INFO LOKAAL ondersteuning voor de lokale hujo-groepen! Maart: Evenementenorganisatie In deze infolokaal richten we ons op alle lokale groepen die een evenement organiseren en hierbij graag een leidraad willen. Dit kan gaan over een concert, fuif of ander evenement dat je wil uitwerken met je lokale werking. Fuifpunt heeft reeds een praktische gids uitgegeven over de organisatie van concerten, fuiven, festivals en andere feestjes. Deze gids is met zijn 128 bladzijde zeer uitgebreid. In deze Infolokaal proberen we een samenvatting te geven van deze publicatie met nog wat extra info die interessant is voor onze lokale groepen. Concreet is de publicatie als volgt onderverdeeld. 1. De voorbereiding 2. De dag zelf 3. De dag erna Tenslotte geven we je een interessante checklist mee met alle mogelijk TO DO s voor een evenement, met wat je in orde moet brengen voor, tijdens en na je evenement. Deze vind je onderaan deze publicatie terug. Als je deze InfoLOKAAL nuttig vind, raden we je aan onze InfoLOKAAL publicatie van september 2010 eens te bekij-
ken. Deze handelt over de planning van een nieuw werkjaar. De link naar deze publicatie vind je eveneens onderaan deze uitgave. Veel leesplezier! En vergeet ons niet uit te nodigen op jullie toekomstige evenementen! 1. De voorbereiding organisatie van een fuif gaat heel wat voor- Aan de organisatie van een fuif gaat heel wat voorbereiding vooraf. 1.1 Wie Werving en selectie - Hoeveel mensen hebben we nodig? - Waar moeten ze goed in zijn? - Welke taken gaan we ze geven? Betrekken - Hoe maken we vrijwilligers mee verantwoordelijk? - Hoe houden we ze betrokken bij het project? Vergoeding - Welke (kosten)vergoeding krijgen de vrijwilligers? - Hoe gaan we ze motiveren (bijvoorbeeld met een dankfeest)? Verzekeren - Het verzekeren van vrijwilligers is meestal verplicht (zie verzekeringen) 2 1.2 Privé of openbaar? Er is sprake van een privéfuif als er op de fuif enkel mensen toegelaten zijn die een persoonlijke uitnodiging ontvangen hebben en waarvan de organisator een namenlijst heeft. Het moet dus uitgesloten zijn dat iemand anders een uitnodiging kan vragen of kopen. Of je al dan niet inkomgeld vraagt, doet weinig ter zake. Een openbare fuif is voor iedereen toegankelijk, eventueel
tegen betaling van een toegangsprijs of door de aanschaf van een lidkaart. 1.3 locatie Fuiven in een zaal Bij volgende zaken sta je best even stil: Is de zaal technisch voldoende uitgerust? Is de zaal wel geschikt om te fuiven? Hoeveel personen zijn er wettelijk toegelaten? Hoe zit het met de geluidshinder? Hoeveel decibels mogen er worden geproduceerd? Beschikt de zaal over een attest hygiëne en brandveiligheid? Werd de billijke vergoeding betaald door de zaaluitbater? Voorziet het contract afstand van verhaal in geval van brand? Fuiven in een tent of in openlucht Bij een openluchtfuif moet je altijd toestemming vragen aan de burgemeester om de fuif te mogen organiseren. Bij een fuif in een tent moet dat in principe niet. Organisatoren verplichten om toestemming te vragen voor hun fuif in een besloten ruimte kan niet (zaal of tent). Dit is immers een maatregel die indruist tegen het grondwettelijk recht van vergaderen, waar fuiven onder vallen. Wellicht is er wel een meldingsplicht in de gemeente voor tentfuiven. Dit laat toe dat er tijdig afspraken met veiligheidsdiensten kunnen gebeuren. Het is raadzaam goed na te denken over de locatie en rekening te houden met de eventueel te verwachten geluidshinder! 1.4 Geluid en licht Kies een geluidsinstallatie en lichtinstallatie op maat van de fuiflocatie. Je budget, en de ruimte waar je je fuif geeft, bepalen in belangrijke mate of je voor een uitgebreide lichtshow kiest of voor een bescheiden maar budgetvriendelijke set spots. Hou ook rekening met de geluidshinder. In de infolokaal van februari vind je een aantal doeltreffende en goedkope maatregelen om de geluidshinder te beperken. 3
1.5 Promotie Je hebt als fuiforganisator heel wat verschillende mogelijkheden om mensen op de hoogte te brengen van je fuif. Hier een overzicht van enkele mogelijke promotiekanalen: Internet en E-mail Affiches Borden en affiches langs de openbare weg Folders en flyers Andere vormen van promotie ( stickers, bierviltjes, pennen, geluidswagen) 1.6 Verzekeringen Via Hujo zijn alle vrijwilligers voor alle activiteiten verzekerd maar er is een uitzondering! Bij de organisatie van concerten en festivals dient er een aparte abonnementsverzekering afgesloten te worden via Hujo. Momenteel zijn we met Ethias in onderhandeling over wat deze verzekering juist dekt en wat het bedrag is.wanneer we hier meer info over hebben lichten we jullie natuurlijk in. Belangrijk hierbij is dat je ten laatste 2 maanden op voorhand je evenement en alle details doorgeeft aan Hujo zodat wij jullie kunnen verzekeren. 1.7 Veiligheid en preventie Ook hiervoor verwijzen we jullie door naar de infolokaal van februari waar er uitgebreide informatie terug te vinden is. De Centrale thema s in deze infolokaal zijn Brandveiligheid, Inbraak- en vandalismepreventie, geluidsoverlast en verkeersveiligheid. 4
1.8 Vergunningen Je hebt voor je fuif een heel aantal vergunningen nodig. We zetten ze op een rijtje maar gaan er niet dieper op in. Daarvoor kan ej terecht op de website van fuifpunt (Zie bronnenlijst onderaan). SABAM en de billijke vergoeding Verkeer Eetwarenvergunning Reclame langs openbare weg Milieuvergunning nodig? Vergunning sterke drank Bewaking security 1.9 Begroting Een begroting is eigenlijk niet meer dan een lijst met uitgaven en lijst met inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte uitgaven. Aan de uitgavenkant let je op de kosten voor de artiesten. Vergeet daar niet SABAM en de billijke vergoeding bij te tellen. Weet ook wat je geluidsinstallatie en de zaal kost en hou rekening met de kosten voor de medewerkers. Voorzie ook voldoende budget voor de promotie en zet als goede huisvader ook nog een budget voor onverwachte uitgaven opzij. De inkomstenkant probeer je te spijzen met zekere inkomsten, zoals subsidies van de gemeente, inbreng van sponsors, de voorverkoop van kaarten en eventuele tussenkomsten in de gages van dj s door de provincies of de Vlaamse Gemeenschap. Daarnaast probeer je zo precies mogelijk in te schatten hoeveel kaarten er nog verkocht zullen worden aan de kassa en de grootte van de winst die je zal maken op de drankverkoop. Als je de oefening goed maakt, kan je perfect inschatten wat het break-even-point is. 5
2. De dag zelf 2.1 Taakverdeling en afspraken Goede afspraken met de medewerkersploeg zijn cruciaal. Een lijst opstellen met verantwoordelijken tijdens de fuif, houdt meer in dan mensen aanduiden voor tap en inkom. Vraag alle medewerkers zeker op het afgesproken uur aanwezig te zijn. Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid ze voor de fuif begint. Maak zeker ook een overzicht van wie waar en welke uren helpt en hang hiervan een overzicht aan de bar, kassa en bonnetjesverkoop. Ga daarnaast na of het voor iedereen duidelijk is tot hoe laat er inkom wordt gevraagd; er consumptiebonnen worden verkocht; er drank verkrijgbaar is; er muziek wordt gedraaid? 2.2 Controle Het is belangrijk om voor de start van de fuif samen met de zaaluitbater een inventaris op te maken. Niet alleen van drank en glazen maar ook van eventuele schade in het gebouw. Zo vermijd je dat je verantwoordelijk gesteld wordt voor schade die de vorige gebruikers hebben aangebracht. Test voor de fuif zeker ook de muziek- en lichtinstallatie. Zorg ervoor dat de controle bij de inkom goed georganiseerd is en gebruik eventueel nadarafsluiting. 6 Zo kan je de mensen die binnenkomen en buitengaan beter van elkaar scheiden en maak je controle eenvoudiger. Voorzie ook steeds een gesloten doos of box (met gleuf) waarin de gebruikte drankbonnen kunnen worden gedeponeerd.
2.3 Drank Bonnetjessysteem: Ontlast de tappers door met bonnetjes, jetons of tokens te werken. Als je met een bonnetjessysteem werkt, komen slechts enkele mensen in aanraking met geld. Een ander voordeel is dat het de werking van de toog enorm vergemakkelijkt: het rekenwerk voor de tappers wordt beperkt en ze hoeven zich geen zorgen te maken over de voorraad aan wisselgeld. Toog: Tijdens een fuif of concert is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. Vaak blijkt deze winst echter 20-25% lager te liggen dan verwacht. Mogelijke oorzaken hiervan zijn: Medewerkers die drank weggeven aan vrienden of die zelf drinken zonder te betalen, slechte controle op het (her)gebruik van de bonnetjes, drankbonnen die verdwijnen in de zakken van..., medewerkers die geen tapervaring hebben, te veel aangesloten vaten en geopende flessen op het einde van de fuif. Leeftijdscontrole Sinds januari 2010 is de verkoop van alcohol strikter gereglementeerd. Toen is wettelijk bepaald dat elke persoon die alcohol of sterke drank koopt een bewijs van zijn leeftijd moet tonen indien gevraagd. Wat zegt deze wet concreet? Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0.5% vol. zoals bier, wijn,. Sterke drank mag men niet verkopen, schenken of aanbieden aan min-18-jarigen 7
2.4 Inrichten van de zaal of terrein Denk hierbij aan zaken zoals aankleding en sfeer, hoe onthaal je je bezoekers, voorzie je een (al dan niet betalende) vestiaire, Zijn er propere toiletten aanwezig, voorzie je een chill-out ruimte om aan de drukte en muziek te ontsnappen, is er een parking voorzien? 2.5 Betaling medewerkers, DJ s en artiesten Van zodra je iemand een vergoeding geeft voor een prestatie, ben je in principe een werkgever. Dit is gelukkig niet altijd zo. Je kan onder meer werken met een vrijwilligersvergoeding of de kleine vergoedingsregeling voor artistieke prestaties. Als werkgever haal je jezelf heel wat verantwoordelijkheden op de hals. Niet alleen word je geacht alle inhoudingen te doen voor belastingen (bedrijfsvoorheffing) en sociale zekerheid, maar moet je als werkgever ook sociale zekerheidsbijdragen betalen (ongeveer 34 % bovenop het brutoloon) en ben je verplicht alle geldende CAO s en verzekeringsplichten na te komen. Met andere woorden: je vermijd best om werkgever te zijn. Om niet als werkgever beschouwd te worden kan je ipv een prestatievergoeding een onkostenvergoeding of factuur geven. 3. De dag erna Het einde van de fuif betekend nog niet dat al het werk erop zit voor jou als organisator van het evenement. Je hebt nog een aantal verantwoordelijkheden: 8 3.1 Opkuis Je kan best onmiddellijk na de fuif opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig. Spreek vooraf duidelijk af wie opruimt! Let op: om s nachts geluidsoverlast te vermijden, mag in sommige gemeenten pas in de ochtend, vanaf een bepaald uur,
opgeruimd worden. Informeer je vooraf bij de gemeente! Ook het buitenterrein verdient een grondige beurt. Papier en bekers moeten er niet blijven liggen. Als je panelen, borden of wegwijzers geplaatst hebt langs openbare wegen, ruim ze dan op. Controleer of er nergens schade is, zowel binnen als buiten. Doe tenslotte samen met de zaaluitbater de stockcontrole, zo worden discussies vermeden. 3.2 Facturen betalen Ga direct na de afloop van het evenement na welke facturen nog betaald moeten worden (SABAM, billijke vergoeding, brouwer, huur materiaal, zaaluitbater, uitkoopsommen artiesten... ) en zorg dat ze tijdig vereffend worden. 3.3 Afrekening De medewerkers zullen graag weten wat hun inspanningen opgeleverd hebben. Zorg zo snel mogelijk voor een financieel verslag. Zodra je het financieel verslag hebt opgemaakt, heb je meteen ook een overzicht van alle gemaakte kosten en inkomsten. Kijk bij de opmaak van het financieel verslag nog eens goed na of alle facturen wel betaald werden. 3.4 Evaluatie Een evaluatie achteraf is erg belangrijk! Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan en daaruit kun je leren voor de toekomst. Bekijk niet alleen de financiële kant van de zaak, overloop en evalueer alle aspecten en fasen van het evenement. Sta niet te lang stil bij de effecten van wat fout liep. Focus vooral op wat er verbeterd kan worden en hoe je een bepaald probleem in de toekomst kan vermijden. Wat is het resultaat van de vooropgestelde streefdoelen? Wou je winst maken of was je al tevreden met een break-even? 9
3.5 Bedanking medewerkers Na een goed concert of een fantastische fuif baadt iedereen in algemene euforie. Dat is uiteraard erg leuk, maar na een nachtje slaap is dat gevoel vaak alweer verdwenen. Als eindverantwoordelijke heb je niet alleen de taak een goede balans op te maken, maar moet je er ook voor zorgen dat alle medewerkers ook gemotiveerd blijven om in de toekomst opnieuw mee te werken. Een mail, telefoon of briefje achteraf met nog eens een geweldige merci voor de inzet wordt enorm geapprecieerd. Ook sponsors vinden het leuk om achteraf te horen dat jullie fantastische initiatief niet zo fantastisch was geweest zonder hun bijdrage. Bronnenlijst Hier vind je de link naar de website van fuifpunt waar je de volledige uitgave kan raadplegen. Daarnaast vind je ook een checklist terug met alle TO DO s wat er voor, tijdens en na je evenement in orde moet zijn. Je zou het kunnen zien als nog een verdere samenvatting van deze InfoLOKAAL. http://www.fuifpunt.be/thema/organisatie-en-tips http://fuifpunt.be/uploads/documents/checklist_rec TOVERSO_finaal.pdf http://www.hujo.be/media/docs/20100913publicatielokaal tijdloosplannignnieuwwerkjaar.pdf hujo organiseert ook vakanties - vormingen - maatschappelijke acties 10 Hujo vzw - Zelfbestuursstraat 14-1070 Anderlecht tel 02/521 79 20 - fax 02/ 521 46 42 - info@hujo.be - www.hujo.be