Format /checklist versie 27-10-2014 Veiligheids- en calamiteitenplan Evenementenorganisatie (Hoog) risico evenementen <Naam evenement en datum evenement invullen> <Logo evenementenorganisatie invoegen> <Datum en versie plan invullen>
Algemeen Doelgroep: Dit format/checklist veiligheidsplan/calamiteitenplan is bedoeld voor de volgende doelgroepen: Veiligheidsorganisatie van het evenement Operationele functionarissen overheidshulpdiensten en gemeenten Gemeenschappelijke meldkamer Limburg-Noord Doelstelling: Het veiligheidsplan/calamiteitenplan is een plan van de evenementenorganisatie voor de veiligheid in de brede zin van hun eigen evenement. Het is vergelijkbaar met een Bedrijfshulpverleningsplan van een bedrijf of organisatie. Het veiligheidsplan/calamiteitenplan van de evenementenorganisatie is een doorvertaling van de uiteindelijke vergunning. Dit format/checklist is voor de gemeente en hulpdiensten een middel om te controleren of alle relevante gegevens in het betreffende veiligheidsplan/calamiteiten beschreven zijn. Indien een evenementenorganisatie nog niet in het bezit is van een veiligheidsplan/calamiteitenplan, kan dit format door de gemeente als basis aangedragen worden. Het format beoogt eenduidigheid van veiligheidsplannen/calamiteitenplannen in de regio voor de hulpdiensten. Het opstellen van een veiligheidsplan/calamiteitenplan draagt meer bij dan alleen een papieren vertaling van de veiligheid op een evenement. Het plan is vooral een waardevol instrument voor de organisator zelf om gestructureerd na te denken over de veiligheid van zijn evenement en om de ingehuurde partijen, de vrijwilligers en de hulpdiensten hierover te briefen/informeren. Tevens beschrijft het procedures hoe de evenementenorganisatie handelt bij situaties en incidenten tot de hulpdiensten het overnemen. Gekoppeld aan: Evenementenvergunning Generiek Multidisciplinair coördinatie plan Hulpdiensten Verplichting: Een evenementenorganisatie is bij een risicoklasse C en B evenement conform regionaal evenementenbeleid verplicht een Veiligheidsplan/Calamiteitenplan op te stellen. Vergunningaanvraag Hoog risico Gemiddeld / laag risico Scenario -analyse Multi advies Risicoanalyse Veiligheidsmaatregelen Lokale afspraken en advies Veiligheidsmaatregelen Vergunning Veiligheids plan Multi coördinatieplan van toepassing Specificatieblad door gemeente 2
Inhoudsopgave 1.0 Omschrijving van het evenement... 4 2.0 Veiligheidsorganisatie evenement... 6 2.1 Aansturing interne veiligheidsorganisatie... 7 2.2 Verantwoordelijkheidsverdeling evenementenorganisatie/hulpdiensten... 7 2.3 Communicatie Veiligheidsorganisatie... 8 3.0 Preventieve maatregelen... 9 3.1 Beveiligingsplan... 9 3.2 Verkeersplan...10 3.3 Medisch en gezondheidsplan...11 3.4 Brandweerplan...12 3.5 Gemeentelijke afspraken...13 3.6 Crowdmanagement...13 3.7 Reddingsbrigade...15 3.8 Productie evenement...15 3.9 Extreem weer...15 3.10 Monitoring Social media...16 4.0 Calamiteitenplan...18 4.1 Calamiteiten telefoonprocedure 112...18 4.2 Calamiteitenprocedure Beginnende Brand...19 4.3 Calamiteitenprocedure Ongeval (EHBO)...20 4.4 Calamiteitenprocedure Verstoring openbare orde...21 4.5 Calamiteitenprocedure Extreem Weer...22 4.6 Calamiteitenprocedure Drukte...25 4.7 Calamiteitenprocedure Aanslag (verdacht object)...26 4.8 Calamiteitenprocedure X...27 4.9 Calamiteitenprocedure Schuilen/ ontruimen...28 Bijlagen...31 Bijlage 1 Plattegrond evenemententerrein en omgeving...31 Bijlage 2 Telefoon/portofoonlijst...32 Bijlage 3 Agenda Veiligheidsoverleg...33 Bijlage 4 Huisregels...34 Bijlage 5 Verbinding schema...35 Leeswijzer Hoofdstuk 1 start met de uitleg over het evenement. Wat is het programma en welke activiteiten vinden er plaats, wat is het bezoekersprofiel en wat is de ruimtelijke omgeving van het evenement. Opvolgend wordt in hoofdstuk 2 de inrichting van de veiligheidsorganisatie beschreven, de wijze van communicatie en de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de evenementenorganisatie en de hulpdiensten. Hoofdstuk 3 beschrijft alle preventieve maatregelen die genomen zijn ten behoeve van de veiligheid binnen het evenement. Afsluitend worden in hoofdstuk 4 de handelingsprocedures per calamiteit beschreven. 3
1.0 Omschrijving van het evenement Activiteitenprofiel Beschrijving evenement <Invullen> Geschiedenis/ Hoeveelste editie Programma Openings- en sluitingsdata en tijden Datum/dag/tijd Activiteit Datum/ tijd start opbouw en afbouw Jaargetijde tijdens evenement Weersmonitoring Verwachting piektijd aankomst en vertrek Toegang kaartverkoop of vrije toegang Wordt er overnacht (kamperen) Muzieksoort(en) Horecavoorzieningen (bars en eetgelegenheden) Welk systeem Frequentie Door wie Wat voor stroomvoorzieningen zijn er aanwezig Netspanning - Is er een verdeler met hoogspanning aanwezig? - Aggrega(a)t(en) aanwezig? Welke communicatiemiddelen Denk aan: 4
richting het publiek zijn er aanwezig Folders bij aanvang geven aan bezoeker Spreker op podia Luidsprekers Lichtkranten op terrein Lichtkranten boven snelwegen Geluidswagens Megafoon Radio TV Internet (social media) SMS-alert Cell-broadcasting Wordt er vuurwerk afgestoken Overige technische installaties Ruimtelijk profiel Omgeving van de evenementen (Bijvoorbeeld: ondergrond, nabijheid van water/spoor/ hoogspanningsmasten) Locatie adres evenement <Invullen> Bruto oppervlakte terrein Netto oppervlakte terrein Aantal podia, tribunes en tenten etc. Worden er Barriers ingezet? Publieksprofiel Aantal bezoekers? (indien nodig per datum/tijdstip) Hoe het maximale aantal tegelijkertijd aanwezige bezoekers (capaciteit) wordt berekend, staat beschreven in paragraaf 3.6. Datum/dag <Invullen> Aantal over hele dag Tegelijker tijd aanwezigen Aantal aanwezige medewerkers Zijn er VIPS aanwezig? Zo ja wie? Worden bezoekers geteld? Zo ja, met welk middel Herkomst bezoekers/ deelnemers Leeftijdsgroepen bezoeker Aard Doelgroep Lokaal / Regionaal / Landelijk 5
2.0 Veiligheidsorganisatie evenement Om goed te kunnen sturen op veiligheid binnen een evenement is een veiligheidsorganisatie benodigd. De evenementorganisatie is verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van de afspraken in het veiligheidsplan in de periode voor, tijdens en na het evenement. Een veiligheidsorganisatie bestaat uit één Hoofd Veiligheid met daaronder de coördinatoren die verschillende medewerkers aansturen als oa beveiligers, stewards, verkeersregelaars en de medische dienst. De Veiligheidsorganisatie borgt de preventief genomen veiligheidsmaatregelen en beoogt de direct nadelige gevolgen voor bezoekers, deelnemers medewerkers en derden bij een calamiteit/incident, zoveel mogelijk te beperken. De hulpverlening moet snel en effectief op gang komen vanaf het moment dat zich een calamiteit/ incident op het evenement voordoet. Binnen een paar minuten moet eerste hulp door de veiligheidsorganisatie van het evenement worden gegeven en moet begonnen worden met het bestrijden van een calamiteit/incident, tot het moment waarop hulpverleningsinstanties arriveren en de hulpverlening overnemen. Organogram Veiligheidsorganisatie evenement In het onderstaande voorbeeldorganogram is de veiligheidsorganisatie van een evenement per veiligheidsfunctie(s) en de geldende bevelslijnen op veiligheidsgebied weergegeven. Het Veiligheidsteam is omringd door een rode stippellijn. <Vul aan en haal weg wat van toepassing is bij uw evenement.> Gemeenten Hulpdiensten/ CoPI Legenda: Veiligheidsteam Hoofd Veiligheid (Officier van dienst evenement) Coördinator Toezicht en beveiliging Coördinator Verkeer Coördinator Medisch Coördinator Reddingsbrigade Coördinator Productie /logistiek en techniek Beveiligers Ambulance Ontruimers Toezicht houder Verkeersregelaars Parkeer begeleiders Stand-by (ALS) Verpleegkundigen EHBO (BLS)
2.1 Aansturing interne veiligheidsorganisatie Er is door de evenementorganisatie een Hoofd Veiligheid aangesteld. Deze is aanspreekpunt voor alle hulpverleningsdiensten ter plaatse en kan de veiligheidsorganisatie van het evenement en derden (zoals bezoekers, medewerkers, huurders, etc.) op het terrein bereiken en aansturen. Het Hoofd Veiligheid is namens de evenementorganisatie primair verantwoordelijk voor de orde en veiligheid op het evenementterrein. Het Hoofd Veiligheid wordt in hulpverleningstermen ook wel Officier van Dienst Evenement (afgekort OvD- E) genoemd. Hoofd Veiligheid /OvD-E <Vul in> <Vul in> 2.2 Verantwoordelijkheidsverdeling evenementenorganisatie/hulpdiensten Mocht zich binnen het evenementterrein een incident voordoen waarbij overheidshulpdiensten worden ingezet óf waarbij de (verwachting ontstaat dat) openbare orde en veiligheid in het geding komt, dan verschuift de primaire verantwoordelijkheid naar de burgemeester van de gemeente waarin het evenement plaatsvindt. De veiligheidsregio Limburg-Noord heeft hiervoor (als verlengd lokaal bestuur) een rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisatie ingericht. Binnen deze rampenbestrijdings- en crisisorganisatie van de Veiligheidsregio Limburg-Noord wordt gewerkt met vertegenwoordigers (Officieren van Dienst) van alle (veiligheids)disciplines. In eerste instantie vindt coördinatie tussen de disciplines plaats in het Commando plaats incident (afgekort CoPI). Het Hoofd Veiligheid/Officier van Dienst-Evenement is het aanspreekpunt namens de evenementenorganisatie voor de overheidshulpdiensten. In het onderstaande organogram zijn de geldende bevelslijnen weergegeven vanuit de burgemeester naar de hulpdiensten richting de evenementenorganisatie. Burgemeester CoPI: Officieren van dienst (OvD) Politie, Brandweer, GHOR, Gemeente (bevolkingszorg), Communicatie Hulpdiensten Politie, Brandweer en ambulancedienst Officier van dienst evenement (ovde) Veiligheidsorganisatie evenement
2.3 Communicatie Veiligheidsorganisatie Afstemmen/monitoren Evenementen brengen risico s met zich mee. Om deze risico s zoveel als mogelijk te bewaken en zo nodig op te treden zijn er tijdens het evenement frequent afstemmomenten met het veiligheidsteam. Het Veiligheidsteam bestaat uit het Hoofd Veiligheid/OvD-E en de coördinatoren. Veiligheidsteam Schouw evenemententerrein (datum/tijd) Veiligheidsoverleg (datum/tijden) Minimaal 2 keer per dag bij een 8 uur durend evenement! Locatie Aanwezige personen: In overleg met de gemeente en hulpdiensten wordt bepaald of de gemeente en overheidshulpdiensten (Officieren van Dienst) aanschuiven bij de schouw en het veiligheidsoverleg. (Hanteer bijlage 3 format agenda veiligheidsoverleg) Aansturen Indien er buiten de vaste en ad-hoc afstemmomenten zaken aangestuurd of opdrachten uitgezet moeten worden, wordt er conform onderstaand verbindingsschema met elkaar gecommuniceerd. De telefoonlijst en porto kanalen zijn opgenomen in bijlage 2 Communicatiemiddelen <Beschrijf welke communicatiemiddelen gebruikt kunnen worden om de bezoeker/deelnemer te bereiken tijdens reguliere en calamiteiten communicatie> Voorbeelden Vóór het evenement Krant Social Media Website Website gemeente Nieuwsbrief Tijdens het evenement Social media Video schermen Audio versterking bij podia Beveiliging en politie Website Matrix en verwijs borden Tips bij communicatie boodschappen Zorg voor een duidelijke eenduidige boodschap. In welke talen moet de communicatie plaats vinden Geef aan waar mensen achteraf info kunnen krijgen, bijv. over verhalen schade. Zie bijlage 5 voor een voorbeeld verbindingsschema 8
3.0 Preventieve maatregelen 3.1 Beveiligingsplan Beveiliging en/of toezichthouders worden aangestuurd door de coördinator Beveiliging en Toezicht, deze is het aanspreekpunt voor de OvD-E. Ingehuurde Beveiligingsorganisatie Naam: Coördinator Toezicht en Beveiliging ND nummer Vergunning <Vul in> Keurmerk Ja / nee Lidmaatschap branche vereniging <Vul in welke> Let op: Organisatie dient lijst met pasnummers beveiligers aan te leveren bij politie Beveiligers (Gecertificeerd /gediplomeerd afkomstig van bovenstaande beveiligingsorganisatie) Aantal Beveiligers Taak Locatie (sectie) Evenemententerrein Dynamische beveiliging (interventieteams). Dit zijn de ogen en oren op veiligheidsgebied. Aanspreken/ verwijderen "stoute" bezoeker. Het begeleiden van een ontruiming en BHV bij kleine brand Bewaking van in- en uitgangen ( in en uit) Visitatie van bezoeker bij ingang. (Gevaarlijke objecten, verdovende middelen) Bewaking van podia Crowdspotten Bewaking van overige risico objecten/situaties Statisch bewaken nooduitgang Bewegwijzering (crowdmanagement) Toezichthouders (voeren geen beveiligingstaken uit) Aantal toezichthouders Taak Locatie Evenemententerrein Statisch bewaken nooduitgang Bewegwijzering (crowdmanagement) Het begeleiden van een ontruiming en BHV bij kleine brand 9
Tolerantiebeleid Drugsbeleid Visitatiebeleid Uitzetprocedure stoute bezoeker Heeft de evenementen organisatie een procedure veilige geldstromen Diefstalprocedure Voorbeelden waarop gevisiteerd kan worden: paraplu s, glas, alcohol, gevaarlijke voorwerpen etc. <Beschrijf de afspraken die er gemaakt zijn tussen beveiliging en politie over de uitzetprocedure van de stoute bezoeker > <Ja /nee> <Beschrijf maatregelen autodiefstal/inbraak en zakkenrollen> Gevonden voorwerpen procedure Procedure overtreding huishoudelijk regelement 3.2 Verkeersplan De verkeersregelaars en parkeerbegeleiders worden aangestuurd door het hoofd verkeer. Deze is het aanspreekpunt voor de OvD-E. Ingehuurde organisatie verkeer Naam: Coördinator Verkeer Lijst sturen met certificaat naar burgemeesters voor aanstelling Aantal verkeersregelaars en parkeerbegeleiders Taak Locaties Het verkeer in goede banen leiden. Begeleiden van het parkeren Verkeersstromen (verwachting) Percentage van aantal bezoekers Aantal Fietsers Auto s Openbaar vervoer NVT Pendelbussen Kiss en ride / Taxi Totaal Aantal /locatie parkeergelegenheden (opnemen op kaart) 10
Beschrijf afzettingen Beschrijf calamiteitenroute(s) van omgeving naar toegang/uitgang evenemententerrein voor de hulpverlening Beschrijf aanrijdroutes leveranciers Indien nodig wordt er een apart verkeersplan aan het veiligheidsplan toegevoegd. 3.3 Medisch en gezondheidsplan Ingehuurde organisatie(s) medisch Naam: Coördinator medische dienst Procedure geneeskundige zorg op evenement aanmelden bij Meldkamer ambulancedienst Om de zorgverlening (aanrijtijden en goede begidsing) aan slachtoffers te verbeteren is ervoor gekozen om bij evenementen de EHBO actief te gaan informeren bij ambulancezorg. De aanwezige medische dienst meldt zich vóór start van het evenementen in bij de meldkamer ambulancedienst. De volgende informatie wordt gedeeld. Naam evenement: Data evenement: Bereikbaarheidsnummer: AED aanwezig ja/nee Bijzonderheden Medisch personeel Beschrijf aantal en locatie EHBO-Posten Beschrijf aanwezig geneeskundig personeel, aantal en opleidingsniveau. Wat wordt er tbv alcohol (-18) en drugspreventie georganiseerd? Gezondheid en hygiëne Zijn er water vernevelende installaties aanwezig (douche, fontein, sproei-installaties) Drinkwatervoorzieningen aanwezig (hoeveel en soort) Toiletvoorzieningen (aantal en soort) Beschrijf de afvalverwerking? Hanteer hiervoor het GHOR-advies Hanteer hiervoor het GHOR-advies Zo ja, Beschrijf beheersmaatregelen legionella preventie Zie standaard voorwaarden GHOR Zie standaard voorwaarden GHOR 11
Indien nodig wordt er een apart medisch/gezondheidsplan aan het veiligheidsplan toegevoegd. 3.4 Brandweerplan Aantal (Nood-)uitgangen met doorgangsbreedte beschrijven Aantal (Nood-)uitgangen met doorgangsbreedte beschrijven Hoe zijn (nood) in en uitgangen op slot gemaakt/ bewaakt Blusmiddelen (soort, locatie) Op kaart zijn alle nooduitgangen genummerd aangegeven, deze nummers corresponderen met de nummers aangebracht bij de nooduitgangen zelf Geen cijfer/hangsloten gebruiken Wie vervult een BHV taak bij een beginnende brand? (Nood)verlichting in bouwwerken en terrein Vluchtrouteaanduiding Blussen kan door beveiliging, horecapersoneel en andere medewerkers van de evenementenorganisatie uitgevoerd worden. Deze medewerkers dienen in het bezit te zijn van een Bedrijfshulpverlening (BHV) diploma. Wat is de ontruimingstijd van het gehele terrein Vraag (via de gemeente) advies aan de brandweer hoe je deze berekening kunt maken. Let op: Gebruik geen brandbare materialen in bouwwerken of op het terrein. Houd bluswatervoorzieningen vrij en duid deze goed zichtbaar aan. 3.4.1 Ontruimen Ontruimen / of sturen naar schuilplekken kan door beveiliging, horecapersoneel en andere medewerkers van de evenementenorganisatie. Beschrijf wie een taak/rol tijdens een ontruiming heeft. No. FUNCTIE WIE (Functie/Naam) Verantwoordelijkheid Hoofdingang Verantwoordelijkheid Nooduitgang 1 Verantwoordelijkheid Nooduitgang 2 Verantwoordelijkheid Nooduitgang 3 Verantwoordelijkheid Nooduitgang 4 Verantwoordelijkheid Nooduitgang 5 Verantwoordelijkheid Nooduitgang 6 Verantwoordelijkheid Nooduitgang 7 Bezetting omroepinstallatie Verantwoordelijk voor 12
ontruiming sectie 1 Verantwoordelijk voor ontruiming sectie 2 Verantwoordelijk voor ontruiming sectie 3 Verantwoordelijk voor ontruiming sectie 4 Ontsteken verlichting Controle terrein leeg 3.5 Gemeentelijke afspraken Beschrijf de afspraken die er gemaakt zijn met de gemeente inzake controles vergunningsvoorwaarden, oplevering terrein en andere logistiek afspraken 3.6 Crowdmanagement Bezoekers capaciteitsanalyse <invullen maximale bezoekerscapaciteit inclusief een weergave van de berekening daarvan> De maximale bezoekerscapaciteit is afhankelijk van het maximaal aantal personen die per oppervlakte eenheid op het terrein kunnen staan. Op basis van het netto oppervlak wat bezet zal worden en een verdeling op het terrein in verschillende persoonsdichtheden kan de maximale capaciteit bepaald worden. In de berekening van de maximale bezoekerscapaciteit dienen de volgende criteria in acht te worden genomen: In de analyse zijn alle aanwezige personen op het evenemententerrein meegenomen. Dit betreft alle bezoekers, vrijwilligers en personeel. In de berekening is gebruik gemaakt van de netto oppervlakte van het evenemententerrein. Waar een podium staat kan geen publiek staan. Ook achter een podium gaan mensen niet staan als daar niets te zien is. Er is rekening gehouden met een niet gelijkmatige verdeling van de bezoekers over het terrein. Bij een podium, de bar en bijvoorbeeld de bonnenwagen is de publieksdichtheid altijd hoger dan ergens op het terrein waar geen directe activiteit aangeboden wordt. Ook de zichtlijnen spelen een belangrijke rol zoals in het voorbeeld hieronder weergegeven. 13
Verdeel het netto oppervlak van het evenemententerrein in zones. In deze verdelingen zijn kengetallen vastgesteld. Hierbij gelden de volgende kengetallen: 6 personen/m2; je raakt elkaar onbedoeld aan. Beperkte tot geen bewegingsvrijheid 4 personen/m2; redelijke bewegingsvrijheid, bij verplaatsing moet je vragen om erlangs te komen (bijlage 1). 2 personen/m2; ruim voldoende bewegingsvrijheid. Je kunt ruim gaan zitten / kinderwagens) Is er geen sprake van een concentratie van bezoekersaantallen in een bepaalde zône dan kan worden uitgegaan van een gemiddelde van 2,4 personen/m2. Telsysteem aantal bezoekers Crowdspotters (aantal/ strategische locaties) Beschrijf werkwijze monitoring bezoekersstromen Verdeel het evenementterrein in secties Overloopterreinen Hekkenplan (soort en locaties) Zie paragraaf 3.1 Denk aan camerabewaking, crowdspotters, via wifi etc. Geef de secties duidelijke namen. Let op: alle diensten dienen dezelfde sectie-indeling te hanteren. Voorbeelden hekken Dranghek standaard dranghek Hoog hekwerk Dit is het traditionele bouwhek. Hoog hekwerk gezeild Bouwhek met zeilen erin gespannen Stagebarriers 14
Bewegwijzering Beschrijf bezoekerseisen Voorbeeld: Bezoeker wil programma zien. Bezoeker wil dat zijn kind programma kan zien. Bezoeker wil als familie of vriendengroep bij elkaar blijven. Bezoeker wil naar het toilet kunnen Bezoeker wil niet te lang in rijen/files staan. Bezoeker wil het gevoel hebben dat hij weg kan als hij dat wil. Bezoeker wil geïnformeerd worden. Dit geldt voor de normale informatie, de vertragingen, maar ook bij calamiteiten. Beschrijf bezoekersstromen Leg relatie met verkeersstromen zie paragraaf 3.2 3.7 Reddingsbrigade Aanlegplaats bij slachtoffers Afspraken met medische dienst 3.8 Productie evenement Productie Productie 3.9 Extreem weer Beschrijf wie van de evenementen organisatie verantwoordelijk voor de weersmonitoring Welk middel wordt gebruikt voor weersmonitoring Op welke momenten wordt het weer gemonitord Vanaf welke (verwachting) parameters wordt het veiligheidsteam bij elkaar geroepen Beschrijf aanwezige risicogroepen in relatie tot weer Temperatuur Regenval Luchtvochtigheid Windkracht Schuilplekken Let op: Storm gaat soms gepaard met hagel. Zorg voor veilige schuilsituaties. Niet schuilen: Op een open terrein 15
Op welke objecten zijn bliksemafleiders geplaatst (hoge masten). Beschrijf bij ieder tijdelijk bouwwerk de windkracht (stoten/valwinden) waar het tegen bestand is. Is er bij veel regen (op afroep) materiaal beschikbaar voor de verbetering van de terreinondergrond? Beschrijf lager gelegen gedeelte evenemententerrein Zijn er voldoende poncho s beschikbaar Nabij water Onder bomen Nabij Lichtpalen Nabij metalen afrastering Storm / onweer / bliksem Bliksem zoekt in een ruimte van 50 tot 100 meter in het vierkant het hoogste punt. Beschrijf hierin tevens boven welke windkracht bezoekers niet in tenten mogen verblijven. Regen Denk aan stro/ houtsnippers/zand/rijplaten Hitte (indien van toepassing) Beschrijf beschikbaarheid (gratis) drinkwater Beschrijf beschikbaarheid Sportdrank (isotoon) Beschrijf Schaduwplekken / schuiltenten Beschrijf de beschikbaarheid van zonnebrandcrème Beschrijf douches /sproeiers/ Let op: legionella preventie maatregelen sprinklers te gebruiken voor afkoeling van stenen/ omgeving of van personen Beschrijf Plantenspuiten en ventilatoren op EHBO-post aanwezig Zorg voor extra drinkwaterposten tijdens sportevenementen. Beschrijf beschikbaarheid gratis hoofddeksels Koude (indien van toepassing) Vooral tijdens sportevenementen kunnen winterse neerslag tot bevriezing een rol spelen: Beschrijf strooiplan. Zorgt de medische dienst voor extra aluminium dekens. 3.10 Monitoring Social media Social media krijgen bij evenementen een steeds belangrijkere rol, van het beantwoorden van vragen tot bij een eventuele crisis die tijdens zo n evenement kan ontstaan. Het is belangrijk om als evenementenorganisatie de online media vooraf, tijdens en na te monitoren om zo signalen op te vangen. Denk hierbij aan berichtgeving door bezoekers als: 16
Vooraf aankondiging van de komst van een bepaalde partij die conflicterend is met andere bezoekers Signalen van geluidsoverlast Parkeerproblemen Verloren spullen Gedrag van bezoekers Verstopte wegen en treinen met vertraging De handel in kaarten Bezoekers die onwel worden Kinderen die zijn vermist Zakkenrollers Vechtpartijen Ervaren van de drukte Beschrijf wie van de evenementenorganisatie verantwoordelijk is voor de monitoring van social media Data/tijd/frequentie van monitoring Alarmerende signalen dienen direct opgepakt te worden en tevens met het veiligheidsteam gedeeld te worden. Indien nodig dienen Gemeenten en Politie ingelicht/gealarmeerd te worden. 17
4.0 Calamiteitenplan 4.1 Calamiteiten telefoonprocedure 112 Bel 112 Vraag om de meldkamer van de Brandweer, Ambulance of Politie voor de regio/gemeente..(bij mobiel bellen gaat dit automatisch) Deel mee: Wie je bent, dat je van het evenement. bent en in Gemeente.staat. Wat er precies aan de hand is en als er gewonden zijn om hoeveel personen dit gaat. Welke route er gevolgd moet worden, én dat er bij de ingang van het terrein iemand met portofoon klaar staat, voor begeleiding op het terrein indien nodig. Vermeld het telefoonnummer waarop u bereikbaar bent. (Hoofd Veiligheid: Tel..) Aandacht voor: Ambulance hulp heeft altijd voorrang. Mochten dus meerdere diensten noodzakelijk zijn vraag dan altijd eerst om een ambulance. Blijf aan de lijn tot dat de telefoniste u zegt dat de verbinding mag worden verbroken. Koppel terug naar Hoofd Veiligheid of Coördinator Beveiliging wat de aanrijroute gaat zijn en houd hem op de hoogte van de aankomsttijd. Het volgende is van belang om zo snel mogelijk te weten te komen: 1 Wat is de locatie (coördinaten) 2 Zijn er gewonden, zo ja hoeveel en wat is hun toestand. 3 Zijn er al mensen ter plekke (classificatie: EHBO, BHV, Beveiliging) Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9
4.2 Calamiteitenprocedure Beginnende Brand Beschrijf hoe de evenementen organisatie handelt bij een brand Werkwijze, Wat, Wanneer, Hoe, Wie Voorbeeld: Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9 19
4.3 Calamiteitenprocedure Ongeval (EHBO) Beschrijf handelswijze ongeval EHBO Werkwijze, Wie, Wat, Wanneer, Hoe Voorbeeld: Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9 20
4.4 Calamiteitenprocedure Verstoring openbare orde < Beschrijf handelswijze verstoring openbare orde Werkwijze, Wie, Wat, Wanneer, Hoe> Voorbeeld: Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9 21
4.5 Calamiteitenprocedure Extreem Weer Weertype Onweer/bliksem Handels perspectief/maatregelen bij verwachting of acuut extreem weer Schuilplekken communiceren Let op: niet schuilen: Op een open terrein Nabij water Onder bomen Nabij Lichtpalen Nabij metalen afrastering Bij geen goede schuilplaats voorhanden adviseer mensen dan om zich zo klein mogelijk te maken. (hurken met voeten tegen elkaar) Wie geeft opdracht en wie voert uit Metalen voorwerpen en elektrische installaties zijn extra gevoelig voor blikseminslag. Zorg voor veilige locatie Werkverbod voor podia en hoge objecten (Nood)verlichting aan /feestverlichting uit 22
Storm Regen Hitte Koude Checken of de verwachte windkracht de bestandheid windkracht van de tijdelijke bouwwerken/ tenten overstijgt. Zie lijstje in preventieve maatregelen. "housekeeping" losse materialen opruimen, zand & stof opruimen Loszittende materialen vastzetten of opbergen Extra controle (bladdragende) bomen, verwijderen loszittende takken Breng mensen in veiligheid door ze weg te halen bij voorwerpen die om kunnen waaien. Een veilige tent die tegen de betreffende windsnelheid bestand is, kan uitkomst bieden. Storm gaat soms gepaard met hagel. Zorg voor veilige schuilsituaties. (Nood)verlichting aan /feestverlichting uit Bar dicht / muziek stilleggen Hagelstenen kan de tentconstructie verzwakken, zorg dat de hagel gemakkelijk van de tent afrolt. Plaats stro/ houtsnippers/zand/rijplaten waar nodig. (na regenbui) In kaart brengen lager gelegen gedeelte evenemententerrein Uitdelen/verkopen van poncho's Afschermen elektrische apparatuur Ophopen van regenwater kan tentdoeken zwaar belasten, verwijder regenwater regelmatig Actief monitoren luchtvochtigheid Actief bezoekers informeren over hitte adviezen. Zie communicatie adviezen. Actief beschikbaar stellen drinkwater Extra Schaduwplekken creëren/ schuiltenten Actief beschikbaar stellen van zonnebrandcrème Extra schoonmaak sanitaire ruimtes Extra douches /sproeiers/ sprinklers gebruiken voor afkoeling van stenen/ omgeving of van personen (let op: legionella preventie maatregelen) Houd rekening met extra risico s bij alcohol en drugsgebruik. Zet meer (kwantiteit/kwaliteit niveau) geneeskundig personeel in. Ventileer tenten voldoende. Actief beschikbaar stellen van (gratis) hoofddeksels Strooien bij gladheid. Overweeg of poncho s aangeboden moeten worden om mensen warm te houden. 23
4.5.1 Communicatie Extreem weer Weertype Algemeen Onweer/bliksem Storm Hitte Koude Communicatieboodschap voorbeelden Duidelijke communicatie over de weersverwachting Duidelijke communicatie over doorlooptijd van de verwachte weersextreem Schuilplekken communiceren via sms-alert & radio bij evenementen in een uitgestrekt gebied advies:schuil in huis of auto. advies: zoek schuilplek (niet onder bomen, niet bij open water, niet bij een hek). advies: houd elkaar niet vast. advies:geen goede schuilplaats: maak je klein (gehurkt) voeten bij elkaar. advies: geen MP3-speler gebruiken. advies: geen paraplu s opsteken, paraplu's in de grond steken. Schuilplekken communiceren via sms-alert & radio bij evenementen in een uitgestrekt gebied advies:schuil in huis of auto. advies: zoek schuilplek (niet onder bomen, niet bij een hek). advies: rust regelmatig bij voorkeur in de schaduw. advies: smeer onbedekte huid in met zonnebrandcrème, draag zonnehoed of zonneklep advies: blijf voldoende drinken luister naar uw lichaam. advies: matig het gebruik van alcohol en cafeïnehoudende dranken drink bij inspanning soep, bouillon, melk, ijs of tomatensap draag luchtige kleding van, bij voorkeur, een lichte kleur Zorg voor een goede bedekking van uw hoofd Vergeet niet te drinken, geen alcohol Rust regelmatig, bij voorkeur op warme/droge plaatsen Voorkom snelle afkoeling Draag kleding die de warmteafgifte van het lichaam niet belemmert Vervang tijdig natte kousen/sokken Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9 24
4.6 Calamiteitenprocedure Drukte < Beschrijf handelswijze bij drukte (paniek in menigte)> <Beschrijf Werkwijze, Wie, Wat, Wanneer, Hoe> Zie locatie overloopterreinen in paragraaf 3.6 Omroepbericht <Beschrijf onderstaande tekst om naar uw evenement> Voorbeelden tekst Omroepbericht: Beste mensen, graag uw aandacht. Het is hier te druk. Wij verzoeken u naar een andere locatie.te gaan waar het minder druk is. Hartelijk dank voor uw begrip. Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9 25
4.7 Calamiteitenprocedure Aanslag (verdacht object) 1. BERICHT Tijd van de melding uur Letterlijke inhoud van de melding:.... 2. VRAAG OP VRIENDELIJKE TOON:! Wanneer vindt de aanslag plaats?..! Waar ligt het object?..! Hoe ziet het object eruit?.! Waarom doet u dit?! Wie bent U? 3. IDENTIFICATIE BERICHTGEVER (Omcirkelen) a. Stem: man vrouw kind b. Spraak langzaam normaal snel afgebeten ernstig lachend hakkelend lispelen hees/schor c. Taal Nederlands dialect Engels Duits Frans Andere taal Accent.. d. Geschatte leeftijd. e. Andere omstandigheden.. 4. ACHTERGRONDGELUIDEN (Omcirkelen) Lachen Praten Kinderen Muziek Verkeer Werkplaats Vliegtuigen Schrijfmachine Mobiele telefoon Andere geluiden 5. WAARSCHUW ONMIDDELLIJK DE VEILIGHEIDSFUNCTIONARIS EN OVERHANDIG HEM DIT INGEVULDE FORMULIER Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9 26
4.8 Calamiteitenprocedure X < Beschrijf handelswijze bij de ongewenste gebeurtenis die hoog scoren in de scenarioanalyse die wordt uitgevoerd onder leiding van de gemeente in samenwerking met de hulpdiensten> Voorbeelden zijn: Evenemententerrein ligt nabij objecten met gevaarlijke stoffen. Dit vereist bij calamiteit bij dit object met gevaarlijke stoffen speciaal handelen. Denk aan spoorwegemplacement Kwijtgeraakte kinderen De gemeente bepaalt in overleg met de hulpdiensten welke ongewenste gebeurtenissen dit zijn. Indien schuillocaties of een ontruiming aan de orde is, zie paragraaf 4.9 27
4.9 Calamiteitenprocedure Schuilen/ ontruimen Voorgaande scenario s kunnen veroorzaken dat er geschuild, (tijdelijk) (gedeeltelijk) ontruimd moet worden. Onderstaande wordt gecoördineerd door de OvD-E en uitgevoerd door de in de functielijst genoemde verantwoordelijke personen voor de verschillende secties van het terrein. 1. Keuzemogelijkheden voor veiligheidsteam: 2. Vervroegen of verlaten aanvangstijd 3. Schuilen 4. Een gedeelte ontruimen 5. Het gehele terrein ontruimen 6. (Tijdelijk) stopzetten van het evenement. 7. Eindtijd vervroegen 1. Vervroegen of verlaten aanvangstijd Informeren gehele Veiligheidsteam Communiceer waarom het evenement een ander aanvangstijd heeft 2. Acties bij Schuilen: Informeren gehele Veiligheidsteam Communiceer waarom er geschuild kan/moet worden. Communiceer schuillocaties/opvanglocaties naar publiek Alarmeren voor zover nodig- politie, brandweer en ambulancedienst; Opvang en informeren hulpdiensten bij ; Speciale zorg voor eventuele gehandicapten en rolstoelgebruikers; Controle op achterblijven bezoekers; Verlenen eerste hulp aan eventuele gewonden 3. Acties gedeelte ontruimen Informeren gehele Veiligheidsteam Communiceer waarom er gedeeltelijk ontruimd gaat worden. Ontruiming naar andere locaties (indien nodig naar overloopterreinen) Ontruimers verwijzen bezoekers naar andere locaties. Zie paragraaf 3.4.1 Ontruimen Alarmeren voor zover nodig- politie, brandweer en ambulancedienst; Opvang en informeren hulpdiensten bij ingang Speciale zorg voor eventuele gehandicapten en rolstoelgebruikers Controle op achterblijven bezoekers; Verlenen eerste hulp aan eventuele gewonden; Controle op ontruiming bepaalde specifieke gebouwen (toiletten e.d.) Ontsteken van alle aanwezige verlichting op het terrein (bij avondvoorstellingen) 4. Acties gehele terrein ontruimen Informeren gehele Veiligheidsteam Communiceer waarom er ontruimd gaat worden. Communiceer opvangplekken buiten terrein en vervoersmogelijkheden. Ontruiming via alle (nood)uitgangen, zoals aangegeven op de tekening, bijlage 1 Alle uitgangen worden geopend; Voor elke (nood)uitgang dient een ontruimer te worden aangewezen die bij een ontruiming verantwoordelijk is voor het openen van die (nood)uitgang. Hij of zij dient zich in de naaste omgeving van deze uitgang te bevinden; Zie paragraaf 3.4.1 Ontruimen Controleurs bij de reguliere ingangen dragen ervoor zorg, dat er geen nieuwe bezoekers het terrein betreden Alarmeren voor zover nodig- politie, brandweer en ambulancedienst Opvang en informeren hulpdiensten bij ingang Speciale zorg voor eventuele gehandicapten en rolstoelgebruikers Controle op achterblijven bezoekers Verlenen eerste hulp aan eventuele gewonden Controle op ontruiming bepaalde specifieke gebouwen (toiletten e.d.)
Ontsteken van alle aanwezige verlichting op het terrein (bij avondvoorstellingen) 5. (Tijdelijk) stopzetten van het evenement. Informeren gehele Veiligheidsteam Communiceer waarom het evenement beëindigd gaat worden. Communiceer opvangplekken buiten terrein en vervoersmogelijkheden. Verlating terrein via alle (nood)uitgangen, zoals aangegeven op de tekening, bijlage 1 Alle uitgangen worden geopend; Voor elke (nood)uitgang dient een ontruimer te worden aangewezen die bij een ontruiming verantwoordelijk is voor het openen van die (nood)uitgang. Hij of zij dient zich in de naaste omgeving van deze uitgang te bevinden; Zie paragraaf 3.4.1 Ontruimen Controleurs bij de reguliere ingangen dragen ervoor zorg, dat er geen nieuwe bezoekers het terrein betreden; Alarmeren voor zover nodig- politie, brandweer en ambulancedienst Opvang en informeren hulpdiensten bij ingang Speciale zorg voor eventuele gehandicapten en rolstoelgebruikers Controle op achterblijven bezoekers Verlenen eerste hulp aan eventuele gewonden Controle op ontruiming bepaalde specifieke gebouwen (toiletten e.d.) Ontsteken van alle aanwezige verlichting op het terrein (bij avondvoorstellingen) 6. Eindtijd vervroegen Bovenstaande wordt gecoördineerd door de OvD-E en uitgevoerd door de in de functielijst genoemde verantwoordelijke personen voor de verschillende secties van het terrein. Informeren gehele Veiligheidsteam Communiceer waarom het evenement eerder beëindigd gaat worden. Hanteer reguliere procedure bij einde evenement. Schuilmogelijkheden Capaciteit (Aantal mensen) Totaal <Tel op> Opvanglocaties (nabij evenemententerrein) Capaciteit (Aantal mensen) Totaal <Tel op> Beschrijf indien nodig vervoer naar schuilopvanglocatie <Invullen> 29
Communicatie bij schuilen ontruimen Beschrijf welke middelen gebruikt worden om bezoekers te bereiken (megafoon, borden)> <Invullen> Zie paragraaf 2.3 Tips: Duidelijke communicatie of maatregelen een advies zijn, of dwingend worden opgelegd Duidelijke communicatie over voortzetting/ beëindiging evenement Duidelijke communicatie over aanwezigheid nooduitgangen/ evacuatieroutes Duidelijke communicatie over schuilmogelijkheden Geef de opvanglocaties aan Duidelijke communicatie over wijze vervoer naar opvanglocaties Omroepbericht Voorbeelden tekst <Schrijf onderstaande tekst om naar uw evenement> Tekst (ontruiming gedeelte terrein) Wanneer: een locatie moet ontruimd worden. Het publiek moet van de betreffende locatie af gebracht worden en mag naar de overige locaties gaan Omroepbericht Beste mensen, graag uw aandacht. In verband met een calamiteit verzoekt de organisatie/ politie u deze locatie rustig te verlaten. De muziek wordt hier gestopt en de activiteiten worden beëindigd. Wij vragen begrip voor deze maatregel en danken u voor uw medewerking. Dit bericht wordt een aantal malen herhaald. Tekst (ontruiming hele terrein) Wanneer: het publiek moet het evenement verlaten en geleid worden. Omroepbericht Beste mensen, graag uw aandacht. In verband met wordt het terrein ontruimd/het evenement beëindigd. Blijft U vooral rustig en begeeft u zich naar de aangegeven uitgangen aan de zijkanten van het terrein. Alle nooduitgangen van het terrein zijn geopend. Volgt u de aanwijzingen van het bij de uitgangen aanwezige personeel. Wij vragen begrip voor deze maatregel en danken u voor uw medewerking. Dit bericht wordt een aantal malen herhaald. 30
Bijlagen Bijlage 1 Plattegrond evenemententerrein en omgeving < Voeg hier een kaart in van het evenemententerrein met onderstaande gegevens> Locatie(s) In- en uitgang " Locatie(s) Bar, Podia, Tribune, tent(en) etc. " Locatie(s) Kassagebied " Locatie(s) Sanitaire voorzieningen " Locatie(s) Catering (brandstofvoorzieningen) " Locatie(s) Brandpreventieve voorzieningen " Locatie(s) Geneeskundige voorzieningen (EHBO-Post) " Locatie(s) Beveiligingsposten (politie) " Locatie(s) Calamiteitenroute(s) hulpverlening " Locatie(s) Verkeersafzettingen " Locatie(s) (Nood) in en uitgangen Op deze tekening zijn alle nooduitgangen genummerd aangegeven; deze nummers corresponderen met de nummers aangebracht bij de nooduitgangen zelf; " Locatie(s) Parkeergelegenheden " Locatie(s) Schuilgebied /overloopterreinen " Sectie indeling " Omgeving evenemententerrein 31
Bijlage 2 Telefoon/portofoonlijst Functie Telefoonnummer Porto netwerk Hoofd Veiligheid/Officier van dienst evenement (OvD-E) Coördinator Beveiliging /stewards Coördinator medische dienst Coördinator verkeer Gemeente contactpersoon Veiligheid Productie Reddingsbrigade Weersmonitoring Etc. 32
Bijlage 3 Agenda Veiligheidsoverleg Opening " Voorzitter benoemen " Notulist benoemen " Voorstelronde Beeldvorming " Hoe is de Sfeer " Programmering conform plan " Weersverwachting " Aantal opstootjes " Crowdmanagement/Control " Status verkeer " Aantal Zorgcontacten " Overige beeldvorming op veiligheidsgebied Oordeelsvorming " Zijn er knelpunten? " Moet er opgeschaald worden? Besluitvorming " Beslispunten op basis van knelpunten. 33
Bijlage 4 Huisregels 34
Bijlage 5 Verbindingsschema <Beschrijf in een verbindingsschema wie met wie in verbinding staat en met welke middelen dit gebeurt. Haal weg en voeg toe wat van toepassing is in het onderstaande voorbeeldschema> Hulpdiensten / COPI Via c2000 pager en porto Via Telefoon /pager Hoofd Veiligheid/OVD-E Centralisten Via Portofoon Organisatie Coördinator Verkeer Coördinator Beveiliging Via Portofoon Beveiliging Coördinator Medisch Via Portofoon Geneeskundig Reddingsbrigade Via Portofoons organisatie Verkeersregelaars Parkeerbegeleiders Via Portofoons Beveiliging Beveiligers Toezichthouders Via Portofoon Geneeskundig Medische dienst Productie Horeca Logistiek Stage manager Mondeling Bezoekers Legenda Communicatie middel Doelgroep 35