekken zich uit van fijndistributie op afdelingsniveau tot en met logistieke consultancydiensten. Met het uitgebreide assortiment en de logistieke mogelijkheden biedt Brocacef een one stop shopping model waarbinnen u altijd uw eigen keuzen kunt maken. www.brocacefintramuraal.nl
VOORWOORD INHOUD Coöperatie als samen werkingsvorm opnieuw ontdekt Komt het door de economische crisis? Door de manier waarop de coöperatieve Rabobank als winnaar uit de strijd gekomen is? Of zijn het de gebruikelijke golfbewegingen, waarmee niet alleen centralisatie en decentralisatie maar ook samenwerkingsvormen minder en meer populair zijn? Feit is in ieder geval dat de coöperatie opnieuw ontdekt lijkt. Ook in de zorg. Een samenwerkingsvorm op basis van non-profit en in het belang van deelnemende leden. Voor Intrakoop bewijst de coöperatie al vijftig jaar haar toegevoegde waarde door u in staat te stellen samen met ons te werken aan betere inkoopoplossingen en scherpe deals. Door bundeling van kennis en volume vormen we een inkoopkracht ten opzichte van de markt. Daarmee bereiken we uiteindelijk meer transparantie, betere kwaliteit en lagere transactiekosten. Leveranciers kunnen via Intrakoop omzetgroei realiseren én besparen op marketing- en saleskosten, wat u uiteindelijk ook ten goede komt. Kortom, als coöperatie leveren we een substantiële bijdrage aan kostenbeheersing bij uw instelling. Dat dit niet vanzelf gaat, is gebleken bij onze aanbesteding textielvoorziening, die een bedrag van 4,5 miljoen per jaar betreft. De branchevereniging heeft herhaaldelijk bezwaar gemaakt tegen deze aanbesteding. Enkele leveranciers proberen te voorkomen dat er meer transparantie, lagere kosten en kwaliteitseisen worden gerealiseerd door gecommitteerde leden met eenmalige scherpe deals over te halen tot een individueel textielcontract. Leden staan voor het welbekende prisoners dilemma: kiezen voor korte termijngewin voor de eigen instelling of samenwerken voor een duurzame verbetering op lange termijn. Intrakoop kiest voor het resultaat op de lange termijn: een structurele verlaging van de kosten in de keten door inkoopsamenwerking met leden en leveranciers. Hieraan willen we ook in de komende 50 jaar werken door collectieve en individuele dienstverlening. Waarbij we, waar nodig, met gespecialiseerde partners samenwerken. Daarnaast biedt Intrakoop een kennisplatform voor inkopers en bestuurders in de zorg. Zo zorgen we ervoor dat u de beste inkoopoplossingen krijgt. 4 In gesprek met Interview met René Jansen (NMa) over concurrentie in de zorg 6 Nieuwsberichten Markt textielvoorziening in beweging 7 Medische artikelen Inzicht in inkoop door standaardisatie 8 Medische artikelen Samenwerking naar hoger niveau 9 Medische artikelen Intekenovereenkomst met Medeco 10 Medische artikelen Grensoverschrijdend inkopen 11 Aanbestedingen Aanbesteding zorg- en transferhulpmiddelen Aanbesteding elektriciteit Nieuwe medewerkers 12 Nieuwsberichten Nieuwe overeenkomsten revalidatiehulpmiddelen, schoonmaak, beplanting, vetveredeling 13 Intrakoop 50 jaar Fotoreportage van een geslaagde dag Frank Kaptein Al kerngezond! 14 Intrakoop Services Succesvol inkoopproject AGENDA 15 Intrakoop E-inkopen SaaSindezorg evenement 11, 17 en 18 november, 1, 2 en 9 december Gemakkelijk en efficiënt inkopen: Intrakoop E-inkopen Met het unieke bestelsysteem van Intrakoop en TBlox optimaliseert u uw hele inkoopproces. Van inkopen tot en met betalen! Het bestelsysteem is webbased en werkt volgens het innovatieve SaaS-principe (Software as a Service). Maakt u er al gebruik van of gaat u dat binnenkort doen, dan bent u van harte welkom op de Intrakoop Academy voor alle ins en outs. Tijdens de interactieve sessies krijgt u volop gelegenheid om antwoord te krijgen op al uw vragen over elektronisch inkopen. 17 december Intrakoop ledenbijeenkomst Tijdens onze ledenbijeenkomst informeren wij u over het Plan van Aanpak 2010 en kunt u meebeslissen over de begroting voor 2010. Uiteraard praten wij u bij over de lopende aanbestedingen, andere inkoopactiviteiten en ontwikkelingen in onze dienstverlening. Na het formele deel van de vergadering presenteren wij u een interessant programma. Meer informatie vindt u binnenkort in de uitnodiging en op www.intrakoop.nl bij Agenda. Reserveer 17 december alvast in uw agenda! 17 Facilitair & Logistiek voor Zorg Rondetafelbijeenkomst over de meerwaarde van eten en drinken 17 Energie voor Zorg Energie besparen 18 Voeding Inkoopoplossingen voor voedingsdistributie 19 Intrakoop Overzicht aanbestedingen en projecten 3
INGESPREKMET Inkooporganisaties zijn per definitie niet verdacht Als lid van de raad van bestuur van de NMa (Nederlandse Mededingingsautoriteit) houdt René Jansen zich vooral bezig met toezicht op de naleving van de Mededingingswet. Zijn doelen zijn duidelijk: Wij toetsen of samenwerking in de zorg niet ten koste gaat van de consumentwelvaart en gaan kartels en misbruik van economische machtsposities tegen. 4
De NMa heeft als opdracht toezicht te houden op de naleving van de Mededingingswet; doel is dat alle ondernemingen zich houden aan de wettelijke regels. Fusies en overnames zijn er aan de orde van de dag. Zeker in de zorg. Wat is de rol van de NMa hierbij? Organisaties die willen fuseren moeten dit bij ons melden. Voor de zorgsector hanteren we daarbij de grens dat ze minimaal een gezamenlijke omzet moeten hebben van 50 miljoen euro en elk minstens 10 miljoen aan omzet behalen. Wij kijken dan naar de gevolgen van de fusie. Daarvoor winnen wij onder meer advies in bij de NZa, gemeenten, zorgkantoren, concurrerende organisaties en verzekeraars. De organisaties krijgen van ons toestemming of we stellen nadere voorwaarden. We kunnen zelfs fusies verbieden, hoewel dat in de zorg nog niet is voorgekomen. Wel zijn er voorbeelden van fusies die voortijdig zijn afgeblazen. Een voorbeeld is de samen werking tussen vier zorginstellingen in Overijssel en Gelderland. Wij stelden dat hierdoor concurrentie in de regio mogelijk zou worden belemmerd. De aankondiging van het negatieve advies was reden om van de fusie af te zien. Kartelvorming gebeurt per definitie niet in het openbaar. Welke middelen heeft de NMa ter beschikking om dit op te sporen? Kartelonderzoek heeft een geheel eigen dynamiek. Waar fusie en overnames vaak onder grote tijdsdruk staan, is kartelonderzoek iets voor de lange adem. Juristen, economen en rechercheurs werken samen om in het veld vermeende malversaties te ontdekken. Soms worden we daarbij geholpen door slachtoffers of spijtoptanten die opbiechten dat ze aan een kartel deelnemen of hebben deelgenomen. Na onderzoek waarbij we bewijs zoeken voor de kartelvorming wordt een rapport opgemaakt waar de betrokken ondernemingen op kunnen reageren, zonodig wordt daarna een boete opgelegd. Een voorbeeld is de kartelvorming door thuiszorginstellingen (twee in Kennemerland en drie in het Gooi) die onderling de regio hadden verdeeld. Door patiënten naar elkaar door te verwijzen, konden die niet meer vrij kiezen. De instellingen hebben er bewust voor gekozen elkaar niet te beconcurreren. De NMa heeft de vijf instellingen hiervoor beboet voor bedragen tussen de 600.000 en meer dan 4 miljoen euro. Bij dit soort onderzoek werkt NMa samen met NZa (Nederlandse Zorgautoriteit). Wat doet de NZa? De NZa is een sectorspecifieke toezichthouder. Zoals de Opta voor de telecom en postmarkt. De opdracht van de NZa is om de zorgmarkt in de fase van liberalisering in goede banen te leiden zodat er uiteindelijk een volwaardig functionerende markt ontstaat. De NZa stelt voorschriften op om dit proces te sturen. De NMa beoordeelt fusies en overnames en vraagt hierbij om advies van de NZa; het onderzoeken en bestraffen van kartelvorming of misbruik van economische machtsposities vindt achteraf plaats. We stemmen natuurlijk wel veel af met onze collega s van de NZa. In hoeverre belet het bundelen van krachten bij inkoop de vrije marktprincipes? Inkooporganisaties als Intrakoop zijn niet per definitie verdacht omdat het hun doelstelling is om de prijzen laag te houden. Ook het bundelen van inkoopactiviteiten door zorginstellingen kan belangrijke efficiencyvoordelen opleveren die gunstig zijn voor patiënten en cliënten. Zolang de inkooppositie niet meer dan 15% bedraagt van de totale markt zien we hoe dan ook geen probleem. Is dat meer dan kunnen er in bepaalde regio s inkoopmonopolies ontstaan, wat een enorme impact kan hebben op zowel de leveranciers als aanbieders en verzekeraars. Samenwerking van leveranciers vinden wij eerder verdacht, omdat die per definitie gericht is op hogere verkoopprijzen. Leveranciers moeten ieder voor zich bepalen wat hun verkoopstrategie en prijzen zijn. Bepalen ze dit gezamenlijk, dan is er al gauw sprake van een verboden kartel. Wat is uw toekomstverwachting als het gaat om marktwerking in de gezondheidszorg? We hebben te maken met een prille markt en dat gaat gepaard met veel dynamiek. Nadat de Zorgverzekeringswet in januari 2006 in werking trad, hebben we eerst de strijd om de verzekerde gehad. Nu zijn zorgverzekeraars bezig meer sturing te geven aan het proces via hun inkoopbeleid. Dit gaat zeker verder en zal gepaard gaan met en dient te zorgen voor meer transparantie en aandacht voor kwaliteit in de zorg. Het is de bedoeling dat de verzekeraar voor de consument tegen de beste prijs/ kwaliteitsverhouding inkoopt. Dat is nodig, omdat de patiënt moet weten waar hij de beste zorgaanbieder kan vinden. Ik verwacht in dit kader veel van de doorontwikkeling van de DBC-systematiek (Diagnose BehandelCombinatie, red.), omdat daarmee meetbaar wordt wat er wordt geleverd. Verder staan we met de AWBZ aan de vooravond van grote ontwikkelingen vanwege de ombuigingen die na 2011 gaan plaatsvinden. Duidelijke trend is dat de fusies op dit moment op een laag pitje staan. Vanwege de financiële crisis en ook omdat men sceptisch over fuseren is geworden. Het beeld is ontstaan dat door fusies besturen te ver van de werkvloer af zijn komen te staan. Ze zijn bureaucratisch gaan werken en de menselijke maat is verdwenen, zo klinken de verwijten. Ook de politiek vraagt zich af of dat wenselijk is. Gevolg is dat je nu meer samenwerkingsverbanden ziet dan fusies. Instellingen moeten zich houden aan de richtsnoeren, zoals die door NMa zijn vastgesteld. In hoeverre worden deze aangepast aan ontwikkelingen in de markt? Tot 2004 was het de vaste praktijk om samenwerkingsverbanden door instellingen aan de NMa voor te leggen waarna wij bepaalden of deze samenwerking in aanmerking kwam voor een ontheffing van het kartelverbod. Immers, instellingen zijn elkaars concurrenten en door met elkaar samen te werken, kan er sprake zijn van kartelvorming. Dit is ook gebeurd bij de inkoopcoöperatie Intrakoop. Sinds 2004 moeten instellingen zelf bepalen of ze aan de regels voldoen. Deze regels staan onder meer in de richtsnoeren Zorg, die in 2007 voor het laatst zijn bijgewerkt. Aangezien de zorgmarkt voortdurend in beweging is, publiceren wij tegen het einde van het jaar een geactualiseerde versie. Het is een juridisch doorwrochte tekst. Er blijkt echter een grote behoefte te bestaan aan een samenvatting voor mensen die het juridische jargon niet beheersen. Deze gaan we maken. Zo kunnen ook niet-juristen op de hoogte zijn van de eisen die we aan een gezonde marktwerking in de gezondheidszorg stellen. René Jansen is sinds 1 juli 2005 lid van de raad van bestuur van de Nederlandse Mededingingsautoriteit. Van 2000 tot 2005 was hij plaatsvervangend directeur-generaal van de NMa en tot 2003 tevens directeur Concurrentietoezicht. Vanaf de oprichting van de NMa in 1998 tot medio 2000 was René Jansen directeur Concentratiecontrole. Van 1994 tot 1997 werkte hij bij het Ministerie van Economische Zaken onder meer aan de oprichting van de NMa. 35
NIEUWSBERICHTEN Aanbesteding Textielvoorziening: de markt in beweging Uit onderzoek blijkt dat veel leden ontevreden zijn over hun wasserijovereenkomst. Het gaat dan met name om de transparantie en de juridische en kwaliteitseisen die erin zijn vastgelegd. In het najaar van 2008 is Intrakoop daarom gestart met een aanbesteding Textielvoorziening. Samen met het aanbe stedingsteam, dat bestaat uit vier deelnemers uit zorginstellingen en een externe adviseur van Inteon, is het programma van eisen opgesteld. De deelnemende leden geven voor 4,5 miljoen per jaar commitment. Het aanbestedingsdocument is naar 28 wasserijen gestuurd. Naast de wasserijen reageert ook de branchevereniging Federatie Textielbeheer Nederland (FTN) met op- en aanmerkingen. Op basis hiervan zijn Intrakoop en de FTN met elkaar een discussie aangegaan over de inhoud van het aanbestedingsdocument. In de zijlijn is ook over de aanbesteding zelf gesproken. Zo vindt de FTN dat Intrakoop zich aan het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) moet houden, ook al gaat het niet om een Europese aanbesteding. In dat geval is het bedrijfsbezoek niet toegestaan, terwijl Intrakoop dat juist graag als gunningscriterium wil hanteren om niet alleen op prijs maar ook op kwaliteit te selecteren. Bij veel onderhandse aanbestedingen wordt het succesvol toegepast. Daarom had Intrakoop dit kwaliteitsaspect graag gebruikt. In overleg met de gecommitteerde leden is echter besloten om de FTN tegemoet te komen. Daar staat tegenover dat Intrakoop niet ingaat op het verzoek van de FTN om het aanbestedingsproces te stoppen. Volgens de brancheorganisatie zou Intrakoop een disproportionele marktpartij zijn. Zoals ook door de NMa is bevestigd, is Intrakoop per definitie niet verdacht omdat het onze doelstelling is de prijzen laag te houden. Er is wat Intrakoop betreft geen aanleiding om van de aanbesteding af te zien. Bovendien bedraagt het gecommitteerde volume e4,5 miljoen per jaar, waarmee de inkoopmarkt circa 1% is en dus niet meer dan 15% van de verkoopmarkt. En dat is de maatstaf van de NMa (zie ook het artikel op pagina 4). Succesvol De overige op- en aanmerkingen van de FTN komen in diverse gesprekken en brieven aan de orde en hebben uiteindelijk geleid tot een zeer goed aanbestedingsdocument. Bruikbaar voor collectieve en individuele aanbestedingen textielvoorziening. Inmiddels heeft de collectieve aanbesteding geleid tot een contract met wasserij Springendal. Ook andere leden profiteren, omdat hun prijzen door de aanbesteding van Intrakoop onder druk zijn komen te staan. Daarnaast heeft een aantal leden Intrakoop gevraagd om op basis van het aanbestedingsdocument een individuele aanbesteding textielvoorziening voor hun instelling te begeleiden. Een vraag waaraan we met onze specifieke kennis en ervaring van deze markt graag voldoen. Voor meer informatie kunt u terecht bij Jeroen de Graaf, manager inkoop Intrakoop, of Sjoerd Rijpkema, adviseur Intrakoop Services. 6
Inzicht in inkoop door standaardisatie MEDISCHEARTIKELEN Zorgorganisatie Topaz gaf in 2007 commitment aan de aanbesteding medische groothandel van Intrakoop, die in februari 2008 werd gewonnen door Brocacef. Samen met Brocacef heeft Topaz een grote stap gezet in de standaardisatie van medische artikelen. Medewerkster facilitair bedrijf Hanneke Noordhuis: We hebben overzicht gecreëerd op inkoopgebied. Medio 2007 is zorgorganisatie Topaz ontstaan uit een fusie tussen Stichting Verpleeg- en Zorgcentra Duyn & Rhijn en Stichting Zorgcentra Vlietlanden. De organisatie omvat nu zeven zorginstellingen. Vanwege de noodzakelijke centralisatie van onze activiteiten was het voor ons zinvol een kritische blik te werpen op ons inkoopbeleid, vertelt Noordhuis. Inkoopteam Leden van Intrakoop hebben veel invloed op het programma van eisen voorafgaand aan een aanbesteding en kunnen ook plaatsnemen in aanbestedingsteams. Ook Topaz heeft bijgedragen aan het programma van eisen, want met de aanbesteding wilde Topaz goede voorwaarden en scherpe kortingen bedingen én verzekerd zijn van de beste leverancier. De leverancier die de veiling won was Brocacef. Geen onbekende voor Topaz. Een deel van onze zorginstellingen werkte al samen met Brocacef, vertelt Noordhuis. Nu we zo n grote organisatie werden, wilden we eenheid creëren in ons inkoopbeleid. Het grote aantal verschillende artikelen in combinatie met zoveel instellingen maakte het erg onoverzichtelijk. Brocacef hielp ons om vorm te geven aan ons plan de medische artikelen te standaardiseren. Hiervoor stelden Brocacef en Topaz een inkoopteam samen, waarin een accountmanager en productspecialist van Brocacef samenwerkten met een inkoopteam vanuit elke instelling, bestaande uit vertegenwoordigers uit de zorg en van artsen. Noordhuis begeleidde het traject vanuit Topaz. Samen zijn we het gehele assortiment doorgelopen en hebben we vastgesteld wat we nu gebruiken en wat Brocacef als standaard kon aanbieden. Uiteindelijk resulteerde dat in één lijst met noodzakelijke standaardartikelen per inkooponderdeel. Nu we minder verschillende soorten hebben, blijft er hopelijk minder op de plank liggen. Efficiënt en overzichtelijk Noordhuis is te spreken over het assortiment van Brocacef. Ze hebben voor elk artikel een geschikt alternatief gevonden, wat heeft geleid tot een compleet en overzichtelijk standaardassortiment. Natuurlijk kan daarvan worden afgeweken, maar losse bestellingen moeten apart worden aangevraagd. De verwachting is dat de inkoop een stuk efficiënter zal verlopen. Noordhuis: Nu we de inkoop ook helemaal via internet gaan doen, besparen we een hoop tijd en mankracht. Onder meer omdat er per week besteld én geleverd wordt. Ook worden er standaard managementoverzichten bijgehouden, waarop we precies zien wat er elke week wordt gebruikt en besteld. We krijgen daardoor een helder inzicht in de inkoop per afdeling. Werk uit handen Inmiddels is het traject bijna afgerond. Noordhuis is enthousiast over de samenwerking met Brocacef en Intrakoop. Samen kom je tot de ideale oplossing. Intrakoop heeft met de aan besteding veel voorwerk voor ons verricht, zodat we goed voorbereid waren op het traject met Brocacef. Het viel me op dat Brocacef precies wist wat we wilden. Zij hebben perfect ingespeeld op onze wensen, waardoor we nu een oplossing op maat hebben. Elke afdeling kan straks zelfstandig medische artikelen bestellen. Ter ondersteuning van de inkopers zal Brocacef een demo geven die ingaat op alle mogelijkheden bij onze nieuwe manier van inkopen. 97
MEDISCHEARTIKELEN De Gelderse zorgorganisatie ZZG zorggroep was één van de betrokken Intrakoop-leden bij het uitonderhandelen van contracten met medische groothandel Medeco. Hans van Megen, inkoper bij ZZG, is enthousiast over het resultaat: We hebben met deze aanpak een win-win-situatie gecreëerd. Niet alleen voor onze organisatie, maar ook voor Medeco en Intrakoop. Samenwerking n Zorgorganisatie ZZG zorggroep werkt in de regio Zuid-Gelderland. Van Megen: We onderscheiden ons doordat alles bij ons om mensen en hun individuele wensen en behoeften draait. We bieden onze cliënten dichtbij huis een breed scala aan diensten op het gebied van zorg, wonen en welzijn. We merken dat het steeds belangrijker is dat die zorg op maat aangeboden wordt. Maatwerk is dus een steeds belangrijkere factor bij onze keuzes voor leveranciers. Goede uitgangspositie Op verzoek van verschillende leden bij wie het contract afliep, werd Intrakoop ingeschakeld om de contracten met Medeco uit te onderhandelen. De gedachte was dat Intrakoop hierbij gebruik kon maken van haar goede onderhandelingspositie en marktkennis om tot een scherpe overeenkomst te komen. Uiteindelijk deden er veertien instellingen mee aan de onderhandelingen, voor een volume van circa e1,5 miljoen. Van Megen: Natuurlijk kun je zelf de onderhandeling ingaan, of een zelfstandige aanbe steding doen. Maar het implementeren van een medisch pakket op de locaties is sowieso erg ingewikkeld en vooral tijdrovend. Ook hebben we het op dit gebied vaak over een zeer breed assortiment, waarbij diverse producten geprotocolleerd zijn. Bovendien liep bij ZZG in die periode een aantal grote aanbestedingstrajecten dat op een gegeven moment ook op de locaties geïmplementeerd moest worden. Om te voorkomen dat de implementatiedruk op de afdelingen te hoog werd, kozen we ervoor dit traject in te gaan, legt Van Megen uit. Gulden middenweg ZZG werkte al eerder naar tevredenheid samen met Medeco. We wilden best met ze verder, maar het contract liep nu eenmaal af. En we wilden tegelijkertijd ook weer eens kijken hoe de markt ervoor stond en niet automatisch voor Medeco kiezen. Het is belangrijk om te weten of hun prijzen en voorwaarden marktconform zijn, legt Van Megen uit. Het initiatief van Intrakoop, om samen met veertien andere zorginstellingen en Medeco om tafel te gaan, kwam voor de ZZG groep Hans van Megen van de ZZG zorggroep: Intrakoop 8 heeft alles in goede banen geleid.
medischeartikelen aar hoger niveau Intekenovereenkomst met Medeco eigenlijk als geroepen. Het werd dan ook met enthousiasme ontvangen. In tegenstelling tot een grote aanbesteding met meer leveranciers of juist één individuele samenwerking, werd nu gekozen voor een geselecteerde groep leden en één leverancier. Van Megen: Ik had dit niet eerder gezien in inkoopland en ben ook een groot voorstander van nieuwe initiatieven. De risico s waren bovendien te overzien. Ook voor leveranciers was het nieuw. Daarom verliep het onderhandelingsproces in het begin wat stroef. Het had mis kunnen lopen, maar Intrakoop heeft alles in goede banen geleid door verschillende bijeenkomsten te organiseren. Samen met de andere leden zijn we toen tot een strategie gekomen om de onderhandelingen te starten. komst direct naar een hoger strategisch niveau getild. De operationele implementatie blijft nu achterwege, zodat we direct verder kunnen gaan. Er is daardoor nu nóg meer sprake van partnerschap. We kunnen samen het hele inkoopproces begeleiden en structureren. Een voorbeeld daarvan is het seminar dat ZZG binnenkort samen met Medeco organiseert, met als doel het verduidelijken van de overeenkomst en de mogelijkheden hiervan voor de verschillende locaties. Van Megen: Daarin laten we de zorgmanagers van elke instelling zien wat Medeco qua medische artikelen te bieden heeft, maar ook wat voor condities en mogelijkheden er zijn. We willen hiermee bereiken dat er meer commitment met de leverancier komt op elke locatie. Sinds 1 oktober heeft Intrakoop een intekenovereenkomst met Medeco BV. Uniek is dat zowel care- als cure-instellingen met deze over eenkomst aantoonbaar tientallen procenten kunnen besparen op hun medische artikelen. Wat u uiteindelijk betaalt voor uw medische artikelen is transparant. Uitgangspunt is één brutoprijs. Daar gaat een scherpe korting per productgroep vanaf voor zowel zorginstellingen als ziekenhuizen. Bovendien krijgt u extra korting op basis van uw omzetpotentieel. Medeco maakt daarvoor aan de hand van eigen marktgegevens een quick scan van uw omzetpotentieel. Vervolgens geeft u als instelling aan welk percentage van het omzetpotentieel bij deze leverancier wordt ondergebracht. Medeco stelt tot slot het extra kortingspercentage vast dat kan oplopen tot 18% met een bonus achteraf van 1%. Condities op maat Uiteindelijk heeft de samenwerking tussen Intrakoop, de leden en Medeco tot een verrassend goed resultaat geleid. Door de kracht van de deelnemende instellingen samen en het geduld om tot het beste resultaat te komen, hebben we echt een turn teweeggebracht; een nieuwe manier van inkoopsamenwerking, aldus Van Megen. Belangrijk is dat elke productkeuze een eigen benadering vraagt. Samen kwamen we, naast scherpe prijzen, ook tot betere condities, zoals vaste prijsafspraken en betere leveringsvoorwaarden. Die zijn minstens zo belangrijk, want hiermee kun je intern je inkoopverhaal beter verkopen. Voordelen en partnerschap Van Megen ziet veel voordelen in de nieuwe overeenkomst met Medeco. Het scheelt enorm veel tijd, vooral op de locaties. De basiscondities zijn vastgelegd, maar inkopers kunnen zelf bepalen hoe ze alles logistiek georganiseerd willen hebben. Dankzij een uniek logistiek model kunnen de locaties zelf bepalen hoe de materialen worden aangeleverd. Als een locatie kiest voor een lokale aanlevering in bulk, betaalt deze een andere prijs dan een locatie die alles fijnmazig op de afdeling krijgt aangeleverd, legt Van Megen uit. Volgens hem wordt de samenwerking met Intrakoop en Medeco door de nieuwe overeen- Begin van een nieuwe standaard Het initiatief van Intrakoop noemt Van Megen zonder meer geslaagd. Het heeft zo goed uitgepakt, dat ik denk dat ze het vaker zo moeten doen. Die transparantie en samenwerking zijn ideaal. Wel stelt Van Megen dat er voorwaarden moeten komen. Hij legt uit: Ik denk dat het alleen werkt als we het uit onderhandelen aanpakken met een niet al te grote groep, maximaal vijftien partijen. Anders is er minder maatwerk mogelijk. Vooraf moeten zij het onderhandelingsproces met elkaar doornemen en bereid zijn om van leverancier te switchen. Ook moet er onderscheid zijn tussen cure- en care-instellingen, want die hebben hun eigen specifieke wensen en behoeften, wat al snel leidt tot overspecificatie. Tot slot denk ik dat de organisaties die meedoen qua grootte en aanpak in balans moeten zijn. Dan kan deze manier van werken wel eens een extra inkoopmodel worden. De nieuwe overeenkomst met Medeco is geschikt voor alle instellingen. Of het nu één of meer afleveradressen betreft, aflevering op pallets of rolcontainers, telefonische of elektronische bestellingen. U kunt al uw wensen aangeven in het unieke logistieke model. Elke keuze levert een korting of een opslag in euro s op, gebaseerd op de reële kosten. Ook uw totale omzet speelt een rol: hoe hoger de omzet, hoe lager de logistieke kosten. De korting of opslag voor uw logistieke wensen wordt direct verrekend, zodat u meteen uw nettoprijs weet. intekenen quick-scan omzetpotentieel vastlegging omzetpotentieel en extra korting Invulling logistiek model implementatie Medeco kwam in mei 2009 ook als beste leverancier uit de elektronische veiling van de aanbesteding medische groothandel. Het bedrijf scoort 100% op kwalitatieve aspecten zoals logistiek model en eisen op het gebied van opleiding en productondersteuning. Voor meer informatie en intekenen: www.intrakoop.nl of telefoon (0418) 65 70 70 9
MedischeArtikelen Grensoverschrijdend inkopen Grenzen verleggen om de beste inkoopoplossingen voor leden te vinden. Met als doel het verlagen van de zorgkosten bij gelijkblijvende kwaliteit. Dat is de uitdaging voor Intrakoop als dé inkoopcoöperatie van de zorg. Intrakoop verlegt nu letterlijk de grenzen door ook in te kopen in Duitsland. Vanuit zijn vorige banen bij de St. Maartenskliniek en het UMC St. Radboud heeft Jeroen de Graaf (manager inkoop bij Intrakoop) goede ervaringen met inkopen in Duitsland. De stap om dit initiatief ook voor Intrakoop uit te werken was dan ook snel gezet. De Graaf: Het gaat meestal om dezelfde producten, van dezelfde producent, die vaak zelfs nog uit hetzelfde magazijn komen. Maar dan wel tegen prijzen die maar liefst 10 tot 25% lager liggen. Alleen de logistieke weg is anders. Samenwerking met Duitse groothandels Om ziekenhuizen de mogelijkheid te bieden via Intrakoop in Duitsland in te kopen, heeft De Graaf contact gelegd met VMP (Vertrieb Medizinische Produkten). Een groothandel gespecialiseerd in het leveren aan ziekenhuizen van onder meer spuiten en naalden, radiologieproducten, stents, OK-instrumenten, implantaten en pacemakers. Inmiddels hebben enkele ziekenhuizen hun bestellingen bij VMP geplaatst. moeten bespreken hoe belangrijk de Nederlandse ondersteuning is. Kortom, de inkoper moet intern draagvlak creëren, zodat zijn gebruikers en het medische management ermee akkoord gaan dat een deel van de producten uit Duitsland komt. Zijn ervaring is dat hierover goed te praten valt. De Graaf: Uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde belang, namelijk het verlagen van de materiële kosten bij gelijkblijvende kwaliteit zodat er meer geld over blijft voor primaire patiëntenzorg. Voor de juridische aansprakelijkheid van de producten maakt het niet uit dat instellingen inkopen in Duitsland. De producent blijft verantwoordelijk voor fouten in het product die bij zijn bedrijf zijn ontstaan. Afspraken over onder meer spoedleveringen, recalls en prijsverhogingen zijn opgenomen in de overeenkomsten tussen Intrakoop en VMP en Vivas Medica. Het enige verschil is dat gebruikers contact moeten opnemen met VMP of Vivas Medica in plaats van de accountmanager van de Nederlandse producent als er (gebruiks) problemen met producten of wensen voor spoedleveringen of introductielessen zijn. Een andere belangrijke voorwaarde voor deelname aan inkopen in Duitsland is dat het om een substantieel bedrag gaat. Juist omdat er intern het een en ander voor geregeld moet worden. Maar door het prijsverschil van 10 tot 25% levert het al gauw een interessante besparing op, zo besluit Jeroen de Graaf. Voor meer informatie kunt u terecht bij uw Intrakoop-adviseur. De logistieke weg voor verpleeg- en verzorgingshuizen loopt via Vivas Medica, de Nederlandse vertegenwoordiging van de Duitse medische groothandel BB-Medica. Ook zij leveren verschillende producten een stuk goedkoper aan. Te denken valt aan investeringsgoederen, spuiten en naalden, infuuspompen, rolstoelen en instrumenten, zoals de Heine-otoscoop, SECA-weegschalen en Omron-bloeddrukmeters. Intern draagvlak Kan elk lid via Intrakoop inkopen in Duitsland? De Graaf: De belangrijkste taak ligt bij de inkoper van de instelling. Hij zal vooraf de mening moeten peilen bij de interne gebruikers en het medische management en met hen Jeroen de Graaf: Uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde belang 10
nieuwsberichten Aanbesteding zorg- en transferhulpmiddelen Namens de Stichting s-heerenloo en andere gecommitteerde leden besteedt Intrakoop voor bijna 6 miljoen zorg- en transferhulpmiddelen Europees aan. Het gaat om diverse hulpmiddelen, met de nadruk op verrijdbare tilliften en plafondtilliften. Bijzonder aan deze aanbesteding zijn de multidisciplinaire opzet van het aanbe stedingsteam, de aandacht voor structureel onderhoud van zorg- en transferhulpmiddelen en de productbeoordeling als onderdeel van de leveranciersselectie. In het aanbestedingsteam zitten medewerkers uit diverse disciplines. Van ergotherapeuten en fysiotherapeuten tot verpleegkundigen en technici. Dit leidt tot een compleet en deskundig programma van eisen en wensen, dat is samengesteld en wordt gedragen door de diverse gebruikers zelf. Een ander belangrijk voordeel van deze aanbesteding is de aandacht voor structureel onderhoud van bestaande en nieuwe zorg- en transferhulpmiddelen. De leverancier zorgt voor een helder overzicht op concernniveau. Zo weet de klant welke producten wanneer Elektriciteit voor 2012-2015 De Europese Aanbesteding Elektriciteit 2012-2015 zit in de selectiefase. Deze maand zal het aanbestedingsteam de offertes beoordelen. De gunning van de opdracht voor 160 miljoen kwh zal begin november plaatsvinden. Daarnaast heeft Intrakoop een nieuwe elektriciteitsovereenkomst afgesloten met ENECO Energie voor 2012-2013 en de optiejaren 2014 en 2015. De nieuwe overeenkomst is gebaseerd op de huidige condities (2008-2011), maar met een nóg scherpere opslag. Veel leden doen mee aan deze nieuwe overeenkomst, met een gezamenlijk volume van maar liefst 625 miljoen kwh per jaar! Hiermee is Intrakoop een van de grootste inkopers van elektriciteit in de non-profitsector. zijn onderhouden en gekeurd. Hierdoor wordt de veiligheid van de zorg- en transferhulpmiddelen tijdens de contractperiode gewaarborgd. De Europese aanbesteding is inmiddels gepubliceerd. In november vindt de leveranciersselectie plaats op basis van de kwaliteitseisen en wensen van het aanbestedingsteam en de prijzen. Dat is gebruikelijk. Maar dat ook een productbeoordeling deel uitmaakt van de selectie is uniek. Tijdens een workshop geven de leveranciers voor het aanbestedingsteam een demonstratie van de meest gebruikte zorg- en transferhulpmiddelen. Het aanbestedingsteam geeft vervolgens scores die meetellen bij de uiteindelijke leveranciersselectie. Uiterlijk begin december verwacht Intrakoop de nieuwe overeenkomst te ondertekenen. Vanaf januari starten de gesprekken om met de geselecteerde leverancier(s) ook een in tekenovereenkomst af te sluiten. Ook leden die geen commitment aan de aanbesteding hebben gegeven, kunnen dan via Intrakoop tegen interessante condities zorg- en transferhulpmiddelen en het bijbehorende onderhoud inkopen. Het volume wordt volgens een gedifferentieerde inkoopstrategie ingekocht om het risico van grote prijsstijgingen zo veel mogelijk te voorkomen en optimaal te profiteren van grote prijsverlagingen. Als u aan de nieuwe overeenkomst met ENECO Energie deelneemt, krijgt u uiterlijk 1 oktober 2011 informatie over uw commodity prijs voor 2012. Wilt u nog meedoen? U kunt profiteren van de Intrakoop-overeenkomst met ENECO Energie, tegen betaling van een eenmalig instapbedrag. Kijk voor informatie op www.intrakoop.nl of bel onze ledenservice (0418) 65 70 70. nieuwe medewerkers Sjoerd Rijpkema Intrakoop Services heeft versterking gekregen van Sjoerd Rijpkema. Al betrokken vanaf de start, is hij sinds 1 september officieel als consultant in dienst van Intrakoop Services. Sjoerd heeft Facility Management gestudeerd in Wageningen en heeft gewerkt bij onze partner Inteon. Ido Verbree Vanaf 1 oktober is Ido Verbree voor 36 uur per week aan de slag als adviseur van Intrakoop. Hij is geen onbekende. Ido heeft al jaren ervaring in de zorg als commercieel manager en accountmanager bij Distrivers. 11 39
NIEUWsBERICHTEN Profiteer van nieuwe overeenkomsten! EmCart Reha Team Vanuit vestigingen in het hele land levert EmCart Reha Team een uitgebreid assortiment hulpmiddelen voor revalidatie en verzorging/ verpleging. Zoals scootmobielen, handbewogen en elektrische rolstoelen, fietsvoorzieningen, loophulpmiddelen, sta-op-fauteuils, trippelstoelen, verpleegbedden, anti-decubitusmaterialen en andere hulpmiddelen om de zelfstandigheid en de kwaliteit van het dagelijkse leven van uw cliënten te bevorderen. U kunt de (zorg) hulp middelen huren, kopen, terugkopen of leasen. Voor service en onderhoud kunt u 24 uur per dag, 7 dagen per week bij EmCart Reha Team terecht. En als u wilt, verzorgt deze nieuwe Intrakoop-leverancier ook het beheer van uw (zorg)hulpmiddelen. De centrale klantenservice en een vaste contact persoon met jarenlange ervaring in de zorg staan klaar om u optimaal van dienst te zijn. Westplant Green Facility Al meer dan dertig jaar neemt Westplant Green Facility in heel Nederland bedrijven en instellingen alle zorg uit handen voor interieurbeplanting. Het is één van de grootste dienstverleners voor hoogwaardige groenprojecten in de werkomgeving. U kunt bij deze nieuwe Intrakoop-leverancier terecht voor binnen- en buitenbeplanting, bloemwerk, hydrocultuur, onderhoud en een sfeervolle aankleding rond de Kerst. Nieuw is dat u uw kerstdecoraties helemaal door Westplant kunt laten verzorgen. Uw kerstboom wordt geleverd, opgezet, versierd én achteraf weer voor u opgeruimd. Met de Westplant Bloemen Service (WBS) kunt u daarnaast eenvoudig online verse bloemen bestellen tegen zeer marktconforme tarieven. Bij het afsluiten van een abonnement vervallen de bezorgkosten. Beneluxvet Uw milieuvergunning stelt een goedwerkende vetafscheider verplicht. Daar kan Beneluxvet u bij helpen. Deze nieuwe Intrakoop-leverancier is gespecialiseerd in het inzamelen en verwerken van gebruikte consumptieve oliën en vetten. Het bedrijf reinigt ook uw vetafscheider, zodat u verstoppingen en overlast binnen uw instelling voorkomt. Uniek aan de overeenkomst tussen Intrakoop en Beneluxvet is de vergoeding die u krijgt voor uw gebruikte (frituur)vet. Bovendien ruilt Beneluxvet uw volle vaten om voor lege vaten tegen slechts de helft van de kosten die andere bedrijven daarvoor rekenen. Volgens een vast schema, afgestemd op uw gebruik. Uiteraard ontvangt u een specificatie van het opgehaalde vet voor uw afvalboekhouding. Beneluxvet stelt hoge eisen aan de verwerking van oliën en vetten. Een gedeelte wordt verwerkt tot biobrandstoffen en een ander deel van de oliën en vetten krijgt een tweede leven als bijvoorbeeld grondstof voor zeep. Duurzaamheid staat bij hen hoog in het vaandel. Schoonmaak en glasbewassing Intrakoop heeft voor u al onderhandeld over uitstekende condities. Aan u nu de keus uit onze nieuwe intekenovereenkomsten schoonmaak met topspelers in de schoonmaakbranche: Asito B.V., Atris Groep BV, Clean Vision BV, EW, Gom Schoonhouden BV, Hago Nederland BV, Hectas Bedrijfsdiensten C.V. en ISS Hospital Services. Deze leveranciers zijn tijdens onze Europese aanbesteding schoonmaak en glas bewassing geselecteerd als voorkeursleveranciers. Uw voordelen: Goede afspraken over kwaliteit, aangepast aan de eisen van specifieke zorgbranches. Een standaardschoonmaakprogramma per zorgbranche, waarbinnen u specifieke wensen voor uw instelling kunt aangeven. Maximale invloed op de definitieve prijs door de transparante tarievenopbouw. Afspraken over afwijkingen van de standaardwerkprogramma s, bijvoorbeeld over gewenste extra werkzaamheden en werktijden, kunt u vastleggen in de individuele overeenkomst tussen uw instelling en de leverancier van uw keuze. Kijk voor meer informatie over alle overeenkomsten op www.intrakoop.nl of bel met (0418) 65 70 70. 12
INTRAKOOP50JAAR Vijftig jaar Intrakoop: een geslaagde dag Op 11 september hebben leden en Intrakoopmedewerkers op een sportieve en gezellige manier 50 jaar Intrakoop gevierd bij All Sports Resort Maurik. Zij scheerden razendsnel over het water in een RIB, op een super jet of in een mini-rib. Bonden de strijd aan met de zwaartekracht en andere natuurkrachten op twee of vier wielen. Zij stelden hun behendigheid op de proef in een kano, met een pijl en boog of met een bal en net. En gebruikten al hun inventiviteit om met hun vlot of via hun brug aan de overkant te komen. Tijdens de barbecue was er volop gelegenheid de contacten verder aan te halen en terug te kijken op een geslaagd evenement. Deze foto s geven een kleine impressie van de dag. Een uitge breide fotoreportage is te vinden op: www.intrakoop.nl/fotoalbum/index.html. 13 39
INTRAKOOPSERVICES Succesvol inkoopproject bij Stichting Antroz Stichting Antroz heeft in zes maanden tijd de inkoop van goederen en diensten sterk verbeterd. Met ondersteuning van Intrakoop Services en tegen minimale kosten zijn structurele besparingen gerealiseerd tot 45.000 per jaar. Bob Pluijter, lid van de raad van bestuur van Stichting Antroz, en Ton Sol, consultant Intrakoop Services, vertellen hoe het project is verlopen. Bob Pluijter van de Stichting Antroz: We kunnen het geld goed gebruiken om meer kwaliteit aan onze bewoners te bieden. Sinds twee jaar is Bob Pluijter verantwoordelijk voor de professionalisering van Stichting Antroz, met inkoop als een van de belangrijkste aandachtsgebieden. Door de fusie waaruit Stichting Antroz in 2008 is ontstaan, is er een grote behoefte om de inkooporganisatie doelmatiger te organiseren. Pluijter schetst de oude situatie in het kort: Inkoop was een gemengd aandachtsgebied voor de HEAD en facilitaire afdelingen en bestond vooral uit bestellen. Leveranciers bezochten zelf de zorgafdelingen en over contracten werd inhoudelijk niet zakelijk onderhandeld. Als er onderhandelingen plaatsvonden, gingen ze over geld en niet over het creëren van waarde. Voor ingewikkelde aanbestedingen werkte Antroz samen met Intrakoop. Tegelijkertijd vroegen veel zorglocaties zich af hoe ze inkoop op een vaste plek kunnen borgen. Want als medewerkers de inkoop erbij moeten doen, leidt dat niet altijd tot goede resultaten. Uitdaging voor Intrakoop Services Terwijl Antroz op zoek was naar een partij om haar inkooporganisatie te verbeteren, startte Intrakoop met individuele dienstverlening, onder de naam Intrakoop Services. Pluijter: De nieuwe dienstverlening van Intrakoop paste precies bij onze behoeften. De uitdaging voor Intrakoop Services was om bij Antroz de kwaliteit van inkoop te verbeteren, de risico s te verkleinen en besparingen te realiseren om zo innovatie in de zorgverlening te kunnen financieren. Ook moest de verbetering van de inkooporganisatie aansluiten op het HKZ-kwaliteitssysteem. Sinds december 2008 is Ton Sol, consultant Intrakoop Services, een dagdeel per week centraal aanspreekpunt voor alle inkoopactivi- teiten bij Antroz. Sol: Mijn uitgangspunt is focus on quality will drive out cost. Ik ben begonnen met het doorlichten van de bestaande leveranciers voor alle locaties, inclusief het inkoopvolume en de aard en looptijd van de contracten. Toen bleek dat Antroz maar liefst drie keer meer leveranciers dan bewoners had! Daarna heb ik nieuwe contracten met Service Level Agreements opgesteld, de Algemene Voorwaarden van Actiz geïntroduceerd, een contractregistratie opgezet en een eerste aanzet gegeven voor een objectievere en meer systematische leveranciersbeoordeling. Groot voordeel is dat Intrakoop Services bij dit soort inkooptrajecten gebruikmaakt van de kennis, inkoopervaring en raamovereenkomsten van Intrakoop. Resultaten Met het structureren van de inkoop neemt het aantal leveranciers af en de administratieve last wordt minder. Er komt meer rust, medewerkers doen vaker een beroep op inkoop en dan krijgen ze advies en ondersteuning bij de uitvoering van Praktijkvoorbeeld Stichting Antroz heeft voor één locatie jarenlang dezelfde leverancier voor wasgoed. Het contract van vijf jaar is in 1998 getekend. Als niet één jaar van tevoren schriftelijk wordt opgezegd, wordt het contract met vijf jaar verlengd, inclusief alle jaarlijkse prijsverhogingen. Een typische situatie voor verpleegen verzorgingshuizen. Niemand is officieel eigenaar van het contract en zonder inkooptools wordt zo n contract vergeten. Samen met de facilitair manager heeft Ton Sol een nieuw contract afgesloten met de leverancier waarin de prijzen met 20% zijn verlaagd. 14
INTRAKOOPE-INKOPEN hun taken, legt Pluijter uit. Door de inzet van Intrakoop Services hebben we structurele besparingen gerealiseerd, tot 45.000 per jaar. Dat is een vijfvoud van de kosten van dit inkoopproject en dus zeker de moeite waard. Het bedrag komt overeen met de prognose die Ton Sol in zijn inkoopscan heeft afgegeven. Nu kunnen we dit geld goed gebruiken om meer kwaliteit aan onze bewoners te bieden, bijvoorbeeld voor de aanschaf van tilliften. Antroz heeft als relatief kleine, multilokale organisatie al voor één dagdeel per week een adequate invulling gegeven aan professionele inkoop. Ton Sol: Meer nog dan kostenbesparing, gaat het om het goed inrichten en benutten van de inkoopfunctie, met leveranciers die passen bij een organisatie. Stichting Antroz Stichting Antroz is een zorginstelling in de ouderenzorg met een antroposofisch woon- en zorgkarakter. Werkgebied: landelijk Aantal fte: circa 125 (circa 250 medewerkers) Aantal woon- en zorglocaties: 3 (Zeist, Driebergen en Bilthoven) Aantal AWBZ-plaatsen: ca. 150 Aantal private huurwoningen/ appartementen: circa 100 Jaaromzet: 9,7 miljoen Intrakoop Services Intrakoop Services biedt individuele inkoopondersteuning aan Intrakoop-leden: uitvoeren van inkoopscans; begeleiden van (complexe) aanbestedingstrajecten; opzetten van professionele inkoopafdelingen; vervullen van inkoopfuncties voor korte of lange tijd. Meer informatie: Erik Wijnhof of Sjoerd Rijpkema (0418) 65 70 70 Geslaagd SaaSindezorg evenement Het platform SaaSindezorg biedt de zorg en de toeleveranciers veel kansen om samen te werken! Dat is kort samengevat de boodschap van Intrakoop en TBlox tijdens het SaaS-evenement op 15 september in de Van Nelle fabriek in Rotterdam. Meer dan honderd zorginstellingen hebben daar kennisgemaakt met de innovatieve oplossingen voor bedrijfssoftware via internet. Verschillende sprekers uit de zorg deelden hun kennis en ervaringen met de deelnemers. Hans de Wit van het AMC en Cok Koppejan van Icare toonden aan dat het in een grote en complexe organisatie mogelijk is het inkoopproces, inclusief het elektronisch verwerken van facturen, in te richten met een SaaS-oplossing. De vervanging van het bestaande inkoopsysteem en de implementatie van Intrakoop E-inkopen werd bij Icare in slechts drie dagen gerealiseerd! Positieve ervaringen Caroline Bruggink-Bischop van Medisch Centrum Jan van Goyen, Simon Francken van Stichting Wijdezorg en Joost van Vondel van SEIN lichtten toe hoe de implementatie van de SaaS-inkoopsoftware bij kleinere instellingen verloopt. Bij Medisch Centrum Jan van Goyen is het inkoopproces nu zo transparant geworden, dat de instelling zelfs minder hoeft in te kopen. Omdat Intrakoop het meeste voorwerk al heeft gedaan, vond Simon Francken bovendien het selectieproces voor de software veel eenvoudiger. Harm Bosman van het Wilhelmina Ziekenhuis Assen ging onder meer in op zijn positieve ervaringen met het samen ontwikkelen van SaaS-software voor een betaalmodule. Bij de Rijnland Zorggroep lopen alle inkopen nu via de SaaS-inkoopsoftware, zo vertelde Paul van der Knaap. Zo n 600 medewerkers op verschillende locaties zijn vooral te spreken over de eenvoud van de software. Zonder opleiding of maatwerk kunnen zij er direct mee inkopen. Na de presentatie wisselden deelnemers en sprekers kennis en ervaringen uit op de informatiemarkt. Daar presenteerden leveranciers zich, zoals Brightbox, Afas en Accordis. Wat Intrakoop E-inkopen aan mogelijkheden biedt als instellingen bij grote leveranciers willen inkopen, lieten Office Depot en Technische Unie zien. En de mogelijkheden van Intrakoop E-inkopen nemen nog toe, zo blijkt uit de nieuwe module e-factuurscannen en de aankondiging van e-grootboek. Iedereen reageerde positief op het SaaSindezorg evenement, dat jaarlijks gehouden gaat worden. Gratis Intrakoop E-inkopen! Alle leden krijgen één gratis gebruikersaccount voor Intrakoop E-inkopen. U betaalt niets voor het gebruik en bespaart geld, zodra u snel en online uw bestellingen plaatst. Meer informatie: Daan van Gent of uw Intrakoop-adviseur (0418) 65 70 70. 15 39
Een belletje en direct... ALLES SNEL EN PERSOONLIJK GEREGELD! Welzorg biedt maximale mobiliteit. Overal in Nederland! Welzorg zorgt ervoor dat iedereen het hulpmiddel krijgt dat precies bij hem past Slechts één belletje is er nodig voor professionele begeleiding bij het kiezen van een mobiliteitshulpmiddel. Nadat een gemeente heeft vastgesteld dat iemand in aanmerking komt voor een hulpmiddel, zorgen adviseurs van Welzorg ervoor dat juist dát hulpmiddel wordt geleverd dat optimaal bij deze persoon past. Het passen en selecteren wordt uitgevoerd door adviseurs met een uitgebreide specialistische kennis van elk type hulpmiddel. Welzorg is 24 uur per dag telefonisch bereikbaar voor dringende vragen Cliënten kunnen Welzorg 24 uur per dag telefonisch bereiken op 0900-0400 097. Onze adviseurs bieden begeleiding bij acute vragen en weten alles over procedures, hulp middelen en diensten. Bijvoorbeeld over kosteloze uitleenhulpmiddelen na een operatie of blessure. Daarnaast heeft Welzorg vestigingen door heel Nederland. Op www.welzorg.nl vindt u deze vestigingen. Onze medewerkers hebben voor iedereen de koffie al klaarstaan! Welzorg biedt maximale mobiliteit passend bij lijf en leven Heeft iemand speciale en aanvullende wensen? Welzorg Auto op Maat zorgt ervoor dat u kunt rijden in een op uw aangepaste auto. Special Products verzorgt alle individuele aanpassingen en Sport en Actief maakt bewegen weer tot genieten. De Welzorg deskundigen hebben een meer dan gemiddelde ervaring in tal van aangepaste sporten. Daarnaast is Welzorg hét adres voor aanpassingen in en om het huis. Welzorg monteurs komen aan huis of zelfs naar een vakantieadres in Nederland Welzorg beschikt over een grote serviceorganisatie die landelijk opereert. Vrijwel alle reparaties en onderhoudswerkzaamheden aan hulpmiddelen kunnen zij bij u op locatie verrichten, desgewenst zelfs op een vakantieadres waar dan ook in Nederland. Ook hier geldt: een belletje en direct wordt alles snel en persoonlijk geregeld. Welzorg is immers direct in beweging. BEL DIRECT 0900-0400 097 OF KIJK OP WWW.WELZORG.NL
Enthousiaste reacties op rondetafelbijeenkomst De meerwaarde van eten en drinken Zo n dertig hoofden inkoop, directeuren zorg, managers facilitair bedrijf en horeca van tien zorginstellingen uit de verpleeg- en verzorgingssector hebben op 24 september deelgenomen aan de rondetafelbijeenkomst van Facilitair & Logistiek voor Zorg. In de bijzondere ambiance van de Symfora Groep hebben zij openlijk gediscussieerd over de verschillende facetten van het thema De meerwaarde van eten en drinken. Edward Mutsaers en Roy Martini, consultants van Facilitair & Logistiek voor Zorg behandelden de harde kant van visie, strategiebepaling en verbintenis met de raad van bestuur als ondernemende partij in de instelling. Een must have vinden de deelnemers. Als de raad van bestuur of directie van een zorginstelling immers geen richting voor eten en drinken hebben vastgesteld, komt van een onderscheidende uitvoering weinig terecht. Na een rondleiding door de moderne assemblagekeuken van de Symfora Groep werd de zachte kant, waaronder passie, ambitie en creativiteit in de toepassing van service- en horecaconcepten, besproken door Phyllis den Brok, consultant Verandermanagement in eet- en drinkmomenten. Zij ging in op de weer barstige praktijk en gaf ideeën over hoe de deelnemers met soms kleine ingrepen al iets heel moois en onderscheidens kunnen maken van maaltijden in verpleeg- en verzorgingshuizen. Na een uitstekend diner, bereid door de Symfora Groep, kwam de laatste spreker aan bod: Olivier Akkerman, commercieel directeur Inversco/Van Hoeckel. Hij sprak over de veranderende rol van de leverancier en over concepten, convenience en samenwerkings vormen. Vooral de logistieke uitdagingen van maaltijdbezorging in de thuiszorg, bij kleinschalige woonvoorzieningen en grote residentiële instellingen werden kritisch onder de loep genomen. Gezien het succes van het programma en het enthousiasme van de deelnemers over de actualiteit en betaalbaarheid van de meer waarde van eten en drinken, zullen er meer rondetafelbijeenkomsten volgen. Ook voor andere instellingen dan verpleegen verzorgingshuizen. Wij houden u op de hoogte. Investeer en bespaar energie Jaarlijks staan facilitair managers in circa 400 van de 6000 zorglocaties voor de keuze om de warmwatervoorziening en/of verwarming aan te passen, te vervangen of nieuw te installeren. Dit zogenoemde verketelingsvraagstuk vergt grote investeringen. Het juiste moment om na te denken over energie-efficiency en duurzame energieopwekking. Vervanging van conventionele ketels kan al een energiebesparing opleveren tot wel 30% op jaarbasis. De inzet van warmtepompen, waarbij warmte wordt onttrokken aan de lucht, kan een extra besparing opleveren. Met reële terugverdientijden van circa vijf jaar. Een subsidie maakt een duurzame aanpassing nog interessanter. Het resultaat is een fors lagere energierekening. Beweging 3.0 in Amersfoort heeft zich door Energie voor Zorg laten adviseren over de verketeling van Nijenstede, een zorgcentrum met 130 bewoners. Gert van Bruxvoort, adviseur techniek, onderhoud en veiligheid vertelt dat het in de zorg van belang is om naar energiezuinige systemen te kijken. Het is met recht een inspanningsverplichting. In de meeste gebouwen worden hoge temperaturen voor tapwater en redelijk hoge stooklijnen gehanteerd. Dit zijn redenen om goed te onderzoeken waar besparings mogelijkheden liggen zonder echt comfort in te leveren. Natuurlijk is het voor de gezondheidszorg belangrijk de CO 2 -productie terug te dringen. Hiervoor kun je subsidies aanvragen bij SenterNovem. Als daarbij fors op gas kan worden bespaard, met een reële terugverdientijd, is de inpassing van een warmtepomp een verantwoorde investering. Verder hebben wij gekeken naar de Total Cost of Ownership, want ook de onderhoudskosten zijn van belang voor een stabiele exploitatie. Wij hebben gekozen voor een systeem met energiezuinige in cascadegeplaatste ketels geïntegreerd met warmtepompen. Om het hele traject soepel te laten verlopen hebben wij advies ingewonnen bij Energie voor Zorg. De energieadviseurs kunnen u begeleiden bij het maken van de juiste keuze. Zij kunnen de warmtevraag in kaart brengen, een programma van eisen opstellen, technieken op een rij zetten en het inkooptraject begeleiden met leveranciers en installateurs. Dat leidt tot een advies, onderbouwd met de kosten en gevolgen voor energie en duurzaamheid, op basis waarvan u kunt kiezen. Voor meer informatie kunt u terecht bij de energieadviseurs van Energie voor Zorg, (030) 22 55 010. 17 3
VOEDINGSDISTRIBUTIE Collectieve en individuele inkoopoplossingen voor voedingsdistributie In 2010 lopen de Intrakoop-overeenkomsten af die leden via de mini-aanbestedingsprocedure voeding hebben afgesloten. Om deze en andere belangstellende leden de beste inkoopoplossing te kunnen bieden, besteedt Intrakoop veel aandacht aan voedingsdis trib utie. Zowel in de vorm van collectieve intekenovereenkomsten als individuele dienstverlening. Erik Wijnhof, manager advies en communicatie, licht toe: Ongeacht voor welke inkoopoplossing leden kiezen, voorop staat dat wij een scherpe deal bieden. Dan heb ik het niet alleen over prijs, maar ook over efficiency, logistiek, kwaliteit en duidelijke afspraken over prijswijzigingen en eventuele recalls. Wij hebben in Distrivers en Inversco-Van Hoeckel betrouwbare partners gevonden, die niet voor quick wins gaan maar voor de lange termijnrelatie. Zij nemen de tijd om met leden mee te denken en concepten te ontwikkelen om zo efficiënt mogelijk te leveren en daarmee kosten in de voedingsdistributie te besparen. Hoe gaat het in zijn werk? Leden die interesse hebben in de intekenovereenkomsten met Distrivers of Inversco-Van Hoeckel voor de levering van hun dagverse en/of diepvriesproducten of droge kruidenierswaren, kunnen intekenen op de portal of dit mondeling doorgeven aan hun Intrakoop-adviseur of Ledenservice. Intrakoop zorgt ervoor dat de betreffende distributeur contact opneemt voor een afspraak waarin de eisen en wensen van de organisatie aan de orde komen. Het gaat bijvoorbeeld om individuele keuzes op het gebied van logistiek, service, omzetgrootte, contractduur en bestelwijze. Keuzes die vastgelegd worden in een logistiek model, waaruit direct is af te leiden welke logistieke keuzes tot welke kosten leiden. Bovendien worden de keuzes vastgelegd in de individuele overeenkomst tussen de instelling en de distibuteur. Los van de bestaande intekenovereenkomsten zijn we bezig om te onderzoeken of we contracten kunnen ontwikkelen die rekening houden met het ZZP-budget. Gerelateerd aan de Zorg Zwaarte Pakketten krijgt de instelling een vaste maaltijdvergoeding per dag per bewoner. Intrakoop, Inversco-Van Hoeckel en Distrivers willen een overeenkomst ontwikkelen waarbij de bewoner een gevarieerd ontbijt, lunch en avondmaaltijd krijgt voor een bedrag dat binnen de maaltijdvergoeding blijft, zodat instellingen hun budgetten niet overstijgen, licht Wijnhof toe. Individuele inkoopoplossingen Intrakoop biedt ook dienstverlening op maat aan. Wijnhof: We kunnen voor leden ook een individueel Intrakoop-contract met een leverancier afsluiten, afgestemd op het programma van eisen van de instelling. Of van een programma van eisen dat we samen vaststellen. Het is maar net wat de instelling wil. En dat geldt voor de totale aanpak. De instelling bepaalt welke leveranciers ze wil uitnodigen om een offerte in te dienen. Intrakoop kan de instelling over de binnengekomen offertes adviseren. Hoe de leverancier uiteindelijk wordt geselecteerd, via een (online) veiling of via vastgestelde beoordelings- en gunningscriteria, is de keus van de instelling. Het resultaat is een transparante en professioneel doorlopen aanbesteding op basis van de eisen en wensen van de individuele instelling. Erik Wijnhof - manager advies en communicatie De kans op reclamering door leveranciers is tot een minimum beperkt, omdat we gebruikmaken van onze uitgebreide aanbestedingservaring en inkoopexpertise in voeding, aldus Wijnhof. Diverse leden hebben Intrakoop inmiddels gevraagd om begeleiding bij een individuele aanbesteding voeding. Intrakoop Services neemt die opdrachten aan en maakt bij de uitvoering gebruik van de expertise van Intrakoop en specialisten op dit terrein. Wijnhof: Als we het afgesloten individuele contract kunnen vertalen naar een Intrakoopcontract, kunnen we de kosten voor de individuele begeleiding op verschillende manieren verrekenen. We lichten de mogelijkheden graag toe in een gesprek. Voor meer informatie over onze inkoopoplossingen voor voedingsdistributie kunt u contact opnemen met uw Intrakoop-adviseur. COLOFON Nummer 3, oktober 2009 Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Redactie Communicatie Intrakoop, Waardenburg P&B Communicatie, Beesd Vormgeving Art Venture, Vleuten Drukwerk Leerdam Druk, Leerdam Intrakoop U kunt Intrakoop bereiken van maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot 17.00 uur. T (0418) 65 70 70 F (0418) 65 70 80 E info@intrakoop.nl I www.intrakoop.nl Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden. 18
AANBESTEDINGEN&LOPENDE PROJECTEN Overzicht lopende aanbestedingen en projecten Intrakoop Al vijftig jaar zorgt Intrakoop voor de beste inkoopoplossingen voor haar leden. Door het afsluiten van collectieve raamovereenkomsten en het aanbieden van inkoopadviesdiensten op diverse gebieden. Momenteel ondersteunen we leden met verschillende aanbestedingen en individuele dienstverlening. Aanbestedingen Zorg- en transferhulpmiddelen 1 januari 2010 31 december 2014 (Europees) - zie ook pagina 12. Elektriciteit 1 januari 2012 31 december 2015 (Europees) zie ook pagina 11. Kantoorartikelen 1 maart 2010 28 februari 2013 (Europees) Personeelsdiensten 1 januari 2010 31 december 2012 Multifunctionals 1 april 2010 31 maart 2015 Intrakoop onderzoekt de mogelijkheden van een aanbesteding medicijnen. Meer informatie: Lex Schuurmans, (0418) 65 70 70 of lschuurmans@intrakoop.nl. Intrakoop E-inkopen Dertig Intrakoop-leden maken inmiddels gebruik van Intrakoop E-inkopen, het speciale zorgpakket dat Intrakoop in samenwerking met TBlox aanbiedt. Het zijn: 9 verpleeg- en verzorgingshuizen 7 instellingen voor de gehandicaptenzorg 5 ziekenhuizen 5 instellingen voor geestelijke gezondheidszorg 3 diensten 1 thuiszorginstelling Tien instellingen hebben hun hele inkooptraject van bestelling tot en met betaling via E-inkopen ingericht. Meer informatie: Daan van Gent, (0418) 65 70 70 of dvgent@intrakoop.nl. Energie voor Zorg Energiemanagement: voor diverse verpleegen verzorgingshuizen en geestelijke gezondheidszorg Energieadvies: voor diverse verpleeg- en verzorgingshuizen Factuurcontrole: voor diverse verpleeg- en verzorgingshuizen, geestelijke gezondheidszorg, thuiszorg en ziekenhuizen Factuurbeheer: voor diverse verpleeg- en verzorgingshuizen en geestelijke gezondheidszorg Aanvragen restitutie Energiebelasting blokverwarming: voor diverse verpleeg- en verzorgingshuizen, geestelijke gezondheidszorg en gehandicaptenzorg Opstellen aansluitingenbestand: voor diverse verpleeg- en verzorgingshuizen Intrakoop Services Inkoopscan en optimaliseren inkoop bij GGZ-instelling en verpleeg- en verzorgingshuis Professionaliseren inkoopafdeling bij verpleegen verzorgingsinstelling Individuele aanbestedingen textielvoorziening bij diverse leden Individuele aanbesteding voeding bij verpleegen verzorgingshuizen Begeleiden van de organisatie bij de im plementatie van Intrakoop E-inkopen in een verpleeghuis Leveren van tijdelijke inkoopcapaciteit bij een verpleeghuis Inbesteden van specifieke inkoopactiviteiten voor een gehandicapteninstelling Meer informatie: Sjoerd Rijpkema en Erik Wijnhof, (0418) 65 70 70. Facilitair & Logistiek voor Zorg Visieontwikkeling voeding en horecaconcepten en doorberekening in het kader van Zorg Zwaarte Pakketten bij diverse leden Inrichtingsconcepten logistiek voor Centrale Distributie Centra bij ziekenhuizen ICT-inrichtingstrajecten voor ondersteunende diensten bij diverse leden Aanbesteding en implementatie van textiel en platgoed bij diverse leden Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten bij diverse leden Aanbestedingen en herinrichting van schoonmaak bij diverse leden Interim opdrachten voor vervanging van facilitair manager/directeur bij diverse leden Samenwerkingsvraagstukken op niveau van raden van bestuur bij diverse leden Meer informatie: Yntze Scheper, Facilitair & Logistiek voor Zorg, (088) 006 91 69. Meer informatie: Energie voor Zorg, (030) 225 50 11. Voor meer informatie over de collectieve en individuele dienstverlening van Intrakoop en haar partners kunt u ook altijd terecht bij uw Intrakoop-adviseur en Ledenservice, (0418) 65 70 70 of ledenservice@intrakoop.nl. De planning en actuele informatie over de lopende aanbestedingen vindt u op www.intrakoop.nl/aanbestedingskalender 19