Draaiboek Netwerkbijeenkomst Erfgoed en Ruimte Dit draaiboek is bedoeld voor een bijeenkomst van een dagdeel en geeft inzicht in het opzetten van de bijeenkomst. Welke opzet kies je en welke activiteiten ga je uitvoeren? Uitgangspunt is een werkvorm waar deelnemers kunnen participeren en goede voorbeelden kunnen delen. Het karakter is laagdrempelig en informeel. Aanleiding Het thema Erfgoed en Ruimte is voortdurend in beweging. Door studie en ervaring ontstaat een steeds rijkere praktijk aan voorbeelden hoe je op een goede manier cultuurhistorie in het ruimtelijk beleid onderbrengt. Ondertussen kennen ook het beleid voor ruimtelijke ordening en dat voor cultuurhistorie tal nieuwe ontwikkelingen. Dat vraagt weer om aanpassingen en nieuwe oplossingen. Om contact te leggen met collega s in het veld en om ervaringen en goede voorbeelden uit te wisselen, kan een netwerkbijeenkomst bijzonder nuttig zijn. Zo n bijeenkomst kan op provinciaal niveau of regionaal niveau worden gehouden. Maar je kunt ook denken aan een bijeenkomst op gemeentelijk niveau waarbij je de medewerkers ruimtelijke ordening en cultuurhistorie samenbrengt. Doel van de bijeenkomst De netwerkbijeenkomst is bedoeld als platform waar deelnemers hun kennis en ervaring op het gebied van Erfgoed en Ruimte kunnen uitwisselen. Het biedt de mogelijkheid tot intervisie en om goede voorbeelden te presenteren en uit te wisselen. Die voorbeelden kunnen ook ter beschikking worden gesteld aan anderen in het veld. De Handreiking Erfgoed en Ruimte (http://www.cultureelerfgoed.nl/handreikingerfgoedenruimte) biedt daarvoor de mogelijkheid. Daarnaast is een netwerkbijeenkomst een mooie kans om te inventariseren wat voor behoeften er in het veld zijn als het gaat om cultuurhistorie in de ruimtelijke ordening. Daar kunnen onderwerpen voor een volgende bijeenkomst of andere activiteiten uit voort komen. Onderwerp Een netwerkbijeenkomst Erfgoed en Ruimte kan over de volledige breedte van cultuurhistorie en ruimtelijke ordening gaan, maar ook gericht zijn op een specifiek aspect, zoals bestemmingsplannen, communicatie, structuurvisies of cultuurhistorische
waardenkaarten. Je kunt ook de aanpak van een inhoudelijk cultuurhistorisch onderwerp centraal stellen: landgoederen en buitenplaatsen, maritieme archeologie, dijken, et cetera. Deelnemers Bij een netwerkbijeenkomst zijn de deelnemers je doelgroep. Bij Erfgoed en Ruimte kun je denken aan medewerkers cultuurhistorie en ruimtelijke ordening van gemeenten, provincies en waterschappen, experts en adviseurs van steunpunten, adviesbureaus, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en andere erfgoedorganisaties. Je kunt ook kiezen voor een meer op de politiek gerichte bijeenkomst en bijvoorbeeld vanuit verschillende gemeenten raadsleden of portefeuillehouders uit de beleidsvelden erfgoed, monumenten en ruimtelijke ordening uitnodigen. Voor een dynamische bijeenkomst is het handig als de aanwezigen niet allemaal dezelfde achtergronden en perspectieven hebben. Van de andere kant is het verstandig erop te letten dat je hoofddoelgroep dominant is. Is je doelgroep gemeenten, wees dan selectiever met het uitnodigen van bijvoorbeeld adviesbureaus, andere overheden en overige organisaties. Wil je vooral portefeuillehouders bereiken, dan kun je er voor kiezen om alleen die groep uit te nodigen, samen met enkele experts, zodat de bijeenkomst een wat exclusief karakter heeft. Dat stellen bestuurders op prijs. Vraag je ook af wat de reden is, waarom mensen reageren op je uitnodiging. Zullen ze een bijdrage leveren aan de bijeenkomst of komen ze vooral om te halen. Houd daarmee rekening bij het opstellen van de uitnodigingslijsten. Zo nodig kun je in fasen uitnodigen als blijkt dat bepaalde groepen bij het aanmelden ondervertegenwoordigd zijn. Wil je bepaalde mensen er heel graag bij hebben, nodig ze dan persoonlijk uit. Gespreksleider Wil je een dagvoorzitter (die het programma inhoudelijk verbindt en vooral voor de zaal staat) of een gespreksleider (die actief aanwezigen in de discussie betrekt en uitspraken probeert uit te lokken)? Voor een bijeenkomst met interactie kun je het beste kiezen voor iemand die goed kan luisteren en doorvragen. Zorg dat je een gespreksleider of interviewer hebt die het publiek kan boeien of het gesprek goed kan begeleiden. Als je een inhoudelijk specialist als gespreksleider vraagt wat op zich heel goed kan let er dan wel op dat zij/hij niet zelf de discussie gaat voeren en vragen gaat beantwoorden. Locatie Een goede locatie draagt bij aan een geslaagde bijeenkomst. Verschillende aspecten zijn van belang: - Zorg voor een geschikte zaal of zalen (als je in groepen gaat werken), die passen bij de opzet van je bijeenkomst. Denk daarbij ook aan zaken als akoestiek en stoelenopstelling. - Hoe is de locatie bereikbaar? Als openbaar vervoer onhandig of afwezig is, zul je iets moeten regelen voor mensen die niet met de auto (kunnen) komen. - Vraag je af of de volgende zaken van belang zijn: podium, spreekgestoelte/katheder, verduistering, projectie (dubbelcheck de werking van laptops en beamers en een internetverbinding!). - Welke catering wil je en wat zijn de mogelijkheden op die locatie? Programma Veel bijeenkomsten bestaan uit een aaneenschakeling van presentaties en lezingen met aan het eind wat ruimte voor vragen en discussie. Voor een netwerkbijeenkomst is dat meestal niet de ideale vorm. Een paar presentaties of korte lezingen kunnen echter wel een goede functie vervullen: ze kunnen bijdragen aan de focus op de zaken die centraal staan. Ook bieden ze alle deelnemers een gezamenlijk fundament waar later in de bijeenkomst op kan
worden doorgebouwd en naar kan worden verwezen. Zoals zo vaak geldt ook hier dat afwisseling vaak een goed recept is. Laat de presentaties bij voorkeur houden door mensen uit de doelgroep, zodat de aansluiting bij de praktijk van de deelnemers optimaal is. Organiseer je een bijeenkomst voor gemeenten, zoek dan sprekers uit de gemeentelijke praktijk die zelf ervaring hebben met het thema. Interactie is de beste manier om uitwisseling te bereiken. Dat kan in de vorm van discussie en debat. Eventueel kun je gebruik maken van stellingen waar mensen op kunnen reageren. Met rode of groene kaartjes kunnen mensen aangeven of ze tegen of voor een stelling zijn. Voor ideeën voor een bijeenkomst kun je ook naar sommige televisieprogramma s kijken. Die kunnen soms mooi inspiratie bieden voor de opzet van een actieve bijeenkomst (of ook van hoe je het niet wilt). Denk bijvoorbeeld aan het format van Tussen kunst en kitsch, waarbij experts beschikbaar zijn om de zaken die deelnemers aandragen te beoordelen. Dat kun je ook toepassen op ruimtelijke plannen en cultuurhistorie. Werken in groepen Als je wilt dat mensen in een open discussie nader op een onderwerp ingaan, dan is werken met kleinere groepen verstandig. Zeven à negen mensen rond een (sta)tafel is een mooi aantal. Een beproefde werkwijze voor een Erfgoed en Ruimte-bijeenkomst is om in groepen een aantal plannen of projecten te bespreken. Vraag de deelnemers om onder de arm een plan of project mee te nemen. Het kan ook gaan om work in progress. Met de groep kun je dan bespreken wat de vragen en oplossingen zijn bij een dergelijk plan of project. Zorg dat de doelgroepdeelnemers van je netwerkbijeenkomst rond iedere tafel in de meerderheid zijn en verdeel de aanwezige experts gelijkmatig over de groepjes. Voor de terugkoppeling uit de groepen kun je gebruik maken van flip-overs. Er zijn ook handzame kartonnen tafelflip-over op de markt (o.a. van 3M). Netwerken Wezenlijk aan een netwerkbijeenkomst is kennismaking en interactie tussen de aanwezigen. Kies daarom een vorm voor de bijeenkomst die dat bevordert en zorg dat mensen elkaar gemakkelijk kunnen ontmoeten. Denk aan deelnemerslijsten met e-mailadressen en geef alle deelnemers duidelijk leesbare badges (niet te kleine letters!). Eventueel kun je van te voren voor je bijeenkomst op een social medium een groep aanmaken. Zijn er specifieke partijen die je graag aan elkaar wilt koppelen (bv. cultuurhistorici en ruimtelijke ordenaars), dan kun je denken aan speed-daten, waarin mensen elkaar in korte sessies aan elkaar voorstellen, bijvoorbeeld ruimtelijke ordenaars en cultuurhistorici van
verschillende gemeenten. Je kunt mensen ook vragen om een elevator-pitch voor te bereiden: een korte presentatie van wie ze zijn en waar ze goed in zijn of van een resultaat dat ze bereikt hebben. Je kunt ook een speaker s corner opzetten, waarin mensen in korte presentaties mededelingen of actualiteiten over het voetlicht kunnen brengen. Interactie en uitwisseling De locatiekeuze en zaalopstelling kunnen bijdragen tot een geslaagde bijeenkomst. Een frontale opstelling is goed voor presentaties met powerpoint of andere lichtbeelden en voor bijeenkomsten waarbij het in de eerste plaats gaat om informatieoverdracht. Wil je graag een gesprek voeren waarbij de hele groep uitgenodigd wordt om deel te nemen, kies dan eerder voor een kringopstelling. Als je mensen vraagt om hun kwesties en problemen op tafel te leggen, is het erg belangrijk dat er een open sfeer is. Het kan namelijk best eng zijn om jouw problemen in een groep met ervaren collega s en experts op tafel te leggen. Je kunt overwegen om iedereen die een plan inbrengt een buddy of advocaat aan te bieden in de vorm van een expert die ondersteunt tijdens de bespreking. Als je werkt met deelgroepen, koppel dan plenair terug. Zorg wel voor de bijeenkomst dat de terugkoppeling van afzonderlijke sessies naar de plenaire groep geregeld is. Zo worden de afzonderlijke groepen daar niet mee opgezadeld. Huiswerk Voor een actieve bijeenkomst kan het zinnig zijn om mensen te vragen om wat voor te bereiden. Welke vragen leven er? Waar is behoefte aan? Is er een product dat men kan laten zien? Is er work in progress beschikbaar dat aanleiding biedt tot discussiëren en brainstormen. Feedback Vraag aan het einde en na de bijeenkomst om feedback. Vaak lukt het niet om alle ideeën die er zijn geuit te krijgen tijdens de bijeenkomst. Sommige mensen zijn wat verlegen of lukte het niet woord te krijgen. Nodig ze uit om ze alsnog te melden. Eindig je met een borrel, zet er dan een flip over neer waar mensen nog ideeën kwijt kunnen. Je kunt bij binnenkomst een feedbackformulier meegeven. Vraag aan mensen om dat gelijk met de badge in te leveren bij vertrek. Tijdspad - 8 weken doel van bijeenkomst en onderwerp zijn bekend datum is vastgesteld, gespreksleider en sprekers gevraagd, ruimte geregeld - 6 weken deelnemers zijn uitgenodigd, catering regelen - 2 weken deelnemers bevestigen, praktische zaken regelen, evt. huiswerk meegeven - 1 week deelnemerslijsten maken, feedbackformulier maken, badges maken, infomateriaal verzamelen, lijstje belangrijke telefoonnummers (vast en mobiel) - 1 dag gespreksleider voorbereiden, digitale apparatuur testen, Powerpoint / laptops, - 0 dag gereed maken opstellingen en klaarzetten spullen + 1 week bedanken sprekers, gespreksleider, opstellen verslag + 2 weken rondsturen verslag, evt. vragen om aanvullende reacties en feedback
Voorbeeld van een programma Onderstaand programma is een voorbeeld van een netwerkbijeenkomst. Deze bijeenkomst heeft 12 december 2012 in Amersfoort plaatsgevonden. Netwerkbijeenkomst Erfgoed en Ruimte 13.00 uur Welkom door Leonard de Wit, hoofd Afdeling Beleid van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, gespreksleider van de middag Inleiding 13.05 uur Twee jaar Handreiking Erfgoed en Ruimte (HER), inleiding door Thomas van den Berg, projectleider HER, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed 13.15 uur Social media en de Handreiking Erfgoed en Ruimte door Doris Schmutzhart, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed Deel 1: Enkele voorbeelden nader bekeken 13.30 uur Cultuurhistorie in het Ruimtelijk Beleid. Presentaties door gemeenten Paulien van der Lely, Gemeente Heerenveen Bernard Meijlink, Regio Walcheren, Gemeente Middelburg, Veere, Vlissingen Evert Leusink, Gemeente Apeldoorn 14.30 uur pauze Deel 2: Uw voorbeelden, kwesties en vragen 15.00 uur Neem uw eigen voorbeelden mee! Kom met vragen, kwesties en dilemma s. Voorbeelden van onderwerpen: Ilse Rijneveld, Gemeente Delft Ontwerpbestemmingsplan Binnenstad Delft Linda Driessen, Voorschoten / Culthis Thematische Structuurvisie Cultuurhistorie Voorschoten Bernard Stikfort, Gemeente Westerveld Project herstel inrichting brink Dwingeloo Matthijs Burger, Gemeente Leiden Waarderingskaart en bestemmingsplannen Roger Raat, BugelHajema Adviseurs - Visie en borging Nieuwe Hollandse Waterlinie Youri Zomerdijk, Gemeente Rotterdam - Waarderingsmethodiek panden in Rotterdam 16.00 uur Plenair terugkoppeling en discussie: Wat kenmerkt de goede voorbeelden? 16.30 uur Afsluiting en borrel Tekst en programma: Jeroen Westerman, Gelders Genootschap, i.s.m. Team Handreiking en Erfgoed, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed