4PS Mobile - de elektronische serviceorder Nieuwsbrief van 4PS - juli 2008 Beter gefaseerd dan geforceerd Lomans Totaalinstallateurs kiest voor stapsgewijze invoering van 4PS Construct 4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek
Inhoud Marktstandaard 2 Elektronische fiattering 3 adviesorders in 4PS Construct Beter gefaseerd dan geforceerd: 4/5 Lomans Totaalinstallateurs kiest voor stapsgewijze invoering van 4PS Construct In de spotlights: 4PS Mobile - 6/7 de elektronische serviceorder Maintaining Excellence: 8/9 Imtech Maintenance en 4PS optimaliseren S&O-applicatie voor 4PS Construct Nieuwe innovatie 4PS 10/11 Construct Project Engineering: Optimale beheersing complexe installatie projecten Beenen - Batenburg gaat 12 partnership aan met 4PS en Microsoft Microsoft Dynamics NAV 2009: 12 Rolgebaseerde ERP-software Colofon Voorwoord Marktstandaard We zitten inmiddels ruim 6 maanden in onze nieuwe huisvesting te Ede. Met veel genoegen kijken we terug op de opening en de warme reacties van onze relaties. Vanuit deze nieuwe locatie gaan we verder invulling geven aan onze ambitie: het leveren van de beste software voor onze doelgroep. De basis hiervoor is ERP maar wij groeien nadrukkelijk mee met de Microsoft-strategie. U heeft al vaker kunnen lezen dat Microsoft als technologie-partner onze gereedschapskoffer continu verrijkt met software-componenten. Samen met onze klanten bepalen we welke producten een duidelijke aanvulling zijn op wat vandaag de dag bij al onze 190 klanten reeds actief is. Een goed voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van 4PS Mobile, de elektronische service-order. Diverse componenten uit het Microsoftplatform zijn hiervoor ingezet en de pilot is succesvol afgerond. In korte tijd hebben we met onze 4 pilotklanten een fraaie mobiele oplossing neergezet. U ziet in deze nieuwsbrief het resultaat van het partnership met een aantal klanten die ons in staat stelden om snel en professioneel een praktijkgerichte oplossing te ontwikkelen. 4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemd voor de installatie-, service & onderhouden bouwbranche. Eindredactie: 4PS Pieter van Kesteren: Redactionele tekst Lomans Totaalinstallateurs en Imtech Maintenance Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus Naast bovenstaande innovatie krijgt u ook alvast een korte impressie van Microsoft Dynamics NAV 2009. Als strategische software-partner van Microsoft in de bouw en installatietechniek zijn we nauw betrokken bij de annoncering van deze nieuwe en baanbrekende versie van NAV. We zijn onder de indruk van de mogelijkheden en onze R&D-afdeling is begonnen met de voorbereidingen om 4PS Construct klaar te maken voor deze nieuwe versie. In de afgelopen 2 jaar hebben we samen met Imtech Maintenance een doorbraak gerealiseerd met nieuwe functionaliteiten in onze Service & Onderhoud-oplossing. We kijken terug op een intensief maar vooral ook constructief ontwikkelproject. Aan het woord Bart Uitendaal, de projectverantwoordelijke van Imtech Maintenance met een terugblik én het eindresultaat. We hebben een succesvol eerste half jaar achter de rug. Vele nieuwe klanten hebben ons het vertrouwen geschonken en zijn inmiddels bezig met de implementatie van 4PS Construct, waaronder Lomans Totaalinstallateurs. Lees in deze nieuwsbrief waarom Lomans een toekomstgerichte investering heeft gedaan en hoe de unanieme keuze voor 4PS Construct tot stand kwam. We zijn er trots op dat de bouw en installatietechniek ons inmiddels heeft (h)erkend als een marktstandaard. Dat doen we niet alleen! Onze klanten werken dagelijks mee aan het succes van 4PS. Dit hebben we opnieuw ervaren op de laatst gehouden klantendag in juni. Een zeer succesvolle dag met Actie Reactie Interactie. André Overeem Partner 2
Elektronische fiattering adviesorders in 4PS Construct In navolging van het elektronisch fiatteren van inkoopfacturen is er inmiddels een nieuwe fiatteringsworkflow bijgekomen namelijk, elektronisch fiatteren van adviesorders. De vraag naar elektronische controle tijdens een proces neemt hand over hand toe, reden genoeg om dit onderwerp opnieuw onder de aandacht te brengen. Klakkeloos bestellen Alles kan toch? Dat moet toch sneller en eenvoudiger kunnen? Gevleugelde opmerkingen van eindgebruikers tijdens het bestelproces voor projecten en service-orders. Voor eindgebruikers is dat prima te realiseren in 4PS Construct. Echter, snelheid is één, controle is twee. Klakkeloos een bestelling plaatsen is dus uit den boze. Controle vóór het aanmaken van inkooporders is zeker op zijn plaats. Ook dit is in 4PS Construct te realiseren. Als controleur kun je handig gebruik maken van filters. De eenvoud en laagdrempeligheid van filteren maakt dat eindgebruikers veelal op hun scherm informatie kunnen krijgen die ze nodig hebben in het dagelijkse werkproces. Blijft over dat je ook nog regelmatig moet kijken of er nog iets te fiatteren valt. Uiteindelijk komen we weer terug bij de vraag: Alles kan toch? Dat moet toch sneller en eenvoudiger kunnen? De oplossing: Elektronisch fiatteren van (inkoop)adviesorders in 4PS Construct De werking van het elektronisch fiatteren van facturen is succesvol gebleken. Een logische stap is dan om het fiatteren van adviesorders op eenzelfde manier op te pakken. Stel de controleurs in staat om aan te geven met welke parameters en wanneer ze willen controleren en geef ze een eenvoudig overzicht van de te fiatteren adviesorders. Het proces ziet er eenvoudig uit: Processtappen fiattering Een korte uitleg Instellen fiattering Als eerste kunnen de verschillende fiatteurs vastgelegd worden. Er kunnen gebruikers gekozen worden en hun fiatteringniveau. Op deze manier kan een (inkoop)adviesorder door één of meerdere personen gefiatteerd worden in de juiste volgorde. In geval van afwezigheid kan er een vervanger benoemd worden en er kan aangegeven worden dat de fiatteringposten bij opstarten van 4PS Construct getoond worden. Tenslotte kan er een super fiatteur benoemd worden. Deze persoon heeft alle mogelijke rechten om eventuele problemen tijdens het fiatteren op te lossen. Op de tweede plaats moet aangegeven worden voor welke leveranciers, projecten of dimensies de fiatteurs moeten fiatteren. Hierbij wordt tevens aangegeven binnen welke bandbreedte (bedrag van en bedrag tot) de fiattering uitgevoerd moet worden. De werking Op het moment dat er een adviesorder wordt vrijgegeven èn er sprake van fiattering is wordt er op de regel een vinkje gezet bij het veld fiatteringpost aanwezig. Deze fiatteringpostregel is op dat moment zichtbaar voor de bijbehorende fiatteur. In onderstaand voorbeeldscherm kan de fiatteur de bewuste adviesorder bekijken om deze vervolgens goed te keuren na eventueel een wijziging te hebben uitgevoerd. Zoals in het scherm zichtbaar, kan er een opmerking ingevoerd worden en kan de fiattering retour gestuurd worden naar de vorige fiatteur. Tevens is zichtbaar wie de adviesorder reeds behandeld heeft, wie de vorige fiatteur was en wie eventueel de volgende is. Van alle regels waar een vinkje staat wordt de desbetreffende actie uitgevoerd als op de knop Verwerk wordt gedrukt. Is het fiatteringproces klaar, dan wordt de adviesorderregel vrijgegeven en kan de inkooporder worden gegenereerd. Productnieuws 4PS construct Voorbeeldscherm fiattering adviesorders 3
Beter gefaseerd dan geforceerd Lomans Totaalinstallateurs kiest voor stapsgewijze invoering van 4PS Construct Het zijn bewogen tijden voor Lomans Totaalinstallateurs. Drukke tijden ook, want behalve dat het bedrijf volgend jaar met zijn vestiging in Leusden naar Amersfoort verhuist, bestaat het bedrijf binnenkort 90 jaar; en als klap op de vuurpijl is enkele weken geleden ook nog een begin gemaakt met de invoering van een nieuwe bedrijfsbrede software-oplossing: 4PS Construct. Jan de Weerd, Manager Algemene Zaken, ziet erop toe dat alles in goede orde en met de nodige rust plaatsvindt: Er komt zoveel op ons af dat we gekozen hebben voor een gefaseerde implementatie. Het heeft geen zin om je mensen onnodig onder druk te zetten. Dat werkt niet. Hij legt uit hoe en waarom de keuze voor 4PS Construct tot stand gekomen is en hoe de implementatie van het pakket geëffectueerd gaat worden. Klantcase Tweeëndertig jaar ben ik nu in de installatiebranche actief en in die periode heb ik verschillende functies binnen het vak doorlopen. Ik ben begonnen als elektrotechnicus en via het projectleiderschap opgeklommen tot vestigingsmanager van een installatiebedrijf in Hilversum, dat halverwege de jaren negentig door Lomans is overgenomen. Dat was zo n beetje het begin van de enorme groei die het bedrijf sindsdien heeft doorgemaakt, van 60 mensen toen naar de huidige 240 medewerkers. Vanwege die snelle groei is er een nieuw bedrijfsonderdeel bovenop de organisatie gelegd, dat alle beleidsmatige en facilitaire zaken voor zijn rekening neemt. Dat is de afdeling Beheer. Algemene Zaken, waarover ik de leiding heb, maakt daar deel van uit. Als zodanig ben ik ook verantwoordelijk voor de automatisering. Ik had daar al de nodige ervaring mee. In 1999 heb ik het ERP-pakket waarvan we binnenkort afscheid nemen, op onze vestigingen geïmplementeerd en daarna verder over de organisatie uitgerold. Het is een vrij eenvoudig pakket, dat modules bevat voor calculatie, inkoop en projectmanagement. Open vizier Vanuit mijn affiniteit met automatisering ben ik de ontwikkelingen bij het gebied van ERP steeds blijven volgen, via vakbladen, beurzen etc. Op die manier was ik de naam 4PS al eens tegengekomen en had daar positieve verhalen over gehoord. Ruim een jaar geleden heb ik een visiedocument opgesteld voor de directie waarin ik poneerde dat we het op automatiseringsgebied niet slecht deden maar dat het altijd beter kon. Willen we op die dikke voldoende blijven staan, heb ik gevraagd, of gaan we voor die negen? De situatie is, dat we weliswaar nog even vooruit kunnen maar ons huidige pakket ziet er nogal old fashioned uit en met onze toenemende bedrijfsgrootte liepen we toch tegen steeds meer beperkingen aan. De leverancier van het pakket zag dat ook en ontwikkelde een compleet nieuwe versie, out of the box. We hebben dat een tijdje op proef gehad, maar we werden daar niet blij van. Wel, dachten we, dan is dit het moment om eens goed in de markt rond te gaan kijken. Getriggerd door de enthousiaste verhalen van enkele collega-installateurs die lid zijn van dezelfde inkooporganisatie en al over zijn op 4PS Construct, heb ik wat meer informatie over 4PS ingewonnen. Het bleek dat ze niet alleen in de installatiewereld flink aan de weg timmerden maar ook in de bouw, waar we uiteraard veel mee te maken hebben. Dat zegt trouwens ook al veel over ze, namelijk dat hun visie zich niet beperkt tot één bedrijfstak, dat ze met open vizier naar de projectenmarkt kijken. Unanieme keuze We wilden een zorgvuldig keuzetraject, je praat immers over een flinke investering. Op verzoek van de direc- 4
tie hebben we alle pakketten uit de branche nog eens naast elkaar gelegd. Daarvan bleven er drie over, waaronder 4PS Construct. Vervolgens hebben we een interne werkgroep, waarin alle relevante functies vertegenwoordigd waren, gevraagd om vanuit hun specifieke perspectief te kijken naar wat ze nu eigenlijk wilden, wat ze misten en welk pakket volgens hen het beste bij onze behoeften past. De keuze viel op 4PS, unaniem. Dat is natuurlijk leuk voor 4PS, maar belangrijker voor ons was dat die eensgezindheid in feite wees op een groot draagvlak binnen de organisatie wel zo prettig natuurlijk, met het oog op de invoering. Wat de doorslag gaf? Het Microsoft Dynamics Navision-platform met de frisse, moderne outlook-look die perfect aansloot bij de software waarmee we al werkten, was een belangrijke factor. Ook het gemak waarmee bepaalde lijstjes en overzichten, die ons soms urenlang gefröbel kostten, door het pakket gegenereerd werden. Mij persoonlijk sprak vooral de manier aan waarop de contacten verliepen. Open en eerlijk, geen flauwekul. Uit alles bleek dat ze luisterden en bereid waren zich kwetsbaar op te stellen. Gefaseerde invoering We gaan 4PS Construct gefaseerd invoeren. Daarbij hanteren we een aantal streefdata maar die is niet keihard. Dat is niet voor niets. In november van dit jaar gaan we namelijk met onze complete vestiging in Leusden verhuizen naar Amersfoort. Dat vraagt al enorm veel van onze mensen. Daar komt de invoering van een compleet nieuw ERP-pakket dus nog bovenop. Als we dan ook nog eens in één keer De verbouwing van het nieuwe pand in Amersfoort in volle gang Appartementen op Buitenplaats Overweer langs de Vecht te Breukelen live zouden gaan, met alle druk van dien. Nee, dat werkt niet, we kennen de belastbaarheid van onze mensen. Daarom doen we het rustig maar degelijk, in twee fasen. Eerst implementeren we de modules CRM, HRM en Salaris, dat kan uitstekend separaat van de rest. En daarmee hebben we meteen ook al onze klant- en personeelsgegevens digitaal. De trainingen voor deze modules zijn onlangs van start gegaan. De afdelingen zijn enthousiast, niet zo gek natuurlijk want onze mensen daar deden het meeste nog op papier en keken echt uit naar de invoering van het pakket. Na die eerste fase gaan we verhuizen. Vervolgens beginnen we aan een afstemmingstraject met 4PS, waarbij we samen met interne werkgroepen in kaart gaan brengen welke functionaliteiten in het pakket prominent naar voren moeten komen. En pas daarna beginnen de trainingen voor de rest van het pakket. Om toch een gezonde druk op de ketel te houden, prikken we al wel vast de data, dan kan iedereen er rekening mee houden. Die overige modules, dus logistiek, projectmanagement, afdelingsmanagement, calculatie en onderhoud gaan wel in één keer live. Dat moet volgens de planning op 1 juli 2009 gaan gebeuren. Voorsprong Ik ben zelf écht enthousiast. Maar voor mij is dat natuurlijk anders dan voor de meeste van onze mensen. Ik ben eigenlijk al een paar jaar met de invoering bezig maar zij zien pas werkelijk wat het pakket kan tijdens de trainingen en straks in hun dagelijkse praktijk. Dat is nu nog een beetje eng, want het is allemaal nieuw en anders. Maar ik ben niet bang voor de uitkomst. Misschien zijn ze straks nog wel enthousiaster dan ik. Een gevolg van dit nieuwe pakket is wel dat je je organisatie en je processen kritischer gaat volgen en waar nodig anders gaat inrichten. Ik sluit dan ook niet uit dat we gaandeweg tot nieuwe inzichten komen. Over straks gesproken: we denken sterk aan een groei van het aantal vestigingen. Ook in dat opzicht is 4PS Construct een uitkomst. Er ligt dadelijk namelijk een Handboek Lomans, waarin al onze procedures zijn vastgelegd, en een daarop afgestemde ERP-oplossing die we vrij eenvoudig over een eventuele nieuwe vestiging kunnen uitrollen. Of we hiermee klaar zijn voor de toekomst? We kunnen echt vooruit, dat staat vast, ook als totaalinstallateur. Ik ben ervan overtuigd dat we dankzij dit pakket mogen hopen op een voorsprong en dat we de ontwikkelingen binnen onze branche met vertrouwen tegemoet kunnen zien. Dat is trouwens één van de belangrijkste argumenten waarom we voor 4PS gekozen hebben! 5 Klantcase
In de spotlights: 4PS Mobile - de elektronische serviceorder Productnieuws 4PS construct U heeft er vast al het één en ander over gehoord of van vernomen: 4PS is bezig met het ontwikkelen van een eigen applicatie voor het elektronisch verzenden van serviceorders, afgestemd op de wensen van Installatiebedrijven/Service en Onderhoudsbedrijven. 4PS Mobile geeft u de mogelijkheid om orders die in de backoffice 4PS Construct worden ingevoerd (bijv. storingsmeldingen) of vanuit contracten worden gegenereerd (onderhoudsorders) elektronisch te verzenden naar de handhelds van monteurs in het veld. Ook omgekeerd worden gegevens die de monteur invoert, zoals gewerkte uren, verbruikte materialen etc. weer elektronisch teruggekoppeld naar de backoffice. We noemen dit daarom ook wel de elektronische serviceorder. In het vorige nummer hebben we u al geïnformeerd over de oplossingsrichting. We willen u graag in deze uitgave op de hoogte houden van de voortgang. Begin dit jaar heeft 4PS samen met een aantal bestaande klanten de benodigde functionaliteit (scope) voor de eerste release vastgesteld. De afgelopen maanden hebben wij besteed om deze functionaliteit te realiseren. Dit betekende zowel aanpassingen in 4PS Construct zelf als ook het complete ontwerp en uitvoering van de flows en schermen op de PDA. Tijdens de ontwikkeling hebben wij dit regelmatig met de pilotklanten getoetst en daar waar nodig bijgesteld. Op dit moment kunnen we u melden dat er vanuit 4PS én de pilotklanten een definitieve go is gegeven. Een mijlpaal waar we trots op zijn en die we graag met u willen delen. Laagdrempelige oplossing Om u een beeld te geven van de beschikbare functionaliteit van 4PS Mobile (eerste fase), volgt hieronder een beschrijving van het proces voor uitgifte en afhandeling van een serviceorder. 6 Plannen en verzenden service-order Een serviceorder wordt in 4PS Construct gepland, de uitvoeringsdatum wordt vastgesteld en ook de monteur wordt eraan toegekend. Vanuit de serviceorderkaart, of vanuit het grafisch planbord, kan de gebruiker de opdracht geven de order te verzenden. Op dat moment wordt de order gereed gezet voor de monteur. De handheld van de monteur is zodanig ingesteld, dat deze periodiek (bijv. iedere minuut of iedere 10 seconden) gaat kijken of er berichten voor hem klaar staan in de backoffice. Een rechtstreekse leesactie in de Microsoft Dynamics NAV-database dus. Ook berichten die teruggezonden mogen worden, worden meegenomen. Gegevens worden daadwerkelijk in een database op de handheld geschreven en van daaruit verstuurd. Bij het connecten zal de handheld zelf zoeken naar de snelste verbindingsmogelijkheid: HSDPA-netwerk, UMTS of GPRS. Is er helemaal geen verbinding, dan worden de opgespaarde berichten verzonden zodra er weer een netwerkverbinding beschikbaar komt. Statusberichten en deadlinebewaking Als de order aangekomen is op de PDA, dan stuurt deze automatisch een ontvangstbericht terug naar de backoffice. In 4PS Construct blijft u hierop zicht houden. U hoeft zich niet af te vragen of de monteur zijn berichten ontvangen heeft. De monteur kan zijn order(s) accepteren of weigeren. Als hij gaat reizen en met de uitvoering begint, worden ook hiervan automatisch berichten teruggestuurd naar 4PS Construct. Zodoende wordt u in 4PS Construct volledig geïnformeerd over de opvolging van de uitgegeven orders. Voor deze logistieke bewaking is de serviceordermonitor een handig hulpmiddel, die overigens al enige tijd in onze oplossing beschikbaar is. Nodig om bijvoorbeeld een continue deadlinebewaking op uw prestatiecontracten te kunnen doen! Aanvullende informatie voor monteur De monteur wordt via de order op zijn handheld niet alleen geïnformeerd over de NAW-gegevens van de locatie waar hij naar toe moet, maar krijgt ook aanvullende orderinformatie, bijvoorbeeld over de aanmeldprocedure op die locatie of over contractuele afspraken. In het geval van een storingsorder krijgt hij de probleemomschrijving in beeld en de eventuele interne toelichting.
Gaat het om een onderhoudsorder dan heeft hij inzicht in de taken die hij voor installaties moet uitvoeren en de daarbij benodigde cq. bestelde materialen. Na uitvoering van zijn werkzaamheden geeft de monteur een terugkoppeling op de order. Hij vinkt op zijn PDA de uitgevoerde taken af en geeft aan welke materialen hij heeft verbruikt. Ook geeft hij in zogenaamde debriefteksten zijn bevindingen en adviezen weer. Het samenvattingsscherm geeft de klant in een oogopslag inzicht in het uitgevoerde werk waarna de handtekening voor akkoord gezet kan worden. Volledig geïntegreerd Bovenstaande gegevens worden bij het gereedmelden van de order direct verzonden naar de backoffice 4PS Construct en worden daar, zonder tussenkomst van een gebruiker, ingelezen. Dit resulteert weer in het automatisch bijwerken van de gegevens in de grafische planning. Per serviceorder wordt namelijk niet alleen de doorlooptijd, maar ook de voortgang en de gewerkte uren weergegeven. Omdat in de praktijk veelal een aparte interne urenverantwoording door de monteurs wordt bijgehouden, kan men op de PDA ook een zogenaamde dagstaat invullen. Hierin neemt de monteur zowel directe uren per serviceorder als indirecte uren op. Tevens worden de kilometers en de vergoedingen vermeld. Dagelijks worden deze gegevens verzonden en ingelezen in de urenverantwoording van 4PS Construct. Volledig geïntegreerd grafisch planbord in 4PS Construct Wensen In september wordt bovenstaande functionaliteit vrijgegeven. Een aantal aanvullende wensen wordt eveneens meegenomen. Het wordt mogelijk gemaakt om een serviceorder tegelijkertijd naar meerdere monteurs te verzenden en dus ook van meerdere monteurs gegevens op dezelfde order terug te ontvangen. Ook wordt het mogelijk dat een monteur niet alleen orders oppakt die hij vanuit de backoffice aangeleverd krijgt, maar kan hij ook zelf orders aanmaken op zijn PDA. Dit komt bijvoorbeeld voor als hij buiten werktijd een telefonische storingsmelding krijgt waar hij direct actie op moet ondernemen. Tot slot zullen ook technische specificaties van installaties meegezonden worden. 4PS Mobile is een logisch verlengstuk van de ERP-oplossing voor Bouw, Installatie- en S&O-bedrijven. Vanzelfsprekend blijven we de bestaande koppelingen met andere buitendienst applicaties ondersteunen. Productnieuws 4PS construct 7
In 2004 sprak Imtech Maintenance na een intensief keuzetraject zijn voorkeur uit voor 4PS Construct. In het kielzog daarvan kwamen Imtech Maintenance en 4PS een strategisch partnership overeen met als doel het pakket gezamenlijk te optimaliseren voor de onderhoudsbranche. Nu dat optimalisatietraject zo goed als afgerond is, heeft moederbedrijf Imtech NV besloten ook alle andere bedrijfsonderdelen in Nederland én Europa met 4PS Construct uit te rusten. Met Bart Uitendaal, voor Imtech Maintenance als projectverantwoordelijke bij de optimalisatie betrokken, kijken we terug op een uiterst complex traject dat, zij het met enige vertraging, leidde tot het gewenste resultaat. Maintaining Excellence Imtech Maintenance en 4PS optimaliseren S&O-applicatie voor 4PS Construct Klantcase 8 Medio 2003 ging Imtech Maintenance een intern traject in met de naam Operational Excellence. Doel daarvan was om op strategisch, tactisch en operationeel niveau meer toegevoegde waarde voor de opdrachtgevers te creëren. Hiertoe dienden processen als maintenance management en maintenance engineering verder geoptimaliseerd en geprofessionaliseerd te worden. Voorwaarde daarvoor, zegt Bart Uitendaal, was wel dat het bedrijf toe moest naar een veel integraler informatiebeheer. Er moest één integraal systeem komen. Tot dan toe hadden we steeds gewerkt met vijf, zes op zichzelf staande systemen. Onder meer met behulp van een GAPanalyse werd bekeken aan welke criteria een dergelijk pakket moest voldoen. Voorop stond dat Imtech Maintenance geen bedrijfsspecifiek product wilde maar een generieke oplossing omdat men niet teveel van één leverancier afhankelijk wilde zijn. Er werd een shortlist samengesteld van mogelijke leveranciers. Na een zorgvuldig keuzetraject werd uiteindelijk gekozen voor Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct, niet alleen omdat die combinatie het meest overeenkwam met de behoeften van Imtech Maintenance maak ook omdat 4PS bereid was om de Service- en Onderhoudsapplicatie binnen 4PS Construct samen met Imtech Maintenance te optimaliseren. In de versie van 4PS Construct die drie jaar geleden voorhanden was, waren de meeste bedrijfsprocessen afgedekt, echter met name op het gebied van maintenance engineering, werkvoorbereiding en contractbewaking moest nog ontwikkeling plaatsvinden. Bart Uitendaal: Op dat moment was er geen enkel pakket dat volledig aan onze specifieke behoeften tegemoetkwam. 4PS Construct kwam daar nog het meest bij in de buurt. Daarom kwamen we overeen het pakket met name op die punten gezamenlijk te optimaliseren. Imtech Maintenance leverde daarbij de nodige branchespecifieke en marktinhoudelijke expertise. 4PS bracht zijn deskundigheid en ervaring in om de bij Service en Onderhoud voorkomende processen een zodanige plek binnen 4PS Construct te geven, dat ze ook werkelijk effectief zouden passen in het pakketconcept. Vervolgens zou 4PS het product verder uitontwikkelen om daarmee andere opdrachtgevers in de markt te bedienen. Waken over de integraliteit Er werd een team samengesteld uit ontwerpverantwoordelijken en kerngebruikers van Imtech Maintenance en consultants van 4PS. Hun eerste taak was het verder in kaart brengen van de processen bij Imtech Maintenance en alle specificaties die daarbij relevant waren. Omwille van de uitvoerbaarheid werd het traject opgedeeld in de onderdelen verkoop, werkvoorbereiding, uitvoering, storingen, inkoop, financiën, administratie, maintenance management en maintenance engineering. Dit was zo ongeveer het moment waarop Bart Uitendaal bij het project betrokken werd, aanvankelijk als een van de ontwerpverantwoordelijken, maar vanaf medio 2006 werd hem gevraagd de eindverantwoordelijkheid op zich te nemen: Behalve dat ik vanuit Imtech Maintenance sturing aan het geheel moest geven, was het vooral mijn taak om bij al die verschillende vlakken waarop het team actief was, over de integraliteit te waken. Die was cruciaal, daar draaide het allemaal om. Al snel werd duidelijk dat men met uiterst complexe materie te maken had.
Klantcase Bart Uitendaal: De complexiteit wordt voornamelijk veroorzaakt door het verschil tussen onderhoudscontracten en projecten. Projecten lopen in het algemeen gedurende een bepaalde periode en zijn vrijwel altijd eindig. Onderhoudscontracten daarentegen worden in het algemeen aangegaan voor een meerderjarige, hopelijk oneindige periode, waarbij tevens onderscheid gemaakt kan worden tussen jaarlijks terugkerende activiteiten en meerjarenonderhoudsactiviteiten en tussen inspanningsverplichtingen en resultaats- of prestatieverplichtingen. Dat heeft grote consequenties voor zaken als maintenance management, maintenance engineering en werkvoorbereiding. Mobiele monteurs op pad Vandaag niet weten wat je morgen gaat doen Bij vaste projecten kent de werkvoorbereiding een logische, terugkerende opeenvolging van activiteiten: tekeningen maken, materialen bestellen, uren en mensen inplannen. Vervolgens krijg je de uitvoering en de bewaking. Allemaal vrij eendimensionaal, volgens Bart Uitendaal, maar in het onderhoudsvak ligt dat allemaal net even anders: Onze werkvoorbereiding leggen we steeds voor één jaar vast in onderhoudscontracten. Maar dat is een voorlopige werkvoorbereiding, want gedurende dat jaar gaan we immers ook te maken krijgen met projecten, storingen en allerlei andere onvoorziene zaken. Enigszins gechargeerd houdt dat in dat wij vandaag niet weten wat we morgen gaan doen! Maar we moeten er wel op anticiperen! Daar komt nog bij dat je in geval van storingen wellicht technici moet weghalen van werk dat elders was ingepland. In die vreemde combinatie van geplande en onvoorziene zaken waarbij je dan ook nog mogelijk te maken krijgt met jaarlijks veranderende onderhoudsconcepten zit de grote complexiteit. Dat stelt uiteraard extra eisen aan de ICT-laag die daarover aangebracht moet worden. Die moet wel in staat zijn met die complexiteit overweg te kunnen. Alles moet uiteindelijk ondergebracht worden in werkbare modules. Bart Uitendaal: Hierdoor moet op elk niveau en voor elk proces de noodzakelijke informatie gegenereerd en geanalyseerd kunnen worden, zodat het mogelijk wordt om onder meer via maintenance engineering snel te kunnen anticiperen op ontwikkelingen vanuit de markt. Vicieuze Deming-cirkel Bart Uitendaal vergelijkt het met een Demingcirkel die steeds aan een nieuwe cyclus begint: Je bedenkt, je plant, je voert uit en je evalueert; en vervolgens begin je op basis van die evaluatie weer opnieuw binnen datzelfde onderhoudscontract. In een normale projectomgeving begin je gewoon met een nieuw project. Uiteraard worden de leermomenten uit een vorig project meegenomen maar, omdat wij voortdurend onze toegevoegde waarde willen bewijzen, is dat binnen Imtech Maintenance een continu en intensief proces. Als hij terugkijkt op het traject dan valt de duur ervan hem tegen. Het had wat hem betreft allemaal wel wat sneller gemogen en wellicht ook gekund, al begrijpt hij dat met name de uitzonderlijke complexiteit een vertragende factor was die ook de onderlinge afstemming soms in de weg zat. Vooral de ontwikkeling van de contractbewakingsmodule verliep moeizamer dan verwacht. Bovendien was er sprake van grote tijdsdruk. Maar het is gelukt. De basisfunctionaliteiten die in de oorspronkelijke scope waren meegenomen, zijn inmiddels gereed. 4PS en Imtech Maintenance gaan zich nu concentreren op een aantal aanvullende functionaliteiten, die ook weer zullen worden ondergebracht binnen de standaard van 4PS Construct. Dat betreft vooral zaken die betrekking hebben op meerjarenexploitatie. De bedoeling is dat daarvoor afzonderlijke ontwikkeltrajecten worden uitgezet en dat 4PS die, zodra ze gereed zijn, in de eerstvolgende releases van 4PS Construct gaat opleveren. Bart Uitendaal resumeert: De klus is geklaard. Dat hebben we samen gedaan. En ondanks de hobbels die er ook geweest zijn dat kan niet anders als je met zo n karwei aan de gang gaat is de communicatie altijd open en eerlijk geweest. Geen wollig gedoe, geen vage beloften. We hebben van elkaar steeds geweten waar we aan toe waren. Zoals dat hoort tussen partners! 9
Binnenkort kent 4PS Construct een nieuwe module: Project Engineering. Deze module heeft tot doel om het complexe proces tussen de engineering en uitvoering van een project beter te beheersen. Doordat een installatie beter in kaart is gebracht, er beter inzicht is in ontwerpwijzigingen en beter inzicht is in de voortgang van de uitvoering, kunnen faalkosten omlaag worden gebracht en wordt het project kwalitatief beter uitgevoerd. Deze nieuwe functionaliteit dicht de brug tussen engineering en uitvoering. Nieuwe innovatie 4PS Construct Project Engineering: Optimale beheersing complexe installatie Klantcase Installaties in kaart gebracht Middels systemen, locaties, apparaten en kabels worden installaties van een project in kaart gebracht. Onder een systeem bevinden zich apparaten die zich weer op een locatie bevinden. Apparaten zijn onderling verbonden met kabels. Infrastructuur en routering Ook de infrastructuur van een project kan worden vastgelegd. 4PS Construct is in staat om kabels tussen apparaten via de kortste weg te routeren. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met separaties en vullinggraad. Bijvoorbeeld hoogspanningskabels die alleen via een gescheiden infrastructuur gelegd mogen worden. De vullinggraad bepaalt de overgebleven ruimte in bijvoorbeeld een kabelgoot. Engineering en uitvoering De projectendatabase is ruwweg te verdelen in een engineering- en uitvoeringskant. In de engineering wordt de installatie in kaart gebracht en worden gegevens met betrekking tot apparatuur, kabels en dergelijke bepaald. In de uitvoeringskant wordt de uitvoering van de installatie ondersteund en gemanaged. Na het uitvoeren van de engineering is het mogelijk om apparatuur en kabels uit te geven. Het is dan mogelijk om uitvoeringsdocumenten aan te maken zoals kabelkniplijsten, treklijsten en aansluitlijsten. Via deze uitvoeringsdocumenten is het mogelijk om snel en eenvoudig de gerealiseerde activiteiten als knippen, trekken en aansluiten af te melden. Uiteraard is het ook mogelijk om de benodigde kabellabels te printen. Mochten er tijdens de realisatie wijzigen optreden in de engineering, en de betreffende kabels en apparatuur zijn al uitgegeven voor uitvoering, dan zorgt een uitgekiend versiebeheer ervoor dat dit zichtbaar wordt in de uitvoeringsdocumenten. Het systeem dwingt dan een controle en opnieuw vrijgeven van een kabel of apparaat af. Wijzigingen kunnen immers gevolgen hebben: kabeltype wijzigt, of door het verplaatsen van een apparaat kan de kabellengte wijzigen. Veel engineeringinformatie kan afkomstig zijn uit CAD applicaties zoals AutoCAD en E-plan. Het is dan ook mogelijk om apparatuur en kabelinformatie uit deze pakketten te importeren. Voor infrastructurele werken kan het zijn dat apparatuur van een project zich over een grote geografische oppervlakte bevindt. Het is daarom handig om de locaties te voorzien van geografische kenmerken zoals coördinaten of rijksdriehoek gegevens. 4PS Construct kan dan de installatie tonen in bijvoorbeeld Google Earth. 10
projecten Projectdocumenten Voor en tijdens de oplevering van een project dient vaak een groot aantal documenten te worden opgeleverd voor de opdrachtgever. Bijvoorbeeld een definitieve kabel- en apparatenlijst. Door wijzigingen tijdens de engineering kan het voorkomen dat deze documenten verschillen. Daarom is het mogelijk om versiebeheer toe te passen op de uitgegeven documenten waarbij 4PS Construct precies de verschillen tussen meerdere versies van een document bijhoudt. Integratie met logistiek De gegevens uit Project Engineering zijn geïntegreerd met het logistieke deel van 4PS Construct. Apparatuur, kabels maar ook aanvullende benodigdheden zoals wartels en klemmen kunnen worden geïntegreerd met de logistieke functionaliteit van 4PS Construct. Hierdoor is eenvoudig traceerbaar of vrijgegeven materialen zijn besteld, bij wie en op welke orders. Productnieuws 4PS construct Integratie projectbewaking De uitvoeringskant van Project Engineering kent activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld het knippen, leggen en aansluiten van kabels en apparatuur. Deze activiteiten kunnen specifiek voor het project worden gedefinieerd en worden gemanaged. Door het afmelden van activiteiten middels werkdocumenten wordt de voortgang en het tussentijdse resultaat van een project inzichtelijk in de projectbewaking. 11
Nieuws Beenen - Batenburg gaat partnership aan met 4PS en Microsoft Beenen B.V., onderdeel van Batenburg N.V., met vestigingen in Heerenveen en Emmen, is een modern elektrotechnisch installatiebedrijf dat al bijna 85 jaar actief is in de industriële elektrotechniek. Ruim 120 vakbekwame medewerkers houden zich bezig met het uitvoeren van diverse projecten, variërend van kleinschalige opdrachten tot aan het leveren van besturingsinstallaties voor de automatisering van complete fabrieken. Belangrijke toegevoegde waarde van Beenen in het aannemen van turnkey-projecten is de productontwikkeling op het gebied van engineering en industriële besturing. Deze productontwikkeling wordt gecombineerd met bestaande technieken. Naast hogere eisen ten aanzien van technische innovatie vraagt de huidige tijd ook steeds meer ten aanzien van kwaliteit en service. Om optimaal in te kunnen spelen op de ontwikkelingen in de markt en om de bedrijfsprocessen te integreren en te optimaliseren, heeft Beenen een afgewogen beslissing genomen en gekozen voor 4PS. Deze toekomstgerichte investering is voor Beenen een belangrijke stap om de verwachte groei te kunnen managen. De heer Popma, algemeen directeur van Beenen, geeft het kort en bondig weer: Onze klanten vragen om innovatieve en kwalitatief hoogwaardige procesbesturingen om hun productieprocessen verder te optimaliseren. Wij moeten continu inspelen op deze ontwikkelingen. Nieuwe thema s zoals energiezuinig produceren en multidisciplinaire dienstverlening drijven ons om nieuwe toepassingen aan te bieden aan onze opdrachtgevers. Dit vraagt eveneens om een flexibele en integrale aansturing van onze eigen bedrijfsprocessen. Wij hebben voor 4PS gekozen omdat wij zien dat hun oplossing zich heeft bewezen bij grote en middelgrote ondernemingen in onze sector. Een andere belangrijke en doorslaggevende factor is dat de combinatie 4PS en Microsoft ons continuïteit biedt. Zowel in innovatie en functionaliteit als in technologie. Het is echt een toekomstgerichte investering waar we veel vertrouwen in hebben. Coen Visser, manager financiën bij Beenen, kijkt uit naar de implementatie die inmiddels is gestart: 4PS heeft zich opgesteld als een constructieve branchespecialist die optimaal met ons meedenkt en adviseert met betrekking tot onze eisen en wensen. Wat mij erg aanspreekt is dat 4PS een pakket levert dat klaar is voor de toekomst en goed past bij onze bedrijfsprocessen. Tegelijk luisteren ze goed naar mogelijke verbeteringen die zij weer opnemen als optimalisatiepunten in 4PS Construct. Vanuit elke afdeling zijn er vertegenwoordigers betrokken geweest bij het selectietraject. Wij hebben sterk ingezet op het creëren van draagvlak! Microsoft Dynamics NAV 2009 Rolgebaseerde ERP-software Rechts is een tweetal schermvoorbeelden opgenomen van deze nieuwe gebruikersinterface. In de komende nieuwsbrieven gaan we u verder informeren over deze baanbrekende nieuwe versie van Microsoft Dynamics NAV. De komende periode zult u regelmatig via de media geïnformeerd worden over Microsoft Dynamics NAV 2009. Ofschoon dit in eerste instantie een volgende release lijkt van het reeds zeer succesvolle Navision product, is de werkelijkheid spectaculairder. In deze versie, die in 2009 beschikbaar komt, wordt de eindgebruiker centraal gezet en profiteert u van de maximale integratie van het Microsoft platform. Niet alleen wat betreft de Navision / 4PS Construct functionaliteiten maar ook vanuit de integratie met overige Microsoft producten zoals Office, SharePoint en SQL Reporting Services. Is het nu zo dat diverse computerprogramma s verschillende gebruikersinterfaces hebben, met de lancering van Microsoft Dynamics NAV 2009 wordt deze barrière geslecht. Office producten zoals Microsoft Outlook draaien in eenzelfde gebruikersinterface als de programma s die een calculator of werkvoorbereider gebruikt. Dit vergemakkelijkt de communicatie en verhoogd de acceptatie bij de eindgebruiker. Tevens kunt u per gebruiker bepalen van welke werkprocessen u signaleringen wilt ontvangen. U creëert dus een eigen workflow en bepaalt zelf de prioriteiten. Het blijft vanzelfsprekend mogelijk om de klassieke gebruikersinterface te blijven gebruiken. U bepaalt dit zelf als eindgebruiker, natuurlijk mits geautoriseerd. 4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E info@4ps.nl I www.4ps.nl