Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Multiweld.
P02
Multiweld specialist in las- & snijtechniek Multiweld is een lastechnische handelsonderneming die voorziet in alle producten die een lasser nodig heeft. Kennis van zaken en een juiste combinatie van serviceen kwaliteitsproducten van toonaangevende fabrikanten vormen de basis van de filosofie van Multiweld. Advies en ondersteuning bij lastechnische zaken begint achter de tekentafel, gecombineerd met een jarenlange praktijkervaring en een stevige dosis aan inzet. Mede door deze aanpak is Multiweld in korte tijd uitgegroeid tot èèn van de voornaamste leveranciers op lasgebied in Nederland. Multiweld bestaat inmiddels ruim 11 jaar en levert aan ca. 1.300 klanten. Als ERP systeem wordt gebruik gemaakt van Exact Globe en e-synergy. Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Multiweld. P03
Orbis TaskCentre verstuurd een leveringsbericht Op het moment dat wij met DPD een pakket versturen ontvangt de klant van ons een e-mail met een koppeling naar de webservice van DPD. Door op deze link te klikken ziet de klant precies waar zijn pakket zich bevindt en wanneer hij dit kan verwachten. Orbis TaskCentre controleert onze registraties Het juist en volledig registreren van onze klantgegevens is uiterst belangrijk om de processen volledig te kunnen automatiseren. Wanneer dit niet juist gebeurt, (denk hierbij aan het ontbreken van een telefoonnummer, sector, e-mail adres, enz) dan ontvangt de verantwoordelijke medewerker een bericht van Orbis TaskCentre met het verzoek om de ontbrekende gegevens aan te vullen. In dit bericht zijn een drietal links opgenomen naar de klantgegevens zoals deze geregistreerd staan bij de telefoongids.nl, de goudengids.nl en een link naar het bedrijf via Google. Op deze manier kunnen de ontbrekende gegevens snel aangevuld worden. Orbis TaskCentre genereert onze besteladviezen Het juist en volledig registreren van onze klantgegevens is uiterst belangrijk om de processen volledig te kunnen automatiseren. Wanneer dit niet juist gebeurt, (denk hierbij aan het ontbreken van een telefoonnummer, sector, e-mail adres, enz) dan ontvangt de verantwoordelijke medewerker een bericht van Orbis TaskCentre met het verzoek om de ontbrekende gegevens aan te vullen. In dit bericht zijn een drietal links opgenomen naar de klantgegevens zoals deze geregistreerd staan bij de telefoongids.nl, de goudengids.nl en een link naar het bedrijf via Google. Op deze manier kunnen de ontbrekende gegevens snel aangevuld worden. Orbis TaskCentre maant onze leveranciers aan! Onze leveranciers ontvangen van Orbis TaskCentre een maning tot leveren wanneer de afgesproken leverdatum overschreden wordt. Leverbetrouwbaarheid is voor ons heel belangrijk en op deze manier houden wij controle op onze bestellingen. P04
Orbis TaskCentre en Multiweld Orbis TaskCentre bespaart ons niet alleen veel tijd maar ook de papierstroom binnen onze organisatie is aanzienlijk verminderd, aldus Jeroen Engelen, directeur bij Multiweld. Onnodig geklik binnen onze organisatie behoort tot het verleden. Denk hierbij aan vragen als: welke orders staan nog open?, wat moet ik nog leveren?, etc. etc. Orbis TaskCentre voorziet iedere medewerker van de informatie die hij nodig heeft. Deze is online beschikbaar of wordt door Orbis TaskCentre automatisch aangeleverd. Een mooi voorbeeld is de orderpicking in het magazijn, hier komen alleen nog maar orders terecht die volledig uitgeleverd kunnen worden. Vroeger kwam het veelvuldig voor dat men halverwege de order tot de conclusie kwam dat niet alle artikelen voorradig waren. Dit is nu voorbij. P05
Inkoop en voorraad Orbis TaskCentre bewaakt de incourante voorraad Wat is de waarde van onze incourante voorraad en om welke artikelen gaat het? Orbis zorgt voor een actueel en online beschikbaar overzicht van alle artikelen die meer dan 180 dagen in ons magazijn liggen. Controle op niet gefiatteerde inkooporders Inkooporders dienen binnen een afgesproken tijdslimiet gefiatteerd te worden. Orbis TaskCentre bewaakt de inkooporders en informeert de verantwoordelijke persoon wanneer de inkooporder niet op tijd gefiatteerd is. Intelligente tellijsten Met behulp van Orbis TaskCentre zijn we in staat om een intelligente tellijst te genereren. Iedere dag krijgt het magazijn een lijst met 35 artikelen die geteld moeten worden. Deze lijst wordt samengesteld aan de hand van een telfrequentie. Standaard tellen we de daadwerkelijke voorraad van een artikel eenmaal per jaar. Indien de getelde voorraad afwijkt van de geregistreerde voorraad in ons systeem wordt de frequentie van dit artikel teruggebracht naar eenmaal per half jaar. Wanneer bij de volgende telling blijkt dat er wederom een verschil is met de geregistreerde voorraad in ons systeem dan verhogen we de telfrequentie naar eenmaal per kwartaal. Orbis TaskCentre past de telfrequentie automatisch aan in Exact. Zo worden onze tellijsten steeds intelligenter. Controle op wijzigingen van voorraadgrootheden Indien een medewerker de bestelgrootte of de minimum of maximum voorraad van een artikel wijzigt dan ontvangt de manager een bericht van deze wijziging zodat hij deze kan controleren dan wel kan fiatteren. P06
Verkoop Orderoverzicht voor medewerkers Orbis TaskCentre informeert de medewerkers over de status van de verkooporders. Zo wordt er voorkomen dat orders te lang in het systeem blijven staan zonder dat er actie ondernomen wordt. Denk hierbij aan orderregels met artikelen die niet op voorraad zijn, nog niet gefiatteerde orders etc. etc. Orbis TaskCentre controleert de verkooporders Alvorens een verkooporder naar het magazijn gaat om uitgeleverd te worden controleert Orbis TaskCentre of alle artikelen van deze order op voorraad zijn en of de klant binnen zijn kredietlimiet is. Tevens controleert Orbis TaskCentre of er verzendkosten worden berekend op orders die niet Franco aan huis geleverd worden. Automatisch aanpassen afleverdatum Ieder artikel kent een standaard levertermijn. Indien de afleverdatum in het weekeinde valt dan past Orbis TaskCentre deze automatisch aan naar de eerst volgende werkdag. Orbis TaskCentre controleert de prijsafspraken Orbis TaskCentre informeert de accountmanagers over alle prijsafspraken die gaan verlopen. De accountmanager dient vervolgens contact op te nemen met de klant om nieuwe prijsafspraken te maken. Ook informeert Orbis TaskCentre de accountmanager wanneer de prijs voor een artikel voor dezelfde klant meer dan 5% afwijkt ten opzichte van een eerder geplaatste order. P07
Wat gaat Orbis nog meer doen? In de toekomst gaan wij Orbis TaskCentre actief inzetten bij onze verkoop buitendienst, aldus Jeroen Engelen. Denk hierbij aan het bewaken van openstaande offertes, het plannen van bezoeken maar ook aan het actief informeren van onze buitendienstmedewerkers over artikelen die een klant nog niet bij ons afneemt. Orbis TaskCentre is nu geheel geaccepteerd binnen onze organisatie en de medewerkers vragen nu zelf om meer signaleringen. Dit betekent dat er wekelijks nieuwe Orbis TaskCentre taken bijkomen. P08
Financiële administratie Controle saldi tussenrekeningen Binnen de verschillende administraties zijn er tussenrekeningen die bewaakt worden door Orbis TaskCentre. Het saldo van deze rekeningen dient nul te zijn. Indien dit niet het geval is geeft Orbis TaskCentre hiervan een melding. Bewaking invoer kredietlimiet Bij iedere nieuwe klant wordt een blinde dekking van 3000,00 ingevoerd. Vervolgens wordt er een definitieve kredietlimiet aangevraagd. Deze dient binnen 1 week in het systeem ingevoerd te zijn. Orbis TaskCentre bewaakt of dit (op tijd) gebeurt. Actielijst Elke afdeling ontvangt iedere dag van Orbis TaskCentre een actielijst. Op deze lijst staat niet alleen wat iedere medewerker nog moet doen maar wordt de afdeling ook geïnformeerd over alle zaken die Orbis TaskCentre voor hun zal gaan doen. De financiële administratie wordt geïnformeerd over: - Alle debiteuren die geblokkeerd worden - Debiteuren waarvan de kredietlimiet verhoogd dient te worden - Openstaande posten die na gebeld dienen te worden - Posten die ter incasso zullen worden aangeboden - etc. etc. Overzicht te keuren artikelen Een groot aantal artikelen dienen volgens de NEN3140 normering periodiek een veiligheidskeuring te ondergaan. Orbis TaskCentre informeert de serviceafdeling met welke klanten zij contact dienen op te nemen om` afspraken te maken voor deze keuring. P09
Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op via: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg 250 5643 TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) 40 290 1640 Fax: +31 (0) 40 290 1649 Email: verkoop@orbis-software.nl WWW: http://www.orbis-software.nl