Uitvoeringsnotitie 2014-2015 Extra ondersteuning mogelijkheden, aanvragen en toewijzen Samenwerkingsverband V(S)O Nijmegen e.o. Door : Jeroen Rood Datum : 12 juni 2014 Status : vastgesteld door bestuur
Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Mogelijkheden extra ondersteuning 4 1.1 Extra ondersteuning op niveau 3: ondersteuningspakketten 4 1.2 Extra ondersteuning niveau 4: verwijzing naar VSO met toelaatbaarheidsverklaring (TLV) 5 2. Voorbereiding extra ondersteuning: het ondersteuningsplatform 7 2.1 Inleiding 7 2.2 Inrichting van het ondersteuningsplatform 7 2.2.1 Taken van het ondersteuningsplatform 7 2.2.2 Functies binnen het ondersteuningsplatform 8 2.2.3 Dossiervorming 8 2.2.4 Privacy 9 3. Werkwijze: de ondersteuningsroute 10 3.1 Stroomschema ondersteuningsroute bij aanmelding op reguliere school 11 3.2 Toelichting op de ondersteuningsroute 12 4. Toekennen van extra ondersteuning: Commissie Toewijzing Ondersteuning (CTO) 13 4.1 Inrichting CTO 13 4.2 Aanmelding/ beslissing toewijzingen, toelatingen, arrangementen 13 Bijlage Privacyreglement 16 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 2 van 19
Inleiding In deze notitie staat in hoofdlijnen beschreven hoe de route naar en organisatie van extra ondersteuning en toelaatbaarheidsverklaringen in het Samenwerkingsverband V(S)O Nijmegen e.o. geregeld gaat worden. In de notitie wordt uitgegaan van een leerling die al is ingeschreven in het vo. In de komende maanden zullen de volgende leerlingstromen nader worden uitgewerkt: so-vso route residentiële route po (niet ingeschreven lln) - vo po-vso Uitgaande van het ondersteuningsplan en de ondersteuningsbehoeftematrix worden in hoofdstuk 1 eerst mogelijkheden voor ondersteuning beschreven. Centrale rol bij de organisatie van extra ondersteuning speelt het nieuw in te richten ondersteuningsplatform. Het ondersteuningsplatform maakt deel uit van de dienst Ondersteuning & Advies van het samenwerkingsverband. In hoofdstuk 2 komt de inrichting van het ondersteuningsplatform aan de orde. Het beschrijft tevens de voorbereidende activiteiten die door de functionarissen van het ondersteuningsplatform worden verricht ten behoeve van de toekenning van ondersteuning. In hoofdstuk 3 staat de ondersteuningsroute beschreven voor leerlingen op reguliere vo-scholen die extra ondersteuning nodig hebben. De route is vervat in een stroomschema met een toelichting, bedoeld voor scholen. Hoofdstuk 4 beschrijft de samenstelling en werkwijze van de Commissie Toewijzing Ondersteuning (CTO). Het privacyreglement voor de consulenten van het ondersteuningsplatform en de leden van de Commissie Toewijzing is terug te vinden als bijlage bij dit document. 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 3 van 19
1. Mogelijkheden extra ondersteuning De vormen van extra ondersteuning die leerlingen in het onderwijs ontvangen, kan op veel verschillende manieren worden vormgegeven. Afhankelijk van de ondersteuningsbehoefte van de leerling en de mogelijkheden van de school, zal de extra ondersteuning door de school worden ingezet. De ondersteuning zal er altijd op zijn gericht om de leerling verder te helpen in zijn of haar onderwijsontwikkeling. In het ondersteuningsplan van het Samenwerkingsverband V(S)O Nijmegen e.o. is vastgelegd dat er binnen het samenwerkingsverband gewerkt wordt met vier niveaus van ondersteuning: 1. Basisondersteuning op de reguliere vo-school. 2. Structurelere ondersteuning (wekelijks, maandelijks) op de eigen school met inzet van interne of externe specialisten. Op dit niveau wordt reeds gesproken van maatwerk. 3. Intensieve structurele vormen van ondersteuning op de eigen school (dagelijks, zeer vaak, langdurig) met inzet van interne of externe specialisten of extra ondersteuning op een andere school voor regulier vo (het Flex College, Rebound, Monnikskap, Sint Joris). Indien er sprake is van ondersteuning op niveau 3 stelt de school samen met de ouders een ontwikkelingsperspectief op. 4. Intensieve structurele extra ondersteuning op een school voor speciaal onderwijs. Het betreft dagelijkse of zelfs permanente ondersteuning, vergaande aanpassingen op bijna alle domeinen en ondersteuning in kleinere groepen en/of in een een-op-een-verhouding. De niveaus 3 en 4 worden gerekend tot de extra ondersteuning. Voordat wordt ingegaan op het aanvragen en toewijzen van deze vormen van extra ondersteuning, worden de vormen van ondersteuning op deze niveaus hieronder nader uitgewerkt. 1.1 Extra ondersteuning op niveau 3: ondersteuningspakketten De inzet van extra ondersteuning moet proportioneel zijn, dus in verhouding met de hulpvraag. Bij de beoordeling van de aanvraag dient ook nagegaan te worden of de maatregelen die school wil nemen adequaat zijn (passend bij de beperkingen en de onderwijsbehoefte) en effectief. De ondersteuningsbehoefte wordt daarom altijd zo concreet mogelijk geformuleerd in soort, in omvang van aantal uren en in benodigde expertise. De zwaarte van toe te kennen extra ondersteuning (niveau 3) hangt af van de antwoorden op de volgende drie vragen: 1. Wat is de omvang van de extra inzet 1 uitgedrukt in uren en euro's? Het aantal uren per week dat individuele ondersteuning wordt gegeven, wordt in principe gerelateerd aan de kosten die de school voor deze ondersteuning moet maken, tot een maximum van 5000,-. De aanvraag bevat in ieder geval een onderbouwde berekening. 1 Uitgangspunt is dat de school de ondersteuning op niveau 1 en 2 zelf bekostigd. 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 4 van 19
2. In welke mate is behoefte aan specifieke expertise en samenwerking met externe specialisten? Wanneer voor de ondersteuning specialistische kennis en vaardigheden vereist zijn waarover school niet beschikt, zullen deze zoveel als mogelijk vanuit het samenwerkingsverband cq. het ondersteuningsplatform worden geleverd, eventueel in natura. Indien de school zelf externe expertise wil inhuren bevat de aanvraag een offerte of begroting. 3. Hoeveel fysieke aanpassingen of hulpmiddelen en specifieke leermiddelen zijn noodzakelijk? Bij aanpassingen in school, aanschaf van hulpmiddelen of speciaal onderwijsmateriaal is een begroting of offerte noodzakelijk. Naast extra ondersteuning in de vorm van ondersteuningspakketten op niveau 3, kan ook besloten worden tot extra ondersteuning in de vorm van tijdelijke plaatsing op het Flex College (OPDC), Rebound, Monnikskap of Sint Joris. De leerling blijft dan ingeschreven op de reguliere school. Bij plaatsing geldt het principe Geld volgt Leerling. 1.2 Extra ondersteuning niveau 4: verwijzing naar VSO met toelaatbaarheidsverklaring (TLV) Bij het bepalen van de extra ondersteuning op niveau 4, moet rekening gehouden worden met enerzijds de behoeften van de leerling en de school, en anderzijds met het totaal beschikbare ondersteuningsbudget. Voordat een leerling ondersteund kan worden op niveau 4, moet er in principe sprake geweest zijn van ondersteuning op niveau 3. Er is een dus ontwikkelingsperspectief voorhanden. In voorkomende gevallen kan het echter noodzakelijk zijn om een leerling direct te verwijzen naar het vso. Hiermee wordt bijvoorbeeld voorkomen dat de leerling te maken krijgt met meerdere schoolwisselingen. Van belang hierbij is dat de aanvragende school beargumenteerd onderbouwd heeft (met verwijzing naar de relevante onderdelen van het ondersteuningsplan en het eigen schoolondersteuningsprofiel) waarom het niet mogelijk is de leerling op de eigen school op te vangen: binnen de basisondersteuning; met gebruikmaking van een arrangement voor extra ondersteuning. In de periode van 1 augustus 2014 tot 1 augustus 2015 zullen leerlingen in principe in het vso geplaatst worden op grond van de oude indeling in schoolsoorten, met de bijbehorende de drie prijscategorieën, te weten: TLV categorie 1 (laag) TLV categorie 2 (midden) TLV categorie 3 (hoog) cluster 4, langdurig zieke leerlingen, zeer moeilijk lerende leerlingen lichamelijk gehandicapte leerlingen meervoudig gehandicapte leerlingen IQ<70 met bijkomende (ernstige) motorische beperkingen en zeer geringe zelfredzaamheid en/of verzuim >25% IQ<35 met bijkomende (medische of psychiatrische) problematiek en een zeer beperkt gedragsrepertoire 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 5 van 19
IQ<20 IQ<70 met bijkomende ernstige psychiatrische problematiek In voorkomende gevallen kan, na overleg met de vso-school, hiervan worden afgeweken. De richtlijn EMB wordt in elk geval tot 1 augustus 2015 gehanteerd. In overleg met de scholen zal bepaald worden of en hoe voor zittende leerlingen de compensatiemaatregel AWBZ opnieuw zal worden toegepast. Mede op basis van monitoring zal een eerste evaluatie plaatsvinden in het voorjaar 2015. 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 6 van 19
2. Voorbereiding extra ondersteuning: het ondersteuningsplatform 2.1 Inleiding De voorbereiding en organisatie van de toewijzing van alle vormen van extra ondersteuning wordt binnen het samenwerkingsverband ondergebracht in het ondersteuningsplatform. Het ondersteuningsplatform is het eerste aanspreekpunt binnen het samenwerkingsverband als er (wellicht) sprake is van extra ondersteuning. Het ondersteuningsplatform is een onderdeel van de nieuw op te richten centrale dienst Ondersteuning & Advies van het samenwerkingsverband. Het platform beslist niet over de noodzakelijke extra ondersteuning: de uiteindelijk beslissing om extra ondersteuning of een toelaatbaarheidsverklaring (TLV) af te geven is belegd in de onafhankelijke Commissie voor Toewijzing Ondersteuning (CTO) binnen het samenwerkingsverband. In het ondersteuningsplan zijn de positionering en de relatie tot het overige beleid van het samenwerkingsverband beschreven. 2.2 Inrichting van het ondersteuningsplatform 2 2.2.1 Taken van het ondersteuningsplatform Taken van het ondersteuningsplatform zijn: Loketfunctie: het geven van voorlichting, informatie en ondersteuning aan ouders, leerlingen en scholen bij aanvragen voor extra ondersteuning, voor zover dit het schoolniveau overstijgt; Preventie, consultatie en advisering; Makelaar tussen de ondersteuningsvraag van de school/ leerling en de ondersteuning binnen het samenwerkingsverband (specifieke onderwijsondersteuning) en buiten het samenwerkingsverband (cluster 1, 2, epilepsie, mbo, jeugdhulp); Bemiddeling bij de plaatsing van moeilijk plaatsbare risicoleerlingen; (Handelingsgerichte) diagnostiek, voor zover dat niet al op school of elders is gebeurd, zo nodig in contact met het lokale netwerk van ondersteuning zoals de wijkgebonden toegangspoorten tot jeugdhulp; Voorbereiding van extra ondersteuning op niveau 3 (zowel op de reguliere school als bij tijdelijke plaatsing op een OPDC); Trajectbegeleiding voor school en ouders bij aanvragen voor extra ondersteuning of een toelaatbaarheidsverklaring; Adviseren aan de Commissie Toewijzing Ondersteuning over ondersteuningstoewijzing en de toelating tot het vso; Monitoren en regelmatig rapporteren aan de directie en het bestuur van het samenwerkingsverband over de toewijzingen. Dit ten behoeve van de bewaking van het budget en ten behoeve van beleid dat leidt tot verbetering van de basisondersteuning op de vo-scholen; Administratieve verwerking, registratie, dossierbeheer en archivering van de informatie en de activiteiten rond de leerlingen met een ondersteuningsbehoefte; 2 Zie ondersteuningsplan 3.7 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 7 van 19
Het doen van voorstellen ten aanzien van het inzetten van middelen voor experimenten en bijzondere situaties. 2.2.2 Functies binnen het ondersteuningsplatform Binnen het ondersteuningsplatform zijn verschillende functies te onderscheiden: Front office-medewerker De front office-medewerker vormt het secretariaat van het platform: beantwoording van telefoon, e-mails en het zorgvuldig registreren van stappen in de ondersteuningsroute zijn kerntaken voor het front office. De front office-medewerker kent de regels en de procedures en kan die uitleggen aan ouders, scholen en collega s. Daarnaast wijst deze medewerker de weg. Consulenten (3-tal) Het platform kent drie consulenten, ieder met specifieke expertise op drie relevante expertisegebieden: extra ondersteuning in het regulier vo, ondersteuning in cluster 3 en ondersteuning in cluster 4. De consulenten van het platform zijn in staat problemen snel te herkennen en te analyseren en kunnen handelingsgerichte antwoorden en adviezen geven. De medewerkers beschikken over kennis van de zorgstructuren van de scholen en zijn in staat om als trajectbegeleider een leerling/ ouders en school te begeleiden in het proces van toewijzing van extra ondersteuning. De consulenten zijn gezamenlijk verantwoordelijk en ondersteunen en bevragen elkaar. Specialisten Het ondersteuningsplatform kan zich - indien nodig - bij zeer specifieke vragen (op gebieden waarop de consulenten van het ondersteuningsplatform geen kennis en vaardigheden hebben) laten bijstaan door specialisten. Denkbaar is dat dit bijvoorbeeld op het gebied van ergotherapie of psychiatrische ziektebeelden is. Het ondersteuningsplatform wordt aangestuurd door het hoofd van de dienst Ondersteuning & Advies. 2.2.3 Dossiervorming Het ondersteuningsplatform werkt met een administratief protocol voor alle stappen in de ondersteuningsroute. Efficiënte (digitale) dossiervorming en registratie van gegevens en activiteiten is nodig voor: Het overzichtelijk kunnen volgen van de ontwikkelingen rond een leerling, ook over langere tijd. Alle betrokken medewerkers hebben direct toegang tot relevante informatie. Adviezen en onderliggende argumenten moeten transparant worden vastgelegd. Daardoor moet de besluitvorming helder te maken zijn voor ouders en scholen. Controle en sturing op kwaliteit en bedrijfsvoering. Registratie van werkzaamheden van het platform. Dit houdt in dat van elke leerling een digitaal dossier wordt bijgehouden waarin alle informatie eenduidig wordt vastgelegd. 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 8 van 19
2.2.4 Privacy Om privacy te waarborgen wordt er gewerkt op basis van het privacyreglement voor de consulenten ondersteuningsplatform en de leden van de Commissie Toewijzing en Ondersteuning (CTO) van het Samenwerkingsverband 2507 V(S)O Nijmegen e.o. Het privacyreglement is terug te vinden als bijlage bij dit document. 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 9 van 19
3. Werkwijze: de ondersteuningsroute Om te kunnen bepalen welke ondersteuning nodig is om in de ondersteuningsbehoefte van de leerling te voorzien, is het gesprek van een consulent uit het ondersteuningsplatform met school en ouders (en evt. leerling) uitgangspunt. In elk gesprek is het instrument de ondersteuningsbehoeftenmatrix de basis voor het bepalen van ondersteuningsbehoeften. Voor alle leerlingen met een ondersteuningsbehoefte die om aanpassing van het onderwijsprogramma vraagt, bepaalt de school een ontwikkelingsperspectief. Zonder ingevulde ondersteuningsbehoeftenmatrix en ontwikkelingsperspectief kan een leerling geen extra ondersteuning ontvangen. Het schema op de volgende pagina geeft weer hoe de route naar extra ondersteuning binnen het samenwerkingsverband is geregeld. De nummers in het stroomschema corresponderen met de toelichting op het schema. 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 10 van 19
3.1 Stroomschema ondersteuningsroute bij aanmelding op reguliere school START Leerling ingeschreven op VO-school Heeft de leerling extra ondersteuning nodig? Leerling volgt reguliere onderwijsprogramma matrixniveau 1+2 Extra ondersteuning nodig vanuit cluster 1/ 2? Inschakelen commissie van onderzoek (CTO) cluster 1 of 2 School vraagt advies bij ondersteuningsplatform Directe plaatsing op cluster 1 of 2 instelling bepaalde periode Arrangement: begeleiding van cluster 1 of 2 instelling in VO reguliere of speciaal onderwijs Kan de leerling alleen op matrix-niveau 4 een onderwijsprogramma volgen? Kan de school extra ondersteuning op matrixniveau 3 bieden? Zoeken naar andere reguliere school School stelt OPP op en dient bij CTO aanvraag in voor ondersteuning op matrixniveau 4 + School stelt OPP op en dient bij CTO aanvraag in voor ondersteuning op matrixniveau 3 Plaatsing op een andere reguliere school Plaatsing op een VSO school Zorgplicht gaat over naar de VSO-school Leerling blijft op reguliere school of tijdelijk in OPDC Zorgplicht gaat over naar een nieuwe school 140612 Ondersteuningstoewijzing DEF Pagina 11 van 19
3.2 Toelichting op de ondersteuningsroute De ondersteuningsroute in het samenwerkingsverband gaat uit van een sterke basisondersteuning op de reguliere vo-scholen. Extra ondersteuning vindt zoveel mogelijk plaats op de reguliere school. Scholen ontvangen hiertoe van het samenwerkingsverband een ondersteuningsbudget, waarmee zij de basisondersteuning, de orthopedagogische expertise (om te bepalen wat een leerling nodig heeft en de onderwijskundige interventies waarmee extra ondersteuning wordt gerealiseerd), kunnen bekostigen. Daarnaast krijgt elke vo-school vanuit het samenwerkingsverband vaste onderwijsondersteuners toegewezen die leerlingen en docenten met een ondersteuningsvraag kunnen helpen. Het gaat hier om ondersteuning op niveau 1 en 2 van de ondersteuningsbehoeftenmatrix. Tevens kan het platform handelingsgericht meedenken met scholen en ouders over de benodigde ondersteuning en kunnen zij helpen bij het aanvragen van extra ondersteuning (niveau 3 of niveau 4). Het ondersteuningsplatform is elke werkdag telefonisch bereikbaar van 8.30 uur tot 17.00 uur. De inschatting of extra ondersteuning op niveau 3 of 4 nodig is, wordt gedaan binnen het samenwerkingsverband aan de hand van de ondersteuningsbehoeftenmatrix. Door middel van deze matrix bepaalt de school, altijd in overleg met ouders/ leerling en het ondersteuningsplatform de behoefte aan extra ondersteuning. Wanneer er problemen zijn met een leerling, is de taak van de school om binnen het kader van de basisondersteuning: het probleem te bespreken met leerling en ouders; het probleem van de leerling te bespreken binnen het interne zorgoverleg (met terugkoppeling aan ouders/ leerling); de aanmelding bij het samenwerkingsverband (ondersteuningsplatform) te bespreken met de ouders; gebruik te maken van een zorgvuldig leerling-aannamebeleid en plaatsing op het juiste niveau; handelingsgerichte informatie over de leerontwikkeling en de ondersteuningsbehoefte te leveren; gebruik te maken van ondersteuning door ketenpartners; multidisciplinair overleg te voeren met ketenpartners, indien er problemen spelen op meerdere leefgebieden, t.b.v. brede analyse en afgestemde aanpak; gebruik te maken van de ondersteuning van onderwijsondersteuners (voormalig ambulant begeleiders uit cluster 3 en 4). Alle genoemde stappen dienen voor ouders en het samenwerkingsverband inzichtelijk te zijn vastgelegd in het (digitaal) leerlingvolgsysteem. Het gaat hier om ondersteuning op niveau 1 en 2 van de ondersteuningsbehoeftenmatrix. Indien de school niet zelf de ondersteuningsvraag van een leerling kan beantwoorden, kan een beroep worden gedaan op het samenwerkingsverband. Voor alle vragen over extra ondersteuning kunnen scholen terecht bij het ondersteuningsplatform. Het ondersteuningsplatform is het centrale orgaan van het samenwerkingsverband dat optreedt als gesprekspartner van scholen, vraagbaak voor ouders en als makelaar voor alle extra ondersteuning. De medewerkers van het platform kennen de ondersteuningsmogelijkheden in de hele regio, zowel van het regulier onderwijs als van de onderwijs-ondersteuners. De medewerkers van het platform kunnen gespecialiseerde onderwijsondersteuning inschakelen (bv. ondersteuning bij niet aangeboren hersenletsel of motorische remedial teaching), bemiddelen bij een ondersteuningsbehoefte in het kader van visuele of auditieve beperkingen (cluster 1 en 2) of de leerling bemiddelen naar een andere school met een geschikter schoolondersteuningsprofiel. Daarnaast behoort direct schakelen met de zorg tot de mogelijkheden, wanneer naast onderwijsondersteuning ook gespecialiseerde jeugdhulp nodig is. Naast een ingevulde ondersteuningsbehoeftematrix, moet uit het leerlingvolgsysteem blijken welke ondersteuning reeds geboden is voordat extra ondersteuning kan worden aangevraagd en door het samenwerkingsverband ingezet kan worden. Proces van aanvraag van extra ondersteuning: de reguliere school van de leerling vraagt extra ondersteuning aan bij de Commissie Toewijzing Ondersteuning (CTO) van het samenwerkingsverband. Deze commissie werkt onafhankelijk en oordeelt op basis van het leerlingdossier (met ingevulde ondersteuningsbehoeftenmatrix, informatie over de ontoereikendheid van de basisondersteuning en ontwikkelingsperspectief) over de vraag of de gevraagde extra ondersteuning bijdraagt aan de geformuleerde behoefte. Het advies van de consulent van het platform is hierbij richtinggevend. Daarnaast vindt een procedurele toets plaats. Indien school en ouders het niet eens zijn met een beslissing van de CTO, kan bezwaar worden gemaakt. Als er een aanvraag was ingediend voor een TLV (plaatsing vso) en deze onverhoopt niet wordt afgegeven, moet de school waar de leerling is aangemeld zoeken naar een andere passende plek voor de leerling. De zorgplicht blijft dan bij de aanmeldingsschool. Het ondersteuningsplatform van het samenwerkingsverband is behulpzaam bij het zoeken naar een passende plek, maar neemt de verantwoordelijkheid niet over. Ontwikkelingsperspectief. Indien blijkt dat de leerling als onderdeel van de ondersteuningsbehoefte een aangepast onderwijsprogramma nodig heeft, stelt de school in overleg met ouders een ontwikkelingsperspectief 1 op. Hierin staat het verwachte uitstroomniveau van de leerling. Daarnaast bevat het ontwikkelingsperspectief een weergave van de belemmerende en bevorderende factoren die van invloed zijn op het onderwijs aan de leerling 2. Ook wordt in het ontwikkelingsperspectief beschreven welke ondersteuning en begeleiding de leerling krijgt om dit uitstroomniveau te halen. Een ontwikkelingsperspectief is in elk geval nodig wanneer er sprake is van ondersteuning vanaf niveau 3. Het gaat hier immers om leerlingen die structureel (wekelijks/ dagelijks en gedurende langere tijd) extra ondersteuning nodig hebben. Over het ontwikkelingsperspectief moet op overeenstemming gericht overleg met de ouders worden gevoerd. Het is raadzaam om ouders in een vroegtijdig stadium te betrekken als er sprake wordt van extra ondersteuning. 1 Alle scholen gebruiken het format van het SWV 2 Art 15c wvo 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 12 van 19
4. Toekennen van extra ondersteuning: Commissie Toewijzing Ondersteuning (CTO) De beslissing om extra ondersteuning daadwerkelijk toe te wijzen is in een aparte onafhankelijke commissie belegd: de Commissie Toewijzing Ondersteuning (CTO). De CTO is belast met het afgeven van toelaatbaarheidsverklaringen voor het vso, het toekennen van ondersteuningspakketten, arrangementen (w.o. de toelaatbaarheid OPDC) op matrixniveau 3, het afgeven van adviezen POVO inzake Praktijkonderwijs (PrO) en leerwegondersteunend onderwijs (Lwoo). Daarnaast is de commissie belast met de herindicatie van leerlingen die momenteel nog in het vso zitten. Totaal wordt het aantal dossiers in het eerste jaar op ongeveer 2500 geschat. De deskundigen van de CTO leggen het advies (voorgenomen besluit) voor extra ondersteuning (matrixniveau 3) en de toelaatbaarheidsverklaring (TLV) voor het vso (matrixniveau 4) ter bekrachtiging voor aan de directeur van het Samenwerkingsverband V(S)O Nijmegen e.o. 4.1 Inrichting CTO Binnen de CTO zijn verschillende functies te onderscheiden. Samenstelling CTO De CTO kent een voorzitter. Overeenkomstig art. 15 inrichtingsbesluit wvo zijn, t.b.v. het wettelijk verplichte deskundigenadvies, deskundigen, een orthopedagoog of een psycholoog en afhankelijk van de problematiek van de leerling ten minste een tweede deskundige, te weten een kinder- of jeugdspycholoog, een pedagoog, een kinderpsychiater, een maatschappelijk werker of een arts. De tweede deskundige is op afroep beschikbaar. De voorzitter ziet er op toe dat er bij elk dossier een tweede deskundige is betrokken. Dit kan ook een deskundige zijn uit het ondersteuningsplatform. De CTO komt bijeen in een wekelijks overleg waarin zij besluiten nemen over de aanvragen voor extra ondersteuning (inclusief toelaatbaarheid/herindicatie vso) die op dat moment voorliggen. Het secretariaat van de CTO is belegd bij de frontofficemedewerker van het ondersteuningsplatform. Deze zorgt ervoor dat de vergaderingen van de CTO goed worden voorbereid. Het dossier met daarin de aanvraag wordt voorbereidt door het ondersteuningsplatform en voorzien van een advies van de consulent, aan de commissie aangeboden. In overleg met de voorzitter van de CTO stelt de frontofficemedewerker de agenda op, zorgt dat de dossierstukken op orde zijn en zorgt voor de administratie/ notulen van de vergadering en de schriftelijke communicatie over de beslissing van de CTO richting ouders en school. 4.2 Aanmelding/ beslissing toewijzingen, toelatingen, arrangementen In de komende weken zal de exacte werkwijze/procedure nog nader worden uitgewerkt. Hierbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Uitgangspunt bij het nemen van een beslissing over extra ondersteuning is de onderwijsbehoefte van de leerling. 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 13 van 19
Het door een school voor voortgezet (speciaal) onderwijs aanmelden van een leerling bij de CTO voor de beoordeling van toekenning van arrangementen of een toelatingsverklaring voor het voortgezet speciaal onderwijs, vindt plaats door middel van een aanmeldingsformulier van de CTO. Het aanmeldingsformulier gaat tenminste vergezeld van een advies van het ondersteuningsplatform en het leerlingdossier. De voorzitter stelt de aanvragende school - uiterlijk binnen een week na afronding van de advisering door de CTO - schriftelijk op de hoogte van het uitgebrachte advies en de op grond daarvan genomen beslissing. De school stelt op haar beurt de ouders op de hoogte. 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 14 van 19
Bijlage 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 15 van 19
Privacyreglement voor de consulenten ondersteuningsplatform en de leden van de Commissie Toewijzing Ondersteuning (CTO) van het Samenwerkingsverband 2507 V(S)O Nijmegen e.o. Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: OSP: Ondersteuningsplatform CTO: Commissie voor Toewijzing en Ondersteuning van het Samenwerkingsverband 2507 V(S)O Nijmegen e.o. houder: Leden van de CTO en frontoffice medewerker bewerker: de natuurlijke persoon, niet zijnde de houder, die het geheel of een gedeelte van de apparatuur of het fysieke systeem onder zich heeft waarmee de registratie wordt gevoerd geregistreerde: degene zoals genoemd in art. 4 over wie de registratie gegevens bevat persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon registratie: het geautomatiseerde of fysieke systeem of de combinatie daarvan dat door de OSP/CTO wordt aangehouden, waarin persoonsgegevens zijn opgenomen van de personen genoemd in art. 4 Artikel 2 Doel van de registratie De registratie heeft ten doel: a. als bron van informatie te dienen ten behoeve van het OSP/CTO de beoordeling of plaatsing van een leerling op een (speciale) school voor voortgezet onderwijs of het toekennen van ondersteuningsarrangementen of adviezen (anders dan regulier onderwijs), noodzakelijk is/zijn en ten behoeve van adviseurs die daarbij betrokken zijn b. als bron van informatie te dienen bij de behandeling van bezwaarschriftprocedures door de OSP/CTO en ten behoeve van adviseurs die daarbij betrokken worden en voor het voeren van administratiefrechtelijke procedures in geval van beroep tegen een beslissing van de OSP/CTO op een bezwaarschrift en in geval van hoger beroep c. als bron van informatie te dienen ten behoeve van de OSP/CTO bij haar advisering ten behoeve van de te bieden ondersteuning aan een leerling Artikel 3 Verantwoordelijkheid van de houder a. De houder van de registratie is verantwoordelijk voor de werking van de registratie overeenkomstig de bepalingen van de Wet Persoonsregistraties, de daarop gebaseerde Koninklijke Besluiten en dit reglement. b. De houder treft daartoe de nodige voorzieningen, waaronder in elk geval zodanige opslag van gegevens dat deze niet voor onbevoegden toegankelijk zijn. 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 16 van 19
Artikel 4 Categorieën van personen in de registratie In de registratie worden uitsluitend gegevens opgenomen over: a. Leerlingen die voor beoordeling van de noodzaak van plaatsing op het vso bij de OSP/CTO zijn aangemeld. b. Leerlingen die voor een ondersteuningsarrangement c.q. advisering bij de OSP/CTO zijn aangemeld. c. Familieleden of andere personen uit de omgeving van deze leerlingen, voor zover de gegevens in redelijkheid relevant zijn te achten voor de beoordeling of advisering door de OSP/CTO. Artikel 5 Opneming van gegevens a. Omtrent de personen, bedoeld in art. 4, kunnen uitsluitend gegevens worden opgenomen voor zover verstrekt door de geregistreerde, diens wettelijk vertegenwoordiger, de school die de leerling bezoekt, bevoegde overheidsorganen, deskundigen of deskundige instanties en voor zover toegestaan op grond van het besluit gevoelige gegevens. Andere dan de in de eerste volzin bedoelde gegevens kunnen worden opgenomen indien de geregistreerde of zijn wettelijk vertegenwoordiger daarmee instemt en voor zover dat tevens noodzakelijk is voor de doelstellingen van de registratie. b. In alle gevallen worden in de registratie uitsluitend gegevens opgenomen die dienstig kunnen zijn ter verwezenlijking van het doel van de registratie. c. De houder doet mededeling aan de geregistreerde over de aanmelding. Artikel 6 Verwijdering van gegevens De gegevens bedoeld in art. 5 worden uit de registratie verwijderd 3 jaar nadat de door de OSP/CTO gegeven Toelaatbaarheidsverklaring (TLV) voor het vso, ondersteuningsarrangement c.q. advies, onherroepelijk is geworden. Artikel 7 Inzagerecht geregistreerde a. In de loop van een beoordelingsprocedure worden de gegevens (behoudens persoonlijke aantekeningen van OSP/CTO-leden), aan de aangemelde leerling of zijn wettelijk vertegenwoordiger op schriftelijk verzoek beschikbaar gesteld. b. Het in het eerste lid bepaalde lijdt uitzondering voor zover zwaarwegende belangen betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een geregistreerde zich tegen beschikbaarstelling verzetten. c. Indien een geregistreerde daarom schriftelijk verzoekt, stelt de houder de verzoeker binnen een maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk een volledig overzicht van de hem betreffende persoonsgegevens ter beschikking met inlichtingen over de herkomst. d. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de houder aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. e. De houder kan weigeren aan het verzoek, bedoeld in het eerste lid, te voldoen, voor zover dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van aanwijzingen gegeven door een daartoe bevoegd overheidsgezag. 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 17 van 19
f. Het bepaalde in de voorgaande leden is van overeenkomstige toepassing als het geregistreerde gegevens betreft ten aanzien van een uit te brengen advies over een bij de OSP/CTO aangemelde leerling. Artikel 8 Correctie van onvolledige of onjuiste gegevens a. Verzoeken om verbetering, verwijdering of aanvulling van de in de registratie opgenomen gegevens, worden schriftelijk ingediend door degene op wie de desbetreffende gegevens persoonlijk betrekking hebben of zijn gemachtigde. b. Gemachtigden dienen een schriftelijke machtiging over te leggen. c. De indiener van het in het eerste lid bedoelde verzoek wordt, na beslissing voor of namens de houder, binnen zestig (60) kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek schriftelijk medegedeeld, of, en zo ja, welke verbetering, verwijdering of aanvulling heeft plaatsgevonden. d. Indien blijkt dat bepaalde gegevens onjuist zijn of ten onrechte in de registratie zijn opgenomen, vindt binnen dertig (30) kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek verbetering of verwijdering van die gegevens plaats. e. Indien blijkt dat bepaalde gegevens ten onrechte in de registratie ontbreken, vindt binnen dertig (30) kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek aanvulling van opgenomen gegevens plaats. f. De op basis van dit artikel uit de registratie verwijderde gegevens worden door de secretaris onmiddellijk vernietigd, onder verantwoordelijkheid van de houder. De bij een aanmeldingsprocedure betrokken partijen worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Artikel 9 Toegang tot de registratie a. De houder kan uitsluitend rechtstreekse toegang verlenen tot de in de registratie opgenomen gegevens aan de voorzitter en de secretaris van de CTO. b. De houder kan aan de overige leden van de CTO en aan de bewerker toegang verlenen tot de in de registratie opgenomen gegevens in overleg met de voorzitter van de CTO. c. De houder kan eveneens rechtstreekse toegang verlenen tot de in de registratie opgenomen gegevens aan diegene aan wie krachtens wettelijk voorschrift deze toegang dient te worden verleend, echter niet dan na deugdelijke legitimatie. d. Aan anderen dan de in de leden 1, 2 en 3 bedoelde personen en instanties wordt geen rechtstreekse toegang tot de in de registratie opgenomen gegevens verleend. Artikel 10 Verstrekking van gegevens aan derden a. De houder kan gegevens uit de registratie waaraan informatie over individuele personen kan worden ontleend aan anderen dan de in art. 7 en 9 bedoelde personen en instanties uitsluitend verstrekken indien en voor zover: de houder daartoe op grond van enige wettelijke bepaling verplicht of de geregistreerde op wie de te verstrekken gegevens betrekking hebben daarmee hebben ingestemd blijkens een schriftelijke machtiging. b. De in het eerste lid bedoelde gegevens worden eerst verstrekt na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker op diens schriftelijk verzoek. 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 18 van 19
c. Van de verstrekking van gegevens als bedoeld in het eerste lid houdt de houder deugdelijk aantekening. Artikel 11 Mededeling van verstrekking De houder deelt de geregistreerde op diens verzoek schriftelijk binnen een mede of hem betreffende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt. 140612 Ondersteuningstoewijzing Pagina 19 van 19