Jan Bos Versie 24 februari Transformatie Jeugdzorg Groningen Programmaplan TJZG 2.0: derde fase uitvoering en implementatie 1. Inleiding Het programma Transformatie Jeugdzorg Groningen (TJZG) heeft zich tot en met oktober 2013 gericht op het formuleren van kaders en uitgangspunten. Dit heeft geresulteerd in een Regionaal Transitie Arrangement (RTA) en het Groninger Functioneel Model. Deze zijn vastgesteld in de Stuurgroep vergadering van oktober 2013 en bekrachtigd door de afzonderlijke colleges van B&W en de raden van de 23 Groninger gemeenten. Hierop volgde een nieuwe fase, die zich concentreerde op het inhoudelijk uitwerken van de uitgangspunten en het voorbereiden op de daadwerkelijke uitvoering. Dit heeft eind januari 2014 geresulteerd in een Transformatieagenda, met een hoofdlijnennotitie Inrichting en inkoop jeugdstelsel Groningen en een notitie Contouren jeugdstelsel Groningen. De uitkomsten van deze fase worden in de Stuurgroep vergadering van 13 februari 2014 gepresenteerd en verder uitgewerkt in een notitie, die bedoeld is voor besluitvorming voor de 23 gemeenten. Nu breekt een nieuwe fase aan, die gericht is op de uitvoering en implementatie van de gemaakte keuzes in de Transformatie Agenda. In termen van de routekaart is stap 5 (invoering) aangebroken. In het routeplan staat daarbij als datum 1 januari 2015. Echter op die datum moet de invoering een feit zijn. Het voorliggende programmaplan TJZG 2.0 beschrijft de resultaten die deze volgende fase moet opleveren en de uitgangspunten die hierbij gelden. Daarna komt de organisatie van het programma aan de orde en de intentie om een Kwartiermakersteam in het leven te roepen. Dan volgt een omschrijving van de activiteiten/projecten die uitgevoerd dienen te worden om de beoogde resultaten te bereiken. Een aantal projecten wordt samen met het programma Wmo-AWBZ opgepakt. Alle projecten worden verdeeld over de kwartiermakers. Het plan sluit af met een tijdsplanning, een kostenoverzicht en een risicoanalyse. Om snel door te kunnen met het vervolg vindt een nadere uitwerking van de projecten in concrete projectplannen pas plaats nadat de Stuurgroep dit programmaplan TJZG 2.0 heeft vastgesteld. De kwartiermakers werken de projecten verder uit waarbij dit programmaplan 2.0 als basis dient. Mogelijk nieuwe ontwikkelingen en voortschrijdend inzicht worden bij de uitwerking van de projecten meegenomen. De uiteindelijke lijst van projecten kan daarom op onderdelen verschillen van de lijst die nu is opgenomen in dit plan. 1
2. Resultaten en uitgangspunten 2.1. Stand van zaken en resultaten De uitvoering van het programma TJZG kent een aantal aandachtspunten. De meest in het oog springende is de uitvoering van het Regionaal Transitie Arrangement (RTA). De benodigde helderheid in de landelijke budgetten is pas in december door het ministerie gegeven. De Stuurgroep heeft daarop in haar eerste vergadering in 2014 op 17 januari een knoop doorgehakt. De afronding van het RTA kan nu opgepakt worden. Deze stap is nodig alvorens overgegaan kan worden tot de inkoop van jeugdhulp voor 2015. De voorbereiding van het inkoopproces is nu in volle gang. Tegelijkertijd is de beslissing genomen om het project Contractering en inkoop 2015 en het inrichten van de inkooporganisatie aan elkaar te koppelen om zodoende geen hik in de voortgang van het proces te krijgen, maar direct door te pakken. Ondertussen is er een inhoudelijke uitwerking van het Groninger Functioneel Model opgesteld. Deze uitwerking is in een afrondende fase. Ten behoeve van het inkoopproces vindt nog een kwantificering plaats van deze uitwerking. Omdat er nu veel projecten tegelijkertijd gaan lopen die allen voldoende aansturing vragen en onderling met elkaar in verbinding moeten blijven en daarbij in een beperkte tijdspanne uitgevoerd worden, moet het programmamanagement versterkt worden. Verderop wordt dit uitgewerkt in een Kwartiermakersteam. Daarnaast is de inzet van medewerkers in de projecten kwetsbaar. Deze medewerkers hebben namelijk ook werkzaamheden in hun eigen functie die aandacht vragen. Dit leidt af en toe tot knelpunten. Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden over de inzet van medewerkers in de projecten. Daarbij is een goede planning van de projecten van belang. Naarmate de planning en beheersing beter is, kunnen medewerkers hun werk beter plannen en daarmee pieken in de belasting voorkomen. Aan de andere kant dienen de gemeenten van waaruit de medewerkers worden ingezet ook ruimte te maken in de agenda van de medewerkers zodat inzet mogelijk is. Er wordt daarom een klankbordgroep van gemeente secretarissen ingesteld waarmee vraagstukken rondom capaciteitsinzet besproken en aangepakt kunnen worden. De deadlines voor de transitie zijn strak. Op 1 januari dient de bestuurlijke samenwerking en de ambtelijke uitvoering operationeel te zijn en dienen de inkoopprocessen voor 2015 afgerond te zijn in contracten. De doelen van het programma TJGZ 2.0 zijn: - Het sluiten van inkoopcontracten voor 2015 - Een operationele bestuurlijke samenwerking 2015 - Een operationele ambtelijke uitvoering voor 2015 - Het uitwerken van de transformatie agenda - Het zorgdragen voor een robuuste programma organisatie 2
2.2 Uitgangspunten Dit projectplan kent de volgende uitgangspunten: - Transitie en transformatie - Programma organisatie door ontwikkelen naar centrale uitvoeringsorganisatie in relatie tot goed toegeruste lokale uitvoeringsorganisaties. - Afstemming tussen decentralisaties noodzakelijk - Goed opdrachtgeverschap in relatie tot de opdrachtnemers Transitie en transformatie In het programma TJZG is sprake van een transitie en van een transformatie. De transitie betreft de overgang van de budgetten en de verantwoordelijkheid van de zorg voor de jeugd naar de gemeenten. Deze verantwoordelijkheid betreft zowel de beleidsmatige aansturing als de uitvoering. De transformatie betreft de hervorming van het jeugdstelsel. De transitie gaat in op 1 januari 2015. Een deel van de programma activiteiten is erop gericht te zorgen dat de gemeenten op 31 december 2014 klaar zijn om de verantwoordelijkheden te dragen en het jeugdstelsel aan te sturen. De transformatie moet uiterlijk 1 januari 2018 zijn afgerond, zoals is afgesproken in het RTA Groningen 1. Omdat de deadline hiervoor later ligt dan voor de transitieopgaven is in het programma een onderscheid gemaakt tussen projecten gericht op transitie en projecten gericht op transformatie. Tegelijkertijd is er in het RTA afgesproken dat 10% van het budget voor 2015 ingezet wordt voor innovatie (dat wil zeggen transformatie). Transitie en transformatie hebben daarom dus ook gezamenlijke elementen. Het moge duidelijk zijn dat het gaat om een dunne scheidslijn tussen de transitieprojecten en de transformatieprojecten. Veel activiteiten zijn zowel voor het ene als voor het andere nodig. Om het programma beheersbaar te houden, wordt het onderscheid tussen transitie en transformatie toch gemaakt. Programmaorganisatie doorontwikkelen naar regionale inkooporganisatie In het programma wordt een onderscheid gemaakt tussen lokaal niveau en regionaal niveau. Het lokale niveau is de afzonderlijke gemeente. Het kan ook zijn dat gemeenten samenwerken in een subregio of cluster. Onder regionaal niveau wordt verstaan de 23 Groningse gemeenten samen (Nederland is in de jeugdzorg ingedeeld in 41 regio s. De gemeenten in Groningen vormen samen een regio). Om de transitie te laten slagen, moeten er regionaal zaken uitgewerkt worden, maar ook lokaal. Deze lokale uitwerkingen moeten de afzonderlijke gemeenten zelf, of in subregionaal verband, oppakken. Het programma TJZG richt zich primair op het realiseren van de doelen op regionaal niveau. Vanuit het programma worden ook handvatten geboden voor de inrichting van de lokale (of subregionale) uitvoeringsorganisaties, voor het opstellen van de gemeentelijke verordeningen en meerjarenbeleidsplannen etc. Het lokaal uitwerken van deze onderwerpen blijft echter de verantwoordelijkheid van het lokale niveau. 1 Bepaalde processen van de transformatie gaan ook na 2018 door. Cultuurverandering bijvoorbeeld vraagt meer tijd. 3
Er zullen daarom op lokaal niveau uitvoeringsorganisaties ingericht moeten worden. Ter ondersteuning daarvan wordt er een regionale inkooporganisatie (RIGG: Regionaal Inkooporgaan Groninger Gemeenten) opgericht. Onder lokale uitvoeringsorganisaties worden niet verstaan de wijkteams, CJGs, basisteams etc. Deze maken deel uit van het jeugdstelsel. Onder lokale uitvoeringsorganisaties wordt wel verstaan het geheel aan activiteiten op het gebied van beleid, inkoop, monitoring, verantwoordingsprocessen om te kunnen sturen in het stelsel. De RIGG ondersteunt deze lokale uitvoeringsorganisaties. Het RIGG kent daartoe de volgende drie hoofdtaken: - Programmering en advisering. Op grond van een (markt)analyse van aanbieders, aantallen cliënten en interventies worden trends bijgehouden en adviezen gegeven aan gemeenten over de ontwikkeling van het aanbod van ondersteuning, hulp en zorg conform de doelen van de beleid aangaande de transformatie. Dit omvat ook het identificeren van en het contact leggen met mogelijk nieuwe aanbieders met een interessant complementair of vernieuwend aanbod. Daarnaast vindt op grond van de beleidsuitspraken van gemeenten een programmering plaats van de zorg die daaruit voortvloeiend regionaal ingekocht moet worden. - Contractering, contractbeheer en budgetbewaking. Onderhandelingen over regionale contracten en het contractbeheer vinden centraal (op regioniveau) plaats. Daarnaast is er sprake van budgetbewaking, dus het volgen van het tempo waarin de budgetten wel of niet uitgeput raken (met het risico van onderbenutting van capaciteit dan wel van wachtlijsten). Budgetbewaking ligt zowel op het niveau van regio als de subregio (in clusters samenwerkende lokale gemeenten). Voor het laatste worden bij het RIGG subregionaal werkende kwaliteits- en budgetfunctionarissen aangesteld. Deze subregionale budgetbewaking is mede ter ondersteuning van de gemeenten. Desgewenst worden gemeenten geadviseerd bij het formuleren van hun lokale beleid en lokale contracten. - Kwaliteitsbewaking en methodiekontwikkeling. De samenhang van het jeugdstelsel behoeft een integrale werkwijze wat betreft kwaliteitszorg, prestatiemeting en methodiek. Bij de contractering moet hiermee ook rekening worden gehouden. Voorkomen moet worden dat aan de ene kant een programma organisatie actief is en aan de andere kant een regionale inkooporganisatie uitgerold wordt die naast de programmaorganisatie werkt. Daarom is ervoor gekozen de programma organisatie zodanig in te richten, dat deze door ontwikkelt naar de regionale inkooporganisatie. Concreet betekent dit dat de kern van de programma organisatie gevormd wordt door een team van kwartiermakers. Dit kwartiermakers team stuurt de projecten van de programma organisatie aan en verbindt ze met elkaar. De projecten gaan daarbij in de loop van het jaar steeds meer over in of worden vervangen door reguliere activiteiten van de nieuwe Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten (RIGG). Er dient daarom zo spoedig mogelijk besluiten genomen te worden over het RIGG. Afstemming tussen decentralisaties Op een aantal onderwerpen is afstemming mogelijk en nodig tussen de decentralisatie van de Wmo-AWBZ, de decentralisatie van de jeugdzorg en het passend onderwijs. In projecten waar dit aan de orde is, wordt een koppeling gemaakt en wordt het project 4
samen uitgevoerd. Over de aansturing van deze gezamenlijke projecten en de samenstelling van de projectgroepen maken de programmamanagers Jeugd en AWBZ nog nadere afspraken. De volgende onderwerpen worden in ieder geval samen met het programma AWBZ opgepakt: - Contractering, inkoop en bedrijfsvoering - Uitwerking bijzondere groepen - Vervoer - Samenwerking en afstemming met zorgkantoor Menzis - Kwaliteitscriteria Deze lijst wordt, na overleg tussen de programmamanagers Jeugd en AWBZ, mogelijk nog uitgebreid met: - Handvatten PGB-beleid - Handvatten lokale uitvoeringsorganisatie - Handvatten voor lokale toegang en voor lokale opgave tot samenwerken met huisartsen De afstemming met passend onderwijs is ook van belang, omdat het passend onderwijs met ingang van augustus 2014 ingevoerd wordt.. Het is vooral belangrijk om lokaal met het onderwijs goed af te stemmen over de hulp en ondersteuning aan jongeren, in en buiten de school. Vanuit passend onderwijs als vanuit de Groninger jeugdzorg gezien, gaat het immers om dezelfde jongeren en gezinnen. Goed opdrachtgeverschap in relatie tot de opdrachtnemers Willen de gemeenten goede opdrachtgevers zijn en willen de aanbieders goede opdrachtnemers zijn, dan dient er goed contact te zijn, waarin duidelijk wordt wat de gemeenten willen en wat de aanbieders kunnen aanbieden. In de totstandkoming van het RTA en de Transformatie agenda is gebleken dat het zeer waardevol is om in vormen van co-creatie te werken met elkaar. Het programma besteedt daarom aandacht aan de samenwerking tussen gemeenten en aanbieders. Dit komt onder andere tot uiting in het verzoek aan aanbieders om te participeren in projecten en in het gezamenlijk optrekken in de inkoop. We gaan ervan uit dat ook aanbieders capaciteit leveren om de uitvoering van het programma mogelijk te maken. Voor een aantal projecten is de inbreng van aanbieders direct noodzakelijk. Daarnaast kan men ook denken aan een afstemming tussen enerzijds de proposities die de aanbieders in samenwerking met elkaar aan het ontwikkelen zijn en anderzijds de inzichten die bij de gemeenten ontstaan over wat men nodig heeft. Dit is meer gericht op de transformatie, maar kan al een rol spelen bij het beslissen over het transformatiebudget van 10% voor 2015. 5
3. Organisatie van het programma 3.1 Kwartiermakersteam De omslag van beleidsformulering naar uitvoering is altijd een kwetsbaar moment, omdat ergens de stap genomen moet worden van niet verder zoeken naar zekerheid, naar het gewoon maar gaan doen. Met name in de inhoudelijke uitwerking van het jeugdstelsel blijven altijd vragen en onzekerheden. In het programma Transformatie Jeugdzorg is dit moment extra lastig, omdat nog niet helemaal zeker is of in 2014 voldoende middelen voorhanden zijn om deze stap naar uitvoering te maken. Tegelijkertijd is sprake van een hoge tijdsdruk. Op 1 januari 2015 moet de implementatie van de transitie afgerond zijn en moet de uitvoering operationeel zijn op regionaal en lokaal niveau. Voor de transformatie en de hervorming van het jeugdstelsel hebben we tot 2018 genomen. Dat wil niet zeggen dat de transformatie daarna niet doorgaat. Immers sommige trajecten (zoals cultuurverandering) vragen nog meer tijd. De fase van uitvoering vraagt een andere nadruk in de sturing. Er zal minder gestuurd moeten worden op doel zoeken en meer op doelrealisatie. Tot op dit moment is de bemensing van het programma sterk gefocust geweest op beleidsexpertise. Dit was ook conform de fase waarin het programma zich bevond. We gaan nu naar een fase waarin er meer project- en programmamanagement vaardigheden nodig zijn om focus op de doelrealisatie te versterken. Zoals bij de uitgangspunten staat omschreven, wordt voorgesteld een Kwartiermakersteam in het leven te roepen, als kern van de programmaorganisatie en als trekker van het programma. De leden van dit team zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het programmaplan TJZG 2.0. Vanuit deze verantwoordelijkheid geven ze samen sturing aan de projecten. Daarbij ligt het voor de hand om de projecten te verdelen over de verschillende leden van het team. Deze verdeling komt terug in hoofdstuk 5. 3.2 Voorwaarden en verantwoordelijkheden Het Kwartiermakersteam dient een robuust team te zijn. Dit betekent dat de teamleden aan de volgende voorwaarden moeten voldoen: - zij hebben voldoende tijd om samen het programma aan te sturen, idealiter 32 uur of meer per week; - zij kunnen de samenhang bewaken; - zij hebben voldoende helicopterview om meerdere projecten te kunnen trekken c.q. projectleiders aan te sturen. Het Kwartiermakersteam moet zo samengesteld zijn dat men elkaar kan vervangen wanneer dit nodig is. Hiermee wordt de continuïteit van het programmamanagement geborgd. Het Kwartiermakersteam is verantwoordelijk voor de geleidelijke doorontwikkeling van de programmaorganisatie naar de regionale inkooporganisatie. Randvoorwaarde hierbij is dat er zo spoedig mogelijk een bedrijfsplan beschikbaar is van de nieuwe Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten (RIGG). Op grond van dit bedrijfsplan kunnen uitkomsten van TJZG-projecten, indien van toepassing, worden 6
overgeheveld naar het RIGG. Het opstellen van een bedrijfsplan voor het RIGG en het nemen van beslissingen hierover dient daarom zo spoedig mogelijk plaats te vinden. Zodra de mogelijkheid er is om medewerkers in het RIGG te plaatsen, wordt hier een extra dimensie aan toegevoegd, namelijk overdracht van projectactiviteiten aan medewerkers van het RIGG. 3.3 Samenstelling van het Kwartiermakersteam Het Kwartiermakersteam wordt als volgt samengesteld: - programmamanager (Jan Bos) - kwartiermaker Inkoop (Gert Dekker) - kwartiermaker Financiën & Inrichting ondersteunende processen (vacature) - kwartiermaker Transformatieprocessen/transformatiemanager (vacature) - Programmacontroller (vacature) Programmamanager De programmamanager is eindverantwoordelijk voor het programma en geeft leiding aan het Kwartiermakersteam. Hij is trekker van enkele algemene projecten en zorgt voor overall afstemming met het programma AWBZ. Het is zaak te zorgen dat in de loop van het jaar steeds meer overgedragen wordt uit het takenpakket van de programmamanager, zodat deze functie aan het eind van het jaar overbodig is geworden. Kwartiermaker Inkoop De kwartiermaker Inkoop is binnen het team verantwoordelijk voor het inkoopproces voor 2015 en de operationalisering van het RIGG. Kwartiermaker Financiën & Inrichting ondersteunende processen De kwartiermaker Financiën en Inrichting ondersteunende processen is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen/maken van (administratieve) informatie, die nodig is om het RIGG te kunnen laten functioneren in relatie tot en ter ondersteuning van de lokale uitvoeringsorganisaties. De kwartiermakers Inkoop en Financiën & Inrichting ondersteunende processen trekken de projecten die gericht zijn op de transitie op 1 januari 2105. Kwartiermaker Transformatieprocessen De kwartiermaker Transformatieprocessen zorgt voor de verdere ontwikkeling en uitvoering van de Transformatieagenda en trekt de projecten die gericht zijn op de transformatie. Hij of zij fungeert tevens als aanspreekpunt voor vernieuwingsprojecten die door aanbieders worden aangedragen. Programmacontroller Door de tijdsdruk kunnen er beslissingen in het Kwartiermakersteam genomen worden die wel snel ingevoerd kunnen worden, maar niet altijd het meest effectief zijn c.q. niet passen binnen de beschikbare budgetten. Er wordt daarom aan het team een financiële controller toegevoegd die als taak heeft kritisch mee te kijken naar de gekozen oplossingen. Zijn de oplossingen effectief en passen ze binnen het budget? De programmacontroller brengt periodiek verslag uit aan de klankbordgroep van 7
gemeentesecretarissen over de uitputting van budgetten tbv de inkoop en de uitvoering van het programma. 3.4 Opdracht, organisatie en bemensing Het Kwartiermakersteam is een tijdelijke krachtenbundeling. Het is niet het MT i.o. van de RIGG. Eerst moet besluitvorming in de colleges over de RIGG plaats vinden waarna het RIGG uitgewerkt kan worden en kan worden bezien welke functies daarbinnen ontstaan en wie daarop geplaatst worden. Het Kwartiermakersteam heeft als opdracht dit proces te trekken en het RIGG te vullen. Ook hun eigen verantwoordelijkheden worden dus ter zijner tijd overgedragen aan het RIGG. Het Kwartiermakersteam is de kern van de programmaorganisatie. Bemensing vindt plaats via detachering met vergoeding vanuit het programma, of - indien medewerkers van buiten worden aangetrokken - via tijdelijke contracten. 3.5 Klankbordgroep vanuit gemeente secretarissen De Stuurgroep blijft net als voorheen bestaan uit wethouders die de verschillende subregio s vertegenwoordigen. Gezien de omslag naar uitvoering is het wel nodig om aanvullend op de Stuurgroep een klankbordgroep van gemeentesecretarissen in te stellen. Zij zijn namelijk straks verantwoordelijk voor de lokale uitvoering en de verbinding met de regionale inkooporganisatie. De programmamanager bespreekt met deze klankbordgroep producten van projecten en knelpunten in de bemensing van het programma. In beide zaken is veelal sprake van urgentie gezien de korte doorlooptijd van het programma. De klankbordgroepdient daarom snel te kunnen opereren. De klankbordgroep moet daarom mandaat hebben van de andere gemeentesecretarissen om ter plekke knopen door te hakken. 8
4. Projecten ten behoeve van de transitie: tot en met 1 januari 2015 Afbakening regionale opgaven en lokale opgaven (Het is belangrijk op korte termijn helder te maken wat het programma regionaal voorbereid/oppakt en wat lokaal door de gemeenten zelf moet worden gedaan. Dit betreft onderdelen van het nieuwe jeugdstelsel die lokaal vorm moeten krijgen, maar ook lokale gemeentelijk uitvoeringsorganisaties die het nieuwe jeugdstelsel moeten beheren.) - Op grond van het Groninger Functioneel Model en de transformatie agenda een overzicht maken zodat voor elke gemeente helder is wat regionaal wordt opgepakt en wat lokaal moet worden opgepakt. - Afstemming hierover organiseren met lokale programmamanagers uit de subregio s of de afzonderlijke gemeenten - Overzicht van de punten waarover de raad een besluit moet nemen - Bouwstenen tbv collegebesluit en raadsbesluit Afspraken met aanbieders ter afronding RTA - afspraken LWI (Landelijke Werkende Instellingen) - afspraken bovenregionaal - afspraken met zorgaanbieders regionaal - afspraken met zorgaanbieders lokaal Opheffing BJZ en onderbrenging huidige BJZ-taken in nieuw stelsel - Advies en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK) - Toegang - Jeugdbescherming en jeugdreclassering (JB/JR) - Crisis (spoedzorg en 24 uurs bereikbaarheid) Handvatten lokale verordening en meerjarenbeleidsplan - Voor die onderwerpen waarop de gemeenten beleid moeten voeren handvatten bieden - modelverordening komt vanuit VNG in april - handvatten voor beleidsverkenning gemeenten bieden Handvatten voor lokale uitvoeringsorganisatie - Handvatten voor de lokale uitvoeringsorganisaties als onderdeel van de gemeentelijke organisaties. Deze dienen ook om de inrichting van het RIGG verder vorm te kunnen geven. - Afstemmen met lokale programmamanagers en gemeentesecretarissen - Afstemmen met programma AWBZ Handvatten voor lokale toegang en voor lokale opgave tot samenwerken met huisartsen - Uit de transformatie agenda komen handvatten voor de lokale toegang als onderdeel van het jeugdstelsel. - De plek van de huisartsen in het jeugdzorgstelsel is belangrijk. Het maken van afspraken hierover is een lokale aangelegenheid. Vanuit het programma worden handvatten geboden die helpen om deze afspraken te maken. 9
Handvatten lokaal PGB beleid - Onderzoek door CMO: hoe is de huidige situatie rondom de PGB's? - Onderzoek door Intraval: hoe is het zo gekomen? - Opstellen handvatten: wat is er aan te doen? - Afstemming met programma AWBZ Bestuurlijke samenwerking in GR Publieke Gezondheid en Zorg - keuzes maken (bestuurscommissie, taken en mandaat of delegatie van besluitvorming, ophanging RIGG) - bedrijfsplan RIGG - collegebesluit en raadstoestemming - uitvoeren collegebesluit Oprichting RIGG - bedrijfsplan maken o programmering en advisering o contractering, contractmanagement en budgetbewaking o kwaliteitsbewaking en methodiekontwikkeling (incl. Programmaraad) - besluitvorming in collegebesluit over Jeugdzorg in GR-PGZ o bedrijfsplan o verdeling kosten RIGG over gemeenten o juridische vormgeving en positie RIGG - plaatsingsproces medewerkers maken en uitvoeren Contractering en inkoop 2015 - plan van aanpak inkoop opstellen en uitvoeren - kwantificering uitkomsten Transformatie agenda ten behoeve van contractering - invulling 10% transformatiebudget per aanbieder zoals in RTA opgenomen in overleg met kwartiermaker transformatieprocessen - samenwerking met zorgkantoor Menzis (samen met Wmo AWBZ) - samenwerking met Wmo AWBZ en waar mogelijk/nodig met Passend Onderwijs. - overdracht aan RIGG Financiën - verrekeningsystematiek RTA tussen gemeenten - RTA vertalen in budgetkosten per gemeente - Kosten RIGG verrekenen per gemeente - helderheid over regionale budgetten en lokale budgetten - bewaking budget afspraken naar aanbieders - overdracht aan RIGG Vertrouwenspersoon en klachtenregeling en participatie - contracteren vertrouwenspersoon - inrichten regionaal klachtensysteem - participatie en inspraak organiseren - het bovenstaande uitvoeren in relatie tot de landelijke inkoop van de vertrouwenspersoon 10
Samenwerking met de Raad van de Kinderbescherming - Convenant - Werkafspraken maken, ook in relatie tot CORV (berichtenverkeer tussen justitiepartijen en het gemeentelijke domein) Communicatie - communicatieplan - communicatie kleine aanbieders - overlegstructuur met sector - communicatie met cliënten Vervoer (samen met AWBZ, AWBZ is trekker van dit project) 11
5. Projecten ten behoeve van de transformatie: tot en met 1 januari 2018 Pilots en experimenten - besluitvorming over en monitoring van uitvoering van pilots eerste tranche - besluitvorming over en monitoring van uitvoering van pilots tweede tranche, op basis van transformatie agenda Informatiebeheer en ICT (een deel moet al op 1 januari 2015 gerealiseerd/operationeel zijn) - Informatie analyse o Brede analyse van gewenste informatie ten aanzien signalering, registratie en verantwoording o aansluiten bij landelijke ontwikkelingen (KING) o samenwerking met AWBZ - Signalering en registratie o Opstellen standaarden en kwaliteitseisen aan signaleringssysteem o inventarisatie bestaande systemen o kiezen systemen - Zorg voor jeugd o Ontwikkelopgave o Regulier beheer o Keuzes vervolg Invulling 10% transformatiebudget per instelling - In het RTA is 10% transformatie budget afgesproken per instelling/aanbieder. Het beslissen over de invulling daarvan dient in het inkoopproces voor 2015 te geschieden, maar gebeurt vanuit het perspectief van de transformatie. Opstellen en uitvoeren uitvoeringsagenda op basis van uitkomsten transformatie agenda - Op basis van de notitie hoofdlijnen inrichting jeugdstelsel Groningen, beleidsverkenning gemeenten en de inhoudelijke werkagenda transformatie - Verder afstemmen met functionele modellen van WMO-AWBZ en passend onderwijs - Afstemming overgang cliënten van jeugdzorg naar WMO - Het bovenstaande samen uitwerken met aanbieders en cliëntenvertegenwoordiging Transformatie forum Er dient een forum ingesteld te worden dat in de loop der jaren: - de inhoudelijke uitwerking van de transformatie agenda monitort - monitort of de transformatie het beoogde effect sorteert - dit doet in afstemming en samenwerking met aanbieders en cliënten t.b.v. onafhankelijk onderzoek Kwaliteitscriteria (samen met AWBZ)(deels nodig voor inkoop 2015) 12
6. Projecten verdeeld over de kwartiermakers In onderstaande tabel staat de verdeling van de projecten over de kwartiermakers. In de laatste kolom staat of het een gemeenschappelijk project met AWBZ betreft. Programma manager Kwartiermaker inkoop Kwartiermaker financiën en inrichting ondersteunende processen Kwartiermaker transformatieprocessen Opheffen BJZ en onderbrengen huidige BJZ taken in nieuw stelsel Bestuurlijke samenwerking in GR PGZ Communicatie Afbakening regionale opgaven en lokale opgaven Handvatten lokaal PGB beleid Afspraken met aanbieders t.b.v. afronding RTA Oprichting RIGG Kwaliteitscriteria afstemming met kwartiermaker transformatieprocessen Vervoer Contractering en inkoop 2015 Financiën Informatiebeheer en ICT, afstemming met kwartiermaker transformatieprocessen Handvatten voor lokale uitvoeringsorganisatie Handvatten voor lokale toegang en voor lokale opgave tot samenwerking met huisartsen Handvatten lokale verordening en meerjarenbeleidspan Vertrouwenspersoon en klachtenregeling en participatie Pilots en experimenten Invulling 10% transformatiebudget per instelling/aanbieder, afstemmen met kwartiermaker inkoop Opstellen en uitvoeren uitvoeringsagenda transformatie Transformatie forum Kwaliteitscriteria (loopt door na 1 januari 2015) afstemming met kwartiermaker inkoop. Die eerst voortouw heeft t.b.v. inkoop 2015. Samenwerking met de Raad van de Kinderbescherming Project met AWBZ ja ja ja ja ja ja ja Ja (AWBZ project uitwerking bijzondere groepen) 13
7. Tijdsplanning In onderstaande tabel is voor alle projecten de grove tijdsplanning weergegeven. Programma manager Kwartiermaker inkoop Kwartiermaker financiën en inrichting ondersteunende processen Kwartiermaker transformatieprocessen Opheffen BJZ en onderbrengen huidige BJZ taken in nieuw stelsel Bestuurlijke samenwerking in GR PGZ Communicatie Afbakening regionale opgaven en lokale opgaven Handvatten lokaal PGB beleid Afspraken met aanbieders tbv afronding RTA Oprichting RIGG Kwaliteitscriteria, afstemming met kwartiermaker transformatieprocessen Vervoer Contractering en inkoop 2015 Financiën Informatiebeheer en ICT, afstemming met kwartiermaker transformatieprocessen Handvatten voor lokale uitvoeringsorganisatie Handvatten voor lokale toegang en voor lokale opgave tot samenwerking met huisartsen Handvatten lokale verordening en meerjarenbeleidspan Vertrouwenspersoon en klachtenregeling en participatie Pilots en experimenten Invulling 10% transformatiebudget per instelling, afstemmen met kwartiermaker inkoop Opstellen en uitvoeren uitvoeringsagenda transformatie Transformatie forum Kwaliteitscriteria (loopt door na 1 januari 2015), afstemming met kwartiermaker inkoop Samenwerking met de Raad van de Kinderbescherming Tijdsplanning Feb-dec Feb-sept Feb-dec Maart Maart Febr Feb-sept Febr- Feb-dec Feb-.. Feb-april Feb-juni Feb-juni Feb-juni Feb-dec Feb Feb-april Feb-dec Febr- Febr-juni 14
Korte termijn planning Bovenstaande tijdsplanning is zeer summier, maar voldoende om met het programma te kunnen starten. De kwartiermakers werken de projecten zo spoedig mogelijk verder uit, waardoor de planning duidelijker wordt. Zij komen dan ook met een concrete mijlpalenplanning die inzichtelijk maakt welke besluiten wanneer door wie genomen moeten worden. In deze paragraaf gaan we vooruitlopend daarop in op de drie concrete doelen voor de transitie als verkenning van de haalbaarheid van het programma: - Het sluiten van inkoopcontracten - Een operationele bestuurlijke samenwerking - Een operationele ambtelijke uitvoering In onderstaande tabel komt naar voren dat in principe de doelen qua tijdsdoorloop gehaald moeten kunnen worden. Start Eind Fbr Fbr Afbakening regionale opgaven en lokale opgaven Vormt input voor: bedrijfsplan RIGG, voor handvatten lokale uitvoeringsorganisatie, voor starten inkoopproces Fbr Mrt Bedrijfsplan RIGG Vormt input voor collegebesluit Mrt juni Collegebesluit bestuurlijke samenwerking Fbr concept Mrt bijvoegen bedrijfsplan RIGG april stuurgroep April colleges Mei cie Juni raden Juli Bestuurlijke samenwerking in GR-PGZ een feit juni Dec Operationele RIGG Juni besluit college Rond zomer plaatsingen starten Nov plaatsing afgerond bestuurlijke samenwerking Voorwaarde voor start RIGG Operationalisering lokale uitvoeringsorganisaties kan hieraan parallel lopen. Fbr Fbr Afronding RTA Voorwaarde voor start inkoopproces Fbr Fbr Plan van aanpak inkoop Voorwaarde voor start inkoopproces Fbr Fbr Kwantificering uitkomsten Voorwaarde voor start inkoopproces transformatie agenda Mrt Nov Inkoopproces Nov Inkoopcontracten ondertekend Fbr Dec Opheffing BJZ en onderbrenging taken Doorlooptijd van 11 maanden moet in principe voldoende zijn. 15
8. Middelen (voorlopige voorzet) Geschatte uitgaven Programma 2014 Programma programmamanager 100.000 Penvoerderschap VGG 12.000 3 kwartiermakers 128 uur/mnd ad 60 e/uur x 10 maand 230.000 programmacontroller 34/mnd ad 60 e /uur x 10 mnd 10.000 programmasecretaris 100 uur/mnd ad 30 e /uur x 10 maand 30.000 Programma ondersteuner 32 uur/wk door provincie betaald pm Programma secretariaat 130 uur/mnd ad 30 e /uur x10 mnd 40.000 Inzet projectleiders en In 2013 was er 150.000 gebruikt 300.000 projectmedewerkers Communicatie Inzet communicatie adviseur plus 150.000 website en plenaire bijeenkomsten etc. Inzet externen Waaronder juridische expertise 100.000 Onvoorzien/nog niet gepland En sessies contextueel denken 10% van totaal 103.000 Totaal afgerond 1.075.000 In het collegebesluit van februari/maart 2013 staat dat er voor 2103 en voor 2014 400.000 euro bijeengebracht wordt voor de uitvoering van het programma. In het collegebesluit van februari 2013 is aangegeven dat er nog een nadere begroting verwacht werd. Deze is hierbij dus aan de orde. Voor de uitvoering van het programma een bedrag nodig van 1.075.000 euro. 16
9. Risico s De opdracht aan het kwartiermakersteam is om een heldere risico analyse te (laten) maken voor de verschillende projecten. Op dit moment wordt hier volstaan met een risico analyse op programma niveau. Risico Effect Beheersing Onvoldoende budget Niet kunnen aantrekken beoogde capaciteit en daarmee niet halen deadlines Heldere goed onderbouwde begroting maken. Wanneer afwijkingen van begroting ontstaan heldere escalatieladder (wanneer wordt aan welke bel Kwartiermakersrollen en projectleidersrollen kunnen niet binnen gemeenten vervuld worden Geen besluiten over bestuurlijke samenwerking Niet halen wettelijke termijnen en daarmee aanwijzing van het rijk krijgen. Ontbreken van eenduidige definitie van in te kopen zorg/resultaten Niet voldoen aan Europese wetgeving m.b.t. inkoop Zorg Vertraagde uitvoering van programma en daarmee niet halen van de deadlines Niet kunnen starten met RIGG Wellicht duurder dan zelf regelen en regie kwijt. Geen goede inkoop mogelijk en vertraging in uitvraag. Delen van het inkoopproces moeten overnieuw getrokken om een besluit te nemen) Bij voorbaat toestemming vragen om bij niet leveren van capaciteit direct extern te mogen werven. Benodigd budget neemt daarmee wel toe. Besluitvorming regionaal voorbereiden, zodat aandachtspunten vroegtijdig gesignaleerd en verholpen kunnen worden. Verwachtingen managen door regelmatig updaten van colleges met stand van zaken. Heldere uitwerking van besluitpunten en besluitmomenten in een tijdslijn en Programmasecretariaat vragen om strikte bewaking Uitkomsten transformatie agenda scherp beoordelen op bruikbaarheid. Goede juridische advisering regelen. 17