Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 Contact... 3 2 Organisatie... 4 Algemene organisatie... 4 Organisatiecommissie... 4 Vaste commissies... 5 Wedstrijdsecretariaat (WS)... 5 Wedstrijdleiding (WL)... 5 Informatie Commissie (Icie)... 5 ebart... 5 Radioverbindingsdienst (RVD)... 5 Kas Commissie... 5 Raad van Advies (RvA)... 5 Bata goes Sustainable... 6 Bestuursmaanden... 6 3 Werkvelden... 7 Wedstrijd, Route & Veiligheid... 7 Externe betrekkingen & Faciliteiten... 7 4 Bestuursfuncties... 9 5 Ervaringen van oud OCers... 10 Het organisatiejaar van Mark van Berchum (37 e & 38 e OC)... 10
1 Inleiding Leuk dat je belangstelling hebt voor de organisatie van de Batavierenrace! In dit document kun je informatie vinden over het organiseren van dit gigantische studentenevenement. Een Batavierenrace organiseren is meer dan alleen het afwerken van een draaiboek. Elk takenpakket heeft zo haar eigen uitdagingen. Eigen ideeën, inzichten en veranderingen kunnen toegevoegd worden en er mag gebroken worden met oude werkwijzen. Omdat je je eigen beleid schrijft is het mogelijk om dingen die jij belangrijk vindt naar voren te laten komen, je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan capaciteitsuitbreiding, duurzaamheid of het vergroten van het belang van de internationale competitie. Door taken te kiezen die goed bij jouw passen kun je je richten op de onderdelen waarvan jij het leuk vindt om ze te verbeteren en zo je eigen stempel te drukken op de Batavierenrace in jouw bestuursjaar. In dit document wordt allereerst de algemene structuur van de organisatie toegelicht, in hoofdstuk 2. Vervolgens zullen de werkvelden: Wedstrijd, Route & Veiligheid en Externe Betrekkingen & Faciliteiten in hoofdstuk 3 worden toegelicht. Ter afsluiting worden in hoofdstuk 4 de verschillende bestuursfuncties besproken. Tot slot: lijkt het je leuk om na het lezen van dit document, volgend jaar de Batavierenrace te gaan organiseren? Kom dan een keer vrijblijvend langs op het kantoor in jouw stad! Onder het genot van een kopje koffie kun je dan al je vragen stellen en kijken hoe we werken. Vergeet uiteindelijk ook niet om je sollicitatiebrief + CV in te leveren. Contact Commissie Enschede Bastille kamer 334 Postbus 217 7500 AE Enschede tel: 053 489 37 87 t.doldersum@batavierenrace.nl Commissie Nijmegen Heyendaalseweg 141 kamer -1.260 (gang onder het Sportcentrum) 6525 AJ Nijmegen tel: 024 361 58 76 j.nijhuis@batavierenrace.nl
2 Organisatie Algemene organisatie De Batavierenrace is een zelfstandige stichting. De Stichting Batavierenrace bestaat uit drie organen: het Stichtingsbestuur, Raad van Advies en de Organisatiecommissie (hierna: OC). Het stichtingsbestuur heeft als taak om de continuïteit door de jaren heen te waarborgen. De Raad van Advies is een groep oud OC leden die gevraagd en ongevraagd advies geven over o.a. nieuwe plannen van de Organisatiecommissie. De taak van de Organisatiecommissie is om de race daadwerkelijk te organiseren. Zij onderhouden dan ook het contact met de vaste commissies en medewerkers. Stichtingsbestuur Organisatiecommissie Raad van Advies 8 Vaste Commissies 600 Medewerkers Figuur 1: Organogram van de stichting Batavierenrace Organisatiecommissie De Organisatiecommissie bestaat uit 10 personen: 5 in Enschede en 5 in Nijmegen. Voorheen waren er per stad 2 fulltimers die het jaar ervoor parttimer waren en 2 parttimers die het volgend jaar fulltimer werden. Het vijfde commissielid was parttimer voor 1 jaar. In de afgelopen jaren blijkt deze 2-jarige structuur echter niet meer haalbaar, zeker gezien de maatregelen die het kabinet heeft genomen tegen langstudeerders. Daarnaast zijn steeds meer mensen op zoek naar een fulltime bestuur of een bestuur voor 1 jaar. Daarom willen we hier als organisatie ook op inspelen, door te zoeken naar mensen die de Batavierenrace voor één jaar willen organiseren. Komend jaar zal het eerste jaar zijn van de nieuwe 1-jarige structuur. Anders dan bij de 2- jarige structuur zal er dan geen OC lid zijn met ervaring uit het voorgaande organisatiejaar. Om ervoor te zorgen dat de continuïteit toch enigszins gewaarborgd blijft en de nieuwe commissie over zoveel mogelijk kennis beschikt, willen we voor de komende edities de nieuwe commissieleden in de laatste maanden voor de race laten meelopen. Gedurende deze periode kun je meekijken met de huidige commissie en zo ervaring op doen omtrent het organiseren van de Batavierenrace. Volgens de huidige commissie is dit de meest optimale invulling, maar zoals je zelf wellicht al merkt zitten er nog een boel haken en ogen aan. Het is daarom ook de uitdaging van de 41 e Organisatiecommissie om de 1-jarige structuur zo optimaal mogelijk in te kleden.
Vaste commissies Om de Organisatiecommissie te ondersteunen met het organiseren van de race zijn er 8 commissies met elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Hieronder volgt van elke commissie in het kort wat ze doen. Wedstrijdsecretariaat (WS) Het Wedstrijdsecretariaat is verantwoordelijk voor een correcte einduitslag van de Batavierenrace. Daarnaast heeft zij een adviserende taak ten aanzien van bijvoorbeeld de vaststelling van het Wedstrijdreglement, het Inschrijvingsreglement en de teksten in de ploegleidersbrieven. Wedstrijdleiding (WL) De wedstrijdleiding heeft tijdens de race de verantwoordelijkheid over de veiligheid en de voortgang van de race. Door het jaar heen werken zij aan protocollen om deze veiligheid te waarborgen. Informatie Commissie (Icie) De internetcommissie onderhoudt de website en begeleidt de organisatie in het gebruik ervan. Verder zorgen zij voor de online uitslagenpresentatie, het fotoplan, de Centrale Database met alle gegevens tijdens de race en e-bata, het inschrijfsysteem. ebart De ebart commissie is verantwoordelijk voor het tijdsregistratiesysteem van de Batavierenrace genaamd BART; het Batavierenrace Automatisch Registrerend Tijdwaarnemingssysteem. Radioverbindingsdienst (RVD) De RVD is verantwoordelijk voor alle communicatiekanalen in de race. Zij plaatst en onderhoudt alle communicatiemiddelen van zendrelais tot portofoons, en zorgt dat deze allemaal zo goed mogelijk functioneren. Kas Commissie De KasCommissie controleert de penningmeester en zijn of haar boekhouding en kijkt op deze manier of de financiële gang van zaken bij de Batavierenrace klopt. Dit moet gerapporteerd worden aan de Organisatiecommissie en aan het Stichtingsbestuur. Raad van Advies (RvA) De Raad van Advies vormt een vraagbaak die de continuïteit van de Batavierenrace waarborgt middels het geven van advies aan de Organisatiecommissie, waarbij zij het huidige beleid plaatst in historisch perspectief en lange-termijnbeleid.
Bata goes Sustainable Sinds de 38 e Batavierenrace speelt ook duurzaamheid binnen de Batavierenrace een steeds grotere rol. De vaste commissie Bata goes Sustainable is in het leven geroepen om zich met de verduurzaming van de Batavierenrace bezig te houden. De komende jaren zijn ze vooral bezig met het bedenken en ontwikkelen van duurzame projecten (denk bijvoorbeeld aan een energieopwekkende hardloopschoen). Bestuursmaanden In Enschede ontvang je als parttimer 6 afstudeermaanden en als fulltimer 10 afstudeermaanden van de UT, zonder de verplichting om studiepunten (ECTS) te halen gedurende dat jaar. Op de RU in Nijmegen krijg je als fulltimer 12 afstudeermaanden en als parttimer 5 maanden. Echter hiervoor geldt wel de voorwaarde dat je respectievelijk 18 of 42 studiepunten haalt voor je opleiding. Voor HAN-studenten hangt het van de individuele situatie af hoeveel maanden er verstrekt worden. De bestuursmaanden zorgen ervoor dat je voldoende tijd kunt besteden aan de Batavierenrace zonder dat je financiële schade leidt.
3 Werkvelden De organisatie van de Batavierenrace is grofweg verdeeld over twee gecombineerde werkvelden die in zowel Enschede als Nijmegen aanwezig zijn: Wedstrijd, Route & Veiligheid Externe betrekkingen & Faciliteiten Van oorsprong zijn er 4 mensen actief op het werkveld Wedstrijd, Route & Veiligheid en 6 op Externe betrekkingen & Faciliteiten. Bij voorkeur is in iedere stad een fulltimer per werkveld actief. Wanneer je interesse hebt in de organisatie kun je op een werkveld solliciteren. In de volgende paragraaf worden de twee werkvelden kort beschreven. Naast de twee werkvelden zijn er ook een aantal overlappende taken of taken die niet binnen een specifiek werkveld vallen. Deze taken vallen onder de algemene taken. Een voorbeeld hiervan is het maken van het deelnemersboekje. Hiervoor schrijf en verzamel je teksten bijvoorbeeld voorwoorden, advertenties en plattegronden. Daarnaast ontwerp je ook de layout. Aan het deelnemersboekje wordt gewoonlijk met meerdere mensen gewerkt, verspreid over de twee werkvelden omdat beide een bijdrage aan het boekje leveren. Een ander voorbeeld van een algemene taak is het uitzoeken en bestellen van de commissiekleding. Wedstrijd, Route & Veiligheid Het werkveld Wedstrijd, Route & Veiligheid omvat alles van de Batavierenrace dat te maken heeft met het wedstrijdelement, tijdsregistratie, route, medewerkers, en de veiligheid van deelnemers en medewerkers. Hierbij kun je denken aan het werven van ploegen, het registreren van de tijden en het organiseren van de Universiteitscompetitie. Medewerkers zijn hierbij onmisbaar, dus veel medewerkersgroepen (bijvoorbeeld de motorrijders) vallen ook binnen dit werkveld. Het leuke van dit werkveld is dat je erg nauw betrokken bent bij de elementaire zaken die nodig zijn om de Batavierenrace te organiseren. Naast deelnemende ploegen en een tijdwaarnemingsysteem heb je voor een estafetteloop ook een route nodig. Om ervoor te zorgen dat ploegen ook meedoen aan de volgende editie geeft dit werkveld ook de nodige aandacht aan de veiligheid van lopers en medewerkers. Daarnaast zorgt dit werkveld ook dat de route na de race netjes wordt achtergelaten zodat de volgende editie ook weer gebruik mag maken van de route. Externe betrekkingen & Faciliteiten Wanneer je in het werkveld Externe Betrekkingen & Faciliteiten werkzaam bent, ben je in eerste instantie verantwoordelijk voor de presentatie van de Batavierenrace naar buiten. Het is belangrijk dat de Batavierenrace op een juiste manier gepresenteerd wordt aan deelnemers, sponsoren, subsidiegevers, vergunningverlenende instanties, internationale teams, de media etc. Een goed imago is moeilijk op te bouwen, maar snel weer kapot te maken. Contacten opbouwen en vooral onderhouden is hier een kernfactor van. Daarnaast heeft dit werkveld de belangrijke taak om subsidies en sponsoring binnen te halen. Zonder geld kan de Batavierenrace immers niet georganiseerd worden. Maar ook de randvoorwaarden rondom de race moeten geregeld worden, dit is het faciliteiten gedeelte.
Denk hierbij aan aankleding/acts rondom de start, herstarts en finish. Maar ook onmisbare zaken zoals het regelen van eten en slaapplaatsen voor deelnemers en medewerkers. Het leuke van dit werkveld is dat je in korte tijd met een erg groot aantal instanties te maken krijgt, zowel op als buiten de beide campussen. Daarnaast laat dit werkveld veel ruimte voor eigen creativiteit en inzet.
4 Bestuursfuncties Naast de genoemde werkvelden, zijn er ook enkele bestuursfuncties bij de Batavierenrace. Het betreft hier de voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. Wie welke functie vervuld is een eigen keus en wordt na een overleg voor het nieuwe bestuursjaar vastgesteld. Er zijn wel enkele voorwaarden en gebruiken. De voorzitter en vice-voorzitter zijn commissieleden in verschillende steden, zodat elke stad een voorzitter heeft. Het is wenselijk dat beide voorzitters fulltime zijn. De verschillende voorzitterstaken (vergaderingen voorzitten, agenda s opstellen, teambuilden) kunnen verdeeld worden onder de twee voorzitters. De voorzitter wordt echter wel geacht zoveel mogelijk het overzicht te hebben over alle activiteiten. De penningmeester vervult een belangrijke functie. Als nieuwe penningmeester maak je samen met de vorige penningmeester een afrekening van het voorgaande jaar en een begroting voor het komende jaar. Het is jouw verantwoordelijkheid om door het jaar heen de boekhouding bij te houden en op ieder gewenst moment een overzicht te kunnen geven hoe de financiële zaken ervoor staan. Je zorgt ervoor dat alle rekeningen betaald worden en alle facturen opgesteld worden. De secretaris is verantwoordelijk voor alle belangrijke documentatie. Zo verzorgt de secretaris de notulen van de Grote Vergadering (vergadering met de gehele OC uit Enschede en Nijmegen) en Mega-GV s (Grote Vergadering met alle commissies). Daarnaast hou je het archief van de Batavierenrace bij. Hierin komen alle zaken die wat met de Batavierenrace te maken hebben en die nuttig of leuk zijn. Daarnaast ben je vaak betrokken bij het vernieuwen of opstellen van officiële stukken/akten. Wat betreft de medewerkers zorg je voor een nieuwsbrief. Deze wordt gedurende het jaar een aantal keer verspreid onder de medewerkers, ouders en andere betrokkenen en vertelt de nieuwste ontwikkelingen in de organisatie en de gevolgen daarvan voor de race.
5 Ervaringen van oud OCers Het organisatiejaar van Mark van Berchum (37 e & 38 e OC) Beste geïnteresseerde, Je staat voor een belangrijke keuze in je studententijd. Misschien heb je de keuze om je studie een jaar stil te zetten en jezelf verder te ontplooien door middel van een extra curriculaire activiteit als een studentbestuur al genomen. Maar zelfs dan zijn er nog veel mogelijkheden om jezelf verder te ontplooien in je studententijd dan met studeren alleen. Zelf heb ik in mijn studietijd ook voor zo n keuzemoment gestaan en de keuze gemaakt om in de organisatiecommissie van de 37 e een part-time bestuursfunctie te gaan vervullen. Daarna heb ik bij de 38 e race ook nog een full-time bestuursjaar gedaan en zo mijn tijd als organisator van de Batavierenrace met een jaar verlengt. Door de veranderingen die onze regering heeft geïnitieerd is deze constructie niet meer mogelijk en is de organisatie van de Batavierenrace ook veranderd naar een één-jarige activiteit. Maar waarom zou je de keuze maken om een jaar van je studietijd aan iets anders te besteden dan studeren? Met dit stuk wil ik je helpen een antwoord op deze vraag te geven. Het antwoord heb ik vormgegeven in twee delen. Allereerst de vraag: Waarom ga ik een jaar iets anders doen dan studeren? En als vervolg daarop: Waarom zou ik de Batavierenrace gaan organiseren? Waarom ga ik een full-time bestuur doen? Bij deze vraag heb ik vier sleutelwoorden genoemd die samen voor mij het antwoord hebben gevormd op deze vraag: Zelfontplooiing Teamwerk Netwerk opbouwen Plezier Per thema zal ik een korte toelichting gegeven. Zelfontplooiing Tijdens je studie doe je veel kennis op in het vakgebied wat je gekozen hebt. Maar ongeacht welke functie je na je studie gaat vervullen zul je binnen elke baan een aantal activiteiten tegenkomen die altijd terugkomen. Zaken als vergaderingen, het maken van beslissingen, overleggen en contact hebben met collega s of derden. Er is geen functie denkbaar waar dit niet voorkomt. Om jezelf al vertrouwd te maken met deze activiteiten is een studentbestuur zeer waardevol. Je ontplooit jezelf op deze gebieden die je niet in je studie tegenkomt.
Teamwerk Geen enkel studentenbestuur doe je alleen. Het intensief samenwerken met een aantal medebestuurders is één van de dingen die een bestuursjaar zo mooi maakt. Met mensen, die je in je studietijd anders misschien niet zou tegenkomen, werk je samen aan een gezamenlijk doel. Netwerken opbouwen Binnen het studentenactivisme kom je naast je directe bestuursgenoten via verschillende initiatieven ook in contact met andere studentenbesturen en actieve studenten. In je bestuursjaar kun je vele contacten toevoegen aan je netwerk, waarvan je in het verdere verloop van je leven de vruchten van kan plukken. Plezier Waar de vorige drie punten allemaal vrij serieuze onderwerpen behandelen is een groot en misschien wel het belangrijkste punt waarom je een studentenbestuur gaat doen: het is ontzettend leuk. Je doet dingen en komt in situaties waaraan je veel plezier beleefd en goede herinneringen houdt voor de rest van je leven. Waarom ga ik de Batavierenrace organiseren? Na een korte weergave van mijn visie waarom je tijdens je studententijd een bestuur zou moeten hebben gedaan, nu dan een korte toelichting waarom ik de Batavierenrace van harte aanbeveel als manier om je studentenbestuur in te vullen. Om te komen tot het antwoord op deze vraag heb ik de dingen die ik zelf specifiek als pluspunt van het organiseren van de Batavierenrace heb beschouwd opgesomd en kort toegelicht. Evenementorganisatie Grote en bekendheid van het evenement Enschede en Nijmegen Organisatiestructuur Evenementorganisatie Het mooie van evenementorganisatie, als de Batavierenrace, is dat je toewerkt naar één moment waarop alles samenvalt en direct het hoogtepunt van het jaar is. Waar je bij andere besturen het gehele jaar met dezelfde dingen bezig bent is bij de Batavierenrace een duidelijke opbouw zichtbaar, waardoor heel het jaar vernieuwd en steeds uitdagend is. Daarnaast komen alle verschillende onderdelen die je kan bedenken bij een bestuur bij de Batavierenrace naar voren. Je hebt interne vergaderingen en overleggen, je hebt contact met commissieleden, medewerkers, derden als sponsoren en leveranciers, contact met deelnemers/studenten, je bepaalt de koers van het evenement dat jaar, je kunt al je creativiteit, ideeën en enthousiasme kwijt in het opzetten en ontplooien van nieuwe door jou zelf bedachte initiatieven. En zo zou ik nog wel een tijdje door kunnen gaan Grote en bekendheid van het evenement Elke student die je spreekt in een willekeurige studentenstad heeft wel eens meegelopen met of in ieder geval wel eens gehoord van de Batavierenrace. Daarnaast is iedereen super enthousiast over het evenement, waardoor je direct ziet wat je veroorzaakt met de
organisatie. Het is heel erg zichtbaar waarvoor je jezelf inzet en je kunt door de brede basis die er ligt veel van je eigen ideeën en initiatieven realiseren door de middelen die er reeds zijn. Enschede en Nijmegen Een uniek kenmerk van de bestuurstructuur van de Batavierenrace is de zitting van het bestuur in Enschede én Nijmegen. De verdeeldheid over twee steden maakt dat je ook contacten opdoet uit een andere studentenstad, hier met enige regelmaat ook ben en daardoor ook het studentenleven en de studentencultuur uit een andere stad opdoet. Erg interessant om mee te krijgen. Voor de uitvoering van de werkzaamheden bekent de deling over twee steden veel bellen, mailen, skypen, chatten of andere vormen van communicatie om goed op de hoogte te blijven van elkaars werkzaamheden en dingen die in de andere stad gebeuren. Dit is ook erg leerzaam. Organisatiestructuur Naast de verdeling van het bestuur over twee steden/locaties is ook de verdere organisatiestructuur van de Batavierenrace een mooie omgeving om in te werken. Als organisatiecommissie werk je als overkoepelend orgaan boven de commissies en coördineer je de verschillende werkzaamheden. Er zijn vele vrijwilligers die je gedurende het jaar en tijdens de race helpen met alle werkzaamheden. Als bestuurder geef je leiding en sturing aan al deze mensen. Met zo n 60 vaste medewerkers en 600 vrijwilligers tijdens de Bata zelf heb je een leger aan mensen die je kunnen helpen in gedurende het hele jaar. Tot slot In iets meer dan twee A4 tjes heb ik proberen samen te vatten wat de voordelen zijn van het doen van een studentenbestuur en de Batavierenrace in het bijzonder. Er is hier natuurlijk nog veel meer over te vertellen, maar de beste manier is en blijft natuurlijk dit zelf mee te maken. Dus als ik je één laatste tip mee mag geven: ga ervoor en bouw aan jezelf!