Voorstel Datum : 5 juni 2016 Van : Kim Speekhout Aan : Ambtskring Onderwerp : Uitwerking opdracht coördinerende gemeente Jeugdhulp 2016, 2017 en 2018 Inleiding In de Ambtskring van 22 april 2016 is de gemeente Hoogeveen gevraagd voor de Drentse en bovenregionale jeugdhulp inkoop, contracten en gezamenlijke thema s, de rol van coördinerende gemeente Jeugdhulp in te vullen. Aan de gemeente Hoogeveen is gevraagd om de geformuleerde opdracht aan de coördinerende gemeente Jeugdhulp nu verder uit te werken in afstemming met de vertegenwoordigers van de regio Noord/Midden Drenthe (Theo Dijkstra, secretaris van Assen) en regio Zuid Drenthe (Fons Disch, directeur gemeente Emmen). Op 30 mei heeft dit overleg plaats gevonden en zijn de contouren van de opdrachtvervulling uitgewerkt en besproken. In deze notitie wordt deze uitwerking nader toegelicht. Voorgesteld besluit: 1. Instemmen met de hierna volgende uitwerking van de coördinerende gemeente (Hoogeveen) voor de uitvoering van de gedefinieerde jeugdhulptaken voor de 12 Drentse Gemeenten en de voorgestelde overlegstructuur. 2. De coördinerende gemeente, Hoogeveen, opdracht verstrekken om over te gaan tot de inrichting van de projectorganisatie en een uitvoeringsbegroting 2017 op te stellen, op basis van de in dit stuk geraamde capaciteit. 3. De Regio Noord/Midden en de regio Zuid beide een ambtelijk aanspreekpunt te laten aanwijzen en voor 0,5 fte beschikbaar te stellen voor de inhoudelijke bijdrage en afstemming met de coördinerende gemeente en de taken die hier zijn belegd. 4. De coördinerende gemeente, Hoogeveen, een bestuurlijk verantwoordelijke te laten benoemen die tevens voorzitter is van het Voorbereidend Bestuurlijk Overleg. 5. De regio Noord/Midden en de regio Zuid een vertegenwoordigend bestuurder te laten aanwijzen die namens de twee regio s deelnemen aan het Voorbereidend Bestuurlijk Overleg Jeugd. 6. De coördinerende gemeente Hoogeveen, de regio Noord/Midden en de regio Zuid een secretaris aan te laten wijzen die namens de regio s en namens de coördinerende gemeente deelnemen aan het Voorbereidend Bestuurlijk Overleg Jeugd en ambtelijk de verbinding vormen naar de gemeentelijke uitvoeringsorganisaties en naar de Ambtskring. 7. Het ABO op te heffen per 31-12-2016 en in VDG-verband een (sub) commissie jeugd in te richten waar de Drentse Jeugdthema s kunnen worden geagendeerd. Het bestuurlijk voorzitterschap hiervan tevens te beleggen bij de coördinerende gemeente en de agendering te laten voorbereiden door het Voorbereidend Bestuurlijk Overleg. 8. De coördinerende gemeente verzoeken een bestuursovereenkomst en een bijbehorend Pagina 1
(concept)collegevoorstel op te stellen voor de 12 Drentse gemeenten waarin: a. de gemeente Hoogeveen formeel als coördinerende gemeente Jeugdhulp wordt aangewezen b. de taken van de coördinerende gemeente worden vastgelegd; c. de mandatering wordt geregeld; d. de bestuurlijke overlegstructuur wordt vastgelegd; e. de uitvoeringsbegroting wordt vastgesteld. En deze via het ABO door de 12 Drentse colleges te laten vaststellen. Opdrachtduur De opdracht wordt door de 12 Drentse colleges verstrekt aan een aan te wijzen coördinerende gemeente voor de periode vanaf medio 2016, 2017 en 2018 met optie op verlenging. Aard van de opdracht De coördinerende gemeente Jeugdhulp in Drenthe neemt de volgende taken van en voor de 12 Drentse gemeenten op zich: 2016 A. Coördinatie en uitvoering van de aanbesteding voor 2017 e.v.: o Gecertificeerde Instellingen o Pleegzorg o Monitoring (na advies en besluitvorming, contract PIONN loopt af op 31-12-2016) B. Opdracht- en subsidieverstrekking voor 2017 van: o Stichting Pleegwijzer o Spoed voor Jeugd (Accare) (na advies en besluitvorming, ABO 13 juli) C. Indien nodig coördinatie aanbesteding vertrouwenswerk (vertrouwenswerk is door de VNG tot 31-12- 2016 gecontracteerd. Lijn van de VNG om voor te stellen dit in elk geval voor 2017 te continueren). 2017/2018 D. Contractbeheer en accountmanagement, financieel beheer en inhoudelijke regie van de volgende partijen/contracten: o Bovenregionaal gecontracteerde partijen (contract loopt af op 31-12-16 met tweemaal optie op verlenging). o t Poortje (contract loopt af op 31-12-2017) o Monitoring (PIONN), na besluitvorming E. Accountmanagement en inhoudelijke regie van de volgende partijen/contracten en onderwerpen: o Gecertificeerde Instellingen o Gecontracteerde Pleegzorg F. Subsidiebeheer, opdrachtverstrekking/inhoudelijke regie en financieel beheer van: o Stichting Pleegwijzer o Spoed voor Jeugd (Accare) G. Eerste aanspreekpunt voor de VNG ten aanzien van de landelijk gecontracteerde aanbieders (LTA, Pagina 2
en mogelijk vertrouwenswerk). Omvang en Volume In onderstaande tabel wordt een beeld geschetst van de financiële omvang en het zorgvolume van de partijen waar de coördinerende gemeente een regierol vervult. Waarschijnlijk worden de contracten met de GI s en voor pleegzorg individueel per gemeente afgesloten. Toelichting taken coördinerende gemeente Coördinatie aanbestedingen Conform het advies draagt de coördinerende gemeente zorg voor de regie en uitvoering van de aanbesteding van genoemde onderdelen. Dit doet zij in nauwe afstemming en verbinding met de regio s Noord/Midden en in Zuid. De voorbereidingen zijn inmiddels op verzoek gestart onder leiding van het huidige programmateam. Een deel van de contracten zelf worden naar alle waarschijnlijkheid per gemeente afgesloten. Opdrachtverstrekking/subsidieverstrekking De coördinerende gemeente draagt zorg voor de opdrachtformulering en financiële afspraken c.q. subsidieverstrekking ten behoeve van 2017 en 2018 van genoemde onderdelen. Contractmanagement De coördinerende gemeente heeft de taak om de in de contracten opgenomen afspraken, zowel inhoudelijk als financieel te bewaken. Deze beoordeelt de verantwoordingsrapportages en voert accountgesprekken met de betrokken partijen. Voor het bovenregionale contract en t Poortje is er sprake van een gezamenlijke contractering met de jeugdhulpregio Friesland en Groningen. De coördinerende gemeente voert haar taken in samenwerking met genoemde regio s uit. Zij draagt hierbij tevens zorg voor terugkoppeling, afstemming en verbinding met de 12 Drentse gemeenten. Pagina 3
Bij het aflopen van contracten zorgt de coördinerende gemeente voor een voorstel en advies aan de Drentse gemeenten inzake inkoopstrategie en te nemen acties. Accountmanagement Daar waar de contracten zijn afgesloten met de individuele gemeenten maar er wel sprake is van gezamenlijke (Drents niveau) aanbesteding zorgt de coördinerende gemeente voor een geaggregeerd beeld in Drenthe v.w.b. het gebruik van de zorg dan wel maatregelen, draagt zij zorg voor monitoring en rapportages, signaleert trends, adviseert gemeenten en voert op basis hiervan de gesprekken met de gecontracteerde partijen. De coördinerende gemeente is tevens eerste aanspreekpunt voor de gecontracteerde partijen waar het gemeente overstijgende issues betreft. Financieel beheer Het voor de gezamenlijk gecontracteerde of gesubsidieerde onderdelen en haar eigen uitvoeringskosten stelt de coördinerende gemeente een begroting op, inclusief een verdeelsleutel naar de 12 gemeenten. Op basis hiervan factureert zij de kosten bij de gemeenten en draagt zij zorg voor betalingen aan de instelling op basis van contract dan wel subsidieafspraken. Voor deze onderdelen voert zij het budget- en administratief beheer, inclusief de (jaar)verantwoordingen. Inhoudelijke regie Ten aanzien van genoemde partijen/onderwerpen voert de coördinerende gemeente de regie op inhoudelijke (strategische) vraagstukken in het kader van de transformatie. Bijvoorbeeld: huisvestingsvraagstukken van intramurale voorzieningen, de monitoring van de transformatieplannen, de ontwikkeling en strategische discussie rondom de GI s, de Drentse afspraken rondom het vrijwillig en gedwongen kader etc. Op onder andere deze onderwerpen zorgt de coördinerende gemeente voor verbinding met landelijke ontwikkeling (VWS, VNG, TAJ) en ondersteunt zij bij de strategische advisering. Zij zorgt daarbij, zowel ambtelijk als bestuurlijk, voor afstemming en verbinding. Subsidiebeheer De coördinerende gemeente heeft de taak om de in de aan subsidiepartijen verstrekte opdrachten te monitoren. Deze bewaakt en beoordeelt de voortgang en voert accountgesprekken met de betrokken partijen. Bij het aflopen van de subsidie zorgt de coördinerende gemeente voor een voorstel en advies aan de Drentse gemeenten inzake het vervolg en de nemen acties. Eerste aanspreekpunt VNG De coördinerende gemeente is eerste contactpersoon/ inhoudelijk aanspreekpunt voor de VNG inzake het LTA en vertrouwenswerk. Zij beoordeelt voorstellen ten aanzien van landelijke inkoop vanaf 2017 e.v. en stemt af inzake accountantsverklaringen en financiële afwerking contractmanagement VNG. Pagina 4
Overzicht taken coördinerende gemeente Contracten Huidige Looptijd Drents niveau aanbesteden Technisch Contractmgt. Account Mgt. Financieel Beheer* Inhoudelijke regie Bovenregionaal 31-12-18 Ja, met Groningen en Friesland Ja Ja Ja Ja t Poortje 31-12-17 Ja, met Groningen en Friesland Ja Ja Ja Ja GI s 31-12-16 Ja, maar contract per gemeente** Nee* Ja Nee* Ja Pleegzorg 31-12-16 Ja, maar contract per gemeente** Nee* Ja Nee* Ja Vertrouwenswerk 31-12-16 Mogelijk, Nu via VNG Ja Ja Ja Ja Subsidies Huidige Looptijd Drents niveau opdracht/subsidie Opdracht/ Subsidiebeheer Account Mgt. Financieel Beheer Inhoudelijke regie Pleegwijzer 31-12-16 Ja Ja Ja Ja Ja Spoed voor Jeugd 31-12-16 Ja Ja Ja Ja Ja *Afhankelijk of er feitelijk gezamenlijk of per gemeente gecontracteerd is voert de coördinerende gemeente het technische contractmanagement en het financieel beheer uit. ** De inkoop en contractering voor 2017 loopt nog. De wijze waarop de contracten worden afgesloten is op dit moment nog niet bekend. *** Hierop volgt nog een advies in welk verband dit gecontracteerd/ gesubsidieerd moet worden. Uitwerking capaciteit Om de hiervoor beschreven taken goed uit te kunnen voeren, richt de coördinerende gemeente een tijdelijke projectorganisatie in, daarin draagt zij zorg voor de beschikbaarheid (interne projectorganisatie) van de onderstaande capaciteit en expertise. De formatie is hierbij indicatief, per jaar. Expertise Indicatieve Bijzonderheden formatie op jaarbasis Inkoopcapaciteit 0,3 piekbelasting Juridische ondersteuning 0,1 incidenteel Contractmanager 0,8 Financial (controller) 0,4 ook coördinatie van de rapportages en monitoring (PIONN) Administratief en secretarieel 0,5 Beleidsinhoudelijk adviseur jeugddomein 0,8 Coördinatie projectorganisatie en ambtelijke en bestuurlijke 0,3 overleggen Onvoorzien 0,2 Inhoudelijk aanspreekpunt Regio Noord/Midden 0,5 Wordt niet opgenomen in de uitvoeringsbegroting Inhoudelijk aanspreekpunt Regio Zuid 0,5 idem TOTAAL GESCHAT 4,0 waarvan 3,0 bij de gemeente Hoogeveen Onderdeel van bovenstaande capaciteitsberekening is dat er vanuit beide de regio s Noord/Midden en Zuid inhoudelijk meewerkende aanspreekpunten voor genoemde dossiers beschikbaar wordt gesteld, deze vertegenwoordigen de beide regio s ambtelijk (mandaat). De coördinerende gemeente kan hiermee op inhoud de afstemming zoeken en deze betrekken bij vraagstukken en, in geval nodig, ook meenemen bij overleggen met aanbieders of andere in of externe partijen. Pagina 5
Financiële uitwerking/ begroting De basis voor de begrote kosten voor de uitvoering van de taken van de coördinerende gemeente is de ingeschatte in te zetten formatie ten behoeve van de projectorganisatie. In lijn met de afspraken over 2015 en 2016 wordt er voor de inzet van de projectorganisatie gerekend met een gemiddeld uurtarief van 80 euro per uur (excl. btw), met de volgende randvoorwaarden: 1. Coördinerend gemeente is verantwoordelijk voor vervanging bij (langdurige) uitval. 2. In het uurtarief zijn de noodzakelijke reis- en overige personeelskosten (inclusief scholing) begrepen. 3. De uitvoeringskosten worden naar rato van de rijksbijdrage (op basis van de meicirculaire van betreffend jaar) verdeeld over de 12 gemeenten. 4. De coördinerende gemeente brengt de kosten op basis van werkelijk bestede uren in rekening (verrekenwijze is nacalculatorisch). Er wordt gewerkt met bevoorschotting. 5. De coördinerende gemeente brengt over de uitvoeringskosten btw in rekening bij de andere gemeenten. Over de bijdrage van de coördinerend gemeente hoeft geen btw in rekening worden gebracht. 6. De kosten van de inhoudelijk aanspreekpunten per regio (2 x 0,5 FTE) worden rechtstreeks gedragen door de respectievelijke regio s. De uitvoeringskosten (personeel) van de coördinerend gemeente worden geraamd op 388.800 (3 FTE x 36 uur x 80 x 45 weken ). Dit is exclusief de contracten met externe partijen (bv monitoring door PIONN). Mandaatregeling Met een bestuursovereenkomst of een collegebesluit kunnen de deelnemende gemeenten een volmacht verstrekken aan de coördinerende gemeente om met name genoemde en omschreven producten voor het realiseren van jeugdhulp voor de gezamenlijke gemeenten in te kopen, en de contracten te managen en hierop te monitoren. Het gaat hierbij om uitvoerende bevoegdheden, die in opdracht door de coördinerende gemeenten worden uitgevoerd. Overleg en afstemmingstructuur Om haar taak goed uit te kunnen voeren zijn de verbindingslijnen van de coördinerende gemeente met de regio s en met de individuele gemeenten, zowel ambtelijk als bestuurlijk van cruciaal belang. Dat aspect is uitgewerkt in onderstaand beeld. Pagina 6
Aanspreekpunten regio s In voorgaande tekst is voorgesteld om vanuit beide regio s een aanspreekpunt beschikbaar te stellen voor de Drentse thema s. De coördinerende gemeente kan met deze aanspreekpunten de afstemming met de beide regio s organiseren. In gezamenlijkheid kunnen vraagstukken worden voorbereid en vanuit zowel regionaal als Drents perspectief worden beschouwd en opgepakt. Daarmee wordt er ook voor gezorgd dat er inhoudelijke kennis in beide regio s wordt opgebouwd inzake de Drentse thema s en wordt gewerkt aan gezamenlijk gedragen oplossingen en voorstellen. Voorbereidend Ambtelijke Overleg In het voorbereidend ambtelijk overleg worden de agenda s voorbereid voor het Jeugdoverleg Drenthe, het Voorbereidend Bestuurlijk Overleg en de (sub) commissie Jeugd van de VDG (vervanging Algemeen Bestuurlijk Overleg, wordt verderop uitgewerkt). Het voorbereidend Ambtelijk overleg bestaat uit medewerkers vanuit de projectorganisatie van de coördinerende gemeente en de aanspreekpunten vanuit beide regio s (op afroep basis aangevuld met specifieke expertise op inkoop, financiën etc.). Hier worden op inhoud de Drentse jeugdonderwerpen voorbereid en besproken. Daarnaast wordt de agenda bepaald voor het Jeugdoverleg Drenthe, VBO en VDG (voorheen ABO). Hierop kunnen ook andere jeugdthema s worden geagendeerd, anders dan de onderwerpen waarvoor de coördinerende gemeente verantwoordelijk is. Het Voorbereidend Ambtelijk Overleg zorgt ervoor dat deze andere jeugdonderwerpen worden geagendeerd zonder inhoudelijke oordeelsvorming (technisch agendabeheer). Jeugdoverleg Drenthe Het Jeugdoverleg Drenthe bestaat uit (beleids)ambtenaren jeugd van de 12 Drentse gemeenten (en op afroep basis aangevuld met specifieke expertise op uitvoering, inkoop, financiën etc.). Hier worden de Drentse onderwerpen inhoudelijk voorbereid voor de (sub)commissie Jeugd VDG. Een deel van de agenda wordt gevuld door de onderwerpen waar de coördinerende gemeente voor verantwoordelijk Pagina 7
is. Deze worden voorbereid in het Voorbereidend Ambtelijk Overleg. Het andere deel van de agenda wordt gevuld door andere gezamenlijke Drentse thema s Jeugd (bv PGB, Kwaliteitsontwikkeling, Dyslexiezorg etc.). Voorgesteld wordt de coördinerende gemeente verantwoordelijk te maken voor het technisch- en administratief agendabeheer en voorzitterschap van het overleg. Voorbereidend Bestuurlijk Overleg Het VBO heeft de afgelopen 1,5 jaar goed gefunctioneerd. Zij bereidde de ABO s voor en zorgden er voor dat de onderwerpen op de juiste tafel (ABO, Beleidsoverleg en Ambtskring) kwamen. De bestuurlijke deelnemers van het VBO hadden het eigenaarschap op een thema van de jeugdhulpregio (Inkoop, Transformatie, Monitoring, Transitie). Naast het VBO was er ook individueel afstemming tussen het programmateam en de verantwoordelijke bestuurders. Voorgesteld wordt om deze constructie ook voor de komende periode te blijven handhaven, met de volgende deelnemers: Bestuurder Coördinerende gemeente (voorzitter van het overleg) Bestuurder Regio Noord/Midden Bestuurder Regio Zuid Secretaris Coördinerende gemeente Secretaris Regio Noord/Midden Secretaris Regio Zuid Het VBO bereidt de agenda van het bestuurlijk overleg voor en verbindt en routeert, indien nodig, de onderwerpen naar de tafel van de Ambtskring. Het eigenaarschap van de Drentse thema s en contracten worden verdeeld over de leden van het overleg, zodat er (bestuurlijk) aanspreekpunten zijn voor de coördinerende gemeente waarmee kan worden afgestemd en snel kan worden geschakeld bij acute vraagstukken en betrokkenheid en gezamenlijke draagkracht wordt gecreëerd. Algemeen Bestuurlijk Overleg/ VDG (sub) commissie Jeugd De Drentse Jeugdonderwerpen, die voor een deel belegd zijn bij de coördinerende gemeente, vragen ook om bestuurlijke afstemming (soms besluitvorming). In de afgelopen periode heeft deze afstemming plaatsgevonden in het ABO. Zowel de monitoring (kwartaalrapportages), besluitvorming over bijsturing op de contracten als ook inhoudelijke thema s zijn hier voorgelegd en besproken. Deze bestuurlijk afstemming blijft, wellicht in mindere frequentie, ook nodig de komende periode. Het is van belang dat er bestuurlijk terugkoppeling wordt gegeven (monitoring voortgang) en commitment wordt gehaald op de thema s waarvoor de coördinerende gemeente verantwoordelijk is. Dossiers die blijven spelen is de bovenregionale aanpak van de transformatie (geregisseerde beddenreductie, behoud van voorzieningen), de transformatie van t Poortje (inclusief een huisvestingvraagstuk), de situatie van JBN of de positionering van de GI s. Daarnaast zullen er wellicht ook nog andere thema s zijn waarvoor er bestuurlijke afstemming in Drenthe aan de orde is. Neem bijvoorbeeld het thema doorontwikkeling kwaliteitskader jeugd of de PGB s. Voorgesteld wordt om de (sub) commissie Jeugd bij de VDG en bijbehorende infrastructuur hiervoor te gebruiken en het ABO Jeugd te laten vervangen. Het Voorbereidend Ambtelijk en Bestuurlijk Overleg dragen zorg voor de inhoud van de agenda. Pagina 8