Handleiding kassa software Ctrlbase BV Inhoud Inloggen in de kassa Pag. 1 Scannen van artikelen Pag. 2 Zoeken van artikelen Pag. 3 Zoeken algemeen exposant nummer Pag. 3 (alleen voor Shop in Shop) Aanpassingen in orderregel Pag. 4 Afhandelen bon (factuur/order maken) Pag. 5 Wegzetten bon (in wacht) Pag. 6 Bestelling maken met of zonder aanbetaling Pag. 6 Bonkopie maken Pag. 6 Bestelling / weggezette bon opzoeken Pag. 7 Factuur zoeken Pag. 7 Totalen bekijken / printen Pag. 8 Instellingen scherm o Algemeen Pag.9 o Kassa Pag.10 o Verkoop Pag.11 o Barcodescanner Pag.12 o Pinapparatuur Pag.12 o Klantendisplay Pag.13 o Printer Pag.13 o Overige Pag.14 Afsluiten kassa Pag. 16
Inloggen kassaprogramma Om in het kassaprogramma in te loggen dient een wachtwoord opgegeven te worden. Dit wachtwoord wordt door een bevoegd medewerker in de backoffice applicatie ingevoerd. Naast het veld voor invoer wachtwoord ziet u een knop welke gebruikt kan worden om een toetsenbord op te roepen indien u geen toetsenbord heeft staan.
Scannen artikelen Nadat u bent ingelogd staat de kassa direct gereed om gebruikt te worden. Consumenten verkoop Indien u een standaard klant heeft ingevuld in het instellingen scherm, zal er direct een nieuwe bon gestart worden zodat u ook direct kunt beginnen met scannen van de artikelen. Op het numeriek toetsenbord rechts in het scherm zal het barcode teken geselecteerd staan. Groothandel verkoop U kunt na inloggen een klantkaart scannen of een klant zoeken middels de ENTER toets op het numeriek toetsenbord of gewoon toetsenbord. Nadat u de klant hebt gekozen kunt u starten met het scannen van artikelen. Extra functionaliteiten bij scannen artikelen Als u voor het scannen van een artikel een getal onder 999 intoetst, zal dit getal na scannen het aantal zijn van het gescande artikel. Dus indien u vooraf 5 gevolgd door een ENTER ingeeft, dan verdwijnt deze vijf uit het input schermpje en wordt als aantal gezien voor het volgende gekozen artikel. Dit geldt overigens ook voor het zoeken van een artikel. Nadat deze gevonden is zal ook dit getal als aantal worden ingevuld. Indien u een Shop in Shop winkel heeft, kunt u het getal 999 plus een leveranciersnummer intoetsen gevolgd door een ENTER waarna het algemene artikel van deze leverancier zal worden herkent. Als een barcode niet gevonden kan worden in de artikelstam, zal het artikel zoekscherm worden aangeboden. U kunt hier alsnog zoeken naar het artikel indien de barcode niet juist is ingebracht.
Zoeken van artikelen Als een artikel niet gescand kan worden (geen sticker, barcode niet correct of leesbaar etc), dan kunt u deze in het Artikel zoekscherm proberen op te zoeken. Ook als u op ENTER of de knop zoeken drukt zal het zoekscherm worden aangeboden indien de barcode selector is geactiveerd. In het zoekscherm kunt u op omschrijving (of gedeelte), artikelcode of barcode zoeken. Alle zoekvelden kunnen gedeeltelijk worden ingevuld waarmee de zoekresultaten verfijnd kunnen worden op basis van hoeveelheid informatie die u hier ingeeft. Ook kunt u de zoekvelden combineren. Het eindresultaat van de zoekopdracht wordt in een lijstvorm getoond nadat u op ZOEK heeft gedrukt. Dit eindresultaat kunt u doorbladeren middels de schuifbalk, Pagina omhoog/omlaag, Begin/Einde doorlopen of u kunt door op de kolomkoppen te drukken de zoeklijst sorteren naar uw behoefte. Als u het artikel heeft gevonden, klikt u deze aan en drukt u op OK. Het artikel zal in de orderegels bij worden gevoegd en hierna kunnen eventueel diverse aanpassingen in de orderregel worden toegepast, zoals aantal, prijs, korting etc. Zoeken van algemeen exposanten nummer (alleen shop in shop) Het zoeken van een algemeen artikelnummer voor een exposant kunt u doen door in het artikelzoekscherm direct op Zoek te klikken en hierna bovenin het zoekscherm de knop Algemeen nummer in te drukken. Hierna komen alleen de artikelen met volgnummer eindigend op 00000 tevoorschijn welke staan voor de algemene nummers.
Aanpassingen in orderregel Als een orderregel geselecteerd staat, kan met het numeriek keypad deze regel worden aangepast. De toetsen aan de linkerkant van het keypad zijn bedoeld voor de actie die u gaat uitvoeren en de Enter toets is ter bevestiging van de actie. Mocht u bijvoorbeeld het aantal stuks willen wijzigen, dan drukt u op de toets # en vervolgens geeft u op het numerieke gedeelte het gewenste aantal in gevolgd door de ENTER toets. Zie afbeelding hieronder voor een verklaring per actie toets. Indien u de calculator gebruikt kunt u simpele berekeningen doen. Het eindresultaat kunt u doorzetten naar bijvoorbeeld de stuksprijs door op het Euroteken te drukken gevolgd door ENTER. De actietoets Kortingen kunt u gebruiken om bijvoorbeeld 10% korting op de stuksprijs te geven. U toetst nadat u de knop heeft ingedrukt het percentage in en hierna ENTER. Indien u een korting die reeds door u is ingegeven weer ongedaan wilt maken, doet u de kortingshandeling opnieuw met 0.
Afhandelen bon Als alle artikelen gescand zijn en u klaar bent om deze bon af te gaan handelen, dan kunt u kiezen voor twee verschillende afhandelwijzes. De Pinknop zorgt ervoor dat het gehele bedrag als betaling klaar wordt gezet met betaalwijze PIN en u enkel nog op betaal hoeft te drukken. Hierna zal het bedrag in de pin automaat worden gezet en kan de klant pinnen. De muntknop zal naar het betaalscherm gaan zonder een bedrag in de betalingen te zetten. U kunt via deze weg zelf bepalen met welk(e) betaalmiddel(en) de klant gaat afrekenen. Als het bedrag in het vak Nu betalen overeenkomt met hetgeen de klant met een bepaald betaalmiddel gaat betalen, dan drukt u op de betreffende betaalmiddel knop om het bedrag vast te leggen en kunt u eventueel resterende bedragen op andere betaalmiddelen zetten. Onderin het afrekenscherm staat een wisselknop om de order af te handelen als factuur/kassabon of dat u deze als order wilt behouden als bestelling en nog niet definitief van een factuurnummer wilt voorzien. De order wordt dan nog niet als omzet berekent. Wel kunt u desgewenst al betalingen op de order zetten welke als aanbetaling op de order zullen worden gezien. Afhankelijk van de instelling dient er dan wel een orderopmerking verplicht ingevuld te worden. Ook is in te stellen per kassa of deze knop altijd op factuur moet staan of alleen op factuur als het een nieuwe bon betreft. BETAAL KNOP Om de bon uiteindelijk te printen (order of factuur) dient u op de knop BETAAL te drukken als u alles gereed heeft (eventueel betalingen etc). Deze knop wordt enkel actief indien het volledige bedrag of meer in de betalingen staat of als het vinkboxje Factuur maken uit staat. Het aanmaken van een bestelling (order) zal verderop in deze handleiding stapsgewijs worden beschreven.
Wegzetten bon (In wacht) U kunt tijdens het scannen van de artikelen de bon ten alle tijden in de wacht zetten zodat de klant op een later tijdstip verder afgerekend kan worden. U doet dit de knop In wacht in te drukken. Er wordt geen kenmerk meegegeven aan de bon behoudens het bonnummer. Deze staat onderin het scherm voordat u op In wacht drukt. Om de bon weer uit de wachtstand te halen kunt u op de knop Uit wacht drukken waarna het zoekscherm voor orders met de orderlijst tevoorschijn komt en de nieuwste openstaande order bovenin laat zien. Dit hoeft niet altijd uw bon te zijn, dus let goed op welke u selecteert. Bestelling maken met of zonder aanbetaling Indien u een bestelling gaat maken die op een later moment pas verwerkt dient te worden gaat u als volgt te werk: Scannen van de artikelen Afrekenknop indrukken (Munt) Vinkboxje Factuur maken uitzetten Opmerking invullen indien gewenst. Als het een consument betreft dan wilt u bijvoorbeeld het afleveradres hier invullen. Ook kunt u hier een eventuele opmerking plaatsen over de aanbetaling die bij de kassa dan kan worden geïncasseerd als u geen mogelijkheid heeft om een betaling te ontvangen (geen kassalade, geen pinautomaat etc) Knop Betaal indrukken en de bon meegeven aan de klant Er is nu een order aangemaakt welke ieder moment weer kan worden opgeroepen ter verdere verwerking. Bonkopie maken Indien u een extra kopie van een bon (order of factuur) wilt printen, dan kunt u dit als volgt doen. Als u de bon als laatste heeft verwerkt, dan kunt u in rechtsonder drukken op Bon kopie. Wanneer het een bon is die in een eerder stadium is aangemaakt, dan zoekt u de bon op in het zoekscherm en hierna drukt u op Menu en vervolgens kiest u voor Printen.
Orders zoeken Om een order (ook wel bestelling genoemd) te zoeken, dient u de lopende order af te breken door op Annuleer te drukken. Hierna kunt u op de knop Zoeken drukken waarna u kiest voor Orders. In het order zoekscherm kunt u eventuele waarden meegeven aan de zoekopdracht en hierna drukt u op Ok. Er volgt een lijst met orders waaruit u kunt kiezen. Na het maken van de keuze zal de order geopend worden en kunt u hier eventuele wijzigingen in aanbrengen en de order afhandelen/opnieuw wegzetten. Factuur zoeken Het opzoeken van een factuur (afgehandelde bon) gaat in principe hetzelfde als het zoeken van een order, alleen kiest u niet voor orders, maar voor facturen. De factuur zal na keuze op het scherm verschijnen en u kunt hier eventueel een kopie bon van uitdraaien of de factuur crediteren. Dit doet u door op de Menu knop te drukken en voor Crediteren te kiezen waarna u uit twee soorten creditering kunt kiezen. De eerste optie zal een nieuwe ORDER maken die het negatieve van de originele factuur is waarna u deze desgewenst kunt aanpassen en afhandelen. De tweede optie zal de factuur geheel negatief maken in een nieuwe order en direct afhandelen inclusief het negatieve van de betaling. Totalen bekijken/printen Indien u gemachtigd bent, kunt u tussentijds of einde van de dag, de totalen van de kassa( s) bekijken. Printen is in de meeste gevallen niet mogelijk aangezien er vaak geen A4 printer aan de kassa verbonden is. U vindt deze rapportage onder de knop Print als u geen openstaande order in het scherm heeft staan. Hierna kunt u uit diverse rapporten een keuze maken.
Instellingen scherm Als u gemachtigd bent, dan kunt u door te dubbelklikken op het logo rechts onderin het scherm, de standaardinstellingen aanpassen/bekijken. Hieronder volgt een uitleg per onderdeel van het instellingen scherm. Het eerste onderdeel waarin u terecht komt betreft de basis (stam) gegevens van de kassa. Vestiging: Dit is de naam die eventueel op de kassabon kan worden afgedrukt als u dit zelf wilt beheren. De bonlayout bepaald of dit gegeven erop komt te staan of dat er van een vaste tekst of afbeelding gebruik wordt gemaakt. Taal: Dit bepaald de taal van verschillende onderdelen in de scherm (bijvoorbeeld de knoppen). Deze functionaliteit is nog in ontwikkeling. Screensaver: Indien een kassa niet gebruikt wordt zal na een bepaalde tijd het inlogscherm worden voorgezet. U bepaald hier hoeveel tijd dit mag duren en of er verplicht geauthoriseerd moet worden of dat u op Annuleer kunt drukken in het inlogscherm zodat de vorige gebruiker weer actief wordt. Gebruikersrechten: Hier geeft u aan welk userlevel (in EasyBase / EasyTrade bepaald per gebruiker) voor een aantal onderdelen in de kassa minimaal vereist is.
Het tweede onderdeel onder tabblad Kassa mag alleen door Ctrlbase worden gebruikt.
Het tabblad Verkoop wordt gebruikt voor de volgende instellingen. Verkoop algemeen: Wordt er aan deze kassa voor consumenten verkocht of aan bedrijven. Indien u aan consumenten verkoopt dient er een klantnummer opgegeven te worden. Dit is de standaard klant die altijd bij een nieuwe verkoop wordt gebruikt. Eventueel kunt u deze wel nog aanpassen tijdens het maken van een bon zodat u toch aan klanten/personen kunt verkopen waar wel vooraf een klantnummer voor is aangemaakt. Keuze in betaalscherm afhandeling: Hiermee bepaald u of het vinkboxje Factuur maken standaard aan moet staan, uit moet staan of altijd aan behoudens als u een bestelling heeft opgehaald en deze gaat afhandelen. Info klantgegevens: Dit is bedoeld voor consumenten verkoop. Hiermee zorgt u dat er na iedere verkoop een scherm opkomt waarin diverse gegevens ingevoerd kunnen worden die u hier kunt bepalen. Deze gegevens worden vastgelegd (met het factuurnummer) in een database voor later gebruik van bijv. mailingen etc. Indien dit niet is ingeschakeld kunt u desgewenst in het kassascherm na afrekenen alsnog op de knop Marketing drukken om dit evengoed in te kunnen vullen. U vindt deze knop onderin het kassa scherm.
Het tabblad Barcodescanner mag allen door Ctrlbase worden gebruikt. Het tabblad PIN apparatuur mag alleen door Ctrlbase worden gebruikt.
Het tabblad Klantendisplay mag alleen door Ctrlbase worden gebruikt. In het tabblad Printer kunt u diverse opties voor afdrukken van de bonnen/facturen maken.
In het tabblad Overige worden diverse instellingen gedaan die deels door u en deels door ons moeten worden ingesteld. Factuurtekst: Deze tekst kan desgewenst op de bon worden gezet met een algemene karakter. U kunt hier bijvoorbeeld uw voorwaarden inzetten (Ruilen niet mogelijk etc) en/of uw openingstijden etc. Voorgeprogrammeerde artikelen: Na indrukken van deze knop zal een scherm verschijnen waarin u artikelen kunt koppelen aan een toets in het kassascherm. Desgewenst kunt u tekst of een plaatje aan de knop meegeven. Zie afbeelding hieronder voor een voorbeeld van het scherm waarin u de knoppen kunt definiëren en een hoe het er uitziet in het kassascherm.
Maskers: Dit onderdeel mag alleen door Ctrlbase worden gebruikt. Artikelfilter: Dit onderdeel mag alleen door Ctrlbase worden gebruikt. Klantentekst: Hierin plaatst u de tekst die op een eventueel aangesloten klantendisplay wordt getoond als welkomsttekst. Locatie synctool en direct synchroniseren worden beide alleen door Ctrlbase gebruikt. Afsluiten kassa (dagafslag) Anders dan bij de meeste kassa s behoeft er geen X of Z afslag te worden gedaan. Wel kunt u de overzichten zoals eerder beschreven gebruiken als dagafslag. Ook bestaat er de mogelijkheid om in de EasyBase (Alleen shop in Shop) een kassa afslag per kassa in te voeren en te printen. Raadpleeg voor een uitleg hierover de handleiding Kassa afslag in EasyBase. Als u klaar bent met de dag drukt u op Annuleer en drukt u hierna op de knop Afsluiten. De kassa zal worden afgesloten en u kunt desgewenst de computer ook afsluiten.
Mocht u nog vragen hebben betreffende deze handleiding of de werking van de kassa software, dan kunt u zich richten tot onze servicedesk per email (support@ctrlbase.nl) of via de telefoon op 0297-230905.